Читать книгу: «Функциональная система процессов планирования и организации выполнения проектных работ», страница 3

Раздел 4 Документооборот (проектный документооборот) в процессе проектирования

4.1 Документооборот

Документооборот в процессе проектирования является неотъемлемой частью разработки проектной документации.

Отправная точка документооборота в процессе проектирования – предоставление производственным отделам «Общего задания», сформированного Главным инженером проекта (см. разд. 2, п. 2.3 данного Регламента) – для всех структурных единиц проектного подразделения идентичного содержания.

После изучения предоставленной информации, отделы приступают непосредственно к проектированию (разработке) проектной документации по специфике своего подразделения, в строгом соответствии с утверждённым графиком разработки документации.

4.3 Выдача (обмен заданиями) заданий смежным отделам

Следующим этапом «проектного документооборота» является подготовка и выдача (обмен заданиями) заданий смежным отделам, которая осуществляется на основании текстового документа (бланк с утверждённой формой задания проектной организации) – «Задание отделу: АСО, ЭО и пр.» с приложением графических разработок (чертежей, схем) и текстовых приложений (пояснительных записок, опросных листов и пр.). Задания смежным отделам дублируются в электронном виде.

Задание передаётся в смежный отдел за подписью Руководителя структурного подразделения (начальника отдела/ руководителя группы), выдающего задание, и согласовывается подписью Главного инженера соответствующего проекта.

Процесс согласования выданного задания между отделами осуществляется в сроки запланированные в Графике выдачи проектной документации, составленном ГИПом.

Полученное, руководителем смежного структурного подразделения, задание, регистрируется в Журнале регистрации выдачи заданий подразделениям и приёмки разработанной документации (см. Приложение №11).

4.4 Журнал регистрации выдачи заданий подразделениям и приёмки разработанной документации

Для регистрации заданий проектным подразделениям, приёмки разработанной документации и регистрации служебных записок заводится «Журнал регистрации выдачи заданий подразделениям и приёмка разработанной документации» (см. Приложение №11), который оформляется специалистом по Нормоконтролю».

Все процедурные работы осуществляются под непосредственным руководством ГИПа.

Журнал хранится у специалиста по Нормоконтролю, либо у специально назначенного работника Компании.

4.5 Распределение объёмов проектных работ

Распределение объёмов проектных работ внутри структурного подразделения (отдел/ группа/ специалист) – прерогатива руководителя подразделения. Закрепление конкретного объёма работ за специалистами отдела отражается в отчётных документах еженедельного характера – Планы на предстоящую неделю и Отчёты за прошедшую неделю.

Выполнение, закреплённых за каждым специалистом объёмов проектных работ, сроков разработки заданий, контролируется руководителями соответствующих структурных подразделений.

Закреплённые за объектом специалисты несут персональную ответственность за качество выпускаемой проектной и рабочей документации (Приказ № …от 00.00.2019 г. – с указанием дисциплинарной и финансовой ответственности).

4.2 Выполнение проектных работ по выданным заданиям

Выполнение проектных работ по выданным заданиям осуществляется в соответствии со сроками, обозначенными в заданиях и Графике выпуска проектной документации (см. Раздел 3, пункт 3.2), разработанного ГИП и переданного в отделы/ группы перед началом проектирования объекта.

Главный инженер проекта осуществляет контроль (ежедневный/ еженедельный/ ежемесячный) над выполнением проектных решений, разрабатываемых в соответствии с выданными заданиями.

В случае невозможности выполнения проектных работ, в указанные в задании сроки, из-за отсутствия исходных данных или иной информации (графических приложений, пояснительных записок и прочей информации, влияющей на разработку проектных решений), начальник отдела/ группы предоставляет служебную записку Главному инженеру проекта с указанием причин, препятствующих дальнейшему проектированию.

Служебная записка регистрируется в Журнал регистрации выдачи заданий проектным подразделениям и приёмка проектной документации (см. Приложение №11).

Решением вопросов, изложенных в служебной записке, занимается ГИП с привлечением специалистов отделов, в сроки, обозначенные в Графике выпуска проектной документации.

