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Aplicaciones

informáticas de

base de datos

relacionales

ADGD0308

Gabriel Carmona Romera

Innovación y Cualificación, S. L.

ic editorial

Aplicaciones informáticas de base de datos relacionales. ADGD0308

© Gabriel Carmona Romera

© Innovación y Cualificación, S. L.

1a Edición

© IC Editorial, 2021

Editado por: IC Editorial

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Centro Negocios CADI

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ISBN: 978-84-1103-015-1

Presentación del manual

El Certificado de Profesionalidad es el instrumento de acreditación, en el ámbito de la Administración laboral, de las cualificaciones profesionales del Catálogo Nacional de Cualificaciones Profesionales adquiridas a través de procesos formativos o del proceso de reconocimiento de la experiencia laboral y de vías no formales de formación.

El elemento mínimo acreditable es la Unidad de Competencia. La suma de las acreditaciones de las unidades de competencia conforma la acreditación de la competencia general.

Una Unidad de Competencia se define como una agrupación de tareas productivas específica que realiza el profesional. Las diferentes unidades de competencia de un certificado de profesionalidad conforman la Competencia General, definiendo el conjunto de conocimientos y capacidades que permiten el ejercicio de una actividad profesional determinada.

Cada Unidad de Competencia lleva asociado un Módulo Formativo, donde se describe la formación necesaria para adquirir esa Unidad de Competencia, pudiendo dividirse en Unidades Formativas.

El presente manual desarrolla la Unidad Formativa UF0322: Aplicaciones Informáticas de Bases de Datos Relacionales,

perteneciente al Módulo Formativo MF0233_2: Ofimática,

asociado a la unidad de competencia UC0233_2: Manejar aplicaciones ofimáticas en la gestión de la información y la documentación,

del Certificado de Profesionalidad Actividades de gestión administrativa

Índice

Portada

Título

Copyright

Presentación del manual

Índice

Objetivos

Unidad de Aprendizaje 1 Introducción y conceptos generales de la aplicación de base de datos

1. Introducción

2. ¿Qué es una base de datos?

3. Entrada y salida del programa

4. La ventana de la aplicación de base de datos

5. Elementos básicos de la base de datos: Tabla, Consultas, Formularios, Informes y Ayuda

6. Trabajo con base de datos

7. Resumen

Ejercicios de autoevaluación

Unidad de Aprendizaje 2 Creación e inserción de datos en tablas

1. Introducción

2. Concepto de registros y campos

3. Distintas formas de creación de tablas

4. Introducción de datos en la tabla

5. Movimientos por los campos y registros de una tabla

6. Eliminación de registros de una tabla

7. Modificación de registros de una tabla

8. Copiado y movimiento de datos

9. Búsqueda y reemplazo de datos

10. Creación de filtros

11. Ordenación alfabética de campos

12. Formatos de una tabla

13. Creación de índices en campos

14. Resumen

Ejercicios de autoevaluación

Unidad de Aprendizaje 3 Realización de cambios en la estructura de tablas y creación de relaciones

1. Introducción

2. Modificación del diseño de una tabla

3. Cambio del nombre de una tabla

4. Eliminación de una tabla

5. Copiado de una tabla

6. Exportación de una tabla a otra base de datos

7. Importación de tablas de otra base de datos

8. Creación de relaciones entre tablas

9. Resumen

Ejercicios de autoevaluación

Unidad de Aprendizaje 4 Creación, modificación y eliminación de consultas o vistas

1. Introducción

2. Creación de una consulta

3. Tipos de consulta

4. Guardado de una consulta

5. Ejecución de una consulta

6. Impresión de resultados de la consulta

7. Apertura de una consulta

8. Modificación de los criterios de consulta

9. Eliminación de una consulta

10. Resumen

Ejercicios de autoevaluación

Unidad de Aprendizaje 5 Creación de formularios para introducir y mostrar registros de las tablas o resultados de consultas

