Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей

Оценка текущей трудовой деятельности

Вы можете думать, что знаете, как работаете; возможно, даже чувствуете, что слишком хорошо знаете, – включая все подводные камни. Но не впадайте в заблуждение, полагая, что детальное рассмотрение того, как вы работаете, является пустой тратой времени.

Улучшение чего-либо подразумевает определение того, как дела обстоят сейчас. Это будет показателем, по которому можно судить, в каком направлении нужно двигаться. Кроме того, такой анализ может дать ценную информацию о том, что именно можно улучшить, и поэтому изменения произойдут с большей вероятностью. Такой подход к тайм-менеджменту, безусловно, верный, потому что в этой области можно легко поддаться самообману. Если я спрошу, не проводите ли вы слишком много времени на совещаниях, вы вполне можете согласиться. А тратите ли вы время на ненужную работу с документами и общение? Вы плохо организованы? Такие вопросы, скорее всего, заставят нас защищаться, и это понятно. Вы, без сомнения, работаете эффективно, но в каких-то аспектах вашу работу можно улучшить. Для большинства людей дополнительное время было бы ценным ресурсом, чтобы выполнить свои задачи и обязанности. Для большинства это так.

Чтобы добиться ощутимых перемен, вам нужно пересмотреть собственные методы и условия работы и понять, на что вы сейчас тратите время. В сложной работе приходится заниматься многими видами деятельности.

Упражнение

Следующий раздел «На что тратится время сейчас» будет основой для упражнения. Можно самостоятельно разобраться в том, как вырабатывались ваши нынешние методы работы, или же воспользоваться советами, которые помогут вам более развернуто провести оценку. Какой бы способ вы ни выбрали, чтобы эффективно применять методы тайм-менеджмента, нужно честно признаться себе, как успешно вы справляетесь в данный момент.

На что тратится время сейчас

Есть два способа рассмотреть этот вопрос.

Рисунок 2.1. Планирование ограниченного «планового времени»

80 % Реактивное время

20 % Плановое время

Первый – это оценить вашу работу, хотя бы приблизительно. Это проще всего сделать в процентном выражении на круговой диаграмме (см. рисунок 2.1).

Слева находится круговая диаграмма, где выделено реактивное время (например, обработка запросов на продажу), которым нельзя пожертвовать, и плановое время, необходимое для других задач. Правая часть рисунка показывает, как можно измерять ваши конкретные задачи (перечисляя все и вся с точки зрения вашей категории работы).

Второй способ – завести журнал времени (см. рисунок 2.2), чтобы получить гораздо более точную картину, – буквально записывая то, что вы делаете в течение дня, и делая это по крайней мере в течение недели, и даже дольше, если вы можете (необходимость все записывать займет всего несколько секунд, но нужно делать это подробно).

Мало у кого получалось вести журнал и не открыть для себя что-то новое: например, понять, что на некоторые дела они тратят гораздо больше времени, чем думают, либо наоборот, что тратят меньше времени, чем полагают, но первый случай типичнее. В результате можно понять, что нужно пересмотреть очевидные вещи.

Опять же, при использовании простой круговой диаграммы на втором этапе этого анализа будет полезным написать, как вы представляете себе идеальную разбивку времени. Тогда вам будет понятнее, к каким результатам вы стремитесь. Возможно, вам стоит выполнить это задание, прежде чем продолжить читать дальше.

Это поможет вам понять, в каком направлении двигаться, а также вам будет легче отследить, есть ли положительный эффект от проделанных действий. Если параллельно учитывать и остальные моменты, то вам будет ясно, можно ли принять меры для улучшения ситуации и относятся ли они к областям, которые являются важными для вас. Имея все это в виду, мы обратимся к тому, что является основой тайм-менеджмента и, возможно, его наиболее важным принципом.

Рисунок 2.2. Журнал учета личного времени (пример)

Планируйте работу и разрабатывайте план

Конечно, для реального прогресса в тайм-менеджменте нужен план. Он должен быть в письменной форме, и вам нужно регулярно его пересматривать и обновлять; большинство людей делает это ежедневно. Повторюсь: письменный план, регулярная проверка и обновление. Таким образом, это то, что иногда называют скользящим планированием. Если регулярно его вести, то оно будет отображать объем вашей рабочей нагрузки в любой конкретный момент. Таким образом, оно должно точно и полностью показать ваш план работы на ближайшее будущее и дать представление о том, что вас ожидает дальше. По мере того как вы будете заниматься планированием, некоторые вещи будут понятны, например, когда нужно будет подготовить и сдать годовой бюджет. Другие области менее ясны, и, конечно, многого нельзя предвидеть заранее. В самом простом виде такой план – это просто список дел. Он может включать в себя:

• ежедневный план;

• еженедельный план;

• обязательства, которые появляются регулярно (еженедельно, ежемесячно или ежегодно);

• план на предстоящий месяц (возможно, связанный с графиком планирования).

