Настольная книга HR, или Кто здесь босс

Бизнес это деньги и люди.

Предисловие

Эта книга адресована для людей желающих состоятся в профессии HR-директора. Раскрывая весь потенциал этой интереснейшей профессии, позволит сделать Вам не просто карьеру, но и поможет стать очень востребованным и высокооплачиваемым специалистом с правом выбора компании, с которой захотите сотрудничать. Это скорее, даже образ жизни и состояние души, чем просто профессия. Где совмещение приятного с полезным будет дарить удовольствие и моральное удовлетворение от каждого прожитого дня. А это уже другое качество жизни, ведь в работе мы проводим большую часть активного времени. В равной степени эта книга адресована и владельцам бизнеса. Так как без связки HR-директор + владелец предприятия невозможны долгосрочные проекты в принципе. Так же, понимание процессов описанных в книге поможет вам, состоятся в профессии владелец бизнеса. Я использую простые и всем понятные обороты речи, и загружать текст модными терминами для мнимой солидности не стану. Каждая новая глава книги не является прямым логическим продолжением предыдущей. Я подаю информацию, как набор самостоятельных фрагментов общей картины. Картину, из которой, каждый сможет сложить в произвольном порядке сам и создать индивидуальный и хорошо узнаваемый в профессиональном кругу стиль. Читайте главы в произвольном порядке. Начинайте с тех, которые ближе к пониманию по названию. Уверен, что после первого прочтения, вы еще не раз будете возвращаться к книге в моменты сомнений принятия решений. Это книга не о знании процесса (хотя это тоже важно), а о понимании природы человеческого ресурса. Ведь разница между знанием и пониманием это как разница между образованием и интеллектом. На конкретных примерах вы увидите алгоритм грубых и тонких настроек мотивационных и зарплатных проектов. Каждая глава заканчивается подведением резюме. Это и есть набор рабочих инструментов. Важность профессии HR-директор трудно переоценить. Ведь любое предприятие это деньги и люди. На рынке труда достаточно рекрутеров и многие владельцы бизнесов, не понимая, что это разные профессии, ограничиваются ими. В результате, при прочих равных условиях, предприятие теряет конкурентоспособность. А владельцы системного бизнеса, как крупного и успешного, так и на стадии проекта, просто охотятся за результативными HR-директорами. Так как понимают, что это залог успеха предприятия. У вас в руках настольная книга успешного HR-директора. Давайте вместе сделаем этот мир немного лучше.

С уважением, Виктор Элланский.

Кто все эти люди и зачем они здесь?

Форма и содержание редко совпадают. И так давайте для начала откинем форму и попробуем разобраться с содержанием.

Работать и зарабатывать это разные вещи. Зарабатывает капитал только владелец бизнеса. Но любой процесс получения добавочной стоимости, сопряжен с коммерческим риском. И все риски банкротства, со всеми вытекающими последствиями, то же достаются тоже владельцу.

Кому риски не по душе, а стремление к мнимой и призрачной стабильности важнее, зарабатывает, нанимаясь на работу для осуществления чужой мечты. Работники (персонал) добровольно продают по сходной цене самое дорогое, что у них есть – это свой человеческий ресурс. К сожалению, часто не понимая истинной цены своего безвозвратно потраченного времени и навсегда упущенных возможностей. По факту – расходный материал, как бы это не цинично звучало. Так как с течением времени компания за счет плановой ротации персонала, будет пополняться «молодой кровью», а персонал, добровольно продавший компании свой человеческий ресурс, уйдет на рынок труда продавать свой остаток ресурса уже за бесценок. Потому что, молодой сотрудник всегда сделает больше работы за меньшие деньги. Некоторые, конечно сделают карьеру в рамках компании, но стараться будут многие, а сделают единицы. Потому что руководящих должностей математически многократно меньше, чем количество стремящихся к ним людей. И повезет единицам. Остальные же пойдут на рынок труда продавать свой остаток ресурса уже за бесценок. Именно так появляются таксисты, в прошлом профессоры и завсклады с двумя высшими образованиями. Это цена за «отсутствие» бизнес рисков и долгосрочного планирования своей карьеры. Но кто же об этом думает в молодости, когда весь мир у наших ног?