1. Introducción

2. Creación de formularios sencillos de tablas y consultas

3. Personalización de formularios utilizando diferentes elementos de diseño

4. Creación de formularios

5. Almacenado de formularios

6. Modificación de formularios

7. Eliminación de formularios

8. Impresión de formularios

9. Inserción de imágenes y gráficos en formularios

10. Resumen

Ejercicios de autoevaluación

Unidad de Aprendizaje 6 Creación de informes o reports para la impresión de registros de las tablas o resultados de consultas

1. Introducción

2. Creación de informes sencillos de tablas o consultas

3. Personalización de informes utilizando diferentes elementos de diseño

4. Creación de subinformes

5. Almacenado de informes

6. Modificación de informes

7. Eliminación de informes

8. Impresión de informes

9. Inserción de imágenes y gráficos en informes

10. Aplicación de cambios en el aspecto de los informes utilizando el procesador de texto

11. Cómo combinar documentos, sobres y etiquetas con la base de datos

12. Otros objetos de una base de datos relacional

13. Resumen

Ejercicios de autoevaluación

Glosario

Bibliografía

OBJETIVOS GENERALES

Esta unidad de aprendizaje se encuentra dentro del Módulo formativo MF0233_2: Ofimática, cuyo objetivo general es:

1 Manejar aplicaciones ofimáticas en la gestión de la información y la documentación.

A su vez esta unidad de aprendizaje se encuentra dentro de la unidad formativa UF0322_2: Aplicaciones informáticas de base de datos relacionales, cuyos objetivos generales son:

1 Operar con base de datos, internas o externas, con el fin de obtener y proporcionar la información necesaria, manteniendo siempre la integridad, la seguridad y la confidencialidad de acuerdo a las normas establecidas.

2 Integrar datos, tablas, gráficos y otros objetos en los documentos de trabajo de acuerdo con las intrucciones recibifad a fin de reutilizar con eficiencia la información requerida de distintas aplicaciones informáticas.

Unidad de Aprendizaje 1

Introducción y conceptos generales de la aplicación de base de datos

Contenido

1. Introducción

2. ¿Qué es una base de datos?

3. Entrada y salida del programa

4. La ventana de la aplicación de base de datos

5. Elementos básicos de la base de datos: Tabla, Consultas, Formularios, Informes y Ayuda

6. Trabajo con base de datos

7. Resumen

Objetivos

El objetivo específico de esta Unidad de Aprendizaje es:

 Utilizar las funciones de las aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales que permitan presentar y extraer la información.

1. Introducción

Partiendo de las tareas y actividades administrativas en relación con el cliente, es fundamental el manejo y uso de aplicaciones informáticas para el tratamiento de la información, que en estas se genera.

En este caso, nos centraremos en las aplicaciones informáticas para el tratamiento de base de datos relacionales.

Dichas bases de datos son herramientas muy implantadas en empresas y ordenadores domésticos, con el objetivo crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser gestionadas sencillamente por una interfaz gráfica clara. Es capaz de llevar a cabo la manipulación de los datos en forma de tablas, la creación de relaciones entre estas, la creación de consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información.

De todas las bases de datos existentes, es Microsoft Access una de las más populares, por sus excelentes prestaciones y sencillez de manejo, a continuación estudiaremos las características y funciones más importantes de la misma.

Para el desarrollo del contenido nos vamos a basar en el caso de Julio, profesor del curso online Aplicaciones informáticas de base de datos relacionales: Microsoft Access, dirigido a los técnicos/as administrativos/as, de la franquicia central Blasoptical y demás delegaciones.

Blasoptical, con motivo de su política de reciclaje en materia formativa, quiere poner en conocimiento de estos empleados, el uso de esta aplicación, mediante la plataforma de formación online.

2. ¿Qué es una base de datos?

HILO CONDUCTOR

Julio es el profesor encargado de impartir el curso de Aplicaciones informáticas de base de datos relacionales: Microsoft Access a través de la plataforma de formación de Blasoptical. El primer día de clase se presenta a su grupo de alum nos/as y les facilita un cuestionario que deben rellenar y enviar posteriormente para que Julio pueda valorar el conocimiento del grupo sobre dicha aplicación.

