Те же 10 вопросов через 20 лет. Офис и компьютер

В общем случае, для такой фирмы рано создавать систему автоматизации. С большой степенью вероятности, через некоторое время созданная система перестанет быть адекватной «живой» системе, которая неминуемо сформируется, если фирма будет эффективно трудиться.

Итак, как всегда, истина лежит посередине.

Фирма готова к автоматизации, когда деятельность отдельных элементов в ее «живой» системе начинает стабилизироваться: направление определено, состав менеджеров – минимальный, но функционально полный, показатели деятельности фирмы стационарно растут.

Теперь перед руководством такой фирмы, которая по нашему определению должна быть достаточно развитой, нередко встает вопрос: систему автоматизации фирмы… создавать самим или заказать на стороне?

Создавать самим или заказать на стороне?

В офис команду привел президент,

Чтоб сотворили систему «в момент».

Быстро везет «кадиллак» президента

Эту команду к другому клиенту.

По нашему мнению, разработку системы автоматизации, конечно, следует заказать другой фирме, специализирующейся в этой области. Почему целесообразно заказывать систему на стороне, а не создавать для этих целей собственное подразделение разработчиков?

Сегодня не надо убеждать руководителя предприятия в необходимости приобретения компьютеров. Компьютеры на столах в офисе создают элегантный интерьер. Когда проходит первое очарование от интерьера, возникает мысль о том, что было бы хорошо увидеть за компьютером хорошеньких девушек, тычущих пальчиками в клавиатуру, но непременно со смыслом.

Многие решают проблему просто. Нанимают околокомпьютерного мальчика, который приносит от своих приятелей кучу дискет, на которых записано множество «неофициально полученных» пакетов программ – от редакторов текстов до пакетов трехмерной графики. После этого устанавливают на компьютеры сотрудников весь этот ворох SOFTa, который венчает легально приобретенная бухгалтерская программа “Финансы без проблем”. Теперь можно сказать, что офис компьютеризирован. Бог в помощь такому руководителю и процветания его фирме!

Но бывает и иной подход. Руководитель считает, что ему негоже носить покупное платье. Позвонив в ателье разряда “Люкс”, он узнает, что там бешеные цены. «Нет, – решает руководитель, – я найму себе портного, и он сошьет то что мне надо». Дает объявление, что примет на работу людей, умеющих шить, и такие сразу находятся. Перед ними ставится задача сшить костюм… хороший, очень хороший, самый лучший.

“Храбрые портняжки” начинают описывать, каким будет костюм. Описывают словами приблизительно, в зависимости от того, кто из них что слышал о моде в этом сезоне. Нетрудно представить, что за костюм они сошьют. Не исключено, что это будет “новое платье короля”. Более того, нередко так и бывает.

Тем не менее предположим, что костюм удался на славу.

Так могло получиться только в том случае, если в процессе работы сложился дружный творческий коллектив. Такой коллектив складывается, когда собираются люди приблизительно равной и довольно высокой квалификации. При этом сплачивает их не стремление заработать как можно больше денег, а цель решения интересной задачи, в результате которой должен получиться высококачественный продукт.

Когда работа у данного заказчика закончилась, маловероятно, чтобы такой коллектив сказал «всем спасибо» и разошелся в разные стороны. Что ожидает этот коллектив, если он останется на предприятии, даже если заработной платой его члены будут вполне довольны? Трудно предположить, что они станут довольствоваться тем, что будут вносить эпизодические улучшения в созданное изделие… Скорее всего, они попрощаются с заказчиком и будут создавать аналогичные изделия для других предприятий, назначая столь же высокие цены, как и в хорошем ателье.

А с чем же останется наш заказчик? Никаких гарантийных обязательств по этой работе у него не осталось, так как работа производилась его персоналом. Со всеми пожеланиями о доработках ему придется обращаться теперь к самостоятельному коллективу и, как говорится, «за отдельную плату».

Следует вывод, что пойдя по пути самостоятельной разработки, при очень малой вероятности хорошего результата, он получает то, от чего хотел уйти^[4].

