Читать книгу: «Неделя начинается с субботы. Сказка для менеджеров младшего возраста», страница 5

Защита обоснования проекта «Организация маркетингового исследования рынка чапалек»

Сколько раз я обращался за помощью к профессорам. Приедут, напустят научного тумана, в простых вещах разобраться не могут. Навертят формул, а потом все равно сам решаешь, как тебе опыт да интуиция подсказывают.

Даниил Гранин. Искатели

– Первый вопрос сегодняшней повестки дня, – поднялся со своего места АКИН, – организация исследования рынка чапалек в восточных областях Манагерии (см. «Чапальки» в энциклопедиях ЭНИКИ-БЭНИКИ). Вы все хорошо знаете, какое значение в нашей жизни имеет сам процесс чапаления. Но в восточных областях население пока имеет весьма слабое представление о возможностях чапалек. По этой причине мы инициировали подготовку обоснования этого проекта. Слово для описания Продукта этого проекта предоставляется Главе отдела Маркетинговых Исследований (ГлавМаркИс).

ГлавМаркИс поднялся со своего места.

– Позвольте я поясню ситуацию. Как вы знаете, разработка адекватного плана любого проекта невозможна без грамотно проведенной декомпозиции Продукта проекта, в результате которой формируется Иерархическая Структура Работ (ИСР). Правда, в профессиональной среде вместо термина Продукт проекта (см. статью «Продукт проекта» в энциклопедиях ЭНИКИ-БЭНИКИ) чаще используется термин «Поставляемый результат» – это любой уникальный и поддающийся проверке продукт, результат или способность оказывать услугу, которые необходимо произвести для завершения процесса, фазы или проекта.

Но я далее буду использовать термин «Продукт проекта» – это тот результат, для достижения которого реализуется проект. Как ни странно, но в большинстве случаев этому важнейшему элементу уделяется совершенно недостаточное внимание. Но Заказчик и Исполнитель имеют разные интересы в проекте, как правило, видят его результат по-разному. Особенно это касается организационных проектов, в которых изначально описание продукта проекта отсутствует или результат не очевиден. В итоге Исполнитель часто делает не то, что хочет Заказчик, а Заказчик не понимает, почему он не получил то, на что рассчитывал. Вот по какой причине любой проект мы начинаем с описания Продукта проекта. Ошибка заказчика, не описавшего детально Продукт проекта, хорошо описана у Василия Шукшина в рассказе «Танцующий Шива».

Мыслеблок

Плотники, семь человек, получили аванс (рубили сельмаг) и после работы пошли в чайную, как они говорят, – посидеть. Пропустили рюмочки по три, заговорили о том, что все-таки их хотят надуть, с этим прилавком. Дело в том, что когда они рядились в цене, то упустили из виду прилавок: надо его делать плотникам или это уже столярная работа? Упустили-то сельповские, заказчики, а плотники тогда промолчали (бригадир у них в этом деле дока). Теперь выяснилось, что сельповские хотят, чтобы плотники сделали и прилавок тоже, они, оказывается, имели это в виду, что это само собой разумеется и так далее, и тому подобное. Но в договоре этот пункт не помечен, и плотники встали «на дыбошки»: прилавок – не наше дело! То есть они могут, конечно, его сделать, но за это – отдельная плата….

Все были согласны с бригадиром. …Они забыли один свой веселый разговор, когда они, семеро, сидя тут же, в чайной, толковали…

В общем, беседа приняла оживленный характер: сельповским здорово перепадало – за наглость и вероломство…

Тут в чайную пришел Аркаша Кебин, по прозвищу Танцующий Шива. Он сел за столик по соседству с плотниками, прислушался к их разговору и сказал громко: – Трепачи! Бедненькие – обманули их. Вас обманешь! Недоумеваете, почему прохиндеями назвал? Поясняю: полтора месяца назад вы, семеро хмырей, сидели тут же и радовались, что объегорили сельповских с договором: не вставили туда пункт о прилавке.

