Читать книгу: «Склад: управление и руководство», страница 4

Шрифт:

Складской персонал

Кладовщиками и грузчиками не становятся – ими рождаются. Эта шутка имеет под собой серьезные основания, так как складской персонал уникален по своим характеристикам. Нигде не происходит так много революций и забастовок, нигде не выдвигается столько ультиматумов и нигде нет настолько незаинтересованных в отсутствии качественного результата людей. Секрет в том, что они не чувствуют себя ценными сотрудниками, создающими добавленную стоимость, но привыкли к тому, что их всегда во всем считают виноватыми.

Проблемы данного звена легко обнаруживаются при наблюдении за их работой:

они ходят группами и работают по 2—3 на одной операции, процессе;

на одного или двух работающих всегда есть один наблюдатель;

если попросить бригадира или кладовщика назвать всех людей, работающих на складе, и указать, кто на каком процессе работает в данный момент, Вы не услышите четкого ответа;

каждый раз на смену выходит разное количество людей;

не соблюдается техника безопасности;

они неаккуратно обращаются с ТМЦ;

они ходят в не установленной правилами обуви и одежде;

они говорят по мобильным телефонам и принимают пищу в неположенном месте;

постоянно используется ненормативная лексика;

на территории разрешено курение, сотрудники посещают место для курения группами по 3—10 человек.

Подобное положение дел дает основание для следующих выводов:

на складе царит хаос;

управление складом непрофессионально;

отсутствует исполнительская дисциплина;

управляет рабочими процессами группа «старожилов», опытных сотрудников, которые уверены, что знают, как выполнять свою работу, и не признают регламента и правил;

В такой ситуации Вы оказываетесь полностью зависимым от работников склада в отношении выполнения заказов и заявок, и никакая система оплаты труда не повысит качество работ.

На самом деле стоит заглянуть в «курилку», услышать громко играющее радио, заглушающее все вокруг, увидеть суетящийся персонал, изображающий бурную деятельность, – и этого будет достаточно, чтобы признать, что со складским персоналом существуют проблемы. Разница лишь в глубине поражения этой «болезнью».

Складские процессы

Умение прописывать процессы существенно облегчает жизнь руководителя, позволяя организовывать работу самым эффективным образом, постоянно видеть последовательность выполняемых операций, понимать, кто и за какую часть работы несет ответственность. Но многие, приняв этот метод за универсальный рецепт эффективности и начав его применение на складе, сталкиваются с полнейшим неприятием, вызванным тем, что в отличие от производственного складской персонал, не воспринимая свою работу как создающую ценность для клиента и всего предприятия, равнодушно относится к понятиям технологий, их последовательности и культуре производства. Поэтому будьте готовы к тому, что за один раз прописать и реализовать необходимые складские процессы не удастся.

Итак, как же осуществлять «аудит своими глазами» в отношении складских процессов? Самое привлекательное в таком «аудите» это то, что не существует «особенных» и «уникальных» складских хозяйств, и об этом стоит постоянно помнить. Не обманывайтесь заявлениями кладовщиков, заведующих складами и даже руководителей комплексов, о том, что предлагаемые методы усовершенствования организации работ на складе не будут работать «потому что…» – далее следуют любые объяснения, чем данный склад отличается от аналогов. Но любой склад предназначен для выполнения одних и тех же базовых задач: приемки, размещения, хранения, комплектации, инвентаризации, отгрузки грузов и выполнения группы процессов и операций, связанных с обработкой товара (формирование комплектов, упаковка, подготовка и т.д.).

Поэтому для определения того, насколько технологичны и правильны процессы, осуществляемые на складе, Вы можете сделать следующее:

Запросить все виды складских документов, регламентирующих складские процессы (положения, порядки, инструкции, алгоритмы, распоряжения, приказы и т.д.), и проверить знание руководителей и работников, включая то, насколько эти документы актуальны.

Проверить любого работника на понимание выполнения процесса (попросить разъяснить, что, почему и зачем он делает, к какому результату это должно привести и что случится, если процесс не будет выполнен в срок).

Попробовать нарушить какую-либо операцию или процесс и понаблюдать, к каким результатам это приведет, отследив скорость реакции и принятия решений (и определить, будут ли вообще замечены изменения).

Провести аттестацию руководителей и работников с помощью кейсов, предложив условные ситуации, которые могут возникнуть в процессе работы на складе, и попросив описать свои действия. Пример задачи: на склад пришла машина с поврежденным товаром, менеджер по закупкам недоступен, до конца рабочего дня 1 час, а водитель торопится уехать. Придумав до 20 таких вопросов, Вы достаточно объективно сможете оценить готовность своего персонала к самым разным ситуациям.

И напоследок выборочно проверить ценность для Вас и клиентов любых 2—3 операций или подпроцессов в каждом складском процессе.

