Autor und Herausgeber übernehmen keine Haftung für die Richtigkeit oder Schäden, die sich aus der Anwendung dieser Unterlage der enthaltenen Aktivitäten ergeben. Grundsätzlich empfehlen wir große Sorgfalt beim Umgang mit betrieblichen Dingen sowie die Beachtung gesetzlicher Richtlinien und weisen generell auf mögliche Risiken hin, die durch Unterlassung bestimmter Pflichten oder Nachlässigkeit entstehen können.

Impressum

Sie sind nicht überarbeitet, Sie sind schlecht organisiert!

Jochen Sommer

Herausgeber: Sommer-Solutions GmbH, Sonnabendweg 13, 36396 Steinau, www.sommer-solutions.de

Verlag.

epubli GmbH, Berlin; www.epubli.de

Abbildungen:

ISBN: 978-3-7375-0359-4

Inhalt

Impressum

Warum ist Systematisierung so wichtig?

Schwache Organisation

Ungeregelte Routine

Gute Systematisierung

Weitere Vorteile

Was ist Systematisierung?

Unzutreffende Vorurteile

Selbsterzeugtes Chaos

Systematisierung als Optimierungsaufgabe

Mehr Freiheit

Unternehmer sein bedeutet ein System zu besitzen

Systematisierung fördert Mitarbeiter

Erfolgsfaktor Kontrolle

Die 4-Stunden-Woche, und jetzt?

Unternehmenswert und Wachstumsmöglichkeiten

Erfolgsfaktor Veränderung

Dynamische Stabilität

Beispiele für Veränderungsdruck

Erfolgsfaktor Technik

Beispiel Personalvermittler IT

Erfolgsfaktor Werte

Von Gutmenschen und Werteschändern

Erfolgsfaktor Perspektiven

Erfolgsfaktor Prozesse

Erfolgsfaktor Strukturen

Erfolgsfaktor Fokussierung

Erfolgsfaktor Systematic-Cube

Allgemeine Informationen

Aktivität: Unternehmensvision

Aktivität: Ihr Hauptziel – Zeit, Geld und Inhalt

Aktivität: Ihr strategisches Ziel

Aktivität: Der Business Scan

Aktivität: Organisatorische Ziele

Aktivität: Maßnahmenplanung

Aktivität: Messungen

Aktivität Zufriedenheitsmessungen

Aktivität Demographie und Psychographie Ihrer Kunden

Aktivität: Marketingplanung

Aktivität: Rollenmodell

Aktivität: Regeln, Leitbild, Mitarbeiterhandbuch

Info: Rekrutierungsprozess

Info: Mitarbeiterkontrolle

Aktivität: Lieferantenbewertung

Info: Mitarbeiterentlassung

Info: CRM-Software

Aktivität: Faktura

Info: Arbeitsdokumente und Systemdokumentation

Aktivität: Von der Checkliste zum Prozess

Info: Vom Prozess zur IT

Aktivität: Schulung der Mitarbeiter

Aktivität: Vertragsverwaltung

Aktivität: Papierloses Büro

Aktivität: Routine-Systematisierung

Anhang

Beispiel Leitbild (Prinzipienorientiert)

Beispiel Führungsgrundsätze

Beispiel Wertedefinitionen

Über dieses Buch

Schlecht systematisierte, erfolglose und mäßig organisierte Unternehmen…

…schaden dem Inhaber. Er verliert Geld und Lebensqualität.

…schaden den Mitarbeitern. Sie verlieren Chancen und Möglichkeiten.

…schaden anderen Unternehmen. Rechnungen können nicht bezahlt werden.

…schaden den Kunden. Schwache Leistungen für wenig Geld.

…schaden der Wirtschaft. Schwacher Wettbewerb schädigt den Standort.

…schaden der Gesellschaft. Geringe Steuern, keine Innovationen, Fachkräfte wandern ab.

Alle wollen, dass Sie erfolgreich werden. Hier sehen Sie, wie es geht.

Warum ist Systematisierung so wichtig?

Systematisierung ist ein ganzheitlicher Ansatz zur Unternehmensführung. Dabei geht es darum, dass man alle Bereiche eines Unternehmens optimal organisiert und strukturiert. Systematisierung macht vor keinem Prozess, keinem Bereich und keiner Person halt. Letztendlich geht es darum das gesamte Unternehmen in allen Bereichen zu professionalisieren und ständig zu optimieren.

