Читать книгу: «Искусство создания базы данных в Microsoft Office Access 2007»
Введение
Предметом изучения данного пособия является процесс создания базы данных в Microsoft Office Access 2007, интерфейс которой отличается от предыдущих версий Access. Настоящее учебное пособие написано для студентов Института математики Сибирского федерального университета, обучающихся по направлениям и специальностям: «Математика», «Математика. Компьютерные науки», «Прикладная математика и информатика». Включенные в пособие материалы составляют практический раздел дисциплины «Основы баз данных», читаемой автором на протяжении многих лет студентам-математикам.
Цель пособия: ознакомить студентов с идеями и методами создания баз данных с помощью современных систем управления базами данных (СУБД). В качестве примера взята самая популярная и доступная на сегодняшний день реляционная СУБД ‒ Microsoft Office Access 2007 (далее просто Access). Автор не ставил перед собой задачу дать исчерпывающую информацию о СУБД Access. На этот счет имеется обширная справочная и учебная литература [1 ‒ 3, 6, 7, 9, 11, 15, 19, 21]. Настоящее пособие – учебное издание, адресованное в первую очередь студентам. Поэтому оно содержит не только теоретический материал, но и описание заданий, которые должны выполнить студенты на практических занятиях. Предполагается, что студенты знакомы с основами проектирования баз данных, изложенными в работах [4, 5, 8, 10, 12 – 14, 16 – 18, 20].
Почему называется так пособие? Причем здесь искусство? Дело в то, что в Access одно и то же действие можно реализовать различными инструментами. Функциональная избыточность – это главная особенность современных программных средств, в том числе и Access. Разумное использование этой избыточности в определенных ситуациях – искусство построения базы данных в конкретной инструментальной среде. Практические рекомендации по рациональному применению инструментов Access и предостережения от возможных ошибочных решений постоянно даются в тексте данного пособия.
Пособие включает в себя шесть тем, охватывающих полный цикл реализации проекта базы данных с помощью Access: от создания основных объектов и построения пользовательского интерфейса до администрирования базы данных. Изучение первых трех тем, касающихся таблиц, запросов и отчетов, позволяет сформировать общее представление о проблематике баз данных и особенностях построения баз данных в Access. Последние три темы, посвященные формам, макросам и настройке базы данных, направлены на отработку навыков построения пользовательского интерфейса, автоматизацию работы с отчетами и формами, обеспечение целостности и защиту данных. Каждая из шести тем содержит изложение необходимого теоретического материала. Теоретический материал дается «без воды», не перегружен иллюстрациями, снабжен подробными пошаговыми инструкциями по реализации тех или иных проектных решений. Всякая тема завершается практическими заданиями и контрольными вопросами, которые ориентированы на отработку практических навыков и закрепление пройденного материала. В пособии для любого задания предусмотрено десять вариантов – десять различных предметных областей. Все шесть заданий одного того же варианта взаимосвязаны. Их выполнение позволяет для заданной предметной области реализовать все этапы создания базы данных с помощью Access.
Используемые обозначения:
• полужирным шрифтом выделены элементы интерфейса и инструменты Access (вкладки, команды, пункты меню, названия клавиш и кнопок, заголовки диалоговых окон и инструментальных средств);
• курсивом обозначены новые термины, а также имена полей и базовых таблиц;
• знак плюс между названиями клавиш означает, что их следует нажимать одновременно, например, Ctrl + P;
• значок ☞ указывает на адресованные читателю важные замечания, рекомендации, предупреждения, ограничения, которые надо учесть.
1. Создание таблиц
База данных ‒ это динамически обновляемая информационная модель некоторой предметной области. Работа с базой данных делится на три этапа: проектирование, создание, эксплуатация. Современные базы данных создаются и эксплуатируются при помощи СУБД. СУБД Access позволяет создавать реляционные базы данных, в которых данные хранятся в виде множества связанных между собой таблиц. Всякая база данных формируется на основе проекта, который определяет ее структуру и информационные потребности пользователей. Цель данной темы: дать ответы на основополагающие вопросы, из чего состоит база данных в Access и как ее создать.
1.1. Немного теории
Основные объекты базы данных
База данных Access – это файл с расширением ACCDB (ACCDB-файл), в котором хранятся такие объекты как таблицы, запросы, отчеты, формы, макросы, модули.
Таблицы (базовые таблицы) – объекты базы данных, предназначенные для хранения информации о предметной области. Как правило, база данных состоит из нескольких связанных между собой таблиц. Каждую строку таблицы называют в Access записью, а столбец – полем.
Запросы предназначены для извлечения информации, хранящейся в одной или нескольких таблиц. С помощью запросов можно, задав ряд условий, отфильтровать и отобразить только нужные записи. В базе данных хранятся не результаты выполнения запросов, а лишь предписания описывающие, какую информацию надо извлечь из таблиц базы данных.
Отчеты служат для представления и печати информации, хранящейся в таблицах и формируемой запросами базы данных. С помощью отчетов можно просматривать и печатать нужные сведения в виде документов установленного образца. Отчеты можно запускать в любое время, и они всегда будут отражать текущее состояние базы данных.
Формы называют окнами базы данных, которые используются для просмотра, ввода и редактирования данных, организации пользовательского интерфейса. Они могут содержать кнопки для выполнения различных команд.
Модули и макросы расширяют функциональные возможности Access и позволяют автоматизировать некоторые специфические процессы обработки информации, диктуемые предметной областью.
Макросы – это программы, составленные из макрокоманд. Набор макрокоманд Access представляет собой упрощенный язык программирования и содержит несколько десятков команд. Каждая макрокоманда задает определенное действие над каким-либо объектом базы данных. Макросы чаще всего запускаются при наступлении определенных событий. Например, когда открываемый отчет пустой.
Модули (модули VBA), как и макросы, являются программами. Они пишутся на языке программирования Visual Basic для приложений (VBA). Это язык программирования более низкого уровня, чем язык макрокоманд.
Запуск системы и существующей базы данных
Чтобы запустить Access, нужно выполнить следующие действия.
1. Щелкнуть по кнопке Пуск на панели задач Windows.
2. Указать Все программы.
3. Выбрать Microsoft Office, а затем Microsoft Access.
Откроется страница Приступая к работе с Microsoft Office Access. В ней показано, с чего можно начать работу в Access. Например, можно открыть одну из недавно использованных баз данных, создать новую базу данных с помощью шаблона или создать новую пустую базу данных.
Если запуск Access осуществлен, открыть существующую базу данных можно с помощью кнопки Microsoft Office, расположенной в верхнем левом углу страницы Приступая к работе с Microsoft Office Access. Это можно сделать так.
1. Щелкнуть кнопку Microsoft Office. Откроется окно, в котором выбрать пункт Открыть.
2. В диалоговом окне Открытии документа найти ACCDB-файл базы данных и нажать кнопку Открыть.
Можно запустить Access и открыть существующую базу данных одновременно, дважды щелкнув на значке ACCDB-файла этой базы данных. Открытие существующей или новой пустой базы данных сопровождается отображением на экране главного окна Access, в котором располагаются основные элементы интерфейса.
