Читать книгу: «Как сдать экзамен PMP (Project Management Professional)», страница 6

Управление заинтересованными сторонами проекта

Управление заинтересованными сторонами проекта включает в себя процессы, необходимые для выявления людей, групп и организаций, которые могут оказывать или на которых может оказывать воздействие проект, для анализа ожиданий заинтересованных сторон и их воздействия на проект, а также для разработки соответствующих стратегий управления для эффективного вовлечения заинтересованных сторон в принятие решений и исполнение проекта. Управление заинтересованными сторонами также сосредотачивается на постоянной коммуникации с заинтересованными сторонами с целью понимания их потребностей и ожиданий, на реагировании на проблемы по мере их возникновения, на управлении конфликтующими интересами и на способствовании соответствующему вовлечению заинтересованных сторон в принятие решений и в операции проекта. Удовлетворенностью заинтересованных сторон следует управлять как одной из ключевых целей проекта.

При проведении анализа заинтересованных сторон используются различные модели классификации, такие как:

– матрица власти/интересов, группирующая заинтересованные стороны на основе их уровня полномочий («власть») и уровня заинтересованности («интерес») в отношении результатов проекта;

– матрица власти/влияния, группирующая заинтересованные стороны на основе их уровня полномочий («власть») и активного вовлечения («влияние») в проект;

– матрица влияния/воздействия, группирующая заинтересованные стороны на основе их активного вовлечения («влияние») в проект и их возможности приводить к изменениям в планировании или исполнении проекта («воздействие»);

– модель особенностей, описывающая классы заинтересованных сторон в зависимости от их уровня власти (способности навязывать свою волю), срочности (необходимости в немедленных действиях) и легитимности (их вовлечение уместно).

Уровни вовлечения заинтересованных сторон можно классифицировать следующим образом:

– Неосведомленный. Заинтересованная сторона не осведомлена о проекте и потенциальных воздействиях.

– Сопротивляющийся. Заинтересованная сторона осведомлена о проекте и потенциальных воздействиях и сопротивляется изменениям.

– Нейтральный. Заинтересованная сторона осведомлена о проекте, но не поддерживает изменения и не сопротивляется им.

– Поддерживающий. Заинтересованная сторона осведомлена о проекте, потенциальных воздействиях и поддерживает изменения.

– Лидирующий. Заинтересованная сторона осведомлена о проекте, потенциальных воздействиях и активно вовлечена в обеспечение успеха проекта.

Главным выходом процесса определения заинтересованных сторон является реестр заинтересованных сторон. В нем содержатся все детали, связанные с заинтересованными сторонами, которые были определены, включая, среди прочего:

– Идентификационную информацию: Ф.И.О., должность в организации, местоположение, роль в проекте, контактная информация.

– Оценочную информацию: основные требования и ожидания, потенциальное влияние в проекте, наиболее интересующая фаза в жизненном цикле проекта.

– Классификацию заинтересованной стороны: внутренняя/внешняя, поддерживает/нейтральна/сопротивляется и т. д.

В дополнение к данным из реестра заинтересованных сторон план управления заинтересованными сторонами зачастую также содержит:

– желаемый и текущий уровень вовлечения ключевых заинтересованных сторон;

– объем и воздействие изменения на заинтересованные стороны;

– выявленные взаимосвязи и потенциальное пересечение заинтересованных сторон;

– требования заинтересованных сторон к коммуникациям на текущей фазе проекта;

– сведения о распространяемой среди заинтересованных сторон информации, включая язык, формат, содержание и степень детализации;

– причину распространения данной информации и ожидаемое влияние на уровень вовлечения заинтересованных сторон;

– время и периодичность распространения требуемой информации заинтересованным сторонам;

– метод обновления и уточнения плана управления заинтересованными сторонами по мере продвижения и развития проекта.

Советы от создателей сертификации, упражнения и примеры экзаменационных вопросов с подробным анализом правильных ответов

Краткое изложение книги Rita Mulcahy PMP Exam Prep на русском языке.

Секреты мастерства в подготовке к данному экзамену
Зачем сдавать экзамен?

Когда вы получаете сертификат PMP, можно сказать, вы сдали международный экзамен, специально созданный в доказательство ваших знаний в области управления проектами. Экзамен фокусируется на ситуациях, с которыми вы могли бы столкнуться в реальности, а не на повторении изученных вами данных. Таким образом, сдав экзамен, вы подтверждаете свои настоящие знания и опыт в прикладном искусстве и науке управления проектом. Сертификат PMP – способ выгодно отличаться.

