Грабли инженера-сметчика

Дизайнер обложки Алина Баландинская

Корректор Евгений Сантулшаев

© Роман Сантулшаев, 2021

© Алина Баландинская, дизайн обложки, 2021

ISBN 978-5-0053-5327-6

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Предисловие

«Умные учатся на чужих ошибках, а дураки на своих».

В 2007 году, когда я начинал свой профессиональный путь в области ценообразования и сметного нормирования. Я ничего не знал об ошибках других инженеров-сметчиков. В учебном заведении о них не рассказывали. В фирме, в которой я начинал свою карьеру инженера-сметчика, я работал один. А социальные сети, в которых можно было бы почерпнуть опыта, в то время еще не были так развиты, как сейчас.

Поэтому когда я совершил свою первую проф-ошибку, я не стал, считать себе ни дураком, ни умным, я отнес себя к первооткрывателям.

Однако оказалось, что первооткрывательство – процесс не быстрый. Шли годы, а я всё продолжал делать «открытие» за «открытием». И только после пяти лет своей профессиональной деятельности я наконец-таки увидел, как другой инженер-сметчик, работающий вместе со мной в одной компании, стал первооткрывателем вместо меня. Я до сих пор во всех красках помню, как он «выгребал» от начальства и как эмоционально переживал свою проф-ошибку.

Я настолько был впечатлён произошедшим, что вечером того же дня, придя домой, в своём личном дневнике сделал запись о том, как же сегодня не повезло моему коллеге. А после этого я для себя ниже приписал вывод как не нужно делать, чтобы не оказаться на его месте.

И тут мне в голову пришла идея: а что, если я в своём дневнике начну вести, скажем, небольшую рубрику под название «ошибки сметчиков». Я подумал, что таким образом смогу в будущем себя обезопасить от возникающих проблем и от статуса дурака.

Забегая немного вперед скажу, что идея была однозначно хорошая, но вот только она не смогла меня полностью обезопасить, и впоследствии я ещё много раз оказывался тем самым дураком статуса которого так старался избежать.

К моему удивлению, эта рубрика начала очень быстро развиваться. Этому способствовали мои подработки-«шабашки», которые я начал брать, начиная с шестого года своей деятельности. Ну, и, плюс к тому, достаточно частые смены официального места работы.

В 2017 году, отмечая свой профессиональный юбилей – 10 лет работы инженером-сметчиком, я решил, в угоду современной тенденции, запустить свой интернет-блог и заполнять его историями из рубрики «Ошибки сметчика».

В тот же день я открыл на своём сайте www.raschetsmet.com новую страницу под названием «МОЙ БЛОГ» и опубликовал в ней несколько историй. Через пару месяцев я написал еще несколько, а потом начал писать их каждую неделю.

Особой популярностью мой блог не пользовался, поэтому когда в сентябре того же года меня пригласили преподавать сметное дело в «Академии Бизнес-Технологий», я решил попробовать в промежутках между лекциями, рассказывать эти истории своим студентам. Мне была очень интересна их реакция.

С первых же дней своего преподавания я заметил, что у студентов мои истории вызывали огромный интерес. Они часто, при каждом удобном случае, их вспоминали, а иногда даже просили рассказать что-нибудь еще.

После выпуска первой группы сметчиков, мне неожиданно позвонил мой уже бывший студент:

– «Как же хорошо, Роман Евгеньевич, что Вы на своих занятиях рассказали вот об этом… (он вспомнил одну из поведанных мной историй). Я только что чуть не оказался в подобной ситуации. Спасибо Вам за то, что предупредили и рассказали, как можно обезопасить себя!»

Получив такую обратную связь, я решил использовать свои истории в качестве «живых иллюстраций» к моим лекциям. Я расставил их в определенном порядке и дал им броское, как мне казалось название, которое сразу запоминается и отражает суть дела. Ведь каждый слышал об огородном инвентаре, наступать на который, очень больно.