Aunque la mayoría de los alumnos conoce o ha oído hablar de la aplicación, lo cierto es que son pocos los que realmente han practicado con ella, por lo que Julio toma la decisión de comenzar explicando los conceptos generales y las características fundamentales de la aplicación para familiarizarlos a todos con dichos aspectos.

Por lo general, la base de datos puede definirse como un conjunto de datos relacionados entre sí, cuyo tratamiento a partir de un lenguaje adecuado permite obtener consultas, informes, etc., haciendo más sencillo su manejo. A estos lenguajes se les conoce bajo la denominación de sistemas de gestión de base datos y tienen unos objetivos que resultan comunes a todos, tal y como se mostramos a continuación:

Abstracción de la información, ya que ahorran detalles acerca del almacenamiento físico de los datos.

Independencia, ya que el esquema de una base de datos puede ser modificado sin tener que realizar cambios en las aplicaciones que se sirven de ella.

Consistencia, referente sobre todo a la eliminación o tratamiento correcto de datos redundados.

Seguridad, a fin de garantizar la información almacenada.

Manejo de transacciones. En este sentido los SGBD proveen mecanismos para programar las modificaciones de los datos de una forma mucho más simple que si no se dispusiera de ellos.

Tiempo de respuesta, con el fin de minimizarlo.

3. Entrada y salida del programa

hilo conductor

Entre los conceptos generales, características fundamentales y operaciones básicas propias del manejo de la aplicación es fundamental saber cómo ejecutarla y salir de la misma; de esta forma, el alumnado empezará a familiarizarse con dichos aspectos.

Para la entrada al programa se hará como con cualquier otro programa del equipo. Si hay un acceso directo en el Escritorio de Windows haremos doble clic sobre él o si no buscaremos su icono correspondiente a través del Menú de Inicio.


Acceso a Microsoft Access

En este momento es donde se puede crear nuestra base de datos y ponerle un nombre, ya que en cualquier otro momento se trabajará directamente sobre ella, no pudiendo copiarla a otro lugar hasta que no se cierre.


Crear base de datos Microsoft Access

Para salir del programa solo hay que ir al botón superior de Cerrar. Normalmente Access va guardando cada vez que cerramos una ventana, por lo que es difícil perder información, pero puede que en algún proceso se eliminen datos por lo que es conveniente hacer copias de seguridad de los datos antes de hacer algo de lo que no estemos seguros del resultado que vamos a obtener.

4. La ventana de la aplicación de base de datos

hilo conductor

A continuación, Julio explicará a los alumnos cuáles son las principales partes que componen la interfaz de la aplicación de base de datos, con el fin de que estos aprendan el manejo de los elementos que la componen.

Ahora tenemos una nueva forma de acceder al programa, que será haciendo doble clic sobre la base de datos que se creó anteriormente. Una vez dentro de la aplicación se muestra una ventana similar a la que mostramos a continuación:


1 La barra de título: con el nombre de la base de datos, los botones de Minimizar, Maximizar y Cerrar y la barra de acceso rápido de Access, configurable desde el botón de la derecha.

2 La cinta de opciones: que sustituye a la barra de menús de anteriores versiones. En ella se colocan los botones de la ficha seleccionada, separadas por grupos de opciones.

3 El área de documentos: es la parte derecha de la ventana donde se hace la edición y diseño de los elementos seleccionados.

4 El panel de navegación: que es la parte izquierda de la ventana en la que indica qué objetos se están mostrando en la parte derecha.

5 La barra de estado: es la última línea y nos informará de la situación en la que nos encontremos, vista del documento, bloqueo numérico, mayúsculas, etc.

4.1. La Cinta de Opciones

En función de la ficha activada aparecerán los botones con las opciones que permitirán acceder a las tareas más comunes relacionadas con la ficha. Estas pestañas no son fijas, irán apareciendo más en función al elemento con el que estemos trabajando. Las fichas disponibles inicialmente son:

1 Archivo: donde tendremos disponibles las opciones de Guardar, Abrir, Nuevo, Imprimir, Ayuda, la configuración en Opciones y Cerrar.


