Читать книгу: «Управление реальностью в бизнесе. Магия без мистики», страница 3

Метод «пять „почему“»

Как ни хорош fishbone, или «рыбий скелет», или диаграмма Исикавы, для меня это скорее не инструмент анализа, позволяющий «глубоко копать», а инструмент, позволяющий согласовать мнения при работе в группе, структурированно обсудить, договориться. Если работать «с чистого листа» и обеспечить разнообразие мнений, он позволяет наглядно представить их все и поискать консенсус. Есть ли еще какие-то методы? Масса.

Скажем, любимый японцами «пять „почему“», когда последовательно задается пять вопросов или более, причем каждый последующий вопрос обращен к ответу, полученному в результате предыдущего.

Например, вопрос номер раз: «Какого черта клиенту выдали не тот товар?» Ответ: «Потому что склад толком не знает, что у него есть!»

Вопрос номер два: «А почему он толком не знает, что у него есть?» Ответ: «Потому что данные в базе не точные!»

Вопрос номер три: «А почему данные не точные?» Ответ: «Потому что их заносят с опозданием!»

Вопрос номер четыре: «А почему их заносят с опозданием?». Ответ: «Потому что накладные убирают в папку и заносят в базу раз в неделю согласно регламенту».

Чем-то похоже на детскую «доставалку» «Купи слона», не правда ли?

И тогда вопрос номер пять: «А почему такой регламент?» Ответ: «А потому, что никто не говорил, что надо чаще!»

Бинго! Корневая причина найдена – осталось поменять регламент.

Я уверен, что, во-первых, корневая причина всегда есть и, во-вторых, это нечто, что раньше было обоснованным и полезным (по крайней мере, так оказывается очень часто). И это точно можно выяснить методом «пяти „почему“», но надо правильно формулировать первый вопрос. От него зависит все.

Когда-то очень давно, в мою бытность IT-директором, мне пришлось самому влезть в синий комбинезон и выйти «в поля». Фирма открывала несколько магазинов, строители подвели, сроки сдвинулись, и все открытия состоялись едва ли не в один день. Все мои подчиненные были перегружены, к тому же я всегда любил поработать не только головой, но и руками.

И вот, устанавливая обычный набор программного обеспечения на компьютер кассира, я столкнулся с неприятной ситуацией: одна довольно примитивная программка отказывалась работать. В организации еще с девяностых годов повелось, что все крупные покупки фиксировались отдельно. Сперва это делали в специальной тетрадочке, потом в электронных таблицах, потом написали специальную программу. Заносили данные, ежедневно печатали отчет, расписывались, под роспись передавали в центральный офис и уже собирались дописать модуль для автоматической передачи в электронном виде.

Если бы на моем месте был кто-то из моих технарей, он задал бы вопрос: «Почему программа не работает?» – и точно решил бы эту проблему. Я же задал вопрос: «Почему мы используем эту программу?» Цепочка быстро привела к ответу: «Потому что бухгалтерия центрального офиса требует эту отчетность». А вот следующий затем вопрос – «Почему бухгалтерия центрального офиса требует эту отчетность?» – повис в воздухе. Никто не смог на него ответить! Выяснилось, что уже много лет этот отчет никто не читал – его просто отправляли в архив. Лет десять назад – когда не было автоматизированных касс, фиксирующих и передающих в учетную систему все продажи, – в этом отчете, вероятно, был смысл. Но времена-то изменились!

Итак, правильно поставленный вопрос позволил просто ликвидировать ненужный бизнес-процесс вместе с капризной программой.

Все эти инструменты хороши, но не всесильны. Хороши потому, что просты, понятны и зачастую работают. А не всесильны потому, что подразумевают линейную зависимость проблемы от причин. Увы, жизнь намного сложнее. Часто причины вызывают друг друга, образуют длинные цепочки, причудливо переплетаются и в конце концов замыкаются сами на себя. Эти петли, да еще и с учетом временны́х задержек, прекрасно описал Питер Сенге в своей книге «Пятая дисциплина» [13]. Что же делать? Для сложных неограниченных проблем – использовать системные подходы, например системные архетипы, описанные Питером Сенге, или те, что описаны далее в этой книге.