(Василий Шукшин. Танцующий Шива)

– Ошибка сельповских очевидна, – продолжил ГлавМаркИс, – они должны были детально описать будущий Продукт проекта: магазин имеет такие-то размеры, наличие крыльца, прилавка, ларей, полок, подсобок и прочего, не полагаясь на то, что «все и так представляют себе, что такое магазин». В иинновационных, маркетинговых, организационных проектах такая неопределенность результатов еще выше, соответственно, выше и возможность ошибок и непонимания между Заказчиком и Исполнителем.

– А у меня как-то была такая ситуация, – вмешался Остряк. – На сдачу жилого дома приезжает комиссия и видит, что по всему фасаду нарисованы какие—то огромные коричневые круги. Неровные, с подтёками. Председатель комиссии подзывает прораба: – Это что ещё такое? – Всё точно по проекту, – молодцевато отвечает прораб и протягивает председателю альбом. Председатель заглядывает внутрь: – Идиот! Это же архитекторы кофе на чертежи ставили!

Присутствующие засмеялись. АКИН постучал карандашом по столу и недовольно заметил:

– Не надо превращать серьезное мероприятие в балаган!

– Так ведь без доли юмора воспринимать такой поток информации тяжело! – воскликнул Остряк.

– Ну хорошо, только имейте чувство меры! – завершил разговор АКИН. – Продолжайте, – попросил он ГлавМаркиса.

– Прежде, чем я представлю структуру маркетингового исследования рынка чапалек, – продолжил ГлавМаркИс, – я позволю себе рассказать историю проекта, в реализации которого я принимал участие.

Сказка-быль «Организация маркетингового исследования рынка солнечных коллекторов», рассказанная ГлавМаркИсом

Я тогда работал в компании ТСМ и занимался системной организацией маркетинговых исследований. В нашей компании каждое маркетинговое исследование рассматривалось как проект и поэтому организация работ полностью соответствовала правилам управления проектами.

Директор крупного машиностроительного предприятия собирался диверсифицировать производство за счет выпуска инновационной продукции. Предполагается осуществить значительные инвестиции в строительство нового цеха по производству солнечных коллекторов. В качестве первого шага директор хотел исследовать рынок, чтобы убедиться в перспективности продукции и подготовить исходные данные для разработки бизнес-плана. Поскольку на предприятии отсутствовали специалисты по проведению маркетинговых исследований, директор обратился за помощью в компанию ТСМ.

Конструкция солнечных коллекторов достаточно подробно описана в различных источниках, поэтому нет смысла ее повторять. В проектах подобного типа крайне высок риск того, что заказчик и исполнитель совершенно по-разному будут представлять себе итоговый результат. Чтобы этого не произошло, необходимо описать продукт проекта, т.е., в данном случае, содержание отчета о маркетинговом исследовании.

Когда структура отчета о маркетинговом исследовании рынка солнечных коллекторов была подготовлена, выяснилась любопытная деталь. Если в этой структуре термин «солнечный коллектор» заменить термином «продукция», то в структуре исследования ничего не изменится. Т.е., эта структура подходит для самых разных типов продукции, в частности, чапалек, и может служить шаблоном описания структуры маркетингового исследования. Мы получили универсальную структуру маркетингового исследования, что тоже позволяет уменьшить число ошибок и снизить риски неквалифицированного управления данным проектом.

– Таким образом, – сказал ГлавМаркИс, – я заменил в структуре маркетингового исследования рынка солнечных коллекторов термин «солнечный коллектор» на термин «чапальки» и получил следующую структуру маркетингового исследования уже рынка чапалек.

ГлавМаркИс включил проектор и показал на экране несколько слайдов (см. Приложение 2). – Именно эту структуру я и предлагаю вашему вниманию, уважаемые члены ВПК, – продолжил выступление ГлавМаркИс. – Кстати, как продолжение истории, через какое-то время к нам обратилась компания-мировой технологический лидер с просьбой провести исследование рынка сложной наукоемкой продукции.