– Предприятие это не благотворительная организация и занимается созданием добавочной стоимости, путем нещадной эксплуатации человеческого ресурса.

– Нанятый персонал, как правило, понимает это. И позиция персонала ровно противоположна, это получение максимально возможной оплаты с наименьшей нагрузкой. В общем, сытый голодному не товарищ. И классовое неравенство (не путать с несправедливостью) никто не отменял.

– Для максимально эффективного использования человеческого ресурса (больше прибыли, при меньших затратах и рисках) создается HR- департамент. И больше не для чего. С простым наймом справится и рекрутер.

Это содержание. А форма (формальность) это – то поведение персонала (с улыбками и проявленным интересом ко всему вокруг), которое мы видим каждый день в офисе предприятия. То есть внутрикорпоративная среда. И чтоб форма и содержание достигли полной гармонии (это когда все коллеги все понимают и всех все устраивает) нужна системная работа HR- департамента. Что-то вроде социального договора внутри компании близкого к компромиссу гражданского общества. Да, вы помогаете владельцу осуществить его мечту и тратите на это свои лучшие годы с наибольшими силами, но мы платим за это, как договорились. Ведь вы добровольно к нам пришли и сами постучались в дверь. Это философия трудовых отношений, которую вслух непринято обсуждать, но понимать необходимо потому, что это правда. Компания всегда покупает человеческий ресурс только по предложению продавца на конкурентном рынке труда. Человеческий ресурс, увы, не бесценен, а формируется исключительно путем баланса спроса и предложения.

Из моей многолетней практики, вызывая сотрудника для получения объяснений о неудовлетворительных результатах его работы, первый вопрос, который я задаю – это есть ли у него претензии к компании в плане выполнений взятых обязательств перед ним. Это важно потому, что мы же договорились, а компания очень дорожит своим словом и деловой репутацией. Надеюсь также как и вы. И если претензий к компании нет, значит, мы выполняем свою часть договора, не смотря на все существующие трудности. А теперь давайте обсудим вашу часть договора. Поверьте, искрение отношение к сотруднику, как к личности, взявшей на себя обязательства, очень дисциплинирует. Договор – есть договор.