Исследования в области заработной платы Института по Управлению Проектами показали, что в Соединенных Штатах и некоторых других странах, сертифицированные менеджеры проектов получают по крайней мере на 10 процентов больше, чем несертифицированные. Многие мои студенты получили бонус в размере 15 000 долларов США И повышение зарплаты на 15 процентов после сдачи экзамена. Другие были выбраны среди 200 претендентов на рабочее место благодаря сертификату. В данном экономическом климате, наличие сертификата может быть причиной получения работы, сохранения работы, или продвижения по карьерной лестнице. А это хорошие стимулы наконец-то подготовиться к сдаче экзамена.

Что нужно знать для экзамена

Чтобы сдать экзамен, вам необходимо соответствовать требованиям, обозначенным PMI (the Project Management Institute, Институтом по Управлению Проектами).

Текущие требования описаны в следующей таблице.

Помните, даже если вы обладаете достаточными знаниями для экзамена, совсем не значит, что вы его сдадите. Вы должны знать управление проектами и иметь опыт в его применении.

Готовы ли вы к экзамену?

50 процентов не сдали экзамен, потому что не прошли достаточную подготовку в сфере управления проектом, которая использует терминологию Института Управления Проектами (PMI). Примите это всерьез! Понимание подхода PMI к управлению проектами не так легко, как чтение руководства PMBOK. Руководство PMBOK помогает вам улучшить знания; оно не учит вас управлению проектами. И во время изучения процесса управления проектом c помощью этой книги для подготовки к экзамену, если вы обнаруживаете, что большинство понятий и терминологии для вас новы, возможно, вам необходимо дополнительное изучение управления проектом перед продолжением подготовки.

Большой процент людей, не сдавших этот экзамен, не имели достаточно практического опыта. Возможно, они управляли справочной службой или маленькими проектами (подробнее об этом вы найдете далее в этой книге) или вообще не работали менеджерами проектов. Многие люди не осознают, что этот экзамен разработан выявлять тех, кто не прошел достаточную подготовку в сфере управления проектами или не имеет опыта. Этот экзамен не для начинающих менеджеров проектов и не для тех, кто хочет ими стать. Чем больше опыта работы над большими проектами вы имеете, тем лучше вы подготовитесь к экзамену, так как вопросы составлены с точки зрения управления большими проектами.

– Разработка нового колл-центра (вместо управления маленькими проектами колл-центра).

– Разработка нового производственного процесса (вместо производства стандартного продукта для заказчика).

– Установка программного обеспечения для персонального компьютера и присоединенного обновления (вместо установки рекламного программного обеспечения внутри компании).

– Дизайн и построение нового здания (вместо перекрашивания уже существующего здания).

Итак, достаточно ли вы знаете об управлении проектами, чтобы сдать этот экзамен? Просмотрите следующий список. Вам необходимо больше узнать об управлении проектами, прежде чем сдавать экзамен, если вы сталкиваетесь с двумя или более проблемами из следующего списка:

– Большое превышение стоимости или графика.

– Невыполнимые графики.

– Чрезмерные изменения в содержании или расписании.

– Плохая коммуникация и постоянные конфликты.

– Нехватка времени к завершению проекта.

– Неудовлетворительное качество.

– Низкая моральная ценность.

– Члены команды не уверены в том, что необходимо делать.

– Чрезмерная доработка и работа сверх установленного времени.

– Слишком много собраний по проекту.

Достаточно ли у вас опыта управления большими проектами для сдачи этого экзамена? Опять, просмотрите следующий список. Возможно, у вас недостаточно опыта, если вы не понимаете следующие концепции и не применяете их к своим настоящим проектам:

– Пошаговый процесс управления проектами и для чего нужен каждый шаг.

– Роли менеджера проекта, спонсора и команды.

– Историческая информация от предыдущих проектов.

– Накопленные знания от предыдущих проектов.

– Сохранение накопленных знаний по вашему проекту.

– Устав проекта.

– Что такое иерархическая структура работ (не список в графике) и как ее разработать.

– Как вручную создать сетевую диаграмму.

– Критический путь – как его найти, и какую выгоду может из него извлечь менеджер проекта.

– Трехточечная оценка.

