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2 SAP S/4HANA und wichtige Innovationen für das Controlling

Dieses Kapitel beschäftigt sich mit den neuen Datenstrukturen von S/4HANA im Finanzwesen und Controlling. Die Basis bildet das Universal Journal. Darüber hinaus werden wichtige Neuerungen in S/4HANA thematisiert, so beispielsweise die Möglichkeit, Währungen fortzuschreiben, Ledger und das Material-Ledger zu nutzen sowie Buchungsperioden zu verwalten. Am Ende des Kapitels gehe ich auf zukünftige Trends ein.

2.1 Vereinfachte Datenstrukturen

In der Vergangenheit waren in »klassischen« SAP-Systemen, die nicht über S/4HANA-Funktionalitäten verfügen, und sind auch heute noch viele verschiedene Datenbanktabellen im Einsatz, die diverse Informationen aus der Finanzbuchhaltung und dem Controlling sowie aus weiteren eingesetzten Modulen speichern. Im Rahmen von Monats- und Jahresabschlussaktivitäten geht es regelmäßig darum, diese in Tabellen erfassten Informationen zu vergleichen und abzustimmen. Ziel ist es, möglichst redundanzfreie Auswertungen erstellen und analysieren zu können, die aussagekräftig für das Management und wichtige Entscheidungsträger im Unternehmen sind. Sehr oft kommen für Auswertungszwecke Data Warehouses (z.B. BW/BI-Systeme) oder andere externe Reportingtools zum Einsatz.

Abbildung 2.1 verdeutlicht die Zusammenhänge zwischen den Abstimmaktivitäten der diversen Controlling- und Finanzbuchhaltungsmodule, die in einem »klassischen« SAP-System erforderlich sind.

Abbildung 2.1: Abstimmaktivitäten in der Fibu und im Controlling ohne S/4HANA

S/4HANA weist den Weg zur Vereinfachung der soeben erläuterten Datenstrukturen und der zugrunde liegenden Prozesse.

2.1.1 Die ACDOCA-Tabelle

Mit der Entwicklung der In-Memory-Technologie konnte die SAP die Idee des Universal Journals umsetzen. Die In-Memory-Technologie von HANA-Datenbanken erlaubt schnelle Datenanalysen und die Aggregation großer Datenmengen in kurzer Zeit. Es ist nicht erforderlich, Daten zu replizieren. Daten können mit einem einfachen Extraktor ins Business Warehouse (BW) übertragen werden, sofern dieses bereits vorhanden ist.

Das Universal Journal bildet hierzu die Basis. Es handelt sich dabei um eine Tabelle mit dem Namen »ACDOCA«, die bei Istbuchungen sämtliche Informationen aus der Finanzbuchhaltung und dem Controlling speichert. Sie beinhaltet außerdem Feldinformationen aus der Anlagenbuchhaltung und dem Material-Ledger. Das Universal Journal ist seit der Version S/4HANA Finance 1503 verfügbar.

Informationen, die bisher in verschiedenen Tabellen und Belegen abgelegt waren, werden nun zentral in dieser einen Tabelle gesammelt. Dies bedeutet konkret, dass fast alle Daten einer Buchung in nur einer Zeile des Universal Journals fortgeschrieben werden (siehe Abbildung 2.2).

Abbildung 2.2: Prinzip des Universal Journals – Tabelle ACDOCA

Es bedarf keiner gesonderten Abstimmaktivität mehr. Die Daten werden lediglich an einer zentralen Stelle vorgehalten und können von dort aus ausgewertet werden.

Für Anforderungen aus der (kalkulatorischen) Ergebnisrechnung können spezifische Felder für die Merkmale im Universal Journal selbst definiert und angelegt werden. Es ist weiterhin möglich, die kalkulatorische und buchhalterische Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (kurz CO-PA – Controlling Profitability Analysis) parallel einzusetzen. Der strategische Fokus der SAP lag in der letzten Zeit jedoch klar auf der Entwicklung der buchhalterischen Ergebnisrechnung. Teilweise wurden Funktionalitäten aus der kalkulatorischen Ergebnisrechnung in diese Komponente übernommen. SAP nennt das entwickelte Ergebnis nun nicht mehr CO-PA oder Ergebnisrechnung, sondern Margin Analysis (CO-MA).

Individualisierung der ACDOCA

Die ACDOCA kann um kundenspezifische Felder erweitert werden, z.B. um solche mit Bezug zur Ergebnisrechnung, Anlagenbuchhaltung, zum Hauptbuch oder zum Material-Ledger.

Mit der Einführung von S/4HANA wird außerdem auf Summensatztabellen verzichtet: Die schnelle Datenbanktechnologie von S/4HANA macht diese Tabellen obsolet.

Die Belegkopfinformationen werden Sie parallel zur ACDOCA auch weiterhin in den bekannten Tabellen wie in dem Belegkopf für Buchhaltung (BKPF) oder im CO-Objekt Belegkopf (COBK) finden.

COBK oder BKPF?

Die aktuelle Zielsetzung der SAP ist es, COBK durch BKPF zu ersetzen. Dies entspricht im Prinzip der generellen Harmonisierung der FI- und CO-Tabellen innerhalb von SAP.

Allerdings kann es in der ACDOCA auch Einträge ohne Bezug zu einem Belegkopf geben. Dies ist der Fall, wenn es sich nicht um Standard-Prozessbuchungen handelt (z.B. Migrationsbuchungen).