Схема множественных проблем

Проблема, возникающая при использовании диаграммы Исикавы, в том, что в реальной жизни все зависит от всего. Проблемы вызывают проблемы, они множатся, зацикливаются и усиливают друг друга. Редко когда сразу удается нарисовать красивый fishbone.

Когда «все зависит от всего», хороший способ разобраться в ситуации – нарисовать карту множественных проблем, которая также является важным инструментом MBA. Чем-то это похоже на дерево текущей реальности Голдратта [6], только появилось лет на двадцать – тридцать раньше. Выглядит такая карта, в относительно простой ситуации, примерно как на рисунке ниже.

Схема множественных проблем.

Чтобы разобраться в этой паутине проблем, надо выбрать точку только с исходящими стрелками. Такие точки обязательно найдутся. Это так называемые независимые проблемы. Обычно это вовсе не ключевые проблемы, а что-то вполне рядовое. В нашем примере это точки «нет навыков групповой работы», «плохо делегированы полномочия», «неподходящее ПО» и «никто не отвечает за IT в целом». Когда вы справитесь с какой-нибудь из этих проблем и она исчезнет из жизни и со схемы, вы сможете продвигаться дальше.

Схема будет упрощаться, а ситуация – улучшаться, пока вы не попадете в цепочку проблем, зацикленных друг на друга. Не пугайтесь. Возьмитесь за любую проблему, которая, на ваш взгляд, решается проще. После ее решения цикл разомкнется, и вы сможете довести дело до конца.

Теория ограничений, или ТОС
(Theory of Constraints)

Я далек от мысли пересказывать бизнес-романы Элияху Голдратта или заумные, наполненные логическими блок-схемами книги его последователей.

Те, кто любит детективы больше, чем учебники математики, могут с немалой пользой для себя прочитать его книги «Цель», «Цель-2. Дело не в везении», «Цель-3. Необходимо, но не достаточно», «Критическая цепь», «Синдром стога сена» и др. Те, кому больше по душе учебники, с удовольствием прочтут книгу Х. Уильяма Детмера (или, точнее, Деттмера) «Теория ограничений Голдратта. Системный подход к непрерывному совершенствованию». Это хороший подход, и он может сработать. ТОС позволяет работать с определенным спектром тактических проблем. Теория ограничений рассматривает менеджмент как строгую науку, и это прекрасно, потому что дает возможность опираться на стройную теорию, а не на набор «лучших практик», которые если и были лучшими, то много лет назад, в другой организации или даже в другой стране.

Если мы представим себе, к примеру, производство – цех или завод, то всегда увидим множество последовательных операций. С помощью ТОС можно описать эти последовательности и найти слабое звено. Оно же – «бутылочное горлышко», или bottle neck, то место, которое ограничивает производительность всей системы. Полагаю, отсюда и произошло название всего подхода. Очевидно, что никакие улучшения, не затрагивающие «бутылочное горлышко», не имеют смысла. Они не улучшат ситуацию. И напротив, устранение «бутылочного горлышка» улучшает результаты немедленно, и они растут, пока система не упрется в следующее «бутылочное горлышко» – ограничитель. Таким узким местом, кстати, может оказаться ограничение рынка, например, в плане платежеспособного спроса. ТОС позволяет распространить этот подход и на анализ внешней среды.

Это работающий инструмент, если им не злоупотреблять и не пытаться «чинить» с его помощью любые поломки. Сильная сторона ТОС в том, что это хорошая, логичная система мышления. И ровно в этом же ее слабость! К сожалению, люди – существа алогичные. Сидни Финкельштейн, профессор менеджмента старейшей в мире бизнес-школы – Tuck School of Business (США) – и автор известной книги «Ошибки топ-менеджеров ведущих корпораций. Анализ и практические выводы» [2], приводит тому массу примеров. Люди нелогичны, и менеджеры – тоже люди. Они принимают решения вопреки логике и здравому смыслу, даже когда знают, что их контролируют и что это тест на выявление того, как выстроена логика принятия решений. Например, если сформулировать исход проекта в терминах 50-процентной вероятности выигрыша, бóльшая часть испытуемых голосует за. А если сформулировать результат этого же проекта в терминах 50-процентной вероятности проигрыша, бóльшая часть голосует против. Поэтому менеджмент – не наука и не искусство. Менеджмент – это ремесло, то есть сплав науки, искусства и мудрости понять, когда нужна наука, а когда – искусство.

