Читать книгу: «Моделирование бизнес-процессов. От идеи к результату», страница 4

Бизнес процессы – это не только про бизнес

Я не устаю повторять, что применение бизнес-процессов не ограничивается бизнес-сферой. На самом деле, слово «бизнес» здесь – не более, чем устоявшаяся терминология. Успешно применять бизнес-процессы можно практически в любой сфере деятельности, где используется коллективный труд. Об этом я говорил в главе «Что такое бизнес процесс», повторяю этот тезис и в других публикациях. Но этот момент я считаю настолько важным, что выделил в отдельную небольшую главу.

Бизнес-процессы можно применять в любой сфере, где вам требуется автоматизация и, что еще важнее, регламентация деятельности. Если вы понимаете, что на каких-то этапах вы и ваш коллектив работаете недостаточно эффективно, хотите улучшить показатели, без регламентации не обойтись. И здесь на помощь приходит моделирование бизнес-процессов.

Вы можете применять бизнес-процессы для улучшения работы и автоматизации:

– государственных учреждений, в том числе, медицинских, центров выдачи документов и т. д.

– благотворительных организаций любого профиля;

– общественных организаций и т. д.

Бизнес-процессы можно и нужно применять везде, где требуется автоматизация или есть стремление к повышению эффективности, и где работает более одного человека.

Как ни странно, это приходится говорить снова и снова. Люди привыкают мыслить штампами, а раз в термине есть слово «бизнес», значит, это подходит только коммерческим организациям. На самом деле, термин «бизнес-процесс» пришел к нам с Запада. Он относится к той категории не совсем удачных переводных терминов, которые уже стали привычными, потому что так сложилось.

В английском языке под словом «бизнес» подразумевается не только коммерческая деятельность. В данном случае стоило перевести его как «дело» или даже «труд». И тогда термин звучал бы намного точнее – «трудовые процессы», т.е. любая деятельность, которую можно описать процессами, независимо от того, будет ли она в итоге приносить прибыль. Но сложилось уже так, как сложилось. А потому приходится повторять, бизнес-процессы – это не только про бизнес. Используйте их везде, где увидите смысл. Не бойтесь терминов и не ограничивайте себя жесткими рамками.

Декомпозиция или подпроцесс?

Нередко даже в профессиональной среде путают два понятия – декомпозиция и подпроцесс. На самом деле, это далеко не одно и то же. И важно понимать разницу между этими двумя терминами.

Декомпозиция

Декомпозиция – это разложение задачи на более простые элементы. Может использоваться как в функциональном, так и в процессном моделировании.

В этом случае для простоты понимания сути нотации вводится элемент типа «черный ящик» с названием функции или процесса. А в случае необходимости его детализация выполняется отдельно. Причем, декомпозировать можно по-разному. Например, декомпозиция функцией может быть полноценным процессом.

Пример декомпозиции сущности А

Для понимания работы компании в целом вы используете функциональную модель в IDEF0, где вводите понятие функции «Продажа». Для изучения работы бизнеса в целом лишние подробности не нужны, они только усложнят поиск решений.

Но на следующем этапе, когда вы переходите от общего к частностям, вам понадобится декомпозировать функцию «Продажи». И здесь вы уже используете инструменты процессного подхода и подробно описываете последовательность действий.

В итоге, в вашей модели есть уровень функций, и отдельно – детализация важных функций, которая и называется декомпозицией.

Подпроцесс не может выходить за рамки графической нотации, его рисуют на той же диаграмме, но внутри очерченных границ подпроцесса.

Подпроцесс

Подроцесс (используется в BPMN) – это отдельный процесс внутри процесса. Т.е. вы создаете какой-то процесс, в котором применяете блоки без детализации. Их обычно так и называют в нотации. Например, «Подпроцесс продажи».

Подпроцесс А внутри процесса

Основное отличие состоит в том, что декомпозиция допускает больше свобод, здесь вы можете совмещать различные подходы к изучению бизнеса. А подпроцесс – неотъемлемая часть BPMN нотации. В нем жестко заданы все точки входа, выхода, исполнители, инструменты еще на уровне процесса. И вы не можете выйти за эти рамки.

Использование подпроцессов помогает, с одной стороны, не перегружать диаграмму на высоком уровне подробностями, что облегчает ее восприятие. С другой, при работе с подпроцессами система BPMN поможет вам избежать ошибок, так как вы работаете внутри нотации, а не с отдельной диаграммой. Важно понимать что подпроцесс используется для исполняемых процессов, для неисполняемых процессов я не рекомендую использовать. Лучше используйте декомпозицию, так как подпроцесс сложнее к восприятию.

Разбираемся с понятием BPM. Что такое управление бизнес процессами

В современных условиях бизнес активно применяет процессный подход к организации работы. Но до сих пор существует проблема понимания – что такое управление бизнес-процессами и как правильно использовать BPM.

Определение по версии EABPM (Европейская ассоциация BPM) этого термина звучит следующим образом:

Управление бизнес-процессами (BPM) представляет собой системный подход для отражения, проектирования, выполнения, документирования, измерения, мониторинга и контроля как автоматизированных, так и неавтоматизированных процессов, для достижения целей и бизнес-стратегий компании. BPM охватывает осознанное, всеобъемлющее и все более технологичное определение, совершенствование, инновации и поддержание сквозных процессов. Благодаря этому системному и сознательному управлению процессами компании добиваются лучших результатов быстрее и гибче.

Я считаю, что это определение вносит больше путаницы, чем настоящего понимания BPM, особенно для людей, не изучавших глубоко эту тему.

