Читать книгу: «Где найти недостающее время и нестандартные решения. Все успеть и преуспеть», страница 4

Учимся говорить «нет»!

Как вы отреагируете на просьбу коллеги помочь с проектом, когда вы загружены собственными? Откажетесь ли вы подвезти ребенка друга до школы, если вам придется сделать для этого крюк и в результате вы опоздаете на работу?

Только вы имеете представление о своих планах. Только вы можете решать, что соответствует вашему распорядку, а что – нет. Отвечая отказом на чью-либо просьбу, вы вполне можете сделать это вежливо и тактично. Сказать «нет» вовсе не означает быть некорректным и резким. При этом вы не должны пускаться в пространные объяснения причин отказа. Можно подробно обсудить это с близким человеком, но не чувствуйте себя обязанным делать что-то для него.

Говорите «нет» таким образом, чтобы сохранить с человеком хорошие отношения. Всегда имейте наготове несколько вежливых ответов (их примеры приведены ниже). Тогда просьбы не застанут вас врасплох и слова «Да, конечно, сделаю» не вылетят непроизвольно из ваших уст.

Не чувствуйте за собой вины. Многие испытывают вину, когда приходится отказывать. Некоторым людям с детства привили абсолютную вежливость по отношению ко всем и внушили, что отказ в просьбе означает неуважение к просящему. Другие же просто не знают, как сказать «нет».

Узнаете ли вы в них себя? Если да, раз и навсегда избавьтесь от чувства вины. У вас есть полное право отказаться делать то, что вы делать не хотите. Вспомните наиболее преуспевающих и уверенных в себе людей из ваших знакомых. Можете ли вы представить их говорящими «да» всем и по любому поводу? Вряд ли.

Не оправдывайтесь ни перед кем, в том числе перед собой. Вы лишь пользуетесь своим законным правом. Если не можете придумать достойного повода для отказа, сохраняйте невозмутимость и просто промолчите. Люди часто говорят «да» не задумываясь, только чтобы что-то ответить.

Как сказать уверенное «нет». Не говорите «вряд ли», если хотите сказать «нет», так как человек решит, что вы скорее склонны согласиться выполнить его просьбу, и продолжит на вас давить.

Первым в вашей фразе должно быть именно слово «нет». В противном случае собеседник почувствует слабость вашей позиции и решит, что вас еще можно уговорить. Если простое «нет» вы считаете слишком грубым, смягчите отказ тактичным продолжением. В качестве вежливого отказа можно выбрать что-то из следующего:

• «Нет, извини, но в субботу я помочь не смогу».

• «Нет, мне очень нужно доделать отчет».

• «Нет, насчет этого вечера я уже договорился».

• «Нет, сейчас я никак не смогу».

Если ваш отказ распространяется только на этот конкретный случай, то можете продолжить фразу, к примеру, такими словами:

• «…А вот в следующем месяце, думаю, получится».

• «…Может быть, на следующей неделе?»

• «…А не сделать ли нам это 21-го?»

• «…Но если это срочно, то, может быть, Николай сможет взять на себя часть дела».

Уважительный способ отказа – демонстрация понимания чужих проблем и затем объяснение, почему вы не сможете выполнить просьбу. Тем самым вы признаете ее обоснованность, что делает ваше несогласие не столь болезненным для собеседника. Например, вы можете сказать: «На тебя действительно столько навалилось… А еще этот отчет. Но ты знаешь, у меня тоже сейчас каждая минута на счету».

Если вы предполагаете, с какими просьбами скорее всего столкнетесь, то можете заготовить подходящие ответы. Вот некоторые примеры:

• Чтобы отказаться от приглашения на мероприятие, на котором вы не хотите присутствовать: «Спасибо, что подумали обо мне. Я был бы рад присоединиться к вам, но, к сожалению, не смогу этого сделать».

• В ответ на просьбу коллеги: «Похоже, это действительно отличный проект. Польщен тем, что вы считаете меня самым подходящим человеком, способным справиться с ним. Но я слишком занят и не могу включиться в это новое для себя дело прямо сейчас».

• Если собеседник настаивает, не оправдывайтесь и не продолжайте объяснять причины отказа. Иначе он перехитрит вас, поскольку подготовился к разговору и застал вас врасплох. Просто повторяйте: «Извините, я не могу этого сделать», «Нет, спасибо» и старое доброе «Нет-нет, даже не просите».