Подход, ориентированный на решение

И проблемно-ориентированный подход, описанный в учебниках курсу MBA, и ТОС – подходы, ориентированные на проблему. Я называю это посмертным анализом. Выявить причины проблемы и устранить их для того, чтобы проблема исчезла, – хорошая идея. Давайте попробуем применить ее на практике. К примеру, у кого-то трещит с похмелья голова после вчерашних посиделок на кухне с друзьями. Что устранить? Голову? И как это поможет?

Разумеется, если вы вдруг обнаружили, что оказались в яме, надо немедленно прекратить копать. Устранение причин зачастую помогает не усугублять проблему, но изменяет ситуацию не всегда. Когда я работал с заводом «Ниссан», их инженеры рассказали мне, что у них есть два этапа работы с проблемой. Первый – сдерживание проблемы. Как сделать, чтобы она не влияла на конечный результат. По сути, это борьба с последствиями, но позволяющая выиграть время. И параллельно запускается поиск и устранение корневой причины. Вообще-то, Каору Исикава придумал свой подход для улучшения качества периодически повторяющихся процессов, например выпуска автомобилей на заводах «Тойота». И улучшение наступает на следующей итерации. Однако все ли процессы повторяются, и доживем ли мы до следующего цикла? Кроме того, поиски причин возникновения проблемы в условиях бизнеса часто бывают крайне деструктивными, поскольку подразумевают указующий перст и идею, что у каждой причины есть фамилия, имя и отчество. Возможно, что и так, но все же – мы хотим найти решение проблемы или изобличить и покарать виновного? «Кто виноват и что делать?» – это хороший вопрос, но слишком часто акцентируется именно первая часть. И это не так безобидно, как может показаться.

В замечательной книге Дэвида Рока «Мозг. Инструкция по применению. Как использовать свои возможности по максимуму и без перегрузок» [3] приведена модель SCARF, описывающая межличностные первичные удовольствия или угрозы, важные для мозга: потребность в справедливости (Fairness), общности (Relatedness), самостоятельности (Autonomy), уверенности (Certainty), статусе (Status).

Пирамида SCARF

Нейропсихологи, используя функциональную магнитно-резонансную томографию, изучали, какие участки мозга возбуждаются в различных ситуациях. Оказалось, что за чувство сытости и справедливости отвечает одна и та же зона мозга. Последователи Маслоу крепко ошибались. Первичная базовая потребность – это справедливость, а не жратва. Просто мозг на уровне физиологии не может отличить голод от несправедливости. Не потому ли люди часто «заедают» свои проблемы? Один и тот же участок обрабатывает ощущения от чувства общности и безопасности. Возможно, это повелось еще от неандертальцев: мамонта ловят одного на всех, и если этого мамонта поделят не по справедливости, то кто-то помрет с голоду. А если исключить человека из общины и выставить из пещеры, до утра он не доживет. Похоже, именно поэтому мы собираемся в стаи и заедаем несправедливость конфетами. Также для людей важно ощущение того, что они могут самостоятельно принимать решения, что они, в каких-то пределах, способны быть автономными. Мало кто любит ходить строем.

Если потребности в справедливости, общности и самостоятельности удовлетворены, на первое место выходит потребность в понимании того, что будет дальше, то есть в уверенности в завтрашнем дне. Ну и, конечно, важен статус. Если вы хотите, чтобы человек хорошо и с энтузиазмом работал, сделайте так, чтобы его SCARF поднимался: увеличивалось бы ощущение справедливости, чувство поддержки, росли бы автономность, уверенность, статус. Хотите его демотивировать – уроните его SCARF, сделайте так, чтобы любое из этих ощущений или все разом уменьшились, например устройте демонстративный, публичный «разбор полетов».

