Читать книгу: «Лаборатория презентаций: Формула идеального выступления», страница 3

Элемент B2
Научный подход: руководство для начинающих

Вопросу о том, как презентации связаны с глубинными процессами, протекающими в человеческом мозге, посвящено множество текстов. Они дают неугомонным экспертам в области презентаций прекрасную возможность с головой уйти в сложный и местами весьма запутанный мир психологии.

Вот несколько проторенных троп для тех, кто стосковался по заумным теориям.

Почетный профессор психологии Альберт Мерабян – вероятно, наиболее часто цитируемый специалист в этой области (см. врезку). Он занимался вопросом относительной важности вербальных и невербальных сообщений, и его работы помогли заполнить пустоту, скрытую за словами «Ну… вообще-то, если задуматься, это очевидно».

Немецкий психолог Герман Эббингауз оставил в этой области заметный след (см. врезку). Благодаря его теориям мы хорошо знаем, как быстро люди забудут большую часть того, что мы собираемся им сказать.

Альберт Мерабян, почетный профессор психологии Калифорнийского университета в Лос-Анджелесе

Своей известностью обязан в первую очередь правилу «7 %–38 %–55 %», которое часто цитируют неверно. Исследование, выполненное Мерабяном, показывает, что есть три элемента, которые оказывают на нас влияние, когда мы пытаемся понять, нравится ли нам человек, поделившийся с нами своими чувствами: на 7 % за наше отношение отвечают использованные им слова, на 38 % – тон голоса, а оставшиеся 55 % определяются языком тела – мимикой и жестами. Увы, со временем это правило было искажено, утратило свой исходный акцент на слове «нравится» и превратилось в наукообразную «подпорку» для экспертов по презентациям, призванную подтвердить пагубность избытка текста на слайде.

На самом деле важный вывод, который вытекает из работы Мерабяна, состоит вот в чем: коммуникация представляет собой нечто гораздо большее, чем сказанные слова, – она тесно связана также с визуальным рядом и чувствами аудитории.

Герман Эббингауз (1850–1909)

Известен прежде всего своей «кривой забывания», которая показывает, как течение времени влияет на способность человека вспомнить информацию («мимолетность» памяти).

Для выступающих перед деловой аудиторией важны открытые Эббингаузом закономерности о том, как значимость темы и способы подачи информации влияют на ее запоминание. Для академической же аудитории особый интерес представляет предположение Эббингауза о том, что память можно улучшить с помощью мнемонических приемов и повторения.

Как подсказывает мой тон, я скептически отношусь к большей части тех научных сведений, которыми заваливают людей, стремящихся улучшить свои презентации. Это может звучать странно из уст человека, который решил назвать свою книгу «Лаборатория презентаций», однако тому есть серьезные причины (честно-честно!). Достижения науки могут служить невероятно полезным инструментарием, если применять их чутко и с пониманием. Однако, если мы следуем за ними бездумно, здравый смысл испаряется – и на выходе получается бессвязная презентация и история, не способная никого вдохновить.

Я видел по-настоящему ужасные презентации, созданные в компаниях, соблюдавших научную методологию до последней запятой. Мне кажется, в этом одна из причин того, что компьютерам никогда еще не удавалось создать настоящее произведение искусства – музыкальное или поэтическое: в музыке и стихах есть человеческий компонент, который ничем не заменишь. То же самое касается и презентаций.

Компьютер может обыграть вас в шахматы (со мной он это проделывает частенько), но с задачей придумать историю, способную увлечь аудиторию и найти у нее отклик, он никогда не справится так же, как человек, – каким бы несовершенным этот человек ни был.

Впрочем, несмотря на мое скептическое отношение, результаты разнообразных научных исследований образовали некий сплав, который помог нам выделить и назвать своими именами ряд принципов и приемов, доказавших свою эффективность за девять лет нашей работы с клиентами.

Самым актуальным и легко применимым на практике оказалось обширное исследование американского психолога, невролога, педагога и писателя Стивена Косслина, озаглавленное «Восемь принципов когнитивной коммуникации» (само по себе название уже цепляет взгляд, верно?). Поскольку это исследование изначально проводилось для того, чтобы проанализировать и понять недостатки PowerPoint и прочих специальных программ для создания презентаций, оно подсказало нам отличный способ применить научные знания к трем основным этапам нашей методики оптимизации презентаций:

Мы вернемся к этому исследованию несколько позже.

