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6.PROTOCOLO Y POLÍTICA

«Los buenos modales tienen mucho que ver con las emociones.

Para hacerlos sonar como verdad hay que sentirlos, no solo exhibirlos».

AMY VANDERBILT

Durante mis años de profesión me he visto inmerso en una infinidad de actos y eventos relacionados con la vida política de dirigentes y gobernantes. En la gran mayoría de estos momentos existe siempre un grado de incertidumbre asociado al «quién se encarga de esto». Lo cierto es que el protocolo en la actualidad está demasiado ceñido al gobierno, a lo institucional, al evento supuestamente importante, pero ¿cuántos eventos se celebran en una provincia o municipio a diario? ¿Tenemos claro cómo, cuándo y qué hacer a la hora de organizar y asistir a invitados y colaboradores en un acto donde van a confluir sensaciones, expectativas, diálogos y gente?

No lo tengo tan claro, al menos yo.

Cuando empezaba a escribir este libro tenía claros muchos pasajes de él y quiénes me acompañarían en las frases de este trabajo. Algunos fueron apareciendo a posteriori, pero tenía a una persona en mi cabeza desde el primer momento. Mi historia con ella es simplemente diferente.

Lucía Suárez trabaja desde hace muchos años en el departamento de protocolo del Gobierno de Canarias. Es graduada en Protocolo y Organización de Eventos y máster internacional en Gestión y Organización de Eventos, Protocolo, Ceremonial y Relaciones Institucionales. Cuando estás con ella te das cuenta de que a tu alrededor los detalles, esos pequeños detalles, toman protagonismo: el ruido ambiente cambia, su tono de voz te va envolviendo y quieres disfrutar cada minuto de su compañía. Debo decir que en esta parte no puedo ser nada objetivo. Si tuviera que describir la relación que me une a Lucía, tendría que tirar de almanaque hacia atrás, eso sí. Me ha acompañado durante muchos años en mi formación académica y personal. Ha sido mucho más que una amiga.

Esta mujer sabe bien lo que es la evolución constante en su profesión, en su vida, en la importancia de seguir formándose y adaptando su profesión a los cambios de la sociedad. Lucía es protocolo en su inmensa esencia.

PROTOCOLO INSTITUCIONAL

Para hablar de protocolo, como de cualquier otra disciplina, debemos empezar por su definición. Y, como casi siempre, las definiciones son múltiples y variadas y, en muchos casos, subjetivas.

Cuando el ser humano comenzó a relacionarse le surgió la necesidad de organizarse, de establecer una serie de normas o reglas básicas para que esa organización funcionase. Con el paso del tiempo las normas se fueron sofisticando, adaptándose a las circunstancias del individuo en sociedad y siguiendo determinados modelos sociales y formas de comportamiento. El escenario en el que se suceden las relaciones políticas, interpersonales, interprofesionales es el de los eventos, los actos organizados por los profesionales del protocolo. Que una negociación tenga un final positivo va a depender en gran medida del profesional del protocolo, puesto que su papel no se limita a colocar adecuadamente las banderas en su lugar o a recibir con una sonrisa a los invitados. Ambas cosas son igual de importantes, pues la mala colocación de una bandera o un saludo irrespetuoso pueden provocar serios conflictos, pero su labor va mucho más allá, por lo que su formación debe ir acorde con esa responsabilidad. El respeto a las personas, a su cultura, ideas, costumbres, a la libertad de los demás hasta los límites necesarios para la convivencia armónica, las buenas maneras, los modales, la manera de hablar, de comer, de vestirnos son condiciones básicas que necesariamente deben estar presentes en nuestro día a día, mucho más cuando nos referimos al ámbito del protocolo.

