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Choisir un format d’images numériques dans le cadre de la numérisation patrimoniale¹

Théophile Naito

Introduction

En raison des opportunités rendues possibles par les nouvelles technologies et sous la pression initiale du projet de numérisation entrepris par Google, ² les bibliothèques et les services d’archives ont entrepris et préparent régulièrement des projets de numérisation des documents sous leur responsabilité.

Dans ce contexte, les archivistes et bibliothécaires responsables se trouvent devant des choix techniques qui ne faisaient pas partie de leurs tâches il y a quelques années encore, ce qui ne va pas sans difficulté.

Tout comme il est indispensable de disposer de compétences en paléographie lorsque l’on gère des documents manuscrits anciens, il est nécessaire de détenir un savoir dans le domaine des formats d’images numériques lorsque l’on se lance dans la production et la conservation d’images numériques.

Ainsi, la première partie de cet article aborde quelques-uns des principaux éléments d’un format d’image. En particulier, les algorithmes de compression et la notion de profil ICC (utile pour gérer les couleurs des images numériques) sont abordés.

Ensuite, l’article présente brièvement les formats d’images les plus courants dans les institutions patrimoniales.

Finalement, un processus de décision permettant d’aboutir au choix d’un format d’images en fonction du contexte est présenté, après une discussion de méthodes déjà existantes.

Il est important de noter qu’il s’agit ici de choisir un ou plusieurs formats d’images pour un projet de numérisation à venir, et qu’il ne s’agit pas de déterminer si des images déjà produites doivent être converties en un format mieux adapté.

Les images numériques matricielles
Le concept d’image numérique matricielle

Une image numérique matricielle est une image, codée numériquement, obtenue par la description d’un ensemble de petits carrés de couleur unie placés l’un à côté de l’autre dans un tableau rectangulaire. L’idée est d’utiliser des carrés suffisamment petits pour que l’œil ne se rende pas compte que l’image est en réalité un assemblage de ces carrés.

On voit cet assemblage de carrés dans l’image de la figure 2 qui est un détail de l’image de la figure 1. Chacun de ces carrés est appelé «pixel», par contraction de «picture element».

Toute image numérique n’est pas nécessairement matricielle. En effet, il est également possible de décrire une image sous une forme vectorielle. Une image vectorielle est une image composée d’éléments géométriques de base, tels des segments de droite ou des arcs de cercles. L’avantage d’une description vectorielle, pour les images s’y prêtant bien, est double. D’une part, cela permet d’obtenir des fichiers de taille modeste puisqu’il est bien plus court de spécifier quelques caractéristiques (taille, couleur, position) d’un nombre relativement faible d’objets géométriques, que de spécifier la couleur d’une très grande quantité de pixels. D’autre part, il est possible de changer l’échelle d’une image vectorielle facilement et sans perte de qualité (dans le cas d’un zoom par exemple), alors que cela n’est pas possible sans perte de qualité pour une image matricielle. Cela se voit dans l’image de la figure 2, qui montre qu’un zoom important fait apparaître les pixels.

Toutefois, les descriptions vectorielles sont bien adaptées pour les images de synthèse. Pour les images naturelles obtenues à l’aide d’appareils photographiques ou de scanners de documents, une description matricielle est la règle.

Il est à noter que les images matricielles sont souvent appelées images bitmap ou images raster.

Formats d’images numériques matricielles

La description des pixels d’une image matricielle est souvent accompagnée par d’autres informations concernant l’image. Citons la date de création de l’image, la dimension de l’image, des informations concernant les couleurs utilisées dans l’image, l’auteur de l’image. Il est évident que toutes ces informations doivent être organisées. De même, les données décrivant l’image doivent être structurées et codées d’une manière bien définie. Dans le cas contraire, aucun logiciel ne pourrait lire l’image concernée. Cette organisation et ce codage sont déterminés par un format de fichier. Pour les images matricielles, il existe une très grande quantité de formats.

Figure 1: Fleurs

Figure 2: Fleurs (détail): image formée par des petits carrés de couleur homogène

A titre d’exemple, ³ une organisation simple en deux blocs, que l’on retrouve dans certains formats d’images matricielles est celle représentée dans la figure 3.

En-tête (Header)

Contient typiquement les informations suivantes:

– le format dont il s’agit;

– type de l’image (noir-blanc, niveaux de gris ou couleur);

– dimension de l’image;

– date (de création, de modification, etc.);

– algorithme de compression utilisé;

– etc.

Description de l’image

Contient la description (couleur et position) de chaque pixel.

Figure 3: Organisation en deux blocs d’un format d’image matricielle

D’autres formats adoptent une structure plus complexe, mais qui a l’avantage de s’adapter à de nombreux besoins. C’est le cas du format TIFF, dont on donne brièvement une idée de la structure. Un fichier respectant ce format débute toujours par un en-tête (header), qui contient quelques informations de base et qui pointe vers un répertoire (image file directory). Celui-ci contient l’essentiel des métadonnées liées à l’image, et il indique où se trouvent les données décrivant cette image et où se trouve le prochain répertoire s’il y en a un autre. On peut relever que les données relatives à une même image peuvent être structurées de différentes façons, puisque le répertoire peut être situé avant ou après les données décrivant l’image.

Algorithmes de compression⁴

Décrire une image matricielle nécessite une grande quantité de données. En effet, puisqu’une image est composée d’un très grand nombre de pixels qui ont tous une couleur parmi un nombre de couleurs qui peut être gigantesque, le poids d’une image peut être très important. Par exemple, à une résolution de 300 ppp, ⁵ une image de 10 cm x 15 cm est composée de plus de 2 millions de pixels. Si chaque pixel peut avoir une couleur dans un ensemble de plus de 16 millions de couleurs (un cas tout-à-fait usuel pour les images naturelles), il est alors nécessaire de disposer de 24 bits par pixel.⁶ Un calcul montre que l’on obtient un fichier d’un poids de plus de 6 Mo.

C’est considérable, et cela pose la question du stockage des images lorsqu’elles sont en grande quantité, et aussi celle de leur transmission à travers un réseau. Pour y répondre, une intense activité de recherche est menée dans le domaine de la compression des données numériques. En effet, on peut (et il faut!) se demander s’il est possible de décrire une image de manière plus économique. Les succès dans ce domaine de recherche sont grands, et il est aujourd’hui courant de compresser efficacement les images matricielles avec toute sorte d’algorithmes de compression.

Essentiellement, il existe deux types d’algorithmes de compression: les algorithmes «sans perte», et les algorithmes «avec perte». Les algorithmes sans perte permettent de conserver la totalité de l’information originale, alors que les algorithmes avec perte ne permettent pas de retrouver l’image originale. L’utilisation de ce deuxième type d’algorithme permet des taux de compression spectaculaires.

Mais la compression est un sujet délicat dans le monde des archives et des bibliothèques puisqu’elle est souvent considérée comme un élément à éviter dans le cadre de l’archivage à long terme.⁷

De sorte à permettre une meilleure appréhension du sujet, quelques algorithmes simples et standards sont brièvement présentés dans la suite de cet article.

Pour ce faire, rappelons que toute information numérique se présente sous la forme d’une suite de 0 et de 1. Une telle suite est appelée un mot dans l’alphabet {0,1}. Le nombre de 0 et de 1 qui forment un mot est appelé la longueur de ce mot. Un algorithme de compression a comme objectif de remplacer un mot contenant une information d’intérêt par un mot d’une longueur plus faible. De plus, ce remplacement doit se faire sans perte d’information, ou avec une perte acceptable. Pour obtenir cet effet de compression, l’idée est de supprimer toutes les formes de redondance qui apparaissent.

Il est à noter qu’il est impossible de définir un algorithme de compression capable de remplacer n’importe quel mot par un mot de longueur plus faible. Plus précisément, cela est impossible sans perte d’information. En d’autres termes, pour tout algorithme de compression sans perte d’information, il existe au moins un mot que l’algorithme n’arrive pas à remplacer par un mot de longueur plus petite (en fait, il est possible de prouver que pour tout algorithme sans perte, il existe un nombre infini de mots qui ne peuvent pas être compressés en des mots de longueur plus faible).

Cela veut dire qu’avant de définir un algorithme de compression, il faut déterminer quel type d’information il s’agit de compresser. Certains algorithmes sont efficaces pour compresser du texte, alors que d’autres sont particulièrement efficaces pour compresser des images. Et parmi les algorithmes efficaces pour compresser les images, certains sont spécifiquement construits pour compresser des images qui représentent du texte en noir/blanc, alors que d’autres sont efficaces pour des images non-textuelles. En effet, tout type de données a un genre de redondance particulier dont il s’agit de tirer profit au mieux. Comme premier exemple, voyons l’algorithme de compression suivant.

Codage par plages – Run-length encoding (RLE)

Cet algorithme de compression vise typiquement les images en noir/blanc, ou tout autre type d’information dont la représentation numérique comporte une majorité de 0 (et de 1) qui se suivent. Par exemple, le mot 00000000000000000000000000000000111110000000001111000000000000000000000000

pourrait être une partie du codage d’une ligne de pixels dans une image qui représente du texte, en noir, sur un fond blanc. Les 1 représentent les pixels en noir, moins fréquents que les pixels en blanc. L’idée de l’algorithme RLE est de tirer profit des grandes plages de 0 (et de 1), en écrivant

32*05*09*04*24.

Ce mot doit être compris comme signifiant «32 zéros, puis 5 uns, puis 9 zéros, puis 4 uns, puis 24 zéros». En écriture binaire, il devient:

000111111000010000001000 1000001100010111;

sachant que l’on a simplement écrit les nombres 31,4,8,3,23 en binaire sur les 7 derniers bits de chaque groupe de 8 bits (les espaces sont là pour faciliter la lecture de ces groupes). Le premier bit de chaque groupe de 8 bits indique s’il s’agit d’une plage de 0 ou de 1. Il est évident que l’algorithme a effectivement permis d’obtenir un effet de compression: au lieu d’être écrite sur 74 bits, la même information a pu être compressée sur 40 bits.

La faiblesse évidente de cet algorithme réside dans le fait qu’il est incapable de compresser efficacement des mots qui contiennent peu de grandes plages de 0 et de 1. Dans ces cas, l’algorithme augmente la longueur des mots! Un autre point important est que la ligne originale de 0 et de 1 peut aisément être récupérée à partir du mot obtenu par cette méthode de compression. Il n’y a aucune perte d’information dans ce processus.

Codage de Huffman

Très souvent, chaque caractère d’un alphabet est codé avec le même nombre de bits. C’est le cas de la norme de codage ASCII, qui attribue 8 bits à chaque caractère textuel. C’est également le cas lorsque l’on code un ensemble de couleurs sans compression. On emploie fréquemment 24 bits pour coder une couleur. Toutefois, autant dans le cas d’un texte que d’une image, certains caractères apparaissent plus souvent que d’autres. L’idée de David Albert Huffman, en 1952, a été de coder les caractères apparaissant fréquemment avec un nombre plus faible de bits en suivant un processus rigoureux. Ainsi, le caractère apparaissant le plus souvent dans la langue française, «e», sera codé sur un seul bit lorsqu’il s’agit de coder des textes écrits dans cette langue.

Pour un texte particulier, il est possible que ce ne soit pas le caractère «e» qui apparaisse le plus souvent. Pour coder ce texte, il faudrait d’abord calculer les fréquences de chaque caractère pour en déduire le codage approprié. Deux difficultés se présentent dans cette situation. D’une part, pour que le décodeur puisse lire le texte, il faut que le codeur lui transmette la table de codage.⁸ Cela augmente le poids du fichier et réduit l’efficacité de la compression. D’autre part, le calcul préliminaire des fréquences augmente le temps de codage, ce qui peut être malvenu. Pour éviter ces deux difficultés, c’est une version adaptative du codage de Huffman qui est utilisée. L’idée est de commencer le codage sans utiliser de compression, et ensuite d’adapter la table de codage à chaque caractère codé. Cela se fait de façon à ce que le décodeur puisse reconstruire la table de codage au fur et à mesure du décodage, sans que le codeur n’ait besoin de lui fournir une information.

De la même manière, comme la fréquence d’apparition des couleurs dans une image dépend de celle-ci, c’est un codage adaptatif qui est souvent utilisé pour coder les images.

Compressions «Groupe 3» et «Groupe 4»

Ces deux algorithmes ont été pensés pour la transmission de documents en noir (l’information) et blanc (le papier) par fax. Ce sont des standards publiés par l’Union Internationale des Télécommunications (UIT), et leur dénomination officielle est UIT-T T.4 (compression «Groupe 3») et UIT-T T.6 (compression «Groupe 4»).⁹

La norme «Groupe 3» consiste en fait en deux algorithmes de compression différents: une compression unidimensionnelle et une compression bidimensionnelle. Le premier de ces algorithmes considère chaque ligne de pixels de manière indépendante des autres lignes, ce qui fait le caractère unidimensionnel de cette méthode. La compression se fait en deux temps. D’abord, il s’agit de procéder à un codage par plages, et ensuite c’est un codage de Huffman qui est appliqué en considérant chaque plage comme un caractère d’un alphabet. Il ne s’agit pas d’un codage adaptatif, mais d’un codage basé sur un set de documents représentatif défini par l’UIT. A titre d’exemple, le tableau de la figure 4 est une partie de la table de codage définie par le standard UIT-T T.4.

Figure 4: Extrait du Tableau 2/T.4 – Codes de terminaison¹⁰

La compression bidimensionnelle distingue différentes situations. Dans le meilleur des cas, il y a une forte redondance verticale en raison de la nature des documents visés (les documents transmis par fax) et l’idée est de coder une ligne de pixels par rapport à la ligne de pixels qui se trouve immédiatement au-dessus. Lorsqu’une telle redondance n’existe pas sur toute ou une partie d’une ligne, alors c’est le codage unidimensionnel décrit ci-dessus qui est employé. De plus, la compression «Groupe 3» est définie de sorte à pouvoir supporter des erreurs de transmission. Une des mesures prises dans ce cadre est le codage d’une ligne sur deux (ou sur quatre) selon la méthode unidimensionnelle, ce qui permet d’éviter qu’une seule erreur se propage dans toute la suite du document et le rende incompréhensible.

Cette façon de faire limite l’efficacité de la compression puisque l’algorithme renonce volontairement à exploiter la redondance verticale sur tout le document. Pour remédier à ce fait lorsqu’une résistance aux erreurs n’est pas nécessaire, la compression «Groupe 4» reprend le même processus que la compression bidimensionnelle «Groupe 3», en supprimant certains des mécanismes utiles dans des environnements propices aux erreurs. En particulier, l’entier du document est codé suivant le codage bidimensionnel, ce qui permet un taux de compression environ deux fois meilleur.

Algorithmes de compression basés sur un dictionnaire (algorithmes de la famille LZW)

Une famille d’algorithmes d’un type différent existe. Ce sont les algorithmes basés sur l’utilisation d’un dictionnaire. La stratégie consiste à parcourir le mot à compresser à la recherche de chaînes de caractères qui apparaissent dans un dictionnaire. Lorsqu’une telle chaîne de caractères est trouvée, elle est remplacée par le numéro d’index ¹¹ de la chaîne. Par exemple, admettons qu’il existe un dictionnaire pour le français contenant 99 999 mots au plus. Et supposons que le mot:

— «algorithme» arrive en 2415^ème position dans ce dictionnaire;

— «compression» arrive en 10 324^ème position;

— «de» arrive en 11 112^ème position;

— «dictionnaire» arrive en 12 956^ème position;

— «un» arrive en 74 454^ème position.

Dans ce cas, la phrase

«L’algorithme de compression LZW utilise un dictionnaire.» peut être codée de la manière suivante:

«L’*2’415*11 112*10 324*LZW*utilise*74 454*12 956*.», car «L’», «LZW», «utilise» et «.» ne se trouvent pas dans le dictionnaire considéré.

Examinons l’efficacité de cet algorithme. La phrase qu’il faut coder est constituée de 56 caractères. En utilisant le code ASCII, on constate que 448 bits sont requis pour coder ce texte. Calculons maintenant le nombre de bits nécessaires lorsque l’on profite du dictionnaire. Comme il faut 17 bits ¹² pour coder les nombres jusqu’à 100 000, on doit utiliser 18 bits pour coder les mots qui se trouvent dans le dictionnaire. En effet, il faut 1 bit supplémentaire pour indiquer si ce qui suit correspond à un index ou à un mot codé en ASCII. Les mots présents dans le dictionnaire étant au nombre de 5, cela nous donne 90 bits. De plus, les quatre chaînes de caractères codées en ASCII nécessitent respectivement 22,30,62 et 14 bits, puisqu’il faut 1 bit pour indiquer que ce qui suit est codé en ASCII, 5 bits pour indiquer la longueur du code ASCII, puis le code ASCII. On arrive à un total de 218 bits. On constate qu’il a effectivement été possible de compresser efficacement la phrase proposée.

Ci-dessus, c’est un dictionnaire traditionnel qui a été utilisé. Pour augmenter l’efficacité de l’algorithme, les dictionnaires utilisés contiennent en réalité des chaînes de caractères ¹³ qui n’ont pas nécessairement de signification. De plus, la conception à l’avance d’un dictionnaire peut être irréalisable lorsque les données ne sont pas des données textuelles. C’est typiquement le cas des images. Il n’est pas évident qu’il soit possible de trouver des arrangements de couleurs qui reviennent régulièrement dans toutes les images. Pour cette raison, il est nécessaire de définir des algorithmes capables de construire un dictionnaire différent pour chaque image. Pour éviter la transmission du dictionnaire entre le codeur et le décodeur de l’image, il s’agit de le construire selon une procédure permettant au décodeur de reconstruire le dictionnaire au fil du décodage.

Par exemple, le codeur peut démarrer avec un dictionnaire vide ou par défaut (constitué des lettres de l’alphabet par exemple). Ensuite, en cours de codage, le codeur cherche dans le dictionnaire le mot le plus long qui correspond à la chaîne de caractères qu’il doit coder. Supposons que la prochaine chaîne de caractères à coder soit «couleurs» mais que seul le mot «coule» soit déjà présent dans le dictionnaire. Dans ce cas, le codeur code uniquement le début, à savoir «coule», du mot «couleur», et le codeur précise que la lettre suivante est le u. Ensuite il ajoute le mot «couleu» au dictionnaire, et il s’attaque à la prochaine chaîne de caractères à coder. Dans notre cas, il s’agit de «rs» et de ce qui suit. Ainsi, le dictionnaire est en constante évolution, en fonction des redondances qui apparaissent.

Parmi les algorithmes faisant appel à une procédure de ce genre, on trouve les algorithmes précurseurs LZ77 et LZ78, publiés par A. Lempel et J. Ziv en 1977 et 1978 respectivement. Par la suite, une variante de ces algorithmes a été publiée en 1984 par T. Welch. Cet algorithme est connu sous le nom de LZW et est probablement le plus fameux des algorithmes de la famille LZ, qui regroupe les variantes de LZ77 et de LZ78.

Plutôt qu’une efficacité ciblée sur un type de donnée très particulier, les algorithmes de la famille LZ ont tendance à être efficaces sur des données de tout type. Cette caractéristique en fait un algorithme «tout-terrain», très utile lorsqu’il s’agit de compresser différents types de données ensemble. Toutefois, lorsqu’il s’agit de compresser un type de données bien précis, il existe souvent un algorithme plus efficace.

