Читать книгу: «МелочиНеМелочи. 200 идей, как усилить ваше событие и победить конкурентов», страница 3

Шрифт:

НеМелочь 16. Дресс-код спикера на деловом событии

События бывают разные – и спикеры тоже. Для кого-то выступать в костюме или хотя бы в паре «джинсы + пиджак» – единственная норма, для кого-то надо четко очерчивать грани допустимого. Если на вашем событии (критически) важно соблюдение дресс-кода и протокола, сообщайте об этом заблаговременно всем спикерам (а также всем, кому по роду деятельности на площадке и событии это будет актуально). Не стесняйтесь подробно расписывать и повторять, что такое строгий деловой стиль, smart casual или white tie. Рассказывайте по телефону, рассылайте памятки. Этим вы убережете спикеров от неловкости или несоответствия их внешнего вида стандарту события. Чем менее опытен спикер (и чем менее знакома ему аудитория/ниша/статус события), тем выше вероятность нежданной неловкости.

Если же у вас дресс-кода нет – не ограничивайте спикеров и участников, пусть самовыражаются!

НеМелочь 17. Мерч с вау-эффектом для спикеров

На некоторых событиях для спикеров делают специальный классный мерч, иногда именной (с фамилией на спине или груди, например). Это отличное решение, серьезный шаг в сторону получения амбассадоров проекта в лице лидеров мнений в индустрии. Какие мелочи важны, чтобы это было рабочей, обоюдовыигрышной и экологичной схемой?

1. Спикеров нельзя заставлять выступать или ходить по площадке в мерче – только по любви, только по желанию.

2. Если вы хотите, чтобы спикеры выступали/были в мерче, с ними надо договориться об этом заранее.

3. Чтобы эта идея имела больше шансов на успех, с каждым спикером нужно заранее провести следующую работу: узнать, какой элемент гардероба с символикой ивента (рубашка, футболка, худи, бомбер, платье, кепка, платок, носки, штаны, …) спикер хотел бы/был бы рад носить/надел бы на выступление, – и заказать выбранный элемент. Поверьте, если вы согласовали этот момент заранее, заказали нужное и элемент сделан качественно – с большой долей вероятности спикер и выступит в нем, и снимать во время нахождения на ивенте не станет, еще и посты про такого организатора восторженные напишет.

НеМелочь 18. Что готовить для спикера на сцене

Чтобы спикеру было максимально комфортно выступать и он сделал это продуктивно, заранее подготовьте для него все необходимое. Можно сделать пункты в анкете, чтобы спикер поставил галочки рядом с тем, что ему важно, можно перед выступлением уточнить, что ему понадобится. В любом случае наготове нужно иметь:

• флипчарт (и маркеры);

• трибуну;

• стул/кресло.

Например, спикер за время одного выступления может успеть и постоять, и посидеть, и на трибуну опереться. Ваша задача – чтобы у него был максимум возможностей.

Важно: если спикеру все эти элементы не нужны, то задвиньте их вглубь сцены или отодвиньте вбок, чтобы они не портили картинку и не мешали спикеру двигаться по сцене.

НеМелочь 19. Анкета спикера: о чем в ней спрашивать

Чтобы не бегать к спикеру по каждому вопросу, составьте анкету, которую отправляете вместе с радостной новостью о том, что спикер согласован программным комитетом. Что в ней спрашивать?

1. Имя и фамилия (напомню, здесь уместно уточнить правильное написание и ударения).

2. Должность и компания.

3. Достижения спикера, чем он гордится, яркие кейсы. Чем подробнее спикер расскажет в этом пункте о себе, тем проще делать о нем посты, анонсы и сторителлинг при продвижении форума или конференции.

4. Предварительное название темы доклада. Часто формулировка спикера подвергается корректировкам и уточнениям – чтобы тема максимально отражала суть выступления. Вспомните, бывало с вами такое: тема сформулирована одна (или расплывчато/неконкретно), а на месте спикер говорит о чем-то совсем другом? Знаю, бывало. Поэтому – «допиливаем» тему.

5. Предварительные тезисы выступления. Это крайне важно, иначе участникам будет труднее принимать решение о том, идти ли на этого спикера. А ваша цель – забота обо всех участниках события.

6. Ссылка на фото. Попросите профессиональный портрет по пояс (не меньше) либо во весь рост, разрешением 300 dpi. Если спикер пришлет несколько вариантов – отлично, у вас будет выбор. Если прислал плохое фото, не стесняйтесь отправить его к фотографу (даже на телефон в домашних условиях можно сделать прекрасные фотографии).

