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Jürgen Kurz

Für immer aufgeräumt – auch digital

Gewidmet allen Vätern und Müttern, die (noch) zu viel Zeit im Büro und der digitalen Welt verbringen und nicht sehen, wie ihre Kinder aufwachsen.

Jürgen Kurz

Für immer aufgeräumt – auch digital

So meistern Sie E-Mail-Flut und Datenchaos

Mit einem Vorwort von Werner Tiki Küstenmacher

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar.

Projektassistenz: Almut Wiedenmann | www.agentur-awi.de

Umschlaggestaltung: Martin Zech Design, Bremen | www.martinzech.de

Umschlagfoto: Guido Serino | www.serino-photography.com

Fotos Innenteil: Matthias Alber, Jürgen Kurz, Birgit Meck, Marcel Miller, Frank-Michael Rommert, Almut Wiedenmann

©2014 GABAL Verlag GmbH, Offenbach

Das E-Book basiert auf dem 2014 erschienenen Buchtitel „Für immer aufgeräumt - auch digital“ von Jürgen Kurz, ©2014 GABAL Verlag GmbH, Offenbach.

ISBN Buchausgabe: 978-3-86936-561-9

ISBN epub: 978-3-95623-078-3

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Lizenzausgabe mit freundlicher Genehmigung durch: Verlag Frank-Michael Rommert, Gummersbach. Alle Rechte vorbehalten. Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung des Verlages.

Inhalt

Ihr Weg zum für immer aufgeräumten Computer

Vorwort von Werner Tiki Küstenmacher

So holen Sie aus diesem Buch am meisten heraus

Gedanken zum Einstieg

Finden Sie heraus, wo Sie stehen

Selbsttest

Auswertung

Schritt 1: Meistern Sie die E-Mail-Flut entspannt

1.1Reduzieren Sie die Zahl Ihrer Posteingänge

1.2Optimieren Sie die Einstellungen Ihres E-Mail-Programms

1.3Räumen Sie Ihren Posteingang frei

1.4Missbrauchen Sie Ihren Posteingang nicht als To-do-Liste

1.5Geben Sie Ihren E-Mails eine Heimat

1.6Verarbeiten Sie Ihre E-Mails, statt sie nur zu sichten

1.7Beschleunigen Sie das Beantworten Ihrer E-Mails

1.8Zusatztipps für den effizienten Umgang mit E-Mails

1.9Erleichtern Sie sich gegenseitig die Arbeit mit E-Mails durch Spielregeln

1.10Nutzen Sie eine Posteingangsschale

1.11So gelingt die Umsetzung

Schritt 2: Meistern Sie die Zettelwirtschaft souverän

2.1Geben Sie auf Dokumenten den Speicherpfad an

2.2Verwenden Sie das digitale Adressbuch auch für sonstige Informationen

2.3Nutzen Sie für Passwörter Techniken

2.4Organisieren Sie Informationen, die auch für andere wichtig sind

2.5Nutzen Sie ein Sichtbuch

2.6So gelingt die Umsetzung

Schritt 3: Meistern Sie das Datenchaos gekonnt

3.1Erarbeiten Sie eine sinnvolle EDV-Ablagestruktur

3.2Führen Sie die neue Struktur ein

3.3Arbeiten Sie mit Projektnummern

3.4Benennen Sie Dateien und Ordner sinnvoll und nach einem einheitlichen Schema

3.5Reduzieren Sie Doppelablagen

3.6Vermeiden Sie Mehrfachspeicherungen

3.7Nutzen Sie für Vorversionen Archivordner

3.8Führen Sie Ablage-Spielregeln ein

3.9So gelingt die Umsetzung

Schritt 4: Meistern Sie das Miteinander im Team gelassen

4.1Erleichtern Sie das Finden von Terminen

4.2Verbessern Sie die Effizienz der Besprechungen

4.3Vereinfachen Sie das Schreiben von Protokollen

4.4Klären Sie Zuständigkeiten und definieren Sie Vertretungsspielregeln

4.5So gelingt die Umsetzung

Schritt 5: Meistern Sie die Infoflut intelligent

5.1Nutzen Sie Filter bzw. Regeln für Ihren E-Mail-Posteingang

5.2Nutzen Sie einen „Lesen“-Ordner

5.3Sammeln Sie Dokumente, die Sie später lesen wollen, an einem bestimmten Platz

5.4Öffnen Sie mehrere wichtige Websites mit nur einem Klick

5.5Profitieren Sie von der Suchfunktion

5.6Nutzen Sie komfortable Notiz-Werkzeuge

5.7So gelingt die Umsetzung

Schritt 6: Meistern Sie Kabelsalat & Co. dauerhaft

6.1Gestalten Sie Ihren Desktop sinnvoll

6.2Stellen Sie den Papiernachschub sicher

6.3Befreien Sie Ihre IT-Spezialisten von unnötigen Unterbrechungen

6.4Drucken und kopieren Sie kostengünstig

6.5Beschriften Sie die Kabel

6.6Kennzeichnen Sie Akkus

6.7Vereinfachen Sie die Bedienung von Geräten mit One-Minute-Lessons

6.8Vereinfachen Sie die Arbeit mit Digitalkameras & Co.