Продолжение сказки-были «Организации маркетингового исследования», рассказанной ГлавМаркИсом

У нас в компании в тот момент все Руководители проектов были заняты и мы были вынуждены поручить руководство проектов Очень Молодому Активному Манагеру (ОМАМА), который только что окончил технический ВУЗ и в компании работал чуть больше недели. Директор пригласил к себе ОМАМА и назначил его Руководителем проекта, чем привел того в изумление.

– А что такое маркетинговое исследование? – только и сумел спросить он.

Может показаться, что Руководство компании очень несерьезно отнеслось к работе, назначив руководить проектом сотрудника, совершенно не разбирающегося в предметной области. Но это кажется только на первый взгляд. На самом деле в компании был хорошо отработан бизнес-процесс проведения маркетингового исследования. Дело в том, что дальнейшая декомпозиция описания Продукта проекта (т.е. структуры маркетингового исследования) позволяет сформировать «спецификацию», с помощью которой происходит «сборка» отчета о маркетинговом исследовании. Эта спецификация представляет собой детальный список информационных единиц, которые необходимо найти или оценить для использования в отчете. В спецификации указано точное место использования информационной единицы: раздел отчета, номер таблицы, графика и т. п. Такая структуризация позволяет чрезвычайно упростить процесс проведения маркетингового исследования – до 95% объема работы могут осуществлять сотрудники не самой высокой квалификации – становятся важными лишь точность и аккуратность. А оставшиеся 5% (как правило, это выводы, рекомендации, обобщения) выполняет высококвалифицированный специалист. Это позволяет обеспечить детальный текущий контроль и существенно снизить риски появления ошибок из-за неоднозначного толкования требований Заказчика или недостатка квалификации.

Вот и в нашем проекте основную часть работы выполнил ОМАМА, а очень маленькую часть анализы, выводы, заключение – специалист, в качестве которого выступил сам ГлавМаркИс. Отчет был отправлен Заказчику и через некоторое время оттуда пришло письмо, выражающее благодарность за качественно выполненное исследование, в котором, по их мнению, принимали участие специалисты наивысшей квалификации.

Участники совещания начали оживленно обсуждать представленное ГлавМаркИсом обоснование проекта. Сергей не стал их слушать – дело в том, что он хорошо знал эту структуру, так как ГлавМаркИс преподавал в школе ВышИноС и Сергею даже пришлось сдавать эту тему на экзамене.

Тем временем дискуссия быстро завершилась и члены ВПК утвердили предложенное обоснование. ГлавМаркИс быстро собрал свои документы – он и не сомневался в успехе, но, как перед любой защитой, готовился к возможным каверзным вопросам.

Защита обоснования проекта «Строительство завода по переработке бизнес-планов»

Любой проект может быть оценен точно.

Когда он закончен.

Майкл Хардинг Роберт

– Перейдем к обсуждению второго вопроса, – сказал АКИН. – Как вы все знаете, наш институт должен производить различную инновационную продукцию, большая часть которой оформляется в виде Бизнес-планов. К сожалению, значительная часть этой продукции неликвидна, невостребована покупателями и в виде отходов огромными кучами скапливается у Дерева Свиданий с Инвесторами на берегу Моря Идей. Ситуация усугубляется тем, что там же без всякого контроля сбрасывает свои Бизнес-планы и население Иннополиса. Многие Бизнес-планы, как вы знаете, весьма вредны, в итоге в регионе складывается неблагоприятная экологическая ситуация. По этой причине мы сегодня вынуждены рассмотреть вопрос о строительстве завода по переработке Бизнес-планов. Доклад по этому вопросу сделает ГИП – Главный Инновационный Переработчик Бизнес-планов. Прошу вас, – обратился к нему АКИН.

ГИП прошел к трибуне, взял электронную указку и включил презентацию.