О преимуществах готовых продуктов

Нередко перед нами возникает проблема: купить готовое или заказать изготовление продукта по своему вкусу? Как мы подходим к ее решению?

Чаще всего, мы сначала поищем готовый продукт. Если подходящего не найдем, то принимаем решение заказать изготовление того, что нам необходимо. Но возникает очередная задача: у кого заказать? Конечно, у того, кто сделает то что нам нужно.

А вот здесь-то и возникает одна из главных проблем: как угадать того, кто это сделает?

Во-первых, поинтересуемся, делал ли он уже то, что надо нам.

Во-вторых, узнаем у прежнего заказчика, доволен ли он.

В-третьих (а может, и во-первых), узнаем, во что нам обойдутся услуги изготовителя.

Если все что мы узнали, нас устраивает, то заказываем работу.

А можем ли мы быть уверены, что получим то, что нам хотелось?

Вряд ли. Потому что осталось еще много вопросов, на которые мы не получили ответа из-за того, что не знали, как их задать.

Это длинное вступление – только для того, чтобы показать, что заказная работа, точнее ее результат, это всегда в той или иной степени «вещь в себе». Мы никогда не знаем заранее, как полученный продукт поведет себя в использовании и насколько будет подходить нам. По этой причине с момента вступления цивилизации в машинную эру люди предпочитают готовые продукты. В готовом продукте не надо угадывать, насколько он подойдет нам, это можно проверить сразу. Конечно, остается проблема скрытых дефектов, но она решаема.

Обо всем этом не стоило бы говорить, если бы речь шла о традиционных продуктах. Но на нашем рынке появились другие, новые продукты – программные. И подчас житейская мудрость не срабатывает.

Несть числа примерам, когда вместо того чтобы купить готовую программу, которая может быть и не отвечает всем интуитивным пожеланиям, но выполняет все необходимые функции, заказывается разработка того же самого, но «с перламутровыми пуговицами». В результате заказчик «перламутровые пуговицы», конечно, получает, но…

Рыночный продукт проверяется всеми, кто его приобрел, и ошибки, без которых программ не бывает, выявляются тем быстрее, чем больше покупателей у этого продукта.

Если фирма-производитель желает оставаться на рынке, то по мере выявления ошибок она их исправляет и программа становится все более надежной. Появляется опыт в использовании, который переносится производителем на его продукт, в результате чего этот продукт постоянно улучшается. Также постоянно улучшаются инструкции по его применению, что облегчает работу с ним пользователя.

Всего этого лишены программы, разработанные по заказу. Редкий разработчик согласится бесплатно в течение длительного времени вносить улучшения в сделанную и оплаченную работу.

Почему разработчик рыночного продукта это делает? Потому что надеется на дальнейшие продажи и расширение объема продаж. (Не одно и то же?)

Однако нет правил без исключений. Существуют фирмы, чьим продуктом является заказная разработка, но в этом случае разработка – такой же продукт. Это всегда разработка в определенной области, на одних и тех же средствах, с тем же стремлением к увеличению заказов, поэтому все выводы о продукте относятся к разработкам таких фирм.

Кратко обозначим основные преимущества внешнего разработчика, которые свойственны ему по определению.

Профессионализм. Внешний разработчик интегрирует не только опыт многих разработок, но и многих «живых» систем, то есть реальных предприятий, которые ему пришлось автоматизировать.

Реализм. Внешний разработчик вынужден отчетливо представлять степень реализуемости задания, тем самым предохраняя заказчика от неоправданных затрат финансов и/или времени на нереализуемые проекты. На мой взгляд, это самое важное преимущество.

Грубовато, но ярко обозначил эту ситуацию Себастиан Брандт в «Корабле дураков»:

 
«Наобещает Вам дурак,
То, что свершить нельзя никак:
«Любую хворь я излечу,
Я, мол, и горы сворочу!»
Весь мир того не совершит,
Что посулить дурак спешит.»
 