Точная схема планирования будет зависеть от промежутка времени, в течение которого вы работаете. Важно, чтобы такой план помогал лично вам, и вам было ясно, куда отнести различные возникающие задачи в своем дневнике. Важно и то, как организован ваш дневник и как вы его используете для улучшения своей работы и повышения эффективности, но необходимо помнить о системности и регулярном анализе дневника. Это основной фактор в создании дисциплины тайм-менеджмента, предоставляющий нам нужную информацию, на основе которой нам нужно сделать выбор: какие действия предпринимать, как делегировать, откладывать какие-то дела или игнорировать, в каком порядке решать проблемы и так далее. Хороший тайм-менеджмент не устраняет необходимость принимать решения такого рода, но он должен сделать этот процесс легче и быстрее, а также должен помочь вам принять такие решения, которые приблизят вас к достижению ваших целей.

Если вам уже кажется, что это сложно, не отчаивайтесь. Я не думаю, что корректировка и просмотр вашего скользящего планирования сами по себе станут обременительной задачей. Планирование будет меняться день ото дня и зависеть от вашего рабочего режима, но в среднем вы будете тратить на него всего несколько минут. Я считаю, что у меня получается жонглировать большим количеством шаров, и я занятой человек. На бумажную волокиту я трачу примерно пять минут в день, но – что важно – на это больше не уходит время в течение не так хорошо организованного дня.

Работа с неуправляемым

Последний пункт здесь имеет решающее значение. У некоторых людей, возможно у большинства, есть часть дня, которая является реактивной. Иногда возникают непредсказуемые дела, поэтому область свободного времени всегда будет содержать подобные случаи. Это не значит, что эти дела автоматически становятся неважными, может быть и такое, что все совсем наоборот. Например, менеджер по продажам или маркетингу в коммерческой компании может получить вопросы или требования от клиентов, которые очень важно быстро решить. Тем не менее такие непредвиденные обстоятельства сложно уложить в плотно запланированный день. Иногда из-за этого реактивного звена люди начинают верить, что планировать свой день и делать это эффективно – невозможно. Правда в том, что все как раз наоборот. Если ваши дни состоят из таких непредвиденных случайных дел, то вам тем более нужно заниматься планированием: ведь тогда на оставшиеся рабочие дела будет меньше времени, поэтому очень важно грамотно его распределить и максимизировать эффективность.

Нам всем нужен план, и каждый может извлечь выгоду, имея четкое представление о том, что должно быть сделано. Если у вас нет плана, то придется немного над этим попыхтеть, однако это будет стоит того, и вам не нужно будет долго ждать, чтобы начать все успевать. Как только у вас будет план, вы сможете выработать гибкую систему, которая будет вам подходить и соответствовать вашей работе и обязанностям.

Какая система?

До сих пор я игнорировал вопрос о том, какие бумаги необходимы для процесса планирования. Многие книги по теме тайм-менеджмента тесно связаны с частной системой управления временем, где есть место дневникам, различным бумагам, переплетам и так далее. Некоторые даже утверждают, что единственный путь к эффективному распоряжению временем лежит через их конкретную систему. Здорово, если эта система подойдет лично вам, однако я хотел бы напомнить, что нужно быть осторожным при ее выборе.

Не буду ничего рекомендовать; на самом деле я сам не использую фирменных систем. Это не значит, что я не одобряю их. Один мой очень высокоорганизованный знакомый пользуется подобной системой и клянется, что она работает, но я также знаю и тех, кому эта система не помогла, – поэтому совершенно ясно, что не существует панацеи. Многие такие системы носят ограничительный характер, то есть их можно использовать только определенным образом, что вполне может не подходить вам, вашему образу мышления и стилю работы. Таким образом, существует реальная опасность, что если вы используете систему и какой-то ее элемент вам не подходит, то вы не получите положительных результатов. Куда лучше сначала определить для себя, что именно вам нужно, задав себе следующие вопросы.

• Какой дневник мне нужен?

• Сколько места мне нужно для заметок?

• Сколько разделов соответствует принципу группировки моих задач?

• Какие разделы нужно регулярно заполнять?

Когда вы поймете, что вам нужно, и некоторое время поработаете таким образом (реальность почти наверняка будет отличаться от запланированной версии, и вы, скорее всего, сделаете план более реалистичным), тогда можно будет изучить существующие системы и посмотреть, подходят ли они вам и вашим целям. Они могут быть весьма дорогостоящими, поэтому убедитесь, что это достойная инвестиция. В противном случае многие люди прекрасно справляются, имея всего лишь ежедневник, блокнот или листочки.

Подведу итог чем-то вроде рекомендации. Я бы посоветовал приобрести дневник с отрывными листами, многим этот способ подходит лучше всего (я использую персональный органайзер размером с рабочий стол). Он сочетает в себе аккуратную систему и позволяет вносить именно ту информацию, которая вам нужна, и это самое главное. В итоге он должен отражать ваш план и помогать вам организовать собственное время.