Algorithmes de compression JPEG, JPEG 2000 et JBIG2

Les méthodes de compression JPEG (pour les images en couleur; compression avec perte), JPEG 2000 (pour les images en couleur, compression sans ou avec perte) et JBIG2 (pour les images noir/blanc, compression sans ou avec perte) font appel à des mathématiques avancées, et ne peuvent donc être résumes dans le cadre du présent article. Ces algorithmes bénéficient de techniques récentes et sont particulièrement efficaces.

Gestion des couleurs

Pour certaines utilisations, les couleurs des images ne sont pas très importantes, voire superflues. Ainsi, la fidélité exacte des couleurs est sans valeur pour le lecteur intéressé uniquement par le texte d’un document. Pour ce genre d’usages, il peut même être avantageux de ne pas prendre en compte la couleur et de se contenter d’une numérisation en noir/blanc. Le poids des images numérisées en noir/blanc, nettement inférieur au poids des mêmes images numérisées en couleur, est un atout important. Dans le même genre de cas, l’impression est également une fonction pour laquelle une numérisation sans couleur peut être profitable. Par exemple, cela permet de réduire l’utilisation du toner des imprimantes.

Mais les bibliothèques et les archives peuvent tout à fait être confrontées à des situations dans lesquelles le respect des couleurs originales est important. Cela peut être le cas lorsqu’un utilisateur publie des images de documents. Par exemple, des images peuvent être publiées dans un catalogue d’exposition. Il peut aussi arriver que quelqu’un ait comme projet la création d’un fac-similé qui soit le plus fidèle possible au document original. Et si la numérisation a comme but de créer une copie pouvant remplacer le document original, alors la fidélité de la reproduction est primordiale. En effet, une institution patrimoniale peut estimer que certains originaux sont dans un tel état que la création d’une copie est nécessaire pour assurer la pérennité de l’information. Pour ces situations, il est nécessaire de savoir comment les formats d’images gèrent les couleurs.

Espace de couleurs et profil ICC

Aujourd’hui, de nombreux appareils gèrent des couleurs. Les imprimantes, les écrans, les appareils photographiques et les scanners sont dans ce cas. Dans le but de transmettre fidèlement les couleurs entre ces appareils, différents standards ont été émis par les organismes compétents. En l’occurrence, il s’agit de la Commission Internationale de l’Eclairage (CIE) et de l’International Color Consortium (ICC).

Le concept d’espace de couleurs est important. Un espace de couleurs est une correspondance définie entre un ensemble de couleurs et un ensemble de nombres. Cette correspondance permet de coder les couleurs avec des nombres. Plus précisément, il s’agit de faire correspondre un triple ¹⁴ de nombres à chaque couleur. Par exemple, l’espace RVB (RGB en anglais) décompose une couleur C en un rouge R, un vert V et un bleu B. A la couleur C est associé le triple (r, v, b) où r est le nombre associé à la couleur R, v est le nombre correspondant à la couleur V et b est le nombre décrivant la couleur B. Concrètement, (255,0,0) correspond au rouge primaire alors que (110,11,20) décrit la couleur grenat.¹⁵ Il est toutefois nécessaire d’être très prudent: il existe un grand nombre d’espaces RVB. Parmi les espaces de ce type qui sont souvent utilisés se trouvent sRGB et Adobe RGB (1998).

Cela veut dire qu’un même triple peut très bien correspondre à des couleurs différentes en fonction de l’espace de couleurs considéré. De plus, deux espaces différents ne couvrent pas nécessairement le même gamut.¹⁶ Par exemple, l’espace de couleurs sRGB a un gamut plus petit que l’espace Adobe RGB (1998), ce qui veut dire qu’il existe des couleurs que l’on peut décrire dans l’espace Adobe RGB (1998) alors qu’elles ne peuvent pas être décrites par l’espace sRGB.

Examinons un cas concret qui rappelle que chaque appareil gère son propre espace de couleurs. Prenons le cas d’un utilisateur qui visionne sur un écran une image numérisée à l’aide d’un scanner. Supposons que certains pixels de l’image aient été codés comme du rouge primaire par le scanner: (255,0,0) dans l’espace de couleurs RVB du scanner. Si cette image est fournie sans aucune précaution, l’écran affichera le rouge primaire (255,0,0) correspondant à son propre espace RVB. Et cet espace n’a aucune raison d’être le même que celui du scanner. Par conséquent, l’image que l’utilisateur visionne sur l’écran ne correspond pas, en termes de couleurs, au document qui a été numérisé.

De sorte à pouvoir maintenir la fidélité des couleurs tout au long d’une chaîne allant de la production des images à leur visualisation, on utilise un espace de couleurs intermédiaire et standardisé. Différents espaces de couleurs standardisés par la CIE existent. Par exemple, CIE L*a*b*, datant de 1976, est un tel espace. Ce standard décrit l’ensemble des couleurs qu’un humain perçoit. De plus, cet espace est conçu pour que la distance mathématique entre deux triples associés à deux couleurs corresponde à la différence de perception visuelle entre ces deux couleurs. A titre d’exemple, il y a la même différence de perception entre les couleurs représentées par (50,100,150) et (50,100,200) et entre les couleurs représentées par (50,100,200) et (50,150,200).

L’existence d’un tel espace standard permet de respecter les couleurs tout au long d’une chaîne. Mais pour cela il faut introduire le concept de profil ICC, introduit par l’ICC et reconnu conjointement par l’Organisation Internationale de normalisation (ISO) et par l’ICC (ISO 15076–1). Un profil ICC établit la correspondance entre un espace de couleur d’intérêt (par exemple celui d’un scanner ou d’un écran) et un espace de couleur standardisé (CIE L*a*b* par exemple).

Retournons à l’exemple de l’utilisateur qui visionne sur un écran une image numérisée par un scanner. Cette fois, supposons que le scanner est muni d’un profil ICC. De même, supposons que l’écran dispose de son propre profil ICC. A nouveau, regardons le cas du pixel dont la couleur est codée (255,0,0) par le scanner. Lorsque l’écran affiche ce pixel, il va suivre le processus suivant: il cherche d’abord à quelle couleur dans l’espace CIE L*a*b* correspond (255,0,0), en utilisant le profil ICC du scanner. Appelons «rouge» cette couleur. Puis il s’agit de voir à quoi correspond ce «rouge» dans l’espace de couleurs de l’écran, en utilisant le profil ICC de ce dernier. Ce pourrait être (252,10,15) par exemple. Maintenant, le respect des couleurs est assuré tout au long de la chaîne!

Comme le rouge, codé (255,0,0), du scanner pouvait être représenté par l’écran, il a été possible de conserver cette couleur sur le chemin entre le scanner et l’écran. Toutefois, il peut arriver que le gamut de l’écran ne contienne pas le rouge indiqué par le scanner. Dans un tel cas, l’écran affiche le rouge le plus «proche» possible.

Pour que ce qui précède puisse fonctionner, il est nécessaire que les logiciels permettant l’affichage d’une image aient accès au profil ICC du scanner. Pour cela, il y a deux possibilités. L’une est d’intégrer le profil dans le fichier de l’image. Pour ce faire, il faut que l’image matricielle soit codée dans un format qui permet d’intégrer le profil ICC du scanner. La solution alternative est d’indiquer l’endroit où les logiciels peuvent trouver le profil ICC, sauvegardé de manière indépendante.

Il semble que la solution qui s’est imposée soit celle de l’intégration du profil ICC dans le fichier de l’image. Cette solution a l’avantage de lier le profil avec l’image. Cela permet de faciliter la gestion de la correspondance entre les images et le profil ICC du scanner lors de l’échange d’images, mais aussi dans le cours de l’archivage. A l’inverse, il y a aussi un désavantage puisque l’on constate que le même profil est susceptible d’être conservé en de multiples copies. Ce qui augmente légèrement l’espace de stockage nécessaire. A titre d’illustration, remarquons que la Bibliothèque de Genève (BGE) conserve actuellement plus de 800 000 images dans le cadre du projet e-rara. Chacune de ces images contient un profil ICC, alors que seuls 5 profils différents ont été utilisés. Sur la base d’un poids moyen de 265 Ko par profil ICC, il en résulte un poids supplémentaire d’environ 200 Go. Ce poids correspond approximativement à 1,5 % du poids total des 800 000 images, ce qui donne la mesure de l’économie qui pourrait être réalisée en n’intégrant pas les profils dans les images.

Les formats courants d’images

Il existe un très grand nombre de formats d’images, comme cela est illustré par le travail de J. Murray et W. van Ryper.¹⁷ Dans le présent article, on se contente d’examiner l’utilisation des formats largement acceptés dans le monde des archives, des bibliothèques et au-delà. En effet, porter son choix sur un format rarement utilisé comporte des risques importants pour des raisons évidentes.

Le format TIFF (Tagged Image File Format)

Le format TIFF, propriété d’Adobe et publié pour la première fois en 1986 par Aldus, est un format dont la principale caractéristique est une grande souplesse. Par exemple, il peut être utilisé sans compression, mais il peut aussi être utilisé avec une compression sans perte (algorithme RLE, de Huffman, LZW, Groupe 3 et Groupe 4) ou avec perte (JPEG). Il peut également être utilisé en mode «multi-page», qui permet de conserver et transmettre plusieurs images en un seul fichier. En ce qui concerne les couleurs, il peut aller jusqu’à 48 bits par pixel, voire plus.

Toutefois, cette souplesse peut aussi être un obstacle: en effet, un logiciel de visualisation donné ne décode pas nécessairement toutes les versions possibles du format TIFF. Par exemple, les logiciels de visualisation peuvent se contenter d’afficher la première image d’un fichier multipage, sans capacité de lire les images suivantes.

Le format TIFF est répandu. En particulier, le secteur des archives et des bibliothèques a fait du format TIFF (TIFF 6.0 datée de 1992) sans compression le standard de fait dans le domaine de l’archivage à long terme.¹⁸ De même, Google fait usage de ce format pour sa bibliothèque numérique «Google Livres» selon A. Jacquesson.¹⁹

La spécification du format TIFF est divisée en deux parties. La première partie définit le format TIFF Baseline, et les Archives et bibliothèques exigent souvent que les images respectent ces exigences plus restrictives.

La spécification du format TIFF, gratuitement disponible sur le site web d’Adobe, ne prévoit pas l’intégration d’un profil ICC. Mais la flexibilité du format TIFF permet tout de même l’intégration d’un profil ICC dans un fichier respectant ce format. Ceci est expliqué dans l’annexe de la spécification du format ICC.²⁰ Toutefois, étant donné l’absence d’indication dans la spécification du format TIFF, les logiciels capables de décoder un fichier TIFF n’en tiennent pas nécessairement compte.

Le format JPEG (JPEG File Interchange Format)

En fait, JPEG n’est pas un format mais un algorithme de compression efficace, mis au point par le comité JPEG et normalisé par l’ISO et l’UIT en 1992 (ISO/IEC 10918–1 ou UIT-T T.81). L’algorithme JPEG peut être utilisé dans divers formats, tel TIFF ou PDF. Toutefois, il existe un format spécifiquement conçu pour JPEG: c’est le format JFIF (ISO/IEC FDIS 10918–5), et c’est à lui que l’on pense lorsqu’il est question de JPEG comme format d’image. Ce format permet de gérer des images en couleurs allant jusqu’à 24 bits par pixel.

JPEG est un algorithme de compression avec perte.²¹ Autrement dit, un cycle de compression avec JPEG entraîne une modification de l’image. Mais l’efficacité de l’algorithme permet de garder ces modifications dans le domaine du raisonnable: il est possible d’obtenir un taux de compression d’environ 20:1²² sans que l’œil humain ne s’en rende compte! Lorsque le taux de compression est très élevé, une image compressée avec l’algorithme JPEG peut souffrir de l’apparition de petits carrés clairement visibles. Cela provient du fait que la compression se fait sur des blocs de 8 x 8 pixels.

En théorie, le taux de compression est au choix de l’utilisateur, mais un taux par défaut est souvent proposé par les logiciels.

L’efficacité de JPEG en fait un algorithme de compression et un format très répandu. Malgré la perte d’information que JPEG provoque, il est parfois utilisé pour conserver des images lorsque des questions de coûts et d’espace de stockage jouent un rôle important. Ainsi, comme exemple parmi d’autres, les Archives d’Etat de Genève (AEG) utilisent le format TIFF uniquement pour les cadastres et les plans, alors que les registres et les documents textuels sont numérisés et conservés selon le format JPEG.²³ En effet, les images sont considérées comme un moyen de diffusion, alors que les documents originaux sont seuls considérés comme documents à archiver pour le long terme. Ainsi, les AEG ont la possibilité de numériser une deuxième fois un document pour lequel il y aurait une demande qui ne pourrait pas être satisfaite par l’image respectant le format JPEG.

De plus, la compression JPEG est acceptée par le format PDF/A. Ce format, dont il est question plus loin dans cet article, est très largement accepté pour l’archivage à long terme.

En ce qui concerne la gestion des couleurs, comme pour le format TIFF, il est nécessaire de consulter l’annexe de la spécification du format ICC pour obtenir la manière de procéder pour inclure un profil ICC dans un fichier JPEG.

Le format JPEG 2000

A l’image de JPEG, JPEG 2000 est un algorithme de compression avant d’être un format. Toutefois, la spécification de JPEG 2000, rédigée par le comité JPEG, publiée et normalisée par l’ISO et l’UIT en 2004 (ISO/IEC 15444–1 et UIT-T T.800) contient la définition d’un format d’image en annexe. C’est de ce format, nommé JP2, que l’on parle lorsque JPEG 2000 est considéré comme un format.

Parmi les éléments différenciant JPEG 2000 de JPEG se trouve l’amélioration de la qualité visuelle des images. En effet, on obtient une qualité légèrement supérieure en utilisant JPEG 2000 pour un taux de compression équivalent. D’autre part, JPEG 2000 permet tant la compression sans perte qu’avec perte. La différence réside uniquement dans le degré de compression souhaité.

De plus, JPEG 2000 a été pensé pour faciliter toute une série de fonctionnalités. Par exemple, la transmission et la visualisation d’images à travers un réseau sont en principe facilitées. Toutefois, ce format ne s’est pas encore imposé aussi largement que JPEG, qui lui est encore très souvent préféré.

Dans le domaine de l’archivage à long terme, JPEG 2000 connaît un succès croissant, ²⁴ et il est accepté par les formats PDF/A-2 et PDF/A-3.

L’inclusion d’un profil ICC dans un fichier JPEG 2000 est prévue par la spécification de JPEG 2000, avec certaines restrictions.²⁵

Le format PDF (Portable Document Format)

Le format PDF est un format créé par Adobe. Il a été normalisé par l’ISO en 2008 (ISO 32000–1). Le format PDF n’est pas un format d’image. C’est un format de type plus général dont le but est la description de documents, de sorte à pouvoir représenter un document donné exactement comme l’auteur l’a conçu. C’est un format très couramment utilisé, en particulier pour échanger des documents. Ainsi, de nombreuses bibliothèques numériques utilisent ce format.

Il existe une version du format, appelée PDF/A, qui a été standardisée par l’ISO en 2005, 2011 et 2012 (ISO 19005–1 pour PDF/A-1, ISO 19005–2 pour PDF/A-2 et ISO 19005–3 pour PDF/A-3), et dont le but est de satisfaire le mieux possible aux exigences de l’archivage à long terme. Ces trois standards sont valides en parallèle, l’un ou l’autre peut être utilisé selon les besoins.

Il est courant de convertir des documents numériques au format PDF/A lorsque l’on veut archiver ces documents pour le long terme, à l’image de la pratique des Archives fédérales suisses qui exigent le format PDF/A pour les documents bureautiques.²⁶

Le format PNG

Le statut légal de l’algorithme de compression LZW, qui était protégé par des brevets, a incité un groupe ad hoc à créer un format pouvant remplacer le format GIF. C’est ainsi que la spécification de PNG a été publiée en 1996. Ce format est un standard depuis 2004 (ISO/IEC 15948). Quelques-unes des caractéristiques de ce format sont:

— un algorithme de compression sans perte efficace, surtout pour les images de synthèse;

— des couleurs pouvant aller jusqu’à 48 bits par pixel;

— de ne pas être restreint par des questions légales.

Le format PNG est souvent reconnu comme un format apte à l’archivage à long terme. Mais en raison de la concurrence des formats déjà vus ci-dessus, il est rarement utilisé dans ce cadre.

Le choix d’un format d’images pour un projet de numérisation: méthodes existantes

Différents auteurs se sont intéressés à la manière d’évaluer et de choisir un format d’images parmi d’autres formats. Par exemple, la Bibliothèque nationale des Pays-Bas ²⁷ et le Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques (CECO)²⁸ ont étudié et établi de telles méthodes d’évaluation, orientées vers la conservation des images à long terme.

Une tendance se dégage de ces études: l’idée générale est de déterminer des critères importants pour la conservation à long terme, et ensuite de noter les différents formats envisagés vis-à-vis de ces critères. Cette façon de faire permet d’établir aisément un classement des formats en fonction des notes attribuées. De plus, le procédé pour arriver à ce résultat semble relativement facile à appliquer, puisqu’il suffit de suivre une «recette de cuisine». Celle-ci consiste à confronter chaque format aux différents critères pour en tirer une note.

Par exemple, les critères définis par le CECO sont les suivants: «Ouverture du format», «Licence libre», «Diffusion», «Fonctionnalités», «Implémentation», «Densité de mémorisation», «Vérifiabilité», «Bonnes pratiques» et «Perspectives». La signification plus précise de chacun de ces termes est expliquée dans le travail du CECO.

Ensuite, ce dernier attribue une note à chaque format et ce pour chaque critère. Finalement, un calcul de moyenne est fait en tenant compte du facteur de pondération attribué à chaque critère. Cette moyenne permet d’établir le classement suivant pour les formats d’images matricielles, étant précisé que les formats qui ne sont pas indiqués n’ont pas été évalués.

L’étude de la Bibliothèque nationale des Pays-Bas établit une méthode similaire, dotée de quelques raffinements. Ainsi, les sept critères (Openness, Adoption, Complexity, Technical Protection Mecanism (DRM), Self-documentation, Robustness, Dependencies) sont chacun partagés en différentes caractéristiques. Par exemple, le critère Openness admet les trois caractéristiques suivantes: «Standardisation, Restrictions on the interpretation of the file format» et «Reader with freely available source». Finalement, un type de moyenne pondérée est établi à partir des notes qui correspondent aux diverses caractéristiques. Cette moyenne permet d’aboutir au classement suivant, seuls les formats indiqués ayant été évalués.

On constate que ces deux classements sont différents. Si l’établissement d’une méthode universelle, valable dans toute situation, était le but de ces deux études, alors cette constatation serait une contradiction. Mais les études de la Bibliothèque nationale des Pays-Bas ²⁹ indiquent que les facteurs de pondération doivent être établis en fonction des situations particulières. Dans le même esprit, les recommandations du CECO précisent bien qu’il n’existe pas un unique format valable dans toute situation, et qu’il est nécessaire de tenir compte de l’application prévue pour faire un choix.

En effet, les deux méthodes décrites ci-dessus sont imparfaites. Ces méthodes visent à simplifier le plus possible l’évaluation et le choix d’un format en ramenant tous les critères sur une seule dimension. Ainsi, en additionnant des nombres correspondant à divers critères, on établit un moyen permettant de comparer des critères qui peuvent ne rien avoir en commun. Une telle simplification est discutable.

