Майнд-менеджмент. Решение бизнес-задач с помощью интеллект-карт

6.2. Мозговой штурм – создание хаоса для интеллект-карты

Итак, когда идея успешно поймана, перед нами возникает задача разработать интеллектуальный продукт. Например, написать статью по новой тематике. Что делают в таком случае большинство людей? Естественно! Берут чистый лист бумаги или открывают Word и начинают писать. Вернее, пытаться писать. Так как постоянно приходится останавливаться, искать в ассоциативном хаосе мыслей нужную и отгонять лишние (хотя как бы они сгодились в следующем разделе!). Вот она, ассоциативная природа мышления!

Получается, что мы пытаемся делать две работы одновременно: писать конкретную часть текста и продолжать думать про другие, что противоречит ассоциативной природе нашего мышления и, естественно, снижает эффективность работы. Концентрироваться необходимо на одной задаче, и в тот момент, когда у нас роятся полезные мысли, необходимо поймать их все максимально быстро, ведь неизвестно, когда они появятся в следующий раз.

Главная задача на этом этапе – провести мозговой штурм (подробнее в главе 2), цель которого – записать все ассоциативно появившиеся идеи, связанные с создаваемым интеллектуальным продуктом. Если у вас есть хаос полезных и интересных мыслей, вы сами можете определить момент, когда надо начинать их упорядочивать.

6.3. Создание интеллект-карты / Анализ

Невозможно навести порядок в абсолютно пустой комнате, точно так же, как невозможно создать структуру интеллектуального продукта, не имея перед собой хаоса мыслей, связанных с ним. Это доказывает очень практичный метод ограниченного хаоса, предлагаемый Глебом Архангельским в книге «Тайм-драйв»¹¹.

На этапе структурирования главная цель – понимание логики, то есть формирование образа интеллектуального продукта, которое достигается за счет структурирования, например в виде интеллект-карты. Знакомо ли вам приятное ощущение, когда вы вдруг неожиданно понимаете, как ответить на неприятное письмо, полученное несколько дней назад, или осознаете, куда хотите ехать в отпуск. Это происходит, когда мозг обработал полученную информацию и предложил вам наиболее подходящее решение.

То же самое, только гораздо быстрее, происходит, когда вы структурируете (лучше всего – в виде интеллект-карты) результаты мозгового штурма, например, по написанию статьи. В один прекрасный момент происходит понимание, какой будет эта статья, то есть формируется ее образ. Вы четко видите структуру, знаете, где что писать и какие данные и рисунки размещать, понимаете, какую информацию читатель возьмет из статьи и как он вообще будет ее воспринимать.

Когда стало понятно, как будет происходить формирование образа будущего интеллектуального продукта, можно переходить к действию.

6.4. Действие

Если вы успешно прошли первые три этапа, достигнув цели каждого из них, то процесс осуществления задуманного будет проходить с максимальной эффективностью. Упорядоченный в структуру хаос мыслей уже не будет вам мешать, и вы сможете все свое внимание концентрировать на достижении цели. А если к вам придет еще какая-нибудь нужная мысль, упущенная на этапе мозгового штурма, то вы легко впишете ее в свою структуру. Интеллект-карты позволяют сделать это с максимальной быстротой.

На этапе действия главной целью является осуществление задуманного согласно созданной вами структуре.

6.5. Результат

Естественное следствие достижения целей первых четырех этапов – получение результата. Не всегда он соответствует нашим ожиданиям на первом этапе, но в том-то и прелесть интеллектуальных продуктов: если соблюдать естественную логику их создания, то есть алгоритм майнд-менеджмента, то результат обычно превосходит все ожидания.

7. Алгоритм майнд-менеджмента в действии! Как отдыхать и восстанавливать энергию

Проследим, как решалась с помощью алгоритма майнд-менеджмента такая актуальная для многих российских менеджеров задача, как восстановление жизненных ресурсов.