Давайте посмотрим, к чему зачастую приводит поиск причин, которые вызвали проблему. Да, я согласен, что у всякой проблемы есть имя и фамилия. Пусть так. Но давайте все же решим, что для нас в данный момент важнее. Вылезти из ямы? Тогда имя и фамилия не имеют значения. Никогда в нее больше не попадать? В подавляющем большинстве случаев тот, кто что-то сделал не так, давным-давно все понял. Это не означает, что в следующий раз он не отчебучит что-нибудь новенькое, но вряд ли он пойдет второй раз по тем же граблям. Людям обычно свойственно учиться на ошибках. В любом случае продуктивнее поменять процедуры и должностные инструкции – так, чтобы тропинка лежала подальше от сарая с граблями, и дополнить бизнес-процессы ежевечерним пересчетом грабель, с целью недопущения их разбрасывания где попало. Если мой подчиненный имел возможность «накосячить», бóльшая часть вины лежит не на нем, а на мне, на том, кто организовывал его работу и давал указания. Сорвать раздражение на подчиненном и показать всем, что виноват не я? Действительно ли это важнее плодотворного сотрудничества, результативности и продуктивности работы? Если для вас важнее именно сорвать раздражение и показать, что вы правы, не пора ли вам выйти на часок из своего рабочего кабинета и посетить кабинет коуча или психолога?

Поиск причин очень часто драматически роняет SCARF участников коллектива. Если человек считает, что его обвинили несправедливо (а у кого из нас в запасе нет «совершенно объективных» причин для ошибки, халатности или небрежности?), возбуждается зона мозга, отвечающая за голод/несправедливость. Когда фамилия произнесена, виновник отделяется от стаи. Мы хорошие, а он плохой, мы умные, а он глупый, мы вместе, а он не с нами, даже если при этом произносятся совершенно противоположные слова. Дальше ему говорят: «И больше так не делай», – и, хотя он и так не собирался это повторять, страдает его чувство автономии. Если произносится что-то типа «В следующий раз выговором не отделаешься», или «Наказание на усмотрение руководителя», или «Посмотрим, что скажет начальство», – человек теряет уверенность. Ну а уж про влияние всего этого на ощущение статуса, особенно если поиск причин проблемы происходит на общем совещании, можно и не говорить.

Что же в этой ситуации делать? Отказаться от поиска причин? Не обязательно поступать столь радикально, но вот что точно будет полезно – сосредоточиться на поиске решений. Следует сказать и себе, и окружающим: «Мы попали в неприятную ситуацию, и сейчас у нас всего два вопроса: как из нее выбраться и что мы должны изменить в своей работе, чтобы это не повторилось».

Позитивное намерение

Посмотрим на мир шире. Любые действия наполнены каким-то смыслом. У них есть цель. Если мы ее не видим или не понимаем, это не говорит ни о чем, кроме как о том, что мы смотрим на мир через свои розовые (или черные) очки и чего-то не замечаем. Что бы мы ни делали или, наоборот, не делали, мы всегда хотим для себя чего-то хорошего. Это называется «позитивное намерение». Назначение позитивного намерения – удовлетворять какую-то важную потребность, например, в получении удовольствия, сохранении здоровья и бодрости, безопасности, достижении чего-либо и развитии, поддержании связей с другими людьми, любви или признании.

За любым, даже самым деструктивным поведением кроется позитивное намерение. Если кто-то, изрядно перебрав алкоголя, спит на лавочке в парке, за этим тоже стоит позитивное намерение. Возможно, бессознательное этого человека жаждет безопасности или покоя, и пьяный сон на лавочке кажется ему (бессознательному) самым действенным способом достижения цели. Если папа засел в туалете с книжкой и вся семья сорок минут не может его оттуда вытащить, скорее всего, он тоже хочет покоя – и физиология, подчиняясь психике, ему в этом помогает. Если папа «укушивает» третью тарелочку борща, вполне возможно, он делает это по той же причине. Весь день его дергали на работе. Как только он положит ложку, наступит время проверки домашнего задания у сына-троечника, потом надо будет повесить полочку, поменять прокладку в кране, наточить ножи и т. д. и т. п. А пока он с ложкой, никто не смеет покуситься на святое.

Основная идея использования понимания позитивного намерения – в том, что, если на уровне бессознательного показать другой, более конструктивный путь удовлетворения этой базовой потребности, тогда старый, деструктивный способ уйдет и проблема станет ненужной. Организация – это тоже живой организм, со своим коллективным сознанием и коллективным бессознательным.