Une autre observation que l’on peut faire est que les processus définis par les méthodes brièvement présentées ci-dessus impliquent de noter les formats selon divers critères. Mais la façon dont il s’agit d’attribuer les notes est subjective. Elle dépend des personnes chargées de cette tâche. Or, les compétences et l’expérience de ces gens influent certainement sur les notes distribuées.

En résumé, les méthodes d’évaluation de formats vues plus haut donnent un faux sentiment de rigueur. Elles permettent d’obtenir des chiffres et d’en déduire un ou plusieurs formats plus adaptés que les autres, alors qu’il n’est pas possible de définir ces chiffres de manière unique. Il est d’ailleurs utopique de vouloir créer une méthode absolument rigoureuse, puisque le choix d’un format dans le domaine de la conservation à long terme n’est pas seulement une question de compétence et de réflexion, mais aussi un pari sur l’avenir.

Le choix d’un format d’images pour un projet de numérisation: Méthode alternative (arbre de décision)³⁰

Les limites des méthodes discutées plus haut incitent à réfléchir à une méthode mieux adaptée. Le point essentiel est de pouvoir distinguer entre différentes situations, et il est par conséquent nécessaire de renoncer à un format unique qui serait valable dans tous les cas.

D’ailleurs, certaines institutions renoncent au format TIFF ³¹ pourtant généralement indiqué comme le format à privilégier, comme cela est illustré par les études citées ci-dessus. Bien qu’il soit possible d’analyser ces choix divergents comme des erreurs, il semble beaucoup plus raisonnable de voir dans ces exemples une preuve de la nécessité de reconnaître que selon les cas, il s’agit de choisir des formats différents.

Dans la suite de cet article, on propose une méthode d’évaluation en arbre, qui permet de distinguer différentes situations en plusieurs étapes. Pour faciliter le choix, le processus décrit ci-dessous limite les possibilités à quelques formats dont les qualités sont telles que les risques sont aussi faibles que possible.

L’utilisation et les limites de la méthode en arbre

— Cet article n’a pas pour objectif d’étudier tous les formats d’images existants, ce qui serait impossible, mais il propose un processus permettant d’effectuer un choix raisonnable en fonction du contexte. Les formats et les algorithmes de compression proposés ici peuvent être considérés comme aptes à l’archivage à long terme, comme cela est brièvement expliqué plus haut.

Toutefois, d’autres formats et d’autres algorithmes de compression peuvent également être envisagés en cas de nécessité. Ainsi, cet article prend le point de vue d’une institution engagée dans des travaux de numérisation de documents originaux, ce qui lui laisse un contrôle entier sur le choix du format. Mais on peut imaginer une situation différente: une institution patrimoniale peut tout-à-fait se voir proposer des images numériques produites hors de son contrôle. Dans une telle situation, il vaut mieux commencer par étudier l’aptitude à l’archivage du format proposé plutôt que de convertir les images dans le format précédemment choisi par l’institution pour ses propres travaux.

— Le processus décrit ci-dessous, et permettant d’aboutir à un choix de format d’images n’est pas décrit en détail et laisse une liberté considérable aux personnes engages dans le choix d’un format d’images. En effet, il est impossible de prévoir toutes les situations et ce ne sont donc que les grandes lignes qui sont décrites ci-dessous. Certaines étapes nécessitent un travail d’analyse et de réflexion important, qu’il n’est pas possible d’éviter.

— Tous les formats dont il est question dans cet article sont des formats laissant une marge de manœuvre plus ou moins grande. Parmi les éléments le plus souvent discutés se trouvent l’algorithme de compression, qui peut soit être choisi (cas du format TIFF et du format PDF), soit être réglé à un niveau qui est à la convenance du producteur (cas de JPEG et de JPEG 2000), et la résolution de l’image, qui ne dépend pas du format. Mais il y a en réalité une grande quantité d’autres éléments qui doivent être déterminés.

Par exemple, les métadonnées, de tout type, sont des informations qu’il est possible d’intégrer directement dans le fichier d’une image et qu’il est nécessaire de sélectionner préalablement. Par la suite, il faut trouver le moyen de les inscrire dans le fichier au moment de la production des images (dans le cas contraire, seules les métadonnées automatiquement inscrites sont présentes dans les fichiers).

D’autre part, les données qui décrivent une image peuvent être organisées de différentes manières, selon les possibilités offertes par les formats et selon le choix du producteur. Ainsi, et à titre d’illustration, TIFF donne la possibilité d’organiser les images en tuiles (il s’agit de diviser une image en plusieurs petites images rectangulaires, de sorte à faciliter l’accès à une région de l’image) au lieu de l’organisation en lignes qui est en principe l’organisation par défaut. Pour sa part, JPEG 2000 permet de choisir entre différentes organisations qui facilitent l’une ou l’autre utilisation. Par exemple, il est possible d’organiser les données d’une image de sorte à faciliter la transmission de cette image à une résolution plus faible que celle de l’image originale. L’idée est de placer d’abord les données permettant de construire l’image à une faible résolution, puis celles permettant de construire l’image à une résolution moyenne, et finalement les données permettant d’obtenir l’image originale de haute qualité. De cette façon, un utilisateur du web pourrait visualiser une copie de faible résolution sans avoir à attendre le chargement de toutes les données de l’image originale.

Il est donc très important de ne pas se contenter de choisir un format et un éventuel algorithme de compression, mais de déterminer aussi les caractéristiques, avec tous les détails nécessaires, que l’on souhaite pour les images numériques qu’une institution veut produire. Ces choix doivent faire l’objet d’une spécification, telle celle de la Bibliothèque nationale des Pays-Bas pour les caractéristiques techniques, ³² et tel le travail effectué par les AEG et les Archives de la Ville de Genève pour les métadonnées.³³

Première étape

La première étape, qui peut aussi être comprise comme une sorte d’étape préliminaire, consiste à regrouper toutes les informations nécessaires. Il s’agit de déterminer les éléments permettant de caractériser les documents originaux, les objectifs de la numérisation, les ressources disponibles, et éventuellement certaines conditions spéciales.

— Déterminer les caractéristiques des documents originaux est évidemment nécessaire pour définir l’aspect technique de la numérisation, et en particulier le format des images numérisées. Parmi les éléments importants se trouvent la couleur (noir-blanc, niveaux de gris, couleur) et le contraste des documents originaux, le type de document (textuel, iconographique, etc.), et la finesse des détails.

— La numérisation peut répondre à deux objectifs principaux. Il peut s’agir de diffuser un ou plusieurs documents de manière facilitée, ou il peut s’agir de prendre une mesure de conservation pour préserver au mieux un document nécessitant un traitement particulier. Et en mettant les choses au pire, un document numérique peut remplacer un document original dont l’existence est menacée à court terme. Dans ce dernier cas, il est important de réaliser que le remplacement se fait au prix d’une perte importante puisqu’une image numérique ne peut être qu’une approximation du document original.

— Les ressources à disposition jouent évidemment un rôle important aussi. Il est nécessaire d’en dresser un inventaire, quel que soit le type (ressources en finances, personnel, temps, infrastructure, organisation, etc.).

— Enfin, il peut arriver qu’il soit nécessaire de tenir compte de conditions spéciales, qui sont aussi susceptibles d’apparaître dans la suite du processus de choix.

Deuxième étape

Durant la deuxième étape, il s’agit de déterminer si les images numériques doivent être conservées pour le long terme ou non, en s’appuyant sur les informations mises en évidence lors de la première étape.

En raison du coût de la numérisation et en raison de l’intérêt des documents numérisés, les images sont souvent produites pour être conservées pour une durée sans limite dans le temps. Il est à noter qu’il y a alors deux cas différents. D’une part, on peut se trouver dans le cadre de l’archivage à long terme, qui nécessite un système d’archivage de haute qualité. Il va de soi que les documents numériques dont le rôle est de remplacer des documents originaux en dégradation rapide doivent bénéficier d’un tel système. D’autre part, il peut s’agir de documents qui ne sont pas destinées à l’archivage mais qu’il est tout de même nécessaire de conserver pour le long terme. C’est le cas des documents numériques destinés uniquement à la diffusion, parce que seuls les documents originaux sont archivés, ou parce que l’institution concernée archive parallèlement des copies numériques de haute qualité.

Mais il peut aussi arriver que les documents numérisés ne soient pas conservés au-delà d’une date bien définie et proche dans le temps. Par exemple, lorsqu’une institution offre un service de numérisation au public, il peut être jugé que les images créées dans ce cadre ne présentent pas un intérêt suffisant pour nécessiter une conservation à long terme. Alternativement, le coût de la conservation du document original et du document numérique peut être considéré comme trop important pour permettre la conservation du document numérique, sachant que le document original peut être numérisé une deuxième fois si nécessaire.

Troisième étape

Il est nécessaire de déterminer si les images seront en noir/blanc ou non. En effet, certains formats et certains algorithmes de compression sont spécifiquement conçus pour des images en noir/blanc, respectivement pour des images en couleur. Ainsi, la méthode de compression Groupe 4 est spécifiquement conçue pour les images en noir/blanc, alors que les algorithmes de compression JPEG et JPEG 2000 peuvent être utilisés uniquement pour les images en couleur.

Quatrième étape: les images ne sont pas conservées pour le long terme S’il n’y a pas d’exigence particulière, un bon choix est de produire des images TIFF avec compression Groupe 4 (images noir-blanc à caractère textuel), des images TIFF avec compression LZW (images noir-blanc sans caractère textuel) ou des images JPEG avec niveau de compression d’environ 8/12 sur l’échelle de Photoshop ³⁴ (images en couleur).

Au contraire, s’il y a des besoins spéciaux, alors le format le mieux adapté doit être choisi, quel qu’il soit. En effet, puisque les images ne doivent être conservées que pour une courte période, il n’y a pas besoin de prendre en compte la question de la durabilité de ces images. Il suffit de produire des images répondant parfaitement au besoin du moment.

Quatrième étape: les images, uniquement destinées à la diffusion, sont conservées pour le long terme

Lorsque les images ont la diffusion pour seuls buts, alors les formats et les méthodes de compression conseillés sont les mêmes qu’au point ci-dessus, à savoir des images TIFF avec compression Groupe 4 (images noir/blanc à caractère textuel), des images TIFF avec compression LZW (images noir/blanc sans caractère textuel) ou des images JPEG avec niveau de compression d’environ 8/12 sur l’échelle de Photoshop (images en couleur). Mais comme il y a un objectif de conservation à long terme, il est déconseillé d’utiliser un autre format ou une méthode de compression différente sans une évaluation approfondie.

Essentiellement, il y a deux cas possibles. Il peut s’agir d’images dérivées à partir d’images archivées de haute qualité. Mais il peut aussi s’agir d’images pour lesquelles il n’existe pas de copies d’archivage. En effet, une institution peut décider de créer des images exclusivement destinées à la diffusion, en s’appuyant sur le fait que les documents à archiver sont les documents «papier» originaux. Comme exemple d’un tel cas, nous avons déjà vu l’exemple des AEG.

Quatrième étape: les images sont destinées à l’archivage

Lorsque l’on choisit de créer des images avec un objectif d’archivage à long terme, il faut déterminer si l’institution concernée veut, ou non, utiliser un algorithme de compression. De manière générale, la compression est vue comme un élément à éviter autant que possible dans le domaine de l’archivage à long terme. Pour cette raison, le standard de fait est le format TIFF sans compression. Toutefois, devant la masse des images produites actuellement et dans le futur, de nombreuses institutions se tournent vers l’utilisation de la compression.

Si une institution renonce à utiliser le format TIFF sans compression, alors il est recommandé d’utiliser TIFF avec compression Groupe 4 (images noir/blanc à caractère textuel), TIFF avec compression LZW (images noir/blanc sans caractère textuel) et JPEG 2000 sans perte de qualité (images en couleur).

Le choix d’un format d’images pour un projet de numérisation: commentaires concernant l’arbre de décision
Conditions spéciales

Il peut arriver qu’une institution soit soumise à des conditions spéciales. Ainsi, les Archives nationales d’Australie n’acceptent pas le format TIFF comme format d’archivage, en raison de son développement par une entreprise unique qui en a gardé la propriété (Aldus, aujourd’hui reprise par Adobe). Les Archives nationales d’Australie ont par conséquent choisi le format PNG comme format d’archivage.³⁵

Concernant les formats

Comme le montre l’exemple des Archives nationales d’Australie, il est possible de jeter son dévolu sur un format différent de ceux exposés dans l’arbre de décision discuté plus haut.

En plus du format PNG, rappelons l’existence de JBIG2 (définit par le comité JPEG), un algorithme de compression plus efficace que l’algorithme de compression Groupe 4 pour les images noir/blanc, mais dont l’utilisation semble rare dans le domaine patrimonial. Dans le cas où une institution aurait la responsabilité d’une quantité d’images noir/blanc telle que cela poserait des problèmes, alors il est recommandé d’étudier l’utilisation de JBIG2.

En ce qui concerne les images couleur, notons la possibilité d’utiliser le format JPEG 2000, compression avec perte, en remplacement du format JPEG. Toutefois, en raison de l’acceptation moindre du format JPEG 2000, il vaut mieux renoncer à l’utiliser pour la diffusion des images actuellement. A moins, évidemment, de disposer ou de construire un environnement spécifiquement construit à son intention, à l’image de ce qui a été fait par les Archives nationales du Japon.³⁶

Et il est possible d’utiliser le format TIFF avec la compression LZW au lieu d’utiliser le format JPEG 2000 pour l’archivage à long terme des images couleur. La compression LZW est un algorithme moins complexe (mais aussi moins efficace) que l’algorithme JPEG 2000, ce qui peut être considéré comme un avantage dans une perspective à long terme.

Concernant le format PDF

Le format PDF dispose d’atouts qui peuvent le rendre incontournable. Il permet de regrouper d’une manière agréable un ensemble d’images dans le même fichier. Typiquement dans le cas des livres, cette qualité est appréciable: un lecteur préfère certainement recevoir un unique fichier plutôt que de devoir gérer un fichier par page.

Une autre qualité du format PDF est qu’il permet de «cacher du texte derrière une image». Lorsqu’un document textuel est numérisé, il est souvent très utile de pouvoir disposer du texte. Pour cela, il faut préalablement saisir le texte manuellement ou utiliser un logiciel d’OCR (Optical Character Recognition). Ensuite, il est possible de sauvegarder séparément le texte et l’image, mais il est aussi possible de sauvegarder le texte «derrière l’image». En procédant de cette deuxième manière, on garde le lien entre chaque caractère textuel et le lieu où il se trouve dans l’image, ce qui est assurément précieux dans certaines situations. Or, le format PDF permet cette opération.

Pour ces qualités, et en raison de l’existence de versions du standard PDF qui sont précisément définies pour l’archivage à long terme, ce format peut également être utilisé. En particulier, cela peut être nécessaire pour la diffusion des images. En revanche, dans le cadre de l’archivage à long terme, les qualités présentées ci-dessus semblent moins décisives. Dans ce dernier cas, il est nécessaire de procéder à un examen détaillé de la situation pour déterminer si le format PDF/A est une bonne solution.

Contraintes pratiques

Il est crucial de ne pas perdre de vue les contraintes pratiques tout au long des étapes décrites ci-dessus. On peut illustrer cette nécessité avec le cas du format JPEG 2000. Les scanners de livres et les appareils photos ne peuvent pas toujours créer des images qui respectent ce dernier format.³⁷ Il faut alors commencer par créer les images dans un autre format (sans perte), puis convertir les images en JPEG 2000. Or, une conversion est un traitement délicat qui ne peut pas être fait sans précaution. En effet, certains logiciels suppriment des métadonnées dans le cours de l’opération, ce qu’il faut éviter au moins lorsque l’on se trouve dans le cadre de l’archivage à long terme. De plus, des accidents de toute sorte sont possibles, et il est donc raisonnable de mettre en place un contrôle des images obtenues par conversion avant de supprimer les fichiers originaux.³⁸

Contradictions possibles

Il est possible d’aboutir à une contradiction dans le cours du choix d’un format selon la méthode en arbre. Ainsi, on peut imaginer qu’une institution, qui souhaite archiver des images qui sont codées sans compression, n’ait pas les ressources suffisantes à la création et à la gestion d’un système d’archivage permettant d’intégrer toutes les données liées à ces images.

Dans une telle situation, la contradiction doit être levée en modifiant le contexte de départ (les objectifs, les ressources, les conditions spéciales), ou en évaluant une deuxième fois les conclusions auxquelles les réflexions ont abouties.

Cela signifie qu’à chaque étape il est possible de revenir à la première étape pour débuter une nouvelle fois le processus de choix avec un contexte modifié.

Figure 5: Arbre de décision pour le cas des images couleurs

Figure 6: Arbre de décision pour le cas des images noir/blanc

Die Musiksammlung des Benediktinerklosters Mariastein

Bewertung als Schlüssel zur erfolgreichen Reorganisation

Gabriella Hanke Knaus

Einleitung

Seit 2010 wird die Musiksammlung des Benediktinerklosters Mariastein einer umfassenden Reorganisation unterzogen. Sie umfasst die Kernaufgaben

— Sammeln: Sammlungstektonik und Überlieferungsbildung,

— Erschliessen: Ordnen und Verzeichnen, sowie

— Vermitteln.

Der nachfolgende Beitrag versucht aufzuzeigen, dass die Bewertung der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung der Reorganisation ist. Die Entwicklung eines schlüssigen Bewertungskonzeptes für die Mariasteiner Musiksammlung wurde notwendig, weil die jüngere Geschichte der Sammlung und des Klosters die Sammlungstektonik nachhaltig beeinflussten und die Sammlung kaum mehr nutzbar war. Neben der historischen Dimension, die nachfolgend aufgezeigt wird, spielt bei der Entwicklung des neuen Bewertungskonzeptes ebenfalls die für Musiksammlungen typische «Zwitterstellung» zwischen Archiv und Bibliothek eine massgebende Rolle. Auch ohne historische Brüche in der Entwicklung einer Sammlung gestaltet sich die Überlieferungsbildung in einer so ausgerichteten Institution als komplex; die Definition einer neuen Sammlungstektonik muss daher aus archiv- und bibliothekswissenschaftlicher Perspektive angegangen werden.

Mit der «materiellen Heterogenität» reiht sich die Mariasteiner Musiksammlung durchaus in den Kontext anderer Musiksammlungen ein. Die Bandbreite vom Autograph bis hin zur modernen gedruckten Notenedition ist in kleinen Sammlungen ebenso anzutreffen wie in den grossen europäischen Musiksammlungen der Bibliothèque nationale de France, der British Library und der Bayerischen Staatsbibliothek.¹ Alle diese Sammlungen vereinigen aus terminologischer Sicht den archivwissenschaftlichen Begriff der «Sammlung» – Einzelstücke verschiedener Herkunft, die wegen eines spezifischen Sammlungsinteresses ohne Berücksichtigung von Entstehungszusammenhängen zusammengeführt wurden – und den Begriff der «Bibliothek».² Dieses Spektrum ist auch in der Musiksammlung des Benediktinerklosters Mariastein vorhanden: Die älteste Quelle ist eine Sammlung von Gesängen für zwei Chöre zur Prozession, «Chori ad Falsibordonos et Lytanias Orationes»³ des Mariasteiner Konventualen P. Anton Kiefer (1627–1672); das jüngste Dokument der Sammlung ist ein Notendruck aus dem Jahr 2010. Beim Handschriftenbestand finden sich Autographe und Abschriften aus der Mitte des 17. Jahrhunderts bis in die 60er-Jahre des 20. Jahrhunderts. Die gedruckten Musikalien lassen sich in die Rara-Drucke (Notendrucke aus dem 18. und frühen 19. Jahrhundert) und Aufführungsmaterialien des späten 19., 20. und 21. Jahrhunderts unterteilen.

