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Capítulo 1

Diseño y gestión de presupuestos

1. Introducción

El presupuesto es una herramienta de gestión que tiene la finalidad de prevenir y planificar las operaciones económicas de cualquier empresa. Es una forma de controlar tanto las inversiones y la forma de financiarlas, como los gastos y los ingresos de la actividad; con el objetivo de conseguir los resultados deseados por la empresa.

Las técnicas de presupuestación nacen con la misma actividad económica del ser humano. Se lleva a cabo en todas las unidades económicas, desde las familias, pasando por las empresas, hasta en las administraciones públicas a todos los niveles (ayuntamientos, comunidades autónomas, Estados, etc.).

Por ejemplo, es muy frecuente que en una familia se hagan previsiones de los ingresos que se van a tener durante un periodo de tiempo para ver los gastos que pueden afrontar. Igualmente en los Presupuestos Generales del Estado se contemplan las partidas de ingresos (principalmente los impuestos) para poder realizar el gasto público previsto.

El presupuesto no debe ser una mera declaración de intenciones de la empresa, sino que las operaciones presupuestadas deben ejecutarse tal como se han previsto para conseguir sus objetivos. Para ello debe existir un control presupuestario que lleve un seguimiento de la ejecución del presupuesto y que detecte las desviaciones que se producen de este en la realidad.

Una vez detectadas las desviaciones del presupuesto deben analizarse las causas y aplicarse medidas correctoras para que siga siendo una herramienta de guía para la gestión de la empresa. Además, deben identificarse las áreas, departamentos y cargos que hayan sido responsables de esas desviaciones.

2. Tipos de presupuestos en restauración

Para que cualquier empresa lleve un control destinado a asegurar sus objetivos, es necesario hacer previamente una planificación de todas las tareas que se van a llevar a cabo. La planificación desde el punto de vista financiero es lo que se conoce como presupuesto.

Definición

Presupuesto

Es un plan coordinado e integrado, expresado en términos económico-financieros que prevé las operaciones y los recursos necesarios en un período de tiempo determinado para alcanzar los objetivos empresariales.

De esta definición se pueden concluir las siguientes características del presupuesto:

1 Es una planificación, es decir, son estrategias que la empresa quiere llevar a cabo. Se trata de prever lo que debe de suceder.

2 Coordinación: porque todos los departamentos de la empresa deben actuar de forma conjunta y colaborativa.

3 Integración: porque intervienen todas las secciones o áreas de la empresa para conseguir la elaboración de un plan conjunto.

4 En términos económico-financieros: debe cuantificarse económicamente, no solo especificar los componentes de manera cualitativa. Es decir, deben estar valorados en euros tanto las inversiones económicas como la financiación y los resultados.

5 Previsión de operaciones: hace referencia a los gastos necesarios para llevar a cabo la actividad y los ingresos esperados de ella.

6 Previsión de recursos: además de los ingresos y gastos también se deben prever las inversiones a realizar por la empresa para alcanzar sus objetivos. Ello se logra con la planificación de la financiación necesaria para realizar dichas inversiones.

7 Estar referido a un periodo de tiempo determinado.

8 Su finalidad es alcanzar unos objetivos empresariales.

Ejemplo

Para elaborar el presupuesto, un restaurante va a tener en cuenta que:

1 Son medidas que se quieren poner en marcha realmente.

2 Todas las áreas de la empresa (compras, ventas, contabilidad, almacén, cocina, etc.) deben colaborar en su realización, demandando los recursos que cada una necesita.

3 Debe integrar todos los datos aportados por cada área de la empresa.

4 Debe valorarse cada partida en euros.

5 Se van a incluir las previsiones de los gastos que van a suponer todas las operaciones del negocio, y las de los ingresos que van a generar.

6 Se han de contemplar las inversiones que se necesitan, así como la forma de financiarlas. Por ejemplo, hace falta una nueva campana extractora para la cocina y para ello se va a realizar una operación de leasing.

7 Va comprender un periodo de un año.

8 Todos los puntos anteriores son necesarios para poder alcanzar unos beneficios determinados por la empresa.

Por lo tanto, un presupuesto es una herramienta de gestión de empresas que se plasma en un documento en donde se cuantifican pronósticos sobre el futuro del negocio.

En las empresas de restauración, normalmente se elaboran presupuestos con un periodo de tiempo anual, semestral o trimestral.

Actividades

1. Explique cómo elabora los presupuestos de su economía familiar teniendo en cuenta sus gastos y sus ingresos.

2. ¿Con qué periodicidad lo suele hacer?

El presupuesto sirve para llevar a cabo los siguientes objetivos:

1 Planificar sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo de tiempo.

2 Controlar la financiación de la empresa: en función de los recursos necesarios se diseña de qué forma se va a financiar la empresa. Por ejemplo, si en el próximo año no se va a hacer una inversión grande, no será necesaria una financiación a largo plazo.

3 Disponer de información de todas las áreas de la empresa.

4 Controlar la actividad de la empresa: mediante el presupuesto se verá si los gastos e ingresos que se van realizando son normales o si se salen de lo presupuestado, lo que hará pensar qué está variando.

5 Facilitar las tareas de los trabajadores: pues estos se ajustan a lo presupuestado y no tienen que tomar muchas decisiones constantemente.

6 Motivar a los trabajadores a alcanzar los objetivos.

7 Medir los resultados y fijar responsabilidades en las distintas áreas de la empresa para logar el cumplimiento de los objetivos deseados.

De todos estos objetivos se deduce que con el presupuesto se llevan a cabo funciones de planificación, coordinación y control en la actividad del negocio.

Los presupuestos son una herramienta de la toma de decisiones de la empresa y se elaboran dentro del departamento de administración, normalmente en la sección de contabilidad.

La elaboración del presupuesto supone para la empresa reducir riesgos en el futuro porque es una forma de anticiparse a los posibles problemas y facilitar la toma de decisiones en el caso que se produzcan.

Es primordial que el presupuesto sea flexible para adaptarse a todas las posibles contingencias y cambios de los factores que lo determinan. Por ejemplo, si en un restaurante se ha presupuestado comprar mesas de ocho comensales y durante el periodo se observa que el tipo de cliente va como mucho en grupos de cuatro, el presupuesto debe adaptarse a cambiar la compra que se había planificado por compras de mesas de cuatro comensales.

La política presupuestaria de una empresa comprende las siguientes fases:

1 Planificación: se basa en la recogida de datos por parte del departamento que se encarga de elaborar el presupuesto. El presupuesto se basa en las necesidades de la empresa y las previsiones de ventas que tiene, y para ello necesita que todas las áreas de la empresa aporten información sobre ello. Por otra parte, para hacer la planificación, hay que tener en cuenta los objetivos que la dirección marca para el próximo ejercicio. Lógicamente si se quieren obtener unos resultados altos, a la hora de confeccionar el presupuesto, la diferencia entre los ingresos previstos y los gastos presupuestados debe ser mayor que si la estrategia de la empresa es consolidarse en el mercado obteniendo unos bajos beneficios. Por ejemplo, si en un restaurante en los meses anteriores ha aumentado el número de clientes en hora punta, la empresa puede decidir incrementar las ventas, y para ello en el presupuesto se sube el gasto en camareros, para poder aumentar la rotación de clientes en las mesas. En una empresa de restauración, lo primero que se tendrá en cuenta para hacer la planificación, será la capacidad de ocupación del local. A continuación, se realizará el presupuesto de ventas con los datos aportados sobre los clientes potenciales. Y en función del presupuesto de ventas se confeccionarán el resto de los presupuestos de las demás áreas, teniendo en cuenta los recursos de los que se puede disponer para realizar inversiones y gastos con el objetivo de obtener los resultados deseados.

2 Elaboración: con todos los datos de la fase de planificación se diseña el presupuesto, detallando las inversiones, los gastos e ingresos por áreas de la empresa.

3 Ejecución: la empresa lleva a cabo su actividad teniendo en cuenta las operaciones presupuestadas, con una cierta flexibilidad para adaptarse a nuevos factores que aparezcan.

4 Control: es una etapa esencial, pues se trata de ir comparando lo que va ocurriendo en la realidad con lo presupuestado, con la finalidad de ver las desviaciones, medirlas y analizar sus causas.