Архитектура предприятия и психологические портреты персонала

Организационное построение предприятия происходит в строгой необходимости администрирования бизнес процессов, из которых оно состоит. Смотри главу: «Бизнес процессы. Выделяем суть и формулируем задачу для мотивационного или зарплатного проекта. Знание необходимо, но понимание процессов – залог успеха». То есть, порядок действий следующий: сначала появляется коммерческий замысел предприятия (что будем делать), потом прописываются все бизнес процессы для воплощения замысла и лишь, потом создается штатное расписание специалистов, которые будут выполнять эти бизнес процессы. По этому, схожие организационно на первый взгляд предприятия, имеют существенные различия в содержании, в каких-то компаниях есть только один директор, а в других есть коммерческий, технический, генеральный директор и еще несколько заместителей. Все зависит от объема и степени сложности, различных бизнес процессов, из которых состоит предприятие. И когда один директор не может качественно управлять большим количеством бизнес процессов, то применяется разделения должности директора на отдельные составляющие профессии. Так появляются директоры с приставкой, указывающей на конкретное направление: коммерческий, технический, исполнительный…. А самый опытный, генеральный директор, стоит во главе их. Это специфика крупных компаний. Чем меньше предприятие, тем меньше разделений профессий на составляющие. В мелких компаниях часто функцию коммерческого директора исполняет или сам директор (три в одном) или начальник отдела продаж или даже начальник маркетингового отдела. И они не всегда даже об этом догадываются. Например: если у начальника отдела продаж стоит в задачах увеличение доли в рынке, то это функция коммерческого директора в чистом виде, ведь функционал начальника отдела продаж заключается в администрировании работы своего отдела, согласно должностной инструкции. Его задача общий план продаж, полученный от коммерческого директора и согласованный с ним, опираясь на существующее штатное расписание отдела, объективную отчетную реальность и тенденции. За тем, качественно распределить на торговую команду, согласно технологии загрузки торгового персонала и проконтролировать выполнение в режиме реального времени и отчитаться в установленном порядке. Инструменты для увеличения продаж путем увеличения клиентской базы, увода клиентов от конкурентов, экспансии на новые близлежащие территории, акциями для существующих клиентов, дополнительной мотивации торгового персонала, географического масштабирования бизнеса путем открытия новых филиалов, это функционал коммерческого директора, прописанного для него именно HR-директором. Но плох тот начальник отдела продаж, который не мечтает стать коммерческим директором. Информационная среда этих двух должностей очень близка по содержанию. Пользуясь моментом, хочу обратить ваше профессиональное внимание на риски коммуникации между коммерческим директором и начальником отдела продаж. Как выше уже я написал, НОП (начальник отдела продаж), стремиться вырасти до КД (коммерческого директора), а КД, соответственно до генерального директора. И если карьерный лифт в компании работает не синхронно и не системно, то конфликт между ними неизбежен. То есть, если НОП уже перерос свою должность и явно готов двигаться дальше, а КД нет, то он для КД угроза и, руководствуясь инстинктом самосохранения, он постарается съесть НОП. Без вариантов. Инструментов и приемов для этого существует много. А если в компании работает, созданный вами и утвержденный владельцем, корпоративный кадровый проект, то в нем есть раздел, с прописанной системой регулярной ротацией кадров. Смотри главу «Карьерный лифт и системная ротация кадров. Зачем это нужно, ведь все хорошо? И как задать правильный темп. Контрактная система найма – наше все». То есть, если КД становиться генеральным, то начальника отдела продаж, он с радостью захочет видеть на должности КД. Так в команде с ним достиг успеха и продвинулся вверх. А это успешная практика и логично ее продолжить на новой высоте. Как видите, от любви до ненависти между ними всего один шаг. Помните, что конфликты с элементами «поедания» сотрудников друг друга это исключительно ваша ответственность и ваша ошибка. Мало того, что не используется потенциал человеческого ресурса с максимальной пользой для компании, так еще эта энергия направляется на разрушительные процессы. Это гол в свои ворота. Я описал ситуацию, когда одна и та же пара сотрудников создает разнонаправленные действия в строго соответствии от внутрикорпоративной кадровой политики. Только правильно организованные правила игры не позволят направлять человеческий ресурс на разрушение. Помните, что это только ваша зона ответственности и подобные события возможны только по причине, профнепригодности HR-директора. Когда человеческий ресурс направлен не на созидание, а просто нейтрален, уже плохо, а если на разрушение это катастрофа. Но у вас, я уверен, таких ситуаций теперь точно никогда не возникает, потому что у вас есть абсолютное понимание природы этих деструктивных процессов и вы знаете, как их системно не допустить.

Теперь о психологических портретах персонала. В психологии существует очень много различных классификаций поведения людей. Я же хочу обратить ваше внимание на три основных, напрямую связанных с вашей профессией. И так, в корпоративном мире есть три вида людей: это созидатели, пользователи и разрушители. Об этом можно много говорить, но я выделю только полезные для профессии моменты. Созидатели хороши в активных проектах. Это практически все владельцы бизнеса (это тоже профессия), пусковые менеджеры, коммерческие директоры, маркетологи, смм менеджеры. Пользователи это хорошие исполнители, все должности с несложным, но аккуратным функционалом. Это сотрудники логистики, бухгалтерии, офис менеджеры. Разрушители это служба безопасности, коллекторы и.т.д. Как правило, люди тянуться в соответствующие их типажу профессии на уровне подсознания, но иногда в силу разных обстоятельств, они попадают в профессии не соответствующие их внутреннему содержанию и начинаются проблемы. Обращайте на это внимание, учитесь группировать людей по этому принципу и выделять в группах «белых ворон». Может это не сотрудник плохой, а просто вы не там и не так используете его человеческий ресурс? Это ваш рабочий инструмент.