• Попрактикуйтесь произносить фразы: «Извините, я просто не в состоянии сделать это» и «Нет» вслух наедине с собой. Проговаривайте их уверенно до тех пор, пока не почувствуете, что ваши слова звучат естественно.

Отказывая в услуге, не ссылайтесь на какого-то другого человека. Объяснения типа «жена будет против» уважения не вызывают.

Не последнюю роль в таких ситуациях играет язык тела. Следите за тем, чтобы не выглядеть виноватым или смущенным. Отказывайтесь вежливо, но твердо.

Напишите крупно «НЕТ» на листе бумаги и повесьте его на видном месте. Это поможет вам избавиться от привычки соглашаться не задумываясь.

Если у вас нет убедительных (для собеседника) отговорок, то сопровождайте отказ ссылкой на особенности своей личности: «Не могу поступить иначе, чем не согласиться, поскольку это… (выберите из предложенного списка любое продолжение фразы):

• …составляет часть моей личности».

• …не согласуется с моим представлением о себе».

• …предмет моих убеждений».

Или:

• «Если я сделаю это, то это буду уже не я».

• «Я ценю некоторые свои странности, так как они помогают мне находить нестандартные решения».

Доверяйте собственной интуиции: если вашей первой мыслью будет отказаться, то так и поступите.

Как сказать «нет» и при этом никого не обидеть. Теперь, когда вы настроились на то, чтобы говорить «нет» без дрожи в голосе, ознакомьтесь с десятью способами выражения отказа, которые не оскорбят чувств собеседника:

• «Нет, но на следующей неделе мы могли бы…»

• «Нет, но что, если я…»

• «Нет, я буду занят до…»

• «Нет, сейчас мне необходимо закончить…»

• «Нет, к сожалению, я должен…»

• «Нет, извините, я не могу…»

• «Нет, боюсь, мне придется…»

• «Нет, но вы можете смело обращаться ко мне через…»

• «Нет, однако я смог бы…»

• «Нет, сейчас это невозможно, но…»

Если и после этого вам трудно произнести слово «нет», воспользуйтесь менее категоричными формулировками. Вот еще несколько вариантов вежливого, но недвусмысленного отказа:

• «Извини, но…»

• «К сожалению, это невозможно, потому что…»

• «Боюсь, что…»

• «Заманчиво, однако…»

• «Я бы с удовольствием. Но…»

• «В другой раз я бы с радостью (если это действительно так), да вот…»

Не забудьте сказать спасибо. Люди часто обращаются не с просьбой, а с предложением, которое, по их мнению, может вам понравиться и касается, скажем, смены характера деятельности, совместного посещения театра или представившейся возможности интересно и с пользой отдохнуть. В подобных случаях, если вы намерены отказаться, первое, что следует сказать, – это спасибо. «Спасибо, замечательная мысль, но…» – вполне приемлемый вариант реакции. В конце концов, человек полагает, что делает вам одолжение, и вам следует проявить признательность и не навредить дальнейшим отношениям.

Вообще отказы бывают следующих типов:

• Отказ-сожаление:

– «Мне очень жаль, но я не смогу этого сделать».

– «Сожалею, но не смогу согласиться с этим».

– «Мне не хочется вас огорчать, но мой ответ будет отрицательным».

• Отказ-вынужденность:

– «Вынужден отказаться от такого предложения».

– «Увы! Другие мои обязательства требуют, чтобы я отказался».

– «Мне придется все же ответить отказом…»

– «Меня огорчает вынужденная необходимость отказать вам».

• Отказ-опасение:

– «Боюсь, что это невозможно».

– «Есть опасения, что я не смогу принять это предложение».

Как защититься от манипуляторов

Манипулятор – это человек, скрыто управляющий другими с целью решить собственные задачи за счет нанесения ущерба адресатам своего воздействия. Приведу самые простые методы защиты от манипуляторов:

1. Метод отсрочки (дает выигрыш во времени, позволяя обдумать свой ответ):

• физический выход из пространства взаимодействия под благовидным предлогом («Простите, мне нужно срочно взять бумаги», «Мне необходимо сверить эти данные, позвольте мне взять паузу на три минуты», «Извините, я должен оставить вас на одну минуту» и т. п.);

• отвлечение на бытовую надобность («Извините, мне нужно срочно позвонить» или «Я отлучусь к зеркалу, что-то попало в глаз» и т. п.);

• перевод ситуации в шутку и переключение внимания на что-либо другое («О, уже ругают! Скоро бить будут!»²);

• «философский» выход из ситуации – риторические вопросы или высказывания вроде «Что есть истина?» или «Все мы субъективны».