1 Inicio: con las opciones de Vistas, Portapapeles, Ordenar y filtrar, Registros, Buscar y Formato de texto.


1 Crear: para crear nuevas Plantillas, Tablas, Consultas, Formularios, Informes y Macros y código.


1 Datos externos: para importar o vincular datos de otras aplicaciones y también exportarlos.


1 Herramientas de base de datos: para hacer relaciones, macros, analizar, etc.


5. Elementos básicos de la base de datos: Tabla, Consultas, Formularios, Informes y Ayuda

hilo conductor

Una vez que el grupo conoce las principales partes que componen la interfaz, Julio expondrá los principales elementos básicos de la aplicación de base de datos, para que este se maneje con dichos conceptos y sepan qué contiene cada uno de ellos.

En una base de datos existen diferentes elementos básicos que almacenan distintas partes de la información, entre ellos destacan los siguientes.


5.1. Tabla

Una tabla es un conjunto de datos distribuidos en filas y columnas. En ella las columnas reciben el nombre de campos y es la mínima información de una base de datos. La combinación de campos en una fila recibe el nombre de registro y es una ocurrencia del elemento de la tabla.


Elementos de la tabla

Ejemplo

En nuestro caso los campos son los nombres sobre los que se guarda información: Nombre y Teléfono. Los registros son las personas de las que se guarda información: Luis, Felipe y Mario.

5.2. Consulta

Una consulta es una pregunta que se hace a la base de datos para obtener información de ella. Por ejemplo: ¿qué personas están realizando el curso de base de datos relacionales?

Para ello, previamente necesitamos los datos de los alumnos y qué curso están realizando. Como se ve, una consulta necesita que haya información previa, por lo que debemos hacer la consulta sobre los datos de alguna tabla o tablas, o sobre consultas realizadas anteriormente.

Existen distintos tipos de consultas según lo que deseemos realizar con los datos, las más usuales son:

Consultas de selección

 Obtendremos los registros que cumplan determinados criterios.

Consultas de creación de tablas

 Creará una tabla que contenga los registros que cumplan con las opciones requeridas.

Consultas de anexar

 Agrega registros a una tabla que ya existe.

Consultas de actualización

 Cambia los datos de una tabla masivamente.

Consultas de eliminación

 Son peligrosas ya que eliminan los registros de la tabla que cumplan la condición.

5.3. Formularios

Un formulario no es más que una forma de enmascarar los datos de una o varias tablas para que se vean en una ventana.

Desde estas vistas tenemos acceso directo a las tablas por lo que debemos tener mucho cuidado ya que si modificamos el contenido de un campo o un registro lo estaremos haciendo sobre la propia tabla. También podemos generar nuevos registros pudiendo realizar un mantenimiento sobre la tabla de la que proceda el formulario.


Formulario

5.4. Informes

Normalmente la obtención de información se realiza a través de consultas que se pueden imprimir directamente. Pero si deseamos un aspecto más sofisticado podemos recurrir a la opción Informes.

Como dijimos anteriormente debemos obtener los datos previamente a través de una/s consulta/s o tabla/s y sobre ellos elegir las opciones que para ello tienen los informes, pudiendo seleccionar sobre el asistente para informes, etiquetas o también podemos recurrir a combinar con documentos de Word. También se puede recurrir a diseñar desde la vista de Diseño.


Informe

5.5. Ayuda

La opción de Ayuda es básica en cualquier programa ya que puede sacar de más de un apuro. En Access podemos activar la ayuda con la tecla [F1] o escribiendo en el cuadro a la derecha de la bombillita. En el cuadro Buscar podemos escribir la opción a buscar, o hacerlo abriendo por el contenido si no sabemos por qué término buscar.


Ayuda

6. Trabajo con base de datos

hilo conductor

Seguidamente Julio explicará cuáles son las formas a tener en cuenta a la hora de crear una base de datos. Para ello deberá centrarse en explicarle al grupo cuáles son los pasos para crear, abrir, guardar, cerrar, hacer copias de seguridad y recuperar estas.