Die ACDOCA bildet zudem die Basis für alle CO-relevanten Kostenarteninformationen. Damit sind sowohl Primär- als auch Sekundärkosteninformationen gemeint; beide Kostenarten sind in S/4HANA über Konten im System abgebildet.

2.1.2 Verzicht auf FI- und CO-Tabellen

Abbildung 2.3 zeigt alle Summensatztabellen, die mit der Einführung des Universal Journals entfallen. Sie können diese Tabellen zwar weiterhin aufrufen, allerdings nur über sogenannte Compatibility Views (Kompatibilitätssichten), die die Daten in gewohnter Form darstellen. Nachfolgend erläutere ich Ihnen kurz den Hintergrund.

Abbildung 2.3: Mit S/4HANA entfallende Summensatztabellen

Eine weitere Innovation in S/4HANA ist die Änderung der Datenselektionslogik von Zeilen hin zu Spalten. Wurden für Datenselektionen bisher die einzelnen Buchungszeilen »durchlaufen«, so wird in S/4HANA auf Spaltenebene selektiert. Dadurch wird eine sehr viel höhere Geschwindigkeit für den Aufruf von Berichten erzielt und das Datenmodell kann auf einige Tabellen verzichten. Nichtsdestotrotz möchten Sie im Controlling vermutlich weiterhin Ihre »gewohnten« Datenbanktabellen abfragen. Zudem sind zahlreiche Report-Painter- und Report-Writer-Berichte so programmiert, dass sie auf die bestehenden Tabellen zugreifen. Aus diesem Grund stehen die bekannten Tabellen für die abgeschafften Summensätze weiterhin als Kompatibilitätssichten zur Verfügung, und die Daten können darin wie bisher angesehen sowie analysiert werden. Die View V_COEP entspricht beispielsweise der COEP-Tabelle für CO-Einzelposten.

Die Transaktion SE16H

Für spontane Datenbankaufrufe, die beispielsweise bisher mit der Transaktion SE16N erfolgten, steht nun auch die Transaktion SE16H zur Verfügung. Fragen Sie mit ihr die COEP-Tabelle ab, so werden die Daten physisch aus der ACDOCA gelesen.

SAP hat mit den Compatibility Views die Schnittstellen des Rechnungswesens an die neuen Datenstrukturen von S/4HANA angepasst. Programmierungen, die bereits bestehen, können nach wie vor genutzt werden und Standardprogramme funktionieren weiterhin.

Diese Lösung wird aber nur noch für einen gewissen Zeitraum zur Verfügung stehen. Die SAP arbeitet bereits daran, dass die Datenabfragen direkt auf die ACDOCA zugreifen können.

Fortschreiben der FI- und CO-Einzelposten in S/4HANA

Bitte beachten Sie, dass die Datenerfassung zukünftig nicht mehr in den spezifischen FI- und CO-Tabellen erfolgt. Stattdessen werden die Einzelposten für die entsprechenden Buchungen in der ACDOCA gespeichert.

Auch die im Finance-Umfeld bisher üblichen Indextabellen werden mit S/4HANA abgeschafft. Wiederum helfen Compatibility Views, um die Daten zu lesen. Abbildung 2.4 zeigt die Indextabellen im Detail.

Abbildung 2.4: Übersicht der mit S/4HANA entfallenden Indextabellen

Weitere Tabellen, die langfristig abgelöst werden, sind:

 FAGLFLEXA: Neues Hauptbuch – Einzelposten

 COEP: CO-Einzelposten – Einige Werttypen können noch nicht in die ACDOCA fortgeschrieben werden, deswegen ist die COEP mit Release 1809 weiterhin im Einsatz (ebenso COSP_BAK und COSS_BAK); die Werttypen 4 und 11 können bereits in die ACDOCA fortgeschrieben werden

 ANEA, ANLC, ANLP: Dies sind weitere Tabellen der Anlagenbuchhaltung

2.1.3 Fazit zum Universal Journal

Die ACDOCA legt die Grundlagen für eine einfache Datenauswertung und schnelle Abfragemöglichkeiten.

Sie beinhaltet sämtliche Daten für ein internes und externes Reporting. Mit S/4HANA Finance gibt es keine Unterscheidung mehr zwischen FI-Konten und den wohlbekannten Kostenarten aus dem SAP Controlling. SAP wurde so programmiert, dass die Informationen der Kostenarten ab sofort in der FI-Maske integriert sind. Mit dieser Entscheidung hat die SAP die Abstimmaktivitäten zwischen FI und CO quasi hinfällig gemacht und ein Einkreissystem als echte Datengrundlage entwickelt. In Abschnitt 3.1 werde ich im Detail auf die Veränderungen bei den Kostenarten eingehen.

Folgende Tabellen können auch in SAP S/4HANA genutzt werden:

 Die Tabelle BSEG für Verdichtungen (Offene Posten etc.).

 Die klassische Profitcenter Rechnung (EC-PCA) wurde nicht verändert und kann wie gewohnt verwendet werden.

 Die FI-SL-Tabellen, z.B. im Bereich Public oder Joint Venture Accounting, sind unverändert und funktionieren wie bisher. Mit Release 1909 steht jedoch die Business Function JVA on ACDOCA zur Verfügung.

 Die kalkulatorische CO-PA und die entsprechenden Tabellen sind weiterhin nutzbar.

