Читать книгу: «Aprendre Excel 2010 amb 100 exercicis pràctics»
Títol de l’obra:
Aprendre Excel 2010 amb 100 exercicis pràctics
Primera edició, 2010
Disseny de la coberta: NDENU DISSENY GRÀFIC
© 2010 MEDIAactive
Pallars, 141-143 5o B 08018 Barcelona www.mediaactive.es
© 2010 MARCOMBO, S.A.
Gran Via de les Corts Catalanes, 594
08007 Barcelona
www.marcombo.com
ISBN: 978-84-267-2051-1
Queden rigorosament prohibides, sense l’autorització escrita dels titulars del copyright, sota les sancions establides en les lleis, la reproducció total o parcial d’aquesta obra per qualsevol mitjà o procediment, inclosos la reprografia i el tractament informàtic, així com la distribució d’exemplars mitjançant lloguer o préstec públics.
| Presentació |
APRENDRE EXCEL 2010 AMB 100 EXERCICIS PRÀCTICS
100 exercicis pràctics resolts que conformen un recorregut per les principals funcions del programa. Si bé és impossible re-collir en les pàgines d’aquest llibre totes les prestacions d’Excel 2010, hem escollit les més interessants i utilitzades. Una vegada realitzats els 100 exercicis que componen aquest manual, el lector serà capaç de moure’s amb soltesa pel programa i crear i editar documents de diferents tipus tant en l'àmbit profesional com en el particular.
LA FORMA D’APRENDRE
La nostra experiència en l'àmbit de l’ensenyament ens ha portat a dissenyar aquest tipus de manual, en el que cadascuna de les funcions s’exercita mitjançant la realització d’un exercici pràctic. L’esmentat exercici es troba explicat pas a pas i pulsació a pulsació, a fi de no deixar cap dubte en el seu procés d’execució. A més a més, l’hem il·lustrat amb imatges descriptives dels passos més importants o dels resultats que haurien d’obtenir-se i amb re-quadres IMPORTANT que ofereixen informació complementària sobre els temes tractats en els exercicis.
Gràcies a aquest sistema es garanteix que una vegada realitzats els 100 exercicis que componen el manual, l’usuari serà capaç de sortir-se’n còmodament amb les eines d’Excel 2010 i treure el màxim partit de les seves múltiples prestacions.
ELS ARXIUS NECESSARIS
En el cas que desitgi utilitzar els arxius d’exemple d’aquest llibre pot descarregar-los des de la zona de descàrregues de la pàgina de Marcombo (www.marcombo.com) i des de la pàgina específica d’aquest llibre.
A QUI VA DIRIGIT EL MANUAL
Si s’inicia vostè en la pràctica i el treball amb Excel 2010, trobarà en aquestes pàgines un complet recorregut per les seves principals funcions. Però si és vostè un expert en el programa, li resultarà també molt útil per consultar determinats aspectes més avançats o repassar funcions específiques que podrà localitzar en l'índex.
Cada exercici està tractat de forma independent, per la qual cosa no cal que els realitzi per ordre (encara que així l’hi recomanem, ja que hem intentat agrupar aquells exercicis amb temàtica comuna). D’aquesta manera, si necessita realitzar una consulta puntual, podrà dirigir-se a l’exercici en què es tracta el tema i dur-lo a terme sobre el seu propi document d’Excel.
EXCEL 2010
Microsoft Excel és un dels programes d’edició de fulls de càlcul més potents del mercat i al mateix temps de més fàcil maneig. És convenient destacar aquesta segona característica, ja que de res serviria al gran públic un programa capaç de realitzar els més complicats càlculs si el seu aprenentatge fos llarg i costós.
Un full de càlcul és una aplicació concebuda per efectuar tot tipus de càlculs numèrics de forma automàtica, seguint les directrius que estableix l’usuari.