Сергей, увлеченный разглядыванием кабинета АКИНа, упустил начало доклада, поэтому услышал только его продолжение в тот момент, когда ГИП начал описывать Иерархическую Структуру Работ (ИСР).

– Для разработки плана строительства завода сформированы комплексы работ (элементы ИСР) верхнего уровня, – докладывал ГИП. – Для тех, кто недостаточно знаком с этим важнейшим элементом, могу порекомендовать статью «Иерархическая структура работ» в энциклопедиях ЭНИКИ-БЭНИКИ. Далее эти работы декомпозируются на более мелкие работы следующего уровня в соответствии с правилами формирования ИСР, описанными там же. Структура ИСР проекта строительства завода приведена на плакате, – ГИП показал на экране рисунок ИСР.

ИСР завода по переработке бизнес-планов

Сидевший до сих пор молча Мэр города – МэрМан – оживился. – А можно ли использовать эту структуру для подготовки обоснования, например, строительства больничного комплекса или театра? – задал он вопрос. – У нас в городе большая проблема с реализацией этих проектов.

ГИП ухмыльнулся.

– Прежде, чем ответить, я расскажу вам одну историю.

Сказка «Формирование типовой иерархической структуры работ», рассказанная ГИПом

Пригласили меня в один из отдаленных регионов Манагерии проконсультировать подготовку обоснования строительства завода по производству минеральных удобрений. Прямо с самолета повезли на обсуждение проекта на совет директоров. После бессонной ночи в самолете был немного не в себе, поэтому, когда начал свое выступление, по ошибке стал демонстрировать ИСР завода по производству продуктов питания. Директора отнеслись с пониманием к этой ошибке и попросили поменять слайд. Вместо этого я взял маркер и прямо на экране зачеркнул слова в заголовке «продуктов питания» и вписал «минеральных удобрений».

– С того дня я существенно скорректировал эту ИСР и она приобрела следующий вид, – ГИП снова показал предыдущий слайд, отличающийся только заголовком, чем вызвал одобрительный смех присутствующих.

– Возвращаясь к проекту строительства завода, отмечу, что мы получили типовую ИСР, которая может использоваться для широкого класса проектов, предусматривающих строительство. – продолжил ГИП.

– А как вы думаете, что можно сделать с этой ИСР, чтобы сформировать ИСР больничного комплекса или театра? – неожиданно спросил он МэрМана.

Тот не растерялся.

– Надо взять маркер и в заголовке написать соответствующие слова, – обрадовался МэрМан.

– Точно, – ответил ГИП. – Вот вы и овладели технологией создания типовой ИСР!

Присутствующие снова рассмеялись.

– Судя по всему, пора объявлять перерыв, – произнес АКИН. Все оживились и, поднявшись со своих мест, потянулись в коридор.

Сергей подошел к ГИПу.

– А скажите, – обратился он к нему, – такую типовую ИСР можно создать для любого типа проектов?

– Конечно. Вообще-то типовые ИСР появились сначала именно в строительстве. А уже потом их стали использовать и в других типах проектов. Вот, например, довелось мне консультировать компанию «Секунда-Плюс», которая занимается строительством газовых котельных. К каждому новому проекту приходилось разрабатывать новую ИСР. На это уходило много времени, были ошибки, связанные с пропуском существенных пакетов работ. Когда я начал с ними работать, мы сформировали типовую ИСР проекта строительства газовой котельной, в которой постарались учесть максимальную комплектацию котельной. Когда от потенциального Заказчика поступал запрос на строительство котельной, сотрудники компании, ориентируясь на пожелания Заказчика и полученные от него исходные данные, вычеркивали лишние позиции и получали итоговую ИСР, соответствующую тому Продукту проекта, который хотел получить Заказчик.

ГИП достал из портфеля папку и, раскрыв ее в нужном месте, показал Сергею фрагмент ИСР строительства газовой котельной, о которой только что рассказывал.

