Aprender Office 365/2019 con 100 ejercicios prácticos

Aprender Office 365/2019 con 100 ejercicios prácticos

© 2020 Sonia Llena Hurtado

© 2020 MARCOMBO, S.L.

www.marcombo.com

Diseño de la cubierta: ArteMio

Director de colección: Pablo Martínez Izurzu

Directora de producción: Mª Rosa Castillo Hidalgo

Maquetación: ArteMio

Correctora: Laura Seoane Sánchez-Majano

«Cualquier forma de reproducción, distribución, comunicación pública o transformación de esta obra sólo puede ser realizada con la autorización de sus titulares, salvo excepción prevista por la ley. Diríjase a CEDRO (Centro Español de Derechos Reprográficos, www.cedro.org) si necesita fotocopiar o escanear algún fragmento de esta obra.»

ISBN: 978-84-267-2864-7

Producción del ebook: booqlab.com

Presentación
APRENDER OFFICE 365/2019 CON 100 EJERCICIOS PRÁCTICOS

Los 100 capítulos que componen este libro realizan un recorrido por la suite de ofimática más conocida y utilizada: Office. Es evidente que, por motivos de espacio, en las páginas de este libro no encontrará un estudio exhaustivo de todas y cada una de las características de las aplicaciones que forman la suite. Nuestro objetivo, en esta ocasión, es otro: darle a conocer Word, Excel, Access, PowerPoint y Outlook, que tenga una primera toma de contacto y pueda decidir en todo momento para qué se utiliza cada una de estas aplicaciones.

Una vez finalizado este libro, el lector habrá adquirido esta toma de contacto y conocerá las acciones básicas (y no tan básicas) que puede realizar con cada uno de los programas. Como indicamos más adelante, Office 365 es la oportunidad de contar siempre con las últimas actualizaciones de la suite, por lo que el usuario podrá trabajar, incluso sin saberlo, con las funcionalidades y características más recientes. Nos gustaría que, cuando termine todos los ejercicios del libro, quiera saber más acerca de, si no todas, aquellas aplicaciones de la suite que más le puedan interesar.

A QUIÉN VA DIRIGIDO

A todo aquel que desee obtener una visión general acerca de qué es Office, de cuáles son sus aplicaciones y de qué puede hacer con ellas.

También está dirigido a aquellos que, tanto a nivel profesional como, y sobre todo, personal, ya hayan utilizado Office en alguna de sus versiones anteriores y sienta interés por conocer la nueva propuesta de Microsoft en una de las versiones más optimizada hasta el momento: la versión 365 de suscripción y su correspondiente versión de compra, la 2019.

LA FORMA DE APRENDER

Nuestra experiencia en el ámbito de la enseñanza nos ha llevado a diseñar este tipo de manual, en el que cada una de las funciones se ejercita mediante la realización de un ejercicio práctico. Dicho ejercicio se halla explicado paso a paso y pulsación a pulsación, a fin de no dejar ninguna duda en su proceso de ejecución. Además, lo hemos ilustrado con imágenes descriptivas de los pasos más importantes o de los resultados que deberían obtenerse y con recuadros IMPORTANTE que ofrecen información complementaria sobre los temas tratados en los ejercicios.

LOS ARCHIVOS NECESARIOS

En la parte inferior de la primera página del libro encontrará el código de acceso que le permitirá descargar de forma gratuita los contenidos adicionales en www.marcombo.info.

Cómo leer los libros “Aprender...”

A la editorial Marcombo, por su confianza.