Вот, собственно, так и появились «Грабли инженера-сметчика».

Изначально, внедряя «Грабли» в свой курс я думал, что они будут полезны только начинающим или малоопытным сметчикам, но, как оказалось, бывалые инженеры-сметчики, которые тоже ходили ко мне на лекции, также взяли их себе на вооружение. И впоследствии неоднократно благодарили меня за эти истории.

Выпустив еще девять групп сметчиков и получив массу положительных отзывов, я взялся за написание этой книги. И вот, результат перед Вами.

Сразу скажу, что в большинстве изложенных мною историй ничего сверхмудрого нет. Это – обычные жизненные истории. Однако моя преподавательская практика показала, что эти вполне себе обычные истории вызывают большой интерес. И я знаю немало случаев, когда мои истории наилучшим образом помогли моим студентам в их делах. Надеюсь, они помогут и Вам. Приятного чтения!

Грабли #1 – Пользоваться автоматической нумерацией позиций в сметной программе

Один из моих индивидуальных учеников очень любил автоматизировать свою работу. Одной из постоянно используемых им функций в программе «Гранд-Смета» была – автоматическая перенумерация позиций.

Я несколько раз рекомендовал ему не пользоваться данной функцией, но он решил по-своему.

ТОТ САМЫЙ ДЕНЬ

Ну и, как оно всегда бывает, настал «день Икс»

Приходит ко мне этот ученик, который, кстати, на тот момент уже являлся моим сотрудником и говорит:

– «Роман Евгеньевич, тут такое дело: Вы мне вчера вечером выслали замечания по моему объекту…»

– «Да, было дело, – ответил я, – напомни, пожалуйста, нам на исправления два дня, вроде, дали?!»

– «Все верно Роман Евгеньевич! Но я хочу сказать Вам, что, наверное, не успею вовремя ответить на замечания»

– «Как так? Почему? Что случилось?»

И тут он мне поведал, что произошло.

В тот самый вечер, он начал вносить изменения в смету согласно замечаниям Заказчика. Пока позиции по видам работ и видам единиц измерений совпадали, он всё корректировал. Но уже практически к концу сметы он стал замечать, что что-то не клеится. Так как был уже поздний вечер, он решил не вникать в проблему. Взял, всё сохранил и выключил компьютер до завтра…

КАК ОКАЗАЛОСЬ

На следующий день, он «прозрел». Оказалось, он вносил корректировки не в те позиции.

А все потому, что в процессе исправления сметы он удалил некоторые пункты. Из-за удаления сработала автоматическая перенумерация и по всей смете были проставлены новые номера позиций. Соответственно новые номера перестали совпадать с номерами, указанными в замечаниях Заказчика.

Также дело еще усугубилось тем, что составы работ в смете были практически одинаковыми, они в основном разделялись по комнатам и этажам.

В итоге смета размером в 760 позиций стала непригодной.

На момент, когда происходила эта история, в программном комплексе «Гранд-Смета» еще отсутствовала функция импорта сметы из формата эксель. Поэтому моему ученику пришлось вручную перебивать смету в грандовский формат, и только потом корректировать её согласно замечаниям Заказчика.

Мы не успели откорректировать смету в установленный Заказчиком срок. Была шумиха, но, слава Богу, на тот момент всё обошлось…

Я НЕ ВАНГА!

Теперь Вы понимаете, почему я рекомендовал ему не пользоваться функцией автоматической перенумерации позиций? Моя рекомендация не была связана с даром предвиденья, у меня его нет. Но она была связана с моим накопленным опытом. А по ходу наработки этого самого опыта, я сам несколько раз вставал на те же самые грабли, что и мой ученик. И, кроме того, я видел, как то же самое случалось и с другими моими коллегами.