ИСР строительства газовой котельной (фрагмент)

– Так что в любом случае надо стремиться в проектах разного типа увидеть нечто общее, что позволит создать универсальный документ, который можно использовать в проектах разного типа, – сказал ГИП.

Сергей отошел в задумчивости. Он понял, что если удастся научиться использовать бесценный опыт старших товарищей, можно очень быстро встать в ряды СтарМенов и даже МуМенов.

Дальнейшее обсуждение Сергей прослушал – он пытался упорядочить информацию, которая мощным потоком обрушилась на него с самых первых дней работы в НИИ Ме.

После небольшого перерыва собравшиеся перешли к обсуждению главного вопроса повестки дня – подготовке обоснования экспедиции в Венчурное море, снаряжаемой на поиски Великой Инновационной Идеи.

Обсуждение экспедиции в Венчурное море для поиска Великой Инновационной Идеи и Берега Высокой Маржи

Мы должны найти путь

либо проложить путь.

Ганнибал

– Коллеги, – обратился АКИН к собравшимся, – перейдем к главному вопросу. Как вы знаете, у нас в стране и, соответственно, в институте, отсутствует Инновационная Идея, которая позволила бы вывести нас на новый, более высокий уровень развития. Наши мыслесборники совершенно пусты и даже рамка мыслеискателя сегодня совершенно ни на кого не реагировала. Если так пойдет дальше, нам придется переквалифицироваться в дворники!

В это время с улицы с улицы донесся чей-то бас:

– Да кто мы такие, чтобы противостоять силам природы?! Так, пылинки на окраине Вселенной…

– Петрович, зараза, бери лопату и убирай снег! – закричал кто-то в ответ.

В кабинете грохнул здоровый смех. Отсмеявшись, АКИН сказал:

– Давайте будем серьезнее, задача и в самом деле непростая. У кого какие мнения по поводу организации экспедиции?

Поднялся Начальник отдела Изучения Дальних Гибельных Областей (ИДальГО). Его для краткости так и звали – ИДальГО (см. «Идальго» в энциклопедиях ЭНИКИ-БЭНИКИ) – в средневековой Испании это человек, происходивший из благородной семьи и получавщий свой особый статус по наследству, передававшийся только по мужской линии. Лишить идальго его статуса было невозможно – говорят, начальник отдела ИДальГО обладал этим же качеством, никто уже и не помнил, когда же он стал начальником этого отдела. Некоторые считали, что начальником отдела он был всегда.

– Главной задачей экспедиции я считаю первичную разведку Венчурного моря и части Инновационного океана. Поиск Великой Инновационной Идеи и Берега Высокой Маржи невозможно осуществлять без подробной лоции и понимания хотя бы части рисков, с которыми можно встретиться, – начал Начальник отдела ИДальГО. – Конечно, если в рамках этого этапа нам удастся наткнуться на следы Великой Инновационной Идеи, мы, конечно, будем их внимательно изучать. Кроме того, Руководство ЦК ПКСС ставит нам задачу: оказать помощь населяющим берега пролива жителям. Помощь должна касаться в первую очередь организации инновационной деятельности и управления проектами – есть данные, что все это там поставлено из рук вон плохо. Предполагается также обширная культурная программа, поэтому пассажиры корабля представляют самые разные слои Иннополиса. На всякий случай в состав команды включено и подразделение Проектной Армии, вооруженное новейшими инструментами управления проектами.

– Какие ограничения на организацию экспедиции могут повлиять возможности корабля? – обратился АКИН к приглашенному на совещание КАПИТАНУ.

– Корабль имеет достаточно хорошие ходовые качества, может выдержать шторм до шести баллов. Автономность плавания по горючему составляет один месяц. Желательно раз в неделю причаливать к берегу – на корабле развлечения отсутствуют, а пассажиры нуждаются в смене обстановки, – ответил КАПИТАН.