В своей работе я постоянно пользуюсь графическими нотациями управления бизнес-процессов и BPMN. Считаю этот инструмент очень удобным, он помогает мне не только в разработке решений для бизнеса, но и в их обосновании. Ведь, как я постоянно говорю, одна картинка стоит тысячи слов. Человек мыслит образами, и представить какой-то вид деятельности при помощи картинки (схемы) ему намного проще.

Но вопросы остаются, их часто задают мне и коллеги, и клиенты. Кроме того, очень много путаницы в понимание сути вносят маркетинговые статьи и термины, связанные с этой сферой деятельности. Как разработчики программных систем, так и бизнес-консультанты, постоянно использующие в работе эти инструменты, успели внести в сферу управления бизнес-процессов очень много исключительно маркетинговых понятий. С одной стороны, этот процесс неизбежен в любой коммерческой сфере. С другой – BPM и без того не самая простая для неспециалиста методология. А маркетинг вносит дополнительную путаницу.

Потому я решил дать свое развернутое определение тому, что такое управление бизнес-процессами. И надеюсь, что сумею помочь разобраться в основных вопросах, связанных с применением BPM.

Как появилось BPM

Любой новый бизнес можно сравнить с ребенком. Каждая компания, создаваемая с нуля, проходит период становления и обучения. Необходимо организовать взаимодействие сотрудников и подразделений, создать механизмы передачи знаний и т. д. И не важно, насколько большой будет эта компания – в малом бизнесе все эти вопросы также важны, как и в крупной организации с большим числом филиалов.

При этом человечество не стоит на месте. И как в сфере обучения, так и в сфере организации бизнеса появляются новые инструменты, более гибкие, удобные, понятные интуитивно, что особенно важно для людей, делающих первые шаги в любой сфере.

Если мы обратимся к старым записям и попробуем изучить особенности организации труда что на советских предприятиях, что в западных компаниях, мы увидим преимущественно сухие, сложные для восприятия текстовые инструкции, относящиеся преимущественно к функциональному подходу:

– Описание рабочего места

– Должностная инструкция сотрудника

– Требования техники безопасности и т. д.

Все это, как многие помнят, крайне сложно воспринимается, и значительная часть подобных инструкций пылились на полках, зачастую, никем, кроме создателя, не прочитанные. А опыт и требования передавались от опытного сотрудника новичку.

А что делать, если появляется необходимость быстро изменить работу целой организации? А если еще при этом внедряется автоматизация? Ответом на эти запросы и стало появление BPM.

Об управлении бизнес-процессами простыми словами

Управление бизнес-процессами заключается в том, что вы регламентируете, описываете и изменяете бизнес-процессы. Именно изменяете, а не улучшаете, ведь вы можете как улучшить, так и ухудшить бизнес процесс. В отличие от станка или автомобиля, непосредственно управлять при помощи директив или нажатия кнопки коллективом невозможно. Но мы можем задать последовательность действий, которую будет выполнять коллектив при решении той или иной задачи. Именно это и называется BPM.

Определение от меня:

Управление бизнес-процессами (BPM) – это управление действиями (автоматизированными и неавтоматизирвоанными) в коллективе посредством бизнес-процессов.

Чтобы управлять любыми бизнес процессами необходимо:

– Описать сами бизнес-процессы.

– Внедрить в работу коллектива описанный бизнес процесс.

– Назначить людей, ответственных за бизнес-процессы, так называемых владельцев бизнес-процессов.

Важно понимать, что бизнес-процесс может выполняться как человеком, так и быть частично автоматизированным. При этом необходимо управлять крайне разнородной средой. Разные бизнес-процессы требуют различного подхода и действий сотрудников, различных инструментов автоматизации. И все это нужно уметь описывать по-отдельности, после чего объединять в общую систему.

Необходимо исходить из понимания: процессный подход – это управление целым через управление частями.

И чтобы исключить путаницу в терминологии, поясню:

– BPM (Business Process Management) – это методология. т.е. набор основных принципов и подходов к построению нотаций и самой организации работы при помощи бизнес-процессов.

– BPMN (Business Process Model and Notation) – нотация (язык), в которой строятся нотации, в том числе, исполняемые.

– BPMS (Business Process Management System) – IT система исполнения, построенная по определенным правилам, заданных в методологии.

Если проводить аналогию с наукой, то BPM – это прежде всего подход, своего рода мировоззрение. BPMN – это методы и алгоритмы решения конкретных задач. Например, доказательства для теорем или набор методов для создания проекта обеспечения электричеством объекта (производства, многоквартирного дома). А, в свою очередь, BPMS- это уже готовые прикладные решения, которые можно «включить» и они уже будут работать. Для математики это – готовые решения задач, имеющих практическое значение. Для физики – непосредственное реализации той самой электропроводки и подключение объектов. Для сферы айти – готовый программный код.

Исполняемые и неисполняемые бизнес процессы

Нотации бизнес-процессов могут быть исполняемые и неисполняемые. Первые предназначены для автоматизации, вторые – для изучения работы компании и повышения эффективности взаимодействия в коллективе.

Т.е. мы используем принципы и методы BPM для создания нотаций. При этом пользуемся правилами написания BPMS. Для того, чтобы создать нотацию неисполняемую, в принципе, можно воспользоваться даже листом ватмана и карандашом. Главное, четко соблюдать все правила.

Для исполняемой нотации требуется определенная IT-среда – BPMS. При этом даже неисполняемые я рекомендую выполнять в BPMN, так как здесь сама среда помогает выявлять возможные ошибки, противоречия, что повышает грамотность и точность описания бизнес-процесса.