7.1. Рождение идеи

Наталья Сосновская, менеджер проектов одной из крупных телекоммуникационных компаний

Понимание того, что жизненными ресурсами надо управлять и заставлять себя правильно отдыхать – было, конечно, всегда. «Тебе надо отдохнуть», «ты плохо выглядишь» – часто можно услышать от коллег и друзей. Вот только почему-то никто при этом не рассказывает, как правильно восстанавливать жизненную энергию, эффективно проводя отпущенное на отдых время.

Ситуация прояснилась на корпоративной сессии, когда мы дошли до темы управления жизненными ресурсами, и все оказалось очень просто: для эффективного восстановления энергии надо заставлять себя правильно отдыхать, восстанавливая физические, эмоциональные и интеллектуальные силы. Регулярность восстановления должна соответствовать ритмам жизни человека – ежедневно, еженедельно и ежегодно. Причем при неэффективном восстановлении сил сегодня можно сильно потерять в эффективности работы завтра. То же самое верно и для еженедельного, и для ежегодного отдыха. Казалось бы, все ясно, только нет ответа на вопрос: что именно нужно делать, чтобы восстановить свои силы и приобрести новые? Идея проблемы есть. Мотивация ее решить есть. Решения нет.

7.2. Мозговой штурм – создание хаоса для интеллект-карты

Что же нужно делать, чтобы восстановить свои силы?

И вот тут последовал ответ бизнес-тренера: «Занятия, которые восстанавливают ваши физические, эмоциональные и интеллектуальные ресурсы, должны придумать вы сами для себя. То, что годится для одного человека, может не подойти другому».

Для определения таких занятий был проведен мозговой штурм. Группу поделили на три подгруппы, каждая из которых должна была найти максимальное количество способов для ежедневного, еженедельного и ежегодного восстановления жизненных ресурсов.

Каждому участнику выдали по 10 стикеров, на каждом из которых необходимо было написать по одному способу восстановления жизненных ресурсов. После того как каждый справился с заданием, можно было структурировать полученные идеи и анализировать информацию.

7.3. Создание интеллект-карты / Анализ

Взяв листы формата А1, участники подгрупп начали объединять полученные мысли. Стикер с идеей крепился к подобной области, если она уже была обозначена на листе флипчарта, а если не было, то создавалась новая область (рис. 1.11).

Рис. 1.11. Результаты группировки результатов мозгового штурма «Ежегодное восстановление жизненных ресурсов»

Мы видели перед собой множество разных способов ежегодного восстановления ресурсов, из которых каждый выбрал тот, который подходил именно ему.

7.4. Действие

После того как мы обзорно увидели возможные способы восстановления жизненных ресурсов и поняли, что это тоже можно и нужно планировать, осталось приступить к самому сложному – заставить себя что-то сделать.

После тренинга нам раздали комплект материалов, в который входили три интеллект-карты – для ежедневного, еженедельного и ежегодного восстановления ресурсов, созданные в процессе группового мозгового штурма, переведенные в электронный формат Mind Manager. На основе этих карт я выбрала актуальные для меня способы (рис. 1.12).

Рис. 1.12. Интеллект-карта для ежедневного восстановления ресурсов

Бизнес-тренер порекомендовал повесить карту с ежедневным восстановлением жизненных ресурсов рядом с рабочим местом, а с еженедельным и ежегодным – на дверце холодильника или туалета.

Благодаря тому, что яркие интеллект-карты постоянно привлекают внимание, мне пришлось регулярно задавать себе вопрос: «А что я делаю из того, что там написано?». И чем чаще я задавала себе такой вопрос, тем чаще заставляла себя действовать! И потихоньку стал появляться результат…

Комментарий консультанта

Вы можете получить подборку интеллект-карт для еженедельного и ежегодного восстановления ресурсов на сайте книги www.майнд-менеджмент.рф

7.5. Результат

Как только я стала осознанно планировать восстановление своих жизненных ресурсов, я заметила интересную особенность: мой организм выделяет гораздо больше энергии под выполнение поставленных задач, если я знаю, что за ними последует гарантированное запланированное заранее восстановление энергии. И чем интереснее планируется отдых, тем больше энергии выделяется, тем больше задач удается выполнить!