Se denomina presupuesto maestro al plan global donde se integran todos los presupuestos de los distintos departamentos. Los principales presupuestos que se realizan en la empresa son:

Actividades

3. ¿Cuáles son las fases del proceso de presupuestación?

4. Explique detalladamente en qué se basa la fase de planificación.

2.1. Presupuesto de ventas

Un presupuesto de ventas o también llamado de ingresos es un documento realizado por una empresa que refleja la estimación de las ventas, en términos cuantitativos.

El presupuesto de ventas es lo primero que hay que realizar para elaborar el presupuesto maestro, pues de él dependen todos los demás presupuestos. Es un presupuesto fundamental, puesto que si no es realista y las previsiones no se han realizado cuidadosamente y con exactitud, los demás fases del proceso de presupuestación no serán fiables.

Un adecuado presupuesto de ventas debe ser flexible a los cambios que pueden producirse en el mercado en cualquier momento del periodo presupuestario. También ayuda a prevenir una caída en las ventas y es útil para integrar todos los departamentos de una compañía, porque alcanzar un objetivo de ventas es lo que une a toda la empresa en su motivación para conseguir beneficios, lo que hace que cada área evalúe su actividad y corrija los errores que haya podido cometer.

Las principales características que debe tener el presupuesto de ventas son:

1 Debe figurar una relación de todos los productos o servicios del negocio.

2 Las previsiones deben estar medidas en cantidades y en valor económico.

Ventas en un restaurante

Para elaborar el presupuesto de ventas hay que tener en cuenta muchos factores que pueden influir en su cuantía. Estos factores, unas veces vendrán impuestos por el exterior de la empresa, y otras, por elementos internos de la misma.

Los principales factores que estudiar son:

1 Factores externos:La situación económica del lugar donde esté localizado el restaurante: lógicamente, la situación económica de la ciudad o del país va a influir sobre el consumo, haciendo que vayan más o menos personas a comer fuera de casa. Por tanto, es conveniente analizar las tendencias económicas generales. Por ejemplo, la crisis económica supuso para el sector de la restauración el cierre de 72.000 bares, cafeterías y restaurantes desde 2008 hasta 2013, según declaraciones del presidente de la Federación de Española de Hostelería.La tasa de crecimiento de las ventas en la empresa: se suele tener en cuenta en establecimientos consolidados donde se observa que, debido a su conocimiento y popularidad, suelen tener un crecimiento anual de sus ventas. Por ello, se debe valorar la tendencia de las ventas de años anteriores.La competencia: hay que estudiar los competidores cercanos a los establecimientos de la empresa, que pueden disminuir las ventas. No siempre es así, por ejemplo, hay zonas en la ciudad donde existen muchos restaurantes juntos porque los consumidores van a ese lugar a trabajar, a actividades de ocio, etc. De cualquier forma, es necesario conocer la acción de la competencia con respecto a sus productos, precios o volumen de ventas.Los precios y la elasticidad de la demanda: es necesario determinar cómo reacciona la demanda ante la subida de precios del negocio. En restaurantes con un tipo de cliente de clase media o baja, la elasticidad suele ser alta, es decir, al subir un poco el precio disminuye mucho la afluencia de clientes. Sin embargo, en restaurantes muy especializados o selectos que suelen tener un cliente de alto poder adquisitivo, la demanda es más bien rígida, no fluctúa mucho ante aumento del precio.Estacionalidad: en restauración de zonas turísticas suele ser muy influyente la estacionalidad, pues en las épocas estivales la demanda se dispara en comparación al resto del año. Esto habrá que tenerlo en cuenta a la hora de presupuestar, aconsejándose fraccionar el presupuesto anual en cuotas de ventas mensuales o trimestrales.

2 Factores internos:La capacidad de ventas: estas pueden estar limitadas por el tamaño del local, el número de empleados, etc.La política de promoción de ventas que vaya a implantar la empresa tendrá gran influencia en el volumen de ventas; por ello es importante aplicar acciones de marketing para aumentar las ventas. Por ejemplo, un restaurante de comida rápida en su política de comunicación va a realizar una gran inversión en publicidad y además va a ofrecer una promoción de 2 x 1 al comprar el menú estrella. Estas medidas deben ponderar al alza la estimación de ventas.Modificaciones en el producto o servicio ofrecido: añadir nuevos productos, mejorar la calidad del servicio, etc. puede hacer que mejoren las ventas.

Recuerde

Para elaborar el presupuesto de ventas hay que tener en cuenta factores internos de la empresa (capacidad de ventas, técnicas de promoción de ventas, modificaciones que se realicen en los productos y servicios, etc.), y también factores externos a la empresa (situación económica del país, competencia, elasticidad de la demanda o estacionalidad del servicio, etc.).

Para determinar las previsiones de ventas se utilizan múltiples técnicas o métodos. En general, se pueden clasificar entre:

1 Métodos de opinión: se basan en los criterios de análisis de especialistas en ventas o directivos. Se suelen utilizar para predicciones a corto plazo.

2 Métodos estadísticos: son métodos científicos complejos que tienen en cuenta muchos factores en forma de variables estadísticas. Quizá el más sencillo es la extrapolación de la tendencia histórica, que consiste en determinar una función matemática que se ajuste a la evolución de las ventas de los años anteriores.

Actividades

5. ¿Qué factores externos influyen en las ventas?

6. Piense y explique un ejemplo de un factor relacionado con la capacidad de ventas.

Conocidas las cantidades y precios de los productos o servicios que vender, se obtienen los volúmenes de ventas.

UNIDADES x PRECIOS = VENTAS PREVISTAS

Para calcular los ingresos habrá que conocer el margen comercial de cada producto:

MARGEN COMERCIAL = PRECIO UNITARIO – COSTE UNITARIO

Multiplicando el margen comercial de cada producto por el número de unidades previstas a vender, se obtendrán los ingresos previstos:

MARGEN COMERCIAL x UNIDADES PREVISTAS = INGRESOS PREVISTOS

Una vez conocidas las previsiones, se reflejan en tablas clasificadas por periodos de tiempo y por tipo de producto, como por ejemplo:

Aplicación práctica

Elabore, con los siguientes datos, un presupuesto de ventas mensual de bebidas en el bar de un restaurante.

A continuación, figuran los precios de coste de las bebidas en céntimos de euro:

Estudiados los precios de la competencia de la zona, se averigua que aplican un margen comercial del 150 % para los refrescos, cervezas y vinos, y del 250 % para los licores; por ello, se decide aplicar el mismo margen redondeando al alza cada 5 céntimos.

Se estima que las ventas van a crecer un 10 % con respecto a las del año anterior, las cuales registraron mensualmente las cifras que se señalan a continuación (en unidades).

SOLUCIÓN

2.2. Presupuesto de producción

El presupuesto de producción parte del presupuesto de ventas y consiste en calcular el valor de la cantidad que hay que fabricar en función de las ventas previstas.

Con ello se podrán analizar los costes de fabricación, compararlos con los ingresos y, de esa forma, ver los beneficios esperados. La finalidad del presupuesto de producción, por lo tanto, es conseguir un equilibrio entre lo que se produce y lo que se vende.

El presupuesto de producción incluye el cálculo del número de unidades que fabricar para satisfacer tanto las ventas previstas, como las necesidades del inventario.

La producción del restaurante

En una empresa de restauración, para elaborar el presupuesto de producción, hay que calcular las unidades que hay que comprar y el coste de producción, que incluye el coste de la mano de obra dedicada a la elaboración de comidas y otros gastos necesarios para la cocina y mantenimiento de alimentos.

Cálculo del número de unidades que hay que comprar

Se determina mediante la siguiente fórmula:

COMPRAS = VENTAS – EXISTENCIAS INICIALES + EXISTENCIAS FINALES

Es decir, hay que comprar lo que se prevea vender, menos lo que se tenga en almacén, más lo que se deba dejar de stock de seguridad.

En este tipo de empresas las existencias serán:

1 Por una parte los alimentos necesarios para elaborar los platos.

2 Por otra parte las bebidas y otros productos que se vendan sin transformación.

En cualquier caso, ambos productos serán existencias que puede tener almacenadas el restaurante fijando un stock mínimo o de seguridad.

Las ventas las marca el presupuesto de ventas realizado previamente, mientras que la política de almacenes que la empresa adopte determinará las existencias.

