Читать книгу: «МелочиНеМелочи. 200 идей, как усилить ваше событие и победить конкурентов», страница 4

НеМелочь 24. Напоминания иногороднему спикеру о трансфере

Если к вам едет спикер или гость, член жюри или программного комитета из другого города, то нелишним будет убедиться, что он не проспал свой самолет и не забыл о поезде. Это будет выгоднее и менее энергозатратно, чем в случае опоздания искать новый рейс, покупать на него билеты, решать, кто будет их оплачивать. И даже в ситуации, когда билет оплачиваете не вы, в ваших интересах проконтролировать, что все успели на рейс и вам не нужно срочно искать замену опоздавшему спикеру.

Помните: если пассажир не зарегистрировался на рейс «туда», аннулируется билет «обратно», если они куплены не по отдельности.

НеМелочь 25. Табличка «5 минут/время вышло»

С самой первой своей конференции, когда одной из ценностей мы назначили безукоризненное соблюдение тайминга, у нас всегда есть таблички для модераторов. С одной стороны написано «5 минут», с другой – «Время вышло». Во-первых, экраны-суфлеры мы используем не с самого начала нашей деятельности (да, когда-то нам не хватало на них бюджета и фантазии, мы не сразу стали такими продуманными). Во-вторых, и таймер обратного отсчета мы стали использовать не с первого случая применения суфлера. Ну и, понятное дело, напомнить спикеру о времени – нелишнее дело.

Поэтому модераторы следят за временем выступления, чтобы вовремя поднять табличку нужной стороной к спикеру. (Однажды был конфуз: вместо того, что осталось 5 минут, модератор сообщил, что время вышло. Но, конечно, все быстро выяснилось, и спикер получил возможность спокойно закончить свое выступление.)

Таблички так же, как кубики на микрофоны, периодически пропадают – поэтому заказываем с запасом (подробнее о кубиках поговорим в НеМелочи 37). И конечно же, таблички делает дизайнер в едином фирменном стиле события – поэтому у нас на складе много разных табличек с разных наших конференций. Можно, конечно, сделать универсальную – но зачем? НеМелочи – это же так прекрасно! В следующей НеМелочи покажу пример неправильной таблички.

НеМелочь 26. Неправильная табличка про «5 минут»

На одной из первых конференций мы сделали такую табличку, на которой очень мелким шрифтом было написано сообщение, что у спикера осталось только 5 минут выступления. Дизайнер сделал, я одобрила, типография напечатала.

И конечно же, на месте стало понятно, что не так. Только спикер с очень хорошим зрением увидит, что ему показывает модератор. Мелкий шрифт, зачем-то информация о названии конференции размером со смысловую часть…

А вот когда 60 % таблички занимает цифра 5, а еще 30 % – слово «минут», то это внимательность к мелочам и проявление заботы о спикере и его душевном спокойствии. Так мы теперь всегда и делаем и вам советуем.

НеМелочь 27. Не дарите «что было»

Кажется очевидным – но нет, мне дарили пару раз то, что вызывало недоумение: сувениры с логотипом события, на котором я выступила, но при этом датированные прошлым годом; календарь на текущий год, подаренный в ноябре. Думаю, вы понимаете, о чем я. Кто-то не подумал, не сообразил, какими могут быть реакции спикеров, не просчитал, что это некорректно. Безусловно, такое можно не заметить, не обратить внимания. Но если кто-то обратил, даже один человек, – значит, вы облажались, и эта мелочь впоследствии может лечь на чашу весов при принятии решения о повторном выступлении у вас. И эта чаша весов может склониться не в вашу пользу. Проверяйте этот нюанс, если не уверены, что тот, кто отвечает за подарки (равно как и за все остальное), справится с этой задачей с точки зрения логики, эмпатии и просчета на несколько шагов вперед.

НеМелочь 28. Вау-эффект за копейку (или даже бесплатно)

У нас бывают ситуации, когда команда делает что-то совершенно незначительное с точки зрения затрат времени и финансов, но получает колоссальную благодарность участников мероприятия. Приведу несколько примеров.

• Наш постоянный спикер Алексей Ткачук в одном из подкастов упомянул, что из всех брендов питьевой воды он предпочитает «Байкал». Наш отдел продакшена как-то раз услышал об этом, зафиксировал данную информацию и в момент выступления Алексея поставил ему не стандартную брендированную бутылку воды, как всем, а воду его любимого бренда. В итоге Алексей благодарил нас на площадке, в отчетном ролике и, кажется, рассказывал эту историю где-то еще. Цена вау-эффекта и позитивных эмоций спикера (а они – наши ключевые персоны!) – 300 рублей за несколько бутылок.