2. Сокращение интервалов взаимодействия:

• перенесение разговора на другое время («Простите, я сейчас не могу разговаривать, предлагаю продолжить завтра в два», «Давай вернемся к этому через полчаса, хорошо?» и т. п.);

• установление «графика» («Я могу посвящать этому проекту только один час в день (три часа в неделю, 15 минут каждый вечер)», «Предлагаю посвятить работе над этим заданием один час сегодня и один час завтра» и т. п.).

3. Предотвращение личного взаимодействия:

• исключение возможности встреч с манипулятором, если это допускается условиями работы;

• преобразование личной встречи в переписку («Пришлите мне e-mail с точными данными, я займусь этим после обеда», «Если ты набросаешь мне свои предложения, я смогу завтра на них ответить» и т. д.).³

Как отказать коллегам и начальнику

Говорите «нет» коллегам. Очевидно, что с учетом характера работы определенный объем взаимопомощи необходим. При аврале предполагается, что в преодолении кризиса все примут посильное участие. Но как быть, если от вас постоянно требуют брать на себя дополнительную работу или предлагают заниматься тем, что вы делать не должны?

Если коллеги регулярно просят вас о выполнении работы, выходящей за рамки ваших прямых обязанностей, задайтесь вопросом: почему они сами не справляются с тем, что им поручено? Возможно, пришла пора посоветовать им изучить технику, которой овладеваете вы, или предложить руководству организовать общий семинар по проблеме рационального использования времени. А пока соглашайтесь поработать дополнительно, лишь когда считаете, что это впишется в ваш нынешний график и действительно того стоит. Или если это согласуется с вашими личными приоритетами.

Как сказать «нет» начальнику? Но что делать, если человек, который обращается к вам с просьбой, – ваш начальник? Кажется, что в этом случае отказ недопустим. Но нередко это вполне возможно. Если ваш начальник загрузил вас массой «срочных» дел, попросите его совета в расстановке приоритетов. Опишите ситуацию спокойно, без критики и сформулируйте свои предложения по решению проблемы: «Я должен заняться установкой и наладкой программного обеспечения, что займет пять часов, и я буду рад подготовить для вас текст выступления на конференции, для чего мне потребуется около шести часов. Проблема в том, что я не успею закончить оба дела к концу рабочего дня. Какая из задач является первоочередной для вас? Может ли одно из этих дел подождать до завтра? Или можно найти еще кого-то, кто взял бы на себя какую-то часть данной работы?»

Этот подход эффективен и в отношениях с клиентами и партнерами, которые продолжают нагружать вас делами, выходящими за рамки заранее согласованного задания или проекта, а также с детьми, которые сильно переживают, когда им отказывают.

Если шеф постоянно поручает вам дополнительную работу, обсудите с ним этот вопрос. Вместе вы сможете установить оптимальную для вас рабочую нагрузку, включая стандартный объем обязанностей и возможную сверхурочную работу. Оцените все полученные задания и узнайте у шефа, в какие сроки должно быть выполнено каждое из них.

Согласованию с руководством подлежат следующие вопросы:

• ваши служебные обязанности;

• стандартная рабочая нагрузка;

• допустимый объем сверхурочной работы;

• сроки;

• график выполнения наиболее ответственных заданий.

Когда функциональные обязанности четко оговорены, вам легче отказаться от предложенного дополнительного задания: «Извините, но вы же знаете, что мне необходимо закончить для вас отчет».

Если вас просят сделать что-то сверх установленных объемов и вы считаете просьбу разумной, обсудите, какие задания вы на себя возьмете и реальный срок их выполнения. Не соглашайтесь на сверхурочную работу, только чтобы продемонстрировать боссу свою лояльность. В этом случае вас будут нагружать бесконечно. Ведь не на пустом месте родилась народная мудрость: «На послушных ездят и возят».

Ваша карьера зависит от успешности выполнения ваших прямых обязанностей, а не от способности взваливать на себя непосильную ношу и, находясь в состоянии стресса, делать работу кое-как.

Если собственное несогласие вас все же беспокоит, доходчиво объясните, почему вы вынуждены отказывать: «Нет, извините, я не могу заняться сейчас этой работой. На мне уже висят четыре срочных задания». Или: «Нет, к сожалению, сегодня я не могу остаться после работы. Иначе дома будет конфликт».