Geschichte der Musiksammlung des Benediktinerklosters Mariastein

Die jüngere Geschichte der Mariasteiner Musiksammlung kann als Geschichte des Verlustes bezeichnet werden. Archivalien ⁴ des Klosterarchivs Mariastein und unpublizierte Findmittel der Musiksammlung zeigen auf, dass zwei markante Zäsuren die Sammlung nachhaltig beeinträchtigten, und lassen verstehen, weshalb in der Geschichte der Sammlung die Etablierung eines Bewertungskonzepts bisher nicht möglich war.

Der Catalogus Musici Chori Beinwilensis – das handschriftliche Bestandsverzeichnis der Mariasteiner Musiksammlung aus dem Jahre 1816, erstellt von den Konventualen Trupert Fehr (1784–1820) und Ignaz Stork (1799–1855) – listet in einer ausführlichen bibliographischen Notiz 476 Werke von Klosterkomponisten sowie Quellen anderer musikalischer Zentren auf. Er zeigt auf, dass die Benediktiner von Mariastein zu Beginn des 19. Jahrhunderts ein reichhaltiges Repertoire pflegten. Aber so reichhaltig das Repertoire im Catalogus auch dokumentiert ist: In der heutigen Überlieferung der Mariasteiner Musiksammlung mit 957 signierten Einheiten (Handschriftenbestand) ist der grösste Teil der bibliographischen Notizen des Catalogus nicht mehr vorhanden. Dies ist umso bemerkenswerter, weil durch Kopistenabschriften und Schenkungen im 19. und 20. Jahrhundert das klösterliche Repertoire sukzessiv zu einem Archivbestand ausgebaut wurde. Für diesen Ausbau stützte sich das Kloster nicht primär auf den Notenkauf ab, sondern auf klostereigene Kopisten, die als Musiker und Komponisten Interesse an einer vielfältigen Musikpflege haben mussten. P. Edmund Kreuzer (1793–1858) und P. Aemilian Gyr (1807–1879) trugen in den 30er-Jahren des 19. Jahrhunderts mit Abschriften der Werke von Joseph Haydn wie beispielsweise dem Oratorium «Die Schöpfung» oder den Streichquartetten op. 8 zu einer ausserordentlich frühen Rezeption der Werke Haydns in Mariastein bei. In der zweiten Hälfte des 19. Jahrhunderts war es P. Leo Meyer (1822–1906), ehemaliger Konventuale des aufgehobenen Zisterzienserklosters St. Urban, der die Rezeption des europäischen Musikschaffens und somit den Sammlungsaufbau in eine neue Richtung lenkte: Seiner Kopistentätigkeit verdankt die Mariasteiner Musiksammlung Bearbeitungen aus Opern von Vincenzo Bellini und Gaetano Donizetti.

Den grössten Einfluss auf die Musikpflege in Mariastein im 19. Jahrhundert und somit auch auf die Entwicklung der Musiksammlung übte P. Leo Stöcklin (1803–1873) aus, der von 1832 bis 1851 Kapellmeister des Stifts war und von 1867 bis zu seinem Tode dem Kloster als Abt vorstand. Stöcklins eigenes kompositorisches Schaffen war sehr umfangreich; im Professbuch von Mariastein⁵ sind über 300 Ausgaben musikalischer Werke von Leo Stöcklin aufgelistet. Als Herausgeber der Periodika Recueil de musique pour l’Eglise et l’Ecole (Strasbourg, Noiriel ab 1855) und des Journal de Musique religieuse (Mulhouse, 1860–1864) fanden seine Werke über diesen Vertriebszweig Verbreitung und sind in dieser Form heute in wenigen Exemplaren in der Mariasteiner Musiksammlung überliefert. Durch die Bekanntschaft von Leo Stöcklin mit Julius André (1808–1880), dem Sohn des Verlegers Johann Anton André (1775–1842), erhielt Mariastein seine berühmteste Musikquelle: das Autograph des Kyriefragments in G-Dur von Wolfgang Amadeus Mozart. Julius André hat von seinem Vater nach dessen Tod zusammen mit seinen Geschwistern die Sammlung von Mozart-Autographen geerbt, die Johann Anton André zu Beginn des Jahres 1800 von Mozarts Witwe Constanze Mozart käuflich erworben hatte.⁶ Julius Andrés Handschrift bestätigt die Echtheit des Autographs: «Ich bezeuge hiermit, dass vorstehende 2 Seiten eigne Handschrift von W. A. Mozart u. seiner Composition ist. / Offenbach a/M. 12. August 1847 / Julius André.»⁷

Dass das Mozart-Autograph bis heute Teil der Mariasteiner Musiksammlung ist, darf angesichts der zweiten grossen Zäsur des klösterlichen Lebens als glückliche Fügung angesehen werden. Im September 1874 beschlossen der Solothurner Kantonsrat und die Mehrheit der Bevölkerung die «Reorganisation» der kirchlichen Institutionen St. Ursenstift, St. Leodegar (Schönenwerd) und Mariastein. Die Reorganisation garantierte von Staats wegen die Wallfahrt; für diesen Zweck durften Patres im Kloster zurückbleiben. Das Klostervermögen, der Verkaufserlös und die Klostergebäude wurden dem allgemeinen Schulfonds des Kantons überwiesen. Der Abt und die Mehrzahl der Konventualen wurden am 17. März 1875 aus dem Kloster gewiesen.⁸ Mit der sogenannten «Reorganisation» ist auch der Verlust von Teilen der Musiksammlung verbunden. Darauf deutet eindrucksvoll das heute überlieferte Œuvre von Abt Leo Stöcklin hin: Nur 49 Handschriften und 20 Drucke von ehemals über 300 Werkausgaben haben die Folgen der «Reorganisation» überstanden.

Die Jahre des Exils des Konvents in Delle (F), Dürrnberg (A), Bregenz (A) und der Tätigkeit im Kollegium Karl Borromäus in Altdorf haben die Mariasteiner Musiksammlung auf unterschiedliche Weise geprägt.

Im ersten Exilort Delle (F) gründete der Konvent die Fanfare du Collège St-Benoît, ein Blasorchester unter der langjährigen Leitung von P. Anselm Rais (1864–1904). Das Musikleben des exilierten Konvents erhält eine spezifische Ausrichtung, die in die Musiksammlung Eingang gefunden hat: Das Repertoire der Fanfare ist in der Sammlung durch handschriftliche Quellen und gedruckte Musikalien vorhanden. Die Überlieferungsform der einzelnen Instrumentalstimmen kann als «patchwork» von Handschrift und Druck bezeichnet werden: Handschriftliche Notation und Ausschnitte aus Drucken wechseln sich stückweise ab.

Die nächste Exilstation des Mariasteiner Konvents in Dürrnberg (Hallein/A) von 1902 bis 1906 hat in der Musiksammlung keine Spuren in Form von handschriftlicher oder gedruckter Überlieferung mit dem Besitzervermerk «Dürrnberg» hinterlassen.

1906 verlegte der Konvent von Mariastein-Dürrnberg seinen Sitz nach Bregenz, wo in mehreren Etappen bis 1916 das St. Gallus-Stift entstand. 1906 übernahmen Patres des Mariasteiner Konvents die Leitung des Kollegiums Karl Borromäus in Altdorf.

In der Musiksammlung sind die Spuren des Wirkens in Bregenz und Altdorf unterschiedlich dokumentiert. Aus Bregenz sind keine Dokumente überliefert, die auf eine systematische Sammlungstätigkeit für Musikalien und deren Erschliessung hinweisen. Das Verzeichnis der an Sonn- und Festtagen aufgeführten Messen, Offertorien, Predigt-Lieder vom 2. September 1915 bis 31. Dezember 1920 ⁹ gibt Einblick in eine Kirchenmusikpflege, in der neben dem gregorianischen Choral vorab Messen und geistliche Werke für vier Männerstimmen und Orgel aus der zweiten Hälfte des 19. Jahrhunderts zur Aufführung kamen. Es listet das Datum des Festes, die Messe sowie den Komponisten und die Anzahl der Singstimmen auf, jedoch keinen Verweis auf einen Katalog oder ein Inventar. Die gewaltsame Räumung des St. Gallus-Stifts durch die Gestapo 1941 – der Konvent hatte das Kloster innerhalb von 48 Stunden zu verlassen – und die darauf folgende Beschlagnahmung von Kunstgegenständen haben vermutlich auch Teile des Notenbestands dezimiert.¹⁰ Nach der Aufgabe des Stifts 1981 ist der noch übrig gebliebene Notenbestand ohne spezifische Verzeichnung in den Mariasteiner Notenbestand eingegliedert worden. An den einstmals separaten Teilbestand «Bregenz» erinnert auf wenigen Exemplaren der Sammlung der Besitzerstempel «Benediktinerstift S Gallus in Bregenz Oesterreich». Eine eigentliche Definition des Teilbestandes «Bregenz» ist nicht mehr möglich.

Im Gegensatz zu Bregenz ist aus der Tätigkeit der Mariasteiner Konventualen im Kollegium Karl Borromäus in Altdorf eine eigentliche Sammlungstätigkeit hinsichtlich Musikalien belegt. In der Musiksammlung sind drei Inventare vorhanden:

— Verzeichnis der kirchl. Musik/Eigentum des Klosters St. Gallus: Dieses Inventar ist in drei Teile gegliedert. Der erste Teil umfasst Messen für gemischten Chor mit Orgel oder Orchester (Signaturen C 1 bis C 46), der zweite Teil Messen für vierstimmigen Männerchor (Signaturen A 1 bis A 16) und der dritte Teil «Requiem, Motetten, geistl. und welt. Lieder, Sammelwerke» (Signaturen L 1 bis L 12).

— Verzeichnis der Kirchen-Musik/Das gesamte Notenmaterial der Kirchenmusik ist Eigentum des Klosters Maria-Stein St. Gallus: In diesem Inventar sind die Nachträge des ersten Typoskripts enthalten. Bei den Signaturen ist ein Zuwachs festzustellen, insbesondere bei der Signatur L, die nunmehr 105 Einheiten verzeichnet.

— Musik-Bibliothek des Kollegium Karl Borr. Altdorf, A Autoren-Katalog 1–27, B Sach-Katalog 1–26, Altdorf Juli 1943. Das Typoskript enthält auf 34 Seiten einen alphabetischen Katalog von zumeist weltlichen Werken von Johann Sebastian Bach bis Giuseppe Verdi. Ihm angeschlossen ist ein Sachkatalog (3 Seiten), der innerhalb der Grobunterteilung in Instrumental- und Vokalmusik die Werke nach Gattungen (Symphonien, Ouvertüren, Opern) und Besetzung (Duette, Terzette, Kammermusik, Männerchor, Knabenchor) auflistet. Das Inventar weist zwei verschiedene Signaturen auf: «K.B» ist die Abkürzung für die Kollegiums-Bibliothek, «B.B» diejenige der «Bibliotheca Benedictinorum»; dieser Teilbestand wird im Inventar als «Eigentum des Klosters Maria-Stein» bezeichnet. Unter dieser Signatur sind 249 Einheiten verzeichnet.

Mit diesen Inventaren aus Altdorf ist für die Musiksammlung erstmals seit der Vertreibung des Konvents eine systematische Sammlungstätigkeit belegt; sie legt den Grundstock für eine reichhaltige Musikpflege im Konvent und im Kollegium. Darauf verweist das Dokument «Musikalische Aufführungen in Kirche, Theater, Unterhaltungen von 1929–1933 excl», ¹¹ welches die kirchenmusikalischen und weltlichen Aufführungen in Altdorf von 1929 bis 1945 dokumentiert. Auf Seite 3 des handschriftlichen Verzeichnisses erscheint mit der Spalte «Mappe» erstmals ein Hinweis auf eine bibliotheks- beziehungsweise sammlungsmässige Aufbewahrung und Erschliessung der Werke: «25. XII [1930] Heilige Nacht: Huber, Friedensmesse, C 42, Christe Redemptor L 4, Lied von Otto Rehm L 24»

Dieser Eintrag verweist somit auf die beiden erstgenannten Inventare des Altdorfer Notenbestands.

Die weiteren Aufzeichnungen musikalischer Aufführungen im Konvent und Kollegium in Altdorf bestätigen den steten Ausbau der Notenbibliothek und ihrer bibliographischen Verzeichnung. Im «Kontroll-Heft musikalische Aufführungen unter dem Kapellmeister Maurus Zumbach Fortsetzung 1935 / Verzeichnis der kirchenmusikalischen und weltlichen Aufführungen»¹² findet sich für das Nikolausfest am 6. Dezember 1937 folgender Eintrag:

«St. Nikolaus 1937

1.	Hoch Habsburg … Marsch für O[rchester] K.B 104
2.	Violinsolo von Heggli. Bach, Sonata
3.	Pantomime aus Mozarts Ballet K.B 117
4.	Finale aus der Jenaer Symphonie / von Beethoven (nur I. Teil des Finale) K.B 90
5.	‹ Der Kesselflicker › v. Schubiger B. B. 246»

Dieser Eintrag verweist auf das im Juli 1943 niedergeschriebene Typoskript der Musik-Bibliothek des Kollegium Karl Borr. Altdorf und zeigt die Signierung der Bestände «K. B.» und «B. B.».

Trotz der Vertreibung des Konvents ist in Mariastein selbst das musikalische Leben nicht vollends zum Erliegen gekommen. Ab 1890 sind im Bestand erste Belege einer kirchenmusikalischen Tätigkeit nachweisbar. Sie wurde gepflegt durch einen aus Laien der Umgebung bestehenden Kirchenchor unter der Leitung verschiedener Patres, welche für die staatlich garantierte und finanzierte Wallfahrt verantwortlich waren, sowie durch Gastchöre. Sowohl im Handschriftenbestand als auch in den gedruckten Musikalien der Mariasteiner Musiksammlung finden sich zahlreiche Einheiten, die mit dem Besitzerstempel «Mariastein (b. Basel)» gekennzeichnet und im Zettelkatalog mit den Signaturen «Mus A» bis «Mus S» verzeichnet sind. «Mus A» bis «Mus S» sind willkürlich gewählte Kennzeichen einer Bestandsgliederung nach Gattungen, Besetzungen und Ausgabeform der Publikation:

A	Messen: Partituren und Singstimme
B	Offertorien, Gradualien, Alleluia, Motetten: Partituren und Singstimmen
C	Eucharistische und Predigtgesänge: Partituren und Singstimmen
D	Marien- und Kirchenlieder
E	Messen: nur Einzelpartituren
F	Klaviersachen: Festgebundene Hefte
G	Klaviersachen: Einzelblätter
H	Begleitbücher, Schulen, Klavierauszüge
I	Orgelsachen: ein einzelner Komponist
K	Orgelsachen: Sammlung mehrerer Komponisten
L	Violinsachen: Violine allein
M	Violinsachen: Violine mit Begleitung
N	Klavier mit einstimmigem Gesang
O	Gesänge mehrstimmig mit Klavier oder Orgel
P	Gesänge mehrstimmig a cappella
Q	alte Sachen: festgebunden
R	alte Sachen: lose Blätter
S	Orgelsachen auf Empore

Teile der im Zettelkatalog Mus A 1 bis Mus S 76 katalogisierten Musikalien sind während der Exilzeit des Konvents nachweisbar in Mariastein aufgeführt worden; der Beleg findet sich wiederum in den akribisch geführten Aufführungsverzeichnissen¹³ von 1925 bis 1971. Der Zettelkatalog macht aber auch deutlich, dass neben dem umfangreichen Korpus des Kirchenchorrepertoires wohl auch Handschriften und Drucke des 18. und 19. Jahrhunderts während des Exils des Konvents in Mariastein zurückgeblieben sind. Darauf verweisen die Signaturen «Mus Q» (alte Sachen: festgebunden) und «Mus R» (alte Sachen: lose Blätter), unter denen sich ein grösserer Teil der handschriftlichen Überlieferung von vor der Reorganisation befand.

Bewertung als Schlüssel zur erfolgreichen Reorganisation

Die Überlieferungsbildung vor der Reorganisation zeigt einen historischen Quellenbestand unterschiedlicher Provenienz sowie Notendrucke aus verschiedenen Jahrhunderten auf, die als Teilbestände entweder geschlossen oder dann über das ganze Sammlungsgut ohne Verzeichnung Eingang in die Sammlung gefunden haben. Die Definition einer neuen Sammlungstektonik hat daher die turbulente Überlieferungsbildung vor der Reorganisation zu berücksichtigen; sie muss aber auch im Kontext der archivarischen Bewertungsdiskussion Bestand haben. Dass dieses Unterfangen nicht einfach ist, zeigen die mehreren abgebrochenen Versuche, die Sammlung vor der jetzt laufenden Reorganisation neu aufzubauen.

Theoretischer Diskurs

Fragen der Bewertung und der Überlieferungsbildung von Musiksammlungen werden nicht im Kontext der archivarischen Bewertungsdiskussion geführt. Insofern ist es nicht überraschend, dass die Bewertung von Musiksammlungen in der archivwissenschaftlichen Fachliteratur kein Thema ist. Zu diesem Ausschluss haben in Grossbritannien und den USA Sir Hilary Jenkinson in «A Manual of Archive Administration» (1922) und insbesondere Theodore Schellenberg in «Modern Archives: Principles and Techniques» (1956) wohl entscheidend beigetragen: Beide Autoren gestehen Privatnachlässen und historischen Manuskripten (Sammlungen) keinen «Archivstatus»¹⁴ zu. Aus der Eingrenzung des Archivbegriffs auf das Verwaltungshandeln und der Fokussierung von «Bewertung» auf die «Aussagekraft von Verwaltungsunterlagen»¹⁵ wird nachvollziehbar, dass Musiksammlungen mit Archivalien, die in der Regel ein künstlerisches Œuvre überliefern, daher kaum Eingang in öffentliche Archive finden und hinsichtlich der Überlieferungsbildung zumeist denselben Kriterien unterworfen sind wie der spezifisch «bibliothekarische» Teilbestand Notendrucke.