7. Ссылки на все сообщества и личные страницы в соцсетях и Telegram – чтобы у людей была возможность отмечать спикера, а не искать все его страницы и профили.

8. Ник в Telegram – это самый удобный мессенджер для общения (для нас).

9. Уточните, можно ли использовать фото спикера в рекламной кампании (см. НеМелочь 3).

10. Уточните, интересно ли спикеру получить специальные условия для партнерства с конференцией (для спикеров есть скидки в зависимости от стандартной стоимости пакетов).

11. Телефон, имейл.

12. Город (актуально для следующей итерации коммуникации, если спикер иногородний и нужно брать билеты / бронировать отель).

Это основные пункты анкеты. Бывают и дополнительные (зависит от того, что еще нужно узнать о выступающих).

НеМелочь 20. Выбирайте спикеру рейсы

Если есть возможность, привозите спикера накануне его выступления. Если есть выбор между рейсом с пересадками и прямым и разница в цене некритична, выберите прямой. Если человек выйдет на сцену сразу с самолета, особенно если перелет был долгим, ему будет сложнее выступить и вы получите менее крутое, чем могло бы быть, выступление. Особенно это касается ситуаций, когда у спикера плюс к длинному перелету еще и джетлаг.

Иногда оплата лишней ночи в отеле более выгодна для организатора – он получит отдохнувшего и готового к зажигательному выступлению эксперта, а не панду, мечтающую о подушке и десятичасовом сне.

НеМелочь 21. Предлагайте спикеру посмотреть зал

Многие спикеры, в частности те, у кого мало опыта публичных выступлений, чувствуют себя неуютно на сцене. Особенно если она большая и в зале много людей.

Предлагайте спикерам заранее (до начала докладов, например) прийти в зал, пройти на сцену, попробовать поговорить в микрофон. Покажите, где сидит модератор, техническая группа, откуда удобнее выходить, где будет сидеть волонтер. Такое знакомство с пространством, в котором предстоит выступить, снизит тревожность спикера и повысит шанс на более качественное и живое выступление.

НеМелочь 22. Что выделит вас для спикера среди других организаторов?

Ненавязчивая искренняя забота и сопровождение во время всего взаимодействия. Вы уточняете, все ли в порядке с отелем. Напоминаете спикеру о времени и дате его выступления. Заказываете ему трансфер или напоминаете, к какому времени вы ждете его на площадке, если он добирается своим ходом. Встречаете на площадке, показываете спикерскую, зал выступления. Знакомите со всеми нужными ему для коммуникации членами команды и особенно с тем, к кому можно обращаться по всем вопросам. Подписываете оригинал договора, если это необходимо, и отдаете второй экземпляр. После выступления благодарите, дарите подарки, просите обратную связь, не забываете заказать трансфер или напомнить о времени отъезда в аэропорт или на вокзал.

После события присылаете ссылку на фотографии и записи, уточняете, можно ли использовать его отзыв в публичном поле, проверяете, что все документальные вопросы закрыты. Еще раз благодарите за выступление.

Всё, вы великолепны – поскольку 95 % организаторов так не делают, системно спикера не сопровождают и вообще считают, что он взрослый и сам со всем разберется. Это, безусловно, так, но превзойти ожидания и сгенерить вау-эффект вам это не должно мешать.

НеМелочь 23. Оборудованная всем необходимым спикерская

Я бывала на мероприятиях, где спикерской не было. Я бывала на мероприятиях, где спикерской называли помещение с рядом стульев вдоль одной из стен: хочешь – сиди, хочешь – вещи клади, но больше ничего особо не сделаешь. Я бывала на мероприятиях, где в спикерской было 5 сидячих мест на 50+ спикеров… И конечно, я бывала на событиях (в том числе собственных) с прекрасно продуманными и оборудованными спикерскими.

При выборе помещения учитывайте количество спикеров.

Кроме того, в комнате могут быть:

• стол (лучше общий, чтобы все могли общаться);

• стулья в достаточном количестве;

• вода, снеки, фрукты, алкоголь (опционально);

• чай, кофе, молоко, сахар, лимон;

• расписание события, ручки, чистые листы/блокноты;

• пустые визитки (см. НеМелочь 95);

• экран, на котором видна трансляция из залов;

• пустые пакеты (убрать вещи и подарки, участники спикерам часто что-то дарят).

В помещении постоянно присутствует волонтер, который следит за порядком, а также официант. Это все недорого, несложно – и очень важно учитывать.