Ответственность. Внешний разработчик (в отличие от собственного) несет перед заказчиком юридическую и финансовую ответственность за разработку в полном объеме.

Экономическая целесообразность. Разработку системы может выполнить только подготовленный коллектив, имеющий концептуальные, инструментальные и технологические заделы. На оснащение, обкатку и наработку всего этого уходит немало времени и средств, поэтому при относительно небольших планируемых сроках (до двух лет) на эту работу и несмотря на ее разовый характер на данном предприятии, разработка внешним исполнителем будет стоить дешевле, чем собственным. При иных условиях может быть не так, но это требует детального анализа.

К созданию своих коллективов разработчиков обычно тяготеют те фирмы, которые сами специализируются в этой или близких областях. Собирая или приглашая к себе коллектив разработчиков, они чаще всего имеют в виду, что выполнив работу для них, этот коллектив впоследствии создаст рыночный продукт, который окупит разработку и сохранит коллектив для последующих усовершенствований созданной программы. Конечно, резон в таком подходе есть, и есть примеры успешной его реализации. Однако есть и обратные примеры.

В общем случае, стимулы у коллектива, который находится «на прокорме» в организации (т. е. на постоянной зарплате), гораздо менее сильные, чем у фирмы, которая привлечена для выполнения конкретной работы за конкретное вознаграждение.

Есть еще один психологический момент, связанный с разработкой, выполненной собственным коллективом. После того как работа выполнена и ее стали использовать на предприятии, база данных системы начинает очень быстро насыщаться информацией. Если концепция и средства разработки были выбраны неправильно, то это ведет к стремительному падению эффективности ее применения. Руководство в этом случае требует ее доработки даже тогда, когда уже понимает, что неправильна сама концепция системы. Дело в том, что принять решение о создании или приобретении новой системы – значит, признать свою ошибку при принятии первоначального решения. А это всегда не просто.

Как бы то ни было, если принято решение о создании системы автоматизации организационно-управленческой деятельности, перед руководством может возникнуть, хотя пока и редко, следующий вопрос:

Автоматизация учета или… учет на базе автоматизации?

Главная цель, а также первый результат системной автоматизации в области организационного управления – учет.

Сейчас отчетливо проявилась эта самая больная проблема быстро растущих коммерческих фирм.

Все фирмы, которые уже приобрели нашу систему, на первое место среди причин, побудивших их это сделать, поставили проблему с учетом. Типичные ее следствия – воровство на складах, многократные продажи одного и того же товара, путаница во взаиморасчетах, штрафы за срыв сроков поставок, завышение цен продавцами в коммерческих магазинах и т. п. Несмотря на то что со школьной скамьи мы знали, что «социализм – это учет и контроль», в период развивающегося капитализма это понятие пришлось осваивать заново.

Основное предназначение учета – сформировать базис данных о состоянии предприятия. При этом речь идет не только об учете товаров, но в более широком понимании – о состоянии всех данных, характеризующих предприятие: сколько товара на складе, сколько в пути, сколько заказано, сколько оплачено, сколько выписано, сколько разрешено к отпуску, сколько отпущено, сколько отпущено в кредит, сколько за наличную оплату, сколько возвращено по рекламации и т. д. и т. п.

И этот далеко не полный перечень относится только к товарно-материальным ценностям. А ведь есть еще основные средства, малоценка, производственные запасы, договорные отношения с вытекающими из них обязательствами, отношения с персоналом, отношения с представителями бюджета, частные отношения руководителя фирмы… «и много, много… и всего – припомнить не имел он силы!»^[5]

Все аспекты производственной деятельности, как в зеркале, находят отображение (хотя порой своеобразное) в бухгалтерии предприятия. Разве только покурить во время работы можно так, чтобы информация не поступила в бухгалтерию.

А вот, как отображается в бухгалтерии жизнь предприятия, зависит от того, насколько верным и чистым является это зеркало.

Подчас «зеркала» новых фирм представляют собой «комнату смеха», что доставляет немалое удовольствие налоговым инспекторам.