– Метод Монте-Карло.

– Освоенный объем.

– Уплотнение графика, сжатие, сокращение сроков выполнения проекта за счет совмещения работ.

– Управление временным резервом.

– Выполнимый график (невыполнимый график – вина менеджера проекта).

– Процесс управления рисками проекта (управление рисками – не просто использование контрольной карты).

– Ожидаемая денежная стоимость.

– Расчет бюджетных резервов относительно управления рисками.

– Реалистичный и одобренный план управления проектом, за достижение которого вы хотите нести ответственность.

– Осуществлять контроль над проектом в соответствии с планом управления проектом.

– Управление процессом запроса на изменение.

– Контроль над изменениями.

– Профессиональная и социальная ответственность менеджера проекта.

Как выглядит PMP экзамен?

Запомните три очень важных вещи об этом экзамене. Во-первых, PMP ЭКЗАМЕН- ЭТО НЕ ТЕСТ ПО ИНФОРМАЦИИ руководства PMBOK! Во-вторых, вы не можете полагаться только на свой опыт. В-третьих, тренинг в профессиональном управлении проектами, который проводится по руководству PMBOK, весьма критичен. Однако, не позволяйте любой организации вводить вас в заблуждение о том, что вам необходимы недели обучения или диплом с квалификацией в управлении проектами, чтобы сдать экзамен.

PMP экзамен включает в себя 200 вопросов, в каждом из которых по четыре варианта ответов. На экзамен отводится 4 часа. Двадцать пять из 200 экзаменационных вопросов – «предварительные вопросы», что означает, они не включены в вашу экзаменационную оценку. Эти вопросы будут расположены в произвольном порядке. Вы не узнаете, какой из них какой. Они будут использоваться PMI для утверждения вопросов и последующего включения их в главную базу данных. Ваша оценка будет рассчитываться на основе оставшихся 175 вопросов. В настоящий момент, проходной балл экзамена – 106 из 175, что составляет примерно 61 процент.

Вопросы отбираются в произвольном порядке из базы данных, содержащей сотни вопросов. Вопросы могут перепрыгивать от темы к теме и затрагивать многие темы в одном вопросе. Вы получаете один балл за каждый правильный ответ. За неправильные ответы баллы не вычитаются.

Следующая таблица раскрывает процентное соотношение засчитываемых вопросов на экзамене в каждой группе процессов.

На следующей диаграмме представлены различные области знаний, проверяемые на экзамене, и их уровень сложности. Для многих людей, самыми сложными областями знаний являются процессы управления проектом, управление закупочной деятельностью проекта, управление рисками и управление интеграцией проекта. Следующая диаграмма показывает уровень сложности групп процессов. Многие самым сложным находят мониторинг и контроль, инициацию и исполнение. Изучите их предельно внимательно.

Будьте внимательны на экзамене:

– PMP экзамен проверяет знания, их применение и анализ. Это не просто проверка памяти. Вы должны знать, как применять информацию из этой книги и быть способными анализировать ситуации, включая эту информацию. Не ожидайте на экзамене прямых четких вопросов.

– Важно понимать, что экзамен имеет дело с настоящим использованием управления проектом. Он включает в себя до 150 вопросов типа «Что бы вы сделали в данной ситуации?» (ситуационные вопросы). Эти вопросы чрезвычайно сложны если вы не использовали инструменты управления проектом в реальности, или если ваше управление проектом включает общие ошибки. Вам необходимо быть в этих ситуациях, чтобы сдать экзамен.

– Есть примеры, где те же самые данные используются для нескольких вопросов, как, например, вопросы о сетевой диаграмме.

– Для тестируемого всегда кажется больше, но только лишь для нескольких вопросов требуется ЗАУЧИТЬ пошаговые процессы руководства PMBOK. Изначально, только 10—12 вопросов требуют ЗАУЧИВАНИЯ входов и выходов процессов из руководства PMBOK О них говорится в следующих главах.

– Ожидайте на экзамене 8—10 вычислений по формуле.

– На экзамене ожидайте 10—12 вопросов по освоенному объёму. Не все из них требуют вычислений по формулам.

– Большинство сокращений будут расшифрованы (например, на экзамене будет использоваться полный термин «иерархическая структура работ», а не ИСР).

– Правильные ответы не должны содержать прямые выдержки из руководства PMBOK.