A la hora de trabajar con una base de datos es necesario considerar los diferentes pasos a dar para la creación y tratamiento de los datos, ya que en cada uno de ellos serán diversos los aspectos a tener en cuenta.


Para abrir una base de datos se seleccionará la opción Abrir del menú Archivo o bien se hará clic sobre el botón correspondiente de la barra de herramientas.

6.1. Creación de una base de datos

Ya creamos una base de datos anteriormente, el proceso es el mismo. Si abrimos Access desde el Escritorio o desde el botón de Inicio, nos preguntará qué hacer y nos permite crear una nueva base de datos.

También podemos recurrir a la opción Nuevo desde la ficha Archivo, en ese caso nos volverá a mostrar las opciones al crear una base de datos. Estas son:

1 Crear una base de datos en blanco.

2 Crear una base de datos a partir de una plantilla de ejemplo, del usuario o basadas en plantillas de Office.com.


Creación de base de datos con plantilla

En cualquiera de los casos deberemos escribir un Nombre para la base de datos, localizar la carpeta donde queremos dejarlo con el botón de Ubicación (la carpeta amarilla), y una vez seleccionado el lugar pulsar el botón de Crear.

Tras esto nos mostrará el diseño de la primera tabla para trabajar sobre él.


Primera tabla a diseñar

6.2. Apertura de una base de datos

Para abrir una base de datos simplemente hay que hacer un doble clic sobre el archivo desde el Explorador de Windows.

Si tenemos el programa abierto también podemos recurrir a la ficha Archivo y en ella:

1 Usar Recientes, si hace poco que se trabajó con ella.

2 Usar la opción OneDrive que permite abrir la carpeta de su cuenta OneDrive de Microsoft en la nube y abrir una base de datos almacenada en ella.

3 Usar la opción Este PC, que muestra las bases de datos en la carpeta de documentos del usuario.

4 Usar la opción Examinar, lo que abre una ventana del Explorador para localizar el archivo en el equipo manualmente.


Opciones de Archivo para recuperar archivos abiertos anteriormente

6.3. Guardado de una base de datos

Access va guardando cada ventana que se cierra, por lo que al cerrar no suele preguntar si deseas guardar. Aun así, no conviene cerrar el programa directamente por lo que deberemos ir cerrando cada ventana, esto nos permitirá decidir si los cambios se realizarán o no.

Se deben tener copias de las bases de datos y no trabajar sobre el original a la hora de hacer reemplazos masivos o consultas de eliminación, hasta que no se haya depurado.

Para guardar podemos usar la opción Guardar como de la ficha Archivo:

1 Usar la opción Guardar objeto como, si lo que queremos es sacar alguna copia de una tabla para hacer pruebas con ellas antes de trabajar con la tabla definitiva.

2 Usar Guardar base de datos como, si lo que queremos es una copia de ella o para hacer plantilla, guardar con otro formato para que sea compatible con versiones anteriores, copias de seguridad de la base de datos, etc.


Opciones de Guardar como

Las bases de datos dependen de las extensiones que tengan los archivos:

1 Hasta Access 2003 se usaba MDB.

2 Desde Access 2007 se usa ACCDB.

3 Desde Access 2007: ACCDE, para bases de datos ejecutables.

4 Desde Access 2007: ACCDT, para plantillas.

5 Desde Access 2007: ACCDR, para base de datos en modo de solo lectura, donde no se podrán editar los datos.

La compatibilidad de un programa superior a un fichero inferior es posible, pero no al contrario.

Ejemplo

Con Access se podrán abrir archivos de Access realizados con las versiones anteriores. Pero una base de datos realizada con el nuevo formato Access no se podrá abrir con Access 2003 o anterior.

Si deseamos que sea posible que se abra un archivo con versiones anteriores de Access, iremos a la opción Guardar como y así lo estableceremos.