4.6 Журнал текущих изменений, дополнений, корректировок и согласований, поступающих от заказчика

Информация с изменениями, дополнениями и корректировками, поступающими от Заказчика, заносится в журнал «Изменений, дополнений, корректировок и согласований» с обязательным указанием даты поступления и обоснования этих изменений.

Все процедурные работы осуществляются под непосредственным руководством руководителя структурного подразделения и по согласованию с ГИПом.

Журнал хранится в каждом структурном подразделении, отдельно по каждому объекту – форма журнала аналогична Приложению №11).

4.7 Журнал регистрации разрешений на изменение документации

При корректировках проектной документации (по тем или иным причинам), ГИП оформляет разрешение на изменение документации.

Журнал хранится у ГИПа, либо у специалиста по Нормоконтролю (см. Приложение №10).

4.8 Отчётность

Отчётность – осуществляется в соответствии с утверждёнными формами отчётности (Приказ № … от 00.00.2019 г. – см. Приложение №6,7,8).

Отчётные документы, составляемые ГИПом и руководителями подразделений (начальник отдела/группы) утверждаются Заместителем генерального директора по проектированию.

Отсканированные документы пересылаются электронной почтой ответственному за данную процедуру, специалисту, который формирует сводную таблицу отчётных документов и выкладывает материалы на общедоступный ресурс на сервере, например: «Project».

4.9 Нормативный контроль в процессе проектирования

4.9.1 Цели нормоконтроля

Нормоконтроль проводят в целях обеспечения однозначности применения проектной (конструкторской) документации по всем разделам проектирования и, установленных в ней требований, правил и норм на всех стадиях жизненного цикла проектной документации.

Для достижения этих целей используется МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ ГОСТ 2.111—2013 «Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Нормоконтроль».

На основании настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, учитывающие особенности проведения нормоконтроля в зависимости от объёма документации, условий документооборота и используемых автоматизированных систем разработки документов, а также может быть введён нормоконтроль документов, не входящих в Единую Систему Конструкторской Документации.

4.9.2 Задачи нормоконтроля

Основные задачи нормоконтроля – проверка:

• достижения в разрабатываемых изделиях необходимого высокого уровня унификации и стандартизации на основе широкого использования ранее спроектированных, освоенных в производстве и стандартизованных изделий, типовых конструкторских и схемных решений;

• рационального применения ограничительных номенклатур покупных и стандартизованных изделий и их документов, норм (типоразмеров, степеней точности, условных графических обозначений и др.), марок материалов, полуфабрикатов и т. п.;

• достижения единообразия в оформлении, учёте, хранении, изменении КД;

• соблюдения нормативных требований при выпуске бумажных и электронных КД.

4.10 Передача готовой проектной продукции заказчику

Передача готовой проектной продукции заказчику осуществляется сопроводительным письмом, приложением к которому является «накладная» – документ, фиксирующий весь объем передаваемой документации, в соответствии с составом «Проектной документации» или перечнем «Рабочей документации». «Накладная», перед отправкой документации заказчику, проверяется на соответствие передаваемой продукции составу/перечню документации и подписывается Главным инженером проекта.

В сопроводительном письме оглашается просьба о предоставлении в адрес проектной организации официального документа о согласовании проектной документации и принятии её заказчиком для последующей передачи в экспертные органы для прохождения экспертизы (если данная процедура прописана в задании на проектирование).

Документация считается принятой после получения официального письма заказчика о подтверждении принятия направленной ему (заказчику) документации.

Раздел 5 Экспертиза проектной документации

5.1 Передача проектной документации на экспертизу

Передачу проектной документации на экспертизу осуществляет заказчик или проектная организация (разработчик проектной документации), на основании доверенности заказчика «О передаче полномочий представителю проектной организации с целью прохождения проверки и получения положительного заключения в экспертных органах».

5.2 Состав документации и материалов, предоставляемых в экспертизу

Положение об организации и проведении Государственной (не Государственной) экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий, утверждённое постановлением Правительства Российской Федерации от 5 марта 2007 г. №145 – является основополагающим документом, определяющим все последующие действия, как со стороны экспертной организации, так и со стороны организации, предъявляющей проектную документацию на экспертизу.