Если шеф просит вас что-то сделать, продемонстрируйте свою принципиальную готовность, но скажите, что вам нужно проанализировать, сможете ли вы выполнить поручение без ущерба для тех дел, которыми вы уже занимаетесь. Если сможете – прекрасно. Если нет, составьте служебную записку с подробным описанием выполняемой работы и расчетом времени.

Сделайте встречное предложение по поводу своего возможного участия в выполнении задания, о котором идет речь. Например, вы можете предложить перенести срок выполнения другой работы, представить свой срок решения актуальной задачи или взять на себя организацию помощи со стороны коллег. Начальник поймет обоснованность вашего отказа и либо согласится с каким-то из ваших предложений, либо поручит работу кому-то еще.

Не бойтесь говорить «нет» на работе. Вы имеете право на уважительное отношение к тому, чем занимаетесь, а также на собственное мнение о том, что касается вашей работы. Никто лучше вас не знает, какой объем дополнительных поручений вы можете принять на себя.

Учет, анализ и контроль расходования времени позволят вам наилучшим образом организовать свой рабочий день. Отмечайте все моменты, отвлекающие вас от работы, все случаи, когда другие люди со своими проблемами или телефонные звонки отрывают вас от дел.

Какая часть вашего рабочего времени уходит на достижение целей других людей? Ответив на этот вопрос, вы сможете сделать так, чтобы преобладали ваши собственные приоритеты. Примите меры к предотвращению непродуктивного расходования времени на решение чужих задач.

Самые распространенные причины пустой траты времени на работе:

• Телефон – избегайте пустых отвлекающих разговоров.

• Посетители – поступайте твердо в отношении своего времени, но обходитесь с людьми вежливо.

• Просьбы и приглашения – не принимайте участия в ненужных мероприятиях.

• Неспособность сказать «нет» – подумайте, какова ценность вашего «да»?

Уплотнение времени

Уплотнить время можно тремя способами:

1. Минимизируя перерывы, помехи и их влияние.

2. Заполняя возникающие пустоты.

3. Выработав привычки, уплотняющие время.

Минимизируйте перерывы, помехи и их влияние

Помехи возникают постоянно, и, как правило, они кажутся неотложными делами. Обычно мы отвечаем на них незамедлительно, тем более что люди, отрывающие нас от дел, ждут этого от нас. Реагируя на подобные барьеры в момент, когда они возникают, к концу дня вы находитесь в расстроенном и подавленном настроении, не выполнив того, что запланировали. Вам следует научиться минимизировать помехи, будь они внешними (вызванными действиями других людей) или внутренними.

Отложите свою реакцию. Когда к вам обращаются с так называемыми срочными делами и вопросами, самое первое, что вы должны сделать в большинстве случаев, – отложить свой ответ.

Возьмите некоторое время на размышление. Продолжайте делать то, что вы делали, не отвлекаясь. Такой тайм-аут позволит вам взяться за решение возникшей проблемы в удобное для вас время и в активном режиме, а не путем пассивного реагирования.

Постарайтесь не планировать дела слишком плотно, оставляйте немного места для помех, которые могут периодически возникать.

Организуйте преграду внешним помехам. Вот некоторые способы минимизации самых распространенных внешних помех, с которыми мы сталкиваемся на работе и дома.

• Если вы работаете в большом открытом помещении без перегородок, расположите свой стол так, чтобы сидеть спиной или боком к основному пространству офиса. Тем самым вы будете избегать прямого зрительного контакта с соседями по комнате и с входящими в нее. Если это невозможно, поставьте несколько горшков с растениями на периферии своего рабочего стола или рядом с ним – они будут разграничивать пространство между вами и окружающими. Люди гораздо меньше обращаются к тому (и тем самым ему мешают), с кем не могут установить предварительный контакт глаз.

• Повесьте на двери своей комнаты табличку с надписью наподобие «Пожалуйста, не беспокойте до 15:00» или скажите коллегам, что вы заняты и не сможете ни с кем говорить в определенный интервал времени. В некоторых компаниях установлен ежедневный «тихий час», когда все телефоны включаются в режим автоответчика, и сотрудники занимаются сосредоточенной работой без помех.

• Пользуйтесь наушниками или берушами (звукопоглощающими вставками в уши).

