Читать книгу: «Тайм-менеджмент для тех, у кого лапки. Как управлять рутиной и работой так, чтобы избежать хаоса и чувствовать себя полным сил», страница 3

Путь от пофигиста к ZEN

Люди, которые с воодушевлением погружаются в мир тайм-менеджмента, нередко быстро теряют мотивацию и оставляют эту идею на полпути.

Типичных причин несколько:

Отсутствие четкой и конкретной цели, ради которой человеку действительно нужны эти знания и навыки.

Неправильный выбор курса или книги: либо материал слишком простой и не дает нужных знаний, либо наоборот – слишком заумный.

Отсутствие самодисциплины, а следовательно, и регулярных занятий.

Голая теория, без внедрения изученного в повседневную практику.

Но самая противная гадость в том, что приходится вырабатывать свою систему управления задачами. Да, адаптируя чужой опыт. Но набор подходов, лайфхаков и методик каждый должен подобрать сам.

Хуже того, путь к просветлению лежит через боль и страдания. Через загрузку себя миллионом задач и через «да ну его нафиг, так напрягаться». Без кармических звездюлей невозможно выработать хорошую систему управления задачами. О чем-то таком писал Фридрих Ницше в книге «Так говорил Заратустра», в главе «О трех превращениях». Давайте подробнее рассмотрим характеристику героев нашей цепочки:

Пофигист

Пофигист не планирует ничего в своей жизни. У него нет больших целей или сложных проектов. Он прячется от жизни в социальных сетях и тик-токах. Планировщик может привлечь его внимание только случайно, заразив идеей планирования времени.

Характерные черты:

Ничего не планирует в принципе.

• Опаздывает и подводит людей. Другие люди не хотят иметь с ним дел и считают его ненадежным болваном (хотя он может быть приятным в общении и забавным в неформальной обстановке).

• Не имеет ни больших личных целей, ни сложных проектов (хотя может про них рассуждать, смешивая то немногое, что он сделал со своими планами-фантасмагориями).

• Постоянно скролит ленту, охотится за дешевым дофамином.

• Сидит на шее у родителей или имеет нестабильный заработок.

• Преувеличивает свои достижения.

Неудачник

Неудачник ничего не успевает, у него всегда миллион дел, и он живет на работе. Дома у него всегда бардак. Его обезьянка управляет им, и он страдает. Неудачник считает, что его жизнь проходит мимо и что вокруг полно более успешных людей.

Характерные черты:

• Ничего не успевает, хотя пашет как пендельфедер¹⁰.

• Миллион дел в голове, которые ВНЕЗАПНО в самый неподходящий момент выскакивают и орут на него.

• Живет на работе. Или двух. Или трех.

• Дома – завал из посуды, носков, трусов, синей изоленты и недоделанных проектов, типа недорисованных картин или недоклеенных самолетиков.

• Подводит других, но списывает это на обстоятельства: сломавшиеся троллейбусы, гадов-поставщиков или внезапно появившихся инопланетян.

Систематизатор

Систематизатору надоело быть неудачником, и он решил освоить какую-либо методику тайм-менеджмента. Он уже упорядочивает знания о мире, задачи и умеет структурировать время. Собирает все делишки в списки и проекты. Он вполне может обходиться блокнотом, Ноушеном или Эверноутом, но иногда интересуется специальным софтом и техниками. В софте он ценит скорость фиксации идей и удобство классификации.

Характерные черты:

• Знаком с техниками тайм-менеджмента.

• Собирает все свои задачи в списки.

• Подобрал инструменты и выстроил из них систему.

• Иногда интересуется новым софтом и техниками.

• Может выглядеть жестким: не терпит опозданий и отговорок.

Трудоголик-мазохист

Верблюд в терминах Ницше.

В это чудо превращается Систематизатор, помешанный на идее продуктивности или под действием энтропии. Трудоголик использует множество инструментов и техник, таких как ярлычки, теги, цвета, эмодзи, напоминалки и проекты-подпроекты. У него под сотню проектов и тысячи задач, часть из которых используются как справочники. Хочет красить все задачи в разный цвет. Или даже каждую букву задачи в разный цвет. Вся его жизнь превратилась в один бесконечный чек-лист.