Índice

001 Office 365, 2019, online... Qué son y qué versión elegir

002 Iniciar sesión, descargar e instalar Office 365

003 Consultar la versión de Office instalada

004 Compartir Office 365 Hogar con otros usuarios

005 Instalar y utilizar Office 365 en otros dispositivos

006 Conocer la interfaz común de las aplicaciones de Office

007 Office y OneDrive o cómo guardar archivos en la nube

008 Visualizar y modificar documentos en OneDrive

009 Trabajar conjuntamente sobre un documento

010 Modificar documentos desde cualquier dispositivo

011 Dictar en Office

012 Word: Funciones básicas

013 Aplicar estilos

014 Crear tabulaciones

015 Insertar elementos visuales

016 Crear listas con viñetas y numeración

017 Usar WordArt y letras capitulares

018 Insertar hipervínculos

019 Insertar y digitalizar ecuaciones

020 Dibujar y escribir con la entrada de lápiz

021 Trabajar con columnas

022 Crear y formatear tablas

023 Añadir encabezados, pies y números de página

024 Notas al final y referencias cruzadas

025 Crear una tabla de contenido

026 Crear un índice

027 Ortografía y gramática

028 Traducir texto a otro idioma

029 Combinar correspondencia

030 Crear y ejecutar una macro

031 Excel: Conocer y gestionar las hojas de un libro

032 Gestionar filas, columnas y celdas

033 Conocer los distintos tipos de datos

034 Insertar, editar y eliminar datos

035 La función Autosuma

036 Las opciones de autorrelleno

037 Ordenar y filtrar

038 Calcular subtotales

039 Introducción al trabajo con referencias

040 Los operadores en Excel

041 Crear y utilizar rangos de celdas

042 Validar datos

043 Introducción a las funciones

044 Funciones de texto

045 Funciones lógicas

046 Representar datos con gráficos

047 Crear y personalizar minigráficos

048 Crear y editar tablas dinámicas

049 Crear gráficos dinámicos

050 Introducción a las macros

051 Conocer el editor de código Visual Basic

052 Access: Conocer los objetos de una base de datos

053 Crear una tabla desde la vista Hoja de datos

054 Definir campos desde la vista Diseño

055 Trabajar con distintos tipos de campos

056 Insertar campos desde la Vista Hoja de datos

057 Definir una tabla

058 Designar un campo como clave principal

059 Introducir datos en una tabla

060 Utilizar filtros por formulario

061 Aplicar un filtro avanzado

062 Introducción a las consultas

063 Crear una consulta en vista Diseño

064 Utilizar criterios, comodines y operadores en consultas

065 Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas

066 Utilizar autoformularios

067 Crear y editar formularios

068 Agregar elementos en un formulario

069 Crear un formulario dividido

070 Trabajar con informes

071 Crear relaciones entre tablas

072 Indexar campos

073 PowerPoint: Gestionar las diapositivas

074 El diseño de la estructura de la diapositiva

075 Trabajar con el Patrón de diapositivas

076 Crear y almacenar diseños personalizados

077 Cambiar la entrada manuscrita a formas o texto

078 Añadir objetos vinculados en las diapositivas

079 Insertar imágenes y vídeos

080 Grabar la pantalla

081 Convertir texto en un gráfico SmartArt

082 Añadir botones de acción e hipervínculos

083 Añadir sonidos a la presentación

084 Las notas del orador

085 Añadir transiciones entre diapositivas

086 Vista general de resumen para animar presentaciones

087 Realizar pruebas de temporización

088 Crear presentaciones personalizadas

089 Outlook: Agregar una cuenta de correo electrónico

090 Crear y enviar un mensaje de correo electrónico

091 Adjuntar elementos a un mensaje de correo

092 Marcar un seguimiento para el mensaje

093 Definir reglas

094 Crear y administrar contactos

095 Crear y gestionar grupos de contactos

096 Trabajar con el Calendario

097 Compartir eventos del Calendario

098 Crear y asignar tareas

099 Personalizar Outlook

100 Otras aplicaciones y servicios de Office 365/2019

001
Office 365, 2019, online... Qué son y qué versión elegir

MICROSOFT, EN SU AFÁN POR OFRECER SIEMPRE los mejores productos y los mejores servicios, apuesta por una gama de tres modalidades de la suite de ofimática Office. Sin embargo, tantas ofertas pueden llegar a resultar un problema para el usuario final: ¿qué modalidad se adapta mejor a mis necesidades? ¿Vale la pena pagar el precio que impone la compañía por la suite? Estas son solo algunas de las preguntas que pueden surgir en el momento de decidir qué versión o modalidad elegir.