– Многие чувствуют неуверенность только насчет 40 или менее из 200 вопросов на PMP экзамене.

– Многим необходимо только два с половиной часа на выполнение экзамена, а затем, в оставшееся время, они проверяют ответы.

В основном, вопросы ситуационные, многие двусмысленные и очень многословные, в некоторых, кажется, вообще возможны 2 ответа. Будьте готовы к данным видам вопросов, чтобы не потерять время или не быть застигнутыми врасплох при сдаче экзамена.

1. Ситуационные вопросы. Эти вопросы требуют наличия опыта в управлении проектами в реальных ситуациях.

Вопрос. Вы получаете уведомление о том, что главный предмет который вы закупаете для проекта, будет доставлен с задержкой. Что ЛУЧШЕ всего сделать?

A Проигнорировать. Это пройдет.

B Поставить в известность начальника.

C Оповестить заказчика и обсудить возможные варианты дальнейших действий.

D Встретиться с командой и обозначить альтернативы.

Ответ D

2. Вопросы с двумя и более правильными ответами. Многие тестируемые жалуются на вопросы, в которых два, три или даже четыре правильных ответа. Во многих вопросах будут перечислены варианты ответов, которые все возможны, или которые бы предпочли менее опытные или менее квалифицированные менеджеры проектов. Опытные менеджеры проектов имеют меньше сложностей с этим, чем люди с ограниченным опытом и знаниями в управлении проектами.

Во время ответов на вопросы и просматривания ответов в этой книге и программе подготовки к экзамену, поищите примеры, где, по вашему мнению, более одного правильного ответа и попытайтесь понять, почему вы так думаете. Я намеренно включила такие вопросы в свои пособия для подготовки к PMP экзамену. Объяснение, приложенное к каждому вопросу, поможет вам понять, почему ваш правильный ответ может и не быть правильным.

Давайте снова вернемся к предыдущему вопросу. Мы бы ведь могли выбрать все варианты ответов. Правильный ответ, безусловно, D, но не будет ли верным оповестить заказчика? Да, но это не то, что нужно сделать в первую очередь. Первоначально вопрос звучит так, «Что ЛУЧШЕ всего сделать дальше?»

3. Вопросы с лишней информацией. Очень важно осознавать, что не вся информация, включенная в вопрос, будет относиться к делу. В следующем вопросе числа лишние. Вопрос. Опыт показывает, что каждый раз, когда вы удваиваете производство дверей, цена за единицу снижается на 10 процентов. Основываясь на этом, компания устанавливает, что продукция в 3000 дверей должна стоить 21 000 долларов США. Этот случай иллюстрирует:

A Обучающий цикл

B Закон убывающей приростной отдачи.

С Правило 80/20.

D Параметрическая оценка стоимости.

Ответ D

Многие вопросы будут намного длиннее, чем этот, возможно даже будут состоять из нескольких абзацев. Но не вся представленная информация понадобится для ответа на вопрос. Например, представьте, что я сделала предыдущий вопрос многословнее. Получилось следующее:

Ваша компания – главный производитель дверей, и получила огромное количество наград за качество. Как глава производственного отдела, у вас в подчинении 230 людей в 23 разных проектах. Опыт показывает, что каждый раз, когда вы удваиваете производство дверей, цена за единицу снижается на 10 процентов. Основываясь на этом, компания определяет, что производство 3000 дверей должно стоить 21 000 долларов США. Этот случай иллюстрирует…

Видите ли вы, что дополнительные данные не добавляют ценности вопросу? Они отвлекают. На экзамене вы можете увидеть целые параграфы информации, которая не нужна для ответа на вопрос. Нужно смотреть на каждый вопрос, чтобы определить «О чем спрашивается в этом вопросе?», а не теряться в предоставленной информации. не расстраивайтесь при появлении сложностей с этими длинными многословными вопросами. Просто отметьте их и вернитесь к ним позже. Если вы знаете чего ожидать, вы не расстроитесь и не потеряете уверенность при виде этих вопросов.

4. Вопросы с вымышленными терминами. Многие люди, сдающие экзамен, ожидают, что все термины, используемые в вариантах ответов, должны что-то означать. Это не так! На экзамене часто используются вымышленные термины. Возможно, составителю вопроса необходим был еще один вариант ответа, или, возможно, вымышленные термины добавляются, чтобы запутать тех, кто не знает правильный ответ. Если вы считаете себя хорошо подготовленными и на экзамене видите термин, который вам незнаком, вероятно, это неправильный ответ. Например:

Вопрос. Форма проектной организации, где власть делится между функциональным менеджером и менеджером проекта, называется:

A Узкая матрица.