Характерные черты:

• Использует множество инструментов и техник.

• Постоянно в поисках новых лайфхаков и волшебных таблеток.

• У него под сотню проектов и тысячи задач.

• Достигает многого, но чувствует, что всё еще недостаточно крут.

• Ужас и кошмар в том, что эту стадию невозможно перепрыгнуть, если хочется прогрессировать дальше. А еще можно время от времени скатываться в нее как бы само-по-себе.

Осознанный

Лев в терминах Ницше.

Осознанный понял, что главное – одно, и ведет битву за свои цели. Его кредо: фокусироваться на важных делах и не забывать про рутину. Он знает, что потеря контроля вернет ему статус неудачника.

Характерные черты:

• Понял, что времени мало, а главное – одно.

• Ведет битву за свои цели.

• Фокусируется на важных делах.

• Знает людей, их сильные и слабые стороны и умеет делегировать.

Просветленный

Просветленный создает что-то новое и держит свои дела под контролем. Он фокусируется на важном для него и мимоходом мастерски решает рутину. У него есть время и энергия не только на свои планы, но и на спонтанные действия.

Характерные черты:

• Создает что-то новое.

• Держит свои дела под контролем. Делает это легко, как бы мимоходом.

• Фокусируется на важном.

• Другие люди сами тянутся к нему.

Нащупай себя

В нашем телеграм-боте (а ссылку на него я давал в прошлой главе) есть небольшой тест на определение вашего нынешнего уровня. И описание этих дивных «превращений». Их немного больше, чем у Ницше, но идея та же. Пройдите тест, посмотрите описания героев. Это примерная карта развития вашего персонажа. От новичка и неудачника к про.

Ревизия всего. Задания к главе

Если хотели найти в этой книге ответы на вопросы, как успевать еще больше и как впихнуть в свой план на день 150 задач и красить их разными цветами, то она не совсем об этом. Хотя и об этом тоже. Очередной трудоголик-мазохист – так себе затея. Мы, наоборот, попробуем сбавить темп и сконцентрироваться на собственных целях, отбросив продуктивность ради продуктивности. Поэтому сейчас я предлагаю вам посмотреть правде в глаза и выяснить, на что вы действительно тратите время.

У нас будет два упражнения. Результаты их выполнения нам понадобятся дальше, в следующих главах.

1. Проверить, сколько в вашем распоряжении активного времени

Для этого возьмите шаблон из телеграм-бота и закрасьте клеточки, соответствующим неделям и годам жизни, которые уже прожили. Посмотрите на результат, поразмышляйте над ним и пока не выбрасывайте эту штуку – мы еще будем ею пользоваться.

2. Задачка со звездочкой: ревизия своего дня с помощью техники «Хронометраж»

Это задание надо сделать один раз¹¹. Не советую постоянно заниматься хронометражем – это убивает творческое начало и отбивает любое желание погружаться в тайм-менеджмент. Но один раз – не смертельно.

Выберите два любых дня из своей жизни. Один рабочий и один выходной. В течение этих дней методично и скрупулезно записывайте всё, что с вами происходит: любые занятия и сколько времени вы на них тратите.

Можно воспользоваться шаблоном из телеграм-бота.

Сколько времени ушло на гигиену? Сколько раз ваши коллеги дергали вас на пустые разговоры? Сколько раз отвлеклись на соцсети или уведомления, которые внезапно всплыли и «разорвали» вас посередине важной задачи?

Держите блокнот или распечатку под рукой и записывайте все переключения между делами сразу же. Не постфактум (так просто соврете себе). А тут же. Не отходя от кассы.

Выходной день измерить архиважно, ведь мы привыкли считать, что выходные – это время для себя, своих целей и саморазвития. Проверьте, как на самом деле проходят в эти дни.

Не врите себе: посмотрите правде в глаза и сравните то, как реально проходят ваши рабочие и выходные дни, с тем, как вы их себе представляли. Гарантирую, будет неприятный сюрприз. Но эти данные нужны вам, чтобы понимать, с чем работать дальше.