Элементы интерфейса
В главном окне Access располагаются следующие инструменты:
• кнопка Microsoft Office в левом верхнем углу окна. Включает пункты Создать, Открыть, Сохранить, Сохранить как, Печать, Управление, Электронная почта, Опубликовать, Закрыть базу данных. Кроме того, здесь находится кнопка Параметры Access для настройки параметров запуска базы данных и вида главного окна Access;
• панель быстрого доступа (верхняя строка окна слева). Содержит наиболее часто используемые операции. Данную панель можно настроить, щелкнув стрелку в правой ее части;
• кнопки Свернуть, Свернуть в окно, Закрыть (верхняя строка окна справа). Позволяют приостановить работу с базой данных (путем сворачивания главного окна Access) или завершить работу с ней (путем закрытия главного окна Access);
• лента Office Fluent (верхняя часть главного окна). Служит основным командным интерфейсом Access. Имеет вкладки команд: Главная, Создание, Внешние данные, Работа с базами данных. Каждая вкладка разбита на группы связанных команд. Скрыть и восстановить ленту можно двойным щелчком по активной вкладке команд;
• панель сообщений системы безопасности (сразу под лентой);
• область переходов (левая часть окна). Здесь отображаются имена объектов базы данных. Всякий объект, находящийся в области переходов, может быть открыт двойным щелчком или через команду Открыть контекстного меню. Область переходов можно скрыть и потом вновь отобразить с помощью клавиши F11 или кнопки Открыть/закрыть границу области переходов;
• область данных (центральная часть окна). Служит пространством для работы с объектами базы данных. Здесь объекты создаются, изменяются и отображаются. Допускается одновременно работать с несколькими открытыми объектами. Для перехода от одного открытого объекта к другому служат вкладки документов. Вкладки документов можно скрыть, используя кнопку Параметры Access;
• строка состояния. Предназначена для вывода сообщений о состоянии хода работы с базой данных. Строку состояний можно скрыть через кнопку Параметры Access.
Существует также мини-панель инструментов. Она появляется при выделении текста для форматирования. Ее можно использовать для изменения шрифта, цвета, размера и других простейших операций форматирования. При удалении курсора от выделенного текста мини-панель постепенно исчезает. При работе с базой данных всегда можно получить справку, нажав клавишу F1 или щелкнув знак вопроса с правой стороны ленты. Для разных типов объектов базы данных Access предоставляет контекстные меню с набором основных команд. Контекстное меню вызывается щелчком правой кнопки мыши по объекту (в области переходов или в области данных).
Создание пустой базы данных
Чтобы создать новую базу данных, необходимо выполнить действия.
1. На странице Приступая к работе с Microsoft Office Access в разделе Новая пустая база данных выбрать команду Новая база данных. Откроется раздел Новая база данных.
2. В разделе Новая база данных в поле Имя файла ввести имя файла создаваемой базы данных без указания расширения. Расширение ACCDB будет добавлено автоматически. Чтобы сохранить ACCDB-файл в другой папке, отличной от используемой по умолчанию, нажать кнопку Открыть (рядом с полем Имя файла), перейти к нужной папке и нажать кнопку Ok.
3. Щелкнуть кнопку Создать.
СУБД Access построит базу данных с пустой таблицей, которой будет присвоено имя Таблица1 и откроет эту таблицу. Если на этом этапе данные вводить не нужно, то нажать кнопку Закрыть, расположенную в верхней правой части тела таблицы. Область переходов будет пустой. Для дальнейшей работы по созданию базы данных целесообразно настроить область переходов следующим образом. Щелкнуть левой кнопкой мыши в верхней строке области переходов. Откроется список параметров настройки. Выбрать Все объекты и Тип объекта Теперь в области переходов будут отображаться имена всех создаваемых объектов, причем все они будут сгруппированы по типам (вначале все таблицы, потом все запросы и т.д.).
☞ Примечание. Пустая база данных становиться хранилищем информации только тогда, когда для нее созданы таблицы и определена схема данных. Это основа для дальнейшего пополнения базы другими объектами.
Что включает в себя создание таблицы?
Таблицы составляют ядро базы данных. Любая база данных обязана содержать как минимум одну таблицу, иначе работа с базой не имеет смысла. Создание таблицы предполагает определение имени, структуры и свойств таблицы.
Имя таблицы должно быть семантически осмысленным, лаконичным и уникальным в рамках создаваемой базы данных. Оно может содержать до 64 знаков (букв или цифр), включая пробелы.
Структура таблицы определяется
• списком полей. Поля задают столбцы таблицы;
• свойствами полей. Свойства устанавливают множества допустимых значений, которые могут появляться в тех или иных столбцах таблицы;
• первичным ключом – минимальным набором полей, значения которых позволяют однозначно идентифицировать записи таблицы;
• индексами. Индексы ускорят доступ к данным, содержащимся в таблице.
Таблица как объект базы данных, представляющий собой множество полей и множество записей, обладает собственными свойствами. Эти свойства отражают особенности, которые свойственны всем полям и записям таблицы. При создании таблицы ряд ее свойств устанавливается по умолчанию.
Средства создания таблицы
Существуют два основных средства конструирования таблиц в Access: Режим таблицы и Конструктор таблиц. Им отвечают два соответствующих режима работы с таблицей: Режим таблицы и Конструктор таблиц. Через контекстное меню возможна смена режимов.
Режим таблицы имеет ряд преимуществ перед Конструктором таблиц. Во-первых, он проще в применении. Во-вторых, таблицу в процессе конструирования можно сразу обозревать и заполнять. В Конструкторе таблиц таблица только конструируется, а для просмотра результатов конструирования необходим переход в Режим таблицы. Однако Конструктор таблиц предоставляет разработчику баз данных больше инструментальных возможностей, чем Режим таблицы.
Для создания новой таблицы в существующей базе данных (возможно пока пустой) при помощи Режима таблицы нужно выполнить следующие действия.
1. Открыть базу данных.
2. Выбрать на вкладке Создание группу команд Таблицы.
3. Щелкнуть команду Таблица. Формируется пустая таблица, которой присваивается имя Таблица1. В дальнейшем это имя может быть изменено при сохранении или закрытии таблицы. Таблица откроется в Режиме таблицы и на ленте отобразится вкладка Режим таблицы.
Вкладка Режим таблицы имеет четыре группы команд (табл. 1.1).
Таблица 1.1
Для формирования новой таблицы при помощи Конструктора таблиц необходимо исполнить такие шаги.
1. Открыть базу данных.
2. Выбрать на вкладке Создание группу команд Таблицы.
3. Щелкнуть команду Конструктор таблиц. Формируется пустая таблица, которой присваивается имя Таблица1. Таблица откроется в Конструкторе таблиц. На ленте отобразится вкладка Конструктор, а в области данных – бланк конструктора.
Вкладка Конструктор обладает тремя группами команд (табл. 1.2).
Таблица 1.2
Бланк конструктора содержит три столбца:
• Имя поля. Должно быть уникальным в рамках создаваемой таблицы. Задается всегда;
• Тип данных. Определяет значения, которые можно хранить в поле. Указывается всегда;
• Описание. Необязательный параметр для записи комментария.
Бланк разбит на строки. Каждая строка бланка предназначена для описания одного поля таблицы. В нижней части бланка располагается область Свойства поля. В этой области определяются и отображаются свойства выделенного поля.