El coste de producción

Es necesario para saber el valor de las existencias y el coste de las ventas. Para conocer estos valores, hay que tener en cuenta tres previsiones:

1 Materias primas: consiste en calcular el consumo de materiales necesarios para la producción prevista, es decir, la cantidad de alimentos. Para ello hay que conocer los ingredientes y la cantidad de cada uno que contiene cada plato que se sirve. Es un estudio necesario para conocer los costes, y se puede confeccionar con la ayuda de los cocineros y encargados de compras. Por ejemplo, para elaborar una cazuela de fideos es necesario disponer de los siguientes ingredientes y cantidades.

1 Coste de las materias primas: en el sector de la restauración sería muy difícil controlar el coste de los alimentos debido a las continuas fluctuaciones de precios que existen. De tal manera que para saber el coste se suelen emplear precios medios anuales o bien aplicar los criterios de valoración de inventarios que se estudiarán en el capítulo 2. En el caso de las bebidas es más fácil, pues no suelen variar tanto de precio. Para calcular el coste de producción que suponen las materias primas bastaría multiplicar las cantidades de estas por sus respectivos precios de coste:

COSTE DE LA PRODUCCIÓN = MATERIAS PRIMAS x PRECIO

1 Posteriormente hay que agregar el coste directo de la mano de obra de producción, que en este sector serán los cocineros. Será necesario determinar el tiempo empleado en mano de obra directa por cada unidad de producto, cosa que se suele hacer asignando proporcionalmente a la producción el tiempo dedicado de la mano de obra.

2 Por último, se debe imputar otros gastos relacionados con el consumo de electricidad, gas, agua, etc. Son costes que se imputan de forma indirecta, por ejemplo dividiendo el gasto total en electricidad entre todas las comidas realizadas en el mes.

Una vez calculado el presupuesto de producción anual, se puede dividir en periodos más cortos (trimestres, meses o incluso semanas) según las necesidades de la empresa.

Actividades

7. Elabore un presupuesto de ventas de bebidas, para lo cual, consulte precios en internet para un restaurante con una media de 100 clientes al día.

8. ¿Cuáles son los pasos a seguir para elaborar un presupuesto de producción para un restaurante?

Aplicación práctica

Un restaurante especializado en comidas de alta categoría, encarga a su director elaborar el presupuesto anual de producción con los siguientes datos:

Ventas anuales previstas: 30 servicios diarios, durante 6 días semanales por 52 semanas del año = 9.360 servicios.

Coste medio de materia prima por servicio: 5 €.

El coste medio de la mano de obra por hora de trabajo incluido el importe de la Seguridad Social es de 40 €. Se supone que se trabajan 7 horas al día durante 6 días a la semana (52 semanas anuales).

En concepto de otros gastos mensuales imputables a la producción se tiene: electricidad 500 €; gas 300 €; agua 150 €; y otros 500 €.

Con estos datos debe elaborar el presupuesto completando la siguiente tabla y averiguando cuál debe ser el precio de venta del servicio para obtener un margen de beneficio del 20 %.

SOLUCIÓN

Materias primas = 9.360 x 5 = 46.800 €.

Mano de obra: 40 x 7 x 6 x 52 = 87.360 €; 87.360/9.360 = 9,33 €.

Otros costes: 500 + 300 + 150 + 500 = 1.450; 1.450 x 12 = 17.400;

17.400/9.360 = 1,8589 €.

Coste total unitario: 151.560/9.360 = 16,19 €.

Precio de venta: 16,19 x 1,20 = 19,42 €.

2.3. Presupuesto de gastos

El presupuesto de gastos es aquel que refleja las previsiones de todos los gastos necesarios para realizar la actividad principal de la empresa.

En él se incluyen:

1 Gastos comerciales y de marketing

2 Gastos financieros

3 Gastos de administración y gestión

4 Arrendamientos

5 Suministros

6 Seguros

7 Tributos

8 Etc.

A la hora de confeccionar el presupuesto de gastos es aconsejable diferenciar entre:

1 Gastos fijos: son aquellos que no varían con la cantidad producida. Por ejemplo, se puede considerar un gasto fijo el importe del alquiler del local de negocio, puesto que su cuantía no depende del número de platos servidos durante el mes.

2 Gastos variables: son aquellos que aumentan o disminuyen según aumente o disminuya la producción. En el caso de un restaurante un gasto variable puede ser el consumo de gas. Evidentemente cuanto más se cocine más gas se gastará.

Clasificación los principales gastos de un negocio de restauración

Hay que tener en cuenta que a largo plazo todos los gastos son variables, puesto que la empresa con el tiempo irá adaptando los gastos fijos a su volumen de operaciones.

Ejemplo

Si un restaurante aumenta mucho el volumen de negocio, tarde o temprano contratará a más camareros o cocineros para adaptar su servicio, por lo que el personal pasa de ser un gasto fijo a variable.

Si sigue aumentando la clientela, a largo plazo la empresa dejará el local, y alquilará otro más grande y más caro; por lo que el arrendamiento pasa de ser fijo a variable.

Como los gastos determinan los resultados de la empresa, este presupuesto de gastos debe ser elaborado minuciosamente, cuantificando las previsiones de acuerdo con las políticas establecidas por la dirección.

Tradicionalmente el presupuesto de gastos se subdivide en varios, pero como mínimo, es aconsejable hacerlo en dos:

1 Gastos de personal: en los que se incluye el gasto en trabajadores. Es aconsejable que vaya separado por el alto grado de estacionalidad que tiene la contratación en el sector de la restauración. De esa forma se subdivide en periodos de tiempo (normalmente meses o trimestres). Para calcular el coste de este presupuesto se multiplican los sueldos previstos por el número de trabajadores (evidentemente clasificados por categorías laborales). Después, también hay que añadir los costes de Seguridad Social de dichos trabajadores a cargo de la empresa. El gasto de personal de cocina, como se ha dicho antes, se incluía en el presupuesto de producción, no obstante eso es relativo, ya que depende del volumen de negocio de la empresa. En caso de ser grande el restaurante, sí es necesario incluirlo en el presupuesto de producción, sin embargo, si el negocio es pequeño, se puede incluir directamente en el presupuesto de gastos.

2 Gastos generales: en los que se engloban el resto de los gastos clasificados por funciones o por departamentos. Aquí se incluirían los gastos de marketing, suministros, seguros, impuestos, arrendamientos, etc.

2.4. Presupuesto financiero

El presupuesto financiero surge a partir de los presupuestos anteriores. En él se planifica la procedencia de los recursos para financiar las inversiones, los gastos y la devolución de la deuda previstas.

Definición

Presupuesto financiero

Está formado por las previsiones de financiación de las inversiones y gastos previstos en una empresa en un determinado periodo de tiempo.

Una vez que se han previsto los gastos e inversiones necesarias para el período hay que planificar de qué forma se van a financiar, de dónde van a salir los recursos para afrontarlos.

La información para saber las inversiones que realizar y deudas que amortizar proviene del presupuesto de inversiones, que es un plan realizado a largo plazo por la dirección de la empresa, en el que se ven los plazos estimados para realizar inversiones y los cuadros de amortizaciones de deudas.

Actividades

9. Señale tres ejemplos de gastos fijos y tres de gastos variables.

10. Argumente cómo esos tres gastos fijos que ha comentado pueden convertirse en variables a largo plazo.

Las empresas suelen tener también un plan de financiación a largo plazo donde se plasman las inversiones y las fuentes de financiación necesarias para los próximos años. El presupuesto financiero debe adaptarse en la medida de lo posible a ese plan.

En el plan de financiación se especifican:

1 Las inversiones: compras de elementos inmovilizados que van a servir a la empresa para su actividad durante un determinado número de años, así como la devolución de las deudas contraídas a largo plazo.

2 Las fuentes de financiación: que pueden ser mediante nuevo endeudamiento o mediante ampliaciones de capital.

Importante

Debe haber un equilibrio entre las inversiones y las fuentes de financiación para conseguir los objetivos del negocio.

Un plan de financiación suele tener una estructura como la que se muestra en esta tabla.

La financiación de una empresa puede provenir de sus socios o de la misma empresa (financiación propia); o bien de terceros (financiación ajena).

La financiación propia en un negocio de restauración podría ser:

1 Mediante aportaciones de los socios (aumentos del capital).

2 Mediante beneficios obtenidos en ejercicios anteriores que no se han distribuido y se emplean para invertir en nuevos bienes.