Разбор типовых ошибок – в Приложении 2.

Краткие выводы по главе:

Мы знаем, что нашего времени не хватит на всё. Поэтому не стоит смотреть скучные фильмы, продолжать читать неинтересные книги, общаться со скучными людьми и заниматься вещами, которые никак не соответствуют вашим целям.

Чтобы понять, на что ваше время уходит, предстоит провести честную ревизию. Понять, кто вы: неудачник, трудоголик-мазохист или педантичный, системный человек.

Чтобы прийти к своим истинным целям, нужен их четкий перечень и стратегия. Этим мы и займемся в следующей главе.

Дополнительные материалы к главе

Глава 2
Персональная стратегия

Тактика без стратегии – это суета перед поражением

Сунь Цзы

В этой главе вас ждет четкий и жесткий алгоритм стратегической сессии, состоящий из 9 шагов. Без лишней теории и болтологии – только конкретика. Сделаете всё как надо – и на выходе у вас будет своя персональная стратегия. Алгоритм многократно протестирован на живых людях из разных сфер, профессий и в самых неожиданных жизненных ситуациях.

Как использовать технологию максимально эффективно:

Прочитайте главу до конца. Это займет примерно 30–40 минут.

Выберите удобный шаблон. Я подготовил несколько форматов для популярных программ. Используйте тот, что вам по душе. Не тратьте время на освоение нового инструмента. Все шаблоны ждут вас в телеграм-боте.

Сопоставьте шаблон и алгоритм. Пробегитесь еще раз по всей главе, держа перед глазами выбранный вами шаблон. Прочувствуйте, как одно ложится на другое. Если захочется адаптировать шаблон – дерзайте. Важно, чтобы во время стратегической сессии вы как можно реже отвлекались на инструментарий и сосредоточились на сути. А инструмент был вам знаком и удобен.

Выделите время на личную стратегическую сессию. От двух до восьми часов. Спрячьтесь от мира, чтобы вас никто не беспокоил. Идеально – выходной день. Отключите режим «уведомленец» – гаджеты, напоминалки, всплывашки и прочие трещотки.

Стратегии – не спешат. Настройтесь на неторопливый ритм.

Спокойно и методично следуйте алгоритму. Не переключайтесь на почту, соцсети и прочую ерунду. Подождет.

Доделайте упражнение до конца. Нужно поймать «Бздынь! Теперь всё ясно!».

Вы точно устанете. Но это, как говорится, «не скребет». Смело используйте методику Pomodoro, которую вы освоили в первой главе. Делайте короткие перерывы каждые полчаса. Или даже поспите полчасика после каждых четырех помидорок.

Успехов!

Что такое «персональная стратегия»

Стратегия – это выделение Главного в ущерб Второстепенному для достижения Невозможного.

Ю. А. Мороз

Во-первых, забудьте про попытки сбалансировать все жизненные сферы. Это не стратегия, а анти-стратегия в стиле «лебедь, рак и щука». Стратегия – это осознанный дисбаланс, отказ от второстепенного в пользу главного.

Во-вторых, построение стратегии – это не какая-то мистическая, сакральная процедура, основанная на озарении. Наоборот, это трудоемкая, скучная, выматывающая, иногда – формальная процедура, требующая времени и мыслетоплива.

Ключевые моменты при подготовке стратегии:

Составление списка целей (хотелок). Учитывайте всё, чего хотите достичь, без самоограничений.

Расстановка приоритетов. Выделяйте главное.

Ревизия ресурсов. Оцените не только имеющиеся в наличии возможности, но и потенциальные, расположенные в области ближайшего развития.

Сопоставление ресурсов и хотелок. Составьте верхнеуровневый план действий.

Дальше останется тактика и упорство, но об этом поговорим в четвертой главе.

Пример стратегии: война с Наполеоном 1812 года

Франция обладала самой мощной армией в мире. Победить ее на поле боя было невозможно. Кутузов выбрал стратегию, которая на первый взгляд могла показаться пораженческой – отступление без генерального сражения. Но это позволило сохранить армию и удержать ее боеспособность (битва при Бородино была вынужденной мерой, иначе Кутузова, скорее всего, сместили бы).