6.4. Cierre de una base de datos

Para cerrar una base de datos iremos a la ficha Archivo y en ella seleccionamos Cerrar base de datos. Si está todo guardado dejará la ventana para crear una base de datos nueva, si no preguntará si deseamos guardar los cambios y tras esto, mostrará la misma opción.

Los archivos de bases de datos almacenan datos en formato estructurado, organizados en tablas y campos que permiten su localización y acceso más rápido. Estos archivos, además, se guardan bajo una serie de extensiones.

6.5. Copia de seguridad de la base de datos

Como hemos dicho anteriormente lo más importante en una base de datos son los propios datos, por lo que debemos garantizar su seguridad.

Para ello, se suelen hacer copias de seguridad para evitar que se pierdan los datos. En esta versión para hacer una copia de seguridad iremos a la ficha Archivo, opción Guardar base de datos como y marcamos en Avanzadas → Realizar copia de seguridad de la base de datos y pulsamos Guardar como.


Copia de seguridad

Aparecerá una ventana del Explorador de Windows para elegir la ubicación sobre la que dejar la copia de la base de datos. Como nombre suele poner el mismo que tuviese la base de datos con la fecha del día que se hace.


Ubicación y nombre de la copia de seguridad

6.6. Herramientas de recuperación y mantenimiento de la base de datos

Access va produciendo muchos espacios en los ficheros al eliminar registros, tablas y demás. Esto hace que ese espacio que se produce ralentice el acceso a la información y minimice el espacio en disco, por ello es conveniente compactar la información de la base de datos de vez en cuando. Para ello, iremos a la ficha Herramientas de base de datos y haremos clic en el botón Compactar y reparar base de datos.

Para evitar dañar una base de datos puedes seguir una serie de pautas:


Cuando se realiza esta tarea hay que tener en cuenta que el tiempo que emplean estos procesos puede variar dependiendo del tamaño de la base de datos y de la fragmentación y cantidad de daños de esta.

ACTIVIDAD COMPLEMENTARIA

1. Busca información sobre las razones por las cuales es necesario compactar y reparar las bases de datos Access.

TAREA 1

El director de administración quiere saber cómo se manejan las bases de datos.

Describe el procedimiento a seguir para la creación por medio de asistentes o plantillas, y guardado de una base de datos relacional con cualquiera de los programas descritos anteriormente.

7. Resumen

Para la creación y edición de datos relacionales se hace necesario conocer en primer lugar aspectos generales de la aplicación con la que vamos a trabajar. Se ha presentado la ventana del programa y cómo crear, guardar y cerrar la base de datos. También hemos visto los principales elementos que componen la base de datos, estos son:


Tabla
Contendrán los datos.


Consultas
Preguntas que se hacen sobre las tablas.


Formularios
Ventanas que muestran los datos contenidos en las tablas.


Informes
Salidas impresas con los datos.

Otras funciones que hemos visto son la posibilidad de hacer copias de seguridad de los datos y herramientas para la recuperación de los datos en caso de que los datos tengan problemas o se corrompan.

Ejercicios de autoevaluación Unidad de Aprendizaje 1

1. ¿Cuál de las siguientes no es el nombre de una pestaña de Access?

a. Fuente

b. Crear

c. Inicio

d. Datos externos

2. Escribe los seis objetivos principales que persigue todo software Sistema Gestor de Bases de Datos:

3. La Barra de Título contiene botones de acceso rápido como Guardar, Imprimir o Deshacer.

1 Verdadero

2 Falso

4. La parte derecha de la ventana de Access, donde se editan los documentos, se denomina…

a. … barra de título.

b. … cinta de opciones

c. … área de documentos.

d. … panel de navegación.

5. Indica cuál de las siguientes pautas evita el daño en una base de datos.

a. Compactar los archivos de la base de datos con regularidad.

b. Salir del gestor sin guardar previamente.

c. Trabajar en bases de datos compartidas y con problemas en internet.

d. Realizar impresiones regulares de la base de datos.

6. ¿Cómo se entra a Access?