Мотивационный и зарплатный проект, как ваши основные финансовые инструменты

В этой главе детально рассмотрим два основных инструмента финансовой мотивации персонала и технологию их создания. Это мотивационный и зарплатный проект.

– Фиксированная и переменная часть проекта. К чему такие «сложности»?

– Оба проекта (зарплатный и мотивационный), чаще всего имеют фиксированную и переменную часть. Чем они отличаются, где и как их уместно применять.

– Назначение или целевая аудитория проектов.

– Как правильно рассчитывать фиксированную и переменную часть. Технология формулирования задач.

– Что такое временные и показательные границы проектов (горизонт проекта).

– Возрастные рамки применения и тонкие настройки проектов.

– Как правильно наладить коммуникации с руководителями отделов и директором для достижения максимального эффекта проекта.

– Риски и цена ошибки в краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной перспективе.

– Элементы «игры». Маршевое втягивание персонала в созданную игровую реальность.

Зачем оплату труда принято делить на фиксированную и переменную часть?

Это делается для достижения максимальной отдачи от сотрудника на протяжении длительного времени. И мотивации личного развития и стремления к карьере и удержании в компании сотрудника.

Фиксированная часть оплаты труда это своего рода финансовая гарантия, которую берет на себя компания независимо от общего результата работы компании. При ее расчете за базу нужно брать реальный, а не официальный прожиточный минимум для сотрудника (не считая, конечно аренды или ипотеки жилья). И сравнение с конкурентами. То есть фиксированная часть с психологической точки зрения создает уверенность в оплате быта и вселяет элемент уверенности в финансовой стабильности. Уровень фиксированной части проекта является элементом престижа, как должности, так и самой компании на рынке труда.

И так, начнем с базового понимания процесса. Представим себе два готовых и работающих проектов. Оба имеют одинаковую фиксированную часть (например, 300 $) и переменную (500$). Но один проект зарплатный, а другой мотивационный. Один и тот же проект, но выполняет разные задачи. Как такое возможно? И в чем различие? Ответ прост. Оба проекта, связывает между собой только время. Любой мотивационный проект, без изменений или ротации персонала со времени теряет мотивационный эффект и превращается в зарплатный. С течением времени у сотрудника происходит психологическое привыкание к переменной составляющей до восприятия ее, как фиксированной. Другими словами переменная часть перестает «вставлять», воспринимается как само собой разумеющиеся. И проект становится неэффективным. Мало того, в случае не выплаты части переменной части по объективным причинам, воспринимается как незаслуженное наказание. Выхода два: первый – усиление проекта, удорожание которого возможно при увеличении финансовых возможностях компании и оправдано задачами по достижению новых KPI, 2- обновление персонала путем плановой ротации кадров.

Вывод 1. Мотивационный проект это не статичный, а динамичный процесс. С утратой динамики он становиться неоправданно завышенным и контр продуктивным зарплатным проектом. Потому, что деньги тратятся те же, а отдача от сотрудника уже формальная (глава «три формы исполнительской дисциплины»). Так же важно помнить, что общая сумма проекта не должна быть значительно выше рынка. Так как, в этом случае неокрепший ум сотрудника рискует «поймать звезду» со всеми вытекающими последствиями. И есть шанс «сжечь» перспективного сотрудника. Чувство момента или золотой середины достигается путем проб и ошибок, опираясь на глубокое знание и понимание рынка труда в любой момент времени. Но, не попробовав, не научишься. В общем – держите нос по ветру.

Определим назначения проектов для персонала.