Зачем на самом деле нужны достижения науки при подготовке и проведении презентации? (Будьте осмотрительны при покупке)

Я много раз думал об ответе на этот вопрос и всегда приходил к одним и тем же выводам, которые подробно рассмотрены ниже.

Они позволяют избежать обучения на собственных ошибках

Любая презентация должна соответствовать базовым принципам психологии. В конце концов, наука о создании и проведении презентаций – это просто тщательное описание естественного процесса восприятия информации, в котором оратор и его визуальный инструментарий – посредники. Понимание этого процесса должно улучшить результат, верно?

Поможет ли вам научный подход достичь своих целей в следующей презентации (и прежде всего – добиться от аудитории понимания и готовности предпринять активные действия)? Если да, то вы на правильном пути – полный вперед! Но мой опыт подсказывает, что такой исход маловероятен. Это сродни попытке освоить по книгам велосипедную езду: теоретическая подготовка не избавит вас от падений, пока вы не наловчитесь – а сделать это можно, лишь сев на велосипед. Иными словами, научная теория никогда не заменит собою практику.

Еще важнее то, что презентация – это налаживание контакта с людьми. Ни соблюдение правил, ни умозрительное постижение сути, ни научные рекомендации не дают гарантии, что между оратором и аудиторией проскочит та искра, которая объединяет всех в зале и делает презентацию выдающейся. Такую искру способны высекать великие писатели, режиссеры и музыканты – однако им редко помогают в этом учебники психологии.

Они служат оправданием

Без сомнения, в деловом мире намного проще продать новую концепцию, когда вы в состоянии продемонстрировать ее ценность – особенно если эта ценность подтверждается беспристрастными и в то же время убедительными сторонними свидетельствами. Вот здесь-то наука играет на руку продавцам воздуха и философам презентационного дела.

Ничего не попишешь: некоторые шаги, которые вам предстоит совершить после прочтения этой книги, несколько… кхм… неудобны. Скажем, использовать в ходе выступления перед генеральным директором такие методы, как корпоративный сторителлинг и презентационный микс, – верный способ слегка пощекотать себе нервы. Его наверняка вполне устраивает ваш нынешний набор слайдов (не исключено, что он когда-то давным-давно сам приложил руку к его созданию!), так что все эти новомодные подходы к презентациям он может расценить как что-то слишком сложное и не нужное ни ему самому, ни компании.

А вот если вы сумеете добавить немного науки, то быстро и (относительно) легко донесете до слушателей идеи целого ряда очень умных людей с длинным послужным списком. Ваш генеральный директор впечатлится тем титаническим упорством и рвением, которые потребовались вам, чтобы продраться через пространные (и, как правило, занудные) труды, на которые вы ссылаетесь, – и дальше все пойдет как по маслу.

Подведем итог

Какова бы ни была причина, заставившая вас использовать в презентации научные достижения и ссылаться на них, не питайте иллюзий: соблюдение длинного перечня психологических рекомендаций по подготовке и проведению презентации не приведет автоматически к созданию выдающейся презентации, позволяющей завладеть вниманием слушателей и побудить их действовать. А ведь цель любого выступления состоит именно в этом.

Элемент B3
Сторителлинг в бизнесе: по какому поводу весь шум?

Коммуникация в бизнесе должна быть четкой, живой и в конечном итоге эффективной.

Без этого шестеренки, которые приводят бизнес в движение, засоряются и в один прекрасный день (хотя и не сразу) перестают вращаться.

Я наблюдал, как это происходит в моей собственной компании (вот это ирония!), когда в какой-то момент давление требовательных заказчиков, изменения приоритетов и ужесточение сроков сделали работу в Eyeful тяжелой и неприятной.

Первой жертвой этого стала коммуникация, и сейчас, задним числом, понятно, что признаки этого были у всех перед глазами. Люди стали все чаще писать электронные письма. Это неизбежно привело к тому, что сообщения сплошь и рядом понимались неправильно, что повлекло за собой беседы на повышенных тонах. Как следствие, в пугающе короткий период времени ключевые сотрудники практически перестали общаться и привлекать друг друга к чему бы то ни было. Кошмарный результат.