Москва, величественный, столичный, но второстепенный город (вторая столица), была сознательно сожжена и отдана на разграбление. Это оказало мощное психологическое воздействие на французов, разрушив их планы по использованию города в качестве базы снабжения. Наполеон надеялся, что взятие Москвы заставит царя Александра I пойти на переговоры, но Александр, решительно настроенный на продолжение борьбы, отказался вести диалог.

Суровая зима, растянутые коммуникационные линии и тактика выжженной земли позволили добиться главного: победить великую армию Наполеона. В итоге русский дух, хитрость и невероятная доблесть солдат сыграли ключевую роль в этой войне.

Подготовка. Выбор инструмента

Для начала вам потребуется удобный инструмент, в котором можно будет собрать стратегию и периодически к ней возвращаться. Держать перед глазами, докручивать, допиливать, актуализировать. Идеально, если инструментом станет уже знакомый вам сервис или приложение. Так вы сэкономите время на борьбу с загадочными иконками, кнопочками и хитровывернутыми менюшками. Вот список инструментов, расположенных в порядке субъективного удобства.

Вайтборд (whiteboard)

Таких сервисов несколько на рынке. Топовый – Miro¹². Шаблон в телеграм-боте сделан именно для него. Хотя подойдет любая другая программа или сервис, где вы сможете накидывать какие-то идеи и заметки в виде стикеров, рисовать стрелки и графики.

Плюсы:

1. Максимальная гибкость. Можно сделать любой визуал и организовать схемы наиболее комфортным для себя образом.

2. Удобно масштабировать и дополнять схемы.

3. Работает поиск и копирование.

Минусы:

1. Неудобно хранить планы в виде таймлайнов или календарей.

2. Затруднительно работать с мобильных устройств.

Ментальные карты (майнд-мэпы / mind map)

Подобных сервисов тоже несколько на рынке. Самый популярный – XMind. Шаблон в телеграм-боте сделан именно для него. Как инструмент майнд-мэп подходит для долгосрочного планирования. В нем удобно связывать объекты друг с другом и строить иерархии. Конечно, он уступает вайтбордам в гибкости (тот же Miro позволяет создавать несколько ментальных карт на одном листе и связывать их между собой), и со стикерами здесь не так разнообразно. Но в целом – схема проверенная и рабочая.

Онлайн-блокноты

Это может быть Notion, Evernote, Obsidian или подобные. В них легко выгружать большой объем информации, но увы – она не будет так хорошо структурирована, как в случае с майнд-мэпами. Скорее всего, вы либо утонете в деталях этих блокнотов, не увидев общую картину, либо придется «играть» с масштабом, чтобы как-то держать всё под контролем.

Поэтому блокноты всё-таки лучше подходят для хранения информации. Предлагаю вести там списки своих целей и «хотелок», которые позже можно использовать при составлении стратегии. Шаблоны для Notion и Evernote уже ждут вас в телеграм-боте.

Word / Excel / Google Docs

Собственно, все минусы блокнотов. Плюс только в том, что этими инструментами пользовались, наверное, все. Шаблоны также доступны в телеграм-боте.

Планшеты

Для тех, кто любит работать на планшете, отличный вариант – Nebo.pro: сервис позволяет делать схемы, добавлять к ним любые надписи стилусом, распознавать их и трансформировать в текст. Из плюсов – можно писать от руки, из минусов – не всегда текст распознается адекватно, а также такую схему сложнее масштабировать. Сервис не поддерживает шаблоны.

Ручка и бумага

Ну что, любители олдскула и запаха чернил, давайте поиграем по вашим правилам. Лист A3, куча разноцветных стикеров, фломастеры – и вперед, творить свою стратегию! Да, этот метод уже не в тренде и проигрывает цифровым аналогам. Тут нет быстрого поиска, а карта вашей великой стратегии выйдет настолько огромной, что разворачивать ее получится только на полу. И да, если ваш план – суперсекретная миссия, придется прятать этот лист как государственную тайну.