6.9So gelingt die Umsetzung

Schritt 7: Meistern Sie Termine und Aufgaben selbstbestimmt

7.1Organisieren Sie Termine und Aufgaben

7.2Profitieren Sie von der Wochenplanung

7.3Schaffen Sie Klarheit mit der Tagesplanung

7.4Nutzen Sie die Aufgabenliste auch als Inhaltsverzeichnis

7.5Organisieren Sie Aufgaben mit Ordnern

7.6So gelingt die Umsetzung

Tipps zum Weiterlesen

Danke!

Vorwort
Ihr Weg zum für immer aufgeräumten Computer
Eine Methode, die funktioniert

Im Jahr 2007 erschien das erste Buch von Jürgen Kurz „Für immer aufgeräumt“. Ich habe schon damals das Vorwort geschrieben, weil ich überzeugt war und bin, dass seine Methode funktioniert.

Mehr Aufgaben, mehr E-Mails

Damals ging es um den klassischen Arbeitsplatz, also die ganze Hardware mit Stapeln, Zetteln, Geräten und Krimskrams. In diesem Buch geht es um den konsequenten nächsten Schritt, denn der aktuell wohl höchste Nervfaktor hat nicht mehr mit anfassbarem Papier zu tun, sondern mit virtuellen Informationen: die E-Mail-Flut, die wachsende Zahl der Aufgaben, die Zunahme an Wissen.

Vom Traum zur Plage

Ich erinnere mich noch gut an den großen Traum vom Computer als Allzweckwerkzeug, das Schwierigkeiten mit einem Mausklick erledigt, ungeliebte Aufgaben automatisch übernimmt und wir den Routinekram intelligenten Robotern überlassen dürfen.

Wir brauchen gute Methoden

Aber an die Stelle der Begeisterung über sensationelle technische Fortschritte ist eine erschreckende Ernüchterung getreten. Brauchen wir vielleicht noch leistungsstärkere Computer? Noch mehr Speicherplatz? Noch weiter spezialisierte und individualisierte Programme? Noch kleinere und allgegenwärtige Geräte? Nein! Wir brauchen Ansätze und Methoden, die uns zeigen, wie wir diese Überflutung meistern können. Wir brauchen jemanden, der uns ermutigt und ermuntert, die Möglichkeit sinnvoll zu nutzen.

Schritt für Schritt

Genau hier setzt Jürgen Kurz an. Er erklärt Schritt für Schritt, wie sich die tägliche E-Mail-Flut meistern lässt, wie Sie das Datenchaos beherrschen können und der Informationsflut gelassen gegenübertreten.

Erfolgreicher und gelassener

Er zeigt Ihnen, wie Sie Papier und Computer clever kombinieren können, um wirklich entspannt zu arbeiten. Jürgen Kurz ist Deutschlands Effizienzprofi. Er hat hunderten Unternehmen geholfen, ihre Effizienz zu steigern. Unzählige Menschen hat er damit erfolgreicher und gelassener gemacht. Er ist Praktiker durch und durch: Auch die hier vorgestellten Ideen sind bereits in zahlreichen Firmen erfolgreich zum Einsatz gekommen. Hier lesen Sie nichts, was nur am Reißbrett erdacht wurde. Der Erfolg seiner begeisterten Kunden beweist, dass seine Tipps funktionieren.

Mehr Lebensqualität

Der Experte für Effizienz im Büro leistet damit wieder einen wichtigen Beitrag für mehr Lebensqualität am Arbeitsplatz. Er beweist: Für immer aufgeräumt ist möglich – auch digital.

Fangen Sie sofort an

Mein Rat an Sie: Fangen Sie sofort an und setzen Sie die Tipps schon beim Lesen um. So verändern Sie noch heute Ihr Leben – für immer.

Werner Tiki Küstenmacher

Einstieg
So holen Sie aus diesem Buch am meisten heraus
Eine Lawine seit 2007

Als der GABAL Verlag im Jahre 2007 mein Buch „Für immer aufgeräumt“ veröffentlichte, konnte keiner von uns ahnen, was für eine Lawine wir damit auslösen würden:

Das Buch wurde und wird von den Lesern geliebt: Es erschien bis heute in 7 Auflagen.

„Für immer aufgeräumt“ kam auf die Wirtschaftsbücher-Bestsellerliste der Financial Times Deutschland – und blieb dort für 22 Wochen (dann wurde die Liste leider eingestellt).