Состав документации и материалов, представленных в экспертизу, для прохождения Государственной экспертизы (не Государственной) определяется в зависимости от состава проектной документации и от количества предъявлений её (документации) для проведения экспертизы.

При первичной подаче заявления о проведении экспертизы предъявляется стандартный перечень исходно-разрешительной документации с возможными уточнениями со стороны экспертных органов.

Стандартный перечень исходно-разрешительной документации, предоставляемый в экспертизу (для подшивки в дело, хранящееся в экспертном учреждении):

• Заявление о проведении государственной экспертизы (с исходящей датой не более двухнедельной давности);

• Документ, подтверждающий правомерность представления ПСД в экспертизу (копия письма-направления ФАУ ГлавГосЭкспертиза России»);

• Копия утверждённого задания на проектирование (с датой);

• Копия утверждённого задания на выполнение комплексных инженерных изысканий (с датой);

• Копия утверждённого дополнения к заданию на проектирование (с датой);

• Опись представляемой документации ПД и ИИ;

• Документы, подтверждающие полномочия заявителя (договор, доверенность) с легитимным сроком действия;

• Копия свидетельства о допуске на выполнение проектных работ с приложением, решения о внесении сведений в государственный реестр саморегулируемых организаций с приложением, действительного на дату подписания акта выполненных работ;

• Акт выполненных работ;

• Копия свидетельства о допуске на выполнение инженерных изысканий с приложением, решения о внесении сведений в государственный реестр саморегулируемых организаций (СРО) с приложением, действительного на дату подписания акта выполненных работ;

• Акт выполненных работ;

• Доверенность на представителя Заявителя на право представления документов с легитимным сроком действия;

• Договор (контракт) со всеми изменениями и дополнениями на выполнение проектных и изыскательских работ между Техническим заказчиком и Генпроектировщиком со сметами на ПИР на весь объем работ (сметы локальные);

• Документ, подтверждающий право подписи договора (приказ на руководителя);

• Копии свидетельств о государственной регистрации и постановки на налоговый учёт юридического лица заявителя и/или технического заказчика.

При подаче заявления о проведении повторной экспертизы представляется справка с описанием изменений, внесённых в проектную документацию, как предусмотрено пунктом 44 «Положение об организации и проведении государственной экспертизы проектной документации…».

В указанной справке должны содержаться следующие сведения:

• Наименование разделов, в которые внесены изменения. При этом следует указать, какие именно изменения были внесены в проектную документацию со ссылкой на соответствующую страницу пояснительной записки, номера томов и страниц, номера чертежей, в которых отражены изменения.

• Подробно в т. ч. и технико-экономических показателях.

• Перечень разделов проектной документации, в которые изменения не вносились.

Следует также указать, что внесённые в другие разделы изменения не должны быть отражены в данных разделах проектной документации и эти изменения полностью совместимы с разделами, в которые не были внесены изменения в связи с отсутствием замечаний экспертизы.

Справка должна быть подписана Главным инженером проекта (ГИП).

Справка вшивается в пояснительную (корректирующую) записку, которая должна иметь сквозную нумерацию страниц.

Перед отправкой документации в экспертизу, ГИП готовит письмо-запрос в адрес экспертного учреждения с целью определения времени проведения экспертизы проектной документации.

Приложением к письму-запросу направляются следующие документы:

• техническое задание на проектирование объекта;

• карта-схема с указанием расположения объекта строительства.

В ответ экспертное учрежде6ние присылает письмо с указанием времени и сроков проведения экспертизы. Это письмо прикладывается в комплект исходно-разрешительной документации, передаваемой в экспертизу.

По результатам запроса составляется заявление на руководителя экспертного учреждения, на бланке заказчика с исходящим номером и датой окончания срока действия данного документа, но не позднее 14 дней со дня получения его (заявления) экспертным органом. Сроки могут изменяться в соответствии с изменениями и дополнениями в законодательной и нормативной документации.