Ein professionell geführter Betrieb hat gegenüber dem intuitiv geführten Betrieb enorme Wettbewerbsvorteile: Es wird zuverlässig höchste Qualität und ein steigender Kundennutzen erzeugt, das Unternehmen läuft deutlich stabiler und ertragsreicher, während sich Inhaber und Angestellte voll auf Ihre Stärken konzentrieren und sich von ungewollten Aufgaben und Verpflichtungen befreien. Ein gut systematisierter Betrieb ist ein Segen für alle: Kunden, Mitarbeiter und Unternehmer.

Schwache Organisation

Schlecht organisierte Unternehmen hingegen belasten alle Beteiligten: Sie schaffen wenig Nutzen, der Inhaber steht ständig unter Strom und der Vertrieb funktioniert selten, weil die Leistungen nicht überragend sind, das Marketing nicht optimal funktioniert und sich der Betrieb mit unnötigen Aktivitäten befasst, die oft sinnlos und nicht selten finanziell belastend sind. Schlecht organisierte Betriebe schaden auch der Wirtschaft, weil sie ein Umfeld fördern, in dem unprofessionelle Leistungen verteidigt werden, Kunden geschädigt werden und in dem Stabilität fehlt. Auch die Beratung von schlecht organisierten Unternehmen ist für die Berater meist ärgerlich. Gute Ansätze werden zwar verstanden, aber fast nie umgesetzt. Der Grund sind häufig organisatorische Probleme, die nie gelöst wurden. Wenn Unternehmer und Angestellte ständig Zeit mit lästigen Routineproblemen verbringen, haben Sie keine Zeit sich zu verbessern.

Ungeregelte Routine

Ein einfaches Beispiel: In einem Unternehmen treten ständig Geschäftsvorfälle auf, die absolute Routine darstellen. Zum Beispiel fragt ein Kunde nach einem individuellen Angebot und erhält (selbstverständlich) darauf eine Antwort. In vielen Unternehmen fehlen aber hierfür sämtliche Standards: Oft gibt es nicht einmal eine einheitliche Vorlage für das Angebot oder nur der Chef kann (darf) individuelle Angebote erstellen. Ein Angestellter muss das Angebot ggfs. einfach per Email erstellen. Hierzu muss er sich den Text für das Anschreiben jedes Mal neu überlegen. Auch für den Inhalt benötigt er viel Zeit und am Ende fehlen die allgemeinen Geschäftsbedingungen (Garantieregeln etc.), weil diese zwar auf dem Server liegen, der Angestellte diese aber nicht gefunden hat oder einfach nicht daran gedacht hat. Später gibt es ggfs. Rückfragen und Probleme und wenn die AGBs schon im Angebot fehlen, sind diese im Ernstfall auch nicht gültig. Verschlimmernd kommt hinzu, dass neue Mitarbeiter diesen Routinevorfall wiederum neu „erfinden“ müssen. Ärgerlich für Kunden, ärgerlich für das Unternehmen!

Gute Systematisierung

Ein gut organisiertes Unternehmen verfügt für alle Routinevorfälle über sorgfältig getextete und geprüfte Vorlagen. Diese beinhalten alle für den jeweiligen Geschäftsvorfall notwendigen Informationen, sodass diese in keinem Fall vergessen werden. Für jeden Vorfall gibt es nur eine einzige gültige Vorlage, sodass auch nicht versehentlich alte Vertragsbedingungen verschickt werden können. Kunden erhalten Zugriff auf alle für Sie wichtigen Informationen (z.B. Broschüren) und werden – unabhängig vom Sachbearbeiter – immer gleich freundlich und verbindlich behandelt. Auch gibt es für die einzelnen Geschäftsvorfälle ganz bestimmte Einstiegspunkte. So wird ein Angebot eben über den zuständigen Sachbearbeiter oder eine Emailadresse oder ein Webformular angefordert und nicht „im Vorbeilaufen“ dem Chef mitgeteilt, der die Sache dann gelegentlich bearbeitet (oder vergisst). Alle Unterlagen und Korrespondenzen werden einheitlich in einer zentralen CRM-Software abgelegt und sind in jedem Fall schnell auffindbar und sichern somit die professionelle Kommunikation und im Ernstfall den Beweis, was tatsächlich besprochen und vereinbart war. Ganz nebenbei werden so auch alle gesetzlichen Bestimmungen (z.B. Archivierungspflicht) erfüllt und der Betrieb stellt einen „sicheren“ Ort für Inhaber und Angestellte dar.

