Читать книгу: «Тайм-менеджмент. Простые рецепты повышения личной эффективности от Марата Салихова», страница 3

Шрифт:

L – продолжительность. Рядом с каждой задачей отметьте время, которое, потребуется для её выполнения. Не бойтесь неточных оценок! Всего через несколько дней вы будете точно знать, сколько времени вам нужно для определенных действий. Если вы укажете отрезок времени, то заставите себя придерживаться его последовательно и работать более эффективно, меньше отвлекаться.

Р – буфер времени. Резервируйте по крайней мере 40 % буферного времени! У вас будет доступно время для неожиданных и внезапных событий, которые вы просто не можете предвидеть.

Это означает, что вы должны запланировать только 6 часов из 10 рабочих часов или только 5 часов из 8 рабочих часов. Это требует строгого сокращения других видов деятельности.

Е – решения. Установите приоритеты. Принимайте решения о приоритете своей деятельности. Что для вас самое важное, что самое срочное? Где вы можете что-то сократить или делегировать другим?

N – последующая регистрация, обозначение. Запишите все вышесказанное в подробный график и обратите внимание на результаты. Насколько точным был план вашего дня?

Действуйте так, чтобы выполнить наиболее важные задачи в начале дня, менее важные суммируются в виде блоков задач или, при необходимости, в виде небольших перерывов.

Также обратите внимание, что бывают моменты в течение дня (или недели), когда вас беспокоят очень мало, и моменты, когда телефон постоянно звонит, или приходят посетители. При использовании метода Альпы важно также обращать внимание на самочувствие и свой биоритм.

Эти пять шагов определяют метод Альпы и должны выполняться каждое утро (вечер).

Действуйте

Теперь у вас определены долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные цели; вы выбрали удобный для себя метод планирования дня и нужно начать действовать. Важным аспектом на этом этапе будет правильная расстановка приоритетов. Тратьте ваше невосполнимое время на главное. Первое, с чего начинается расстановка приоритетов, – расчистка вашей жизни от навязанных дел. На уровне конкретного дня это, в частности, означает умение говорить «нет» делам, которые не соответствуют вашим целям, ценностям или принципам.

Я не говорю о том, что необходимо отказаться от взаимопомощи и умения работать в коллективе. Освоить искусство говорить «нет» – не означает стать человеком, от которого никогда не дождешься помощи, который теряет друзей и хороших знакомых. Можно и нужно оказывать посильную помощь. Но если вы понимаете, что то, что у вас просят серьезно отвлечет вас от вашего плана, и, при этом, это не что-то жизненно необходимое – не бойтесь вежливо, но твердо отказывать.

Важно понять, что приоритетность не существует сама по себе. У каждого из нас в голове есть своя система критериев. У разных людей и для разных задач эти критерии и их «весовые коэффициенты» различны. Но можно выделить такие критерии приоритетности:

1. Источник задачи и его настойчивость (уровень руководителя, поставившего задачу, и приоритетность задачи для него).

2. Вклад задачи в общий результат (цели компании, цели проекта).

3. Влияние на работу коллег «по горизонтали».

4. Срочность.

5. Собственный интерес к задаче.

6. Сложность, времязатратность (сложные задачи – в первую очередь).

7. Наличие в данный момент доступных ресурсов (информации и т. п.).

Определив сравнительную приоритетность дел, проанализируйте ваш ежедневник и определите, сколько примерно процентов времени вы выделяете на каждое из этих дел. Часто оказывается, что расходы времени на разные дела совершенно не совпадают с их приоритетностью: наиболее значимому достается меньше всего времени.

Мотивируйте и поощряйте себя

Как включаться в работу, не тратя время на раскачку, не разбирая мелочи и никак не находя в себе сил взяться за главное? В психологии есть хорошее понятие «состояние потока». Предлагаю вам вспомнить ситуацию, когда вы были полностью погружены в какое-либо занятие, не важно, по работе, учебе или чему-либо еще. Речь идет о тех моментах, когда вы глубоко уходили в задачу, ваша работа шла более чем успешно. Наверняка вы когда-либо испытывали подобное состояние и впоследствии радовались полученным результатам – тому, что смогли столько сделать, да еще и за такой короткий промежуток времени. Именно это в психологии и называется состоянием потока. Его главные характеристики – высокая работоспособность, полная сосредоточенность на своей деятельности, высокая активность в рамках текущего занятия. Кроме того, человек в потоке демонстрирует позитивный настой, уверенность в себе и в своих силах. Все это приводит к тому, что мы справляемся даже со сложными задачами, находим необычные способы их решения и в целом демонстрируем необычную эффективность. К сожалению, данное волшебное состояние не всегда приходит тогда, когда мы в нем нуждаемся. Однако можно научиться входить в это состояние и удерживать его.

Я приведу несколько советов, как войти в потоковое состояние и удерживать его. Как и все универсальные советы, они нуждаются в модификации под ваш характер, под условия конкретной задачи и в целом под вашу ситуацию. Попрактиковавшись, вы поймете, что лучше всего работает для вас в том или ином случае. Следование этим советам в целом поднимет вашу продуктивность. Иными словами, даже если у вас не получится (или не сразу получится) достичь желаемого состояния потока, то ваши старания точно не пропадут зря.

Само по себе состояние потока чаще всего приходит тогда, когда вы заняты любимым и интересным делом, приносящим положительные эмоции. Соответственно, если сейчас вы делаете что-то не самое любимое и не самое интересное, постарайтесь найти положительные черты и в этой работе, замотивируйте себя на ее выполнение. Например, если вы выполняете очень скучную задачу, попробуйте повысить свою мотивацию тем, что скоро вы завершите это дело и оно больше не будет висеть над вами. Пообещайте себе что-то после выполнения задачи – вкусный кофе, перерыв на гимнастику и т. д. Поставьте параллельную цель, которая сделает весь процесс для вас более интересным. Например, если вам надо отсканировать кипу документов, поиграйте сами с собой на скорость (при условии, что дадите самому себе обещание не жульничать и не халтурить).

Чтобы погрузиться в работу, а затем войти в состояние потока, можно использовать какой-либо ритуал, который настроит вас на нужный лад и послужит своеобразным переходом от праздного ничегонеделания (или от каких-либо личных дел) к выполнению необходимых задач. Такой ритуал позволит вам сказать самому себе, что работа началась, даст время вспомнить, на чем вы закончили вчера, что хотели сделать и т. д. Это может быть работа со списком дел, полив цветов, музыка для работы и т. д.

Состояние потока легче всего достичь, когда задача оптимально соответствует вам по соотношению сложности и простоты. Слишком простая задачка будет скучной, за слишком сложную не захочется браться. Если вам предстоит выполнить простое, но большое и занудное дело, усложните его – например, как я говорил выше, привнесите в нее элемент игры, устройте соревнование с самим собой или с коллегой. Что касается слишком сложных задач, то их можно упрощать так: разбейте большое дело на несколько дел поменьше. Поставьте ряд промежуточных целей и двигайтесь от одной к другой. Это сделает задачу в целом более понятной и восприниматься она будет как более легкая.