Amb Excel podrà construir molts tipus de fulls de càlcul i, fins i tot, bases de dades com a agendes o llistes telefòniques en què podrà emmagatzemar per exemple els noms dels seus clients, la direcció de les seves empreses, els seus telèfons de contacte, etc. La interfície del nou Excel 2010, a més de comptar amb un agradable disseny que es veu millorat en aquesta versió gràcies a la Cinta d’opcions, situa a la vista les funcions més necessàries i compta amb un gran nombre d’assistents que faciliten la feina de l’usuari quan la seva dificultat ho requereix.
| Com funcionen els llibres “Aprendre …” |
| Índex |
001 Entrar a Excel i obrir un document
002 La Barra d’eines d’accés rápid
003 Practicar amb la Cinta d’opcions
004 Personalitzar l’entorn d’Excel
005 Obrir fulls de càlcul i llibres de treball
006 Crear documents
007 Introduir dades
008 Inserir fulls
009 Moure’s pels fulls i pel llibre
010 Moure els fulls i immobilitzar panells
011 Eliminar fulls
012 Treballar amb plantilles
013 Veure les propietats dels arxius
014 Desar un llibre
015 Desar amb format d’Excel 97-2003
016 Desar com a PDF o XPS
017 Treballar amb files i columnes
018 Autoajustar columnes i files
019 Inserir files, columnes i cel·les
020 Treballar amb les opcions d’inserció
021 Eliminar files, columnes i cel·les
022 Ocultar columnes, files i fulls
023 Ocultar cel·les i finestres
024 Desfer i refer
025 Copiar, tallar i enganxar
026 Treballar amb les opcions d’enganxat
027 Conèixer el Porta-retalls
028 Cercar i reemplaçar dades
029 Conèixer els tipus de dades
030 Editar i esborrar dades
031 Introduir fórmules
032 Editar una fórmula
033 La funció Autosuma
034 Crear i utilitzar llistes
035 Treballar amb Opciones de autorrelleno
036 Ordenar dades
037 Utilitzar autofiltres
038 Importar dades des d’Access
039 Importar dades des de text
040 Validar dades
041 Establir subtotals
042 Editar el contingut d’una cel·la
043 Alinear i orientar el text d’una cel·la
044 Afegir vores i trames a una cel·la
045 Aplicar i crear estils de cel·la
046 Aplicar format condicional
047 Formats de números i de data
048 Calcular el nombre de dies entre dues dates
049 Conèixer altres tipus de formats
050 Utilitzar la funció Autocompletar
051 Crear gràfics
052 Editar un gràfic
053 Canviar el fons i el titol d’un gràfic
054 Aplicar format a les dades d’un gràfic
055 Afegir i substituir dades en un gràfic
056 Desar un gràfic com a plantilla
057 Crear minigràfics
058 Personalitzar minigràfics
059 Crear gràfics SmartArt
060 Editar gràfics SmartArt
061 Inserir capçaleres i peus de pàgina
062 Inserir imatges predissenyades
063 Inserir imatges des d’arxius
064 Editar les imatges
065 Inserir WordArt
066 Crear i modificar vincles
067 Crear i seleccionar hipervincles
068 Inserir objectes vinculats
069 Crear rangs
070 Utilitzar rangs
071 Calcular amb funcions
072 Calcular amb funcions matemàtiques
073 Utilitzar funcions de text
074 Utilitzar funcions lògiques
075 Utilitzar referències
076 Treballar amb la precedència
077 Cel·les precedents i cel·les dependents
078 Calcular amb eferències circulars
079 Controlar el càlcul automàtic dels fulls
080 Inspeccionar fórmules
081 Comprovar errors
082 Crear taules dinàmiques
083 Editar taules dinàmiques
084 Crear gràfics dinàmics
085 Crear segmentacions de dades
086 Crear y executar una macro
087 Obtenir una vista preliminar
088 Configurar la pàgina per a la seva impresió
089 Treballar a la vista Disseny de pàgina
090 Crear una área d’impressió
091 Convertir text en columnes
092 Protegir el full
093 Bloquejar i desbloquejar cel·les
094 Signar documents
095 Recuperar documents
096 Inserir comentaris
097 Enviar per correu electrònic
098 Inspeccionar un document
099 Marcar com a final
100 Convertir divises en euros
| 001 | Entrar a Excel i obrir un document |
EXCEL ÉS UNA DE LES APLICACIONS de full de càlcul més utilitzada, coneguda i estesa entre els usuaris de l’ofimàtica. Es tracta d’un programa que permet realitzar tot tipus d’operacions matemàtiques, des de les més senzilles, com sumes, restes i divisions, fins a les més complicades, com funcions trigonomètriques. En aquest primer exercici, aprendrà a accedir a Excel i a obrir un document.