La financiación ajena suele manifestarse mediante las siguientes formas:

1 Préstamos concedidos por bancos.

2 Compras a crédito (en largo plazo) de bienes de inversión.

3 Letras y pagarés aceptados a largo plazo.

4 Deudas a corto plazo con proveedores.

5 Deudas a corto plazo con Hacienda y Seguridad Social.

6 Descuento o negociación de efectos en el banco.

7 Líneas de crédito concedidas por el banco.

Recuerde

La financiación puede ser propia, en el caso de que los recursos financieros provengan de los propietarios o los haya generado la empresa; o ajena, en el caso de que dichos recursos sean aportados por personas ajenas a la empresa.

A su vez, se puede dividir la financiación en permanente, que incluye la financiación propia más la ajena a largo plazo (letras a, b y c de la lista anterior); o financiación a corto plazo, en la que se incluyen el resto de modalidades de financiación ajena.

Es recomendable que los gastos corrientes y la amortización de deudas y préstamos se financien con los ingresos corrientes y con financiación ajena a corto plazo; mientras que las grandes inversiones se realicen con financiación permanente.

El motivo es adecuar las inversiones a largo plazo con recursos a largo plazo, mientras que los gastos corrientes y recursos a corto plazo se deben financiar con deudas a corto plazo.

Por ejemplo, una inversión en un local debe financiarse con un préstamo a largo plazo, ya que la rentabilidad que va a generar dicho local se va a realizar durante muchos años. Por el contrario, las compras a los proveedores van a generar beneficios a corto plazo cuando se realicen las ventas, por lo que se deberán financiar con deudas a corto plazo o al contado.

Actividades

11. Elabore un plan de financiación, a grandes rasgos, para la creación de un restaurante pequeño destinado a camioneros, suponiendo que se dispone del local.

12. Realice el cuadro de financiación correspondiente.

2.5. Presupuesto de tesorería

El presupuesto de tesorería es una herramienta para controlar y llevar una previsión del dinero disponible y de los diferentes cobros y pagos de la empresa. Su objetivo es saber cuánto dinero entrará y saldrá de caja y/o bancos.

El presupuesto de tesorería incluye las previsiones de cobros y pagos de un periodo de tiempo, que sirven para la toma decisiones económico-financieras de dicho periodo.

Con el presupuesto de tesorería se detectan con la suficiente antelación, situaciones de déficit o superávit de liquidez. En los casos de no poder atender los compromisos de pago por falta de fondos disponibles (déficit de tesorería), la empresa deberá adoptar alguna medida de financiación para conseguir liquidez.

Las fuentes de financiación de esos déficits pueden ser:

1 Bancarias: descontar efectos, abrir una cuenta de crédito, solicitar un préstamo, etc.

2 Comerciales: actuando sobre las compras y las ventas, por ejemplo aumentando los periodos habituales de pago y disminuyendo los de cobro, realizando promociones para vender más, etc.

3 Societarias: por aportaciones de los socios.

En caso contrario, si se prevé que en un período concreto, la tesorería será excesiva (superávit de tesorería), la empresa deberá estudiar dónde colocar esos excedentes, para obtener rentabilidad.

Además de hacer inversiones financieras, con los excesos de tesorería también se pueden cancelar deudas, aprovechar descuentos por pronto pago de los proveedores, comprar grandes cantidades de mercancías y disfrutar de descuentos por volumen de compras, etc.

Importante

El presupuesto de tesorería es una de las herramientas más importantes para la empresa, ya que el empresario tomará decisiones cruciales para la actividad de su negocio porque este presupuesto le ayuda a prever cuáles serán sus necesidades de financiación o sus excesos de liquidez.

Para hacer un presupuesto de tesorería eficiente se necesita la siguiente información:

1 Datos económicos de los ejercicios anteriores.

2 Necesidades de inversiones a corto y largo plazo.

3 Previsiones a corto plazo de pagos y cobros.

4 Política económica de la empresa.

La mayoría de esta información se obtiene de los presupuestos de otros departamentos como los de ventas, compras, inversión, etc. Generalmente, si no existen restricciones en las ventas, se elaborará el presupuesto de tesorería partiendo del presupuesto de ventas, el cual informa de los cobros.

El presupuesto de tesorería se obtiene contraponiendo los cobros con los pagos del periodo. Hay que diferenciar entre cobros y pagos de ingresos y gastos. Se entiende por ingreso el beneficio monetario que obtiene una empresa debido a su actividad económica. Se entiende por cobro la entrada de dinero en la empresa debido a una operación económica.

Ejemplo

Al realizar una compra se está produciendo un gasto para la empresa, pero si esa compra es a crédito, no se produce ningún pago, pues no está saliendo dinero. Si la compra fuese al contado, se produce el gasto y el pago simultáneamente.

Si la operación es al contado el ingreso coincide con el cobro, ya que a la vez de producirse el beneficio (ingreso) está entrando dinero en la empresa (cobro). Pero si la operación es a crédito, se produce un beneficio (ingreso), pero como de momento no se ha producido entrada de dinero no ha habido “cobro”.

Por el contrario, se entiende por gasto una diminución del beneficio en la empresa debido a tener que destinar recursos a una compra, servicio, inversión, etc. Y se entiende por pago, una salida de tesorería para saldar las deudas que originan las compras. Por ejemplo, al realizar una compra, se realiza un gasto, pero si esa compra es a crédito, de momento no hay pago.

Para hacer el presupuesto de tesorería se han de conocer los valores de los cobros y los pagos:

1 Cobros: la mayoría de ellos proceden de las ventas del restaurante. Hay que tener en cuenta los siguientes factores:Previsión de ventas: es la cifra más importante y procede del presupuesto de ventas.Plazo de cobro: en el sector de la restauración los cobros son, prácticamente en su mayoría al contado, por lo que no se tiene en cuenta apenas este factor.IVA cobrado: hay que tener en cuenta que el IVA repercutido en las ventas ha de pagarse posteriormente, trimestralmente o mensualmente, a Hacienda.

2 Pagos: existen pagos ordinarios, que son aquellos con los que se hace frente al funcionamiento normal del negocio; y hay pagos extraordinarios, que son los que se hacen normalmente por la compra de bienes de inversión. Los pagos se obtienen del presupuesto de producción y del presupuesto de gastos, principalmente, y son más fáciles de prever que los cobros. Los pagos ordinarios más frecuentes en un restaurante son: compras de proveedores, sueldos y cotizaciones a la Seguridad Social, suministros, publicidad, liquidaciones del IVA con Hacienda, etc. Hay que tener en cuenta los plazos que conceden en compras los proveedores, que en restauración suelen ser de un mes o menos.

Es necesario determinar los presupuestos anteriores y ver las desviaciones y correcciones que fueron necesarias realizar, para trasladarlos al periodo siguiente. Además hay que establecer un saldo mínimo y un saldo óptimo para evitar posibles impagos o posible excesos de tesorería.

Actividades

13. Si se detecta un superávit de tesorería importante durante un año en el restaurante, ¿en qué lo invertiría, teniendo en cuenta que se tienen deudas con el banco?

14. Si se prevé un déficit de tesorería pequeño durante dos meses, ¿de qué forma podría solucionarlo?

Una vez realizado el presupuesto de tesorería se podrán realizar las cuentas previsionales, que son documentos que reflejan el resultado de la empresa y su situación económico-financiera. Estas cuentas son unas previsiones de los estados contables Balance de Situación y Cuenta de Pérdidas y Ganancias que se estudiarán en el siguiente capítulo.

El presupuesto de tesorería no tiene un modelo concreto. Un ejemplo de modelo de presupuesto de tesorería a corto plazo podría ser el que se describe en la tabla siguiente.

Como se puede apreciar, se deben ir arrastrando los saldos de cada periodo al siguiente. En esta tabla de ejemplo se ha insertado como cobro una póliza de crédito bancario (en la fila “disposición de crédito”) que puede tener el restaurante para solventar posibles déficits de tesorería que puedan surgir, ya que la finalidad del presupuesto de tesorería es anticipar las posibles dificultades que se pueden presentar y diseñar estrategias para afrontarlas.

3. Modelo de creación de presupuesto operativo

Un presupuesto operativo es un documento que incluye las previsiones de la actividad productiva de la empresa en un periodo de tiempo determinado y valorado económicamente.