Die führende deutsche Wirtschaftsbuchhandlung im Internet, managementbuch.de, kürte „Für immer aufgeräumt“ zum Testsieger in der Kategorie „Arbeitstechniken“.

Erstaunliche Ergebnisse

Für mich am wichtigsten: Tausende Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Unternehmen aller Branchen und Größenordnungen durfte ich gemeinsam mit meinem Team im In- und Ausland dabei unterstützen, die Ideen des Buches in die Praxis umzusetzen – mit dauerhaften Erleichterungen für die Teilnehmer.

Wunsch, das Tagwerk gelassen zu meistern

Inzwischen hat sich die Welt weiterentwickelt: Smartphones sind heute ebenso alltäglich wie Tablets und cloudbasierte Apps. Eines blieb angesichts von E-Mail-Flut und Datenchaos aber gleich: der Wunsch, sein Tagwerk gelassen zu meistern.

So holen Sie aus diesem Buch am meisten heraus
Heraussuchen, was passt

Im vorliegenden Buch finden Sie leicht umsetzbare Ideen für den eigenen Arbeitsplatz und für die flüssige Zusammenarbeit mit anderen. Suchen Sie sich – wie bei einer Speisekarte im Restaurant – das heraus, was für Sie am besten passt.

Schritt für Schritt besser werden

Jeder einzelne Tipp kann Ihnen Nutzen stiften, sodass Sie Schritt für Schritt kleine und nachhaltig wirksame Veränderungen genießen können. Das ist der Ansatz von Kaizen: Durch kleine Verbesserungen immer wieder ein bisschen besser zu werden. Wenn Sie mehr zu meinem Verständnis von Büro-Kaizen^® erfahren wollen oder Einblicke in meine Beratungspraxis gewinnen möchten, finden Sie unter www.fuer-immer-aufgeraeumt.de weiterführende Informationen.

Nicht warten, sondern starten

Wichtig ist, dass Sie nicht warten, bis die Umstände perfekt sind. Eine umgesetzte 80-Prozent-Lösung ist besser als eine 100-Prozent-Lösung, die noch auf ihre Realisierung wartet.

Erst Kaizen-Prinzipien, dann Apps

Sie werden feststellen, dass ich mit Tipps für konkrete Apps eher zurückhaltend bin. Grund: Sie ändern sich schnell. Was bleibt, sind die Prinzipien. Deshalb ist mir das Klären von Prinzipien so wichtig. Erst wenn sie klar sind, kann die EDV als Arbeitsmittel sinnvoll eingesetzt werden. Tools können zudem ganz schön ablenken und die Komplexität erhöhen. Ich lade Sie daher dazu ein, sich mindestens genauso gern mit den Kaizen-Prinzipien zu beschäftigen. An den entsprechenden Stellen finden Sie jeweils Anregungen. Vieles lässt sich schon mit „Bordmitteln“ lösen. Konkrete Tipps zu Apps finden Sie dann auf meiner Website. Ich habe diese Hinweise durch die nebenstehende Illustration markiert.

Meine Bitte ist: Experimentieren Sie. Finden Sie Ihren eigenen Weg. Gut ist, was Ihnen gut tut.

Im Alltag erprobt

Wie schon „Für immer aufgeräumt“ enthält „Für immer aufgeräumt – auch digital“ nur Tipps, die wir und unsere Kunden im Alltag erprobt haben. Diese Tipps stiften Nutzen, so wie es alle, die uns bereits kennen, von unseren Seminaren, Vorträgen und vor allem von unseren Umsetzungsberatungen gewohnt sind.

Folgen Sie den Ideen dieses Buches, ergeben sich diese Effekte:

Alles, was Sie empfangen (E-Mails, Dateien), hat seinen Platz und steht Ihnen mit einem Griff bzw. wenigen Klicks zur Verfügung – Sie werden somit stets den Überblick behalten.

Der Computer ist kein Stressfaktor mehr, sondern hilft Ihnen dabei, Ihre Ziele zu erreichen.

Mit Freude darüber, dass Sie die alltäglichen Herausforderungen schon ab heute souveräner bewältigen können, sendet aufgeräumte Grüße

Ihr Jürgen Kurz (j.kurz@fuerimmeraufgeraeumt.de)

Selbsttest
Finden Sie heraus, wo Sie stehen

Bevor Sie dieses Buch lesen, können Sie den folgenden Selbsttest machen. Er verschafft Ihnen einen ersten Überblick darüber, wie gut Sie Ihre digitale Arbeit bisher organisiert haben und wo Sie vielleicht noch Nachholbedarf haben.