7. Relaciona los siguientes elementos.

a. Tabla

b. Consulta

c. Formulario

1 Conjunto de datos distribuidos en filas y columnas.

2 Pregunta que se hace a la base de datos.

3 Método de enmascarar los datos para que se vean en una ventana.

Unidad de Aprendizaje 2

Creación e inserción de datos en tablas

Contenido

1. Introducción

2. Concepto de registros y campos

3. Distintas formas de creación de tablas

4. Introducción de datos en la tabla

5. Movimientos por los campos y registros de una tabla

6. Eliminación de registros de una tabla

7. Modificación de registros de una tabla

8. Copiado y movimiento de datos

9. Búsqueda y reemplazo de datos

10. Creación de filtros

11. Ordenación alfabética de campos

12. Formatos de una tabla

13. Creación de índices en campos

14. Resumen

Objetivos

El objetivo específico de esta Unidad de Aprendizaje es:

 Utilizar las funciones de las aplicaciones informáticas de bases de datos relacionales que permitan presentar y extraer la información.

1. Introducción

El elemento básico de cualquier base de datos es la tabla. A partir de ella surgen el resto de elementos.

En esta unidad de aprendizaje aprenderemos a trabajar con ellas desde su diseño, paso fundamental y crucial a la hora de abordar el diseño de la base de datos, ya que si esta no está bien configurada trabajar con ellas puede ser inviable; a tareas como su creación, introducción de datos, eliminación de registros, modificación del formato, entre otras opciones.

Para el desarrollo del contenido nos basaremos en el caso de Julio, profesor del curso online Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo: Microsoft Access, que pondrá en conocimiento de su grupo de alumnos/as, las principales operaciones en la creación e inserción de datos en tablas.

2. Concepto de registros y campos

hilo conductor

Antes de entrar de lleno en la aplicación informática es fundamental conocer la terminología propia de las bases de datos, conceptos como registro y campo nos ocuparán a continuación en el siguiente apartado.

Como explicamos en la anterior unidad de aprendizaje, cada tabla se compone de una serie de registros, que son las ocurrencias de las que se recoge información. Por ejemplo, si suponemos una tabla con los datos de una agenda, un registro sería la información que se recoge de cada una de las personas.

DEFINICIÓN

Registro

Es el conjunto de datos que pertenecen a la misma entidad.

Campo

Es cada uno de los datos que se recogen de la entidad. En nuestro ejemplo de la agenda un campo sería la edad, otro el nombre, etc.

De todos los campos que forman una tabla puede ocurrir que sea único en cada registro, por ejemplo el DNI, un código de cliente, etc., en la tabla de clientes. Este campo recibirá el nombre de clave principal o primaria. Este campo no siempre será clave en todas las tablas, por ejemplo en la tabla de facturas no podrá serlo ya que en ese caso no podremos vender más de una vez a cada cliente. Las claves dependen de la información de la tabla.


Tabla


Registro 1º


Campo: Nombre


Un dato

TAREA 2

Describe los conceptos de campo y registro en las tablas de las bases de datos relacionales, y explica su funcionalidad y uso.

3. Distintas formas de creación de tablas

hilo conductor

Una vez que sabemos distinguir los conceptos básicos en el manejo de datos, vamos a ver las diferentes formas con las que contamos para la creación de tablas, conoceremos también sus principales elementos, así como las propiedades de los campos que la componen.

Se puede crear una tabla a través del asistente, eligiendo de unas plantillas rápidas. Para ello, desde la ficha Crear botón Elementos de aplicación en Inicio rápido se elige el tipo que más se parece a la que buscamos:


El asistente nos crea la tabla y algunos objetos para su tratamiento como formularios e informes.


Base de datos tras usar el asistente

Otra forma de crear una tabla en Access es ir a la ficha Crear botón Tabla.


Creación de tabla en Microsoft Access

Abre la Vista Hoja de datos para la creación de una tabla. Mediante esta vista se definirá primero el tipo de datos de cada campo y luego se introducirán directamente los datos en la tabla. Los nombres de los campos hay que ir escribiéndolos en el cuadro naranja, tras su definición.

También se puede crear una tabla en Access desde la ficha Crear botón Diseño de tabla. En cuyo caso abrirá la vista Diseño de Tabla.