Попробуем представить себе некоего субъекта, который пытается исправить свою внешность путем искривления зеркала, в котором эта внешность отражается.

Невольно мы придем к выводу, что у субъекта вследствие очевидной неадекватности его действий есть отклонения в психике. Однако совершать подобные действия с бухгалтерией считается в порядке вещей. Так же, как женщине нужно зеркало для того, чтобы припудрить носик, тем самым скрыв какой-то недостаток, так и предприятию необходима бухгалтерия, чтобы увидеть недостатки в своей работе и устранить их (или хотя бы «припудрить»).

Отсюда главное и, пожалуй, единственное назначение бухгалтерии – отражать фактическое(!) состояние предприятия.^[6]

Идеальным отражением была бы фотография моментального состояния с максимально возможным разрешением. Но такую фотографию создать в бухгалтерии практически невозможно из-за естественного запаздывания в прохождении информации от источника возникновения факта хозяйственной деятельности до регистра учета этого факта.

Часто под бухгалтерией понимают все функции управления финансами предприятия, в том числе и планирование, и прогнозирование, и расчет затрат и др., поскольку на небольших предприятиях все эти вопросы зачастую находятся в ведении одних и тех же людей. Когда же разрабатываются средства автоматизации, необходимо эти функции различать. Не зря на крупных предприятиях помимо бухгалтерии существуют еще плановый, финансовый, экономический и договорный отделы.

Однако вернемся к вопросам учета на предприятии безотносительно к бухгалтерии. Рассмотрим процедуру отпуска товара со склада.

Один из основных циклов, включающих данную процедуру, заключает в себе следующие взаимосвязанные операции:

выписка счета на интересующий покупателя товар,

оплата этого счета клиентом,

учет в бухгалтерии факта оплаты,

выписка расходной накладной на склад, где хранится товар,

расходование данного товара со склада,

учет в бухгалтерии израсходованного товара.

Теперь попробуем проанализировать возможные ситуации по каждой из операций указанного цикла.

1. Что такое счет^[7]

Раньше однозначно понималось, что счет – это фактура с указанием плательщика и получателя, способа доставки, стоимости товара и некоторых других вспомогательных сведений.

Существовало правило оплаты счета в течение 10 дней и, поскольку на каждый товар существовал наряд на отгрузку, никого особенно не заботило, как быть с товаром, на который выписан счет.

Теперь ситуация радикально изменилась.

Есть ли у кого-нибудь из коммерсантов уверенность, что если на товар выписан счет, то он будет оплачен? Конечно, нет.

Как быть с товаром, на который выписан счет? Очевидно, что товар надо зарезервировать.

Но следом возникает вопрос: на какой срок? Предположим, 10 дней. Однако деньги могут идти больше 10 дней.^[8]

В счет включается следующее условие – подтвердить оплату, прислав копию платежного поручения в течение 3 дней. А если товар валютный, а оплата производится в рублях?^[9]

И вот все эти и многие другие условия покупки товара вносятся в счет. «Но ведь это уже не счет» – скажете Вы, и будете совершенно правы.

Может быть, это договор?

В наших рыночных условиях простой договор покупки по сложности условий и риску приближается к биржевому фьючерсному контракту. Здесь впору учитывать форс-мажорные обстоятельства и вносить в договор требования следовать правилам «Инкотермс», а наши коммерсанты норовят обойтись простым счетом.

Конечно, никому не хочется на каждый недорогой товар оформлять договор, и это понятно. Но должно быть понятно и другое.

Если продавец, выписывая счет, берет на себя обязательство отпустить покупателю товар после оплаты, то он должен иметь этот товар на складе. В то время как покупатель, получив счет, может не оплатить его, ведь его подписи на счете нет.

Таким образом, то что сейчас называется счетом, по сути является коммерческим предложением, а не счетом и не договором.

Ответственность по коммерческому предложению определяет продавец, указав на нем срок его действия. Ни один коммерсант на Западе не будет резервировать товар, если в течение срока действия коммерческого предложения он не получил от заказчика договора, соответствующего этому предложению.