Карты с жизненными ресурсами постоянно дополняются, появляются новые варианты. Благодаря выполнению целей каждого из этапов алгоритма майнд-менеджмента мы с помощью бизнес-тренера решили такую нестандартную задачу, как нахождение возможных способов восстановления энергии для осуществления более эффективной работы!

Комментарий консультанта

А как часто вы планируете свой отдых? Всегда ли удается вам уделять достаточно внимания наилучшим для вас способам восстановления энергии? Часто ли вам советуют больше отдыхать? Если вы хотите изменить свои ответы на эти вопросы с помощью алгоритма майнд-менеджмента, выполните авторское упражнение на поиск способов восстановления жизненных ресурсов из электронного комплекта к книге.

8. Определение майнд-менеджмента

Итак, наша интеллектуальная деятельность подвержена следующим четким работающим принципам.

● Мы не можем оперировать одновременно более чем 7±2 объектами информации.

● Любая мысль может быть тут же потеряна и вытеснена другой, не всегда более важной и приоритетной мыслью.

● Мы недоиспользуем возможности нашего мозга по восприятию сгруппированной и связанной информации, содержащей в себе смысловые цвета, рисунки, схемы, типовые связи.

● Информация воспринимается тем лучше, чем больший объем коры головного мозга подключается к ее восприятию.

● Наш мозг мыслит ассоциативно, выстраивая из полученной информации взаимосвязи мыслей и логичную структуру (на основе нашей и только нашей логики или опыта), после чего у нас формируется понимание информации, то есть появляется образ.

● Для того чтобы быстро достичь результата задуманного интеллектуального продукта, необходимо сначала собрать все мысли, структурировать их, чтобы понять, что же именно нужно сделать для достижения результата.

Умение правильно структурировать информацию становится необходимым навыком в современном мире, так как 90% информации обычный офисный сотрудник сейчас получает в электронном виде, и ее количество удваивается каждые несколько лет.

А так как большинство электронной информации поступает и обрабатывается через такие распространенные офисные программы, как Microsoft Outlook, Word, Excel, Power Point, Lotus Notes и др., которые задействуют при восприятии в основном левое (аналитическое) полушарие, то для большинства современных офисных сотрудников характерна картина, показанная на рис. 1.13.

Рис. 1.13. Линейные потоки информации, атакующие офисного сотрудника

При отсутствии необходимых навыков структурирования информация, поступающая в электронном виде, является одним из основных поглотителей времени, и роль способности современного сотрудника быстро обрабатывать электронную информацию, анализировать ее и принимать на ее основе решения является одной из ключевых в повышении эффективности его работы.

Приобрести такие навыки и научиться пользоваться современными технологиями использования огромных ресурсов нашего мозга можно с помощью открытий в области майнд-менеджмента (рис. 1.14).

Рис. 1.14. Майнд-менеджмент. Управление потоками информации

Майнд-менеджмент – это технология представления информации в максимально наглядном и понятном для всех виде

9. Майнд-менеджмент в действии! Как снизить затраты в период кризиса?

На примере одной из корпоративных сессий

Во время корпоративных сессий нам приходится работать с самыми разными проблемами и задачами. На одном из тренингов в консалтинговой компании, как раз в начале финансового кризиса, была озвучена очень актуальная проблема – как снизить затраты на время кризиса?

В ходе 10-минутного мозгового штурма и последующего структурирования полученных идей была получена наглядная интеллект-карта с массой интересных работоспособных вариантов (рис. 1.15).

Рис. 1.15. Интеллект-карта «Как снизить затраты в эпоху кризиса»

Мы разобрали на адекватность каждый из полученных вариантов, отменив одни, приняв другие и запланировав следующие действия по третьим. По отзывам клиента, через два месяца с помощью конкретных действий по созданной интеллект-карте им удалось снизить затраты более чем на 20% – вот вам и результат.

Комментарий консультанта

Пугающе огромное количество идей возникает в нашей голове, когда мы начинаем обдумывать такие масштабные задачи и проблемы, как «снижение затрат». Если хвататься за первые попавшиеся идеи и начинать действовать, вряд ли можно добиться желаемого результата. А вот если четко следовать этапам алгоритма майнд-менеджмента и формировать образ проблемы, то результат не заставит себя ждать!