IMPORTANT
Pot crear automàticament un accés directe a Microsoft Excel en el seu Escriptori utilitzant l’opció Enviar a/Escritorio (crear acceso directo) del seu menú contextual.
1 Premi el botó Iniciar de la Barra de tasques de l’Escriptori de Windows i faci clic en l’opció Todos los programas.
2 Premi sobre la carpeta Microsoft Office i seleccioni el programa Microsoft Office Excel 2010.
En el menú Inicio, dins l’element Todos los programas i de la carpeta Microsoft Office trobarà l’accés a Microsoft Office Excel.
3 Com a novetat d’Excel 2010 apareixerà una pantalla que, durant uns segons, permet cancel·lar el procés d’obertura i minimitzar la finestra del programa abans que arribi a carregar-se. Cancel·li l’arrencada des de la pantalla d’inici prement sobre el botó d’aspa situat a l’extrem superior dret.
La pantalla d’obertura del programa permet cancel·lar el procés abans que es carregui el programa.
4 Torni a obrir Excel seleccionant l’accés que s’haurà situat al panell de programes freqüents del menú Inicio.
5 En iniciar la sessió de treball amb Microsoft Excel, ens trobem amb un full de càlcul en blanc format per les retícules que formen les cel·les en què s’introduiran les dades. El programa denomina per defecte Libro1 a aquest document, com pot observar en la Barra de títol. Per tancar el Libro1 premi en el botó d’aspa de l’extrem dret de la Cinta d’opcions.
A la part superior, trobem la Barra deines d’accés ràpid i la Cinta d’opcions.
6 Automàticament es tanca la finestra del llibre de treball, i queda visible únicament la finestra del programa. Per obrir un nou document ha de dirigir-se a la pestanya Archivo, situada en el vèrtex superior esquerre de la finestra d’Excel. Faci clic en aquest botó per desplegar el seu menú.
En la nova pestanya Archivo es troben les accions que més habitualment es duen a terme amb els arxius.
7 Aquest menú inclou les funcions més comunes del treball amb arxius, com obrir documents ja existents, crear nous fulls de càlcul, desar-los, imprimir-los, etc. En aquest moment, ja que no hi ha cap document, no estan totes les opcions disponibles. El botó Reciente permet obrir documents que hem fet servir recentment; si és la primera vegada que utilitza el programa no n’hi haurà cap. El botó Nuevo mostra opcions per a crear nous llibres. Premi sobre els dos botons per conèixer les diferents opcions que ofereixen.
8 En les opcions del comandament Nuevo veurà que pot triar entre obrir un llibre en blanc o bé basat en alguna de les plantilles que Excel posa a disposició de l’usuari. En aquest cas, seleccioni Libro nuevo fent doble clic o bé prement el botó Crear.
En el comandament Nuevo haurà d’indicar si desitja crear un nou llibre en blanc o bé basar-lo en alguna de les plantilles predeterminades que Excel posa a la seva disposició.
Observi la Barra de títol del programa. S’ha obert un nou llibre en blanc que el programa ha denominat automàticament Libro2. Cada vegada que obri un nou llibre en una mateixa sessió, Excel li afegirà el número d’ordre corresponent.
IMPORTANT
La pestanya Archivo és una de les novetats de la versió Excel 2010 que més farem servir. En aquesta pestanya hi ha una gran quantitat de funcions del treball amb arxius.
| 002 | La Barra d’eines d’accés rápid |
LA BARRA D’EINES D’ACCÉS RÀPID es troba a l’esquerra de la Barra de títol i conté un grup d’icones corresponents a les accions més comunes que es duen a terme amb els documents: desar, desfer, refer i imprimir. Es tracta d’una barra personalitzable a la que és possible afegir noves icones des de la fitxa de personalització del quadre Opciones de Excel o bé utilitzant l’opció adequada del menú contextual de les diferents eines.