ПЕРЕХОД К ВТОРЫМ ГРАБЛЯМ

На самом деле в этой истории мой протеже наступил не на один вид грабель, он наступил сразу на два вида. Если первые грабли были – «Пользоваться автоматической нумерацией позиций в сметной программе», то вторые это – «Вносить корректировки и изменения в единственный вариант документации»

Грабли #2 – Вносить корректировки и изменения в единственный вариант документации

Прежде чем я вернусь к истории о моём протеже, которого зовут Александр. Я хочу сказать вам, что на своих занятиях я всегда советовал ученикам не экономить мегабайтов для хранения своих смет и прочих документов, относящихся к делу. Более того, я им даже расписывал алгоритмы действий, которые им необходимо совершить в процессе сохранения и работы с файлами:

– «Вот составили вы смету по своему объекту – создайте сразу папку „Сметная документация для объекта такого-то, версия или вариант №1 от числа такого-то“ и сохраните в этой папке свою смету, а также все документы, относящиеся к этому объекту, например: – Проекты, ведомости, акты, ПОСы, прайсы и т.д.»

– «После этого отправляйте смету на проверку»

– «Как только вы получите обратную связь в виде замечаний, пожеланий и прочих указаний. Вы тут же целиком копируете папку с вариантом или версией №1, переименовываете её как «Сметная документация для объекта такого-то», версия или вариант №2 от числа такого-то» и только в этой папке начинаете работать».

– В дальнейшем, если к сметной документации будут еще какие-то претензии или пожелания, вы копируете папку с предыдущим вариантом и работаете только с ним. Причем это правило должно действовать, даже если вам необходимо заменить только название объекта или, скажем, поставить точку там и тут.

– Также обязательно создавайте новый вариант папки, если проектировщик дал вам какой-то по-другому оформленный том проекта или ведомости и т. д. В общем, при любых новых вводных делайте новую версию папки, при этом обязательно сохраняя предыдущие версии.

ВИДИМО ЗАБЫЛ

По всей видимости, мой протеже Александр, забыл об этих алгоритмах и внес изменения в единственный вариант сметы.

А ЕЩЁ, ОН ЛИШИЛСЯ ДЕНЕГ

Что ему пришлось сделать, для решения данной проблемы я уже писал выше. Но помимо этого, Александр еще лишился 4000 рублей. Нет, не подумайте, это не штраф! Просто, пока он был занят восстановлением последствий от прогулки по граблям, мне пришлось передать новый заказ на составление сметы другому сметчику.

ПРЕДУПРЕЖДЕН, НЕ ЗНАЧИТ ВООРУЖЕН

Самое обидное в этой ситуации то, что когда я наступил на такие же грабли, меня заранее никто не предупреждал о последствиях. Более того мне никто не рассказывал, что нужно сделать для того, чтобы их избежать. А тут я и предупредил и рассказал, что делать…

В общем, дорогой читатель не будь мной и моим протеже Александром, не наступай на наши грабли.

Грабли #3 – Составление смет по устному заданию или распоряжению

Как минимум две шишки остались на моём опыте от данного вида грабель.

ПРОСТО СЛОВА

Я неоднократно слышал поговорки и присказки, объясняющие, что слова не могут являться основанием для доказательства правоты человека, вот например:

– «Слова к делу не пришьёшь!».

– «Без бумажки ты ка…, а с бумажкой человек!»

Из-за своей доверчивости к людям я не брал эти поговорки к себе на вооружение, и как потом выяснилось, зря!

Конечно, я бы с большим удовольствием расписал бы Вам все случаи наступания на такие грабли, но, я думаю, одного вполне достаточно, для того, чтобы оценить возможные последствия.

В КАБИНЕТЕ У ЗАМА

Итак, сижу я в кабинете у заместителя директора и слушаю, как он рассказывает мне, что ситуация с нашими инвестиционными проектами ужасная: объектов построить нужно еще очень много, а денег нет. Точнее деньги есть, просто их на все объекты не хватит…

В конце своего монолога, он высказывает мысль:

– «А, что если мы оставшийся бюджет поделим ровно на количество оставшихся объектов»

В ответ на это, я сказал, что так делать нельзя, так как у нас объекты разные, маленькие, средние и большие. Большой объект, может стоить как 4 средних объекта. А средний объект, например, может стоить как 2 или 3 маленьких и т. д. и т. п.