• Установите определенное время, когда вы будете отвечать на звонки. Поручите секретарю или помощнику (если они у вас есть) принимать ваши звонки или включите автоответчик с соответствующим сообщением. Чтобы этот метод работал, вы должны перезванивать людям в то время, когда обещали. Разговор по телефону более эффективен, если вы сами звоните собеседнику, – согласно статистике, сотрудник офиса в среднем тратит на прием входящего звонка 11 минут, а на то, чтобы сделать звонок самому, – только 7 минут. Это связано с тем, что в последнем случае вы подготовлены к беседе. Кроме того, в соответствии с деловым этикетом позвонившему дается преимущественное право на окончание разговора, поэтому вы можете сделать его короче.

• Помехой в работе по плану может выступать электронная почта и мессенджеры, когда они постоянно настроены на режим онлайн.

Защититесь от внутренних помех. Вот некоторые советы по минимизации внутренних факторов, отвлекающих от работы:

• запаситесь едой и напитками, чтобы не бегать к ближайшему киоску, когда захочется перекусить;

• держите под руками дневник, чтобы записывать полезные мысли (это позволит их не забыть и реализовать позднее, не отвлекаясь от выполняемой в данный момент работы);

• периодически просматривайте еженедельные и ежемесячные расписания, чтобы определить, куда уходит время.

Заполняйте пустое время

Между запланированными визитами, совещаниями и т. п. нередко возникают интервалы времени в 5–10–15 минут. Их можно назвать пустыми, поскольку хоть сколько-нибудь серьезное дело в это время не сделаешь. Однако они вполне подходят для решения более мелких задач, имеющих свойство стремительно накапливаться. Это часто связано с ответами на электронные письма и необходимостью реакции на разного рода обращения и материалы.

Время в дороге. Пустые периоды могут быть достаточно продолжительными, но при этом появляться в обстоятельствах, когда продуктивное использование времени затруднительно, например в поездках. Тем не менее даже езда на автомобиле может проходить с пользой для водителя. За рулем, к примеру, стало популярным прослушивать курс иностранного языка (будьте, впрочем, осторожны и, если чувствуете, что внимание рассеивается и езда становится опасной, переключайтесь на музыку). В общественном транспорте, поезде, самолете можно поработать с документами, почитать.

Чем заполнить пустое время. Не пытайтесь в пустое время браться за сложные или жизненно важные проблемы. Сделать много вы все равно не успеете, однако, прервавшись, испытаете разочарование и раздражение. Резервируйте эти периоды, которые длятся зачастую не более 10–15 минут, для выполнения рутинных, но необходимых задач. В этом случае они не будут довлеть над вами в основное рабочее время.

Краткосрочные дела – это то, что более всего подходит для заполнения пустого времени. Вы можете заняться чем-то из нижеперечисленного – при этом отдавайте предпочтение запланированным делам:

• сделать несколько телефонных звонков;

• подготовить черновики писем;

• подписать некоторые документы;

• составить служебную записку;

• прочесть документы, письма, пробежать глазами статьи;

• просмотреть сообщения, поступившие по электронной почте, и отправить ответы;

• заняться заполнением ежедневника, составлением плана на следующие дни, неделю, месяц;

• подумать над разрешением проблем персонала;

• встретиться с кем-то из коллег или подчиненных;

• заняться краткосрочным и долгосрочным бизнес-планированием;

• записать суждения по поводу новых проектов или схем;

• записать мысли, возникшие в связи с прошедшими собраниями, конференциями и выполненными проектами;

• поразмышлять (идеи – великая вещь!);

• проанализировать свои записи и планы;

• прогуляться или сделать несколько физических упражнений, чтобы встряхнуться;

• привести в порядок рабочий стол;

• подготовить вопросы к собранию, совещанию, сделать наброски к предстоящему выступлению;

• расслабиться и даже вздремнуть: в момент релаксации нередко приходят неожиданные мысли и наилучшие идеи;

• договориться о встречах.

О пользе перерывов в работе. Пустым временем можно воспользоваться, чтобы сделать передышку. В эти минуты полезно расслабиться или сделать несколько физических упражнений. Не пренебрегайте возможностью лишний раз поразмышлять, собраться с мыслями. Порой просто спокойно посидеть и подумать будет для вас самым разумным способом проведения тайм-аута. Вы не только сбросите с себя напряжение, но и сможете спокойно и более объективно взглянуть на занимающие вас в данный момент проблемы. Кроме того, вы отдохнете, наберетесь сил и энергии.

Снять напряжение помогут несколько упражнений на растяжку. По сути, любая физическая активность обеспечит вам свежесть мыслей. С другой стороны, не менее благотворными могут оказаться несколько минут, проведенных в кресле в расслабленном состоянии.