Выбор имени поля
Для каждого поля таблицы должно быть задано имя. В Access нет никаких особых ограничений на имя поля. Это может быть любой набор из 64 символов. Однако с самого начала нужно тщательно продумать имена полей таблицы, т.к. они в дальнейшем будут использоваться при создании запросов, форм и отчетов, записи выражений. Вот несколько рекомендаций:
• имя должно быть лаконичным, поскольку при вводе длинных имен больше вероятность возникновения ошибки;
• первую букву слова, включенного в имя поля, желательно делать заглавной. Например, ГруппаТоваров;
• в имени поля лучше всего не ставить пробелы, т.к. при ссылке на такие поля в выражениях придется использовать скобки, а это увеличивает длину записи выражения. Вместо пробела можно применять символ «_»;
• имена полей должны быть семантически осмысленными и однозначно интерпретируемыми. Не стоит делать два поля с названиями, которые легко перепутать;
• если одни и те же данные используются в разных таблицах, то и поля должны называться одинаково.
Свойства полей и типы данных
У всякого поля таблицы есть свойства. Данные свойства определяют множество допустимых значений поля и особенности работы с этими значениями. Наиболее важное из этих свойств – тип данных. В Access предусмотрены следующие типы данных:
• Текстовый. Произвольный набор букв, цифр и знаков пунктуации. Размер поля – память, необходимая для хранения одного значения: до 255 байт;
• Поле MEMO. Длинные текстовые фрагменты. Такой тип поддерживает тексты в формате RTF. Размер поля: до 64 Кб;
• Числовой. Числовые (целые или дробные) значения. Размер поля: 1, 2, 4, 8 или 12 байтов;
• Дата/время. Значения времени и даты. Размер поля: 8 байтов;
• Денежный. Аналогичен числовому типу. Данные этого типа не округляются во время вычислений. Размер поля: 8 байтов;
• Счетчик. Целые числа, автоматически формируемые и уникальные для каждой записи таблицы. Поле с таким типом может выступать в роли первичного ключа таблицы. Размер поля: 4 байта;
• Логический. Одно из двух значений: Истина/Ложь, Да/Нет или Вкл/Выкл;
• Поле объекта OLE. Это может быть файл с цифровой фотографией, точечным рисунком, электронная таблица или текстовый документ. Размер поля: до 1 Гб;
• Гиперссылка. Это адреса электронной почты, адреса веб-узлов. Размер поля: до 2 Кб;
• Вложения. Один или несколько файлов произвольного формата. Этот тип поддерживает больше форматов файлов, чем Поле объекта OLE. Размер поля: до 2 Гб;
• Мастер подстановок. Используется для запуска Мастера Постановок, позволяющего создавать поле, в котором в виде раскрывающегося списка отображаются значения из другой таблицы (запроса) или из постоянного списка значений. В последнем случае список хранится в текстовом виде.
После того как поле создано (указаны его имя и тип данных), требуется задать другие свойства поля. В табл.1.3 перечислены основные свойства полей и типы данных, которым присущи эти свойства.
Таблица 1.3
Свойства таблицы
Свойства таблицы отражают особенности, которые свойственны всем полям и записям таблицы. Они выводятся в Окне свойств, которое отображается в Конструкторе таблиц при нажатии команды Страница свойств. Наиболее важные свойства таблицы приведены в табл. 1.4.
Таблица 1.4
Добавление поля в режиме таблицы
Для добавления поля в существующую или новую таблицу необходимо выполнить следующие шаги.
1. Открыть таблицу в Режиме таблицы.
2. Перейти на вкладку команд Режим таблицы.
3. Выделить столбец Добавить поле (он всегда самый правый). В группе Поля и столбцы щелкнуть команду Переименовать. Курсор переместится в заголовок столбца, куда необходимо ввести имя поля.
4. В группе команд Форматирование и тип данных указать основные свойства поля: Тип данных, Формат, Обязательное, Уникальное (Индексированное поле).
Если используется база данных, состоящая из нескольких таблиц, можно поле добавить из другой таблицы. Для этого на шаге 3 следует в группе Поля и столбцы щелкнуть команду Добавить поля. Справа откроется область Список полей, в которой можно выбрать нужное поле и перетащить в таблицу. В этом случае свойства добавленного поля уже определены и их не рекомендуется изменять.
Добавление поля в режиме конструктора
Для добавления поля в существующую или новую таблицу необходимо выполнить следующие шаги.
1. Открыть таблицу в Конструкторе таблиц.
2. Перейти на вкладку Конструктор.
3. Заполнить строку бланка конструктора.
4. Заполнить область Свойства поля. Если поле ключевое, то этот факт следует учесть в свойствах поля.
Напомним, что каждая строка бланка предназначена для описания одного поля таблицы.
Добавление столбца подстановок
Столбец подстановок – это поле, значения которого выбираются из списка. Этот список может быть формирован вручную, взят из другой таблицы или запроса. Столбец подстановок можно создать различными способами. Наиболее простой из них – с помощью Мастера подстановок.
В Режиме таблицы вызвать Мастер подстановок можно следующим образом.
1. Открыть таблицу, в которой нужно создать столбец подстановок. Перейти на вкладку Режим таблицы.
2. В таблице выделить поле, которое будет столбцом подстановок.
3. В группе Поля и столбцы щелкнуть команду Столбец подстановок. Запуститься Мастер подстановок и откроется диалоговое окно Создание подстановки.
Вызвать Мастер подстановок можно также в Конструкторе таблиц. Для этого достаточно проделать следующие шаги.
1. Открыть таблицу, в которой нужно создать столбец подстановок
2. В бланке Конструктора таблиц перейти на строку, соответствующую полю, которое должно стать столбцом подстановок.
3. В столбце Тип данных в раскрывающемся списке выбрать Мастер подстановок. Запуститься Мастер подстановок и откроется окно Создание подстановки.
Чтобы организовать фиксированный список значений, следует выполнить действия.
1. В окне Создание подстановки выбрать Будет введен фиксированный набор значений. Щелкнуть кнопку Далее.
2. Указать число столбцов списка. Ввести значения в ячейки списка. Щелкнуть кнопку Далее.
3. Задать подпись, которую должен иметь столбец подстановок.
4. Снять флажок в свойстве Разрешить несколько значений. Щелкнуть кнопку Готово.
Для создания столбца подстановок в виде списка значений из таблицы или запроса нужно осуществить надлежащие шаги.
1. В окне Создание подстановки выбрать Объект «столбец постановки» будет использовать значения из таблицы или запроса. Щелкнуть кнопку Далее.
2. Указать таблицу или запрос со значениями, необходимыми для подстановки. Щелкнуть кнопку Далее.
3. Отобрать поля для подстановки. Щелкнуть кнопку Далее.
4. Определить порядок сортировки значений в подстановке. Щелкнуть кнопку Далее.
5. Если на шаге 3 было выбрано несколько полей, то снять флажок Скрыть ключевой столбец. В этом случае будут отображаться все столбцы подстановки. Щелкнуть кнопку Далее.
6. Если на шаге 3 было выбрано несколько полей, то требуется указать поле, значение которого будет записываться в таблицу, в которой формируется подстановка. Щелкнуть кнопку Далее.
7. Задать подпись, которую должен иметь столбец подстановок.
8. Снять флажок в свойстве Разрешить несколько значений. Щелкнуть кнопку Готово.
Столбец подстановок будет создан. Свойства подстановки можно просмотреть и изменить в бланке конструктора, открыв вкладку Подстановка в области Свойства поля. Здесь целесообразно свойство Разрешить изменение списка значений установить в состояние Да. Это позволит добавлять в список новые значения. Можно разрешить в поле вводить значения, которых нет в списке, не изменяя при этом сам список. Для цели свойству Ограничиться списком надо присвоить значение Нет.