En el apartado anterior se definió el presupuesto maestro como el plan global donde se integran todos los presupuestos de los distintos departamentos. Cuando se habla de presupuesto operativo se hace referencia solamente a los presupuestos que afectan directamente a la actividad principal de la empresa. Es la planificación de las actividades propias de la explotación del negocio.

En el cuadro siguiente se esquematiza el presupuesto maestro, donde se puede observar que el presupuesto operativo es una parte de él.

El presupuesto maestro se divide en:

1 El presupuesto operativo, que refleja los resultados de las operaciones de la actividad principal.

2 El presupuesto financiero donde se plasman las decisiones de financiación a largo plazo de la empresa. Algunos autores también incluyen en este el presupuesto de tesorería.

De los tipos de presupuestos estudiados en el apartado anterior, el presupuesto operativo englobaría los tres primeros: el de ventas, el de producción y el de gastos.

El presupuesto de tesorería se elabora con la información tanto del operativo como del financiero.

Con el presupuesto operativo se tiene una visión general de los gastos diarios de la empresa, a la vez que se puede calcular las posibles ventas. Por diferencia entre estas y todos los gastos del año se obtiene el estado de resultados o Cuenta de Pérdidas y Ganancias.

Para elaborar el presupuesto operativo se suele desglosar el presupuesto de gastos en gastos de distribución; publicidad; investigación y desarrollo; y administración.

Teóricamente el presupuesto operativo tiene la siguiente estructura:

La diferencia entre la facturación y los costes variables se denomina margen de contribución o beneficio bruto. Esta cifra es muy importante porque si no es considerable, supone que hay un mal negocio, ya que la actividad principal de la empresa es vender lo que se compra.

Los costes fijos son los que no varían con las ventas; los intereses son el gasto que se financia con los bancos; y las amortizaciones son las depreciaciones de las inversiones en inmuebles, mobiliario, maquinaria, etc., es un gasto que hay que repartir entre el número de años que se espera que van a ser útiles a la empresa.

Ejemplo

Un mobiliario para el restaurante ha costado 20.000 €, suponiendo que va a ser útil 10 años, cada año se destinará al presupuesto operativo como gasto de amortización 20.000/10 = 2.000 €.

Aplicación práctica

Antonio Guzmán es el encargado de la contabilidad y los presupuestos en un restaurante. Su jefe le pide que confeccione un cuadro con el margen de contribución y el resultado final con los siguientes datos mensuales que se suponen:

Ventas mensuales previstas: 100.000 €.

Costes previstos:

Se amortiza el inmovilizado en cuotas constantes, sabiendo que su valor es de 500.000 € y la vida útil, de 30 años.

SOLUCIÓN

Amortización: 500.000/30 = 16.667; 16.667/12 = 1.389 € al mes.

Se puede apreciar que el margen de contribución es de 65.000 €, que es la ganancia relacionada directamente con la explotación de la empresa. Sin embargo, el beneficio final asciende a 49.611 € una vez deducidos los costes fijos, los intereses y las amortizaciones.

3.1. Ingresos

Normalmente la fase de presupuestación empieza con la realización del presupuesto de ventas. A partir de este presupuesto se elaborará el resto del presupuesto operativo, el cual se refiere a los departamentos relacionados con la actividad propia de la explotación de la empresa.

Recuerde

El presupuesto de ventas o también denominado de ingresos debe estar desglosado en cantidad de unidades y precios, y se puede hacer por tipos de productos (alimentos, bebidas, etc.), por áreas geográficas o por clases de clientes.

Es muy importante hacer bien este presupuesto porque de él dependen el resto de presupuestos de la empresa. Es un presupuesto complicado de determinar porque influyen muchos factores externos que no controla la empresa.

En un negocio de restauración se recomienda calcular los ingresos por tipos de productos, concretamente diferenciado las ventas de bebidas de las ventas de alimentos.

Los precios de coste de los alimentos se pueden obtener de la información de las compras necesarias de materias primas más el coste de mano de obra, añadiéndole un margen comercial acorde con el mercado y la posición comercial de la empresa, tal como se estudió en el apartado anterior al detallar el presupuesto de ventas.

Una forma de realizar los cálculos para los alimentos sería:

Por otra parte, un modelo tipo para calcular las ventas de bebidas sería, por ejemplo, el siguiente:

Actividades

15. Calcule el margen de contribución de un restaurante que tiene una ventas de 10.000 €, unos gastos variables de 3.000 €, unos gastos fijos de 1.000 € y unos intereses de 500 €.

Conocer el coste de las bebidas es mucho más fácil, pues consiste simplemente en consultar el precio de compra a los proveedores, con los cuales hay que negociar y obtener descuentos comerciales y por volumen de compras.

Al elaborar el presupuesto de ventas es importante tener en cuenta la estacionalidad, pues en el sector de la restauración la fluctuación en las ventas es muy grande. Por ello es recomendable hacer los cálculos diferenciando épocas del año, meses y días de la semana.

Otras recomendaciones para elaborar las estimaciones de ingresos son:

1 Segmentar el mercado, para ver a qué precios está dispuesto a pagar el cliente tipo del restaurante.

2 Tener en cuenta las ventas del año anterior.

3 Hacer predicciones de ocupación (consumo por días, eventos especiales, días festivos, etc.).

4 Diseñar las tarifas de ventas teniendo en cuenta los objetivos de la empresa y el tipo de cliente. Diseñar las promociones.

5 Prever el exceso de demanda en base a datos históricos.

3.2. Producción

Una vez elaborado el presupuesto de ventas, hay que ver la política de existencias de mercancías y productos terminados, de la que hay que tener en cuenta:

1 La calidad de los productos.

2 La cantidad necesaria para producir.

3 El plazo de entrega de las mercancías.

Con todo ello se podrá empezar a confeccionar el presupuesto de producción. Este necesita información sobre las mercancías necesarias y los gastos de mantenimiento para llevar el ritmo de producción acorde con la demanda (las ventas presupuestadas).

Producción en restauración

Como por producción se entiende todo el proceso de realización de la actividad principal de la empresa, en este apartado no solo se determinan los gastos del presupuesto de producción, sino también otros del presupuesto de gastos, de tal forma que se van a agregar:

1 Coste de mercancías y materias primas

2 Coste de mano de obra

3 Coste de los suministros (electricidad, gas, agua, etc.)

4 Coste del alquiler, en su caso

5 Coste de limpieza y mantenimiento.

De todos estos costes hay que diferenciar los directos de los indirectos, para asignarlos de una u otra forma a cada producto:

1 Costes directos: los que pueden asignarse de forma clara y precisa a un servicio.

2 Costes indirectos: los que para asignarlos al producto hay que utilizar métodos indirectos o procedimientos complejos.

Ejemplo

La mercancía es quizá el coste más directo. En un restaurante se puede saber directamente qué coste tiene el plato o bebida servida porque se conoce la cantidad y el precio.

El consumo de electricidad, sin embargo, es un coste indirecto, puesto que para imputarlo a un servicio de comida o bebida habrá que utilizar procedimientos menos directos, como por ejemplo, dividir el número medio de servicios mensuales entre el coste de la factura mensual de electricidad, o asignarle el coste de electricidad en función del tiempo que se tarda en elaborar cada plato para ser más exacto.

Una vez conocidas las previsiones de gastos de producción se podrían presentar en una tabla como la siguiente:

Actividades

16. ¿Qué diferencia hay entre costes directos y costes indirectos?

17. Reflexione sobre si en un restaurante el coste de los trabajadores es directo o indirecto.

3.3. Gastos de distribución

En un sentido amplio, los gastos de distribución son todos los costes necesarios para que una empresa pueda comercializar el producto fabricado: aquí podrían incluirse desde los gastos de transporte, los de intermediarios, los de vendedores, incluso la publicidad para dar a conocer el producto.

Sin embargo, para el sector de las empresas de restauración solo se va a considerar como gastos de distribución los derivados de poner a disposición del consumidor el producto elaborado.

En la práctica, los gastos de distribución en este sector son casi inexistentes, ya que el servicio de atención al cliente mediante camareros se considera, por lo general, como un gasto de personal más del presupuesto de producción.