En este capítulo introductorio, el único teórico en este libro, trataremos de describir las diferencias que existen entre Office 365, Office 2019 y Office online. ¡Empecemos!

1. Office 365 es un servicio de suscripción. ¿Y esto qué significa? Sencillamente que, en lugar de pagar una única cuota y descargar la suite en el escritorio, como hemos venido haciendo todos hasta el momento, la compañía ofrece al usuario la posibilidad de pagar una cuota fija de forma mensual o anual. Microsoft ha preparado diferentes planes para suscribirse a Office 365, tanto a nivel doméstico o personal (Office 365 Hogar) como profesional. Usted elige. [1]

2. Office 365 dispone de las principales aplicaciones de la suite: Word, PowerPoint, Excel y Outlook y, si usted instala la suite en PC, también Access y Publisher. Además, la suite proporciona otros servicios altamente recomendables, como OneDrive para almacenar archivos (1TB de espacio disponible) y trabajar en la nube, o Skype para realizar llamadas. [2]

Quizás se estará preguntando si el servicio de suscripción para Office 365 implica tener que trabajar constantemente conectado a Internet. La pregunta sería: ¿están todos estos programas “en la nube”? Y la respuesta es que no, que una vez realizada la suscripción, Microsoft le permite descargar la suite y usted la instalará de un modo rápido y sencillo (como veremos en el ejercicio siguiente) en su ordenador.

3. Otra de las características (o ventajas) que presenta la versión de suscripción de la suite es que usted no deberá preocuparse por buscar actualizaciones de las aplicaciones: la compañía lo hace por usted. Esto significa que siempre contará con la última y más segura versión de sus programas favoritos sin tener que pagar ni un euro más.

4. Si usted se decide por Office 365 en su modalidad personal, la denominada Hogar, sepa que tiene la posibilidad de compartir la suscripción con hasta seis miembros de su familia. Con ello, cada persona dispondrá de sus propios programas, su propia cuenta y sus propios espacios de almacenamiento. Formidable ¿no? Y no solo eso, también es posible instalar la suite en distintos dispositivos (PC, MAC, tabletas y teléfonos), para poder trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar.

5. No está nada mal ¿verdad? Veamos ahora las características de Office 2019. Podríamos decir que Office 2019, cuyo nombre completo y oficial es Office Hogar y Estudiantes 2019, es la versión clásica de la suite, en el sentido que el usuario realiza una compra única del producto. Con dicha compra, usted obtendrá algunas de las aplicaciones de Office (solo Word, Excel y PowerPoint) para instalar en un único equipo, el suyo. Sin embargo, no podrá contar con actualizaciones del producto, ni correcciones ni revisiones de seguridad: si dentro de unos años aparece una nueva versión de la suite, deberá adquirirla de nuevo, no podrá actualizarla. Tampoco dispondrá de 1TB como espacio de almacenamiento en la nube ni podrá compartir esta compra con los suyos.

6. Por último, y no por ello menos atractiva, Microsoft pone a disposición del usuario la versión online de la suite Office... ¡online y gratuita! Sí, sí, sin desembolsar ni un euro y solo con una cuenta gratuita de Microsoft, podrá trabajar online con tres de las aplicaciones más utilizadas: Word, Excel [3] y PowerPoint. Eso sí, aunque se trata de una versión nada despreciable, sobre todo por el hecho de que es gratuita, no podemos esperar encontrarnos con la versión íntegra de estas aplicaciones. Aun así, para aquellos que no necesiten trabajar con funciones muy avanzadas, sino para un uso básico de estas aplicaciones, la versión online de la suite puede resultar mas que suficiente.