2.2 Weitere Neuerungen für das Controlling
2.2.1 Ledgerlösung

Wenn Sie das neue Hauptbuch (New GL) im Einsatz haben, so können Sie weiterhin mit einer Kontenlösung arbeiten oder aber die Ledgerlösung für die Abbildung der parallelen Rechnungslegung nutzen. Die Funktionalitäten von S/4HANA entsprechen den Features des neuen Hauptbuchs. Für die Implementierung einer S/4HANA-Lösung ist im Vorfeld die Einführung des neuen Hauptbuchs zu empfehlen, jedoch ist dies nicht zwingend erforderlich.

Bei der Kontenlösung gibt es ein festes Ledger (i.d.R. 0L); bei der Ledgerlösung gäbe es weitere Ledger, die zum Teil eigenen Standards unterliegen.

Neben diesen Standardledgern können Sie in S/4HANA zusätzlich sogenannte Erweiterungsledger aktivieren.

Ein Erweiterungsledger wird im Customizing stets mit einem Standardledger (z.B. 0L) verknüpft. Buchungen werden »physisch« nur im Erweiterungsledger durchgeführt, im Sinne eines Deltaprinzips. Das Erweiterungsledger kann beispielsweise für Buchungen im Rahmen von Monats- oder Jahresabschlüssen genutzt werden, um verschiedene Rechnungslegungsvorschriften abzubilden. Es kann auch für Simulationsbuchungen oder Anpassungsbuchungen im Controlling (z.B. für Korrekturbuchungen) dienen. Diese Art von Buchungen ist durch die Logik des Erweiterungsledgers klar von den Buchungen der Finanzbuchhaltung getrennt.

Beim Reporting des Erweiterungsledgers werden die Daten des zugrunde liegenden Ledgers ebenfalls mit aufgerufen. Erweiterungsledger sind bisher in S/4HANA für manuelle Buchungen vorgesehen, die Daten werden in der ACDOCA erfasst.

Für die Übernahme der Daten aus einem Erweiterungsledger in weitere CO-Module (FI-SL, EC-CS oder PCA) steht ein BAdI zur Verfügung: BAdI_FINS_APPL_RELEVANCE. Bei der Nutzung des BAdI ist es empfehlenswert, eine klare Trennung der Daten des Erweiterungsledgers von den anderen Daten zu implementieren.

Empfehlung für den Einsatz der Ledgerlösung

Wenn Sie verschiedene Ledger nutzen, können Sie diese zu unterschiedlichen Zeitpunkten im Rahmen des Monatsabschlusses schließen. Die Ledgerlösung ermöglicht eine vereinfachte Datenspeicherung: Deltabuchungen vermeiden redundante Daten.

2.2.2 Abbildung verschiedener Währungen

Die ACDOCA unterstützt seit einiger Zeit die Abbildung verschiedener Währungen im SAP-System: Es ist möglich, pro Buchungskreis und Ledger zwei Währungen festzulegen. Zudem können Sie bis zu acht weitere Währungen frei definieren. Für die Fortschreibung der Währungen existiert eine Echtzeitabstimmung.

Die zusätzlichen Währungen sind bereits in einige Standardprozesse integriert, so z.B. in das Handling von offenen Posten, Verrechnungen im CO und im Hauptbuch. In manchen Fällen führen sie zu ergänzenden Abstimmprozessen, etwa bei der Abschreibung, bei CO-Abrechnungen oder -Umbuchungen.

Für Währungseinstellungen gehen Sie über den Customizingpfad Finanzwesen • Grundeinstellungen Finanzwesen • Bücher • Ledger • Einstellungen für Ledger und Währungstypen definieren.

Unter Einstellungen für Ledger und Währungstypen definieren werden die diversen Währungstypen, das Ledger mit Stammdaten und die Währungsumrechnung bestimmt. Hier erfolgt auch die Zuordnung der Ledger zu den Buchungskreisen und die Verknüpfung der Währungstypen mit den Ledgern und Buchungskreisen.

Bitte beachten Sie, dass der Währungstyp des Kostenrechnungskreises der übergreifende Währungstyp für die verknüpften Buchungskreise und Ledger ist. Die SAP empfiehlt hierbei den Währungstyp 30 – Konzernwährung zu nutzen.

Die folgenden Abbildungen zeigen beispielhaft einige Einstellungen für die SPEED GmbH. Die Währung Z1 wurde als frei definierbare Währung dem Buchungskreis S010 zugeordnet (siehe Abbildung 2.5); der übergreifende Währungstyp 30 ist zu sehen.

Abbildung 2.5: Customizing, Währungstypen und Ledger – Beispiel für Buchungskreiseinstellungen

Mit Klick auf Details sehen Sie weitere Einstellungen zum Buchungskreis, zur Währung und zum Ledger 0L (siehe Abbildung 2.6).

Abbildung 2.6: Customizing, Währungstypen und Buchungskreiseinstellungen für das Ledger

Insgesamt ist es wichtig, bei der Konzeptionierung von Währungen, Ledgern und Buchungskreisen zu beachten, welche Währung für die Integration ins FI-AA, Controlling und Material-Ledger verwendet wird und in welcher Konstellation die Einstellungen vorgenommen werden.