En el sector del restaurante un intermediario puede ser una empresa que se dedique a llevar el producto al cliente (piénsese en el caso de algunas empresas de catering que compran el producto a un restaurante) o los gastos en los que incurre el propio restaurante para servir a domicilio.

En este caso habría que valorar este gasto para imputarlo al producto. Lo normal es que esa imputación se haga de una forma indirectamente proporcional a las ventas a domicilio que haga la empresa.

A continuación, se presenta una forma de computar los gastos mensuales y el número de viajes realizados durante el mes.

Actividades

18. Indique la forma de calcular el presupuesto de gastos de distribución en un restaurante italiano que sirve comidas a domicilio.

3.4. Publicidad

El presupuesto de publicidad se engloba dentro del presupuesto de gastos. Como en cualquier empresa, en un negocio de restauración es necesario hacer inversiones en publicidad con la finalidad de aumentar o mantener las ventas.

Definición

Publicidad

Es el conjunto de técnicas para dar a conocer a los potenciales clientes el producto o servicio de una empresa a través de los medios de comunicación.

En las grandes empresas el responsable de publicidad elabora este presupuesto, mientras que en las pymes suele ser la dirección quien decide las cantidades destinadas a publicidad, encargando a profesionales el diseño y reparto a los diferentes medios donde vayan a realizarse.

A la hora de elaborar el presupuesto de publicidad se pueden distinguir tres fases: decidir las acciones publicitarias que se van a realizar, determinar los momentos adecuados para ponerlas en marcha y valorar económicamente los gastos publicitarios. A continuación se desarrolla cada fase.

Decidir qué acciones publicitarias se van a llevar a cabo

Para ello, hay que tener presentes las siguientes recomendaciones:

1 Estudiar de qué forma lo está haciendo la competencia. La empresa debe posicionarse en el mercado y un buen indicador de cómo hacerlo es ver qué medios y estrategias utiliza la competencia. Hay que ver si están usando medios impresos, correo directo, radio, internet, etc.

2 Estudiar qué estrategias y medios son adecuados para la situación actual y futura de la empresa, puesto que, por ejemplo, no es lo mismo dar a conocer una promoción concreta que extender la imagen del restaurante.

3 Los gastos principales de publicidad de los restaurantes son:FolletosRótulosCarteles y vallas publicitariasAnuncios de radioAnuncios en prensa y revistasMerchandisingPublicidad en internet

4 La elección de los medios depende fundamentalmente:Del tamaño del restaurante y del prestigio de este, que condicionarán la capacidad de gasto para poder utilizar medios más caros como anuncios en radio o vallas, entre otros.Del público objetivo del restaurante: si se trata de un restaurante de barrio, lo más lógico es utilizar folletos y carteles, mientras que si es un restaurante para celebraciones de eventos, es más útil utilizar anuncios en prensa o radio, por ejemplo.

Merchandising en una terraza de un restaurante

Se entiende por merchandising la publicidad en el punto de venta, que en el restaurante englobaría todos los carteles y objetos que den a conocer los productos. Hay que invertir en este tipo de publicidad, pues es muy importante la presentación de la carta, el menú, fotografías de platos, etc.

Actividades

19. Indique qué elementos de merchandising pueden verse frecuentemente en una franquicia de una multinacional de hamburguesería.

No obstante, en el sector de restauración, la mejor forma de publicidad es el “boca a boca” porque si los clientes se llevan una buena satisfacción del servicio prestado, hablarán bien del local y eso atraerá nuevos clientes. Se dice que más de la mitad de las personas conocen nuevos restaurantes por sugerencias o comentarios de un conocido.

En la actualidad, internet es un medio de difusión muy potente para dar a conocer los restaurantes. Si se trata de restaurantes especializados, es muy importante anunciarse en los buscadores, utilizar redes sociales y disponer de páginas web atractivas que enseñen los platos principales, la localización y los puntos fuertes del negocio.

Determinar el momento adecuado para realizar las acciones publicitarias

Se puede planificar anualmente las campañas o acciones de publicidad según la estacionalidad del negocio. Aquí se establece un ejemplo de planificación publicitaria por meses.

Valorar económicamente los gastos en publicidad

La cantidad ideal para gastar en publicidad es, en teoría, la que contribuye a que la rentabilidad del restaurante sea la máxima. Sería magnífico conocer las ventas que se generarían en diferentes niveles de gasto en publicidad para calcular el gasto publicitario, pero ello es muy difícil de prever.

Lo más razonable es establecer el presupuesto en función de los objetivos que quiera alcanzar la empresa. No es lo mismo la publicidad de lanzamiento de un restaurante, que la de dar a conocer nuevos servicios, o la de mantenimiento de la marca.

La parte de las campañas publicitarias que mayor coste supone es la inserción de los anuncios en los medios de comunicación. Pero previamente ha de haber un gasto en idearlos y crearlos, realizar una investigación de mercado previa, etc., que suelen llevarse a cabo por expertos profesionales o agencias de publicidad.

Sabía que...

Muchos restaurantes tienen una base de datos de los clientes, para poder enviarles e-mails o SMS con promociones o nuevos platos.

3.5. Investigación y desarrollo

Otra partida del presupuesto operativo son los gastos de investigación y desarrollo, a los que, en los últimos tiempos se le añade también la “I” de “innovación”: I + D + I.

Son gastos en estudio, experimentación e invención de nuevos productos, técnicas de fabricación y procedimientos con la finalidad de mejorar la actividad de la empresa y obtener una rentabilidad.

Siempre ha habido innovación en el mundo de la gastronomía. En las últimas décadas la ciencia se ha aplicado a la cocina para conseguir cambios en las texturas, sabores y olores, etc.

Evidentemente, en las pequeñas y medianas empresas de restaurantes esta labor de investigación se realiza simultáneamente al trabajo diario por los gerentes y por los cocineros, y es muy difícil de cuantificar y, por tanto, de presupuestar. Sin embargo, las grandes cadenas de restaurantes sí elaboran presupuestos para su I+D+I que se llevan a cabo por los laboratorios de investigación de Ciencia y Tecnología de los Alimentos.

Actividades

20. Elabore un cuadro donde se establezcan las medidas publicitarias para llevar a cabo por un restaurante especializado en comida argentina en el centro de su ciudad, teniendo en cuenta los momentos del año más adecuados para cada medida.

En los últimos años, importantes investigadores de empresas privadas y universidades han desarrollado estudios que relacionan ciencia, tecnología y cocina, y han obtenido resultados muy novedosos (fideos fabricados con carne o pescado, manzanas con sabor a vainilla, caviar de melón, entre otros muchos), que han hecho que la cocina española tenga un gran prestigio internacional.

Algunos puntos destacados de la investigación, desarrollo e innovación en restauración se basan en aspectos como los siguientes:

1 Optimizar el funcionamiento de la cocina (nuevos sistemas de elaboración de platos, controles de calidad, nuevos sistemas de envasado y conservación, etc).

2 Creación de nuevos platos.

3 Mejora de alimentos ya existentes.

4 Nuevas técnicas de ultracongelación.

5 Nuevas rutas de reparto en los casos de servicio a domicilio.

6 Diseño de la estructura de la cocina para una mayor comodidad de los cocineros en su trabajo.

7 Nuevas distribuciones de las mesas en el local del restaurante para mejorar la capacidad de clientes, la movilidad de los camareros, etc.

Todo estos trabajos de I+D+I pueden desarrollarse por profesionales pertenecientes a la empresa de restauración o bien se puede contratar a empresas externas que los realizan.

En cualquier caso habrá que cuantificar el coste de dichos trabajos para incorporarlo al presupuesto. Esta inversión dependerá principalmente de los objetivos de la empresa y de la capacidad económica de la que disponga.

Si el trabajo lo prestan profesionales o empresas externas será más fácil conocer la cuantía de los gastos, pero si se lleva a cabo por empleados de la misma empresa habrá que hacer estimaciones del tiempo de trabajo dedicado a ello para calcularlo proporcionalmente.

Ejemplo

El cocinero jefe de un restaurante le comunica al director que estima que el 3 % de su tiempo de trabajo lo dedica a tareas de innovación e investigación. Además estima que el coste de los materiales empleados durante el mes en ese periodo es de x euros. Con esta información el director puede cuantificar el trabajo de investigación para elaborar el presupuesto.