Я понимал, что с этой проблемой надо что-то делать. И я решил применить сторителлинг.

Поскольку наши сотрудники были разбросаны по всему миру, не оставалось ничего другого, как организовать телефонную конференцию. Не могу сказать, что это мой любимый способ коммуникации, однако обстоятельства не оставляли выбора.

У нас не было ни слайдов, ни визуальных материалов, а время конференции я ограничил 10 минутами.

Я начал со слов благодарности, а затем вспомнил, каким мне виделось будущее нашего бизнеса в самом начале – в 2004 году: я хотел создать компанию, которая оказывает самые качественные услуги по созданию и проведению презентаций, объединяя усилия лучших специалистов, порождая блестящие идеи и заботясь о том, чтобы каждый член команды чувствовал, что его ценят и уважают.

Я коротко рассказал, как мы когда-то уговаривали присоединиться к нам наших нынешних ветеранов: припомнил беседу с Салли в дешевой лондонской закусочной, серию интервью с Лиз (одно причудливее другого) и даже в красках описал, как моя собака пометила Вики в первый же ее визит. А еще я говорил о том, как нас вдохновил переезд в наш новый центральный офис – «Башни Eyeful», о крутизне нашего первого сервера и об энтузиазме, с которым мы начинали каждый новый проект.

Я подчеркнул, что именно эти повседневные вещи сделали нашу компанию особым местом работы. Наши заказчики часто говорили, что чувствуют эту «Eyeful'ность» в том, как мы поддерживаем их и друг друга на проектах. Мы жили мечтой.

А затем я рассказал несколько более свежих и не столь жизнеутверждающих историй – о том, как наш сотрудник довел до слез коллегу, отправив ей гневное письмо; о том, как у команды опускаются руки из-за нереальных сроков сдачи работы; об отвратительном чувстве страха, которое охватило меня, когда я однажды утром вошел в офис и понял, что мы медленно превращаемся в еще одну «нормальную» компанию.

По большому счету это мое выступление было просто набором проникновенных и достоверных историй…

Я намеренно подобрал эти истории так, чтобы затронуть глубокие струны в душах сотрудников и передать боль и горечь, которые испытывал сам. Искренность и достоверность – важный момент, который легко упустить из виду. Каждый из участников телеконференции мог не сходя с места примерить эти истории к себе. Разочарование, сквозившее в них, побудило слушателей задуматься о том, как перемены в нашем образе действий повлияли на деловую культуру компании и на благополучие наших коллег и друзей. Искренность и эмоциональность обладают колоссальной силой воздействия.

Это выступление без единого слайда затронуло сердца всех участников и помогло сформировать позитивный настрой на будущее. Сотрудники по сей день считают «Выступление про Eyeful'ность» поворотным моментом в жизни нашей компании. И оно стало таким благодаря искреннему рассказу о реальных историях.

Элемент B4
Рассказывание историй: подготовка простой истории

Есть множество книг, рассказывающих о том, как излагать истории, однако в большинстве своем они невероятно сложны и лишь сбивают с толку.

Вообще-то, истории вовсе не обязаны быть сложными.

У истории просто должна быть структура, способная пробудить интерес, а рассказчик должен следовать за этой структурой в достаточной мере эмоционально и увлеченно – с тем чтобы удерживать внимание слушателей.

Вот самая простая структура истории:

Рекламщики на протяжении многих лет использовали этот подход, чтобы продавать свои товары, и продолжают применять его по сей день. Когда в следующий раз увидите телевизионную рекламу, присмотритесь внимательнее: признаки этой структуры просто бросаются в глаза.

Давайте в качестве примера взглянем на рекламу шампуня.

Хотя этот пример несколько ироничен, вы легко заметите, что точно такую же структуру можно использовать в самых разных сценариях.

В деловой обстановке вполне можно найти применение множеству сюжетов, от фантастических до самых обыденных – при условии их уместности. Вот подборка моих излюбленных:

К счастью для выступающих, этот перечень сюжетов пространен и изобилует возможностями. Важно помнить также, что сюжеты вовсе не обязаны ограничиваться исключительно деловыми ситуациями. Порой самые доходчивые и увлекательные истории можно позаимствовать из детства или семейной жизни. Если история может оказать воздействие на аудиторию и усилить ваше сообщение, хватайтесь за нее обеими руками.