2.2.3 CO-spezifische Buchungen im Ledger

In S/4HANA Finance ist es möglich, mit CO-Prozessen direkt in eine Ledgergruppe zu buchen. Bei dieser Art von Buchung kann eine spezifische Belegart ausgewählt werden. Sie führen die Buchung mit den Apps zur manuellen Kostenverrechnung durch (weitere Informationen erhalten Sie in Abschnitt 6.4).

Die Maske zur Eingabe der manuellen Kostenverrechnung ermöglicht sowohl den Eintrag der Belegart als auch der Ledgergruppe (Ledger-Gr., siehe Abbildung 2.7).

Abbildung 2.7: Beispiel für manuelle Kostenverrechnung – Eingabe Belegart und Ledgergruppe

Sie können Buchungen mit Belegart und Ledgergruppe auch mit den »altbekannten« Transaktionen KB11N, KB41N und KB15N durchführen. Im FI-Modul stehen Ihnen beispielsweise die Transaktionen FB01L oder FB50L zur Verfügung. Weitere Prozesse lassen sich im Customizing freischalten. In der Regel werden CO-Buchungen im führenden Ledger 0L vorgenommen.

Belegarten zuordnen

Im Customizing ist es möglich, die Integration von Controlling und Finanzwesen zu steuern. Sie können Geschäftsvorfälle aus dem Controlling einzelnen Belegarten zuordnen (Mappingvarianten). In der Standardvariante sind der Belegart der FI-CO-Echtzeitintegration alle CO-Geschäftsvorfälle zugeordnet.

2.2.4 Material-Ledger

Das Material-Ledger unterstützt mit seinem Datenmodell zahlreiche Anforderungen an das Reporting, die Unternehmen für ihr Management benötigen. Es erfasst Bewertungs- und Steuerungsdaten zu Materialien, wie beispielsweise Informationen zu

 flexiblen internationalen Bewertungsmethoden (parallele Währungen, parallele Rechnungslegung auf Ebene der Produkte) sowie

 transparenten Verrechnungen von Kosten und Transferpreisermittlungen.

Man kann das Material-Ledger als eine Art mehrwährungsfähiges Materialnebenbuch verstehen. Mit der Einführung von S/4HANA wurden einige Tabellen des Material-Ledgers in die ACDOCA (MLIT, MLPP, MLPPF, MLCR, MLCRF, MLCD, CKMI1, BSIM) und die Tabelle MLHD in die BKPF-Tabelle übernommen. Mithilfe der bereits angesprochenen Compatibility Views werden die Daten in »alten Formaten« bereitgestellt. Die Logik hierbei ist: V_<Tabellenname> oder V_<Tabellenname>_ORI, z.B. V_MLIT oder V_MLIT_ORI. Mit der Einführung von S/4HANA ist die Nutzung des Material-Ledgers für Unternehmen maßgeblich, wenn Sie Bestände führen und Materialbewertungen vornehmen. Es werden folgende Funktionalitäten des Material-Ledgers standardmäßig in das Finanzwesen integriert:

 Bestandsführung und Bewertung sind in Parallelwährungen verfügbar.

 Bis zu drei Währungen können fortgeschrieben werden.

 Istkostenkalkulation, eine entsprechende Umbewertung der Bestände sowie die Kostenschichtung sind möglich.

 Simulationen und eine transparente Darstellung von Transferpreisen sind realisierbar.

 Die Datenstruktur für die Istkostenermittlung auf der Ebene des Werks wurde überarbeitet: Diese Daten werden nun in den Tabellen ACDOCA, MLDOC und MLDOCCCS gespeichert.

Insgesamt wurde mit der Integration des Material-Ledgers in die Finanzbuchhaltung und das Controlling die Datenstruktur stark vereinfacht und die redundante Datenhaltung reduziert. Die Ebene der Bewertung ist veränderbar, indem Sie in S/4HANA flexibel zwischen Buchungskreis, Werk oder Artikelnummer wählen. Im Reporting ist zudem ein einfacher Wechsel zwischen Perioden, Währungen und Bewertungssichten möglich.

2.2.5 Verbesserung der Periodensteuerung

In SAP S/4HANA wird es weiterhin FI- und CO-Buchungsperioden geben, die sich mit den bekannten Transaktionen bearbeiten lassen (FI: OB52 bzw. S_ALR_87003642 – CO: OKP1). Das integrierte Datenmodell mit ACDOCA setzt jedoch ein korrektes Einstellen der OB52 für die Sekundärkostenarten/-konten voraus, damit die Integration mit dem CO funktionieren kann. Denken Sie daran, für Ihre Sachkonten nach Bedarf Kontenintervalle einzurichten (Button Aufteilung in der Fiori-App »Buchungsperiodenvarianten verwalten«).

Im CO kann auf Transaktionsebene ausgesteuert werden, welche Art von Buchung zu welchem Zeitpunkt noch erlaubt ist.

Beim Öffnen und Schließen von Buchungsperioden haben Sie die Möglichkeit, mit sogenannten Buchungsperiodenvarianten zu arbeiten. Diese gelten buchungskreisübergreifend, Sie ordnen Ihren Buchungskreisen die Buchungsperiodenvarianten zu. Zum Öffnen und Schließen arbeiten Sie operativ nur mit der Buchungsperiodenvariante.

In der Transaktion OB52 stehen drei Intervalle für die Periodensteuerung zur Verfügung:

 Intervall 1 und 2 dienen den Normal- und Korrekturperioden.