3.6. Administración

Al hablar de administración se está haciendo referencia a la actividad de gestión de trámites administrativos que requiere el negocio, como pueden ser:

1 Control de facturas, pedidos y albaranes.

2 Gestión de cobros y pagos a clientes y proveedores.

3 Relaciones de carácter administrativo con los bancos (control de movimientos, gestión de cheques, letras y pagarés, control de líneas de descuento, etc.).

4 Archivo de documentos.

5 Contabilidad.

6 Liquidación de impuestos.

7 Gestión de nóminas y seguros sociales.

8 Demás control administrativo.

El término administración incluye las actividades de trámite y control, y que son diferentes a las grandes decisiones de carácter empresarial que toma el empresario normalmente.

Administrativa en un restaurante

La función administrativa supone un coste para el negocio, que se debe presupuestar e incluir en el presupuesto de gastos como parte del presupuesto operativo.

En las empresas de restauración, la administración puede llevarse de dos formas:

1 Mediante personal cualificado perteneciente a la plantilla de la empresa.

2 Mediante la contratación de servicios de asesorías externas.

Por lo general, la elección de una u otra modalidad depende del volumen de negocio de la empresa. En restaurantes grandes o cadenas de restaurantes, normalmente suele haber departamentos de administración con trabajadores especializados pertenecientes a la plantilla de la empresa, mientras que en restaurantes pequeños es habitual contratar los servicios externos de gestorías o asesorías.

A la hora de elaborar el presupuesto, la forma de cuantificar el gasto en administración, se puede hacer de dos formas:

1 Una, en la que se tendrán en cuenta los salarios y seguros sociales a cargo de la empresa del personal administrativo, en el caso que pertenezca a la plantilla.

2 Otra, en la que se computarán los honorarios brutos que cobran las asesorías, en el caso de ser servicios externos.

Ejemplo

Un pequeño restaurante tiene contratada a una persona a tiempo parcial que le realiza las tareas administrativas básicas (facturación, control de documentos, etc.), por la cual paga 1.000 € brutos más 200 € de seguridad social, además tiene contratada una asesoría que le gestiona la contabilidad, los impuestos y las nóminas por 500 € mensuales. La previsión de coste de administración a corto plazo sería pues: 1.000 + 200 + 500 = 1.700 €.

También se cuantificará el gasto en material de oficina y gastos diversos derivados de la actividad administrativa.

3.7. Inversiones

Desde el punto de vista económico se entiende por gasto la compra de factores necesarios para la actividad de la empresa que se van a consumir durante el ejercicio económico (generalmente el año actual), mientras que las inversiones son compras de recursos también necesarios para la actividad de la empresa, pero que van a tener una duración a largo plazo (más de un año).

Estas inversiones suponen grandes costes para la empresa, que debe distribuir como gasto a lo largo de la vida útil de la misma mediante las llamadas amortizaciones.

Actividades

21. ¿Cuáles son los principales gastos de investigación y desarrollo de un restaurante?

22. ¿Qué conceptos hay que tener en cuenta para valorar los gastos de administración de una gran empresa de restaurantes que tiene su propio departamento administrativo?

A la hora de elaborar el presupuesto maestro también se deben conocer las previsiones de inversiones. Por norma general, es fácil conocer su cuantía, ya que son decisiones empresariales importantes que se prevén con mucho tiempo.

De igual manera también hay que contemplar la desinversiones, que son las posibles ventas de estos activos a largo plazo que posea la empresa (por ejemplo la venta de un local de su propiedad).

Las inversiones se suelen financiar con recursos propios (aportaciones de los socios o beneficios que no se han repartido), o bien mediante recursos ajenos, principalmente préstamos a largo plazo o arrendamiento financiero (leasing). Los pagos que suponen esta financiación ajena deben estar previstos en el presupuesto financiero y de tesorería.

Ejemplo

En los negocios de restauración, las principales inversiones que se realizan son las compras del local de negocio o reforma del mismo; de mobiliario del restaurante; de equipos de cocina (refrigeradores, mamparas, maquinaria industrial de cocina, etc.); de instalaciones de aire acondicionado o equipos de sonido; de equipos informáticos para la oficina; programas informáticos, PDA para tomar notas a clientes, etc.

3.8. Estados financieros

El presupuesto operativo suele acompañarse de las previsiones de los llamados estados financieros. Estos son unos documentos que expresan la situación del patrimonio de la empresa y de los resultados que va a tener.

Los estados financieros se estudiarán detenidamente en el capítulo siguiente, cuando se trate la contabilidad de la empresa, pues son los documentos contables anuales.

A modo de adelanto, los principales estados financieros son:

1 Balance de Situación: es un esquema que expone cuál es la situación del patrimonio de la empresa, clasificado principalmente en:Activo: bienes y derechos de la empresa.Pasivo: deudas de la empresa.Patrimonio neto: financiación propia de la empresa (aportaciones de los socios y beneficios que no se han distribuido). Tanto en el activo como en el pasivo hay que diferenciar entre el corriente cuando es a corto plazo; y el no corriente cuando es a largo plazo.

2 Cuenta de Pérdidas y Ganancias: se contraponen los ingresos y los gastos de la empresa para obtener los resultados. Este estado financiero se subdivide en:Resultados de la explotación: diferencia entre ingresos y gastos relacionados directamente con la actividad principal de la empresa.Resultados financieros: diferencia entre ingresos y gastos de naturaleza financiera.Resultados antes de impuestos: suma de los dos anteriores.Resultados después de impuestos: resultado final una vez deducido el impuesto sobre beneficios.

A partir de estos dos estados financieros se realizan análisis para ver la situación de la empresa, en el caso de los presupuestos, la situación futura prevista a partir de una situación inicial real.

El análisis se clasifica en:

1 Análisis económico: con él se estudia la rentabilidad del negocio. Se realiza estudiando la cuenta de pérdidas y ganancias y el balance de situación. Se distingue entre:Rentabilidad económica: es la rentabilidad que se obtiene comparando los beneficios de la explotación (también conocida como BAII (Beneficio antes de intereses e impuestos); con la inversión total realizada por la empresa, es decir con su activo total. De esta forma se evalúa el beneficio generado por el activo independientemente de cómo se financia el mismo, y sin tener en cuenta los gastos financieros.Rentabilidad financiera: es la rentabilidad de los recursos propios, es decir, los resultados que se obtienen en función de las aportaciones de los socios, y se calcula comparando:

2 Análisis financiero: consiste en estudiar la capacidad que tiene la empresa para hacer frente a las deudas que tiene contraídas. Es un análisis de la idoneidad de la financiación del negocio. El análisis financiero se realiza principalmente valorando las situaciones de equilibrio de la empresa y calculando los ratios financieros. Ambos estudios se llevan a cabo con la información contenida en el balance de situación.Situaciones de equilibrio de la empresaEquilibrio financiero total (o estabilidad máxima): se da cuando todo el activo está financiado con recursos propios.Equilibrio normal: es el más recomendable en la empresa, consiste en financiar todo el activo no corriente más una parte del corriente con los recursos propios más el pasivo no corriente. De aquí surge el concepto de fondo de maniobra que se estudiará en el capítulo siguiente.Situación de “suspensión de pagos”: se produce esta situación cuando las deudas a corto plazo (pasivo corriente) son mayores que el activo corriente. En esta situación no se tiene disponibilidad para afrontar las deudas a corto plazo.Inestabilidad financiera: cuando el activo se financia totalmente con recursos ajenos (deudas), no existe financiación propia, con lo que puede llegarse a la situación de quiebra si las deudas son mayores que todo el activo.Ratios financieros: es la relación (comparación por cociente) de partes del patrimonio, es decir, entre partidas del Balance. Los principales ratios que se utilizan son los que se señalan en la tabla siguiente.

Actividades

23. ¿En qué situación de equilibrio se encuentra un restaurante que tiene las siguientes partidas del Balance? Activo no corriente: 40.000 €; activo corriente: 5.000 €; neto: 20.000 €; pasivo no corriente: 21.000 €; y pasivo corriente: 4.000 €.

24. Calcule la rentabilidad financiera de una empresa que tiene unos resultados antes de impuestos de 20.000 €, un impuesto de beneficios de 2.000 €, un activo de 40.000 € y un patrimonio neto de 10.000 €.

Aplicación práctica

Carlos González, como administrador del restaurante La Cala debe hacer un estudio completo de la situación previsional de la empresa y para ello dispone de los siguientes datos sobre el Balance y la Cuenta de Pérdidas y Ganancias previsionales.