Зарплатный проект направлен для технического персонала (бухгалтерия, логистика, и.т.д.) Он формируется на основе сложившегося рынка труда, как основы. Дальше включаются повышающие и понижающие факторы изменения базовой оплаты. К повышающим факторам относятся элементы соучастия или неразглашение в манипуляциях с оптимизации налогов, владение коммерческой тайной и высокий профессиональный уровень. Понижающий фактор это малая рабочая загрузка и переполненный рынок труда, где предложение значительно превышает спрос.

Мотивационный проект направлен на бизнесообразующей персонал (топ менеджмент, торговый персонал). Это созидающее звено компании. Авангард.

В моей практике кризис менеджера очень часто приходилось слышать от HR- директоров следующую очень твердую позицию: «я не собираюсь каждый квартал переписывать мотивационный проект для персонала»…… На мой вопрос: а существующий проект мотивирует персонал? Глаза «горят»? Есть динамика улучшений KPI? Ответ – нет, но менять так часто не буду и все. В какой-то момент этот разговор начинает напоминать диалог психиатра с "невменяемым пациентом". Проект без сомнений не работает, но HR с упорством идиота ничего не хочет менять. А точнее боится. Боится неизвестного, боится нарушить привычный уклад и стать причиной или крайним в проблемах предприятия. Все это происходит от полного не знания предмета. Это не HR- директор, а начальник отдела кадров. И пословица: «если мне очень трудно, значит, я делаю что-то не так», явно не их кредо.

Я описал типичную ситуацию, где полное отсутствие понимание сути мотивационного проекта и страх к изменениям приводит к медленной смерти предприятия. Дело в том, что у любого предприятия существует всего два «агрегатных» состояния. Оно или развивается или деградирует. Стабильно нормальное состояние это медицинский термин для больных в реанимации между жизнью и смертью, а в бизнесе или вверх или вниз. Третьего не дано. От настроек работы персонала зависит только скорость движения в этих двух направлениях. И когда HR- директор боится менять неработающий мотивационный проект из-за каких-то внутренних предрассудков, быть беде.

Задаю простой вопрос: если переменная часть проекта ни к чему не мотивирует персонал, то зачем вы тратите на это деньги компании? Чаще всего слышу в ответ, что стабильность, к которой привыкли, для нас важнее. А персонал давно привык к нашим правилам, которым много лет и вопросов не задает. Их все устраивает. Спрашиваю: а владельца тоже все устраивает?

Нет, но ведь кризис и он скоро закончится и все вернется на круги своя.

Страх и оцепенение перед изменениями это яркий признак профнепригодности HR- директора.

Пожалуйста, никогда так не делайте. Что может быть хуже самообмана? Мало того, что компания начинает буксовать, еще и теряется самое дорогое – это время, которое не вернешь. А компенсация отставания от конкурентов, которое образуется в результате, будет стоить очень дорого (в лучшем случае) или утратой конкурентоспособности (в худшем). Главное не допустить необратимых процессов. Потому, что точка невозврата тоже есть (смотри главу «точка невозврата»).

По этому, мотивационный проект корректируется столько раз, сколько необходимо для желаемого результата. С первого раза качественный мотивационный проект мало кому удавалось построить. С опытом у вас они будут получаться быстрее. Но главное это не прятаться от проблемы. Многие HR-директоры очень боятся показаться некомпетентными из-за частого переделывания мотивационного проекта. Это превращается в комплекс неполноценности. Но это тупиковая позиция. Именно способность к качественному анализу работы проекта, умение увидеть и признать несоответствия в нем и подрегулировать настройки и есть признак профессионализма HR-директора.

А теперь разберем все по порядку для глубокого понимания процесса, умения быстрого анализа состояния предприятия и создания протокола действий для быстрого выведения компании из мотивационного кризиса персонала.

Мотивационный кризис персонала это явное отсутствие ответной и ожидаемой реакции на выполнение KPI в действиях персонала, при наличии мотивационных проектов.