Weitere Vorteile

Systematisierung ist aber noch weit mehr, als reine Organisation. Alle Bereiche werden beachtet und strukturiert. Die Wettbewerbsvorteile, die sich dadurch ergeben sind enorm und können gar nicht alle beschrieben werden. Hier einige der auffälligsten Vorteile:

Kein Mitarbeiter und keine Führungskraft kann sich der Systematisierung dauerhaft entziehen. Alle arbeiten nach gleichen Qualitätsstandards und haben eine ähnlich hohe Auffassung über Leistung und professionelles Verhalten im Betrieb.

Wichtige Abläufe wie der Vertrieb, die Leistungserbringung, die Werbung laufen zuverlässig und bringen Ergebnisse. Das Unternehmen wird ertragreicher.

Mitarbeiter sprechen „die gleiche Sprache“, wenn es um interne Abläufe geht. Jeder kennt den Unterschied zwischen Interessenten und Kunden. Jeder nutzt dieselben Wörter, um wichtige Abläufe zu beschreiben.

Routineaktivitäten sind dokumentiert und jedermann bekannt. Einarbeitungszeiten reduzieren sich auf ein Minimum. Automatisierte Abläufe sorgen für Geschwindigkeit, gleichbleibende Qualität und halten die Mitarbeiter nicht von ihren eigentlichen Aufgaben ab.

Durch den Wegfall lästiger Routineaufgaben konzentriert sich jeder auf seine wirklichen Fähigkeiten. Das Unternehmen wird innovativer und kreativer.

Kunden erhalten überdurchschnittliche Leistungen und begeisternden Service.

In Fällen, in denen Interessenten keine passende Leistung geboten werden kann, wissen dies alle Beteiligten ebenfalls und so wird keine Zeit für unpassende Angebote vergeudet oder es werden „Klimmzüge“ unternommen, um die eigene Leistung so zu verbiegen, dass es irgendwie doch noch passt.

Die Vorteile einer guten Systematisierung sind so zahlreich und sind auch für jedermann sofort ersichtlich, dass sich zwischenzeitlich immer mehr Unternehmer damit befassen. Leider schaffen es nicht alle, ihre Betriebe zu systematisieren. Während manche Unternehmer bereits diszipliniert und besonnen arbeiten, schaffen sie es in sechs Monaten bis drei Jahren bereits zu einem beachtlichen Grad der Systematisierung. Andere hingegen verzetteln sich ständig, gehen zu viele Dinge gleichzeitig an und suchen zwischendurch immer wieder nach einfacheren Lösungen. Systematisierung kann aber nicht durch andere Hilfsmittel oder Tricks ersetzt werden und so werden Unternehmer immer wieder mit der Erkenntnis konfrontiert, dass nur eine optimale Systematisierung dabei helfen kann die betrieblichen Probleme zu lösen.

Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei Ihr Unternehmen zu systematisieren. Reservieren Sie pro Woche 4 Stunden Zeit für die Umsetzung und gehen Sie die Dinge in der richtigen Reihenfolge an, dann wird sich der Betrieb ständig verbessern und Probleme, die heute noch unüberwindlich erscheinen, werden irgendwann einfach nicht mehr existieren.

Fast alle Inhaber kleiner und mittelständischer Unternehmen geben an, dass sie sich überarbeitet und überfordert fühlen. Sie wissen, dass sie selbst der beste und unverzichtbarste Mitarbeiter im Unternehmen sind. Genauere Untersuchungen zeigen schließlich, dass fast jedem Unternehmen eine klare Systematisierung der Arbeitsabläufe fehlt. Es fehlt an Strukturen, die Arbeiten effektiv machen. Oft werden Aufgaben zwischen den Mitarbeitern hin und her geschoben und entweder gar nicht, zu spät oder gleich mehrfach bearbeitet. Solche Abläufe erfordern, dass ständig überflüssig kommuniziert werden muss. Statt eine Aufgabe pünktlich zu erledigen, müssen vorher immer wieder Rückfragen zum Bearbeitungsstand beantwortet werden. Das erhöht die Bearbeitungszeit und die Unzufriedenheit auf allen Seiten. Schließlich geben die Chefs an, dass sie sich ein Unternehmen wünschen, dass viel besser, automatisierter und reibungsloser funktioniert. Solche Unternehmen existieren und sie haben die Gemeinsamkeit, dass der Inhaber oder Geschäftsführer sich genügend Zeit genommen hat, um die Systematisierung voran zu treiben. Außerdem nutzen diese Firmen moderne Informationstechniken intelligent und rechtzeitig. Rechtzeitig bedeutet, dass nach Etablierung eines funktionierenden Prozesses – und erst dann – dieser möglichst vollständig und fehlerfrei auch in der EDV abgebildet wird. Organisatorische Probleme lassen sich nicht immer durch Standardsoftware lösen, doch wer Abläufe bereits erprobt und getestet hat, der kann diese optimal in seiner EDV integrieren. Das führt dann dazu, dass man einen echten Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Marktteilnehmern hat.

