Читать книгу: «Word 2007. Популярный самоучитель», страница 3

Лента

Лента – элемент интерфейса, который заменил панели инструментов предыдущих версий (рис. 1.30). Главная особенность ленты – наличие вкладок. Благодаря им в поле зрения может находиться только часть команд. Другие команды, с одной стороны, тоже под рукой, а с другой – не загромождают рабочую область.

Рис. 1.30. Лента

На вкладках расположены группы кнопок с разными значками, которые обеспечивают быстрый доступ к командам программы. На одной вкладке находятся группы, позволяющие выполнять похожие команды. Например, на вкладке Вставка находятся группы Страницы, Таблицы, Иллюстрации, Колонтитулы, Символы и т. д., позволяющие вставлять в документ Word соответствующие элементы (рис. 1.31).

Рис. 1.31. Вкладки и группы ленты

Если вы хорошо ориентируетесь в Word и активно используете при работе сочетания клавиш, то можете убрать ленту с экрана, чтобы расширить рабочую область программы. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на ленте и в появившемся контекстном меню выберите команду Свернуть ленту (рис. 1.32).

Рис. 1.32. Сворачивание ленты

В результате лента исчезнет с экрана и останутся только названия вкладок (рис. 1.33). Рабочая область увеличится, но для доступа к командам нужно будет выполнять одно лишнее действие – щелкать на названии вкладки. После этого лента будет появляться и снова исчезать, как только вы установите курсор в рабочую область.

Рис. 1.33. Свернутая лента

Чтобы лента снова была на экране постоянно, щелкните правой кнопкой мыши на названии вкладок и еще раз выполните команду Свернуть ленту, сняв тем самым флажок возле нее.

Лента занимает много места не только в высоту, но и в ширину. Ее размеры рассчитаны на разрешение 1280 × 1024. При работе с разрешением 1024 × 768 некоторые команды не видны, и для доступа к ним приходится лишний раз щелкать кнопкой мыши. Правда, за счет того что лента больше, чем старые панели инструментов, на ней появились некоторые команды, которых раньше не было или которые приходилось добавлять вручную. Например, есть кнопка для быстрого удаления форматирования, изменения регистра, перечеркивания текста.

Существенный недостаток ленты – невозможность ее изменять: удалять имеющиеся команды или добавлять новые.

При выделении некоторых элементов (иллюстраций, формул, таблиц и т. д.) на ленте появляются дополнительные вкладки – контекстные. Они содержат специальные инструменты для работы с этими элементами. Например, при выделении рисунка появляется вкладка Работа с рисунками → Формат, которая включает в себя инструменты для изменения размеров, яркости, контрастности, формы, границ иллюстрации, для задания эффектов (например, отбрасывание тени рисунком), рамок, определения положения в тексте и т. д. (рис. 1.34).

Рис. 1.34. Контекстная вкладка, которая появляется при работе с рисунками

Полосы прокрутки

Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная) используются для перемещения по содержимому документа (рис. 1.35). Чем больше документ и чем больше в нем страниц, тем меньше будет ползунок посередине полос прокрутки. Позиция ползунка позволяет определить, в каком месте документа сейчас находится пользователь – в начале, в конце или посередине.

Рис. 1.35. Полосы прокрутки в окне Microsoft Word

Для перемещения по документу при помощи полос прокрутки щелкните на ползунке одной из них левой кнопкой мыши и, удерживая кнопку мыши, перетяните ползунок на вертикальной полосе вверх или вниз, а на горизонтальной – вправо или влево. Вы также можете использовать для перемещения по документу кнопки в виде стрелок, которые располагаются по краям полос.

В нижней части вертикальной полосы прокрутки расположены дополнительные кнопки для навигации по документу (рис. 1.36). Кнопка в виде шарика определяет объект перехода. При ее нажатии открывается небольшое окно, позволяющее выбрать нужный объект (рис. 1.37). С помощью кнопок в виде стрелок можно переходить к предыдущему и следующему объектам выбранного типа.