Сначала, зам. директора, конечно, смутился, но потом сказал:

– Выхода у нас другого нет. Нам нужно сейчас высчитать среднюю стоимость строительства объекта, и каждую смету делать не более этой стоимости.

Потом он добавил:

– Если смета по цене получилась ниже запланированной, тогда мы смело, делаем пересчет средней цены в большую сторону на следующие объекты.

– А если сэкономить не получилось, то мы понижающим коэффициентом опускаем стоимость сметы до рассчитанной нами средней цены.

Про себя я сказал:

– Ну, хозяин-барин!

А вслух:

– Задачу понял, выполняю!

Я вернулся в свой сметный отдел и рассказал о решении нашего зама всем коллегам…

ВСЕ ОТЛИЧНО

По началу, выбранная зам. директором стратегия дала хороший результат.

Из-за ограниченной стоимости объекта, все сметчики стали искать более дешевые материалы из базы, прайсов, коммерческих предложений и т. д. Так же сметчики перестали делать сметы по шаблону, они начали проявлять творчество и тем самым удешевляли стоимость работ.

В итоге у нас появилась большая экономия. В какой-то момент я даже подумал, что наш зам всё сделал правильно.

ПЕРВЫЙ ЗВОНОЧЕК

Через месяц у нас появился первый объект, стоимость которого нам пришлось искусственно занижать понижающим коэффициентом. Еще через неделю их было уже три, а еще через неделю их стало уже девять.

Пока стоимость объекта снижалась в среднем на 3—4%, я не бил тревогу. Так как знал, что подрядчики на наших торгах часто падают и до 15%

Через какое-то время выяснилось, что на два объекта из девяти не один из подрядчиков не подал заявки на участие в тендере/закупке.

ВТОРОЙ ЗВОНОЧЕК

Еще через какое-то время, мне уже пришлось искусственно занижать стоимость некоторых объектов на 50—60%. Таких объектов у меня было 6 шт. Так же у меня было около 12 объектов заниженных на 25—30%, и где-то около 38 объектов я еще искусственно понизил от 3% до 20%

Конечно, при первом же серьезном снижении я забил тревогу. Но Зам сказал, что тревога ложная. Нам сейчас самое главное показать высшему руководству, что мы распределили все деньги.

– «Ладно», подумал я. И продолжил творить, как говорится, «черное».

Примерно в это же время, в наш сметный отдел поступила жалоба от подрядчика, что, в наших сметах заложены очень низкие цены на материалы. Мол, за такие деньги он негде на рынке, не может приобрести нужные материалы. Он очень просит нас либо указать компанию, которая поставляет материалы по такой низкой цене, либо в договорную смету внести реальный рыночные цены на материалы.

Вот чем закончилась наша погоня за самыми дешевыми ценами.

НАЧАЛОСЬ

Через 2 месяца после этих событий, руководитель отдела закупок начинает допрашивать меня:

– «Роман, а Вы знаете, что у нас сейчас на электронной площадке вывешено 86 объектов, на которые не заявились подрядчики?»

– «Нет, я не знаю об этом»

– «А знаете ли Вы, что 24 объекта из них уже вывешены повторно.

– «Нет!»

– «Ну, теперь Вы знаете. Тогда у меня к Вам следующий вопрос, а знаете ли Вы, почему такое происходит?»

– «Я думаю, что да!»

И тут, я рассказываю руководителю закупок, что, почему, зачем и как! А так же говорю, что распоряжение так делать поступило от нашего Зама.

Руководитель отдела закупок сказал, что это провал. Так же он добавил, что завтра будет совещание по этим объектам. На это совещание приедет высшее руководство компании, а так же мэр города и еще какие-то шишки.