Примечание. Конечно, любая такая система также может быть электронной и отображать ваш план на экране, а не на бумаге. Вам необходимо выбрать, что будет лучше именно для вас, и для этого нужно учитывать два критерия. Во-первых, подумайте, нужно ли вам координировать свои действия с сотрудниками; может быть, всем будет лучше пользоваться единой системой. Во-вторых, подумайте о резервном копировании данных – потеря всего вашего дневника и системы планирования вряд ли поможет вам стать продуктивнее. Какой бы системой вы ни пользовались, убедитесь, что она будет в целости и сохранности.

Итак, ни одна система не подходит всем без исключения. Даже выбор разбивки в вашем дневнике должен быть лично вашим выбором, основанным на ваших потребностях, и, что также очень важно, система должна отражать то, как вы работаете. Решение за вами. Я могу только заявить, что весь мой опыт говорит о том, что гибкая и, следовательно, персонализированная система будет работать лучше всего.

Постановка четких целей

Любой план хорош лишь настолько, насколько хороши стоящие за ним цели. Четкие цели действительно важны, отсутствие ясности может повлиять на каждый аспект работы, не в последнюю очередь и на тайм-менеджмент, иногда незаметно для самого человека.

Умные цели

Афоризмы, поощряющие постановку четких целей, сейчас повсюду; они предлагают дельные советы. Вам действительно необходимо ставить четкие цели, они не должны быть расплывчатыми и звучать как мечты. Часто приводимая аббревиатура SMART излагает соответствующие принципы постановки целей: они должны быть конкретными (specific), измеримыми (measurable), достижимыми (achievable), реалистичными (realistic) и ограниченными по сроку (timed). Пример поможет их прояснить. Важная составляющая моих тренингов, которой я регулярно уделяю внимание, – это группа навыков, необходимых для официальных презентаций. Кстати, любая слабина в этой области приведет к потере времени, что выльется в более длительную и, возможно, более мучительную подготовку. Хорошие навыки проведения презентаций экономят время. Но я отвлекаюсь.

Определить целью семинара по этой теме «научить лучше выступать» было бы слишком просто – эта формулировка недостаточно четкая, чтобы убедить в пользе курса. Цели курса по презентационным навыкам должны отвечать следующим параметрам.

• Конкретность. Научите участников делать такие презентации, которые смогут успешно передать сообщение аудитории в приемлемой для нее манере.

• Измеримость. Другими словами, как мы узнаем, что цель была достигнута? В нашем случае мы ориентируемся на результаты будущих презентаций; оценить проделанную работу сможет тренер или же группа, которая научится оценивать презентацию по нужным стандартам во время практики. Или можно попросить одновременно и тренера, и группу.

• Достижимость. Можно ли цель достигнуть? Ответ в этом случае будет зависеть от заявленного образца перед началом курса. Для неопытных людей, у которых стандарты для составления презентации низки, ответ может быть отрицательным. Продолжим рассматривать ранее взятый пример: предположим, что люди достаточно опытны и профессиональны в области презентаций, и поэтому для них цели будут вполне достижимыми – при наличии нужного количества времени и программы.

• Реалистичность. Если недостаточно времени, то цели могут быть нереалистичными. Может быть, людей реально натренировать на скорость, но точно не за одно занятие.

• Ограниченность по сроку. В плане обучения это будет отражать сроки прохождения курса. Можно планировать обучение сроком в месяц, и тогда у нас будет понимание того, что целей нельзя достигнуть раньше этого времени. Также рассмотрите продолжительность процесса: достаточно ли будет программы, рассчитанной на один, два или любое другое количество дней, для достижения ваших целей?

Многое из того, что необходимо сделать для эффективного управления временем, связано с урегулированием противоречий и принятием решений о том, что приоритетнее всего. Однако если нет ясности относительно целей, которые можно использовать в качестве эталона, то это невозможно.

Здесь не место для длинного трактата о постановке целей. Достаточно сказать, что это важно для всего, что касается деловой жизни. Компания функционирует лучше всего, если прописаны четкие корпоративные цели, структура управления работает лучше всего, когда людям понятно, чего они должны достичь. Подумайте о себе. Есть ли какие-то сферы, где вы не понимаете, что делать? Противоречит ли то, как вы работаете, вашим целям? Если вы ответили положительно на первый вопрос, то, вероятно, ответ на второй был таким же.

Примечание. У вас не получится эффективно распоряжаться временем, если у вас нет четких целей в рамках вашего круга обязанностей. Если их нет, то это то, что нужно будет разрешить в первую очередь.

На этом этапе мы можем подвести итоги по некоторым ключевым вопросам. Если у вас есть представление о том, куда уходит время, вы проанализировали свой подход к делам и у вас есть (письменный) план, четко связанный с вашими целями работы, тогда вы можете приступить к работе с некоторой надеждой на разумную продуктивность. Но есть много факторов, которые могут помочь повысить продуктивность. Некоторые из них не только заложат основу, но и покажут на примере, как подходы (в конечном счете привычки) могут оказывать значительное и бессрочное влияние на вашу работу. Все приведенные ниже примеры потенциально представляют большую ценность для человека, который хочет эффективно распоряжаться временем.