Creación de tabla desde

3.1. Elementos de una tabla

Los elementos de una tabla son los campos, es por ello que debemos tener claro qué son y qué información requieren.

Como se vio anteriormente los datos que vamos a necesitar conocer de cada campo son: Nombre, Tipo de datos y Descripción.

Los nombres deben cumplir una serie de normas para que sean válidos: como máximo pueden contener 64 caracteres, no pueden incluir corchetes, puntos, exclamación, ni acentos, ni comillas dobles, ni * o ?, ni comenzar por espacio.

Los tipos de datos son:

1 Texto, permite hasta 255 caracteres.

2 Memo, longitud máxima de 65.536 caracteres.

3 Número, campo numérico.

4 Fecha/Hora, para registrar fecha u hora.

5 Moneda, campo numérico pero con símbolo de moneda.

6 Autonumérico, no se rellena, se genera automáticamente con el número siguiente.

7 Sí/No, activo o no activo.

8 Objeto OLE, archivos de imágenes, sonidos y vídeos.

9 Hipervínculo, direcciones de internet o de correo electrónico.

10 Datos adjuntos, archivos adjuntos.

11 Calculado, carga el generador de expresiones para indicar la operación a realizar.

12 Asistente para búsquedas, permite crear una pequeña tabla de valores para elegir uno.

La descripción no es más que un comentario del campo, para qué se usa, qué valores toma, etc.


Diseño de tabla

3.2. Propiedades de los campos

En función del tipo de dato que asignemos al campo, las propiedades de este cambiarán, entre ellas podemos destacar las siguientes:

Tamaño del campo

Si el campo es texto es el número de caracteres que soporta. Si es número puede ser:

Byte

 Entre 0 y 255.

Entero

 Entre -32.768 y 32.767.

Entero largo

 Entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.

Simple

 Entre -3,402823e38 y -1,401298e-45 para valores negativos, y entre 1,401298e-45 y 3,402823e38 para valores positivos.

Doble

 Entre -1,79769313486231e308 y -4,94065645841247e-324.

Id. De réplica

 Para claves autonuméricas.

Decimal

 Entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y números entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .accdb).

Lugares decimales

Para el tipo número o moneda: automático o un número en concreto.

NOTA

Los números enteros no tienen decimales aunque se los activemos.

Formato

El formato será distinto en función de:


Moneda o número
General, moneda, euro, porcentaje, etc.


Fecha/hora
Según sea con fecha corta, larga, mediana, igual para hora.


Sí/No
Verdadero/falsoSí/NoActivado/Desactivado.

Título

En caso de rellenarlo se usará este nombre para el campo en lugar del nombre del campo para los formularios.

Valor predeterminado

Por si se quiere cargar un valor en el campo por defecto.

Requerido

Obliga o no a rellenar dicho campo.

Nota

En los campos tipo Texto, se usa en combinación con Permitir longitud cero.

Indexado

Hacemos que las búsquedas por dicho campo sean más rápidas. Si definimos clave en algún campo lo activa automáticamente.

Sus posibilidades son:

No, es clave.

Sí con duplicados, el campo se indexará pero va a permitir que el valor del campo se repita en la tabla.

Sí sin duplicados, el campo es clave única en la tabla. No se permitirá que el valor se repita en este campo de la tabla.

Alineación del texto

Alineación del texto en el campo.

PRACTICA

Ahora que sabes cómo crear una tabla y conoces sus principales elementos y propiedades, te proponemos la siguiente práctica.


https://redirectoronline.com/uf03220201

TAREA 3

A partir de los datos incluidos en la siguiente tabla:


Diseña la tabla con cada campo indicando qué tipo de datos tendría y sus propiedades, así como sus distintas opciones tanto generales como de búsqueda.

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Возрастное ограничение:
0+
Дата выхода на Литрес:
23 октября 2025
Объем:
234 стр. 225 иллюстраций
ISBN:
9788411030151
Издатель:
Правообладатель:
Bookwire
Формат скачивания:

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