Я ТАКОГО ВАМ НЕ ГОВОРИЛ

На следующий день, я сидел спокойно в своём отделе. Занимался своей работой как вдруг мне на сотовый позвонил директор.

– «Роман, ты где? Хотя это не важно! Давай, скорее, подходи к нам на совещание»

Когда я подошел, оказалось, что совещание идет уже примерно полтора часа. Я еще не успел сесть, как меня завалили вопросами. Поначалу, все вопросы были связаны с моим опытом, с моим образованием и о том, сколько примерно объектов я уже осметил, работая на компанию.

После моих ответов, мне швырнули на стол сметы, где в конце этих смет были в кружок обведены понижающие коэффициенты в размере 0.4 с копейками и 0,5 с копейками.

И тут же последовал вопрос:

– «Роман, а вот теперь, опираясь на свой строительный и сметный опыт, скажите, пожалуйста, возможно ли, построить объект стоимостью 10 000 000 руб. скажем за 4 100 000 руб.?»

Естественно я ответил:

– «Нет!»

В ответ я услышал:

– «Судя по Вашим сметам, это все-таки возможно! Мы очень хотим услышать от Вас объяснения»

Я не растерялся и сказал, что выполнил распоряжение заместителя директора. И тут, с другого края стола, я услышал:

– «Это не правда, я такого Вам распоряжения не давал!»

А потом добавил:

– «Я единственно рекомендовал Вам высчитывать среднюю цену объекта, и по возможности придерживаться её. Я не заставлял Вас подгонять все сметы под эту стоимость!»

Я начал возмущаться:

– «Как это, Вы же сказали делать так, так и так. У меня есть записи в блокноте. Тем более я подходил к Вам вот именно с этими объектами и говорил, что за полцены объект построить невозможно»

Один из участников совещания спросил меня:

– «Записи в блокноте, это не доказательство. У Вас бумага с распоряжением есть или электронное письмо с поручением?

Я сказал, что бумаги точно нет, а вот на счет электронного письма надо подумать.

Но, тут же в наш диалог влез зам. директора:

– «Роман, я Вам 100% говорю, что такого электронного письма Вы у себя не найдете, так как я Вам такого поручения не давал. Это была просто рекомендация и всё. Вы, скорее всего меня не правильно поняли»

После этой фразы Зама, я понял, что на этом совещании уже определили кто крайний. И все, что я буду говорить дальше уже никого не интересует. Поэтому до конца совещания я просидел молча.

СОВЕТ

Для того, что бы не встать на те же грабли, что и я, Вам необходимо перестать заниматься составлением смет по устному заданию или распоряжению директора, зама, начальника отдела, заказчика, клиента и т. д.

Как можно перестать, это делать? Просите в очень мягкой форме, все задания, задачи, распоряжения дублировать на бумаге или по электронной почте. Говорите, что Вам так очень удобно, вы так привыкли работать, у Вас такой фетиш и т. д.

Если Вашу просьбу проигнорировали, тогда пишите сами. Можно на бумаге, но лучше на электронную почту. Мол, я Вас правильно понял/поняла, нужно сделать то и это? Или: «Давайте подведем итоги нашего совещания. Согласно Вашему устному распоряжению я действительно должен сделать то, то и то?»

Если они вам ответят, будет хорошо. Нет, нечего страшного. Ведь вы в письме пишите о том, что вам как бы уже дали задание, и вы уточняете.

Потом, если вам на совещании скажут, что они этого не говорили или что они не то имели в виду, вы найдете своё письмо и скажете: «я же писал Вам для уточнения тогда-то…»

А ЕЩЕ!

Одна из моих знакомых инженеров-сметчиков, разговаривает с начальством по телефону только с функцией записи разговора. А на совещания ходит с диктофоном. Вот так. Хочешь жить, умей вертеться.

Ну, а теперь продолжение истории, только она уже тянет на новые грабли.