2. Оплата

Следующая коллизия возникает с оплатой.

Коммерческое предложение, строго говоря, не является основанием для оплаты. Вот если оно подписано покупателем, с указанием о принятии условий предложения, то предложение превращается в договор.

Предвижу возражения: что же, на продажу каждой бутылки «Колы» заключать договор? Конечно, нет. Потому и существует розничная продажа, что при одномоментной процедуре обмена товара на деньги вероятность невыполнения условий обмена стремится к нулю. Однако и здесь есть необходимость в договорных отношениях, которая вытекает из соображений качества.

На эту тему много написано и у нас, и у них, но, к сожалению, коммерсантам в наше время некогда читать…

3. Оплата счета

Если счет оплачен наличными, сразу после выписки, то его незачем выписывать. Это обычная продажа, скажем, со склада-магазина. Казалось бы, можно автоматически учесть в бухгалтерии расход этого товара со склада.

Кстати, однажды мне довелось услышать от молодых аудиторов(!) упрек, почему наша программа так не делает. Да потому, что бывают ситуации, когда покупатель, выписав и оплатив товар, не забирает его со склада в течение месяца. Конечно, дотошный бухгалтер тут же заметит, что можно автоматически формировать кредиторскую задолженность по товару, которую погашать после возвращения накладной со склада.

Пока мы будем рассматривать идеальный вариант, когда все схемы проводок выработаны и отлажены, хотя это и верно, вопрос о целесообразности останется спорным.

Однако если вспомнить мудрость древних – Errare Humanum est^[10], – будет понятно, что ввести дополнительный цикл проводок означает допустить возможность появления дополнительных ошибок в бухгалтерии, где их и так бывает достаточно.

4. Отпуск товара

Стандартной ситуацией отпуска товара со склада является отпуск, точно соответствующий выписанной накладной. Но кто из коммерсантов не сталкивался с клиентом, который в момент отпуска не изменил своего решения получить тот товар, который он выписал и оплатил?

Признаюсь, я сам, придя на склад одной из торговых фирм, вдруг увидел товар, который мне был более необходим, чем тот, который я оплатил. Моя просьба произвести замену и принять от меня доплату наличными привела сотрудников фирмы в оцепенение. – «Как же это можно сделать, если уже выписан счет, по нему произведена оплата и выписана накладная, которая учтена в бухгалтерии?!» И только старший менеджер, скрепя сердце, разрешил произвести замену. Думаю, он мысленно проклинал меня и мне подобных клиентов, которые сами не знают, чего хотят.

Причиной этому была автоматизированная система, в которой был реализован стандартный алгоритм отпуска, не допускающий ветвления.

В другой фирме такая же ситуация не вызвала никакого замешательства. Мне тут же переписали счет с тем же номером, приняли доплату на основании того же счета и выдали товар по новой расходной накладной с тем же номером. Предыдущие документы уничтожили. В этой фирме не было никакой системы автоматизации.

Говорят ли приведенные примеры о том, что всякая автоматизация плоха? Нет. Плоха та автоматизация, которая ограничивает человека в принятии им решения. Но это к слову.

Несмотря на столь длительное описание процедуры отпуска товара со склада, мы не рассмотрели и десятой части возможных стандартных и нестандартных ситуаций, связанных с этой процедурой.

Пока мы не пришли к внедрению в хозяйственную деятельность систем искусственного интеллекта, приходится констатировать, что большинство решений по нестандартным ситуациям придется принимать человеку.

Еще раз сформулируем вопрос, вынесенный в заголовок.

Что более эффективно? Автоматизация учета или ведение учета на базе автоматизации организационного управления?