Una vez descritas las principales características de las tres propuestas de Microsoft para Office, ahora le toca a usted decidir cuál es la que más le conviene según sus necesidades. Lo que sí resulta evidente es que la compañía apuesta por el servicio de suscripción, ya sea para dar un mejor servicio al usuario (las ventajas que ofrece respecto a la versión de compra del producto son evidentes) o para luchar contra la piratería.

002
Iniciar sesión, descargar e instalar Office 365

UNA VEZ HAYA DECIDIDO LA VERSIÓN DE OFFICE que más se adecua a sus necesidades y la haya adquirido, no espere más y pase al siguiente paso: la descarga e instalación del producto. Para ello, resulta imprescindible disponer de una cuenta Microsoft; esta cuenta es la puerta que le permitirá acceder a todo el contenido disponible en su plan de suscripción o de compra.

1. Para empezar, acceda a la siguiente dirección web: www.office.com.

2. En la página que se carga, deberá, en primer lugar, y tal como se indica, iniciar sesión con su cuenta Microsoft. Si todavía no dispone de una, tiene la opción de crearla fácilmente pulsando sobre el vínculo Crear una cuenta nueva. Si no, pulse en Iniciar sesión y escriba la información solicitada.

3. Una vez introducida esta información, se cargará una nueva página en la cual puede ver gráficamente todas las aplicaciones disponibles según el plan de Office adquirido. Junto a los iconos de estas aplicaciones, puede ver el vínculo Instalar Office. Pulse sobre él para proceder con la descarga del producto en su equipo. [1]

4. En unos segundos, el paquete de aplicaciones se habrá descargado y estará listo para ser instalado. Por defecto, Office se instala en la versión de 64 bits. Sin embargo, si el instalador percibe que ya existe una versión de la suite de 32 bits, procederá a instalar de nuevo la versión de 32 bits. Para ello, según el navegador con el que esté trabajando, deberá ejecutar, instalar o guardar el instalador. Siga adelante teniendo en cuenta esta particularidad.

5. De inmediato la instalación se pone en marcha. [2] El proceso puede durar unos minutos, no demasiados. Tenga paciencia y aguarde a que el proceso finalice.

6. Una vez finaliza la instalación, el mismo asistente así se lo indica con un cuadro y una pequeña animación que indica dónde puede encontrar las nuevas aplicaciones de Office en el equipo. Pulse Cerrar en este cuadro para dar por terminado, ahora sí, el proceso.

7. Llega el momento de comprobar que, efectivamente, ya disponemos de Office 365 instalado en nuestro equipo, listo para ser utilizado y sacarle el máximo rendimiento. Para ello, despliegue el menú de Inicio y desplácese por él; podrá ver que de él forman parte Word, Access, Excel, PowerPoint, Publisher, etc. [3]

8. Pulse sobre uno de los programas, el que prefiera, y compruebe cómo se abre sin problemas. [4] A lo largo de este libro trataremos algunas de las características de estos programas.

Tenga en cuenta que, para realizar los ejercicios de este libro, hemos descargado e instalado Office 365 Hogar sobre Windows 10. Por esta razón, si usted ha optado por otra de las modalidades ofrecidas por Microsoft o trabaja habitualmente con Mac, sepa que los procesos descritos pueden variar ligeramente.

En el siguiente capítulo veremos cómo puede comprobar qué versión de Office se encuentra instalada en su equipo y otras opciones del producto.

IMPORTANTE

Algunos productos de Office 365 Hogar cuentan con una clave de producto, proporcionada tras la adquisición del plan elegido. Si usted dispone de una clave de producto, deberá acceder a la página de configuración de su cuenta Microsoft (office.com/setup) tras haber iniciado sesión. Una vez canjeada la clave de producto, su Office queda vinculado a su cuenta, por lo que ya puede seguir normalmente los pasos descritos en este ejercicio.

IMPORTANTE

Si alguien ha compartido con usted una suscripción a Office 365, el proceso es prácticamente el mismo, aunque empezando desde una página distinta. Usted recibirá en su buzón de correo electrónico una invitación a compartir dicha suscripción, invitación que sencillamente deberá aceptar para poder empezar a disfrutar por completo de la suite de Microsoft.