☞ Примечание. В Access допускается формирование столбца подстановок, разрешающего выбор из списка сразу несколько значений. Достаточно при создании столбца подстановок при помощи мастера установить флажок в свойстве Разрешить несколько значений.
Определение первичного ключа
Первичный ключ таблицы – это одно или несколько полей, значения которых уникальные для каждой записи таблицы. Другими словами, первичный ключ однозначно определяет каждую запись таблицы. Значения ключа, если и меняются, то крайне редко (лучше всего – никогда). Если первичный ключ состоит из одного поля, то его называют простым, если из несколько полей, то – составным ключом. Поля, входящие в первичный ключ, именуют ключевыми полями. Для любой базовой таблицы требуется определить первичный ключ. Для первичного ключа автоматически создается индекс, ускоряющий выполнение запросов к базе данных. В Access постоянно проверяется уникальность значений ключа. Первичные ключи таблиц обязательны при формировании схемы данных.
Желательно в качестве ключевых полей брать поля, отражающие свойства объектов предметной области. Если таких полей нет (или их слишком много), то в роли простого ключа может выступать поле типа Счетчик.
Для простого ключа должны быть установлены свойства: Обязательное поле (Да), Индексированное поле (Да). Если ключ составной, то все ключевые поля должны иметь свойство Обязательное поле (Да). Между тем, свойство Индексированное поле следует установить в состояние Нет, т.к. отдельное ключевое поле может иметь повторяющиеся значения.
При создании таблицы в Режиме таблицы первичный ключ создается автоматически. Им является поле типа Счетчик. Это поле скрыто. Чтобы его увидеть, нужно перейти в Конструктор таблиц.
Для определения первичного (простого или составного) ключа требуется выполнить действия.
1. Открыть таблицу в Конструкторе таблиц.
2. Выбрать поле, которое нужно использовать в качестве ключа. Чтобы выбрать несколько ключевых полей, следует при выделении полей удерживать клавишу Ctrl.
3. На вкладке Конструктор в группе Сервис щелкнуть команду Ключевое поле. Можно воспользоваться также командой Ключевое поле контекстного меню. В результате слева от имени каждого ключевого поля появится индикатор ключа ‒ символ «
».
Для удаления ключа необходимо выполнить действия.
1. Открыть таблицу в Конструкторе таблиц.
2. Выбрать ключевые поля.
3. На вкладке Конструктор в группе Сервис щелкнуть команду Ключевое поле. Индикатор ключа исчезнет.
☞ Примечание. Базовая таблица может иметь только один первичный ключ. Чтобы его изменить, надо старый ключ удалить и определить новый первичный ключ. Эти действия возможны лишь в Конструкторе таблиц.
Сохранение таблицы
Когда все поля добавлены, необходимо сохранить таблицу. Для этого требуется выполнить действия.
1. Щелкнуть кнопку Microsoft Office.
2. Выбрать команду Сохранить.
3. Ввести имя таблицы, если таблица сохраняется впервые. Щелкнуть кнопку Ok.
Те же действия можно осуществить при помощи команды Сохранить контекстного меню или Панели быстрого доступа. После этого таблицу целесообразно открыть в режиме Конструктор таблиц и настроить свойства таблицы в Окне свойств.
Создание схемы данных
Основная стратегия при проектировании структуры базы данных – неизбыточность данных. С этой целью вся подлежащая хранению информация о предметной области распределяется по таблицам. После того как таблицы созданы, они должны быть связаны между собой через общие поля. Межтабличные связи делают базу данных единым целым. В соответствии с межтабличными связями реализуются операции соединения таблиц при выполнении многотабличных запросов, форм и отчетов. Межтабличные связи – основа обеспечения целостности данных. Суть целостности данных: сведения, хранящиеся в разных таблицах, должны быть согласованными, т.е. не должны содержать противоречивую информацию.
Для межтабличных связей характерно следующее:
• каждая связь устанавливает отношение между двумя таблицами, т.е. является бинарной. В этой связи одна из таблиц играет роль основной, а другая – подчиненной. Разделение ролей условное;
• связываемые таблицы должны иметь первичные ключи;
• связываемые таблицы должны иметь общие поля. Только через общие поля устанавливается связь между таблицами. Общие поля (их называют полями связи) – поля с одинаковыми именами, одним и тем же типом данных;
• подчиненной считают таблицу, у которой поле связи совпадает с первичным ключом. В основной таблице поле связи может быть первичным ключом, частью первичного ключа или вовсе не входить в ключ. Если в основной таблице поле связи не является первичным ключом, то его называют внешним ключом таблицы;
• возможные степени связи: «один-к-одному», «один-ко-многим». При степени «один-к-одному» связываемые таблицы равноправны, поскольку полями связи выступают первичные ключи связываемых таблиц. В этих условиях каждая запись первой таблицы может быть связана не более чем с одной записью второй таблицы и наоборот. При степени «один-ко-многим» всегда «один» со стороны подчиненной таблицы (где поле связи – первичный ключ) и «много» со стороны основной таблицы. Это означает, что каждая запись подчиненной таблицы может быть связана со многими записи основной таблиц, однако всякой записи основной таблицы может соответствовать лишь одна запись подчиненной таблицы.
В Access всякая межтабличная связь имеет параметры, которые представлены в табл.1.5. Совокупность всех межтабличных связей базы данных называют схемой данных.
☞ Рекомендация. Не следует вводить данные в таблицы до формирования схемы данных, поскольку возможно нарушение целостности данных. Если в дальнейшем при связывании таблиц будет обнаружено нарушение целостности данных, Access не разрешит создать связь между таблицами, и потребует вначале удалить из них противоречивые данные.
Схема данных формируется следующим образом.
1. Открыть базу данных.
2. Перейти на вкладку Работа с базами данных.
3. В группе Показать или скрыть щелкнуть команду Схема данных. Если в базе данных к настоящему времени никаких связей не определено, автоматически открывается окно Добавление таблицы. Если данное окно не отображается, то его можно вызвать командой Добавить таблицу контекстного меню.
4. В окне Добавление таблицы выбрать таблицы базы данных, и затем это окно закрыть.
5. Установить связи между таблицами. Определение каждой отдельной связи сводится к перетаскиванию поля связи из подчиненной таблицы в поле связи основной таблицы. Если связываемые таблицы равноправны, то направление перетаскивания не имеет значения. Если перетаскивание состоялось (об этом свидетельствует отображение символа «1» рядом с подчиненной таблицей и символа «∞» или «1» вблизи основной таблицы), открывается окно Изменение связи.
6. Задать параметры связи. Нажать кнопку Ok.
7. Схему данных сохранить.
После создания схемы можно начинать работу с базой данных.
Таблица 1.5
Форматирование внешнего вида таблицы
Хотя формат, используемый по умолчанию в Access для оформления таблиц, достаточно удобный и простой, при желании его можно изменить. Например, можно увеличить шрифт, изменить оформление ячеек, отменить или установить линии сетки, отрегулировать ширину столбцов и т.п. Средства форматирования таблицы доступны в Режиме таблицы на вкладке Главная в группе команд Шрифт. Если щелкнуть стрелку в правой части группы команд Шрифт, то откроется окно Формат таблицы, в котором можно установить дополнительные параметры форматирования внешнего вида таблицы.
Ширину каждого столбца можно изменить двумя способами. Первый способ: выделить столбец и в контекстном меню щелкнуть команду Ширина столбца, откроется диалоговое окно Ширина столбца, в котором следует задать значение ширины столбца. Второй способ: щелкнуть дважды на черте, разделяющей заголовки столбцов, ширина столбца установиться по ширине отображаемых в нем данных.
