Читать книгу: «CFO. Семь Финансовых Отделов. Работа + карьера», страница 4

Развитие

Первоначальный карьерный рост в данном департаменте прост. Eсли вы занимались обслуживанием счетов, вас могут догрузить текущими платежами, и наоборот. В обслуживании счетов карьеры не сделаешь, тогда как в планировании и контролировании текущих платежей можно поймать «первую звезду».

Для того чтобы «сесть на платежи» (именно так на жаргоне называется человек, отвечающий за согласование ежедневных платежей), вам нужно демонстрировать лояльность именно финансовому директору, не заигрывать с главным бухгалтером и бизнес-подразделениями, быть честным в признании ошибок и быть аккуратным.

Распределение первой и второй подписи

Как только вы превратились в думающего исполнителя, который отвечает за поддержание карточек счетов в рабочем состоянии, вашей первой задачей должно стать понимание, как распределяется порядок подписей, т.е. кому дается право заверять платежи перед банком. (Смотрите выше основы о праве первой и второй подписи.)

Во-первых, следите за сроком действия банковской карточки, в которой как раз и указаны первые и вторые подписи. Как правило, карточка действует несколько лет, пока действует ваш договор на обслуживание с банком. Если у вас много счетов, обязательно нужно следить за тем, чтобы не позднее чем за месяц до истечения срока начинать готовить новую карточку. Это требует нотариального подписания карточек и доверенностей и предоставления в банк прочих заверенных документов, например приказов и трудовых договоров. Кроме того, в банках проверка этих документов занимает некоторое время.

Во-вторых, нужны минимум две первые и две вторые подписи на случай отсутствия, например, в отпуске, генерального директора или главного бухгалтера – подписывать платежи будут их заместители. Иногда дублеры просят повышения зарплаты, так как боятся ответственности, но об этом должен заботиться генеральный директор.

В-третьих, убедитесь, что для всех, кроме генерального директора и главного бухгалтера, сроки доверенности для подписи достаточно долгие, и следите за истечением срока действия доверенностей. Обязательно знать, что генеральный директор получает право на первую подпись без доверенности, на основании приказа о его назначении, подтвержденного выпиской из ЕГРЮЛ⁸. Но у директора есть срок полномочий, определенный в том числе его трудовым договором. Хорошие банки следят за сроками полномочий директора. Значит, должны следить и вы, и заранее предупреждать об истечении сроков и просить ответа от генерального директора, как быть с первой подписью. Следите также за сроками действия электронных подписей (те самые флешки или логины и пароли, о которых было сказано ранее). Как правило, банк не выдает бессрочных инструментов цифровой подписи. Разумеется, гендиректор или главбух не должны следить за сроками – это ваша работа. В зависимости от прогрессивности банка процесс обновления цифровой подписи может занять от одного дня до двух недель.

В-четвертых, если у вас филиальная структура или много дочерних предприятий и вы следите за подписями по всем компаниям, то вам, безусловно, нужна таблица, в которой по всем банковским счетам будет указана информация о подписанте, его статусе (работает ли на указанной для банка должности), сроке действия доверенности, сроке действия полномочий директора, сроке действия цифровой подписи, сроке действия банковской карточки. Вы заранее должны следить, что процесс обновления карточки или ключа запущен.

В-пятых, снова о дочерних структурах и о лояльности. Если есть юридическая возможность, например, договор управления между корпоративным центром и дочерней структурой, имеет смысл в дублеры к генеральному директору ставить своих людей из управляющей компании.

Немного о плохом: к чему может привести право подписи.

• Компания осуществляет платеж (например, поставщикам), имея задолженность по заработанной плате перед сотрудниками или государством; в таком случае «первая подпись» серьезно рискует, – это преступление. К сожалению, очень многие топ-менеджеры идут на риск в надежде, что сложности временные и вот-вот задолженность по налогам и перед сотрудниками будет погашена. Но белая полоса не наступает, и приходит час расплаты – уголовные дела отнюдь не редки. Но, к счастью, вы не генеральный директор и не вам принимать решение.