Почему так происходит? Дело в том, что сам по себе бизнес в странах с переходной экономикой относительно молодой и зарождался в годы экономического бурного роста в мире. Это когда мы все знали, что сегодня мы продадим больше, чем вчера, а завтра больше чем сегодня, только потому, что в спину дует ветер. И все настройки предприятия «затачивались» под вечно растущий рынок. И у всех все было хорошо. Но так будет не всегда потому, что мировая экономика развивается от кризиса к кризису с небольшими перерывами на рост по синусоиде. И вот ветер переменился. Все рухнуло и показатели компании стали сползать вниз. И основная психологическая ошибка заключается в надежде на то, что все пройдет, само рассосется и жирные времена вернуться. Нужно просто подождать, ведь подкопить запас прочности удалось. Мы же такая крутая компания! Вот нам бы только день простоять, да ночь продержаться…. А настройки трогать нельзя. Это святое и проверенное временем. Они же сделали нас успешными в свое время. Вот так тонут даже «непотопляемые на первый взгляд корабли». Мотивационные настройки для персонала компании, рассчитанные на растущий рынок технически проще, чем на падающий. Они абсолютно не подходят для снижающегося рынка потребления и начинают оказывать разрушительный процесс, вместо созидательного эффекта. Потому, что мотивирует невыполнимые цели на изменившемся рынке. А персонал быстро начинает понимать, что руководство полностью оторвалось от реальности, живет на «другой планете» и от них требуют невозможное для получения максимального. Появляется комплекс неполноценности из-за регулярного невыполнения плановых показателей. Понимание присутствия на тонущем корабле (эффект «ТИТАНИКА»). Потом апатия и поиск другой компании. Умение быстро оценить состояние экономики и умение синхронно изменить мотивационные настройки под новые KPI, и есть признаки профессионализма HR- директора. Конечно, для этого топ менеджмент должен сформировать эти новые KPI. Это очень распространенное явление. И одна из причин это взорвавшиеся мина с часовым механизмом, заложенная HR-директором много лет назад в виде отсутствия системы карьерного лифта и системы ротации кадров (смотри главу Карьерный лифт и системная ротация кадров). Что привело к закостенелости, утраты дееспособности персонала и отсутствии обратной реакции на мотивационные проекты. Ведь первые компании не были системными, а скорее стихийными. Где персонал подбирался по очень субъективным критериям, которые имеют очень малое отношение к грамотному управлению человеческим ресурсом. В общем, мы все учимся. И учимся на самых дорогих ошибках, то есть, своих.

И так что же делать, если вы столкнулись с такой ситуацией?

– Для начала нужно признать и озвучить проблему, иначе ее не решить. Откинуть в критериях оценки «былую славу и крутизну» предприятия. Для вас должно быть важно понимание того, что из себя представляет команда предприятия, здесь и сейчас.

– Дальше необходимо дать объективную оценку существующим мотивационным проектам относительно существующего в регионе рынка труда, баланса фиксированной и переменной частью, срока действия и уровня сложности достижения KPI, соответствия с возможностями маркетингового бюджета и здравого смысла.

– Если проект находится в допустимых рамках рынка труда, но качество работы неудовлетворительное, значит проблема: или с большим сроком действия проекта, или с "пересидевшем", без карьерного роста персоналом. А так же, с утратой исполнительской дисциплины в виду отсутствия системного контроля. Все это диагностируется очень быстро.

– Если мотивационный проект ниже рынка, то пришло время создать новый. И сейчас мы это сделаем вместе, пройдя алгоритм действий.

– Определяем краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные KPI для каждой конкретной должности, в сотрудничестве с профильными руководителями отдела по всей вертикали сверху вниз.

– В том же сотрудничестве, приводим в соответствие с конкурентным рынком труда, мотивационные проекты.

– Проводим полную переаттестацию персонала.

–Готовим проект плановой ротации кадров.

–Перезапускаем корпоративный кадровый проект.