Есть ли резервы снижения затрат в вашей компании? Проведите коллективный мозговой штурм на тему «Как снизить затраты?». О том, как правильно проводить мозговые штурмы, читайте в главе 2.

10. Краткие итоги главы 1

● Интеллект-карты изобрел Тони Бьюзен в 70-е гг. прошлого века, после чего они стали привычным инструментом работы многих интеллектуальных работников стран Западной Европы и США.

● Интеллект-карты являются современным инструментом для выполнения эффективной интеллектуальной работы.

● При работе с интеллект-картами задействуется кора правого полушария головного мозга, отвечающая за восприятие наглядных и цветных образов и творческую деятельность. Благодаря этому визуализированная информация воспринимается гораздо быстрее и дольше запоминается.

● Наш мозг воспринимает и обрабатывает информацию ассоциативно, стараясь создать на основе получаемой информации образ, чтобы понять ее. Практически вся информация в головном мозге хранится в виде образов.

● Информация воспринимается легче, если у нас имеется аналогичный опыт или если она представлена в максимально образном виде, позволяющем задействовать максимум объема коры головного мозга.

● Для того чтобы максимально быстро создать готовый интеллектуальный продукт, необходимо пройти пять этапов.

1) рождение идеи;

2) проведение мозгового штурма, создание хаоса мыслей по осуществлению идеи;

3) структурирование полученных идей в виде интеллект-карты, оценка и анализ;

4) действие на основе четкого понимания поставленных задач и будущего результата;

5) получение результата.

● Майнд-менеджмент – это технология представления потоков информации в виде, требующем минимального времени и психофизиологических ресурсов для поиска, анализа и понимания.

● Благодаря соблюдению принципов майнд-менеджмента вы можете существенно облегчить выполнение таких интеллектуальных работ, как:

■ решение проблем и нестандартных задач;

■ быстрое написание простых для понимания текстов;

■ эффективное обучение;

■ успешные публичные выступления;

■ принятие решений;

■ управление задачами;

■ управление проектами;

■ стратегическое планирование;

■ мониторинг бизнес-процессов;

■ управление совещаниями;

■ управление корпоративными знаниями;

■ организация эффективной командной работы, в том числе удаленно работающих сотрудников;

■ другие области интеллектуальной деятельности.

Глава 2
Решайте успешно проблемы и нестандартные задачи

В этой главе вы:

● познакомитесь с основными правилами и этапами решения проблем и нестандартных задач;

● научитесь правильному проведению мозгового штурма;

● узнаете о том, как повысить эффективность проведения мозгового штурма с помощью Mind Manager;

● увидите на реальных примерах, как решать с помощью правильного проведения мозгового штурма разные личные и бизнес-задачи.

Куда пойти учиться? Как выбрать новый офис или арендовать квартиру? Как повысить эффективность своей работы? Какие есть резервы для повышения эффективности бизнеса? Как повысить лояльность клиента? Эти и многие другие нестандартные задачи и проблемы вызывают в нашей голове огромное количество постоянно меняющихся ассоциаций.

«Как вы решаете подобные задачи?» – такой вопрос мы регулярно задаем нашим клиентам в начале работы. «Обдумываем их в свободное время», «Обсуждаем на совещаниях», «Принимаем решение интуитивно». При таких способах решения проблем и нестандартных задач обязательно возникают сложности, связанные с потерями времени и общей эффективности. Сложно уверенно решать проблемы и нестандартные задачи, предварительно не поняв общей картины, то есть не создав образ проблемы или задачи.

Стоит отметить, что в последнее время все более частым ответом на наш вопрос становится: «Мы проводим мозговой штурм». Правда, это не всегда значит, что проведен он действительно качественно.

Мозговой штурм (Brain storm) – самый логичный шаг алгоритма майнд-менеджмента. Когда сформулирована проблема, необходимо генерировать максимальное количество самых разнообразных идей и ассоциаций, которые на этапе структурирования и создания интеллект-карты позволят сформировать правильный образ проблемы или новой задачи.