Bitte beantoweten Sie die Fragen mit „Ja“ oder „Nein“

Eigener digitaler Arbeitsplatz

1.	Für die eigene Ablage gibt es klare Spielregeln (was wird digital und was in Papierform abgelegt).
2.	Eine ungewollte Mehrfachspeicherung von Dateien wird vermieden.
3.	Dokumente werden immer mit einem eindeutigen Dateinamen (z. B. mit Datum) abgespeichert. Es ist sichergestellt, dass stets die aktuelle Version identifiziert werden kann.
4.	Regelmäßig verwendete Dateien wie Telefonverzeichnis, Kostenstellenplan etc. sind so abgespeichert, dass die Zugriffszeiten unter einer Minute liegen (z. B. durch Unterverzeichnis mit Datei-Verknüpfungen).
5.	Der Desktop ist so organisiert, dass er entweder frei ist oder die dort gespeicherten und verlinkten Dokumente und Programme übersichtlich und logisch angeordnet sind.
6.	Passwörter und Login-Daten zu Webseiten sind sicher verwahrt und trotzdem immer sofort zur Hand.
7.	Es gibt keine Beeinträchtigung der Arbeitsleistung durch fehlendes Druckerpapier, Tonermangel oder technische Mängel wie zum Beispiel unzureichende EDV-Ausstattung, Computerabstürze etc.

Umgang mit E-Mails

8.	Akustische und optische E-Mail-Empfangssignale sind deaktiviert. Das gilt auch für mobile Geräte (Tablet, Smartphone etc.).
9.	E-Mails werden mehrmals täglich im Block abgearbeitet.
10.	E-Mails werden nach einer der folgenden fünf Möglichkeiten verarbeitet (und nicht nur gesichtet): löschen, weiterleiten, archivieren, bearbeiten oder terminieren.
11.	Bei Arbeitsende ist der E-Mail-Posteingang verarbeitet oder leer.
12.	Aufgaben und Termine aus E-Mails werden systematisch in das Wiedervorlagesystem eingepflegt und termingerecht erledigt.
13.	Für den Umgang mit E-Mails existieren von allen eingehaltene, klare E-Mail-Spielregeln (z. B. Umgang mit dem CC-Feld, klare Betreffzeile, 1 Thema pro E-Mail, Autosignatur, Verteilerkreis so klein wie möglich etc.).
14.	Alle relevanten E-Mails (intern und extern) werden termingerecht oder innerhalb einer gemeinsam vereinbarten Antwortzeit beantwortet (z. B. 2 Arbeitstage). Wo dies nicht möglich ist, erfolgt eine Zwischeninfo.

Digitale Zusammenarbeit

15.	Es gibt klare Vertretungsspielregeln (Vertreterinfo, Einrichtung Abwesenheitsfunktion in Outlook, Umstellung Telefon etc.). Alle Mitarbeiter halten sich an diese Spielregeln.
16.	Zugriffsrechte auf Dateien und E-Mails sind für den Vertretungsfall sichergestellt.
17.	Gemeinsam genutzte Dateien (z. B. Projektdaten) werden nach einer eindeutigen Struktur abgespeichert. Eine unerwünschte Mehrfachspeicherung wird somit vermieden.
18.	Auf jedem internen (und externen) Dokument stehen Dateiname und Pfad.
19.	Jeder Mitarbeiter kennt und findet alle Dokumente, E-Mails, Vorlagen, Dateien etc., die er zur Erledigung seiner Aufgaben braucht, stets innerhalb einer Minute.
20.	Ein ortsunabhängiger und sicherer Zugriff auf relevante Daten ist gewährleistet (E-Mails, Kontakte, Termine, Dokumente, Präsentationen, Bilder etc.). Die Synchronisation der Daten findet automatisch statt.
21.	Alle Mitarbeiter nutzen ein zentrales Adressverzeichnis. Die Kontaktdaten sind gepflegt und frei von Dubletten. Der Zugriff ist auch mobil möglich.
22.	Alle Mitarbeiter kennen die Funktionen und nutzen die relevanten Möglichkeiten ihrer Anwendungsprogramme (z. B. Outlook, Excel, Word etc.) einschließlich der wichtigsten Shortcuts.
23.	Alle Mitarbeiter sind in den Umgang mit Kopierer, Digitalkamera, Beamer etc. eingewiesen. Für Schulungszwecke und Fragen existieren Kurzanweisungen („One-Minute-Lessons“), die die wesentlichen Bedienfunktionen erläutern.
24.	Gemeinsam genutzte Geräte wie Digitalkamera, Beamer etc. sind immer einsatzbereit und haben einen festen Aufbewahrungsort. Sind die Geräte im Einsatz, ist bekannt, wer sie verwendet (zum Beispiel durch eine Entnahmeliste).
25.	Zuständigkeiten für EDV-Fragen sind klar geregelt. Jeder Mitarbeiter weiß, an wen er sich bei Fragen wenden kann. Auch hierfür gibt es Vertretungsspielregeln, die eingehalten werden.
26.	Alle relevanten Daten werden regelmäßig gesichert. Das beinhaltet auch lokal gespeicherte Dateien.
27.	Durch digitale Hilfsmittel wird die Planung und Effizienz von Besprechungen erhöht (z. B. Besprechungsanfrage über Outlook, Sofortprotokoll über PC/Beamer, Online-Meetings etc.).