 Das Intervall 3 steht für CO-bezogene Perioden und die entsprechenden Buchungen zur Verfügung, die zeitlich versetzt zum FI-Abschluss stattfinden können.

Wenn Sie keine Einträge in Intervall 3 vornehmen, erfolgt systemseitig eine Prüfung gegenüber den Einträgen in den Intervallen 1 und 2. Existieren Einträge für Intervall 3, so werden die CO-Buchungen systemseitig nur gemäß diesen Inhalten verprobt.

Sie können im Intervall 1 Benutzergruppen hinterlegen. Dadurch ist es möglich, für bestimmte Anwendergruppen Perioden zu öffnen bzw. zu schließen, beispielsweise im Rahmen von Jahres- und Monatsabschlussprozessen.

Folgende Fiori-Apps dienen der Verwaltung der Periodensteuerung anstelle der genannten Transaktionen:

 Buchungsperioden verwalten

 Buchungsperiodenvarianten verwalten

Die Fiori-Apps arbeiten mit den erläuterten Buchungsperiodenvarianten.

Mithilfe der App »Buchungsperioden verwalten« können Sie Ihre Einstellungen für das FI und CO entweder mit der Sicht Buchungskreis oder mit der Sicht Buchungsperiodenvariante aufrufen (siehe Abbildung 2.8).

Abbildung 2.8: Fiori-App »Buchungsperioden verwalten« – Buchungsperiodenvariante

Mit Klick auf den Button CO-Periodenstatus springen Sie in die Einstellungen zum Kostenrechnungskreis ab. Diese sind in Abbildung 2.9 dargestellt.

Abbildung 2.9: Fiori-App »Buchungsperioden verwalten« – CO-Periodenstatus

Mit den beiden genannten Fiori-Apps stehen Ihnen die Funktionen zum Einstellen der Periodensteuerung im Bearbeitungs- bzw. Verwaltungsmodus zur Verfügung. Nutzen Sie zum Bearbeiten der Intervalle der Buchungsperiodenvariante den Button .

In S/4HANA ist es möglich, eine ledgerspezifische Periodensteuerung vorzunehmen. Die Einstellungen sind entsprechend auf Buchungskreisebene zu aktivieren und mithilfe von Buchungsperiodenvarianten umzusetzen.

Für die Logistik wird zudem die App »Perioden schließen« für die Periodenverschiebung angeboten. Beim Aufrufen der App gelangen Sie in das Menü, das der Transaktion MMPV entspricht.

2.3 Ideen für die Zukunft

Neben der Bereitstellung des Universal Journals hat sich die SAP bei der Entwicklung von S/4HANA darauf fokussiert, die Finanz- und Controllingprozesse in Unternehmen zu transformieren. An dieser Stelle seien die wichtigsten Schlagwörter der SAP genannt, die aktuelle Trends und Ideen für die Zukunft des Controllings repräsentieren:

 Big Data: Datenauswertungen in Echtzeit mithilfe der HANA-Datenbanktechnologie

 User Experience: Mit der Oberfläche Fiori hat die SAP eine browserbasierte Lösung für die Arbeit mit einem ERP-System entwickelt

 Robotics und Machine Learning: Gesteigerte Effizienz durch Datenauswertungen und künstliche Intelligenz

 Predictive Analytics: Simulation von (Markt-)Entwicklungen und Ergebnissen

 Blockchain: Zukünftige Geschäftsprozesse und Datenaustausch unter Beachtung von Sicherheitsaspekten und Authentifizierung

 Business Network: Eine neue Form der Zusammenarbeit mit Netzwerkpartnern

 Cloud: Schnelle Verfügbarkeit und Nutzung von Innovationen, die aktuell und überall einsetzbar sind

3 Ein starkes Fundament – Stammdaten in SAP S/4HANA

In diesem Kapitel erläutere ich Ihnen die wichtigsten Änderungen der Stammdaten im SAP Controlling mit S/4HANA auf möglichst einfache und anschauliche Weise. Ich gehe dabei einerseits auf technische Veränderungen (Einfluss des Universal Journals), andererseits auf Neuerungen für die Anwenderseite und in den Applikationen selbst ein.

3.1 Kostenarten

Mit der Einführung des Universal Journals wird in SAP nicht mehr wie bisher zwischen Sachkonten und Kostenarten unterschieden. Es gibt nur noch Sachkonten im Sinne eines Einkreissystems. Diese Sachkonten erhalten für das Controlling zusätzlich Eigenschaften einer Kostenart.

Ab sofort existieren also sogenannte Master-Stammdaten für Konten und Kostenarten. Es gibt zudem ein neues Feld zur Differenzierung der verschiedenen Kontoarten (GLACCOUNT_TYPE). Inhaltliche Unterscheidungen in den Einstellungen der verschiedenen Sachkontenstammdaten im Sinne der bereits bekannten Kostenarten sind nach wie vor möglich.

Die Stammdaten der Konten werden mit der App »Sachkontenstammdaten verwalten« angelegt:

Abbildung 3.1 zeigt einen Ausschnitt des Einstiegsbildschirms der App mit der Menüsteuerung. Sie können innerhalb der App sowohl Stammdatenlisten aufrufen als auch Sachkontenstammdaten anlegen und bearbeiten. Sie selektieren die Werte anhand von Eingaben in den Selektionsfeldern und anschließendem Klick auf den Button .

