Читать книгу: «Учебно-методическое пособие по дисциплине «Информационные системы и базы данных в управлении персоналом». Конспект лекций», страница 2

2. Информационные системы управления системы управления персоналом

Для автоматизации службы управления персоналом в рамках предприятия создается информационная система (ИС). Обычно такие системы обозначаются аббревиатурой HRMS (системы управления трудовыми ресурсами).

В самом полном – комплексном варианте эти системы охватывают все уровни управления предприятием:

– операционный;

– тактический;

– стратегический.

В функциональном плане информационные системы в управлении персоналом охватывают:

– кадровый учет;

– расчеты с персоналом;

– модули найма и подбора персонала;

– оценки;

– обучения и развития;

– мотивации персонала.

Функционал HRM-систем в виде схем:

Система управления персоналом предполагает формирование целей, функций, организационной структуры управления персоналом, вертикальных и горизонтальных функциональных взаимосвязей руководителей и специалистов в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений.

Современные HRM-системы охватывают все возможные области деятельности службы персонала. Основной отличительной чертой этих программ является наличие единого информационного пространства, которое позволяет использовать в работе каждого модуля все многообразие накопленной в системе информации, построить эффективные аналитические системы и системы поддержки принятия решений. Современные системы автоматического управления персоналом созданы для того, чтобы оптимизировать работу руководства и сотрудников кадровых служб компаний (помимо бухгалтеров и некоторых других специалистов). Они играют значительную роль в повышении эффективности их работы.

С помощью системы управления персоналом можно следить за работой каждого сотрудника, оценивать его вклад в общий результат и контролировать расходы. Руководители получают возможность планировать свою деятельность, оценивать стоимость работ и анализировать общее положение дел. Система позволяет оценивать работу персонала в течение года, что помогает вовремя обнаружить сотрудника, который не справляется со своими обязанностями. Также в ней содержится полная информация о способностях и профессиональных навыках специалистов, благодаря чему можно избежать потерь, связанных с увольнением ценных работников.

Таким образом, информационная система управления персоналом – это комплекс технологий, автоматизирующих и облегчающих работу с персоналом на всех уровнях, от оперативного (повседневный учет данных) до стратегического (принятие решений по развитию компании).

В качественно выстроенной системе работа этих технологий подчинена общей логике управления персоналом в соответствии с принятой стратегией, выраженной в бизнес-процессах, автоматизированных посредством электронного документооборота. HR-система способна эффективно взаимодействовать с финансовыми, производственными и т.п. системами, использующими в своих процессах данные персонала.

Различные службы персонала используют HR-системы для решения следующих задач:

Задачи HRM систем:

– управление организационной структурой и штатным расписанием (на всех уровнях: региональные и т.п. представительства, их внутренняя структура);

– расчет заработной платы;

– кадровый учет (ведение личных дел сотрудников, учет движения персонала, подготовка на основании данных системы необходимых бумажных документов);

– учет рабочего времени (ведение графиков сотрудников, централизованное и автоматическое формирование табелей);

– планирование затрат на персонал;

– планирование карьеры и отслеживание продвижения персонала по структуре;

– работа с кадровым резервом;

– подбор персонала на вакансии;

– обучение персонала;

– системы аттестаций;

– управление компетенциями (оценка и поддержание уровня профессиональных и личностных компетенций за счет системы аттестаций и непрерывного обучения персонала).

Функциональные возможности HRM систем:

– автоматизированный учет кадрового состава организации на основе структурированных личных карточек сотрудников;

– формирование кадровых приказов, в том числе и новых видов, с автоматическим внесением информации в личные карточки сотрудников;

– ведение архива уволенных сотрудников;

– работа со штатным расписанием (просмотр и печать; получение списка вакантных должностей по подразделениям; получение сведений о заполненности штатов по каждому подразделению и по предприятию в целом);

– формирование отчетов по сотрудникам за произвольный период с использованием отбора информации и вывод в виде списков или статистических таблиц;

– подсчет количества больничных листов по подразделениям за любой период;

– составление статистической отчетности по учету кадров (списков в электронном виде; получение данных о распределении сотрудников но должностям штатного расписания);

– получение сводной таблицы об укомплектованности штатов, текучести и составе сотрудников предприятия;

– получение тарификационных списков сотрудников предприятия с проставлением кадровых параметров.

Эффект от внедрения систем управления персоналом на предприятии:

Информационное обеспечение управления персоналом – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом

Эффективность функционирования системы управления персоналом в значительной степени зависит от информационной базы, которая представляет собой совокупность данных о состоянии управляемой системы и тенденциях ее развития с помощью количественных характеристик процессов, происходящих в составе работников предприятия.

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Информационное обеспечение системы управления персоналом включает:

Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к качеству информации:

– комплексность – информация должна комплексно отражать все стороны деятельности службы: техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную во взаимосвязи с внешними условиями;

– оперативность – получение входной информации должно происходить одновременно c протеканием процесса в управляемой системе или совпадать с моментом его завершения;

– систематичность – требуемая информация должна поступать систематически и непрерывно (по возможности);

– достоверность – информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений.

Источники информации для HRM систем. Основной источник первичной информации о персонале – документы отделов кадров (личные листки по учету кадров, личные карточки работников, личные дела), приказы и распоряжения, издаваемые руководством предприятия и структурных подразделений в отношении личного состава работников, учетная первичная и отчетная документация о выполненных работах и произведенной оплате и т.д.

Другой источник информации – сами работники со своим мнением по тем или иным вопросам, материалы социологических исследований (анкетирование, интервью и др.), результаты психофизиологических исследований (тестирование работников) и т.п. В данном случае важно обеспечить защиту социологической информации, носящей конфиденциальный характер. Прежде всего это касается мнений работников при изучении межличностных отношений в коллективе.

Необходимость использования информационной системы в управлении персоналом. Необходимость сбора, хранения, переработки, анализа большого объема разнообразной кадровой информации, предоставления ее кадровой службе и руководителям в удобной форме ставит задачу создания па предприятии соответствующей информационной системы.

Составными элементами такой системы являются оборудование и материалы для сбора, храпения, обработки, поиска и выдачи необходимых данных по кадрам предприятия, надлежаще организованный учет, приспособленный для информационного обеспечения решения кадровых задач, совокупность приемов и методов пользования данной системой, специалисты по информатике, потребители информации.