При традиционном способе учета на предприятии бухгалтерия является его центром. В ней концентрируются все факты хозяйственной жизни в денежном выражении. Однако характеризующие их данные не присутствуют в чистом виде. Они выделяются из множества документов, обращающихся на предприятии. Более того, в нашей стране каждая бухгалтерская операция должна быть подтверждена документом, на основании которого она была выполнена. Почему это так, и долго ли это будет так – Бог знает… Но пока это так.^[11]

Обратив на это внимание, мы пришли к выводу: пока документ хозяйственной жизни предприятия будет порождаться сам по себе (накладная – в ОМТС или на складе, счет – в торговом или коммерческом отделе, договор – в плановом или производственном отделе, и т. д.), как ни автоматизируй бухгалтерию – всегда останется проблема ручного ввода документа.

Отсюда пойдут ошибки при вводе, несогласованность информационных баз, нарушения причинно-следственных связей событий, грандиозные затраты времени на поиск ошибки, вызванной утерей не введенного документа, и много тому подобного. Чтобы этого избежать, необходимо все документы создавать в той же среде, где формируются справки и отчеты по ним.

Тогда мы сделали заключение, что эффективная автоматизация в организационном управлении возможна только тогда, когда она осуществляется в единой системе. Система должна формировать базис всех данных, которыми оперируют на предприятии.

Если все документы на предприятии будут порождаться в единой электронной среде, то первая и наиважнейшая задача – учет – будет решена автоматически(!).

Когда все данные, которые могут потребоваться для различных справок и отчетов, находятся в единой базе данных, то задача их интерпретации становится чисто технической.

Именно поэтому система, построенная на базисе исходных данных, а не их интерпретаций в виде разнообразных сводов и регистров, становится открытой, т. е. способной к развитию.

К примеру, в системе ЛокОФФИС в момент ее создания было 750 полей (т. е. атрибутов базы данных). В версии 1.5, которая сейчас находится на рынке, этих полей 1200. К моменту выхода из печати журнала с данной статьей, в версии 2.0 база данных будет содержать уже более 1500 полей. ^[12]

При этом для пользователя системы переход на новую версию «прозрачен», так как ему не надо повторять ввод каких-либо данных. Все справки, которые он мог получить в предыдущих версиях, он получит и в новых версиях. Обеспечивается поддержка «снизу-вверх». Для администратора системы процедура перехода на новую версию состоит в экспорте данных из старой базы и импорте в новую. Сам факт развития системы в течение двух лет^[13] и отсутствия препятствий к ее развитию в будущем утверждает нас в правильности выбранного подхода.

Отличие нашего подхода от традиционного можно показать на примере бухгалтерии.

Если большинство программ бухгалтерского учета реализуют те или иные алгоритмы с набором выходных форм, которые использовались и до сих пор используются бухгалтерами, безотносительно к целевой функции предприятия, то эти программы, помогая в той или иной степени бухгалтерам на предприятии, ускоряют их труд, но не изменяют характера труда. Весь набор процедур, которые бухгалтер совершает при ручном учете, приходится совершать и в автоматизированном учете. И это не потому, что плохие программы – иначе и не может быть, если объектом автоматизации является только бухгалтерия.

Если вспомнить о том, что бухгалтерия отражает факты хозяйственной жизни предприятия в денежных единицах, то становится ясно, что многие виды учета логичнее вести не преломленными через бухгалтерскую запись, а в естественном виде, на месте возникновения этих фактов.

Например, если учет отпущенного со склада товара вести на складе, а платежи за товар – в бухгалтерии, при этом и отпущенный товар и платеж соотнести с получателем товара, то отпадает необходимость в ведении аналитического учета по дебиторской задолженности получателя или кредиторской задолженности перед получателем. Но это возможно только в том случае, если данные об отпуске товара и платежах за него одновременно доступны и актуальны.

Не надо долго объяснять, что такой способ учета проще и точнее. Однако для того чтобы его реализовать, необходимо ВСЕ факты хозяйственной жизни предприятия реализовывать в одной автоматизированной системе. Тогда данные будут естественным путем систематизироваться и накапливаться по мере их возникновения и в тот же момент становиться доступными для анализа.

Очевидным следствием такого подхода является использование сети компьютеров с единой схемой базы данных.

Теперь зададимся еще одним вопросом: какой способ автоматизации предпочесть?