003
Consultar la versión de Office instalada

SI POR ALGUNA RAZÓN NO RECUERDA, o no sabe, qué versión de Office se encuentra instalada en su equipo, no se preocupe: en este capítulo le mostraremos cómo acceder a esta información desde cualquiera de las aplicaciones que forman parte de la suite de Microsoft.

1. Para empezar, desde el menú de inicio de Windows, abra uno de los programas de Office, el que prefiera, puesto que los pasos que mostraremos en este ejercicio son válidos para todos ellos.

2. La versión 2019 o 365 de Office se abre mostrando la ventana principal, desde la cual se accede a los documentos de trabajo. En la parte inferior izquierda de esta ventana puede ver tres opciones: Cuenta, Comentarios y Opciones. Pulse sobre la primera de ellas. [1]

3. De este modo aparece la sección Información del producto, con todos los datos correspondientes a la versión de Office instalada en el equipo. [2] Si, además, ha iniciado sesión, podrá ver la cuenta de Microsoft a la cual se encuentra vinculada la suite o el programa en cuestión. Si todavía no lo ha hecho, inicie sesión pulsando sobre el vínculo situado en la parte superior derecha de esta ventana.

4. Una vez introducidos los datos y antes de aceptar el proceso, aparece una ventana en la cual se informa de que Windows recordará estos datos de inicio de sesión para utilizarlos en sitios web y aplicaciones donde se requieran para facilitar su uso. Pulse en Aceptar.

5. ¿Lo ve? Ahora aparece el nombre de su cuenta en distintos puntos de esta ventana. Desde aquí, también puede controlar las actualizaciones de Office. Como ya hemos mencionado en el primer capítulo del libro, una de las grandes ventajas que presenta el plan de suscripción de la suite es no tener que preocuparse por las actualizaciones del producto; estas se llevan a cabo de forma automática, lo que garantiza que los programas de la suite siempre se encuentren en su versión más reciente. Si aun así usted desea deshabilitar esta opción, sencillamente pulse sobre el comando Opciones de actualización y haga clic en Deshabilitar actualizaciones. [3]

6. Otra de las grandes ventajas que ofrece el plan de suscripción de Office es la posibilidad de tener acceso antes que nadie a las nuevas versiones de los programas de la suite. Para ello, sencillamente debe unirse al programa Office Insider desde esta misma ventana, pulsando el botón del mismo nombre. Además de este acceso anticipado a las nuevas características y actualizaciones de la suite, el programa Office Insider le permite enviar comentarios directamente a Office, ponerse en contacto con la comunidad e, incluso, participar en las novedades. Ahora la opinión del usuario cuenta de verdad. Sin duda, una excelente oportunidad de formar parte de Office.

7. Si lo que le interesa es conocer la versión de bits instalada para Office, pulse sobre el comando Acerca de [Nombre del programa]. En efecto, en la parte superior de la ventana que se abre podrá ver, resaltado en color azul, la versión del programa y de número de bits. [4] Además, también podrá consultar en esta ventana el número de compilación y el tipo de instalación. Una vez haya consultado cuanto necesite de la versión de sus programas de Office, pulse sobre el botón Aceptar y regrese a la sección Cuenta.

8. Como última información destacable en esta misma sección, encontramos las novedades del programa abierto. La consulta de esta información resulta muy recomendable si desea sacarle el máximo rendimiento a la suite y, en particular, a sus programas de uso habitual. Si pulsa sobre el comando Novedades, se abre la aplicación mostrando las actualizaciones más recientes de la misma en un panel denominado, precisamente, Novedades. No dude en acceder a esta información en todos los programas de Office para estar al tanto de las funciones más recientes incluidas.

Como ha podido comprobar, toda la información del producto que ha adquirido está a su alcance. Si lo desea, ya puede cerrar el programa con el que ha realizado esta práctica pulsando sobre el botón de aspa de color rojo situado en el extremo superior derecho de la ventana.