Service: Diese und weitere Checklisten zum Thema „Effizienzsteigerung im Büro“ finden Sie gratis unter www.fuer-immer-aufgeraeumt.de/buch.

Auswertung
Hinweise auf Potenziale

Dieser Selbsttest gibt Ihnen einen ersten Hinweis auf die Frage, wo Sie stehen. Durch die jeweiligen Antworten haben Sie zugleich markiert, wo sich Ihre Verbesserungspotenziale befinden: Überall, wo Sie „Nein“ angekreuzt haben, wartet eine Chance auf Sie.

Wie oft haben Sie „Ja“ angekreuzt?

28-mal

Sie haben sich verzählt :-)

27- bis 22-mal

Glückwunsch! Sie sind bereits sehr gut organisiert und wissen, auf welche Techniken es ankommt. Mit Ihnen zu arbeiten, ist ein Privileg! Trotzdem sind wir uns sicher, dass auch Sie einige Tipps finden, die Ihnen das Arbeiten noch weiter vereinfachen.

21- bis 15-mal

Glückwunsch! Sie wissen bereits einiges darüber, wie man den Computer und die Arbeit im Büro organisiert. Wenn Sie dieses Buch aufmerksam durcharbeiten, werden Sie eine Reihe von Anregungen erhalten, die Sie spürbar voranbringen.

14- bis 8-mal

Bei Ihnen gibt es – wie bei vielen Menschen und in vielen Büros – verschiedene Themen, mit denen Sie sich eingehender befassen sollten. Sie werden dabei sehen, dass es noch eine ganze Reihe von Möglichkeiten gibt, die Sie ausschöpfen können. Dieses Buch wird Ihnen dabei helfen, einen deutlichen Zuwachs an Effizienz und Arbeitsfreude zu erleben. Glückwunsch!

7- bis 1-mal

Glückwunsch! Sie haben das meiste Potenzial! Befassen Sie sich mit den Ideen in diesem Buch und setzen Sie die Ratschläge mit wachen Sinnen um. Sie werden darüber erstaunt sein, welche positiven Veränderungen in Ihrem Arbeitsleben möglich sind. Viel Erfolg!

Woran erkennt man,

dass man

unwichtig ist?

Man bekommt nicht

einmal Spam-Mails.

Unbekannt

1
Meistern Sie die E-Mail-Flut entspannt
Wie viele E-Mails sind in Ihrem Posteingang?

Hand aufs Herz: Wie viele E-Mails haben Sie gerade in Ihrem Posteingang? Wenn es weniger als sieben sind, können Sie dieses Kapitel überspringen. Ansonsten lesen Sie gern weiter.

Vorteile von E-Mails

E-Mails sind eine großartige Sache. Sie eignen sich vor allem für:

schnelle Mitteilungen an einen oder mehrere Adressaten,

Informationen, die dem Empfänger auch in seiner Abwesenheit übermittelt werden können,

Dateien, die vom Empfänger weiterbearbeitet werden,

Informationen, die dem Empfänger zugestellt werden sollen, ohne seinen Arbeitsablauf zu unterbrechen.

Stressige Räuber

E-Mails sind inzwischen jedoch für viele zu stressigen Zeit- und Motivationsräubern geworden. Es ist freilich nicht das Medium E-Mails selbst, das Schaden anrichtet. Entscheidend ist allein die Frage, wie wir E-Mails benutzen.

Ein Negativbeispiel

Bei einer meiner Umsetzungsberatungen wurde mir von einem Fall erzählt, bei dem ein Mitarbeiter sein gebrauchtes Fahrrad über das unternehmensinterne E-Mail-Netzwerk verkauft hat. Die Nachricht hat Tausende Mitarbeiter am Standort erreicht. Es wurde berechnet, dass die Lesezeit ein Vielfaches des Wertes ausgemacht hat, den das Fahrrad kosten sollte. Das nervt.

Aufwand minimal halten

Die Tipps auf den folgenden Seiten helfen, den Aufwand für E-Mails minimal zu halten und sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Sie werden keine wichtige Anfrage oder Information mehr im Chaos überfüllter Posteingänge übersehen.

Service: Vor einiger Zeit gab ich einer österreichischen Ärzte-Zeitung ein Interview zum Thema E-Mail-Flut. Sie finden es gratis unter www.fuer-immer-aufgeraeumt.de/buch.