Ваша аудитория заслуживает самого интересного материала, поэтому не стесняйтесь. Используйте все инструменты в своем арсенале рассказчика, чтобы донести свое сообщение.

Элемент B5
Знакомство с оптимизацией презентаций

Среди стадий подготовки презентации одна из самых важных и при этом, положа руку на сердце, далеко не самая чарующая – планирование. Не расставив все по местам с самого начала, вы обрекаете себя на провал.

Чтобы не потерять значимый контент и, что еще более важно, не пропустить ни одну из стадий подготовки, в Eyeful Presentations используется методика, которую мы назвали «оптимизация презентаций». Эта методика совершенствовалась на протяжении целого ряда лет и, как любой нормальный процесс, постоянно проверяется и дорабатывается, чтобы оставаться ценной для клиентов и консультантов.

Я прекрасно помню, как она постепенно «набирала прочность», когда мы испытывали ее «под нагрузкой» в самом начале пути Eyeful Presentations – много лет назад. Вот как все это было: мне позвонили из крупной международной гостиничной сети. Eyeful Presentations на тот момент была еще совсем молодой компанией, так что нам в принципе не очень-то часто звонили – не говоря уж о крупных международных компаниях. И все же я ответил на звонок так, будто целыми днями только этим и занимаюсь (назовем это искусством продаж).

Мужчина на другом конце провода был весьма любезен. Он вдохновенно и чрезвычайно увлекательно рассказал о своем новом проекте: его компания стремится к расширению франчайзинговой сети гостиниц, в связи с чем они подготовили презентацию, которая должна помочь руководству компании выглядеть убедительнее в глазах потенциальных инвесторов. Единственная сложность заключалась в том, что эта презентация, несмотря на всю свою эстетическую привлекательность, не оправдывала возложенных на нее надежд.

Я попросил его прислать мне слайды и пообещал, что изучу их, выскажу свое мнение и, возможно, заскочу на неделе к нему в офис, чтобы поговорить за чашкой кофе. Он сказал, что файл презентации слишком большой для пересылки по электронной почте, так что он отправит его в мою «студию» с курьером. (Он и не подозревал, что я разговариваю с ним из гостевой спальни дома, находящегося в очень милом, но не то чтобы шибко «дизайнерском» жилом районе за пределами Оксфорда.)

Пока не появился курьер с красиво упакованным компакт-диском, я лихорадочно носился вокруг дома, пытаясь сделать его более похожим на «студию».

С немалой долей беспокойства я вставил компакт-диск в привод компьютера и, разинув рот от удивления, стал смотреть, как на экране один за одним появляются шикарные, безупречно выстроенные слайды. Графическое оформление и анимация были так очевидно прекрасны, что в моей голове крутились лишь два вопроса: «Как, черт возьми, я могу хоть что-то добавить от себя к этому шедевру? И о чем, черт побери, мне говорить с ними в конце недели?»

Когда первый приступ паники прошел, я взглянул на это произведение искусства более внимательно – и стал замечать места, которые изменил бы. Они никак не были связаны с внешним видом и оформлением презентации – совсем наоборот: дело было в содержании истории и в том сообщении, которое она в себе несла.

Вкратце их история звучала так:

Это свое сообщение они подали самыми кошмарными из всех возможных способов. Презентация с места в карьер начиналась организационной структурой компании, в которой были нарочито выпячены Самые Важные Люди Компании (с фотографиями и убористым текстом), а дальше слайд за слайдом шли диаграммы о росте и успехе крупнейшей международной гостиничной сети, управляемой этими очень умными людьми.

В этой презентации не было ни единого слайда о проблемах, возможностях и чаяниях аудитории – между прочим, отнюдь не менее успешной! Просматривая и анализируя эти чудесные слайды, я все яснее понимал, что передо мной не презентация, а сущая катастрофа. На смену леденящему страху постепенно приходило воодушевление.