SOLUCIÓN

Ratios financieros:

Situación de equilibrio: situación de equilibrio normal, porque una parte del activo corriente es financiada por los recursos a largo plazo.

Ratios económicos:

El ratio de disponibilidad es excesivo pues la empresa puede pagar todas sus deudas a corto plazo con la tesorería, de tal manera que el resto del pasivo corriente generará más tesorería a corto plazo, que sería ociosa si no se invierte en algo.

El endeudamiento global está al límite, sería recomendable que el endeudamiento bajase un poco.

El resto de los ratios están dentro de los valores recomendados.

4. Técnicas de presupuestación

Existen diferentes procedimientos o técnicas para la elaboración de los presupuestos. La elección, por parte de la empresa, de la técnica que va a emplear es muy importante, pues dependiendo de si lo hace de una u otra forma, el presupuesto guiará de forma diferente el futuro del negocio y, por lo tanto, se alcanzarán en mayor o menor medida los objetivos deseados.

De entre las principales técnicas que en la actualidad se utilizan para la presupuestación, destacan las siguientes:

Todas ellas se pueden aplicar para elaborar el presupuesto, tanto para periodos largos de tiempo como para el corto plazo (presupuestos trimestrales, mensuales, etc.).

4.1. Presupuesto rígido

Como su nombre indica, es una forma de presupuestar teniendo en cuenta un volumen de actividad determinado e invariable. Es decir, se supone que la demanda va a ser fija.

En esta técnica no se va a realizar ningún tipo de ajuste cuando la actividad real varía con respecto a lo previsto. Es adecuada solamente en aquellas empresas en las que las actividades se pueden estimar dentro de unos límites fijos o con unas variaciones insignificantes, es decir, cuando tanto el volumen de ventas como los gastos son fácilmente previsibles.

No obstante, en la realidad existen pocas empresas que afortunadamente puedan prever su volumen de actividades, ya que los factores externos que impone el mercado hacen que en cualquier momento puedan variar las opera-ciones debido a:

1 Cambios en la competencia.

2 Cambios en la situación económica que afectan al consumo.

3 Cambio en los gustos.

4 Cambios en el coste de los factores.

Con este tipo de presupuesto no se puede evaluar la eficiencia de las actuaciones de los responsables al ejecutar el presupuesto. En las empresas privadas es muy poco frecuente el presupuesto rígido, sin embargo, es la forma original tradicional del presupuesto del sector público.

Ejemplo

El Ministerio de Fomento elabora el presupuesto de la construcción de una obra pública fijando desde el principio el volumen de actividad y los costes que va a tener por haber pactado con los constructores los precios por anticipado.

También podría aplicarse esta técnica de presupuestación rígida en determinados departamentos de la empresa en los que los gastos no dependan significativamente del volumen de operaciones. Por ejemplo, el presupuesto de administración de un pequeño restaurante al que le lleve la gestión un solo administrativo será básicamente rígido, puesto que el gasto no variará apenas con el volumen de negocios que tenga.

No obstante, en las empresas de restauración, esta técnica es poco utilizada porque es un sector muy inestable, ya que, la demanda depende mucho de la competencia y de la situación económica, principalmente.

4.2. Presupuesto flexible

Para solucionar los inconvenientes del presupuesto rígido surge el presupuesto flexible, como aquella técnica de presupuestación en la que se determinan diferentes previsiones de gastos para diferentes situaciones de ingresos. Es decir, mediante el presupuesto flexible se prevén las posibles modificaciones en el nivel de actividad de la empresa y, en función de ellas, se corrigen los costes.

Ejemplo

En un determinado presupuesto se han previsto unos ingresos para el 1.er mes de 10.000 € y unos gastos de 8.000 €.

Para el 2.º mes se prevén unos gastos de 8.000 € si se han cumplido los 10.000 € de ingresos del primer mes, pero con una variación porcentual en los gastos si no se han cumplido los ingresos.

Por ejemplo, si los ingresos del primer mes han aumentado en un 10 %, los gastos del segundo mes aumentarán en un 10 % también.

De esta forma se pueden seguir aplicando las previsiones del presupuesto en los meses posteriores. El presupuesto sigue siendo eficaz para comparar con la realidad.

Además se puede ver dónde ha habido desviaciones y quiénes son los responsables de ellas.

También se puede realizar un presupuesto flexible estableciendo desde el principio diferentes niveles de gastos en función de la demanda, como por ejemplo, realizando una tabla como la siguiente:

Actividades

25. ¿Cuál es el principal inconveniente del presupuesto rígido?

26. Elabore un presupuesto doméstico flexible teniendo en cuenta que los ingresos pueden ser de 1.000 € o 2.000 €, según trabajen una o dos personas en casa. Nota: la familia está compuesta por un matrimonio sin hijos.

4.3. Presupuesto por programas

Es una técnica de presupuestación llevada a cabo principalmente por las Administraciones Públicas que pretende integrar la planificación y la presupuestación.

El presupuesto por programas tiene como finalidad la asignación eficiente de los recursos disponibles.

Para ello se establecen las siguientes fases:

En primer lugar se establecen los objetivos finales, después hay que elaborar los programas necesarios para conseguir dichos objetivos diseñando unos mecanismos que relacionen los programas con sus objetivos; y por último, plasmarlo en los presupuestos.

Un programa es un conjunto de medidas establecidas para conseguir un objetivo. Para establecer los programas se analizan los costes comparándolos con los beneficios, eligiendo el óptimo, que sería el que consiguiera los objetivos con el menor coste, o bien el que, con unos medios disponibles, alcance el máximo beneficio.

Para la presupuestación por programas hay que hacer una división de la empresa por funciones o por departamentos, asignando a cada uno de ellos las tareas que realizar y los objetivos por alcanzar.

Se le asigna a cada división de la empresa unas cantidades o recursos para conseguir sus objetivos, estableciéndose diversas categorías (subprogramas, proyectos, actividades, etc.).

Es decir, para llevar a cabo el presupuesto se divide la empresa en unidades funcionales a las cuales se hace responsables de la ejecución de su programa y de conseguir sus fines en coordinación del resto de las unidades.

4.4. Presupuesto base cero

Normalmente los presupuestos para un año se elaboran partiendo de los datos y estructura de los presupuestos del año anterior, de tal manera que muchas de sus partidas se aceptan como válidas arrastrándose de ejercicios anteriores; estudiándose y valorándose únicamente las muevas partidas o las modificaciones importantes.

El llamado presupuesto base cero surge para evitar estas repeticiones de partidas que, en muchos casos, son innecesarias, para ello se “parte de cero”, es decir, cada año se estudian la totalidad de las propuestas de gastos como si fueran nuevas, como si fuese el primer presupuesto de la empresa.

Este procedimiento de presupuestación se aplica mucho en los organismos públicos, aunque en las últimas décadas también se emplea por muchas empresas privadas.

Para llevarlo a cabo, cada órgano de decisión debe formular unas propuestas llamadas paquetes de decisión. El responsable de cada departamento debe justificar detalladamente cada petición presupuestaria.

Las ventajas del presupuesto base cero son las siguientes:

1 Se consigue detectar gastos de programas innecesarios que se incorporan por pura repetición.

2 Se detectan partidas menos productivas como consecuencia del estudio completo de todas ellas y la necesidad de justificar su necesidad, pudiéndose sustituir por otras más productivas.

3 Al elaborarse por los responsables directos de cada sección de la empresa, el presupuesto base cero ofrece la información adecuada, pues se conoce exactamente lo que necesita cada departamento.

4 Igualmente, debido a la participación de los responsables de cada área, se consigue que estos tengan mejor conocimiento del futuro presupuesto y, por lo tanto, se ejecute mejor.

5 Se crea un ambiente de unidad y coordinación que beneficia el funcionamiento de la entidad.

El presupuesto base cero, también presenta inconvenientes:

1 Al tener que elaborarse por tantos órganos diferentes, se emplea mucho tiempo, lo que supone también un coste posterior para analizar, clasificar y priorizar todas las propuestas.

2 Es necesaria una buena coordinación y planificación antes de ponerlo en marcha.

3 En la práctica, se produce duplicidad de tareas y estudios de datos de los diferentes departamentos, lo que supone pérdidas de tiempo.