Abbildung 3.1: Sachkontenstammdaten verwalten – Menü und Funktionen

Wählen Sie zur Datenselektion beispielsweise Ihren Kontenplan aus. Unter Anzeigen haben Sie die Wahl zwischen drei Ansichten: die hier gezeigte Kontenplansicht, Buchungskreissicht und Kostenrechnungskreissicht.

3.1.1 Die Kontenplansicht

Die Kontenplansicht zeigt die generellen Einstellungen zur Sachkontoart in Listform (siehe Abbildung 3.2).

Abbildung 3.2: Sachkontenstammdaten verwalten – Kontenplansicht

Als Sachkontoart stehen in S/4HANA folgende Kontoarten zur Auswahl:

 Bestandskonto

 Nicht betriebliche Aufwendungen und Erträge

 Primärkosten oder Erlöse

 Sekundärkosten

Die Funktionalitäten des Zweikreissystems wurden in S/4HANA in die Sachkontenstammdatenpflege übernommen, indem die ehemaligen Kostenarten weiterhin als Primärkosten/Erlöse bzw. Sekundärkosten im System geführt werden. Mit Zweikreissystem meine ich die klare Trennung der Module FI und CO mit eigenen Stammdatentabellen und Pflegetransaktionen.

3.1.2 Die Buchungskreissicht

Wenn Sie zusätzlich zu den Kontenplandaten den Buchungskreis selektieren, können Sie mit der App sämtliche Konten eines Buchungskreises in Listform aufrufen (siehe Abbildung 3.3).

Abbildung 3.3: Sachkontenstammdaten verwalten – Buchungskreissicht

Über das Icon können Sie weitere Felder für die Liste als Spalten auswählen. Die Buchungskreissicht beinhaltet Informationen zur Verwaltung offener Posten (OP-Verwaltung) und zur Buchungssperre.

Mit Klick auf den Button (siehe in Abbildung 3.3) öffnet sich ein Fenster, in dem Sie über die Option Weitere Filter Ihre Selektionsfelder anpassen können.

Abbildung 3.4: Sachkontenstammdaten verwalten – Filter auswählen

Wählen Sie die gewünschten Felder durch Anklicken des jeweiligen Kästchens aus und bestätigen Sie mit OK (siehe auch Abbildung 3.4). In unserem Beispiel habe ich Angelegt von, Angelegt am und Kontengruppe selektiert. Dann speichern Sie Ihre Einstellungen mit dem Button . Im Anschluss müssen Sie die Auswahl noch einmal mit dem Button bestätigen. Nun werden in der Filteransicht die zusätzlich selektierten Felder angezeigt (siehe Abbildung 3.5). Das Ergebnis wurde als Ansicht bzw. Variante NV (siehe oben links) gespeichert.

Abbildung 3.5: Angepasste Ansicht – Filterselektion

Mit dem Button können Sie die Filter in der App unsichtbar machen (siehe Abbildung 3.5).

Anlegen von Varianten

Über den Button haben Sie die Möglichkeit, Ihre eigenen Ansichten als Varianten zu konfigurieren und zu verwalten. Abbildung 3.6 und Abbildung 3.7 zeigen, wie Sie die Einstellungen vornehmen. Die Funktion der Variantenkonfiguration steht Ihnen in vielen Fiori-Apps zur Verfügung.

Abbildung 3.6: Button »Standard« – Meine Ansichten

Bei Selektion des Buttons Verwalten öffnet sich ein Untermenü zum Organisieren der Ansichten (siehe Abbildung 3.7).

Abbildung 3.7: Button »Standard« – Ansichten verwalten

3.1.3 Kostenrechnungskreissicht

Für diese Sicht ist in der Selektionsmaske der Kostenrechnungskreis auszuwählen. Die Daten werden dann wie in Abbildung 3.8 dargestellt.

Abbildung 3.8: Sachkontenstammdaten verwalten – Kostenrechnungskreissicht

Die Tabelle listet die Sachkonten auf. Das Feld Kostenartentyp gibt Ihnen in S/4HANA die Möglichkeit einer weiteren Untergliederung der Sachkonten.

Die Kostenartentypen selbst haben sich im Vergleich zu früher nicht weiter verändert. Nachfolgend finden Sie eine Auswahl der häufigsten Typen:

 01 – Primärkosten/kostenmindernde Erlöse

 11 – Erlöse

 12 – Erlösschmälerungen

 21 – Abrechnung intern

 22 – Abrechnung extern

 31 – Auftrags-/Projektabgrenzung

 41 – Gemeinkostenzuschläge

 42 – Umlage

 43 – Verrechnung Leistungen/Prozesse

Sekundärkostenartentypen (bzw. die entsprechenden Konten) werden (zumindest vorerst) weiterhin für interne CO-Verrechnungen genutzt.

Kostenartentyp 90

Seit einiger Zeit gibt es Kostenarten des Typs 90. Diese ermöglichen eine Integration des Controllings mit dem Anlagevermögen und die Kontrolle eines Auftrags- oder Projektbudgets (statistische Kontierung).

3.1.4 Beispiel für die Stammdatenpflege

Kostenarten und Konten werden mit Fiori zentral über die App »Sachkontenstammdaten verwalten« gepflegt. Zum Anlegen eines neuen Kontos oder einer Kostenart selektieren Sie den Button , den Sie in Abbildung 3.8 rechts von der sehen. Im Beispiel legen wir nun gemeinsam eine Sekundärkostenart für die Umlage von Kantinenkosten an.