Но если вам по кайфу писать вручную, если вас это заводит – почему бы и нет? Используйте то, что вам ближе всего по духу. Всё равно в итоге важен не инструмент, а то, как вы с ним обращаетесь. Так что хватайте свою ручку, раскладывайте стикеры и давайте уже творить!

Шаг 1. Собрать Цели

На этом этапе вам предстоит собрать все свои цели, мечты, хотелки и желания, которые когда-либо появлялись у вас на горизонте. Те самые, о которых мечталось, но руки до них так и не дошли. Пора отрыть то, что пылилось годами в чертогах сознания!

Не ограничивайте себя ничем при составлении такого списка. Ни тем, что у вас может не получиться. Ни тем, что время уже упущено. Ни тем, что какие-то пункты звучат нереально или заоблачно. На этом шаге не проверяйте мечты на их реализуемость, не ставьте рамки и не критикуйте себя. Просто выписывайте вообще всё, что придет в голову.

Не заморачивайтесь над формулировками. Сейчас не время SMART-методике или прочей нудятине. На данной стадии «Хочу миллион долларов», «Хочу свою яхту» или «Хочу, чтобы дети в Африке не голодали» – нормальная формулировка. Формулируйте, как формулируется. Главное – чтобы цель вам откликалась. Внутренний голос говорит «О! Норм» или вообще визжит от восторга – значит, это то, что нужно.

Потратьте на список достаточно времени. Включите таймер Pomodoro и минимум 25 минут проведите наедине с собой. Если вдруг поймали волну вдохновения, а «помидорка» давно закончилась – не жалейте времени. Потратьте еще пару «помидорок», чтобы вспомнить те мечты, цели, идеи и стремления, которые у вас когда-либо были.

Что делать, если процесс идет туго

Если сбор идей идет со скрипом, и каменный цветок никак не выходит, не переживайте – бывает и такое. В помощь вам – категории, которые могут «триггернуть» мыслительный процесс:

Дело. Мастерство. Мы проявляемся через то, что делаем для этого мира. Через нашу работу. Вспомните, что классного вы хотели создать, сделать или реализовать, чтобы все сказали «Круто-о-о!» или с удовольствием этим пользовались. Какую еще пользу миру вы можете нанести?

Личное совершенствование. Это прокачка вашего персонажа – того самого, которым вы управляете в игре под названием «жизнь». Какие навыки вы хотите развить, чтобы они приносили вам удовлетворение, счастье или просто кайф от того, что вы это сделали? Например, научиться летать на самолете, искупаться в проруби, уверенно выступать на публике или стать мастером переговоров.

Сюда также можно записать черты характера, которые вы хотели бы развить: стойкость, твердость, уверенность. Или привычки, требующие переоценки: бросить курить, читать больше книг – всё, что угодно. Фиксируйте – всё пригодится.

Эмоции. Какие места вы хотите посетить? Может, мечтаете прыгнуть с парашютом или на год уехать в другую страну? Запишите все цели и мечты, наполняющие вас энергией. Это могут быть вещи, связанные с семьей или людьми, с которыми вы хотите встретиться, обняться, заняться безудержным сексом или пропустить по бокальчику.

Финансы. Под этот пункт попадают не только деньги в абсолютном выражении: сколько вы хотите заработать или какой доход иметь. Также это могут быть инвестиции, покупки или вещи, которыми вы хотите обладать. Красный Ferrari, миллион крипты под матрасом или дом у моря. Не стесняйтесь и не занижайте суммы, появляющиеся в вашей фантазии.

Здоровье. Наше тело – наш инструмент. Запишите, что хотите улучшить: подкачаться, подтягиваться 100 раз, бегать по утрам, сбросить лишние килограммы – всё, что важно для вас.

На этапе сбора идей и мечтаний не заморачивайтесь с категоризацией – это придет позже. Но использование описанных выше категорий поможет охватить ключевые сферы жизни и выявить ваши «хотелки». В шаблонах эти категории уже предусмотрены, и рядом со списком целей вы найдете ключевые слова для упрощения поиска и классификации.