Дополнение и редактирование записей
Заполнение таблицы осуществляется в Режиме таблицы. При внесении записей в таблицу Access неизменно осуществляет проверку на соответствие вводимых данных типу полей и ограничениям целостности, указанным в свойствах полей и свойствах таблицы.
Для работы с записями таблицы в Access имеется несколько инструментальных средств. Так, для этих целей предназначена группа команд Записи на вкладке Главная. Для перемещения по записям таблицы служит строка Запись, расположенная внизу таблицы. Контекстное меню строки таблицы дает набор команд, позволяющих добавить новую запись, удалить или скопировать выделенную запись. Новая запись всегда вносится в конец таблицы. Копировать можно часть записи, всю запись целиком, несколько записей сразу.
☞ Предостережение. При копировании надо не забывать об уникальности значений ключа таблицы. Об этом вам обязательно напомнит Access при попытке сохранить таблицу. Указания на некорректное добавление, обновление и удаление записей будут выдаваться всякий раз, когда возникнут нарушения параметров, установленных в схеме данных для межтабличных связей.
Подтаблицы и итоги
Если таблица участвует в межтабличных связях, то при заполнении такой таблицы можно тут же на экране отображать связанную с ней таблицу (ее называют подтаблицей).
Чтобы определить подтаблицу необходимо открыть Окно свойств исходной таблицы. Затем щелкнуть стрелку в свойстве Имя подтаблицы. Откроется список, в котором нужно выбрать имя таблицы, которая будет выступать в роли подтаблицы. В свойствах Подчиненные поля и Основные поля указать поля связи таблиц.
Можно поступить проще. Щелкнуть знак «+» в левой части любой записи исходной таблицы. Откроется диалоговое окно Вставка подтаблицы. В этом окне следует найти имя таблицы, которую надлежит выводить в качестве подтаблицы. Кроме того, будет предложено уточнить поля связи таблиц, определенные схемой данных. После этого щелчок по знаку «+» в выделенной записи исходной таблицы приведет к отображению связанных с ней записей подтаблицы, и замене знака «+» на знак «‒». Щелчок по знаку «‒» закроет подтаблицу.
Для работы с подтаблицами предназначены также команды, находящиеся на вкладке Главная в группе Записи. При нажатии здесь кнопки Дополнительно становятся доступны команды, указанные в табл. 1.6.
☞ Ограничение. В Access разрешено до восьми уровней вложенности подтаблиц.
Таблица 1.6
Если в таблице есть поля, имеющие тип данных Числовой или Денежный, то для них допускается вычисление статистических функций. Для этого на вкладке Главная в группе Записи следует щелкнуть команду Итоги. В последней строке таблицы выведется строка итогов. По умолчанию всегда отображается значение функции Сумма. Однако, при необходимости для каждого столбца можно выбрать свою статистическую функцию, либо вообще отменить итог, указав Нет. Повторный щелчок по команде Итоги скроет строку итогов.
Сортировка записей
СУБД Access позволяет сортировать записи таблицы по одному или нескольким полям по возрастанию или убыванию. При этом все записи остаются на своих местах в таблице, меняется лишь порядок отображения их на экране.
☞ Ограничение. Запрещена сортировка по полям типа Вложение и Поле объекта OLE.
Для сортировки записей по одному полю требуется выполнить следующие действия.
1. Открыть таблицу в Режиме таблицы.
2. Щелкнуть правой кнопкой мыши столбец, по которому надо отсортировать записи.
3. В контекстном меню выбрать команду, определяющую порядок сортировки. Команды сортировки зависят от типа данных, содержащихся в выделенном столбце (табл. 1.7).
Для упорядочивания записей таблицы по двум и более полям, требуется указать, какие из полей будут использоваться в качестве внутренних и внешних полей сортировки. Например, если необходимо выполнить сортировку таблицы СписокПреподавателей по коду кафедры, а внутри кафедры по табельному номеру преподавателя, то код кафедры следует рассматривать как внешнее поле, а табельный номер преподавателя как внутреннее поле сортировки. Следует иметь в виду, что всегда вначале устанавливается сортировка по внутреннему полю, затем по внешнему полю. Чтобы определенный порядок сортировки применялся всегда при открытии таблицы, нужно свойство Сортировка при загрузке в Окне свойств таблицы установить в состояние Да. Для отмены сортировки необходимо на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр щелкнуть команду Очистить все сортировки, которая отменит сортировки как по внутренним, так и по внешним полям таблицы.
Таблица 1.7
Поиск записей
Таблицы могут иметь очень большое число записей, что затрудняет нахождение нужной информации. В таких случаях необходим поиск. В Access имеется группа команд Найти на вкладке Главная, с помощью которых можно реализовать поиск требуемых записей. Отметим, что существуют и другие инструменты поиска. В целом можно выделить четыре способа поиска конкретной записи (табл. 1.8).
Таблица 1.8
Переходы по записям можно осуществлять с помощью клавиш переходов, команды Перейти на вкладке Главная или кнопок переходов, расположенных в нижнее части открытой таблицы.
Для поиска записей, удовлетворяющих условию, можно использовать диалоговое окно Поиск и замена. Вызов этого окна выполняется следующим образом.
1. Открыть таблицу в Режиме таблицы.
2. На вкладке Главная в группе Найти щелкнуть команду Найти. Откроется диалоговое окно Поиск и замена.
3. Выделить поле, по которому нужно выполнить поиск.
4. На вкладке Поиск в поле Образец ввести значение, которое требуется найти. Это будет условием поиска.
5. При необходимости можно воспользоваться полем Поиск в, чтобы сменить поиск в отдельном выделенном поле на поиск образца во всей таблице.
6. В списке Совпадение определить режим сравнения с образцом: С любой частью поля, Поля целиком или С началом поля.
7. В списке Просмотр указать область поиска: Все ‒ поиск среди всех записей таблицы; Вверх ‒ поиск среди записей, расположенных выше выделенной записи; Вниз ‒ поиск среди записей, расположенных вслед за выделенной записью.
8. Если записей, удовлетворяющих условию нет, то выдается сообщение, что образец не найден. Если существует несколько записей, отвечающих образцу, то выделяется первая из них. Для просмотра дальнейших результатов поиска следует нажать кнопку Найти далее в диалоговом окне Поиск и замена.
9. Чтобы закрыть окно Поиск и замена, необходимо щелкнуть кнопку Отмена.
Подобным образом используется вкладка Замена диалогового окна Поиск и замена. С помощью ее можно делать замену одного значения (оно выступает в качестве образца) на другое.
☞ Примечание. Допускается при поиске и замене учитывать регистр и формат полей.
Использование фильтров
С помощью фильтров можно отображать на экране только те записи, которые удовлетворяют заданному критерию. Для каждого типа данных в Access предусмотрено несколько готовых (встроенных) фильтров. Они доступны в виде команд контекстного меню при выделении столбца таблицы и при щелчке по команде Фильтр на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр. Эти команды позволяют выполнить фильтрацию по одному полю (по выделенному значению или группе значений, устанавливаемой отношениями типа «равно», «не равно», «больше», «меньше», «между», части текстового значения типа «начинается с», «заканчивается на» и т.п.). Наиболее богатый список готовых фильтров предусмотрен для полей типа Дата/время.