Ahora bien, esto no basta cuando hablamos de la enorme responsabilidad que supone el que las negociaciones entre países o cualquier tipo de relaciones internacionales o interprofesionales sean satisfactorias. Aquí lo importante es conocer con profundidad todos aquellos aspectos diferenciales entre personas de países y culturas diferentes: religión, costumbres, dietas…, teniendo siempre presente que cualquier descuido puede convertirse en un problema de Estado. El profesional del protocolo debe velar por que esto no ocurra. Cortesía, buenas maneras, educación son elementos básicos que deben estar presentes en el perfil de un buen profesional del protocolo, a lo que hemos de añadir una amplia formación multidisciplinar que abarque, además de los contenidos de los estudios de protocolo, las técnicas y las normas protocolarias, conocimientos de derecho, geografía, historia, sociología y comunicación. Detrás de la organización de cualquier acto existen unos objetivos y en función de ellos debemos aplicar tanto nuestras habilidades sociales como la inteligencia emocional y los conocimientos adquiridos durante nuestra formación. La conjunción de todo ello hará posible que esos objetivos se consigan de manera más o menos satisfactoria. La palabra que más se repite en el caso de protocolo es «norma». La RAE la define como «regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades, etc.». El ser humano difícilmente se maneja en el caos, no se manifiesta positivamente, busca la normalidad para entender las cosas, para relacionarse con comodidad, para sentirse bien. Necesita tener unas normas a las que ajustarse para ver lo que sucede a su alrededor con claridad, con coherencia. Y es aquí donde actúa el protocolo como instrumento organizativo, donde justifica su necesidad. Según Carlos Fuente Lafuente[1] , «protocolo es el conjunto de normas, tradiciones, costumbres y técnicas que la sociedad y los individuos disponen para la organización de sus actos, su convivencia y sus relaciones internas y externas». Carlos Fuente habla de convivencia y relaciones; efectivamente, una correcta organización favorece las relaciones entre personas y, en consecuencia, la convivencia. Somos conocedores de la importancia que tienen estos dos conceptos en todos los ámbitos de nuestras vidas. Imaginemos cuando hablamos de relaciones entre Estados. En más de una ocasión un acto mal organizado, un fallo protocolario, ha dado al traste con la toma de un acuerdo importante. Pero no debemos caer en la trampa de lo que pretenden algunos políticos al utilizar como disculpa un fallo protocolario para justificar una estrategia política. Es aquí donde el profesional necesita conocer a fondo la norma y saber manejar todos los argumentos que justifiquen una decisión. Jorge J. Fernández[2] nos dice que «las normas que proceden de los usos y de las costumbres sociales se implantan como una necesidad social, sirven para normalizar las relaciones entre todas las personas y entre instituciones y gobiernos». Nos interesa señalar los objetivos que se persiguen con la organización de esos grupos y para ello hemos elegido los que señala Fernández:

 El protocolo está basado en la cortesía, esencia de la educación, que significa el respeto a las personas, sea cual sea su condición tanto social como personal o, lo que es lo mismo, el respeto integral.

 El fin próximo del protocolo es que las actividades en las que interviene o tiene prioridad de normativa se hagan bien; debe resolver problemas, no buscarlos o crearlos. El objetivo final del protocolo es la convivencia, que ha de ser positiva; pues si no lo es, este no existe.

Cuando nos vemos en la situación de tener que organizar grupos de personas nos enfrentamos a la necesidad de establecer un criterio. Pero este ya está inventado y recogido en las normas que han sido legisladas en el Real Decreto 2099/83 sobre Ordenación General de Precedencias en España. Por mucho que de forma generalizada se esté pidiendo a gritos una profunda revisión, es el código que debemos aplicar quienes nos dedicamos a esta difícil tarea; así como el Decreto 202/1997, que recoge el Reglamento de Precedencias en el ámbito de la Comunidad Autónoma de Canarias. Cuestionado por muchos, pero es la norma en la que debemos basarnos en la organización y protocolo de nuestros actos. En muchas ocasiones se precisa la conjunción de ambas leyes para establecer las precedencias, lo que requiere grandes dotes de negociación para acordar analogías entre cargos que no aparecen en una u otra normativa.

Después de esta introducción, a través de la que cualquiera entendería el protocolo como una necesidad social e institucional, sigue habiendo algunas voces que dudan de su necesidad, siempre por desconocimiento, y a ellas va dirigido este artículo.

El ser humano difícilmente se maneja en el caos, no se manifiesta positivamente, busca la normalidad para entender las cosas, para relacionarse con comodidad, para sentirse bien.

Escribir sobre protocolo en un libro de política es raro, pero si ese libro es sobre la profesionalización de la política resulta cuando menos sorprendente y un gesto para agradecer por quienes nos dedicamos a esta hermosa profesión, tan poco valorada en el mundo político. Sin embargo, el abanico de aspectos que abarca el protocolo es tan amplio que centrarnos en lo que se nos ha pedido (importancia, funciones del responsable, cómo hacer buen protocolo, qué se debe tener en cuenta en un acto) resulta muy complicado. Cuando de pronto te encuentras en el departamento de protocolo de una institución como la Presidencia del Gobierno autonómico pueden suceder dos cosas: que la inconsciencia te haga sentir importante o que, por el susto de ver a qué te enfrentas, te den ganas de salir corriendo. Esta afirmación merece una explicación. Este es un ámbito muy desconocido por dentro y que desde fuera se ve, a través del ojo de la cámara, como algo de lucimiento, de cierto boato. Pero la realidad es otra: es la que te empuja a salir corriendo cuando varias personas te hablan y piden cosas al mismo tiempo, cuando todo lo que falla se debe a tu incompetencia. Los nervios, el estrés, la preocupación, la chispa que salta en mitad de la noche. ¿Le dije la hora al técnico de sonido? ¿Cerré el programa con la gente de prensa? Esa sí es la realidad del protocolo.