– Так, понятно, что корабль обладает хорошими ходовыми качествами и на борту будет высокопрофессиональная команда – здесь мы доверимся опыту КАПИТАНА, – произнес АКИН. – А кто будет формировать команду проекта? Или у нас будет несколько проектов?

– Совершенно верно, мы сейчас формируем Программу экспедиции, которая будет состоять из совокупности взаимоувязанных проектов. Но сначала для этого надо провести структуризацию проекта, сформировать Стратегический план (Концепцию экспедиции), Продукт проекта, этапы, – ответил ИДальГО. – Интересующимся советую обратиться к статьям в энциклопедии ЭНИКИ-БЭНИКИ: «Структуризация проекта», «Стратегический план», «Этапы проекта». Готов изложить свои соображения.

– Слушаем Вас.

– Мы с группой будущих участников предлагаем следующий Стратегический план.

Весь проект планируем завершить к октябрю, до наступления холодов. Корабль будет совершать остановки на день-два во всех достаточно крупных прибрежных городах и поселках. В крупных городах планируем давать концерты молодежных групп – за этот проект отвечает известный продюсер Голос Малахольный. Мы в его дела не вмешиваемся.

– И слава богу, – проворчал себе под нос АКИН.

– В Новограде планируем стоянку в течение 4-х дней – в местном Технопарке будет работать команда проекта. Для оказания им помощи в организации работы формируется Группа Управленческого Проектного и Административного Консалтинга (ГУПАК), в состав которой включаются как ведущие специалисты-консультанты, так и перспективная талантливая молодежь, которая должна набираться опыта работы, – продолжил ИДальГО. – Далее делаем остановку на один день в поселке ФИГВАМ – это по просьбе нашего уважаемого КАПИТАНА. После завершения культурного и обучающих проектов в течение трех недель занимаемся поисками Великой Инновационной Идеи и Берега Высокой Маржи. Беседуем с местными жителями, устанавливаем навигационное оборудование в Венчурном море, в местных поселках размещаем бочки-мыслесборники с детекторами уровня наполнения и системами дистанционной трансляции мыслей. После этого, уже нигде не задерживаясь, возвращаемся в Иннополис.

В итоге у нас получается следующий Стратегический план проекта, – ИДальГО показал слайд, который успела подготовить Группа Обеспечения.

Стратегический план экспедиции

Присутствующие начали живо обсуждать предложенный Стратегический план. Чувствовалось, что эта тема многих задела за живое. Некоторые положения Стратегического плана были скорректированы по замечаниям присутствующих.

– И кто же от нас готов ради Идеи рискнуть репутацией, финансами, возможно даже, и жизнью? Кто эти отчаянные головорезы? – с усмешкой спросил АКИН.

– Вы знаете, как ни странно, но желающих очень много! Придется даже проводить конкурс! – ответил ИДальГО.

– Имейте в виду, что в результате конкурса в экспедицию должны попасть только те, кто необходим для реализации проектов. Прослежу лично! – предупредил АКИН.

– Скажите, будете ли вы формировать более детальный план проекта или ограничитесь представленным? – спросил кто-то из присутствующих.

– Стратегический план – это не план проекта, несмотря на похожее название, – ответил ИДальГо. – Это концепция проекта, ключевые подходы к его реализации. На основе Стратегического плана формируется план проекта. Этим мы займемся сразу, как только будет утвержден Стратегический план.

Обсуждение завершилось спокойно. Все понимали, что во время экспедиции в Венчурное море может произойти что угодно, поэтому и не стремились к большей детализации проекта, рассчитывая на появление деталей по мере продвижения корабля. В этом случае по мере прогресса проекта на предшествующем этапе удается спланировать очередной этап. Такой метод планирования, называемый планированием «методом набегающей волны», часто применяется в инновационных проектах, имеющих значительную начальную неопределенность. Члены Высшего Проектного Комитета (ВПК) единогласно утвердили предложенный Стратегический план экспедиции и рекомендовали ИДАЛЬГо не затягивать с подготовкой обоснования проекта.