Der Fokus der nachfolgenden Ausführungen richtet sich auf die historischen Teilbestände von Musiksammlungen (insbesondere die handschriftliche Überlieferung und den Notendruck vor 1850), und dies aus folgendem Grund: Vorgänge des Bewertens werden vorab dann relevant, wenn es um die Frage der Übernahme von handschriftlichen Dokumenten und Rara-Drucken geht. Handschriftliche Dokumente gelangen heute in der Regel als Nachlässe von Komponisten oder Interpreten in Musiksammlungen. Die von Robert Kretzschmar in Bezug auf das Archivgut geforderte Bewertungstransparenz für Schriftgut des staatlichen Handelns ¹⁶ hat auch für das Sammlungsgut einer öffentlichen Musiksammlung ihre Berechtigung. In der Praxis zeigt sich aber, dass Entscheide zur Übernahme von Komponisten- und Interpretennachlässen, denen eine Bewertung vorangegangen ist, nur dort transparent und von Aussenstehenden nachvollziehbar werden, wo gesetzliche Grundlagen oder veröffentlichte Regelungen zum Sammlungsaufbau vorliegen. Als mustergültig darf im Kontext der Nationalbibliotheken die «Collection development policy CDP-Music» der Music Collection der National Library of Australia bezeichnet werden. Sie definiert nicht nur den Begriff des nationalen musikalischen Kulturgutes – «‹ Australian music › is defined as music created by Australians, or published in Australia, or associated with Australia by explicit Australian performance or subject reference» –, sondern ebenso die Bewertungskriterien für Musikhandschriften, die innerhalb der National Library verschiedenen Abteilungen zugeordnet sind: «Unpublished Australian music is collected either as part of the archives of Australian musicians, held in the Manuscript collection, or as special collections of Australian musical works or Australian musical organisations. When a special collection primarily contains sets of unpublished scores and parts (e. g. the Symphony Australia collection), these are acquired and managed within the music collection.»¹⁷

Aus der CDP-Music lässt sich eine markante Divergenz zur Bewertung von Archivgut aus dem Verwaltungshandeln ableiten. Im Bewertungsvorgang findet keine Kassation von Dokumenten statt: Musiksammlungen übernehmen in der Regel einen Personennachlass oder das Archivgut einer Körperschaft als Bestand oder sie lehnen ihn ab. Von dieser Feststellung ausgenommen ist die Übernahme (Kauf oder Schenkung) von Einzelautographen, die in der Regel als Ergänzung eines bereits vorhandenen Bestandes oder aufgrund eines engen Bezugs zur Sammlungspolitik der Institution zustande kommt; in diesem Fall erfolgt der Akt des Bewertens auf der Stufe des Dokuments.

Die Überlieferungsbildung von musikalischen Archivalien in öffentlichen Musiksammlungen der Schweiz ist sehr stark durch den kantonalen Sammelauftrag geprägt. Diese «inhaltliche» Bewertung manifestiert sich beispielsweise in der Selektion von «Turicensia» (Personennachlässe und Körperschaftsarchive der Musikabteilung der ZB Zürich ¹⁸) und den «Solodorensia» (Nachlässe von Solothurner Komponisten in der Historischen Musiksammlung der ZB Solothurn ¹⁹). Neben den so definierten Sammlungspolitiken ist auch die künstlerisch-ästhetische Relevanz eines Nachlasses ein zentrales Bewertungskriterium. Als Beispiel hierzu sei der Nachlass des Dirigenten und Komponisten Paul Klecki (1900–1973)²⁰ in der Musikabteilung der ZB Zürich erwähnt, der nicht aufgrund des kantonalen Sammelauftrags «bewertet» und übernommen wurde, sondern aufgrund seines künstlerisch-ästhetischen Wertes und aufgrund der Tatsache, dass neben der Überlieferung der kompositorischen Werke als Manuskripte und Drucke auch die Dokumente des Wirkens als Dirigent (Dirigierpartituren, Rezensionen, Tonträger) sowie Dokumente der Biographie (Briefe, persönliche Gegenstände) übernommen werden konnten.

Im Kontext der Theorien der archivarischen Überlieferungsbildung weisen diese Kriterien der Überlieferungsbildung in musikalischen Quellenbeständen eine gewisse Nähe zur PIVOT-Methode ²¹ auf. Das in der PIVOT-Methode hervorgehobene, thematisch bestimmte «Politikfeld» weitet den Archivierungsauftrag auf Tätigkeiten mehrerer Akteure aus. Für die Überlieferungsbildung sind somit nicht die Akten einer archivbildenden Behörde relevant, sondern mehrerer Aktenbildner. In Musiksammlungen liegt die Analogie zur PIVOT-Methode darin, dass die Überlieferungsbildung eines Komponistennachlasses nicht nur durch die Dokumente des Hauptakteurs, das heisst das kompositorische Œuvre, sondern auch durch Dokumente anderer Akteure bestimmt ist. Dazu gehören Interpretationen der Werke in Form von Tondokumenten, Rezensionen zu Aufführungen und Konzertprogramme. Diese Dokumente haben mit der Werkgenese nichts zu tun, wohl aber mit der Rezeption der Werke eines Nachlassbildners und ermöglichen somit Forschungen zum Werk und zur Rezeption.

Musiksammlungen übernehmen oder sammeln nachträglich mit Bedacht solche ephemeren Dokumente. Im bibliothekswissenschaftlichen Kontext wird eine solche, auf «Vollständigkeit» beruhende Überlieferungsbildung durch das Conspectus-Modell ²² theoretisch untermauert, das eine Skala von «Orientierungsstufe» bis «Vollständigkeitsstufe»²³ aufweist. Mit dem Conspectus-Modell lässt sich die Sammlungstiefe und somit ein Teilaspekt der Überlieferungsbildung bewerten. Eine «inhaltliche» Bewertung und somit die Fokussierung auf den Informationswert ist allerdings mit dem Conspectus-Modell nicht möglich.

Selektion von Nachlässen von herausragendem künstlerisch-ästhetischem Wert und Anspruch auf Vollständigkeit der Dokumentation sind die Kriterien der Überlieferungsbildung eines wissenschaftlichen Auslesearchivs, das die ihm anvertrauten Archivalien als kulturelles Erbe sichert. Auf diesen Bewertungskriterien und der Eingrenzung auf einen historisch begrenzten Zeitraum von Komponisten- und Interpretennachlässen des 20. und 21. Jahrhunderts beruht die Überlieferungsbildung der Paul Sacher Stiftung, ²⁴ die neben dem Sammeln einen starken Akzent in der Vermittlung (angewandte musikwissenschaftliche Forschung, dokumentiert in eigenen Publikationen) setzt.

Die Überlieferungsbildung in klösterlichen Musiksammlungen unterscheidet sich diametral von den Kriterien des wissenschaftlich-historischen Auslesearchivs: Klösterliche Musiksammlungen sind hinsichtlich ihres Archivguts ein kultureller Speicher ihrer eigenen Musikpflege und der Rezeption neuer musikalischer Entwicklungen. Klösterliche Musiksammlungen haben ein Sammlungsprofil, das «ein durch Vorgaben oder Interessen ihrer Gründer und Träger […] reglementiertes, in je spezifischen politischen, konfessionellen, institutionellen und/oder gesellschaftlichen Kontexten zu legitimierendes, von finanziellen und räumlichen Ressourcen […] reguliertes ist.»²⁵ Für die Diskussion um die Bewertung von Musiksammlungen monastischer Herkunft sind somit andere Kriterien massgebend als bei der Bewertung eines aus persönlicher Provenienz stammenden Künstlernachlasses einer öffentlichen oder privaten Sammlung. Bei diesen Sammlungen geht es somit nicht um die Übernahme von Archivalien, Autographen oder anderen Dokumenten eines künstlerischen Schaffens, sondern um das von Axel E. Walther beschriebene selektive Sammlungsprofil.

Dieses Profil ist in den klösterlichen Musiksammlungen des deutschsprachigen Raums durch zwei Faktoren bestimmt. Der erste Faktor ist das monastische Chorgebet, in dessen benediktinischer Ausprägung der Musik ein herausragender Stellenwert ²⁶ zugemessen wird, was zu einer beachtlichen klostereigenen Kompositionstätigkeit führt. Der zweite Faktor ist der klösterliche Bildungsauftrag, der seit der Frühneuzeit als umfassende humanistische Bildung charakterisiert ist; in ihr wird Musik gelehrt und gelernt durch Komposition (Produktion), Interpretation (Rezeption) und Sammeln der Dokumente einer nach Italien, Deutschland und Österreich ausgerichteten Musikpflege.²⁷ Klösterliche Musiksammlungen sind Speicher interkultureller Prozesse; sie behalten die Funktion als Memorialstätte weit über das Ende des 18. Jahrhunderts hinaus, als die Bibliotheken sich zunehmend zu wissenschaftlichen Gebrauchsbibliotheken für fachspezifische Forschungen entwickelten.²⁸

Die Musiksammlung des Benediktinerklosters Mariastein weist hinsichtlich der Tektonik ihrer Bestände beide oben erwähnten Faktoren auf: Sie umfasst mit den Werken von P. Anton Kiefer (1627–1672), P. Ambros Stierlin (1776–1806), Abt Leo Stöcklin (1803–1873), Abt Vinzenz Motschi (1839–1905) und P. Ludwig Fashauer (1850–1916) den Teilbestand der Werke klostereigener Komponisten. Andererseits ist sie mit Abschriften von Haydn, Mozart und des italienischen Belcanto auch ein interkultureller Speicher, der sich von Repertoires für die eigene musikalische Praxis zur sammelnden Institution entwickelt hat. Die institutionalisierte Sammlungstätigkeit betrifft vorab gedruckte Musikalien vom späten 19. Jahrhundert bis heute und somit den «bibliothekarischen Teil» der Musiksammlung: Die Tektonik dieses Teilbestands ist in Mariastein sehr stark durch die Geschichte des Klosters bestimmt, da an den verschiedenen Exilorten des Klosters nach 1874 die Musikpflege und somit auch das Erstellen und Sammeln von Musikalien eine individuelle Ausrichtung erfuhren.

Bewertungsähnliche Vorgänge klösterlicher Musiksammlungen haben demnach diese spezielle überlieferungsgeschichtliche Funktion zu berücksichtigen. So ist es durchaus sinnvoll, eine 1940 im Benediktinerkloster Mariastein entstandene Abschrift der «Missae Papae Marcelli» von Giovanni Pierluigi Palestrina (ca.1515–1594) als archivwürdig zu bewerten, weil dieses Dokument eine Aussage zur Rezeptionsgeschichte dieser Messe im Kloster Mariastein zulässt – die Aufführung im Jahre 1940. Da es sich bei diesem Dokument zudem um eine Bearbeitung der Originalfassung handelt (Reduktion von 6 auf 4 Singstimmen), ist die Übernahme und Eingliederung in den historischen Quellenbestand auch aus kompositionsgeschichtlicher Perspektive gerechtfertigt.

Hinsichtlich der gedruckten Dokumente einer klösterlichen Musiksammlung wird die Frage der Bewertung bei der Sammlungstektonik relevant. Als Speicher interkultureller Prozesse haben Klöster seit dem 17. Jahrhundert nicht nur systematisch Notendrucke erworben, sondern sind selber als Notendrucker und Verleger aktiv gewesen. Dies zeigen Notendrucke aus der Benediktinerabtei Einsiedeln ²⁹ oder aus der Fürstabtei St. Gallen.³⁰ Klösterliche Musiksammlungen repräsentieren somit auch die Geschichte des Notendrucks mit dem Typendruck (16.–18. Jahrhundert), dem Notenstich (Ende 18. Jahrhundert und erste Hälfte 19. Jahrhundert) und der für die Notenpublikation entscheidenden Erfindung des lithographischen Notendrucks durch Aloys Senefelder 1797/98. In ihrer Weiterentwicklung zu Beginn des 19. Jahrhunderts und unter der Federführung des Verlegers Johann André hat Senefelders Erfindung die bisherige Exklusivität der Notenpublikation (kleine Auflagezahlen) aufgehoben³¹ und zu einer Verbilligung des Herstellungsprozesses von Notendrucken geführt. Sie «revolutionierte» zudem das Musikverlagswesen und die Druckproduktion: Notendrucke von Novitäten kamen viel schneller und in grösserer Stückzahl auf den Markt und sind in klösterlichen Musiksammlungen des Öfteren in Mehrfachexemplaren anzutreffen. Hinter dieser «Kumulation» steht die klösterliche Musikpflege, die gekennzeichnet ist durch das Interpretieren der Werke – daher die Notwendigkeit der Mehrfachexemplare – und durch die eigene Musikproduktion (Komposition). Senefelders Erfindung ermöglichte es, dass Klöster ihre Musikproduktion nunmehr in grösserer Stückzahl selber herausgaben oder dabei mit ihnen nahestehenden Verlegern und Druckern eng zusammenarbeiteten. Als Beispiel hierfür seien die zahlreichen Veröffentlichungen der Gebrüder Benziger ³² in Einsiedeln erwähnt. Durch die Expansion ihres Betriebs erfuhren die Werke der Einsiedler Klosterkomponisten des 19. Jahrhunderts eine grosse Verbreitung in Deutschland und in den Vereinigten Staaten.

Für die Bewertung der Drucke innerhalb der Tektonik der Musiksammlung ist die Kenntnis dieser produktionsgeschichtlichen Zusammenhänge von zentraler Bedeutung. Drucke, die einem solchen Prozess entsprungen sind, dokumentieren nicht nur den künstlerisch-ästhetischen Wert einer Komposition, sondern sind auch Zeugen einer Herausgeber- und Verlegertätigkeit, die unabhängig vom Erscheinungsjahr einen intrinsischen Wert besitzen und deshalb bei der Tektonik der Sammlung dem historischen Quellenbestand zuzuordnen sind. Ebenso gehören die vor 1800 erschienenen Notendrucke³³ dem historischen Quellenbestand an, deren Auflagezahl bereits beim Erscheinen gering war und deren heutige Überlieferung auch aufgrund von Verlusten als klein betrachtet werden muss.

Bewertung der Musiksammlung des Benediktinerklosters Mariastein

Bei der Bewertung stand die Tektonik der Sammlung im Zentrum. Für die Bewertungsentscheide wurden neben den im theoretischen Diskurs erläuterten Aspekten die Tektoniken anderer klösterlicher Musiksammlungen konsultiert.

Die handschriftliche Überlieferung musikalischer Werke, die vor der Reorganisation über das ganze Sammlungsgut verstreut waren, hat einen intrinsischen Wert. Sie umfasst Werke von Klosterkomponisten, ein Autograph von Wolfgang Amadeus Mozart sowie in Mariastein entstandene Abschriften von Werken der europäischen Musikgeschichte von 1750 bis ungefähr 1960, die für die klösterliche Musikpflege hergestellt wurden. Bei der Reorganisation wurde diese Überlieferung daher vollumfänglich als archivwürdig bewertet und als Teilbestand «Musikarchiv» neu aufgebaut. Zum Teilbestand «Musikarchiv» gehören in der Musiksammlung von Mariastein aber auch Drucke. Dabei handelt es sich einerseits um Notendrucke, die vor 1800 publiziert wurden und die gemäss internationalem Standard des RISM als historische Quellen ³⁴ zu bewerten sind. Im Weiteren wurden dem Teilbestand «Musikarchiv» alle Notendrucke von Mariasteiner Klosterkomponisten zugeordnet. Deren Druckproduktion wurde mit grosser Wahrscheinlichkeit durch das Kloster veranlasst. Dazu zählen auch die Werke des Klosterkomponisten und nachmaligen Abtes P. Leo Stöcklin (1803–1873), die nicht den Weg in grosse Verlagshäuser fanden, sondern in Druckereien des benachbarten Umlandes (Elsass oder Süddeutschland ³⁵) produziert wurden. Ein weiteres Kriterium für die Übernahme von Drucken in den Teilbestand «Musikarchiv» bilden Editionen, die einen Widmungsvermerk an Mariasteiner Konventualen enthalten oder als Erstdrucke von Komponisten, welche die europäische Musikgeschichte nachhaltig geprägt haben. Dazu zählen beispielsweise die Partitur der «Missa Solemnis» op. 123 von Ludwig van Beethoven, die im Todesjahr von Beethoven 1827 beim Verlagshaus Schott in Mainz publiziert wurde, oder der Erstdruck der «Grande Messe des Morts dédiée à Mr. Le Comte de Gasparin Pair de France et composée par Hector Berlioz» op. 5, der 1838 bei Maurice Schlesinger in Paris erschien. Geschenkt wurde dieser Erstdruck den Benediktinern von Mariastein vom Onkel des Komponisten Colonel Marmion, dem Bruder von Berlioz’ Mutter Marie-Antoinette-Josephine Marmion; darauf verweist die handschriftliche Widmung auf der Titelseite.

In der Musiksammlung befinden sich nunmehr Musikdrucke, die nach den Bewertungskriterien

— Erscheinungsdatum vor 1800,

— Mariasteiner Klosterkomponist,

— Erstdrucke von Komponisten bis ca. 1850,

— Drucke, die vom Kloster in Auftrag gegeben wurden

dem Teilbestand «Musikarchiv» zugeordnet wurden. Alle anderen Notendrucke bilden den Teilbestand «Notenbibliothek». Innerhalb dieses Teilbestands wurde das Provenienzprinzip über das Pertinenzprinzip gestellt; das heisst, der Aufbau des Notenbestandes der Bibliotheca Benedictinorum (Herkunft Kollegium Karl Borromäus, Altdorf) wurde unverändert in den Teilbestand eingegliedert, obwohl aus bibliothekswissenschaftlicher Perspektive für diese Materialien eine alphabetische oder sachthematische Gliederung nach musikalischen Gattungen sinnvoller erscheint. Bei den Notenmaterialien jüngeren und jüngsten Datums, die keiner eindeutigen Provenienz zuzuordnen sind, wurde der Sammlungsaufbau durch die sachthematische Gliederung der musikalischen Gattung bestimmt (Pertinenz).

Diese Bewertungsmatrix für Notendrucke ist auf die Mariasteiner Musiksammlung zugeschnitten. Im Gegensatz zu anderen Musiksammlungen, in denen hinsichtlich der Bewertung lediglich zwischen handschriftlicher Überlieferung und gedruckter Produktion unterschieden wird, sind in Mariastein nun auch für die Notendrucke differenzierte Bewertungen erstellt worden. Bewertungen von Notendrucken sind in Musiksammlungen selten anzutreffen. Das liegt in erster Linie daran, dass Notendrucke des 19. Jahrhunderts nicht mit Publikationsdatum versehen sind, sondern mit Verlags- beziehungsweise Druckplattennummern. Eine zeitliche Abgrenzung für die Bewertung als «historische Quelle» ist daher nur über den Weg der Verzeichnisse von Verlagsnummern einzelner Verlage oder durch den «Musikalisch-literarischen Monatsbericht neuer Musikalien, musikalischer Schriften und Abbildungen»³⁶ möglich, welchen der Leipziger Verleger Friedrich Hofmeister (1782–1864) und seine Nachfolger von 1829 bis 1900 monatlich veröffentlichten. Durch diese Publikation sind ca. 330 000 musikalische Neuerscheinungen nach Monat und Jahr dokumentiert und können bei der Erschliessung zur Datierung der Publikation herangezogen werden. Die für den Mariasteiner Notenbestand durchgeführte aufwändige Recherche über den «Hofmeister’schen Monatsbericht» hat die Bewertung als «historische Quelle» möglich gemacht und zu einer Differenzierung der Massnahmen in der Bestandserhaltung und in der Erschliessung geführt. Die Bewertungsmatrix für die Mariasteiner Musikhandschriften und Notendrucke hat die Schaffung unterschiedlicher Regelwerke zur Erschliessung und verschiedene Erschliessungstiefen bewirkt.³⁷ Sie ist der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung der Reorganisation.