Wie in Abbildung 3.9 dargestellt, befüllen Sie im ersten Schritt die allgemeinen Daten. Um zum nächsten Schritt zu gelangen, haben Sie nun zwei Möglichkeiten: Sie können entweder in Ihrem Browserfenster nach unten scrollen oder aber Sie selektieren die gewohnten Reiter zur Stammdatenpflege, die sich direkt neben den Kopfdaten befinden. Dadurch springen Sie automatisch zur gewünschten Stelle im Fenster.

Abbildung 3.9: Sachkontenstammdaten verwalten – Anlegen einer sekundären Kostenart

Zur Pflege der Buchungskreisdaten wählen Sie den Button und ergänzen anschließend die erforderlichen Daten (siehe Abbildung 3.10).

Abbildung 3.10: Sachkontenstammdaten verwalten – Buchungskreiszuordnung

Als letzter Schritt ist nun noch die jeweilige Einstellung im Kostenrechnungskreis vorzunehmen (siehe Abbildung 3.11). Wir wählen im Beispiel den Kostenartentyp 42 für die Umlage aus. Am Ende werden die Eingaben mit dem Button gespeichert.

Abbildung 3.11: Sachkontenstammdaten verwalten – Einstellungen im Kostenrechnungskreis

Neue Organisation der Buttons in S/4HANA

Sie finden den Button zum Speichern der Daten neuerdings oft unten rechts im Browserfenster. Dies ist auf den ersten Blick nicht gleich ersichtlich; jedoch gewöhnt man sich mit etwas Übung schnell daran.

Kopierfunktion für Kostenarten

Sie können ein Konto bzw. eine Kostenart mit den jeweiligen Detaildaten aufrufen. Über den Button können die bestehenden Daten komplett kopiert, überarbeitet und anschließend als neues Konto gespeichert werden. Diese Funktion ist unabhängig von der jeweiligen Sicht verfügbar.

Berechtigungen für die Stammdatenpflege

Die Zusammenlegung von Sachkontenstammdaten und Kostenarten in S/4HANA macht es erforderlich, die Berechtigungen für die Stammdatenpflege anzupassen. Berechtigungen benötigen Sie für die Pflege von

 Primärkostenarten/Erlösen beim Anlegen dieser Stammdaten (neben den Berechtigungen für Sachkontenstammdaten),

 Sachkontenstammdaten beim Anlegen von Sekundärkostenarten.

Kostenartengruppen

Kostenarten können im SAP Controlling zu Gruppen zusammengefasst werden, um diese im Reporting und Informationssystem zu nutzen. Sie können auf diese Weise Zeilenstrukturen von Berichten definieren, etwa um einen Betriebsabrechnungsbogen (BAB) und die entsprechenden gewünschten Zeilen in SAP abzubilden. Eine Gliederung erfolgt hier typischerweise in die folgenden Hauptgruppen: Personalkosten, Hilfs- und Betriebsstoffe, Instandhaltungskosten, Sonstige Gemeinkosten.

Des Weiteren können Sie die Gruppen auch im Rahmen von Verrechnungen (z.B. Umlagen) einsetzen, für das Reporting und die Planung von Kosten, für die Abrechnung von Aufträgen oder für Zuordnungen im Customizing, beispielsweise im Abrechnungsschema.

Die folgenden Apps stehen für die Bearbeitung von Kostenartengruppen in Fiori zur Verfügung. Sie entsprechen den klassischen SAP-Transaktionen KAH1, KAH2 und KAH3:

 Kostenartengruppen anlegen

 Kostenartengruppen anzeigen

 Kostenartengruppen bearbeiten

Wenn Sie die App zum Anlegen der Kostenartengruppen öffnen, so ist von Ihnen direkt ein Name für die Gruppe zu vergeben. Idealerweise legen Sie für Ihr Berichtswesen eine Hauptgruppe an, die sämtliche Kostenarten enthält, die Sie in Ihrem Reporting nutzen wollen. In Abbildung 3.12 habe ich für unser Beispiel die Kostenartengruppe BAB (Betriebsabrechnungsbogen) genannt.

Abbildung 3.12: App »Kostenartengruppen anlegen« – Namen vergeben

Nach Bestätigung Ihrer Eingabe können Sie im nächsten Schritt die verschiedenen Ebenen Ihrer Gruppe bearbeiten. Das Menü der App entspricht in seiner Struktur der bisherigen Bearbeitung von Kostenartengruppen in SAP. Für die Zuordnung der Konten können Sie beispielsweise auch Intervalle hinterlegen. Einen Eindruck von der Bearbeitung der Strukturen erhalten Sie in Abbildung 3.13.

Abbildung 3.13: App »Kostenartengruppen anlegen« – Struktur anlegen

Wenn Sie Ebenen einer Kostenartengruppe löschen möchten, müssen Sie darauf achten, dass Sie im ersten Schritt die betreffenden Ebenen zunächst durch Markieren selektieren, bevor diese im zweiten Schritt entfernt werden können. Die Abbildung 3.14 zeigt ein markiertes Intervall, das in der Zuordnung entfernt werden soll.