Рис. 1.36. Управление навигацией по документу с вертикальной полосы прокрутки

Рис. 1.37. Меню, позволяющее выбрать объект перехода

Линейка

Линейка в Word 2007, в отличие от предыдущих версий программы, по умолчанию скрыта. Для вывода ее на экран нужно щелкнуть на кнопке Линейка

которая находится над вертикальной полосой прокрутки.

В результате в верхней части рабочей области появляется горизонтальная линейка, а в левой части – вертикальная (рис. 1.38). С ее помощью можно ориентироваться в размерах текстового поля и изменять поля документа.

Рис. 1.38. Линейки разметки

Линейку можно также включить, установив флажок Линейка в группе Показать или скрыть вкладки Вид ленты.

Строка состояния

В нижней части окна находится строка состояния (рис. 1.39). Это еще один элемент интерфейса, который в Word 2007 подвергся изменению и доработке.

Рис. 1.39. Строка состояния

Кроме традиционных данных о документе (общего количества страниц в документе и номера текущей страницы) в Word 2007 на строке состояния появились новые элементы.

Практически все информационные блоки на строке состояния являются кнопками, предназначенными для быстрого вызова команд. При щелчке на кнопке с количеством страниц открывается окно Найти и заменить, позволяющее быстро перейти к другой странице документа. Щелчок на кнопке с количеством слов открывает окно статистики документа, которое показывает количество строк, абзацев, знаков без пробелов и с пробелами. Это очень полезно при написании статей и рефератов. В предыдущих версиях Word вызывать окно статистики было гораздо менее удобно.

Если Word не обнаружил орфографических ошибок в документе, то значок проверки орфографии называется Ошибки правописания не найдены и имеет вид раскрытой книги с зеленой «птичкой». Если Word считает какие-то слова в документе ошибочными, то этот значок принимает вид книги с красным крестиком и его название изменяется на Найдены ошибки правописания, щелкните для исправления. При щелчках на этом значке Word последовательно выделяет в тексте слова с ошибками и выводит на экран контекстное меню, содержащее варианты действий с этим словом (рис. 1.40). Если в словаре Word есть похожие слова, то они отображаются в данном меню. Если щелкнуть на слове в меню, то оно будет вставлено вместо ошибочного. С помощью этого меню также можно пропустить текущее ошибочное слово и перейти к следующему, пропустить все аналогичные ошибочные слова или добавить слово в словарь программы. Это очень полезная возможность, так как словарь Word хоть и достаточно обширный, но в нем зачастую нет вполне распространенных слов. Особенно эта функция актуальна, если вы часто работаете со специализированными текстами, например медицинскими или техническими. После добавления слова в словарь оно не будет считаться ошибочным.

Рис. 1.40. Контекстное меню для ошибочного слова

Если щелкнуть на кнопке, на которой показан текущий язык документа, откроется окно выбора языка в текущем документе, для которого будет проверяться орфография (рис. 1.41).

Рис. 1.41. Окно выбора языка

В Word 2007 кнопки переключения режимов просмотра документа переместились на строку состояния (в предыдущих версиях Word они находились слева от полосы прокрутки) (см. рис. 1.39). Эти кнопки позволяют выбрать режим просмотра документа: Разметка страницы, Режим чтения, Веб-документ, Структура и Черновик. Различные режимы отображения документа служат для изменения способа восприятия информации пользователем. Подробнее эти режимы описаны в разд. 2.4.

На строке состояния Word 2007 теперь есть средства для изменения масштаба отображения документа. Если щелкнуть на изображении текущего масштаба документа, то откроется диалоговое окно, в котором можно будет выбрать нужный масштаб из предложенных значений или указать произвольный. Кроме того, масштаб можно изменять с помощью ползунка, перетягивая его влево или вправо и тем самым уменьшая или увеличивая масштаб или щелкая на круглых кнопках с изображением минуса или плюса. При этом масштаб будет уменьшаться или увеличиваться на 10%.

Если вам кажется неудобным изменение масштаба при помощи ползунка или вы никогда не пользуетесь кнопкой для проверки орфографии, вы можете убрать эти блоки со строки состояния. В Word 2007 можно настраивать команды, вынесенные на нее. Для этого щелкните на ней правой кнопкой мыши. В появившемся меню можно не только отключить отображение ненужных команд, но и включить те, которые неактивны по умолчанию, но, возможно, для вас будут полезны (рис. 1.42). Например, вы можете включить отображение номера строки, раздела, столбца, нажатия клавиши Caps Lock и т. д.