Если в организационной системе что-то происходит, в этом есть что-то важное. Мантра системного менеджера, которую он должен троекратно повторить, прежде чем начать решать проблему, звучит так: «Любопытно, интересно. В этом наверняка есть что-то важное. В организации возникают какие-то процессы. Возможно, кто-то воспринимает их как „проблему“, но раз они возникают – значит, это для чего-то нужно. С помощью этих процессов достигается что-то важное, ценное, что не может быть получено никаким другим образом. Если мы просто попытаемся их запретить, система взбунтуется».

Глядя на мир системно, мы понимаем: то, что мы видим, просто служит получению кем-то (например, организацией, или подразделением, или группой) чего-то важного. И пытаться решать проблему «в лоб» – значит пытаться отобрать это важное. Ущерб будет существенным, и система этого не позволит. А вот если показать системе другой путь получения того, что для нее столь ценно, проблема станет не нужна и исчезнет сама собой.

Позвольте привести пример. Я столкнулся с этой ситуацией во время работы с одной из сетей стоматологических клиник. Не секрет, что в этой отрасли в России наблюдается очень высокая конкуренция и клиники стараются зарабатывать на чем только можно. В данном случае речь шла о продажах пациентам дополнительных аксессуаров по уходу за полостью рта. В общем-то нет ничего плохого в том, чтобы пользоваться электрическими зубными щетками, ирригаторами, профессиональными зубными пастами и т. п.

Предполагалось, что доктора будут советовать пациентам приобретать это все и, таким образом, приносить клинике дополнительный доход. В реальности же врачи «не продавали». Неизвестно, предлагали ли они эту продукцию пациентам и, если да, как именно, – продаж было мало. Руководство решило, что врачей надо мотивировать, но никакие проценты от продаж не меняли существенно ситуацию. Более того, казалось, что это только усугубляет проблему.

Достаточно откровенный разговор с несколькими сотрудниками показал неожиданные грани данной проблемы. Владельцы клиники обращались с врачами крайне неуважительно. Они были уверены, что при таком количестве стоматологов, ежегодно выпускаемых вузами страны, любой врач очень легко заменим. Процветали штрафы и наказания. Врачи, разумеется, чувствовали, что к ним относятся как, в некотором смысле, к расходному материалу. SCARF был существенно нарушен. Главный вопрос: что и кому давало наличие проблемы?

Что эта проблема могла давать врачам? Возможно, сам факт существования проблемы восстанавливал их самоуважение. Они как бы говорили: «Мы врачи. Мы учились много лет. Мы профессионалы. Мы не позволим настолько нас не уважать, чтобы превращать в торгашей. Мы лечим людей, а не зарабатываем деньги. Мы лечим людей, а не стоим за прилавком. Мы хотим лечить людей – и мы будем только лечить людей». Что эта проблема могла давать владельцу клиники? Возможно, она помогала ему чувствовать свое превосходство. Если проблема существует, значит, она для чего-то нужна.

Полагаю, таким способом врачи повышали свой SCARF. Они восстанавливали справедливость, они ощущали себя группой, они ставили границы, чувствовали автономность и сохраняли собственный статус в своих глазах. Если бы им не приходилось этого делать, если бы владельцы пересмотрели свои убеждения и взглянули на мир по-другому, возможно, проблема перестала бы быть необходимой и ушла сама. Если бы врачи получали достаточно уважения и признания, им было бы совершенно нетрудно сказать пациенту что-то вроде: «Петр Петрович, вам надо бы купить себе ирригатор и электрическую зубную щетку. Вычистить зубы можно и обычной щеткой, но это требует некоторого умения и не всегда получается. А электрическая – делает это сама и с гарантированным результатом. И, ради бога, не надо покупать самую дешевую зубную пасту в супермаркете. Купите профессиональную. Можете купить все это у нас, можете поискать где-то еще, возможно, это будет чуть дешевле, но сделайте это. Вы потом сильно сэкономите на визитах к нам же». Уверен, что многие пациенты предпочли бы не бегать в поисках «где подешевле», а купить все в одном месте.

В общем, чем выше вы сможете поднять у своих сотрудников уровень ощущения справедливости, принадлежности к команде, автономности в работе, уверенности и статуса, тем меньше у вас будет проблем.