Quellen und Bibliographie
Archivalien

Klosterarchiv Mariastein, Bregenz 15: U.I. O. G. D. et B. M V./ Kirchenmusikalische Aufführungen im St. Gallusstift /Bregenz. /Begonnen am 2. Sept. 1915. / Aufgezeichnet: anfangs von Fr. (P.) Hugo Böhler O. S. B. (ausgetreten) / vom 29. Sept. 1917 weg von P. Martin Zieri OSB / der den Chor leitete und zugleich als / Organist (auf einem Harmonium) den Chor begleitete.; [Ms., 173 p.]

Klosterarchiv Mariastein, KKB 14/2 II: Musikalische Aufführungen in Kirche, Theater, Unterhaltungen von 1929–1933 excl; [Ms., 23 p.]

Klosterarchiv Mariastein, KKB 14/2 III: Kontroll-Heft musikalische Aufführungen unter dem Kapellmeister Maurus Zumbach Fortsetzung 1935 / Verzeichnis der kirchenmusikalischen und weltlichen Aufführungen; [Ms., 91 p.]

Klosterarchiv Mariastein (ohne Signatur): Kirchen-musikalische Aufführungen in der Basilika zu Maria-Stein 1940–1959; [Ms., 199 p.]

Klosterarchiv Mariastein (ohne Signatur): Kirchengesang-Buch von Mariastein 1959–1971; [Ms., 81 p.]

Kataloge

Catalogus Musici / Chori Beinwilensis / ad / Petram B: M: Virginis / ano Millesimo octingendesimo / decimo sesto / par Fr. Trup Fehr Profess. / Spl: Joh. Nep: Storck / O.A. M. D. Gl, [1816], [Ms.]

Verzeichnis der kirchl. Musik / Eigentum des Klosters St. Gallus; [undatiertes Typoskript, 6. mit Nachträgen in Bleistift]

Verzeichnis der Kirchen-Musik / Das gesamte Notenmaterial der Kirchenmusik ist Eigentum des Klosters Maria-Stein St. Gallus; [undatiertes Typoskript, 7 p.]

Musik-Bibliothek des Kollegium Karl Borr. Altdorf, A Autoren-Katalog 1–27, B Sach-Katalog 1–26, Altdorf Juli 1943; [Typoskript, 34 p.]

Literatur

Auf der Maur, Franz: Benziger, 2001, www.hls-dhs-dss.ch/textes/d/D25035.php.

Fisher, Rob: In Search of a Theory of Private Archives: The Foundational Writings of Jenkinson and Schellenberg Revisited. In: Archivaria 67 (2009), 1–24.

Grün, Birgit: Zur Geschichte der Andréschen Mozart-Ausgaben nach 1842. In: Johann Anton André (1775–1842) und der Mozart-Nachlass – Ein Notenschatz in Offenbach am Main, Weimar 2006, 115–125.

Hanno de Vries, J.: Die PIVOT-Methode in den Niederlanden». In: Archive vor der Globalisierung?, Black-Veldtrup, Mechthild, Dascher, Ottfried, Koppetsch, Axel (Hg.): Düsseldorf 2001, 297–307.

Henggeler, Rudolf: Professbücher der Benediktinerabteien St. Martin in Disentis, St. Vinzenz in Beinwil und U. L. Frau von Mariastein, St. Leodegar und St. Mauritius im Hof zu Luzern, Allerheiligen in Schaffhausen, St. Georg zu Stein am Rhein, Sta. Maria zu Wagenhausen, Hl. Kreuz und St. Johannes Ev. zu Trub, St. Johann im Thurtal, Zug 1955.

Kellerhals, Andreas: Einleitung. In: Überlieferungsbildung und Bewertung – Evaluation et formation des sources archivistiques. In: Schweizerische Zeitschrift für Geschichte 51 (2001), 413–423.

Kretzschmar, Robert: Spuren zukünftiger Vergangenheit. Archivische Überlieferungsbildung im Jahr 2000 und die Möglichkeiten einer Beteiligung der Forschung. In: Archivar, 53 (2000), Heft 3, 215–222.

Leibnitz, Thomas:… «Das» Geheimniss Noten und Bilder auf Stein zu drucken …. In: Kunstdruck, Druckkunst von der Lithographie zum Digitaldruck, Koschatzky, Walter (Hg.): Wien 2001, 106–127.

Schenker, Lukas: Exil und Rückkehr des Mariasteiner Konventes 1874–1981, Delle – Dürrnberg – Bregenz – Altdorf, Mariastein 1998.

Walter, Axel E.: Der Untergang von Bibliotheken und seine Spuren im kulturellen Gedächtnis. In: Musik-Sammlungen – Speicher interkultureller Prozesse, Berichte des interkulturellen Forschungsprojekts «Deutsche Musikkultur im östlichen Europa», Fischer, Erik (Hg.), Stuttgart 2007, 19–71.

Guidelines for a collection development policy using the conspectus model, International Federation of Library Associations and Institutions Section on Acquisition and Collection Development, 2001, http://archive.ifla.org/VII/s14/nd1/gcdp-e.pdf.

ZHB Luzern / Conspectus-Codes: Indikatoren für die Sammlungstiefe (Internes Arbeitspapier der ZHB-Luzern vom 9.4.2002 (Benutzung mit Einwilligung von Dr. Ulrich Niederer, Direktor ZHB Luzern).

Richtlinien Serie A/II, Musikhandschriften, Répertoire International des Sources Musicales (Hg.), Typoskript, Frankfurt a. M.: RISM-Zentralredaktion; Fassung vom 18. Mai 1995.

Katalogisierungsregeln KIDS IDS, Informationsverbund Deutschschweiz (Hg.), 2010 http://kids.informationsverbund.ch/kids_deutsch/a0kidsinh.pdf.

Les archives privées

Les archives personnelles et familiales

Anne Zendali Dimopoulos

«Reflets de vie

Nous produisons ou recevons tous chaque jour des documents de toutes sortes: lettres, factures, relevés de comptes, contrats, actes notariés, déclarations d’impôts, feuille de salaire, etc. Il faut maintenant ajouter à cette liste les courriels, les vidéos et les photographies numériques.»¹

Cette maxime reflète bien notre vie actuelle: le rôle central de l’archive au cœur de la mémoire, l’explosion documentaire et l’enjeu de massification des sources, des preuves, des supports d’informations et de l’importance de documenter sa vie personnelle et familiale.

Nous sommes donc tous confrontés à cela ou conscients tout du moins, de l’accumulation de ces témoins et supports de la vie quotidienne que sont des récépissés de paiement, une carte postale, une correspondance administrative, un relevé de carte de crédit, dans notre environnement direct. Ces documents reflètent nos activités personnelles et familiales et témoignent de nos études, de notre travail, de nos activités quotidiennes, de nos loisirs, de nos joies aussi bien que de nos peines. Ils sont uniques et précieux, et certains d’entre eux ont une valeur juridique ou financière constituant, dans certains cas, des preuves à l’appui de nos droits.

Au fil du temps, nous accumulons ces documents, souvent en désordre, jusqu’au moment où nous décidons de faire le ménage. Bien souvent ces moments sont une contrainte: déclaration annuelle d’imposition fiscale, déménagement, modification du régime matrimonial, ou tout simplement manque de place. Si certains de vos documents méritent d’être rassemblés et conservés, il est toutefois utile mais parfois impossible, de les conserver tous sans distinction.

Qui ne s’est pas demandé au moins une fois ce qu’il devait en faire? Dois-je conserver mes déclarations de salaire et, si oui, combien de temps? Est-ce important de garder les photos? Si oui, comment et où dois-je les conserver? Sous quel format et dans quel support? Un disque dur externe, un DVD, au travers du cloudcomputing (stockage en ligne)?

Par ailleurs, la destruction de pièces est un geste irréversible dont les conséquences peuvent être regrettables. Il importe donc de bien organiser et de classer ces documents de manière, aussi, à les retrouver facilement.

Pour nombre d’entre nous, une dimension supplémentaire entre encore en ligne de compte lorsqu’il s’agit de trier et réfléchir sur le sort final de certains de ces documents, c’est l’importance de documenter sa vie personnelle et familiale, dans une forme de construction mémorielle de soi. Phénomène de société déjà présent sous l’Ancien Régime, si l’on songe notamment aux correspondances, aux livres de raisons (livres de comptabilité domestique), journaux intimes, la mémorialisation du moi connaît des développements majeurs à l’époque contemporaine: courriels, blogs, wiki. «L’intérêt pour le phénomène de la mémoire, concernant la sphère immédiate de la vie personnelle ou étendu à l’expérience collective, a pris une importance croissante.»² Cette contemporanéité est à comprendre dans «l’irruption de masses à partir des années 1960–1970, développement des supports diversifiés de l’information (photographie, son), flux immatériels du numérique, aujourd’hui les uns et les autres explosifs. Matérialité et signification sont à prendre simultanément en compte.»³ Le manque de temps dans notre vie contemporaine peut radicaliser les comportements entre le tout garder et le tout jeter. Aussi, il est nécessaire d’en assurer une conservation adéquate des documents et de les garder dans un endroit sécuritaire. Après tout, l’histoire de votre vie est unique et les documents que vous avez produits ou accumulés en témoignent. Si le thème de pérennité des supports est une vraie problématique de gestion et de politique dans les métiers de l’archivistique, des sciences de l’information et des collections muséales, elle ne fait pas l’objet d’une conscience étendue et avisée dans la sphère publique.

La démarche présentée ici consiste à proposer une organisation intellectuelle de ses documents personnels et familiaux en les classant facilement par sujet. En effet, les archives sont susceptibles de plusieurs utilisations: pour la gestion des affaires courantes; pour la recherche historique.

L’expertise archivistique et la méthodologie qui en découle seront utiles à chacun pour le guider dans l’évaluation des papiers, dossiers, en proposant des typologies documentaires et un calendrier de conservation. Au regard du droit privé et des recommandations faites en termes de délais de prescription, l’expertise conduite formulera des durées d’utilité administrative minimale et légale accompagnées de remarques aux particuliers. Au terme de leur durée de vie administrative, juridique ou financière, le sort final qui est recommandé (destruction, archivage définitif, échantillonnage), reste toutefois un choix personnel lié aux intérêts propres et aux besoins pressentis.

Finalement, chacun pourra constituer un fonds familial, ou plus simplement une série de documents pour laisser un héritage et pour étoffer les recherches des généalogistes. Un fonds d’archives privées et familiales structuré apporte une valeur ajoutée à votre histoire personnelle et familiale et offre une riche source d’éléments d’information.

Cet outil méthodologique est une force de proposition, destiné aussi à l’archiviste qui traite les fonds d’archives personnelles et familiales acquis par un service d’archives et qui constituent un fragment dans la construction de la mémoire collective et une source historique, part importante du patrimoine.

«Assurément, en matière de conservation, doivent être prises en considération des attentes sociétales nouvelles, non seulement des historiens professionnels ou d’amateurs avertis, mais aussi (et surtout?) du citoyen, du public qui fréquente les salles de lecture et, de plus en plus, retient l’attention des autorités, des bailleurs de fonds. On pense immédiatement aux généalogistes – les nouvelles technologies permettent peu à peu une meilleure réponse à de légitimes attentes –, mais les interrogations et les demandes se multiplient, se diversifient, dépassent la recherche de filiations pour atteindre les milieux sociaux, les parcours professionnels, des moments d’existence plus ou moins intense (par exemple les périodes de guerre ou de crise économique), des cadres et des lieux de vie, les maisons et leur histoire […]».⁴

Les informations produites, les documents créés, lorsqu’ils sont connus et peuvent éventuellement être communiqués et exploités, rencontrent un intérêt considérable auprès du public, mais aussi auprès des spécialistes, historiens, politologues, historiens de l’art, historiens des sciences.⁵ L’attention de la recherche historique embrasse désormais l’ensemble de la population. L’histoire d’une famille débouche sur l’histoire sociale, celle des structures économiques sur celle des mentalités. «L’histoire économique et sociale est redevable tant aux archives des grandes familles qu’aux papiers des travailleurs les plus humbles et de modestes artisans ou commerçants.»⁶

L’extrême diversité de la composition des archives familiales ouvre des horizons souvent imprévus a priori.

«Les papiers personnels livrent souvent un éclairage particulièrement bienvenu sur la personnalité d’acteurs politiques, économiques, sociaux ou culturels, sur des carrières littéraires, scientifiques ou artistiques, sur l’origine et les liens familiaux des individus, sur leurs années de formation, leurs fonctions ou mandats successifs et les honneurs jalonnant des cursus, sur des ancrages locaux ou régionaux, ou au contraire une grande mobilité.»⁷

Construire ou tout simplement conserver des archives tout au long de sa vie est une opération durable, nullement innocente, elle est déjà d’une certaine manière une projection de la valeur de ce qui s’est accumulé, destiné à être transmis, et projette aussi une valeur de soi qui excède le souci de conserver un matériau encore utile.

«Si les professionnels ne sont pas seulement les gardiens de la mémoire collective, ils concourent activement à son édification. Mais la question de l’évaluation ne leur appartient pas en propre. Elle est aussi celle du politique et celle du citoyen.»⁸

Définitions et périmètres

Cerner la notion d’archives personnelles et familiales impose un certain nombre de précisions. La première demande à définir la gamme des archives privées dont font partie intégrante les archives personnelles et familiales. «Les archives privées se définissent par opposition aux archives publiques. Elles émanent des personnes et des familles, ainsi que tous les organes qui n’exécutent pas les compétences de l’Etat.» ⁹«En Suisse, on fera entrer dans la catégorie des archives privées les archives des entreprises, de la toute petite PME jusqu’aux multinationales comme Nestlé, l’UBS ou Novartis; les archives des médias; les archives des associations qui, dans notre pays, sont nombreuses et jouent un rôle important dans le tissu social: associations sportives, musicales, de jeunesse, à but social (associations curatives) ou politique (protection de l’environnement par exemple), par extension les partis politiques; associations professionnelles, par branche d’activité, et par extension les syndicats patronaux ou d’ouvriers et d’employés; organisations internationales non gouvernementales, des petits groupes de pression jusqu’à de grands et importants organismes de droit privé tels que le Comité international de la Croix-Rouge ou le Comité international olympique; communautés religieuses, dans les cantons où elles revêtent un statut de droit privé.

La gamme d’archives privées est donc large, et, dans les pays à tradition démocratique, elles sont plus abondantes que les archives publiques.»¹⁰

Si l’énoncé est simple, l’interprétation est plus complexe qu’il n’y paraît. Si toutes les archives privées émanent de producteurs privés, tous les producteurs ne produisent pas que des archives privées. C’est souvent le cas des élus politiques, des professeurs d’université. La perméabilité des deux statuts engendre des trafics à la frontière des deux activités. Pour préciser la définition, il est indispensable d’identifier le producteur et la nature de ses activités avant d’arrêter le statut juridique de tel ou tel ensemble de documents.

Öffentliche Archive	Archive privater Herkunft
Bundesarchiv	Unternehmensarchive
Staats- bzw. Kantonsarchive (Archives d’Etat)	Medienarchive
Gemeindearchive	Vereinsarchive
Kirchliche Archive11	Nachlässe (Familien, Einzelpersonen)
Spezialarchive (thematische Archive)	Politische un NGO-Archive
Internationale Organisationen

Figure 1: Archives publiques et privées

«Dans les archives ecclésiastiques autant que dans les archives privées, la plus grande diversité règne, reflet du libéralisme suisse et du respect de la propriété privée.»¹²

La deuxième précision «est celle qui distingue les archives personnelles des archives privées en général. La plupart du temps, les archives personnelles sont évidemment des archives privées mais elles n’en constituent qu’une toute petite partie, les archives privées comportant bien d’autres types de documents et émanant de multiples catégories de producteurs.»¹³

Les archives de personnes et de familles sont certainement les ensembles auxquels on songe d’abord lorsque l’on parle d’archives privées. Par archives de personnes, il faut entendre aussi les archives d’architectes, d’artistes, de journalistes, d’hommes de lettres, etc., pourvu que leurs papiers soient créés ou reçus dans l’exercice privé de leur activité.¹⁴

«Si les archives privées sont importantes pour la recherche, elles le sont également pour les droits des citoyens et la transparence démocratique.»¹⁵ Elles sont les garantes d’un reflet différencié de la vie d’une société, qui tient compte de la complexité des liens sociaux. Elles sont le complément nécessaire des archives publiques dans la mesure où elles permettent souvent de rectifier une vision du passé qui, sans elles, serait exclusivement administrative.

Une autre mention qui peut être faite dans l’opposition archives publiques et privées est la notion d’inaliénabilité et d’imprescriptibilité. Les archives publiques, quel qu’en soit le possesseur, sont imprescriptibles.

Loi fédérale sur l’archivage, Art. 20 Inaliénabilité et imprescriptibilité ¹⁶

¹Les archives de la Confédération sont inaliénables. Le Conseil fédéral peut prévoir des exceptions dans une ordonnance.

²Les tiers ne peuvent acquérir les archives par prescription.

Bien meuble, les archives privées sont réputées propriété de leur possesseur. Cependant, l’imprescriptibilité protège les archives privées qui ont fait l’objet d’une mesure de classement comme biens culturels, même si elles restent entre des mains privées. Le propriétaire d’un objet mobilier classé ne peut s’en dessaisir pour un motif quelconque avant d’avoir avisé l’autorité compétente et de lui avoir communiqué les noms, prénoms et adresse du nouveau possesseur ou détenteur (Loi genevoise sur la protection des monuments, de la nature et des sites (LPMNS) du 4 juin 1976 – Chapitre III Objets mobiliers Art. 26 alinéa 2).

Le classement n’emporte pas transfert à l’Etat de la propriété des biens classés. Il a pour conséquence immédiate de rendre imprescriptibles les archives concernées. «Pour la recherche historique, mais aussi pour la protection des droits des citoyens, la gestion et conservation d’archives privées selon des méthodes professionnelles, dans des institutions dont la pérennité est garantie, est importante.»¹⁷ Elles sont les garantes d’un reflet différencié de la vie d’une société, qui tient compte de la complexité des liens sociaux. Elles sont le complément nécessaire des archives publiques dans la mesure où elles permettent souvent de rectifier une vision du passé qui, sans elles, serait exclusivement administrative.

Evolution historique: Nouveaux champs d’enquêtes historiques et élargissement du champ d’intérêt pour les archives privées

«L’un des acquis du développement de l’archivistique internationale dans les dernières décennies du XX^e siècle est la conscience accrue de l’importance des archives privées.»¹⁸ Avec l’éveil des nationalités et la création des premières archives nationales en Europe dès 1790, à la notion de preuve de ce qui a été dit et fait dans le passé s’ajoute la notion de partage d’une mémoire collective, d’un passé commun. Le regard sur les archives n’est plus seulement citoyen, il est aussi culturel. Elles permettent d’écrire l’histoire nationale mais aussi l’histoire individuelle. «De manière générale, les nouveaux champs d’enquête historique ont souvent été à l’origine d’une prise de conscience de la valeur des archives.»¹⁹

En Suisse, la conscience de l’importance des archives privées remonte en tout cas au XIX^e siècle. C’est «l’âge notarial et utilitaire» selon l’historien français Pierre Nora repris par Gilbert Coutaz ²⁰ et il ne vise qu’à reproduire des titres et à faire valoir des droits. Les archives personnelles se résument à quelques actes juridiques essentiels – testament, éventuellement contrat de mariage et contrat de partage – même si la dimension familiale n’est que rarement absente de ces documents. S’y ajoutent un certain nombre d’éléments patrimoniaux: contrats d’achats, de ventes, de prêts.