Рис. 1.42. Меню настройки строки состояния

Совет

Если у вас возникли вопросы, которые касаются рассмотренных в этой главе тем, обратитесь к разд. 11.3 – возможно, вы найдете ответ на интересующий вас вопрос.

Глава 2
Основы работы с документами в Microsoft Word

2.1. Документы Word

Файлы в Word называются документами. В Word 2007 используется новый формат файлов – DOCX. Такие файлы нельзя прочитать при помощи предыдущих версий Word, в которых файлы имели расширение DOC.

Когда вы открываете окно программы Word, в нем автоматически создается документ. Полосы прокрутки и рабочая область являются элементами документа. Когда в окне Word не открыт ни один документ, полос прокрутки нет, почти все инструменты ленты и панели быстрого доступа неактивны (рис. 2.1). Доступны лишь некоторые команды меню кнопки Office, позволяющие создать, открыть документ, настроить Word или выйти из программы.

Рис. 2.1. Окно программы без открытых документов

Создание документа

Несмотря на то что в Word при открытии автоматически создается пустой документ, иногда пользователю нужно создавать документы вручную. Создание документа – это одна из простейших операций в Word. Чтобы создать новый документ, нужно щелкнуть на кнопке Office и выбрать в ее меню команду Создать (рис. 2.2) или нажать сочетание клавиш Ctrl+N.

Рис. 2.2. Выполнение команды Создать меню кнопки Office

При нажатии сочетания клавиш документ будет создан автоматически на базе шаблона Normal. Этот шаблон является базовым для большинства документов и представляет собой чистый документ, который используется как основа для нового документа. При этом все содержимое шаблона переносится в созданный файл, а сам шаблон остается без изменений.

При выполнении команды Создать меню кнопки Office открывается окно Создание документа (рис. 2.3).

Рис. 2.3. Окно Создание документа

В этом окне можно выбрать шаблон, на основе которого будет создан документ. Чаще всего для создания простых документов используется тип Новый документ. При этом документ создается на основе шаблона Normal.

Примечание

Шаблоны могут облегчить работу над документами определенного типа: письмами, факсами, резюме, отчетами и др. Подробнее о работе с шаблонами читайте в разд. 4.8.

Для создания нового документа нужно выбрать шаблон в этом окне и нажать кнопку Создать.

Открытие документа

В процессе работы пользователю часто приходится не только создавать документы, но и вносить изменения в существующие. Чтобы это сделать, необходимо открыть документ одним из следующих способов.

Открытие документа не из Word

Открывать документы не обязательно в самой программе. Если документ был создан в формате, который ассоциируется с Word, открыть его можно многими способами. На то, что документ может быть открыт в Microsoft Word, указывает значок

расположенный рядом с названием файла.

Документ Word вне окна программы можно открыть несколькими способами: дважды щелкнув на его названии кнопкой мыши в окне папки; щелкнув правой кнопкой мыши на названии файла и выбрав в контекстном меню строку Открыть (см. рис. 1.15); выполнив команду Пуск → Документы (если с документом работали недавно).

При открытии файла одним из вышеперечисленных способов будет запущена программа Microsoft Word, и в ней будет открыт выбранный документ. Если приложение уже было запущено, откроется дополнительное окно. Если программа была запущена, но в ней не было открыто ни одного документа, файл откроется в том же окне.

Совет

Если вы часто работаете с документом, можно вынести его ярлык на Рабочий стол, чтобы иметь возможность быстро открывать файл тогда, когда потребуется. О том, как это сделать, написано в разд. 1.2.

Открытие документа в Word

Часто при работе с документом Word возникает необходимость открыть еще один документ. Чтобы открыть документ в программе, нужно выполнить команду Открыть меню кнопки Office (рис. 2.4) или нажать сочетание клавиш Ctrl+O.

Рис. 2.4. Выполнение Открыть меню кнопки Office

Какой бы способ вы ни использовали, при этом появится окно открытия документа (рис. 2.5).