Sie sind nicht überarbeitet, Sie sind schlecht organisiert!

Was ist Systematisierung?

Systematisierung ist die klare Konzentration auf Perspektiven und Abläufe im Unternehmen. Alle Bereiche werden dabei schonungslos miteinbezogen. Es gibt keine Ausnahme, deshalb ist Systematisierung immer ganzheitlich und kein Bereich oder Mitarbeiter kann sich entziehen. Jeder Bereich wird geplant, strukturiert und mit gemessenen Ergebnissen und klaren Abläufen versehen. Gute Systematisierung entkoppelt das Unternehmen und seine Leistung von individuellen Eigenschaften der Mitarbeiter.

Achtung: Die Entkopplung von individuellen Eigenschaften fördert die Individualität der Mitarbeiter und deren persönliche Fähigkeiten, Kreativität und Motivation.

Wir holen an diesem Punkt ein wenig aus, denn die obige Feststellung ist von enormer Wichtigkeit!

Unzutreffende Vorurteile

Hört ein ungeschulter Beobachter erstmals von Systematisierung und den damit verbundenen Begriffen wie Prozesse, Dokumentation oder Automation, so befürchtet er schnell eine unpersönlichen bürokratischen Apparat, in dem Mitarbeiter durch Regeln unterdrückt, kontrolliert und aufgrund industrieller Automation ausgebeutet werden. Hierbei handelt es sich jedoch um vollständig falsch verstandene Systematisierung. Systematisierung moderner Betriebe hat nichts mit Industrialisierung, dem Mitarbeiter als Roboter oder radikaler Ausnutzung zu tun. Genau das Gegenteil ist der Fall.

Selbsterzeugtes Chaos

In schlecht organisierten Betrieben geht alles drunter und drüber. Abläufe sind nicht klar, ständig müssen Dinge neu besprochen werden, die eigentlich klar sein müssen. Mitarbeiter und Führungskräfte vergeuden Ihre Kräfte in sinnlosen Diskussionen und Tätigkeiten. Viele Vorgänge müssen mehrfach angefasst, geprüft und kontrolliert werden, weil Abläufe unklar sind. Wichtige Regeln fehlen und jeder Mitarbeiter legt die Dinge anders aus. Gleichzeitig werden Entscheidungen nicht getroffen, weil die Entscheidungswege unklar sind, die Verantwortlichkeiten nicht geregelt sind und Vertretungen fehlen (was man spätestens an Emails und unerwünschten Anrufen während des eigenen Urlaubs bemerkt). Solche Unternehmen fressen Ihre Mitarbeiter regelrecht auf. Die Routine wird zu zeitfressenden „Maloche“ und der Mitarbeiter bewegt sich ständig auf einem unsicheren Drahtseil, das über unklare Verantwortlichkeiten, fehlende zuverlässige Regeln und unklare Erwartungen gespannt ist.

Systematisierung als Optimierungsaufgabe

Gute Systematisierung stellt das Optimum zwischen diesen beiden negativen Extremen dar. Weder handelt es sich um ein bürokratisches, überreguliertes noch um ein unorganisiertes, strukturloses Unternehmen. Systematisierung integriert positive Elemente dauerhaft und beseitigt konsequent Nachteile und Hindernisse im Unternehmen. So werden positive Ziele erreicht und Engpässe und Unzulänglichkeiten überwunden. Vergleichen Sie Systematisierung mit einer Kampfsportart, so erkennen Sie, dass gute Abläufe und Techniken nur in Verbindung mit der richtigen Geisteshaltung zur Meisterschaft führen.