IMPORTANT
A més de poder configurar-se perquè mostri les icones de les accions més habituals dutes a terme per cada usuari, la Barra d’eines d’accés ràpid pot situar-se sobre la Cinta d’opcions, tal com apareix per defecte, o bé sota aquesta cinta. Per a això s’utilitza l’opció Mostrar debajo de la cinta de opciones del seu menú.
1 En aquest exercici veurem com afegir icones a la Barra d’eines d’accés ràpid de dos maneres diferents. Faci clic sobre el botó de punta de fletxa d’aquesta barra i premi sobre l’opció Más comandos.
2 S’obre el quadre Opciones de Excel mostrant activa la fitxa Personalizar, on apareix un llistat de les diferents categories en què s’agrupen les eines. Premi, per exemple, sobre l’eina Abrir i faci clic en el botó Agregar.
3 Si acceptéssim l’operació, la icona del comandament Abrir apareixeria ja en la barra. Observi que la personalització d’aquesta barra pot afectar tots els documents que obrim amb Excel, o bé només el que es troba obert en aquest moment. Pot treure les icones que no desitgi seleccionant-les al quadre de la dreta i prement el botó Quitar. Igualment, amb les fletxes que es troben a la dreta del quadre d’icones és possible modificar l’ordre en què aquests es mostren en la barra. Premi el botó Restablecer.
4 Es mostraran dues opcions de restabliment i seleccionant la primera s’obrirà el quadre Restablecer personalizaciones. Premi el botó Sí
5 Hi ha una manera potser més ràpida d’afegir icones a aquesta barra. Imaginem, per exemple, que volem afegir el grup d’eines Celdas. A la pestanya Inicio de la Cinta d’opcions, faci clic amb el botó dret del ratolí sobre el títol del grup d’eines Celdas i, en el menú contextual que apareix, premi sobre l’opció Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido.
6 Com veu, no només és possible afegir icones, sinó també grups d’eines. Faci clic sobre la icona Celdas afegida a la Barra d’eines d’accés ràpid
i, després de comprovar que inclou diverses eines de treball amb cel·les, torni a prémer sobre ella per ocultar-les.L’opció Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido afegeix a aquesta barra la icona del grup d’eines indicat. Totes les eines d’aquest grup apareixen en prémer sobre la seva icona.
Per eliminar icones de la Barra d’eines d’accés ràpid s’ha d’utilitzar l’opció Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido del seu menú contextual.
| 003 | Practicar amb la Cinta d’opcions |
LA CINTA D’OPCIONS (anomenada Ribbon en anglès), s’ha dissenyat per facilitar la tasca de localitzar els comandandaments necessaris per a executar una acció. Cadascuna de les fitxes de la cinta reuneix els grups de comandaments relacionats amb una activitat concreta (inserir, dissenyar la pàgina, introduir fórmules, etc.). Per passar d’una fitxa a una altra n’hi ha prou amb prémer sobre la seva corresponent pestanya.
IMPORTANT
Fent doble clic sobre qualsevol de les pestanyes de la Cinta d’opcions, aquesta es contrau ocultant les opcions i mostra només les pestanyes de les diferents fitxes. Per restaurar-les només cal repetir el doble clic.
1 Per defecte, la fitxa que es mostra activa quan s’accedeix a Excel és Inicio. Per visualitzar el contingut de la fitxa Insertar, faci clic sobre la seva pestanya.
2 Observi que al costat del títol del grup d’eines Gráficos hi ha un petita icona. És l’iniciador de quadre de diàleg o de panell d’opcions. Premi sobre aquesta icona.
3 En aquest cas s’ha obert el quadre Insertar gráfico des del qual podem definir l’aspecte d’un gràfic. Tanqui’l prement el botó Cancelar.