Если совсем-совсем не идет – воспользуйтесь спусковыми крючками

Если совсем застопорилось, загляните в большой список «Спусковые крючки» из шаблона. Это ключевые слова, которые помогут расшевелить ваше мышление. Читайте (лучше вслух) пункт за пунктом. Ловите мысли и ассоциации, возникающие у вас с каждым словом. Если какая-то цель, хотелка или желание всплывает в голове – смело записывайте ее в свой список.

Подведите итоги

В итоге у вас должен получиться список всего, что вам когда-то хотелось или хочется прямо сейчас. А также того, о чем вы уже и думать забыли. Давно похоронив за пыльным шкафом, как несбыточные мечты.

И еще раз – никаких ограничений! Наверняка вы видели квадратные арбузы. На самом деле они кубические, но почему-то их все называют квадратными. Это не химия и не магия: просто маленький арбузик помещают в специальную тюрьму-коробку, которая не дает ему расти круглым.

Так вот, самоограничения, убеждающие нас в том, что ничего не получится или что такое бывает только в сказках или у суперзвезд, – это иллюзии. Глюки матрицы.

Разбейте свою коробку! Дайте волю мечтам, и пусть они вырастают большими, круглыми и чертовски вкусными. Мммм…

Шаг 2. Прикинуть сроки

Без окон, без дверей – полна жопа огурцов.

Загадка

Этот шаг кажется простым, но некоторые люди зависают на нем до следующей инкарнации.

Итак, прикидываем, когда вы будете заниматься конкретным проектом или целью и когда примерно хотите увидеть результат. Именно «прикинуть», без фанатизма. Никаких кровавых обязательств, никаких точных дат, которые выбьют из вас душу. Просто расфасуйте свои хотелки и идеи по месяцам и годам, как тушенку по ящикам.

Например, в этом году – вы занимаетесь только вот этим и этим. Другим – через три года. А третьим – вообще через 25 лет или даже ни-ког-да. Всё.

Чтобы не зависнуть в этом процессе, вспомните наш любимый прием диссоциации и гляньте на ситуацию со стороны, как опытный сноб на начинающего дебила. И вообще, хватит морщить лоб и ставьте уже эти сроки. Ну, серьезно, их же всегда можно передвинуть, поменять или вообще передумать делать что-то.

Это не календарное планирование, а такая себе расстановка приоритетов, чтобы понять, в каком порядке вам удобнее страдать и кайфовать. Здесь многие лезут в ловушку: напихать себе в ближайший год больше, чем успел бы даже Брюс Уиллис, или, наоборот, запихнуть цели так далеко, что уже и забыть о них можно. Но не парьтесь, все эти косяки всплывут позже, и вы будете смеяться.

Главное правило: не набирайте себе слишком много целей, но и не считайте, что за ближайшие 5–10 лет вы ничего не сможете провернуть. Кто знает, может, вы и горы свернете.

Шаг 3. Выделить главное

Как вы помните, стратегия – это выделение Главного в ущерб Второстепенному. Настало время еще раз пройтись по своему списку целей, желаний и хотелок. И выделить среди них те, которыми вы не готовы пожертвовать при любом раскладе.

Тут два подхода. Разница между ними – как между валяться на диване и заниматься кроссфитом.

Человеческий

Начнем с более щадящего варианта. Выберите несколько (1–3) целей, которым вы готовы посвятить время в этом году. Максимум – 5. Больше не стоит. Больше не надо, иначе рискуете разбежаться по всем фронтам и растерять фокус. Фокусофобия у нас не в почете.

Такое ограничение заставляет по-настоящему задуматься о приоритетах: что для вас на самом деле важно, а что – просто балласт.

Алгоритм такой:

Пролистайте список целей. Посмотрите на всё, что наметили достичь в этом году.

Представьте результат. Подумайте, что вы почувствуете, когда достигните каждой из них. Радость? Удовольствие? Или всё равно?

Выберите фаворитов. Выберите цели из списка, вызывающие наибольшее удовлетворение, ощущение, что вы сделали что-то стоящее. Те, от которых вы почувствуете себя крутым. Настоящим молодцом.