Cuando comencé a trabajar en este ámbito, una buena compañera me dijo que cuando empieza un acto «es como cuando se sube el telón del teatro y comienza la función, solo que la protagonista eres tú, aunque no estés en el escenario. Si algo sale mal, todo el mundo te mirará a ti». Tenía razón. Y mucho más cuando nos enfrentamos a esa otra realidad, de enorme repercusión, que es donde radica la importancia del protocolo institucional, ese que será el espejo del gobierno para el que trabajas. La afirmación «importancia del protocolo» encierra el resto de las cuestiones en las que se centra este artículo. La colocación de las autoridades en el sitio que les corresponde es solo la puntita de un alfiler comparada con las innumerables tareas que debemos desarrollar en nuestro día a día. Las funciones del responsable de protocolo son tantas como definiciones podemos encontrar. Según J. Fernández Vázquez, «el fin próximo del protocolo es que las actividades en las que interviene o tiene prioridad de normativa se hagan bien». La puesta en escena de la declaración de emergencia climática se lleva a cabo por medio de una rueda de prensa, sobre la que el botánico Wolfredo Wildpret dice: «La declaración la realizó… arropado por su gabinete en pleno, con la solemnidad de las grandes ocasiones». Un buen ejemplo de la intervención del protocolo para introducir las claves que dan solemnidad a un acto.

¿Por qué es de agradecer que en un libro que se dedica a la profesionalización de la política se nos tenga en cuenta? Cuando un equipo de gobierno llega a la institución, por quien pregunta en último lugar es por el equipo de protocolo y a quien necesita en primer lugar es a alguien de protocolo. ¿Por qué? El equipo de protocolo está presente desde el momento de su investidura y toma de posesión. Y a partir de ahí… El titular de la presidencia debe asistir a un acto. ¿Cuál es la finalidad de ese acto? ¿En qué consiste? ¿Cuál es su misión como presidente o presidenta? ¿Lo debe presidir? ¿De cuánto tiempo dispone, en caso de tener que intervenir? ¿Cuál es la etiqueta que debe llevar? ¿Cuánto dura? Y así muchos más detalles que la persona responsable de protocolo se ocupa de recopilar para, con ellos, elaborar un programa que deje muy claro todo lo que sucederá en ese acto desde el momento en que llega el presidente. ¿Qué pasaría si no existiera esa figura encargada de la tarea de buscar la información de aquí y de allá? Pues, sencillamente, que nuestro jefe o jefa iría al acto como una persona ciega que tiene que cruzar una calle de cuatro carriles. ¿Y si nos visita el embajador o embajadora de Alemania, de Japón, de Marruecos? ¿Preguntará en la recepción por el despacho del presidente, subirá a la segunda planta y tocará de puerta en puerta? No. El o la responsable de protocolo estará en la puerta de entrada al edificio, esperando a que llegue el coche que trae al embajador para recibirlo a pie de coche y acompañarlo hasta donde le espera el presidente. Pero también se dan aquellos casos en los que es necesario trasladar a la sociedad un proyecto que el Gobierno decide sacar adelante y lo hace celebrando un acto, a modo de conferencia, jornada… Para ello, el equipo de protocolo se emplea a fondo, planificando, coordinando, organizando todas las fases necesarias para sacar adelante ese objetivo. A partir de que se nos comunica lo que se desea hacer y lo que se quiere conseguir, todo queda en manos de protocolo, desde elegir el lugar, la hora, averiguar a quién va dirigido, elaborar lista de invitados, diseñar y enviar invitación, supervisar el montaje del lugar de celebración con los recursos audiovisuales, mobiliario… hasta que llega la puesta en escena, con la comprobación de que todo funcione, de que las personas que tienen que intervenir lleguen puntualmente y así un largo etcétera. Sería interminable enumerar todas las tareas que llevamos a cabo quienes nos dedicamos al protocolo institucional. Pero con lo que llevamos dicho ya queda muy atrás la idea de que ponemos banderas, colocamos personas (que también) y de que nos gusta salir en la foto. Nada más lejos de la realidad o, por lo menos, nada más lejos de las intenciones de un buen profesional del protocolo. Entramos en un terreno delicado o al menos comprometido, porque es cierto que en esta profesión nos encontramos con muchos egos que debemos gestionar y, posiblemente, en algunos casos también existe el ego del profesional del protocolo; pero, en mi opinión, debemos ser invisibles: el mejor profesional es el que no se ve. Aunque pueden estar tranquilos, porque no se le ve, pero todo el mundo sabrá que está ahí, pues si no estuviera todo el acto sería un desastre. Por último, debo decir que el protocolo es muy socorrido, es a lo que todo el mundo recurre cuando no se sabe qué hacer con algo o cómo hacerlo. Y, ¡curioso!, debe de ser que desarrollamos un sentido especial para superar imprevistos, pues solemos encontrar las soluciones. Como dice Carles Cortina, secretario de la Asociación Catalana de Protocolo y Relaciones Institucionales, «el protocolo soluciona problemas». Pues bien, eso es algo más de lo que hacemos cada día.

LUCÍA SUÁREZ RODRÍGUEZ

[1] Fuente, C. Protocolo oficial: las instituciones españolas del Estado y su ceremonial. Ediciones Protocolo. 2004. Madrid.

[2] Anuario Jurídico y Económico Escurialense. XLV (2012). 737-754. ISSN: 1133-3677.