Если требуется фильтрация по нескольким полям, то это можно сделать путем последовательного применения нескольких фильтров или использования расширенного фильтра. Расширенный фильтр подобен запросу. Этот фильтр можно сформировать командой Расширенный фильтр, которую можно найти в списке Дополнительно на вкладке Главная группы Сортировка и фильтр.
С отфильтрованными записями можно работать точно так же, как и со всей таблицей. Например, можно добавлять, изменять, удалять записи.
Чтобы вернуться к отображению без фильтра, необходимо щелкнуть кнопку Применить фильтр на вкладке Главная группы Сортировка и фильтр. К отмененному фильтру можно всегда вернуться, повторив это действие. Отключить или включить фильтр можно также кнопкой Без фильтра/С фильтром в строке кнопок переходов по записям. Чтобы снять все фильтры для таблицы, в списке Дополнительно на вкладке Главная группы Сортировка и фильтр необходимо выбрать команду Очистить все фильтры.
☞ Примечание. Параметры фильтра сохраняются при смене режимов работы с таблицей, т.е. до закрытия таблицы.
Для автоматического применения текущих фильтров при последующем открытии таблицы следует выбрать для свойства Фильтр при загрузке значение Да. Это свойство устанавливается в Окне свойств таблицы.
Предварительный просмотр и печать таблицы
Закончив ввод записей в таблицу, выполнив фильтрацию и сортировку, можно напечатать таблицу, чтобы иметь копию данных на бумаге. Прежде чем печатать таблицу, имеет смысл просмотреть, как она будет выглядеть в напечатанном виде. Для этого можно применить команду Предварительный просмотр. Доступ к этой команде и командам печати осуществляется через пункт Печать кнопки Microsoft Office.
При выборе команды Предварительный просмотр открывается окно и панель инструментов Предварительный просмотр, с помощью которых можно настроить параметры страницы, указать ориентацию страницы, выбрать размеры полей и др. Чтобы завершить предварительный просмотр и напечатать таблицу, нужно на панели инструментов Предварительный просмотр вначале щелкнуть команду Печать, а затем команду Закрыть окно предварительного просмотра.
Определение индексов
Одним из способов повышения быстродействия таблиц является создание индексов для полей, которые часто используются для поиска и извлечения данных. В таблицах индексы применяются точно так же, как предметные и именные указатели в книгах. Индекс – это внутреннее (скрытое от пользователя) представление таблицы, в котором
• значения полей, входящие в индекс, упорядочены;
• каждому значению приписана информация о месторасположении записей с этим значением в исходной таблице.
Индекс может состоять из одного или несколько полей. В первом случае говорят о простом индексе, а во втором – о составном индексе. Поля таблицы, входящие в индексы называют индексированными полями.
☞ Ограничения. В Access индексированными не могут быть поля типа Вложение и Поле объекта OLE. Составной индекс не может содержать более 10 индексированных полей.
Индекс считается уникальным, если комбинации значений индексированных полей не повторяются. Для одной таблицы может быть создано несколько индексов. При определении первичного ключа Access автоматически формирует уникальный первичный индекс. Все другие индексы необходимо создавать.
Простой индекс можно создать с помощью установки свойства Индексированное поле. Для этого надо выполнить следующие действия.
1. Открыть таблицу в Конструкторе таблиц.
2. Щелкнуть Имя поля для поля, которое следует проиндексировать – создать по нему индекс.
3. В области Свойства поля отрыть вкладку Общие.
4. В свойстве Индексированное поле установит значение Да (Допускаются совпадения), если следует разрешить повторяющиеся значения, или значение Нет (Совпадения не допускаются), чтобы создать уникальный индекс.
5. Изменения сохранить.
Существует универсальное средство формирования индекса, вне зависимости от того, является ли он простым или составным. Это команда Индексы. Она доступна в Конструкторе таблиц. С помощью команды Индексы можно сразу создать все необходимые для таблицы индексы.
1. Открыть таблицу в Конструкторе таблиц.
2. На вкладке Конструктор в группе Показать или скрыть щелкнуть команду Индексы. Откроется окно Индексы, которое содержит бланк с тремя столбцами (Индекс, Имя поля, Порядок сортировки) и область Свойства индекса.
3. Если таблица имеет ключ, то в данном окне будет отображаться уникальный первичный индекс с именем PrimaryKey.
4. Внести в бланк сведения об индексах. Учесть, что в столбце Индекс указывается имя индекса, в столбце Имя поля – имена полей, входящих в индекс. Если индекс составной, то имя индекса задается только для первого поля. Для задания имен полей можно использовать выпадающий список всех полей таблицы. По умолчанию значения ключевых полей упорядочиваются по возрастанию. Однако этот порядок можно изменить, воспользовавшись столбом Порядок сортировки.
5. Установить свойства индексов: Первичный – значение Да, если индекс является первичным ключом; Уникальный – значение Да, если не допускается повторение значений индекса; Пропуск пустых полей – значение Да, если записи с пустыми индексированными полями следует исключить из индекса.
6. Изменения сохранить.
☞ Предостережение. Важно знать, что использование индексов значительно ускоряет доступ к данным, хранящимся в таблице. Однако для индексированных таблиц замедляется процесс обновления данных, т.к. требуется дополнительное время на актуализацию индексов.
Если индекс становиться ненужным или он сильно увеличивает время обновления данных, то его можно удалить с помощью команды Индексы. Удаление затрагивает только сам индекс, а не поля, которые были в него включены.
Документирование базы данных
В Access имеется возможность создать документ (отчет), в котором будет отображена схема данных. Создание и печать такого отчета выполняется следующим образом.
1. Открыть базу данных.
2. Перейти на вкладку Работа с базами данных.
3. В группе Показать или скрыть щелкнуть команду Схема данных. Открыть схему данных.
4. Перейти на вкладку Конструктор.
5. В группе Сервис щелкнуть команду Отчет по схеме данных. В режиме предварительного просмотра откроется построенный отчет.
6. С помощью команд вкладки Предварительный просмотр настроить отчет для печати.
7. Щелкнуть команду Печать.
Для формирования отчета, содержащего характеристики таблиц базы данных, предназначена команда Архивариус. Чтобы воспользоваться этой командой, нужно осуществить следующие шаги.
1. Открыть базу данных.
2. Перейти на вкладку Работа с базами данных.
3. В группе Анализ щелкнуть команду Архивариус. Откроется диалоговое окно Архивариус.
4. В этом окне выбрать вкладку Таблицы.
5. Выбрать один или несколько объектов, которые имеются на вкладке Таблицы. Чтобы выбрать все объекты, надо нажать кнопку Выделить все.
6. Нажать кнопку Параметры. Откроется окно Печать описания таблицы, в котором следует задать характеристики, которые должны отображаться в отчете. Это могут быть свойства таблиц, межтабличные связи, описание полей, описание индексов.
7. Щелкнуть кнопку Ok. Сформированный отчет откроется в режиме Предварительный просмотр.
8. С помощью команд вкладки Предварительный просмотр настроить отчет для печати.
9. Щелкнуть команду Печать.
☞ Примечание. С помощью команды Архивариус можно документировать не только таблицы, но и все другие объекты базы данных.
1.2. Отработка практических навыков: выполняем задание 1
1. Запустить Access и создать пустую базу данных. Присвоить файлу базы данных имя, указанное в варианте задания (см. подраздел 1.3 «Варианты задания 1»).
2. Ознакомиться с интерфейсом Access. Выполнить настройку области переходов.