«Au XX^e siècle, avec le développement de l’histoire économique, a surgi un intérêt accru pour les archives d’entreprises. Plus récemment, l’histoire des femmes, l’histoire du mouvement ouvrier, l’histoire de la vie privée, la critique génétique (création littéraire) ont attiré l’attention sur d’autres types de sources encore.»²¹ C’est le développement de collections thématiques mais aussi de collections généralistes. Il correspond à «l’âge historique et national» selon l’historien français Pierre Nora et concerne surtout les historiens pour faire l’histoire de tous.

«La prise de conscience politique de la valeur des archives privées» correspond à «l’âge mémoriel et identitaire» selon l’historien français Pierre Nora repris par Gilbert Coutaz, l’âge présent qui intéresse tout le monde et personne. En Suisse, des thèmes politiques et historiques ont pris place et font débat au sein de la sphère publique et ont contribué, en dehors des cercles des archivistes qui en étaient déjà convaincus, à l’utilité et à l’importance des archives d’entreprise. Cette question s’est cristallisée notamment avec les questions historiques sur la deuxième guerre mondiale et les fonds en déshérence venant de la population suisse dans les années 1996.²²

Les archives des banques, des compagnies d’assurance et des entreprises industrielles se sont révélées d’une importance capitale pour ces recherches. Pourtant la législation en matière d’archives d’entreprises privées demeure très lacunaire et d’inspiration libérale. Les décisions de créer un service d’archives sont encore souvent fondées sur une perspective patrimoniale, bien que les avancées du Records management accentuent la prise de conscience de la bonne gestion d’une firme en gérant archives courantes et intermédiaires.

Législation touchant les archives privées: Statut juridique des archives privées

Si les archives privées sont importantes pour la recherche, elles le sont également pour les droits des citoyens et la transparence démocratique. En effet, la fin du XX^e siècle évoque souvent les «nouveaux pouvoirs». A côté des trois pouvoirs traditionnels exécutif, législatif et judiciaire, il existe aujourd’hui de nouveaux acteurs sur la scène politique, économique et sociale, qui exercent un pouvoir certain. Qui nierait que ces groupes interviennent activement dans la vie publique, et que leurs actions ont un impact sur la vie des habitants du pays?

Pourtant, selon le droit suisse, ils n’ont aucune obligation de conserver leurs archives dans de bonnes conditions ni de les ouvrir à la recherche. Dans l’un ou l’autre canton, l’Etat peut entreprendre une procédure de mise à l’inventaire de certaines archives privées, mais «ces clauses sont dictées par des considérations de nature patrimoniale et non par un souci de mise en lumière de la responsabilité des acteurs sociaux.»²³ C’est donc l’intérêt général qui permet un classement d’office des documents privés présentant pour l’histoire un intérêt exceptionnel. En matière de libéralité comme en matière successorale, les archives privées sont un bien meuble comme un autre dont la disposition est réglée par le Code des obligations.

Si, dans la règle générale, la loi ne s’intéresse pas aux archives privées, c’est dans un esprit de sauvegarde qu’elle cherche à concilier le respect de la propriété privée et l’intérêt général en prévoyant un article de loi. Pour protéger les archives détenues par des particuliers qui priveraient la recherche historique de sources essentielles, l’article 1 alinéa 2 de la Loi genevoise sur les archives publiques (LArch) du 1^er décembre 2000 étend aux archives privées historiques les mesures de protection relatives aux objets mobiliers visés par la Loi genevoise sur la protection des monuments, de la nature et des sites (LPMNS) du 4 juin 1976 (Chapitre III Objets mobiliers Art. 26 ²⁴).

Lorsque l’intérêt public l’exige – dans le cas, par exemple, où il s’agirait d’archives gravement menacées en raison de mauvaises conditions de conservation – l’Etat peut procéder à leur classement. Sont habilitées à mettre en œuvre cette procédure les communes et les associations d’importance cantonale et actives depuis plus de trois ans qui, aux termes de leurs statuts, se vouent par pur idéal à l’étude de questions relatives à l’aménagement du territoire, à la protection de l’environnement ou à la protection des monuments, de la nature ou des sites.

Cela marque une avancée dans la protection du patrimoine mobilier, vulnérable et menacé de par sa nature même.

La prescription.

Toute personne physique et morale de droit privé n’est soumise à aucune obligation législative en matière de conservation de ses documents personnels. Cependant, au regard de l’article 8 du Code civil suisse, toute personne physique et morale de droit privé doit présenter des preuves pour prouver son droit: «De la preuve. Art. 8 Chaque partie doit, si la loi ne prescrit le contraire, prouver les faits qu’elle allègue pour en déduire son droit».²⁵ Tout ce qui se rapporte au droit privé est soumis à des délais de prescription.

Toute créance a une durée de vie, par conséquent toutes les créances se prescrivent. Il y a néanmoins des exceptions. Les créances garanties par gage immobilier ne se prescrivent pas. La prescription atteint les créances (p.ex. créance du vendeur en paiement du prix) et non le rapport contractuel dans son ensemble.

En général, les créances se prescrivent après 10 ans selon l’art. 127 du Code des obligations. La débitrice doit donc s’attendre à être recherchée pour le paiement de la créance pendant ce délai. Mais il y a un certain nombre d’exceptions à ce délai de 10 ans.

La prescription court à partir du moment de l’exigibilité de la créance.

— Tout ce qui est créance ou obligation qui découle d’un contrat

Dans le Code des obligations (ci-après CO), on trouve les prescriptions suivantes: 10 ans / 5 ans / 1 an.

Toute prestation pécuniaire (contrat) qui relève du droit privé est soumise à prescription: art. 127 et 128 CO.

— Cadre du délai de prescription de 10 ans La règle c’est 10 ans [règle de base]

— Cadre du délai de prescription de 5 ans

– Loyers et fermages, intérêts de capitaux et tout autre redevance périodique se prescrivent par 5 ans.

– Dividendes de l’actionnaire

– Actions pour fournitures de vivre, dépenses d’auberges (hôtels, restaurants), les actions des artisans pour leur travail qui ne nécessitent pas l’emploi de technologies spéciales et n’impliquent pas non plus le recours d’organisation particulière.

– Les marchands de détail (vente), les médecins ou autres gens de l’art (médecin, physiothérapeute, dentiste, hygiéniste, etc.), les avocats, les notaires, les agents de droit (huissier) et enfin les travailleurs (tout ce qui ressort du contrat de travail).

Exemples de délai de prescription de 5 ans:

Paiement de loyers, paiement de pension alimentaire, paiement de salaire, paiement d’honoraires de médecin ou d’avocat, dette de restaurant ou d’hôtel, paiement de cotisations d’abonnement, paiement de rentes ou prestations périodiques.

La prescription peut être interrompue:

— notamment lorsque le débiteur reconnaît une dette;

— vous pouvez aussi reconnaître une dette en payant les intérêts;

— en constituant un gage ou une caution.

Autres délais:

Art. 67 CO: le délai de prescription de ce que vous avez reçu de façon illégitime est de 1 an.

Assurances:

Loi fédérale sur le contrat d’assurance (LCA), art. 46 alinéa 2 > prescription 2 ans. «Est nulle, en ce qui a trait à la prétention contre l’assureur, toute stipulation d’une prescription plus courte ou d’un délai de déchéance plus bref»

En d’autres termes, est nul tout ce qui est réduction ou suppression.

Loi sur la circulation routière: LCR 741.01

– LPP art. 41, prescription des droits et conservation des pièces

– Impôt sur les bénéfices et gains immobiliers (IBGI): c’est un impôt qui est à payer si une plus-value est réalisée sur la maison.

– Loi sur les contributions publiques (LCP), Législation D305

– Il existe toute une série de prescriptions pour les impôts spécifiques. Pour en citer quelques-unes:

Art. 430A Impôts sur les véhicules automobiles

Titre VI (60) Impôts sur les véhicules à moteur et sur leurs remorques

Art. 430A (209) Prescription

La perception et le remboursement d’impôt se prescrivent dans un délai de 5 ans, non compris l’année courante.

Titre VII (115) Impôt sur les bateaux

Art. 437B (209) Prescription

La perception et le remboursement d’impôt se prescrivent dans un délai de 5 ans, non compris l’année courante.

De ce qui découle d’un acte illicite:

La troisième catégorie d’obligations est celle qui découle d’un acte illicite. Pour exemple, lorsque vous endommagez un bien appartenant à autrui. Vous engagez votre responsabilité et le délai de prescription qui engage la responsabilité est de 1 an.

Droit fiscal suisse.

Le droit fiscal suisse prévoit expressément que les contribuables ont l’obligation de conserver les livres et documents comptables et toute information pertinente du point de vue fiscal pendant une période de dix ans, à l’exception des informations relatives aux biens immobiliers qui doivent être conservées durant vingt ans. Les contribuables doivent pouvoir présenter ces documents sur demande des administrations fiscales.

Pour le mode de conservation des documents fiscaux, le droit fiscal suisse renvoie aux dispositions du droit des sociétés. Les bilans et les comptes de résultats doivent être conservés sous forme écrite et dûment signés. Les documents sociaux, les pièces comptables, la correspondance et les autres documents peuvent être conservés sous forme écrite ou électronique ou sur un support comparable, à condition que l’authenticité soit garantie (à savoir que les modifications ultérieures puissent être décelées).²⁶

Droits d’auteur.

Bien qu’il n’existe pas de législation réglementant la gestion de fonds d’archives privées, certains documents n’échappent pas aux règles du droit commun et peuvent poser problème. C’est notamment le cas de la correspondance.

«Si, en principe, la propriété matérielle de l’écrit appartient au destinataire, le droit à la propriété de l’élément intellectuel appartient à l’auteur.»²⁷ Quoiqu’il advienne, une institution qui accueille un tel fonds, n’a pas les droits sur la correspondance privée des producteurs des fonds. Au regard de la loi fédérale sur le droit d’auteur et les droits voisins (LDA) al. 1 et 2b, l’œuvre est protégée par le droit d’auteur dès sa création et jusqu’à 70 ans après le décès de l’auteur. Le département des manuscrits de la Bibliothèque de Genève préconise de restreindre l’utilisation de tels documents.²⁸

Il existe trois types de restrictions applicables aux archives: la restriction à la consultation, celle qui empêche la reproduction et celle qui interdit la diffusion. Ces trois types sont hiérarchisés: la restriction à la consultation empêche la consultation, la reproduction et la diffusion; celle qui interdit la reproduction défend aussi la diffusion; alors que celle qui empêche la diffusion ne s’applique qu’à elle seule. Les restrictions doivent être appliquées aux plus petits ensembles documentaires possibles (on ne ferme pas l’accès à un fonds si seule une partie de ses documents nécessite des restrictions), leur justification doit être expliquée aux chercheurs et leur durée dans le temps.²⁹

Délais comptabilité: Personne morale

La conservation des documents comptables est définie dans le Code des obligations (CO) (Titre trente-deuxième: De la comptabilité commerciale) et dans l’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico).

Les livres, les pièces comptables et la correspondance doivent être gardés pendant 10 ans (Art. 962 CO). Ce délai commence à la fin de l’exercice annuel, et non pas à la fin de l’année civile.

Les livres, les pièces comptables et la correspondance peuvent être tenus et conservés par écrit, par un moyen électronique ou par un moyen comparable (support de données non modifiable ou support d’images), pour autant que la conformité avec la transaction de base soit garantie et qu’ils ne puissent être modifiés sans que la modification soit apparente. Ils doivent pouvoir être rendus lisibles en tout temps et sans l’aide d’instruments (Art. 957 et 963 CO et Art. 6 Olico).

Le compte d’exploitation et le bilan doivent être conservés par écrit, signés et lisibles sans l’aide d’instruments (Art. 957 CO).

Les livres, les pièces comptables et la correspondance conservés par un moyen électronique ou par un moyen comparable ont la même force probante que ceux qui sont lisibles sans l’aide d’instruments (Art. 957 CO).

— Ordonnance du 24 avril 2002 concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) (www.admin.ch/ch/f/rs/c221_431.html)

— Code des obligations (www.admin.ch/ch/f/rs/c220.html)

Mémoires individuelles, Identités collectives
L’archive privée comme expression de l’expérience personnelle

L’archive privée est une expression de l’expérience personnelle ou collective (dans le cadre d’associations ou d’entreprises). Produites par l’homme, ces informations sont enregistrées sur des supports multiples, matériels, ou numériques, selon un système de représentation tangible de signes (contrats, rapports, correspondance, dessins, films, photographies, sites internet, wikis, blogs).

Nous allons regarder comment cette information se construit dans la sphère individuelle des expériences. Cela nous conduira à appréhender son rôle et sa place dans un classement organique d’archives et dans la construction mémorielle au sens plus large.

Les archives de particuliers et de familles ne donnent pas seulement des informations personnelles mais permettent aussi d’appréhender, pour une période historique, les mentalités, les habitudes, le cadre de vie. Il en est de même pour les photos «de famille», cartes postales ou encore vidéos dont tout et un chacun possède des exemplaires.

Dans cet ordre, les dossiers d’entreprises révèlent les ressorts économiques. Les papiers de chercheurs, d’érudits, de scientifiques peuvent être utiles à l’histoire de la connaissance. Les documents produits par une association apportent un témoignage sur un secteur ou un vecteur également, de la vie sociale. Les documents personnels d’un artiste, comme la correspondance, sont de précieuses sources pour comprendre l’émergence de mouvements et les connexions intellectuelles dans le monde artistique.

Les réflexions qui suivent donnent de la matière pour évaluer la structure organique d’un fonds et pour en exprimer plus que la seule information contenue dans les dossiers et les documents.

Archiver: 5 mobiles pour un seul acte

«Je pense, donc j’archive. Archiver est le fait d’un être pensant. Archiver est propre à la nature humaine».³⁰

Après avoir fait le tour des domaines auxquels s’applique l’identification d’archives privées, il me paraît important d’évoquer ici le geste, naturel, d’archiver.

J’emprunte ici à Marie-Anne Chabin dans son essai intitulé «Archiver et après?» une théorie digne d’intérêt qu’elle tire d’Abraham Maslow, psychologue américain (1908–1970). La pertinence de sa lecture réside dans la transposition des études de Maslow sur la motivation, la personnalité et l’accomplissement de soi dans la sphère des archives personnelles.

«Tous les êtres humains n’archivent pas car tout individu n’a pas quelque chose à archiver ni la volonté de le faire ni un lieu pour le faire. Mais tous ceux qui effectuent sciemment ce geste satisfont à un besoin tantôt provoqué par l’environnement extérieur tantôt suscité par des aspirations intérieures. […] Il est intéressant de voir comment la pyramide de Maslow peut être transposée aux mobiles de la mise en archive. Selon Maslow, chaque individu vise d’abord à satisfaire des besoins vitaux de subsistance, après quoi il va songer à sa sécurité; vient ensuite le besoin d’appartenance à un groupe, puis le besoin d’estime au sein du groupe; l’auto-accomplissement de l’individu notamment via la culture, se situe au somme de la pyramide.

Selon ce même schéma, on peut observer qu’une personne qui archive agit d’abord pour faciliter son travail et pour poursuivre son activité. Archiver répond aussi à un besoin de sécurité et de défense face à une mise en cause extérieure. Après ces motivations utilitaires, la mise en archive vise à constituer une mémoire collective, à s’enraciner dans l’histoire. Parfois, le désir de témoigner pour les générations à venir, faute de traces tangibles, va conduire à la création du document pour l’archive. Enfin archiver apparaît aussi comme un moyen de valoriser son existence et de promouvoir une action.

Toutes les mises en archive, que ce soit au niveau individuel ou collectif, relèvent finalement d’une de ces attitudes, parfois de plusieurs.»

Archiver pour agir, répond à nos besoins et à nos activités de la vie quotidienne, professionnelle, sociale et administrative, intime. En règle générale, comme nous l’avons vu à travers les délais de prescription, l’action n’exige pas d’archiver mais la poursuite de l’action s’appuie souvent sur les archives. Archiver, c’est documenter et se prémunir aujourd’hui pour éviter de se trouver démuni au regard d’une procédure, d’un savoir utile dont on ne retrouve pas la trace ou dont l’exactitude n’est pas attestée. Les valeurs de gestion, de preuve, de mémoire sont indissociables de l’archive. Valeurs intrinsèques au document, elles définissent son cycle de vie et sa destination finale.

Archiver pour se défendre. En règle générale, comme nous l’avons vu à travers les délais de prescription, l’action n’exige pas d’archiver mais la poursuite de l’action s’appuie souvent sur les archives. «De la mémoire, l’archive a partagé la montée en puissance.» Changement de paradigme: entre l’enjeu d’une destruction involontaire d’archives proportionnelle à sa valeur de preuve et d’information et ce début de millénaire marqué par une inflation exponentielle de la production et de la diffusion de l’information.

Si le rôle central de «l’archive au cœur de la mémoire contemporaine» a été depuis très largement affirmé, notamment par Pierre Nora: «de la mémoire, elle partage donc les traits principaux: le caractère impératif», il a été également souligné que «l’impératif de mémoire concerne bien plus profondément une anxiété de la perte».³¹

Anxiété du citoyen: pourquoi l’administration a-t-elle détruit ma déclaration fiscale établie il y a 12 ans, qui était une preuve des revenus du foyer avant notre divorce? Si l’on ne conserve pas tout, quelle est la visibilité possible sur l’événement et le quotidien, quelle transparence de l’action conduite? Le citoyen est justement sensible à l’accès aux preuves, ³² au regard de l’article 8 du Code civil suisse, toute personne physique et morale de droit privé doit présenter des preuves pour prouver son droit: «De la preuve. Art. 8 Chaque partie doit, si la loi ne prescrit le contraire, prouver les fait qu’elle allègue pour en déduire son droit.»

Archiver pour s’enraciner. Après l’action – la production et la défense des intérêts économiques, politiques ou personnels, intervient la volonté d’archiver pour la mémoire, de documenter sa vie personnelle et familiale, professionnelle, scientifique, artistique, pour transmettre aux générations futures le témoignage de ce qui a été.

La connaissance que nous avons de l’histoire passée s’appuie largement sur les documents archivés antérieurement, pour certains d’entre eux, des siècles plut tôt. De même, la connaissance à venir de notre présent, l’analyse de nos faits actuels de société s’appuiera largement sur les informations archivées aujourd’hui.

Toutes les sociétés ressentent le besoin de s’enraciner dans le passé et d’enraciner l’avenir dans la réalité du moment. Les racines sont un facteur de stabilité, de cohésion de l’environnement. On peut distinguer trois niveaux d’enracinement:

— l’organisation de la société avec les droits et devoirs de ses diverses composantes

— les événements marquants

— la vie des gens.

La mission de constituer des racines dans une dimension nationale ou dans un cadre plus restreint (cantonal, communal, thématique, générationnel) est une responsabilité officiellement confiée aux institutions patrimoniales. La «mise en archive des traces d’un passé collectif» est largement légiférée dans de nombreux pays, avec quelques variantes sur les méthodes de sélection de l’information selon que l’on se donne ou que l’on croie donner plus d’importance au pouvoir de l’Etat ou plus d’importance aux citoyens.

Le vide juridique (cantonal et fédéral) dans lequel se trouve la Suisse en termes de diffusion et de communication de fonds privés engendre une hétérogénéité des politiques des services d’archives ³³ et prive le travail de rétablissement du fait historique de sources substantielles.