Проведя такой аудит на своем складе, руководители нередко приходят к неутешительным выводам. Наиболее типичными проблемами являются:

обилие «не идентифицированных» (не внесенных в план) процессов и операций, на которые тратится до 20—30% рабочего времени;

работники склада принимают решения по процессам, руководствуясь интуицией, о таблице решений никому не известно, нет понимания того, что одни и те же проблемы возникают регулярно и требуют стандартных решений;

существующие документы склада не отражают реально происходящие процессы и операции, а целого ряда необходимых документов просто не существует, и никто из участников процесса не видит в этом проблемы;

большая часть процессов и операций выполняется за счет «общественного бессознательного» группы опытных сотрудников. Особенно заметной эта зависимость становится, когда они болеют или уходят в отпуск, – результативность работ сразу падает на 30—40%;

уровень квалификации сотрудников не соответствует ни стоимости ТМЦ, ни стоимости процессов для Вас и клиентов.

К сожалению, выполнение процессов на складе полностью зависит от персонала, и об этом необходимо помнить. Но когда Вы будете оптимизировать осуществляемые на складе процессы, руководствуясь принципом «люди – главная ценность», помните о том, что сотрудник должен не просто числиться на Вашем предприятии, но действительно представлять ценность и, в свою очередь, видеть ценность в Вас и Вашей компании.

Документооборот и система учета

Постоянная проблема склада, встречающаяся практически на каждом предприятии, – складской учет, который, как уже упоминалось выше, имеет свою специфику в сравнении и с бухгалтерским, и с финансовым. К сожалению, это далеко не всегда понимает служба бухгалтерии, редко уделяющая происходящему на складе должное внимание: ТМЦ приходуются, остатки списываются, на первый взгляд, все учтено. Но главная проблема складского учета, заслуживающая «аудита своими глазами» – это актуальность данных в системе учета и их адекватность по отношению к реальной ситуации на складе.

Для исследования системы учета и документооборота на складе нет нужды перепроверять все накладные и расходные документы. «Аудит своими глазами» позволяет выявить узкие места, вскрыв лишь верхний слой проблемы.

Поэтому для того, чтобы понять насколько эффективна система учета и документооборота, Вы можете задать следующие вопросы:

как учитываются возвраты?

как учитываются неликвиды?

как учитывается бой, брак, лом, хищения?

как учитываются расходные и упаковочные материалы?

Этих вопросов оказывается достаточно, чтобы выяснить, что даже при работе с «идеальной» программой (от 1С до SAP) остатки материалов зачастую не находятся на положенном месте хранения, их количество и номенклатура не соответствуют указанному в документации, существует расхождение во времени между фактическими процессами и их программным (документарным) списанием (перемещением, оприходованием), из-за чего один и тот же юнит программа может засчитать дважды. И многое другое.

Как и в прочих разделах «аудита своими глазами», наличие проблем в складском учете тоже можно достаточно просто увидеть своими глазами: если для идентификации ТМЦ на складе действуют надписи, сделанные вручную, если документы разбросаны, если можно обнаружить прикрепленную к поддону бумагу с надписью вроде «Забрать завтра утром кладовщику Петрову», то помните – бухгалтерский учет у Вас, может быть, и есть, но складской учет как система и один из важнейших принципов организации работы на предприятии отсутствует.

Организация работ

С заявлениями об идеальном складе сегодня выступает практически каждое предприятие. Конечно, исходя из того, что раньше наши склады скорее напоминали бараки, – красивое современное здание, оцинкованные стеллажные системы и модные японские или немецкие погрузчики сегодня можно принять за критерии идеального склада. Но эта картинка обманчива, она далеко не всегда помогает успешно выполнить рабочее задание.

Идеальный склад, как и идеальное производство, не зависит от внешней картинки, от оборудования и технологий. Его «идеальность», в первую очередь, зависит от организации работ. Это понятие часто игнорируется на многих складах, где главным считается емкость и величина. Многие забывают, что склад предназначен не для хранения, а для обработки, и современные показатели эффективности работы склада – это не объемы хранимых материалов, а, прежде всего, количество собираемых за смену строк и количество одновременно обрабатываемых заказов. А для достижения этих показателей принципиальным является эффективная организация работ.

Для того, чтобы идентифицировать проблемы в организации работ на складе, проводя «аудит своими глазами», достаточно понаблюдать за:

соблюдением распорядка начала и конца рабочего дня;

организацией рабочих мест;

обеспечением ресурсами процессов и операций;

передачей смен;

процессом решения проблем и принятия решений;

охранным режимом и уборкой на складе;

процессом получения заданий и распределения работ.

К сожалению, почти наверняка Вы увидите:

лишние и не эффективные затраты времени;

неэффективные и нелогичные решения;

халатность, лень и распущенность;