3. Используя Конструктор таблиц, создать базовые таблицы, указанные в варианте задания. При создании таблиц
• всем полям дать имена, которые будет удобно применять в выражениях. Для каждого поля указать псевдоним – краткое семантически осмысленное название. Псевдоним внести в свойство поля Подпись;
• для полей типа Дата/время определить свойство Маска ввода;
• там, где это целесообразно задать и применить столбцы подстановок. В этих подстановках запретить использование нескольких значений, разрешить изменение списка значений, разрешить ввод значений, которых нет в списке, не изменяя при этом сам список;
• в свойствах полей и таблицы учесть ограничения целостности, приведенные в варианте задания. Предусмотреть выдачу предупреждающих сообщений, если заданные ограничения целостности будут нарушены при заполнении таблиц;
• определить первичные ключи. В качестве ключей взять поля, указанные в варианте задания (они отмечены символом
). В зависимости от того, является ли ключ простым или составным, установить для ключевых полей соответствующие значения свойств Обязательное поле, Индексированное поле;
• определить индексы таблиц.
4. Установить связи между таблицами базы данных и построить схему данных. Для каждой межтабличной связи задать параметры:
• Обеспечение целостности данных (Да);
• Каскадное обновление связанных записей (Да);
• Каскадное удаление связанных записей (Да).
5. Выполнить форматирование внешнего вида таблиц базы данных.
6. Заполнить таблицы базы данных, введя в каждую из них не менее 10 – 15 записей. Предварительно добавить подтаблицы (там, где это имеет смысл). Использовать команду Итоги, если в таблицах есть данные типа Числовой и Денежный.
7. Отсортировать таблицы по первичному ключу.
8. Используя диалоговое окно Поиск и замена, выполнить в одной из таблиц базы данных поиск записей, удовлетворяющих некоторому условию. Условие поиска придумать самостоятельно. Проверить возможности вкладки Замена диалогового окна Поиск и замена.
9. Проверить действие встроенных фильтров для всех типов данных, применяемых в таблицах вашей базы данных.
10. Выполнить предварительный просмотр всех таблиц базы данных. При необходимости настроить параметры страниц для печати содержимого базы данных.
11. Осуществить документирование созданной базы данных, т.е. сформировать
• отчет для схемы данных;
• отчет, содержащий характеристики таблиц.
12. Ответить на контрольные вопросы.
1.3. Варианты задания 1
Вариант 1. База данных «студенческая научная работа»
Кафедры
Индекс: КодКафедры.
Ограничение целостности: номер телефона не превышает семи значащих десятичных цифр.
НаучныеРруководители
Индексы: ТабельныйНомерНаучногоРуководителя; КодКафедры.
Ограничение целостности: номер телефона не превышает семи значащих десятичных цифр.
Студенты
Индексы: ТабельныйНомерНаучногоРуководителя; НомерЗачетнойКнижки + Группа (составной индекс из двух полей).
Ограничение целостности: дата рождения строго меньше текущей даты.
Вариант 2. База данных «абоненты телефонной компании»
Абоненты
Индексы: РегистрационныйНомерАбонента; Улица + РегистрационныйНомерАбонента (составной индекс из двух полей).
Телефоны
Индексы: НомерТелефона; РегистрационныйНомерАбонента.
Ограничение целостности: тариф оплаты не более 1000 рублей.
Оплата
Индексы: НомерТелефона; ДатаОплаты; Номер-Телефона + ДатаОплаты (составной индекс из двух полей).
Ограничение целостности: дата оплаты не больше текущей даты.
Вариант 3. База данных «статистика медицинского учреждения»
Диагнозы
Индекс: КодДиагноза.
Ограничение целостности: нормативное число дней лечения в стационаре не более 30.
Отделения
Индекс: КодОтделения.
Ограничение целостности: код отделение – трехзначное целое число.
Пациенты
Индексы: НомерКарты; КодОтделения; КодДиагноза; ДатаПоступления + НомерКарты (составной индекс из двух полей).
Ограничения целостности: номер карты не превышает 10000; дата поступления не больше текущей даты.
Вариант 4. База данных «заработная плата сотрудников»
ТарифнаяСетка
Индекс: НомерРазряда.
Ограничения целостности: номер разряда имеет значения от 1 до 10; размер оклада не более 50000 рублей.
Должности
Индексы: КодДолжности; НомерРазряда.
Ограничение целостности: код должности ‒ трехзначное целое число.
Персонал
Индексы: ТабельныйНомерСотрудника; Номер-Отдела + ТабельныйНомерСотрудника (составной индекс из двух полей).
Ограничение целостности: номер отдела ‒ положительное целое число, значение которого не более 99.
Вариант 5. База данных «учет прихода товара»
ТоварныеГруппы
Индекс: НомерТоварнойГруппы.
Ограничение целостности: номер товарной группы ‒ двухзначное целое число.
Товары
Индексы: Штрих-код; НомерТоварнойГруппы + Штрих-код (составной индекс из двух полей).
Ограничения целостности: значения штрих-кода не превышает семи значащих десятичных цифр; цена товара не менее 5 и не более 100000 рублей.
Приход
Индексы: ДатаПрихода + Штрих-код (составной индекс из двух полей); Штрих-код; Поставщик.
Ограничение целостности: количество товара не более 1000 единиц.
Вариант 6. База данных «расписание движения пригородных поездов»
ПунктыНазначения
Индексы: КодПунктаНазначения; Расстояние + КодПунктаНазначения (составной индекс из двух полей).
Ограничения целостности: время следования не более 5 часов; расстояние не более 300 км.
Поезда
Индекс: НомерПоезда.
Ограничение целостности: нормативное число посадочных мест не более 500.
Расписание
Индекс: НомерПоезда + Дата/ВремяПрибытия (Убытия)ВКрасноярск (составной индекс из двух полей).
Вариант 7. База данных «кадры»
ОтделыПредприятия
Индекс: НомерОтдела.
Ограничение целостности: номер отдела ‒ двузначное целое число.
Сотрудники
Индексы: ТабельныйНомерСотрудника; Пол + ТабельныйНомерСотрудника (составной индекс из двух полей).
Ограничение целостности: дата рождения не превышает текущей даты.
ПоступленияПереводы
Индексы: ДатаПоступления(Перевода) + ТабельныйНомерСотрудника (составной индекс из двух полей); НомерОтдела.
Ограничение целостности: дата поступления (перевода) не превышает текущей даты.
Вариант 8. База данных «учебное расписание»
УчебныеДисциплины
Индекс: КодДисциплины.
Ограничение целостности: плановое количество часов за семестр не более 144.
Преподаватели
Индекс: ТабельныйНомерПреподавателя.
Ограничение целостности: номер телефона не превышает семи значащих десятичных цифр.
РасписаниеЗанятий
Индекс: ДеньНедели + Лента + ТабельныйНомерПреподавателя (составной индекс из трех полей).
Ограничения целостности: день недели – это числовые значения от 1 до 7; номер ленты – это числовые значения от 1 до 6.
Вариант 9. База данных «учет заказов покупателей»
Товары
Индексы: Штрих-код; КатегорияТовара + Штрих-код (составной индекс из двух полей).
Ограничение целостности: значения штрих-кода не превышает семи значащих десятичных цифр.
Покупатели
Индекс: РегистрационныйНомерПокупателя.
Ограничение целостности: регистрационный номер покупателя – трехзначное целое число.
Заказы
Индекс: ДатаЗаказа + НомерЗаказа (составной индекс из двух полей).