Preuve en est, l’intérêt perceptible d’une publication comme «Mes aïeux! Un guide de recherches aux Archives de l’Etat de Fribourg».³⁴ Un guide résolument pratique pour des recherches généalogiques, mais qui rend compte aussi de l’évolution des pratiques administratives et des institutions, du travail d’enracinement, des traces gardées et qui ont varié tout au long des décennies ou des siècles. La strate de l’expérience personnelle est un enjeu de dialogue avec «l’autre», l’ancêtre, les générations précédentes étant pris comme témoin de son passé. C’est l’identité individuelle dans son rapport à la descendance qui avive l’engouement pour la généalogie. Ce dialogue, compris dans le champ des recherches généalogiques, fait émerger une part inconsciente de son expérience personnelle enfouie ou oblitérée. L’intérêt pour la longue et tortueuse histoire des générations d’hommes et de femmes qui ont précédé, conduit à retrouver ce qui a été perdu. En ce sens, l’expérience personnelle se cristallise en un contenu d’informations riches comprenant les contours cachés de l’identité personnelle.

Archiver pour témoigner, c’est ancrer une mémoire collective dans des traces tangibles.

J’aimerais introduire ici une remarque discursive sur l’histoire orale et le développement du témoignage oral dans son aspect scientifique. Dès 1975, l’histoire orale entre dans une deuxième phase de développement. Fabienne Regard parle de deuxième génération, ³⁵ celle d’une affirmation archivistique et élitiste: on interviewe par exemple les chefs de conflits pour lesquels on ne pense jamais avoir de sources historiques. L’étape qui lui succède, celle de la troisième génération, affirme le point de vue archivistique suivant: chacun se dit qu’il est porteur d’une histoire mais le changement intellectuel réside dans le fait que chacun est son propre historien. La quatrième génération, quant à elle, lie recherche académique en bibliothèque et sources archivistiques dans l’oralité. Elle s’ancre dans un contexte encore différent, développé par des projets mémoriels de récoltes de témoignages. Fabienne Regard parle de génération Spielberg.³⁶ Ce qui est intéressant de lier ici c’est l’importance du témoignage, la valeur ajoutée du travail de l’interview sur le sujet historique. Jeffrey Barash évoquait l’importance de la réminiscence dans l’expérience personnelle constitutive de la mémoire collective, ici avec Fabienne Regard et l’histoire orale, nous avons son pendant: réaliser l’impact de revivre l’expérience du souvenir, de la mémoire pour un témoin. Si partager son expérience personnelle est a fortiori une reconnaissance sociale, le travail de vérité historique est de recouper, de reconstruire le témoignage.

La personne qui participe de plein gré à une interview, tout comme celle qui archive consciemment ses documents personnels vient avec une stratégie. Elle a un message à transmettre.

Comme mentionné plus haut, le travail scientifique sur le fait historique se cristallise dans la cohérence factuelle de l’ensemble des événements racontés. La caméra ou le micro capte ce que le témoin dit. Les notes de l’intervieweur concentrent ce qui n’est pas dans l’interview. Une grande importance sera apportée à la contextualisation du témoignage:

— de qui vient le témoignage?

— est-ce que la personne était présente à cet événement?

— à travers quel prisme voit-elle cet événement?

Archiver pour s’épanouir

A cette assertion, nous posons deux constats préliminaires. Le premier est l’accélération de la production et la multiplicité des archives personnelles: aux textes (contrats, testaments, rapports, correspondance), aux chiffres (archives comptables), aux dessins (plans d’architecture), viennent s’ajouter tous les enregistrements qui résultent de la capture du réel et du codage des signes: photographies, films, radiographies, enregistrements sonores, résultats de scanner, émissions de télévision ou de radio, bases de données numériques, …

D’autre part, le geste d’archiver n’est plus réservé à l’administration, à la mémoire institutionnelle ou à l’érudition scientifique. Il signifie pourtant toujours de conserver et mettre à disposition des informations voire des objets.

Construire ou tout simplement conserver des archives tout au long d’une vie, d’une carrière est une opération durable nullement innocente, elle est déjà d’une certaine manière une projection de la valeur de ce qui s’est accumulé afin d’ être transmis et projette aussi une valeur de soi qui excède le souci de conserver un matériel documentaire encore utile.

En d’autres termes, il ne s’agit plus seulement d’une démarche organisée au sein d’une structure publique ou hiérarchisée mais d’une démarche de documentation relative à une association, à un groupe, à une personne physique, qui lui appartient en propre ou à laquelle il s’identifie.

«La mise en archive correspond ici à une initiative indépendante sans référence à un modèle ou à des pratiques établies et qui se décline tantôt sur le mode individuel, ludique et passionnel, tantôt sur le mode collectif, constructif et revendicatif.»³⁷

La construction de la mémoire
Mémoires individuelles, Identités collectives³⁸

Je souhaite discuter dans ce chapitre la notion de mémoire collective dans laquelle s’inscrivent les expériences individuelles pour mieux comprendre le contour et la valeur de ces archives personnelles rassemblées, conservées de façon plus ou moins consciente.

C’est au cours des dernières décennies (> 1980) que l’intérêt pour le phénomène de la mémoire, concernant la sphère immédiate de la vie personnelle ou étendue à l’expérience collective, a pris une importance croissante et suscite un intérêt multidisciplinaire. «Non seulement les individus, mais aussi des communautés et des sociétés entières se réfèrent de façon collective au passé. Par ce biais, ils s’assurent leur coexistence et leur identité. La mémoire collective ne constitue pas la simple somme de toutes les mémoires individuelles. Bien au contraire, elle obéit à des logiques et rythmes propres et assure l’émergence de formes propres, par exemple des signes, symboles, rituels ou monuments.»³⁹

Dans ce contexte, la référence à Maslow redouble de sens puisqu’il est également une figure de proue de la psychologie transpersonnelle, – cette branche de la psychologie qui dépasse ce qui concerne strictement la personnalité pour s’intéresser à la dimension spirituelle de l’homme et aux états de conscience exceptionnels. Nous allons nous intéresser plus spécifiquement maintenant à une dimension psychologique qui sert également de levier dans l’analyse faite par Jeffrey Andrew Barash, ⁴⁰ la sphère métapersonnelle qui est d’autant plus riche de sens puisqu’elle est le lieu de refoulement de nos expériences et de nos actes. L’intérêt majeur ici pour l’archiviste ou le particulier, réside dans la compréhension des phénomènes et des gestes liés à la mémoire, et sa traduction dans un classement organique d’archives.

Cette catégorie d’information est essentielle en archivistique. Il en existe deux, que Angelika Menne-Haritz définit comme suit: «Il s’agit de deux catégories d’informations différentes. L’une est celle écrite dans les textes, l’autre n’est pas exprimée par des mots ou un langage, mais par l’ordre des papiers.»⁴¹

Jeffrey Barash ouvre son essai sur la position philosophique empirique et radicale de Locke ⁴² dont l’hypothèse est de faire de l’identité personnelle un produit de la conscience de soi. Cependant, sa conception est incapable d’embrasser l’identité personnelle dans sa totalité puisqu’elle ne sait pas prendre en compte ce qui, dans notre expérience, échappe à notre mémoire et c’est l’écueil de sa théorie. Quel statut conférer à ces actes et à ces expériences que nous avons effacés de notre mémoire et du rôle qu’il convient d’accorder au passé oublié, dans la constitution d’une identité présente? La psychanalyse et la théorie de l’inconscient donnent une réponse à la défaillance de la construction intellectuelle de Locke sur la mémoire individuelle et son rôle dans la constitution de l’identité personnelle. L’accent est mis sur le caractère latent des souvenirs, qui, bien qu’ils ne soient plus présents, continuent d’influencer l’identité personnelle, et sur l’importance des expériences oubliées ou réprimées dans la constitution de l’identité personnelle.

Une première assertion est posée: «la mémoire, même lorsqu’elle est virtuelle, est constitutive de l’identité. Mais ce n’est pas la seule conscience de l’individu, nourrie par la mémoire qui serait la source de son identité personnelle. Le rôle décisif joué par les autres nous permet de ressusciter le passé. Car l’intervention de l’autre, qu’il soit témoin de mon passé ou thérapeute, nous conduit à retrouver ce qui a été perdu.» Le rapport à un individu compris comme témoin directement ou indirectement, est la clé de liaison entre l’expérience personnelle et les identités du groupe.

La mémoire involontaire est non seulement composée du retour des souvenirs personnels oubliés mais elle est aussi et surtout la conjonction de «certains contenus du passé individuel avec ceux de la collectivité». L’expérience personnelle est le résultat d’un premier dialogue plus ou moins conscient entre des contenus du passé individuel et des contenus du passé collectif. Ce dialogue se cristallise dans une strate métapersonnelle de l’expérience et elle est une notion essentielle et un lieu primordial qui confirme l’identité du groupe.

«Quand cette expérience personnelle confirme les identités du groupe, cette dimension collective n’est jamais réductible à une collection de points de vue.». «Il en résulte d’abord que la mémoire partagée ne procède pas seulement d’une vision personnelle, mais surtout que la mémoire et l’identité personnelles sont, à leur base même, entrelacées avec les multiples aspects de l’existence du groupe.»

Le lieu propre de la mémoire collective est la conjonction, l’entrelacement et le dialogue tacite des expériences personnelles. «Très souvent, l’expression ‹ mémoire collective › renvoie indistinctement à des groupes restreints comme la famille ou les associations professionnelles, et à de vastes collectivités comme la nation.»

Si la mémoire collective se constitue dans différentes sphères, ce qui nous intéresse ici c’est sa portée dans la sphère publique. La mémoire collective se représente par un ensemble d’événements significatifs dont les membres d’une société ont fait l’expérience et dont ils se souviennent conjointement. Dans la sphère publique, le sens que l’on donne à un fait ou à un événement dépend de la relation qu’entretiennent les individus avec les identités collectives rencontrées.

Mais il y a un abîme qui sépare la mémoire collective de tous les autres niveaux du souvenir: dans la sphère publique, les événements sont d’une telle complexité que les souvenirs des individus, voire des groupes qui les ont traversés, ne permettent pas d’en rendre compte. La mémoire collective au niveau public est qualitativement différente des souvenirs propres aux membres d’une famille ou d’une association professionnelle, qui auront été, à différents degrés, les témoins directs d’événements assez importants pour avoir façonné leur existence.

Dans la sphère publique, le rôle régulateur de l’autre est problématique parce que les projections idéologiques et symboliques d’une collectivité entrent en contradiction avec les souvenirs d’un nombre limité de témoins. C’est pour cette raison qu’il est particulièrement difficile d’élaborer les moyens permettant de corriger l’oubli dans la sphère publique et de les mettre en pratique. «Le remède à la déformation se situe au niveau de l’analyse des contradictions dans la cohérence factuelle de l’ensemble des événements racontés, car c’est cet ensemble qui confère à l’expérience évoquée sa signification politique.»⁴³

«Mais il y a un paradoxe fort de la mémoire collective dans la sphère publique […]. Il y a un abîme toujours plus profond entre les événements politiques et ceux qui cherchent à les évoquer et à les expliquer. D’une part, la commémoration publique est une source puissante de l’identification politique des communautés; d’autre part, les événements concrets qui sont au centre de la commémoration deviennent de plus en plus insaisissables dans leur réalité diffuse. C’est peut-être ce paradoxe qui explique la prolifération des monuments et des archives cherchant à recueillir et à conserver les traces de la mémoire collective: ils procurent des images symboliques tangibles capables de renforcer le lien précaire entre l’expérience personnelle et la sphère publique de l’action politique, devenue opaque.»⁴⁴

«Lorsque l’on oublie la complexité de la sphère publique, il est d’autant plus facile de manipuler les évènements à des fins idéologiques représentant des souvenirs fragmentaires comme des expériences directes, capables de conférer une cohérence symbolique aux évènements dans leur ensemble. […] L’abîme entre la mémoire et la réalité politique se laisse alors combler par des représentations fictives de l’identité collective, semblables aux mythes politiques qui sont devenus un aspect bien trop courant du monde contemporain.»

Etre en mesure de pratiquer une évaluation qualitative, c’est intégrer le contexte de production d’une archive et dans le cas de la sphère privée de pouvoir mesurer la portée intellectuelle, la dimension mémorielle, cognitive et identitaire des documents conservés.

L’archivistique n’est pas une «science des informations», ou n’est pas que cela, mais elle a un contenu bien plus large.⁴⁵ Elle gagne une dimension mémorielle et cognitive parce qu’elle englobe des éléments de l’inconscient individuel et collectif.

Des actions archivistiques: le traitement des archives personnelles et familiales
L’évaluation et l’élimination: Le calendrier de conservation

«Nous sommes passés d’une archivistique de la rareté à une archivistique de l’abondance.»⁴⁶ L’évolution technologique ainsi qu’une plus grande conscience de notre mémoire individuelle profitent autant à la création et à la diffusion des connaissances qu’à la traçabilité des activités. «Elle touche autant une élite définie que la masse de l’ensemble des utilisateurs de l’écriture et de tous les moyens nouveaux de communications. Ce qui naturellement fait exploser le volume des archives potentielles parallèlement au nombre des producteurs et à leur diversité. Quant aux objectifs poursuivis par ces archives personnelles, ils évoluent également en fonction de l’intérêt de leurs producteurs.»⁴⁷

L’évaluation est un aspect central de l’archivistique. C’est un ensemble de processus qui pose des critères et définit la valeur d’un document. C’est une spécificité marquante de la discipline archivistique et qui fonde l’outil, lui aussi essentiel, qu’est le calendrier de conservation. L’évaluation est centrale puisqu’elle détermine ce qui sera gardé ou non. Elle est l’aspect essentiel d’une conservation consciente, raisonnée et planifiée, a contrario de ce qui se passe souvent dans notre sphère privée.

Elle est force de propositions d’autant plus nécessaires que les coûts de stockage et le libre arbitre individuel sont les premiers facteurs de destruction et d’élimination de documents. Au fil du temps se sont accumulés des papiers, des photographies, qui sont amoncelés à la cave, dans le bureau privé ou dans un dépôt payant. Ces archives personnelles peuvent au surplus être augmentées d’archives familiales héritées, de documents trouvés, donnés ou volontairement acquis. Par manque de temps et d’expertise en la matière, le tiroir du bureau déborde maintenant, l’étagère sur laquelle se sont empilés pêle-mêle billets de spectacles, relevés bancaires, cartes de vœux et contrats d’assurance, ne peut plus rien contenir.

La démarche d’évaluation implique que l’on garde à l’esprit la double finalité de la conservation des documents:

— la valeur de gestion à des fins de preuve > tri et élimination se fondent sur les délais de prescription fixés par la loi, les règlements ou les conditions contractuelles

— la valeur historique/mémorielle > décision volontaire, choix personnel > critère subjectif

Dans la constitution d’un fonds personnel, il vous incombe de contextualiser la production des dossiers ou de pièces et de nécessairement documenter également vos choix. La conservation de certains documents exige une décision personnelle. C’est le cas par exemple des documents qui ont une importance particulière aux yeux de chacun et qui sont susceptibles de témoigner d’événements et de choix marquants dans sa vie.

«La lettre reçue de votre grand-mère pour votre 10^e anniversaire de naissance revêt-elle une signification suffisamment importante pour que vous la conserviez? Pour faire un choix éclairé, plusieurs facteurs peuvent être pris en considération. S’agit-il de la seule lettre reçue de votre grand-mère ou en possédez-vous plusieurs? Contient-elle des renseignements significatifs sur votre grand-mère ou sur un événement qui est associé?»⁴⁸

Les mêmes questions pourraient être posées à propos du DVD de mariage, de la naissance d’un enfant, des activités sportives de votre conjoint ou encore des photographies de vos voyages.⁴⁹

Chacun est le mieux placé pour décider du sort de ses documents personnels et familiaux en intégrant en amont les critères d’évaluation qu’il aura posés.

Le calendrier de conservation «détermine les périodes d’utilisation et les supports de conservation des documents actifs […] et qui indique quels documents inactifs seront conservés de manière permanente et lesquels seront éliminés.»⁵⁰

Il tend à une gestion efficace des documents personnels et familiaux, déterminant la durée d’utilité administrative et légale, son sort final et une bonne conservation de ses archives définitives (historiques). Les règles en matière de délais de conservation s’appliquent essentiellement aux documents les plus récents. Les dossiers ou types de documents produits ou reçus au cours des 12 derniers mois doivent être évalués et soumis à l’application des délais de conservation. Le classement périodique et le rangement régulier permettent d’éviter l’accumulation de documents inutiles et qui prennent très vite du volume. Les deux axes essentiels du calendrier de conservation sont:

— la durée de conservation pour l’administration de vos affaires personnelles. Elle renseigne sur le délai minimal pour lequel il est conseillé de garder les documents, au regard des délais de prescription;

— la destination finale du document:

Destruction [ D]; Echantillonnage (sélection raisonnée et minimaliste) [ E]; Archivage définitif [A].

Ces consignes permettent de libérer annuellement ou périodiquement des espaces de stockage et de rentabiliser l’effort fourni dans la gestion du cycle de vie des documents. Deux extraits sont proposés ici à la lecture.

Le système de classement proposé n’a pas l’ambition d’embrasser tous les documents existants dans la sphère personnelle et familiale. La liste des dossiers n’est donc pas exhaustive. Chaque lecteur aura à adapter ce qui suit à son cas personnel. Rappelons que s’il existe déjà un classement adapté au fonctionnement et aux besoins, il faut le conserver. Les archives familiales sont constituées des fonds d’archives personnelles de chacun des membres d’une même famille.

La typologie des documents se divise en 12 thèmes qui regroupent les papiers les plus courants émis ou reçus selon un système de classement permettant de retrouver l’information le plus rapidement possible.⁵¹

01.	Citoyenneté et documents officiels
02.	Ecole | Education | Etudes et perfectionnement
03.	Gestion de l’emploi
04.	Gestion financière
05.	Impôts
06.	Assurances | Prévoyance
07.	Logements et biens immobiliers
08.	Transport public | Vélo | Auto et moto
09.	Biens meubles et services professionnels
10.	Relations familiales et sociales
11.	Histoire et généalogie
12.	Loisirs, divertissements et voyages

Composition et structure organique d’un fonds de personne

La multiplicité des archives personnelles tient non seulement à leur typologie mais encore à leur support et à leur mode de production, et finalement à trois éléments mis en évidence:

— d’une part, le besoin très traditionnel de défendre des droits ou de se protéger d’un certain nombre d’obligations indues, soit le registre juridique et administratif;

— d’autre part, des investissements sentimentaux, dont témoignent par exemple photographies, correspondances, journaux intimes;

— enfin des réalités patrimoniales, mémorielles loin d’être insignifiantes.⁵²

Les notions fondatrices de l’approche archivistique restent les meilleurs garants du traitement et de la manipulation d’un fonds.

Dans l’évaluation et la sélection des documents, les producteurs d’archives et les archivistes partent de points de vue différents. Conjuguer harmonieusement les impératifs de gestion et les impératifs patrimoniaux dans l’évaluation et la sélection des documents implique nécessairement que producteurs d’archives et archivistes instaurent entre eux un dialogue.

Figures 4–8: Archives personnelles et familiales – Calendrier de conservation A = Archivé, D = Destruction, E = Echantillonnage (archivage partiel après sélection)