1.1 Reduzieren Sie die Zahl Ihrer Posteingänge
Jeder Kanal kostet Zeit

Heutzutage gibt es viele Möglichkeiten, Nachrichten zu senden und zu empfangen: Nachrichten in Online-Netzwerken wie Face-book, XING und LinkedIn oder Direktnachrichten an Twitter-Follower sind nur einige Beispiele. Jeder zusätzliche Kanal kostet aber Zeit und Aufmerksamkeit.

So gehen Sie vor

Arbeiten Sie wenn möglich mit nur einem Kanal, nämlich mit E-Mails. Dort landet Ihre gesamte digitale Kommunikation.

Was der Tipp bewirkt

Das Bündeln auf einen Kanal hat viele Vorteile:

Alles an einem Ort

Alle Nachrichten finden Sie übersichtlich an einem einzigen Ort und können von dort auch beantwortet werden. Das Einloggen in die unterschiedlichen Netzwerke entfällt – auch die damit verbundenen Ablenkungen fallen weg.

Gut durchsuchbar

Ihre gesamte Kommunikation ist problemlos durchsuchbar. Sie müssen nicht mehr überlegen, in welchem Netzwerk die Korrespondenz geführt wurde.

Herr über die Daten

Sie sind Herr über die Daten. Wenn eines der von Ihnen genutzten Netzwerke einmal schließen sollte, ist auch die dort gespeicherte Kommunikation weg. E-Mails auf Ihrem Computer bzw. Server mit den darin enthaltenen Daten und Informationen kann Ihnen keiner nehmen.

Darauf kommt es an
Per E-Mail antworten

Schreibt Ihnen jemand auf einem anderen Kanal, antworten Sie wenn möglich per E-Mail, inklusive einer Zeile zur Erklärung.

Extra-Tipp
Auch Faxe und Sprachnachrichten

Selbst Faxe und Nachrichten auf dem Anrufbeantworter können Sie zum Beispiel in Ihren E-Mail-Posteingang lenken lassen. Sie können sie dann auch von unterwegs lesen bzw. abhören.

Service: Tipps für das Einrichten von Anrufbeantworter und Fax finden Sie gratis unter www.fuer-immer-aufgeraeumt.de/buch.

1.2 Optimieren Sie die Einstellungen Ihres E-Mail-Programms
Ablenkungen durch Mails

E-Mail-Programme sind oft so eingestellt, dass Ablenkungen entstehen. Dies bestätigt die große Arbeitseffizienz-Studie, die ich gemeinsam mit der AKAD Hochschule Leipzig durchgeführt habe: 42 Prozent der Befragten fühlen sich belastet, weil sie durch E-Mails von ihrer Arbeit abgelenkt werden. Durch gezielte Einstellungen des E-Mail-Programms können Sie Ablenkungen vermeiden.

So gehen Sie vor

Stellen Sie das E-Mail-Programm so ein, dass es ein konzentriertes Arbeiten unterstützt. Diese Tipps haben sich bewährt:

Signale ausschalten

Deaktivieren Sie akustische und optische Signale, die Ihnen den Eingang einer neuen E-Mail anzeigen.

Unwichtiges ausblenden

Blenden Sie alle Informationen aus, die für Sie unwichtig sind, etwa Header-Details, E-Mail-Größe oder -Prioritäten.

Neue Mails bewusst holen

Wenn Sie eine neue E-Mail senden, werden dabei meist neue E-Mails abgeholt. Doch neue Mails bedeuten neue Ablenkungen. Stellen Sie das Programm so ein, dass neue E-Mails nur dann abgeholt werden, wenn Sie dies auch tatsächlich wollen.

Was der Tipp bewirkt
Proaktiv arbeiten

Sie können proaktiv arbeiten und sich besser auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren. Zudem können Sie den Posteingang komplett leerräumen, ohne Gefahr zu laufen, durch neue Mails abgelenkt zu werden. Proaktives Arbeiten setzt Kräfte frei; wer immer nur reagiert, kann im schlimmsten Falle krank werden.

Extra-Tipp
Smartphone und Tablet

Falls vorhanden, denken Sie auch an Ihr Smartphone und Ihr Tablet. Hier können diese Einstellungen ebenfalls sinnvoll sein.

Service: Wie Sie den Empfang neuer E-Mails beim Senden einer E-Mail abschalten, zeige ich Ihnen gratis bei www.fuer-immer-aufgeraeumt.de/buch. Dort finden Sie auch die erwähnte Studie.

1.3 Räumen Sie Ihren Posteingang frei
Zu viele alte Nachrichten

Der Posteingang ist oft sehr voll mit unbearbeiteten Nachrichten. Das kann lähmend wirken und das Einüben nützlicher Gewohnheiten im Umgang mit E-Mails erschweren.