• Происходит мошенничество в виде оплаты несуществующих товаров или услуг либо выдачи заведомо безвозвратного займа и т. п. Проходит время, и мошенничество вскрывается. И не важно, что истинный организатор мошенничества – не выявлен – формально виноват «подписант» платежа. Если компания дошла до банкротства – кредиторы полагают, что подобный платежи довели компанию до банкротства, это тоже преступление и виноваты снова «подписанты»

Ваша основная защита, как исполнителя, – работать по регламенту согласования платежей, контролировать платежи, информировать «подписантов» об их личных рисках. О контрольных процедурах при осуществлении платежей см. ниже в разделе «Контроль платежей».

IT-безопасность программы «Банк – Клиент»

Как только вы будете отвечать за «Банк – Клиент», важно осознать, что все проблемы, связанные с платежами, должны быть в вашем поле зрения, даже такая далекая тема, как IT-безопасность. Безусловно, вы не будете играть первую скрипку, но должны понимать, «что такое хорошо и что такое плохо».

• Программу «Банк – Клиент» рекомендуется устанавливать на отдельном компьютере, возможно, это будет виртуальная машина – это существенно снижает риски взлома. Не буду долго рассказывать, что такое виртуальная машина. Просто если нет возможности установить систему на отдельный компьютер – попросите ваших программистов об этом. Стоит хранить все USB-цифровые подписи или магнитные карточки доступа и т. п. в сейфе. Передавать, только оформляя передаточную ведомость – «сдал/принял».

• Если сотрудник «Первая подпись» или «Вторая подпись» отдают свои цифровые подписи сотруднику, который совершает за них платежи в «Банк – Клиенте», необходимо делать это с обязательным информированием IT-службы и службы безопасности, поскольку именно к этому сотруднику и его компьютеру будут применяться повышенные требования безопасности.

• Хотя все понимают, что свои цифровые подписи лучше не отдавать никому, большинство все же передает их сотруднику казначейства, который, в свою очередь, за всех подписывает документы в программе «Банк – Клиенте», после того как согласован реестр платежей. Вопрос в доверии. Я лично против такой системы, поскольку недоверчив. Но если вы не против, то необходимо поставить хотя бы выявляющий контроль, когда на следующий день другой сотрудник (другой, т.е. не тот, который подписывает платежи в «Банк – Клиент») будет сверять фактические платежи и согласованный руководством план-реестр платежей.

• Рекомендуется установить камеру постоянной записи, направленную на компьютер с установленным «Банк-клиентом». Здесь все понятно без пояснений. Лично сталкивался со случаями, когда это спасало, поскольку частенько сотрудники делятся своими логинами и паролями, все в отделе знают, где лежат USB-флешки – цифровые подписи

Система контроля и согласования платежей

Система планирования и выбора, кому платить, – важнейший инструмент управления, и он у вас в руках. Но, кроме власти, это еще и большая ответственность. Безусловно, вы не бизнес-подразделение, не вам выбирать приоритеты в оплате. Но на вас возложена процедура контроля и планирования.

Можно долго говорить о рисках платежей, но все их можно свести к одному: заплатили не тому, кому нужно, или тому, кому нужно, но не ту сумму.

Как правило, согласование платежей производится не в программе «Банк – Клиент», а либо по электронной почте, либо внутри какой-нибудь IT-системы. Стоит отметить, что в нашей необъятной стране имеются еще предприятия, где это происходит в бумажном виде с реальными подписями.

Обычно после согласования реестра платежи проходят через «Банк – Клиент». Если IT-система современная, то вам не потребуется повторно заносить согласованные платежи в «Банк – Клиент», за вас это сделает система. Имеет место и половинчатое решение, когда весь реестр переносится из финансовой IT-системы в «Банк – Клиент», а потом сотрудник казначейства удаляет несогласованные платежи. В таком случае необходимо проверять, что удалили нужное. Для этой проверки требуется независимый контролер, но, как правило, никто это не проверяет, а проводят выявляющий контроль на следующий день.