B Слабая матрица.

C Сбалансированная матрица.

D Сильная матрица.

Ответ С

В этом вопросе, вариант А, узкая матрица, ненастоящий термин, используемый в проектном менеджменте.

5. Вопросы, где важно понимание. Сначала, взгляните на следующий вопрос.

Вопрос. Процесс разделения поставок на более мелкие и управляемые части завершен, когда:

A Установлено обоснование проекта.

B Появились запросы на изменения.

C Когда может быть разработана детальная оценка стоимости и длительности для каждого рабочего элемента.

D Каждый рабочий элемент находится в словаре ИСР.

Ответ С.

Чтобы ответить на этот вопрос, вам необходимо понимать все термины. Запоминания недостаточно!

6. Вопросы с новым подходом к овладению темой. Может быть много примеров, когда вы понимаете тему, но никогда о ней не думали так, как описано в вопросе. Некоторые люди говорят, что большинство вопросов на экзамене их так проверяют. Например:

Вопрос. В матричной организации распространение информации ВЕРОЯТНЕЕ ВСЕГО эффективно, когда:

A Информация распространяется как горизонтально, так и вертикально.

B Потоки коммуникации простые.

C В выбранном типе матрицы есть характерная логика.

D Менеджеры проекта и функциональные менеджеры взаимодействуют.

Ответ А.

7. Вопрос с более чем одним пунктом в каждом варианте ответа. Посмотрите на следующий пример.

Вопрос. Продавец проекта официально уведомил менеджера проекта, что операции покупателя нанесли ущерб продавцу. Продавец заявляет, что медленный ответ покупателя в отправке подтверждения продавцу приостановил проект и повлек неожиданные издержки продавца. ПЕРВОЕ, что должен сделать менеджер, это:

A Собрать все необходимые данные, отправить данные юристу компании, и проконсультироваться с юристом по поводу исковых требований.

B Просмотреть контракт на предмет особых согласованных пунктов, относящихся к проблеме, посмотреть, есть ли там ясный ответ, и при необходимости проконсультироваться с юристом.

C Просмотреть содержание работы на предмет требований, отправить ответ о получении претензии, и встретиться, чтобы решить проблему не прибегая к исковым требованиям.

D Провести собрание с командой для выяснения почему подтверждение пришло поздно, составить список особых причин и устранить эти причины.

Ответ В.

Эти вопросы могут казаться сложными пока вы не узнаете секрет: используйте процесс одновременного исключения одного пункта. Рассмотрите первый пункт в каждом варианте ответа и исключите те варианты ответа, в которых первый пункт неправдоподобен. Затем посмотрите на второй пункт в каждом варианте ответа и исключите все неправдоподобные варианты ответа. Продолжайте, пока у вас не останется один вариант.

Будьте внимательны, иногда пункты в каждом варианте ответа показывают поток или процесс. Смотрите пример ниже.

Вопрос. При управлении проектом, в каком порядке ЛУЧШЕ всего справляться с возникающими проблемами?

A Идти к команде, идти к руководству, идти к менеджерам ресурсов.

B Идти к менеджерам ресурсов, идти к руководству, идти к заказчику.

C Решать самому, идти к заказчику, идти к руководству.

D Решать проблемы за счет контролируемых ресурсов, идти к менеджеру ресурсов, идти к заказчику.

Ответ D

В данном случае, вам необходимо рассматривать каждый вариант ответа в отдельности, чтобы увидеть, правильный ли процесс.

8. Чрезмерно многословные вопросы. Вместо высказывания «Проект отстает от графика», экзамен должен использовать более многословные фразы, такие как, «Резерв времени проекта был нулевым и сейчас опустился до минус 2». Вместо «Команда не предоставляет требуемых отчетов», на экзамене используется «Команда потеряла из виду план управления коммуникациями». Первый шаг к ответу на многие вопросы – определить, что в вопросе спрашивается и затем перевести многословную фразу. Если вы не говорите по-английски, это становится огромной проблемой, но также остается сложным даже для англоговорящих. Просто попрактикуйтесь в чтении многословных вопросов перед сдачей экзамена.