So gehen Sie vor

Erstellen Sie ein Postfach „Von früher“. Verschieben Sie die E-Mails aus dem Posteingang in diesen Ordner. Jetzt haben Sie einen leeren Posteingang, den Sie mit den Gewohnheiten, die Sie im weiteren Verlauf des Kapitels kennenlernen, auch leer halten können.

Was der Tipp bewirkt
Neu beginnen

Für den Start ist es besser, neu zu beginnen und alles zu verarbeiten, was Sie neu hereinbekommen. Sonst leben Sie zu sehr im Gestern. Ein leerer Posteingang kann einem zudem ein gutes Gefühl geben, ähnlich wie ein leerer Schreibtisch.

Darauf kommt es an

Widmen Sie sich bevorzugt den neu eintreffenden E-Mails – von nun an zeitnah und zuverlässig. Die alten E-Mails können Sie zügig durchgehen und sich dafür täglich kurze Blöcke von 10 bis 15 Minuten nehmen. So haben Sie die Sicherheit, nichts zu übersehen – und zugleich ist das alte E-Mail-Chaos außer Sichtweite. Manche können es sich sogar leisten, die alten E-Mails gar nicht zu bearbeiten. Wer etwas wirklich Wichtiges möchte, wird sich wieder melden. Vielleicht ist das ja bei Ihnen auch so.

1.4 Missbrauchen Sie Ihren Posteingang nicht als To-do-Liste
Wichtige E-Mails verschwinden

In meinen Umsetzungsberatungen erleben ich es immer wieder, dass der Posteingang als To-do-Liste benutzt wird nach dem Motto: „Oh, da muss ich nochmal nachhaken. Ich lasse die E-Mail im Posteingang, damit ich es auch nicht vergesse.“ Irgendwann kommt man nicht mehr nach, und so bläht sich der gerade erst geleerte Posteingang wieder auf und die Gefahr ist groß, dass in der Fülle auch E-Mails verschwinden, obwohl sie wichtig sind.

So gehen Sie vor

Nutzen Sie eine separate To-do-Liste. Eine einfache Textdatei reicht oft schon aus. Oder nutzen Sie eine Aufgabenverwaltung wie beispielsweise die in Microsoft Outlook (s. auch Kapitel 7). Übertragen Sie die Aufgaben, indem Sie die relevanten Passagen kopieren und einfügen.

Was der Tipp bewirkt

Wenn Sie mit einer To-do-Liste oder einer Aufgabenverwaltung arbeiten, hat dies viele Vorteile:

Neue Betreffzeilen

Sie können die Betreffzeilen ändern. Das ist nötig, wenn die Angaben im Betreff der E-Mail gar nichts mit dem To-do-Punkt zu tun haben, der für Sie wichtig ist.

Ein To-do-Punkt pro Aufgabe

Möglicherweise enthält eine E-Mail mehrere To-do-Punkte. Was ist, wenn Sie einige schon abgearbeitet und andere noch zu erledigen haben? Erstellen Sie deshalb für jede Aufgabe einen separaten To-do-Punkt. Dann müssen Sie nicht jedes Mal mehr Text lesen und durchdenken, als nötig ist.

Anders als E-Mails können Sie Ihre Aufgaben neu anordnen. So können Sie die To-do-Punkte zum Beispiel nach Fristen sortieren.

Freier Posteingang

Ihr Posteingang bleibt frei. Das verschafft ein gutes Gefühl.

Darauf kommt es an
Betreff gut formulieren

Bezeichnen Sie die Aufgaben so klar, dass Sie später gleich wissen, was zu tun ist. Es bewährt sich, den nächsten Schritt zu benennen; statt „Vertragsentwurf“ also „Vertrag mit Anwalt beraten.“

1.5 Geben Sie Ihren E-Mails eine Heimat
Beispiel für eine stark strukturierte Ablage

Häufig sind E-Mails völlig chaotisch oder aber zu fein strukturiert abgelegt.

So gehen Sie vor
Erledigt-Ordner

Erstellen Sie eine Ordnerstruktur, die zu Ihrer Arbeit passt. Dazu reichen wenige Ordner völlig aus. Einige Anregungen:

Der Erledigt-Ordner: Hier kommen alle E-Mails hinein, die Sie verarbeitet haben. Sollten Sie sie später benötigen, finden Sie sie über die Suchfunktion ruckzuck wieder.

Warten-Ordner

Der Warten-Ordner: Hier legen Sie E-Mails zu Aufgaben ab, bei denen Sie erst weiter kommen, wenn jemand anderes seinen Teil erledigt hat. Ein Klick in den Ordner zeigt, was alles offen ist und wo Sie ggf. nachhaken sollten. Ist eine Sache erledigt, können Sie die betroffene E-Mail in den Erledigt-Ordner verschieben. Passen Sie bitte auf, dass dieser Ordner nicht zum Grab wird. Er funktioniert nur, wenn er „lebt“.