Рекомендую следующие обязательные контрольные процедуры при согласовании платежей:

– сверка с остатком по бюджету (обязательно сверяться с бюджетом CF⁹ на месяц, если есть бюджет на неделю – сверяться с ним); обратите внимание на слово «остаток» – это значит, что в течение месяца обязательно учитывать именно остаток от запланированной суммы с учетом произошедших соответствующих платежей, иначе контроль становится бессмысленным;

– для авансовых платежей – сверка с условиями договора, т.е. нужно проверить, есть ли условие аванса в договоре, выполнил ли контрагент условия для оплаты аванса, если такие условия указаны в договоре;

– для неавансовых платежей – наличие документов, подтверждающих выполнение контрагентом условий, т.е. нужно проверить, доехал ли до вас товар или оказана ли услуга. Это проверяется выявлением подписанного со стороны вашей компании документа о приемке товарно-материальных ценностей (как правило, это накладная) или (для оплаты услуг) наличие подписанного с вашей стороны акта выполненных контрагентом работ;

– и для авансовых, и для неавансовых платежей проверить, подошла ли дата оплаты (например, если вы должны оплатить полученные товары в течение месяца после подписания приемки материалов); не стоит платить раньше, если это не является политическим платежом (политическим, т.е. частью политики отношений с конкретным поставщиком);

– проверить наличие встречной задолженности у поставщика/подрядчика, например, по неотработанному авансу. Нужно сначала произвести взаимозачет по максимуму (максимум указан в договоре). Или, если по другому договору этот же контрагент сорвал сроки отработки аванса, имеет смысл не платить, пока аванс не будет отработан. Здесь вы, безусловно, нарушаете условия по одному договору, но контрагент тоже нарушил их по другому договору. Не пытайтесь сами принимать решение, ваша задача – затормозить такой платеж, пока его отдельным решением руководства не отменят или не проведут;

– согласование со службой безопасности. Вопрос спорный, поскольку обычно «безопасники» проверяют договоры. Но на тот случай, если вы платите без договора, их точно стоит привлекать к согласованию платежа;

– согласование с бухгалтерией я не рекомендую, поскольку обычно «вторая подпись» – это подпись главбуха или заместителя, поэтому если они видят налоговые риски или прочие проблемы, они могут заблокировать платеж на этапе «Банк – Клиент». Но если главбух отдал свою цифровую подпись сотруднику казначейства, то обязательно нужно согласовывать реестр с главным бухгалтером, прежде всего для того чтобы снять риски с казначейства и для предоставления возможности заблокировать опасный платеж.

Есть один запрещенный прием на случай, если по каким-то причинам главный бухгалтер не пропускает платеж, а генеральный директор хочет его провести. Нужно выпустить приказ, в котором возложить функции ведения бухгалтерского учета на генерального директора, перевыпустить банковскую карточку, и тогда у гендиректора будет право сразу на обе подписи. Но лучше разобраться в причинах, почему главный бухгалтер отказывается подписывать платеж: возможно, он увидел: личные риски настолько серьезны, что подпись будет воспринята как соучастие в преступлении. В таком случае гендиректору нужно хорошо подумать.

Согласование платежей в холдинговой компании, имеет ряд нюансов.

• С одной стороны, необходимо понимать, что согласование платежей в холдинге – важный инструмент управления мотивацией руководителей дочерних и зависимых компаний. Это вопрос управления холдингом. Если вы забираете утверждение платежей в холдинговую компанию, на местах во всех бедах будут винить штаб-квартиру, будут говорить, что именно штаб-квартира несет ответственность за срыв плана производства и продаж, так как сорвала поставку материалов, потому что не согласовала оплату материалов и т. п.

• С другой стороны, полная автономия всегда ведет к спекуляциям, когда компания будет тратить все деньги, чтобы их «не отобрали» на нужды других компаний холдинга. У каждого финансового директора холдинга свой рецепт выстраивания отношений. Часто спасает назначение финансовых директоров «на места» из центра, это позволяет принимать более разумные и взвешенные решения