4 A més de les vuit fitxes que apareixen per defecte en la Cinta d’opcions, hi ha una sèrie de fitxes d’eines contextuals que, per evitar confusions i mantenir organitzada la zona de treball, només apareixen quan es troba seleccionat l’element al qual les seves eines fan referència. Vegem un exemple. Faci clic sobre l’eina Tabla, en el grup d’eines Tablas de la fitxa Insertar.
5 Mantingui la informació que apareix al quadre Crear tabla y premi el botó Aceptar.
6 Automáticament es crea una taula en la cel·la seleccionada alhora que apareix en la Cinta d’opcions una nova fitxa, denominada Herramientas de tabla.
7 Apareix així una completíssima galeria d’estils de taula.
Amb el grup d’eines Estilos de tabla podem modificar l’aspecte de la taula. Situï el punter del ratolí sobre l’estil que prefereixi i comprovi com, abans d’aplicar aquest estil, el programa en mostra una vista prèvia sobre la taula que hem creat.
Per aplicar definitivament aquest estil, premi sobre ell.La vista prèvia en directe permet comprovar l’aspecte que tindrà un element en aplicar-li un estil abans d’escollir-lo definitivament.
8 Faci clic en la cel·la A1, mantingui polsada la tecla Majúscules, faci clic a la cel·la A2 i premi la tecla Suprimir per eliminar la taula del full.
| 004 | Personalitzar l’entorn d’Excel |
AL QUADRE OPCIONS D’EXCEL, AL QUAL S’ACCEDEIX des de la pestanya Archivo, disposem de diversos comandaments que ens permeten realitzar modificacions en l’entorn del programa.
IMPORTANT
Des de la categoria Idioma del quadre Opciones de Excel pot canviar l’idioma en què vulgui treballar.
1 Per començar, faci clic a la pestanya Archivo i premi sobre el comandament Opciones.
2 Des de la fitxa General podem fer que es mostri o no la Barra d’eines mini, amb les eines de la qual es pot modificar el format del contingut de les cel·les, habilitar o deshabilitar les vistes prèvies actives, etc. Vegem quines combinacions de colors ens ofereix el programa. Faci clic en el botó de punta de fletxa del camp Combinaciones de colores i triï l’opció Negro.
3 En l’apartat Al crear nuevos libros, podem definir el tipus i la mida de la lletra que usarà per defecte el programa així com establir la vista predeterminada per als fulls i el nombre de fulls que inclouran els nous llibres, que per defecte és 3. Per últim, en l’apartat Personalizar la copia de Microsoft Office podem canviar el nom d’usuari. Faci clic en la categoria Avanzadas del panell de l’esquerra.
4 En aquesta fitxa trobem altres opcions de configuració de l’entorn d’Excel. Canviarem ara el nombre d’arxius recents que mostrarà el programa a la pestanya Archivo. Desplaci’s cap avall amb la Barra de desplaçament vertical, faci doble clic al camp Número de documentos de la lista de documentos recientes i escrigui un altre valor.
5 També podem mostrar o ocultar la Barra de fórmules, les barres de desplaçament i les capçaleres de files i columnes. En l’apartat Mostrar, desactivi l’opció Mostrar barra de fórmulas.
6 Continuï baixant, desactivi l’opció Mostrar encabezados de fila y columna de l’apartat Mostrar opciones para esta hoja
7 El canvi de color de fons de l’aplicació és evident, igual que la desaparició de les capçaleres de files i columnes i de la Barra de fórmules. Situï's en la fitxa Vista de la Cinta d’opcions prement sobre la seva pestanya.
8 Des d’aquí podem canviar les vistes del llibre, mostrar o ocultar elements, modificar el zoom i organitzar les finestres quan hi hagi més d’una oberta. Premi el botó del grup d’eines Mostrar i activi l’opció Barra de fórmulas.
9 Faci clic novament en el botó del grup d’eines Mostrar u ocultar y activi l’opció Títulos per tornar a mostrar les capçaleres.
Per recuperar el color de fons de l’aplicació, haurà d’accedir novament a la fitxa General del quadre d’opcions.