Но впереди меня ждал еще один сюрприз. Я подготовился к неформальной беседе – уютному общению за чашкой кофе, без громких заявлений и поиска виноватых. Свою задачу я видел в том, чтобы поделиться кое-какими соображениями о текущем варианте презентации и помочь моим новым друзьям немного поправить контент.

Настал день встречи. На месте меня ждал мужчина, который мне звонил. Он тепло пожал мне руку и произнес незабываемую фразу: «Там сейчас выступают со своим коммерческим предложением другие ребята, они вот-вот закончат – и совет директоров выслушает вас».

Я нервно сглотнул.

Совет директоров?! От меня ждут коммерческого предложения?! У меня были при себе только доисторический ноутбук, несколько общих комментариев и кучка незамысловатых рисунков – и больше ничего. Моя компания Eyeful была в младенческом возрасте, так что если они хотели полноценное «предложение», то мне было просто нечего им показать.

Я вошел в зал с мыслями о жене и новорожденной дочери, ясно понимая, что обязан заработать хотя бы немного денег, чтобы прокормить семью. За столами, устрашающе расставленными в форме буквы «П», сидели нескольких угрюмых мужчин средних лет. Мне предложили подключить мой компьютер и показать, что у меня имеется.

– Ну… наверное, будет лучше, если для начала я прокомментирую вашу нынешнюю презентацию, – просипел я, судорожно гадая, какие образцы я могу показать и где самый короткий путь к выходу.

Я глубоко вдохнул и показал им их собственный набор слайдов, отметив некоторые моменты. Затем я задал несколько простых вопросов о том, для какой аудитории готовилась презентация, почему они решили начать с организационной структуры и что может быть важно для их аудитории. Я особо подчеркнул, что им надо говорить с аудиторией о франчайзинге: компания была известна своей заботой о франшизодержателях и щедро делилась прибылью со всеми участниками, так что стать шестеренкой в этом огромном механизме было большой удачей.

От вопроса к вопросу неуверенное (или нетерпеливое?) ерзание членов совета становилось все заметнее. И тут самый главный и самый страшный из них прервал меня, ударив кулаком по столу:

– Спасибо, £$&%, достаточно!

– Я потратил предыдущие три часа на то, – сказал он, – чтобы выслушать всех этих креативных типов, которые рассказывали, что они могут сделать с моим логотипом и шаблоном в PowerPoint. Вы – первый, кто действительно знает, что не так с этой презентацией. Мы говорим не о том, о чем нужно говорить. Презентация должна быть посвящена не нам, а нашей аудитории.

– Когда вы сможете начать? – спросил он.

Я назначил время для полноценной рабочей встречи, а затем как можно скорее покинул зал и принялся искать место, где можно прилечь.

За этой встречей последовала довольно плотная серия совещаний, переделка визуальной части (мы решили пойти в оформлении по пути минимализма) и разработка совершенно новой презентационной истории. Могу с гордостью сказать, что франчайзинговая часть бизнеса нашего заказчика выросла – и сейчас, девять лет спустя, мы продолжаем тесно сотрудничать со многими представителями этой группы компаний (и даже со страшными членами совета директоров).

Но, что еще важнее, благодаря всей этой истории родилась концепция оптимизации презентаций. У нас появилась рабочая методика, которая позволяла нам отложить в сторону вопросы эстетики и сосредоточиться на действительно важных вещах – на ключевом сообщении, на применении значимого контента и на необходимости постоянно помнить о потребностях аудитории.

С тех пор мы использовали эту методологию для работы над тысячами презентаций больших и малых компаний по всему миру. В каких только условиях нам не доводилось ее применять – от семинаров на русском языке через переводчика до создания раскадровок всю ночь напролет, – и она всегда демонстрировала достаточную надежность и гибкость, чтобы помочь нам справиться с задачей. Мы очень гордимся своей методикой и тем, чего она помогла нам добиться за последние девять лет.

При этом она еще долго будет оставаться «проектом в разработке», поскольку все время возникают новые технологии, новые внешние факторы (Интернет, социальные сети как канал получения обратной связи), новый опыт – и все это оказывает влияние на наше мышление. Пожалуй, самое важное, чему научил нас наш подход, – это то, что незыблемых догм не существует.

Однако кое-что неизменное все же есть в этом мире: аудитория и потребность в яркой, увлекательной истории.