1. Основные правила и этапы мозгового штурма

Мозговой штурм – это метод индивидуального или группового генерирования максимального количества новых идей. Данный метод был разработан в 1930-е годы английским военным инженером Алексом Осборном. Как-то раз он собрал всех на палубе и попросил высказать мнения о том, как защитить корабль от немецких торпед, отдельно попросив воздержаться от критики. «Выстроиться всем у борта и дружно подуть на торпеду», – пошутили матросы. А Осборн запатентовал изобретение, суть которого заключалась в том, что в борт корабля крепится винт, который гонит вдоль борта струю воды, благодаря чему торпеда может изменить курс и пройти мимо. В 1953 году вышла книга Алекса Осборна «Управляемое воображение», в которой он раскрыл основные правила мозгового штурма.

Сейчас этот метод используется в самых разных областях интеллектуальной деятельности – от решения научно-технических, управленческих, творческих задач до поиска вариантов поведения в сложных социальных или личных ситуациях. Суть метода заключается в том, что процесс выдвижения идей отделен от процесса их оценки и отбора. Удивительно, но факт: двухшаговый подход к решению проблем был описан еще Тацитом, исследовавшим быт германцев 2000 лет назад. «На пиршествах они толкуют о примирении, заключении браков, о выдвижении вождей, полагая, что ни в какое время душа не бывает столь расположена к откровенности и никогда так не воспламеняется о помыслах о великом… На следующий день возобновляется обсуждение тех же вопросов. И то, что они в два приема занимаются ими, покоится на разумном основании: они обсуждают их, когда неспособны к притворству, и принимают решение, когда ничто не мешает их здравомыслию».

На данный момент техника мозгового штурма общепризнанно является одним из самых известных и эффективных методов генерации идей. Обычно под мозговым штурмом ошибочно понимают простое обсуждение без критики, раскрепощение ума, отбрасывание рамок и правил. Однако здесь как раз важно соблюдение нескольких четких правил, которые позволяют существенно повысить эффективность проведения штурма.

1. Мозговой штурм проводится как коллективно, так и индивидуально. При групповом исполнении его эффективность выше, так как количество полученных идей будет гарантированно больше. Но здесь важно обеспечить компетентную модерацию. Оптимальное количество участников в группе 4–12 человек. Если участников больше 12, то желательно их разбить на подгруппы, тогда количество идей будет еще больше.

2. В состав группы участников желательно пригласить разных людей, являющихся профессионалами в своих областях, – это позволит резко повысить количество сгенерированных идей, так как каждый участник будет смотреть на обсуждаемую проблему или нестандартную задачу сквозь призму своего опыта.

3. Вначале обязательно должна быть четко сформулирована основная цель, поставлены временны́е границы и установлены количественные критерии успешности (например, в течение 10 минут сформулировать минимум 20 способов решения задачи N).

 

4. Необходимо выбрать из группы троих участников, которые помимо генерации идей будут выполнять следующие роли:

● ведущий. Его задача – следить за соблюдением правил, управлять очередностью высказываний, держать темп и динамику обсуждения. Как показывает практика, эффективнее выбирать в роли ведущего рядового сотрудника, а не руководителя, так как это существенно раскрепощает группу и увеличивает количество полученных идей;

● ответственный за соблюдение временны́х рамок. Его задача – регулярно напоминать участникам штурма об оставшемся времени для генерации идей;

● записывающий идеи. Его задача – фиксировать в зоне общего видения абсолютно все сгенерированные идеи.

5. Во время этапа генерации идей запрещена любая критика. Это главное правило, за соблюдением которого должен постоянно следить ведущий. Запрещены высказывания вроде «это невозможно», «не хватит денег», «не примет правление», «не купят клиенты» и др. Во время штурма участники снимают с себя все должностные полномочия. Руководителю важно не садиться во главе стола и не ставить оценок.

6. Не бояться повторений. Все уже полученные идеи должны быть постоянно видны, и новые идеи могут отталкиваться от предыдущих.