Abbildung 3.14: App »Kostenartengruppen anlegen« – Inhalte löschen

Eine spannende Thematik ist die zukünftige Bedeutung der Kostenarten. Werden Sie bisher im Controlling für zahlreiche Transaktionen und Customizingeinstellungen benötigt, so könnten Sie schon bald teilweise durch Kontengruppen abgelöst werden. Die Bearbeitung verschiedener Gewinn-und-Verlustrechnung(GuV)-Strukturen könnte beispielsweise ein sinnvoller Ersatz für eine BAB-Struktur sein, die bisher mithilfe einer Kostenartengruppe abgebildet wurde. Bitte beachten Sie hierzu auch in Abschnitt 3.5.5 die Bearbeitung von flexiblen Hierarchien und das Semantic Tagging in Abschnitt 8.4.

Nutzung der OKB9 für Default-Kontierungen

Die bisherige Möglichkeit von Default-Kontierungen in den Kostenartenstammdaten entfällt mit SAP S/4HANA. Sie können alternativ mit der Transaktion OKB9 die Verknüpfung von Konten und Kontierungsobjekten auf Buchungskreisebene in Ihrem SAP-System festlegen. Es stehen folgende Objekte zur Auswahl: Geschäftsbereich, Kostenstelle, Auftrag, Ergebnisobjekt, Profitcenter. Möchten Sie mit Substitutionen arbeiten, so steht die Transaktion OCK9 zur Verfügung.

3.2 Kostenstellenrechnung

Die Kostenstellenrechnung ist ein Teil des Gemeinkosten-Controllings in SAP, das auch unter dem englischen Begriff »Overhead Management« mit der entsprechenden Abkürzung CO-OM bekannt ist.

Abbildung 3.15 verdeutlicht die Zusammenhänge zwischen Controllingmodul und den übrigen SAP-Prozessen.

Abbildung 3.15: Das Haus des Controllings – Übersicht

Getragen von der integrativen Sicht der verschiedenen Module (Sales & Distribution (SD), Materials Management (MM), Human Capital Management/Resources (HR/HCM), Finance (FI) und Controlling (CO)) baut das Rentabilitätsmanagement eines Unternehmens seine Analysen und Strukturen auf drei wichtigen Säulen auf. Im übertragenen Sinn kann man auch vom »Haus des Controllings« sprechen:

Die linke Säule zeigt die Kosten- und Erlösarten.

Die mittlere Säule betrachtet die Gemeinkosten (CO-OM), insbesondere die Kostenstellenrechnung.

Die rechte Säule bildet das Produktkosten-Controlling bzw. die Kostenträgerrechnung mit ihren entsprechenden Einstellungen und Datenstrukturen ab.

Das Dach wird von den drei Säulen getragen und symbolisiert ein effizientes Reporting sowohl für die interne Sicht (Ebenen: Profitcenter, Segment) als auch für die externe Marktsicht (CO-PA).

Heutzutage sind Unternehmen, die SAP einsetzen, in der Regel nach Kostenstellen strukturiert. Kostenstellen ermöglichen die Darstellung der Verantwortlichkeiten innerhalb eines Unternehmens und stellen sicher, dass die einzelnen Kostenblöcke transparent beschrieben werden können. Letztere unterscheiden sich je nach Branche. So wird ein Energieunternehmen seine Up- und Downstreamprozesse ins System bringen, während ein Automobilzulieferer seine Produktionsstätten und Maschinen sowie die interne Administration mithilfe von Kostenstellen abbilden wird.

Die generelle Verwaltung ist in vielen Fällen durch Shared-Service-Strukturen aufgebaut. Diese administrativen Strukturen sind in der Regel branchenunabhängig und unterscheiden die innerbetrieblichen Funktionen wie Personalabteilung, Finanzen, Marketing, Service und IT. Für die Erfassung der Personalkosten sind die Kostenstellen von SAP Finance zumeist mit einem separaten HCM- oder Drittsystem für die Personalverwaltung verknüpft. Löhne und Gehälter werden mindestens einmal pro Monat anonymisiert ins (Finance-)System übergeleitet und können gesammelt auf Kostenstellen verbucht werden.

Empfehlung für die Struktur von Kostenstellen

Es empfiehlt sich, die Struktur der Kostenstellen so zu gestalten, dass mindestens drei bis vier Mitarbeiter mit ihren Löhnen und Gehältern gebündelt erfasst werden. Je mehr Personen Sie zusammenfassen können, desto intransparenter werden vertrauliche Daten der Gehaltsabrechnung.

Sie können auch Verrechnungen von Kosten zwischen Kostenstellen durchführen. Darauf gehe ich an späterer Stelle im Buch noch einmal im Detail ein (siehe Kapitel 6).

Kostenstellen können in S/4HANA inklusive Fiori-Frontend mithilfe der App »Kostenstellen verwalten« (bis Release 1809) oder deren Weiterentwicklung »Kostenstellen verwalten (neu)« (ab Release 1809) bearbeitet werden. Die neue App ermöglicht eine übersichtlichere Datenselektion sowie eine kombinierte Durchführung von Funktionalitäten, die vorher nur mit verschiedenen Transaktionen (z.B. mit den Transaktionen KS01, KS02, KS03) bzw. in Teilen mit Stammdatenreports aus dem Infosystem möglich waren. In neueren SAP-Releases heißt die App wieder »Kostenstellen verwalten«.

Die folgende Beschreibung anhand von Printscreens wurde mit der App »Kostenstellen verwalten (neu)« angefertigt.