• Одеваясь в номере перед выступлением, спикер порвала единственные взятые с собой колготки. Позвонила в службу заботы о спикерах с вопросом, куда тут можно сбегать за колготками. Через три минуты в дверь ее номера постучала волонтер с упаковками колготок разных цветов и размеров и задала вопрос: телесные или черные? Конечно, никаких денег со спикера мы не взяли, а она потом написала восторженный пост о конференции, где одним из вау-эффектов была как раз эта ситуация. Цена вопроса – 500 рублей.

• Спикер очень хотела выступить у нас, и мы очень хотели взять ее доклад, но на момент выступления дочери спикера был месяц, и никто из семьи не смог прилететь с ней, чтобы побыть с малышкой. Мы предложили пригласить на час выступления профессиональную няню для новорожденных, чтобы она побыла с малышкой во время выступления молодой мамы (которая ушла на сцену не переживая, зная, что ее дочь в надежных руках). Цена вопроса – пара тысяч. Результат – счастливый спикер, ожидания которого от конференции были кратно превзойдены.

• Спикер прилетел ночью, его выступление было первым с утра. Он спросил, как ему ночью, по прилету, посмотреть зал (куда пойти, где взять ключ-карту от двери). Менеджер команды встала в три часа ночи, чтобы встретить его в лобби, заселить и самой показать зал, чтобы спикер не блуждал по этажу.

Не всегда вау-эффекты стоят дорого, часто они бесплатны. И в то же время практически бесценны. Согласитесь, сделать все описанное возможно и совсем несложно. Но это мелочи, которые важно фиксировать в базе знаний, не лениться вспомнить о них и сделать/купить/придумать/захотеть помочь. Не ждать восторгов, а просто с удовольствием делать свое дело.

Глава 2. Бейджи

НеМелочь 29. Бейджи и ланъярды

Мало что есть более бессмысленное, чем белая картонка формата А6/А7, висящая на груди участника или спикера форума или конференции. А еще представьте, как это будет выглядеть на фотографиях.

Если вы решили использовать ланъярд (ленту для бейджей) с одним карабином и есть вероятность, что бейдж будет перекручиваться, – не пожалейте немного денег, закажите двусторонние бейджи с дублированием информации с обеих сторон. (Если карабин модели «крокодил», то шансов на перекручивание меньше (но есть).)

Если вы решите поместить на обратной стороне что-то полезное типа карты площадки или расписания, то смысла для окружающих в этом нет. Конечно, люди будут видеть не белую картонку, но что-то примерно такое же по уровню бесполезности (у них самих такое на шее есть).

Резюмирую:

• ланъярд с одним карабином = на обеих сторонах бейджа продублируйте информацию об участнике/спикере;

• ланъярд с двумя карабинами = на обратной стороне бейджа разместите что-то полезное для спикера/участника или великое ничего.

О карабинах еще поговорим в НеМелочи 34. Казалось бы, такая ерунда – а проблем могут создать будь здоров.

НеМелочь 30. Проверка и редактирование имен и информации на бейджах

Если вы печатаете бейджи из базы заранее, то нелишним будет проверить всю информацию на предмет опечаток. Конечно, вы не можете точно знать, называется компания участника «Максимум» или «Максимус», но опечатки в понятных именах бывают.

Проверка редактором/корректором поможет вам избежать казусов – таких, какой случился у нас.

НеМелочь 31. Уголки бейджей

«Ну тут-то что?» – спросите вы.

Все просто: когда для бейджа используется ламинированный картон, то острые края жесткого прямоугольника могут уколоть участника или зацепиться за что-то.

Когда же в ТЗ для типографии вы укажете, что края должны быть скругленными, то получите бейдж, близкий к идеалу и канону. А сделать его несложно – просто чуть больше внимания к нюансам.

Да, про острые края нам сказали буквально пару раз за всю нашу историю проведения мероприятий – но этого достаточно, чтобы взять данное замечание в работу.

НеМелочь 32. Разный цвет ланъярдов

На своих событиях мы часто делаем цветовую дифференциацию бейджей. Спикеры получают ленты одного цвета, команда – другого, участники – третьего.

Это не обязательный элемент программы и делается скорее для микроудовольствия организаторов и удобства в распознавании нужных людей издалека.

Реализуя такое решение, нужно:

• донести до всех, кого это касается, смысл цветового разделения;

• не нарушать его, в середине регистрации начав выдавать ленты разных цветов всем подряд.

Поэтому ленты команды должны лежать только в штабе, ленты участников – только на регистрации, а ленты спикеров – только у службы заботы и сопровождения спикеров.

К примеру, белые ланъярды у команды, черные – у участников и красные – у спикеров.