Temporäre Ordner

Temporäre Ordner, etwa für Online-Workshops: Hierhin kommen alle E-Mails, die mit dem Workshop zu tun haben. Nach Kursende verschieben Sie den kompletten Ordner in „Erledigt“.

Extra-Tipp
Eigene Reihenfolge

Sie wollen die Reihenfolge Ihrer Ordner selbst bestimmen, Ihr E-Mail-Programm sortiert die Ordner aber alphabetisch? Dann stellen Sie Zahlen vor den Namen des Ordners:

01 Erledigt

02 Warten

03 „Aufgeräumter Schreibtisch“ – www.workshops365.de

Darauf kommt es an
Lieber einer zu wenig als einer zu viel

Nutzen Sie eher einen Ordner zu wenig als einen zu viel. Überprüfen Sie von Zeit zu Zeit, ob Sie die Ordner auch nutzen. Falls nicht, verschieben Sie ungenutzte Ordner einfach in Erledigt.

Was der Tipp bewirkt
Mehr Effizienz

Sie verlieren keine Zeit mehr mit der Überlegung, in welchem Ordner eine verarbeitete E-Mail abgelegt werden muss. Auch das Wiederfinden alter E-Mails geht schneller. Dies ist inzwischen auch durch eine Studie belegt.

Service: Weitere Informationen zur erwähnten Studie finden Sie gratis unter www.fuer-immer-aufgeraeumt.de/buch.

1.6 Verarbeiten Sie Ihre E-Mails, statt sie nur zu sichten
Stress durch „Verstopfung“

Wenn eine E-Mail nur gesichtet wird, statt sie zu verarbeiten, bleibt sie im Posteingang. Die Folge: Der Posteingang „verstopft“. Der spätere Blick auf E-Mails im Posteingang, die schon geöffnet, aber noch nicht verarbeitet wurden, kann Stress erzeugen.

Den ganzen Tag nur E-Mails?

Bei unseren Büro-Kaizen-Umsetzungsberatungen treffen wir in Unternehmen immer wieder auf Menschen, die uns berichten, sie könnten den ganzen Tag mit der Bearbeitung von E-Mails zubringen. Wenn jemand im Support arbeitet, ist dies ja noch zu verstehen. In den meisten anderen Fällen jedoch liegt die Ursache für das Phänomen darin, dass ein wirksamer Weg für den Umgang mit E-Mails nicht bekannt ist. Dabei ist das Verarbeiten eine Strategie, mit der ein Posteingang dauerhaft schlank oder auch leer gehalten werden kann.

So gehen Sie vor

Verarbeiten Sie Ihre E-Mails, statt sie nur zu sichten. Gehen Sie dabei die folgenden fünf Schritte:

Löschen

1. Löschen

Alles, was für Sie nicht relevant ist und es auch nicht werden wird, löschen Sie sofort.

Weiterleiten

2. Weiterleiten (Delegieren)

E-Mails, die von jemand anderem zu bearbeiten sind, leiten Sie direkt weiter.

Ablegen

3. Archivieren

Sie müssen bei einer E-Mail nichts tun, außer sie zur Kenntnis zu nehmen? Dann tun Sie dies jetzt und legen Sie sie anschließend im Erledigt-Ordner ab.

Erledigen

4. Bearbeiten

Wenn sich in der E-Mail eine Aufgabe verbirgt und Sie diese Aufgabe innerhalb von fünf Minuten erledigen können, tun Sie es sofort. Dieser Rat wird auch als 5-Minuten-Regel bezeichnet. Mithilfe dieses Schrittes schonen Sie Ihre To-do-Liste und vergeuden keine Zeit. Warum fünf Minuten? Das Anlegen eines neuen To-do-Punktes kostet ebenso Zeit wie das erneute Hineindenken in die Frage, was eigentlich zu tun ist. Daher ist es sinnvoll, neue Aufgaben nur dann anzulegen, wenn sich dieser Aufwand auch wirklich lohnt. Freilich steht es Ihnen frei, statt der fünf Minuten auch nur zwei zu nehmen. Probieren Sie aus, welche Grenze für Sie sinnvoll ist.

Termin eintragen

5. Terminieren

Manche E-Mails können nicht sofort erledigt werden oder Sie brauchen mehr als fünf Minuten, um sie zu bearbeiten. Falls es sich um einen Termin handelt (fester Zeitpunkt, Beispiel: „30. April, 9 Uhr“), tragen Sie diesen jetzt in Ihrem Kalender ein (ggf. mit Verknüpfung zur E-Mail – ein Klick im Kalender öffnet dann die zugehörige E-Mail).