Ограничения целостности: номер заказа – это числовые значения от 1 до 1000; дата заказа не больше текущей даты; количество не более 100.
Вариант 10. База данных «биржа труда»
Безработные
Индекс: РегистрационныйНомерБезработного.
Ограничения целостности: номер телефона не превышает семи значащих десятичных цифр; стаж не более 50 лет.
Профессии
Индекс: КодПрофессии.
Предприятия
Индекс: КодПредприятия.
Вакансии
Индекс: КодПредприятия + КодПрофессии (составной индекс из двух полей).
Ограничение целостности: размер оклада не более 50000 рублей.
1.4. Контрольные вопросы
1. Является ли Access реляционной СУБД и почему?
2. Какие объекты может содержать база данных в Access? Укажите их назначение. Какие объекты базы данных являются обязательными, какие – нет? Какое расширение имеет исходный файл базы данных?
3. Как можно осуществить запуск Access и открытие существующей базы данных? Продемонстрируйте эти действия. Поясните функции основных элементов интерфейса Access.
4. Для чего предназначена область переходов? Как можно выполнить настройку области переходов?
5. Какие действия необходимо осуществить, чтобы создать базу данных? Как в Access можно построить пустую базу данных?
6. Что включает в себя создание таблицы? При помощи каких инструментов можно формировать в Access таблицы? Укажите и покажите, как можно добавлять в таблицу поля или удалять из таблицы поля.
7. Какие типы данных могут быть назначены полям таблицы в Access? Каким образом можно задавать и изменять тип данных поля таблицы? Какие свойства может иметь поле таблицы?
8. Какие типы данных допускают выполнение арифметических операций? Чем тип данных Числовой отличается от типа Денежный? Продемонстрируйте разницу этих типов на примере.
9. Для чего предназначен тип данных Счетчик? Какие типы счетчиков возможны в Access? Какое максимально допустимое значение может содержать поле типа Счетчик с последовательными значениями? Можно ли сортировать, фильтровать и индексировать такие поля? Продемонстрируйте использование этого типа данных на вашей базе данных.
10. Для чего используется тип данных Поле объекта OLE? Продемонстрируйте применение этого типа на вашей базе данных. Можно ли сортировать и индексировать такие поля? Какой фильтр можно установить для данных типа Поле объекта OLE?
11. Чем тип данных Текстовый отличается от типа Поле MEMO? Можно ли сортировать данные типа Поле MEMO? Покажите это на примере. Какой фильтр можно установить для данных типа Поле MEMO?
12. Для каких типов данных возможно использование свойства поля Маска ввода? Продемонстрируйте применение этого свойства на одной из таблиц вашей базы данных.
13. Для чего предназначен столбец подстановок? Как можно организовать столбец подстановок в виде списка значений из другой таблицы? Как можно сформировать столбец подстановок в виде фиксированного набора значений? Как можно пополнять этот набор значений?
14. Для чего предназначено свойство поля Значение по умолчанию? Как можно воспользоваться этими свойством, чтобы в поле типа Дата/время всегда изначально отображалась текущая дата?
15. Для какой цели служат свойства поля Условие на значение и Сообщение об ошибке? Как можно вызвать Построитель выражений при определении свойства Условие на значение?
16. Для чего предназначены свойства поля Обязательное поле и Индексированное поле? Для каких типов данных могут быть определены эти свойства?
17. С помощью какого свойства можно установить отображение календаря при вводе данных типа Дата/время?
18. Что такое первичный ключ таблицы? Можно ли работать с таблицей, для которой не объявлен первичный ключ? Покажите, как можно определить простой и составной первичный ключ. Сколько полей может содержать составной ключ? Какие свойства могут иметь ключевые поля таблицы?
19. Что такое подтаблица таблицы базы данных. Каким образом можно организовать вставку, развертывание, свертывание и удаление подтаблиц? Сколько уровней вложенности подтаблиц допускается в Access?
20. Каким образом возможно модифицирование структуры базовой таблицы (добавление, удаление, переименование полей, изменение типа данных и свойств полей и т.п.)? В каких режимах допускается внесение данных в базовую таблицу?
21. Какие свойства имеет таблица как объект базы данных? Как можно изменить эти свойства?
22. Для чего предназначена схема данных? Можно ли работать с базой данных без схемы? Укажите последовательность действий, необходимых для создания и редактирования схемы данных.
23. Какие межтабличные связи возможны в Access? Какие параметры имеет всякая межтабличная связь? Как устанавливаются Параметры объединения таблиц при создании схемы данных? Какие режимы соединений таблиц допускаются в Access?
24. Что представляет собой ссылочная целостность данных? Как осуществляется контроль ссылочной целостности базы данных? Покажите, как действует этот контроль в вашей базе данных.
25. Как работает механизм каскадных удалений и изменений таблиц базы данных? Продемонстрируйте функционирование этого механизма на вашей базе данных.
26. Какие средства форматирования внешнего вида таблиц существуют в Access? Примените эти средства к таблицам вашей базы данных.
27. На какие типы данных действует команда Итоги, находящаяся в группе Записи на вкладке Главная?
28. Каким образом можно упорядочивать информацию в таблице? По каким типам полей возможна сортировка? Как осуществить сортировку по двум и более полям?
29. Где можно просмотреть определенные для таблицы сортировки? Как можно удалить все сортировки? Как сохранить установленную сортировку, т.е. сделать так, чтобы она автоматически выполнялась при каждом открытии таблицы?
30. Какие способы поиска записей существуют в Access? Какие возможности предоставляет диалоговое окно Поиск и замена? Как вызвать это окно? Продемонстрируйте работу с данным окном для поиска записей.
31. Что представляют собой фильтры и для чего они предназначены? Какие встроенные фильтры существуют в Access? Указать способы применения и отмены встроенных фильтров.
32. Как организовать фильтр для отбора записей по значению нескольких полей? Продемонстрируйте работу такого фильтра на вашей базе данных.
33. Где можно просмотреть последний заданный в таблице фильтр? Как можно очистить все фильтры? Как сохранить установленный фильтр, т.е. сделать так, чтобы он автоматически выполнялся при каждой загрузке таблицы?
34. Зачем нужно индексировать таблицу? Можно ли работать с таблицей, для которой не создано ни одного индекса? Покажите, как можно создать простой и составной индекс? Для каких полей индекс создается автоматически? Какие свойства допустимы для индексированных полей?
35. Что происходит с индексами таблицы при добавлении, удалении, изменении записей этой таблицы? Почему замедляется ввод и редактирование таблицы при наличии у нее индексов?
36. Можно ли менять индексы таблиц базы данных? Покажите, как это можно сделать. Какие типы полей могут быть включены в индекс? Сколько полей может содержать составной индекс?
37. Каким образом можно выполнить предварительный просмотр и печать таблицы? Продемонстрируйте эти действия на примере таблиц вашей базы данных.
38. Как можно сформировать и напечатать отчет, в котором отражена схема данных? Сохраняется ли этот отчет в базе данных? Продемонстрируйте процесс документирования созданной вами схемы данных.
39. Для чего предназначена команда Архивариус? Как с помощью этой команды сформировать отчет, содержащий характеристики таблиц базы данных? Сохраняется ли этот отчет в базе данных? Можно ли сохранить данный отчет в виде документа Word?
40. Для каких целей предназначена команда Анализ таблицы, расположенная в группе Анализ на вкладке Работа с базами данных? Используя данную команду, выполните анализ созданных вами базовых таблиц.
Бесплатный фрагмент закончился.