Рис. 2.5. Окно Открытие документа

Чтобы открыть файл при помощи данного окна, сделайте следующее.

1. Выберите диск, на котором находится файл.

2. Выберите папку, в которой хранится файл.

3. Щелкните на названии файла два раза или выделите его и нажмите кнопку Открыть.

По умолчанию в окне Открытие документа отображается содержимое папки Мои документы. Если вы откроете документ из какой-нибудь другой папки, программа запомнит ее и в следующий раз при вызове окна Открытие документа покажет ее содержимое. Однако если вы закроете Microsoft Word и вызовете окно Открытие документа во время следующего сеанса работы, приложение снова отобразит содержимое папки Мои документы.

Если вы сохраняете большинство документов не в папке Мои документы, а в какой-нибудь другой, вы можете изменить отображаемую по умолчанию директорию. Этим вы сэкономите достаточно много времени, так как избавитесь от необходимости каждый раз переходить в нужную папку, чтобы открыть документ.

Чтобы изменить папку, заданную по умолчанию в окне Открытие документа, сделайте следующее.

1. Щелкните на кнопке Office и нажмите в появившемся меню кнопку Параметры Word (рис. 2.6).

Рис. 2.6. Кнопка Параметры Word в меню Office

2. В появившемся окне Параметры Word перейдите в раздел Сохранение (рис. 2.7).

Рис. 2.7. Настройки сохранения документов Word

3. В строке Расположение файлов по умолчанию показан полный путь к папке, которая открывается по умолчанию при появлении окон открытия и сохранения документа. Чтобы изменить эту папку, щелкните на кнопке Обзор справа от данной строки.

4. Появится окно Изменение расположения, в котором следует выбрать требуемую папку.

5. После задания папки два раза нажмите кнопку OK, чтобы закрыть окна выбора папки и настроек Word.

В левой части окна Открытие документа находятся ярлыки к тем папкам, из которых документы открываются чаще всего. Этот так называемая панель адресов, на которой находятся ссылки на следующие папки:

• Надежные шаблоны – шаблоны документов Word;

• Недавние документы – документы, с которыми пользователь недавно работал;

• Рабочий стол – файлы, вынесенные на Рабочий стол;

• Мои документы – документы, находящиеся в папке Мои документы;

• Мой компьютер – позволяет открыть документы с любого из имеющихся жестких, гибких и компакт-дисков;

• Сетевое окружение – позволяет открыть документы, хранящиеся на компьютерах локальной сети или в Интернете.

Чтобы в окне открытия добраться до перечисленных папок, можно просто щелкнуть на их значках на панели адресов.

Если вы работаете с другими папками, то можете открыть нужную директорию при помощи раскрывающегося списка Папка (рис. 2.8) или используя кнопки перехода, которые расположены справа от списка Папка. Кнопка с изображением папки

позволяет переместиться на уровень выше, кнопка с изображением стрелки влево

– вернуться в директорию, в которой вы находились до этого. Если щелкнуть на треугольнике рядом с данной кнопкой, можно выбрать одну из девяти последних папок, в которые вы переходили (рис. 2.9).

Рис. 2.8. Список выбора папки в окне Открытие документа

Рис. 2.9. Список быстрого доступа к папкам на кнопке перехода

Чтобы каждый раз не переходить к часто используемым директориям при помощи списка папок или кнопок перехода, можно добавить их на панель адресов в левой части окна Открытие документа. Вы также можете добавить в этот список ярлык диска или сетевого ресурса.

Для добавления ярлыка часто используемой вами папки на панель адресов выполните следующие действия.

1. Щелкните на панели адресов правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню строку Мелкие значки (рис. 2.10). Вы увидите, что ярлыки папок стали занимать гораздо меньше места. В освободившуюся область можно добавить свои папки.

Рис. 2.10. Выбор в контекстном меню команды Мелкие значки

2. Перейдите в папку, которую вы хотите добавить в список.

3. Щелкните правой кнопкой мыши на панели адресов и выберите строку Добавить “имя_папки” (рис. 2.11). Ярлык появится на панели (рис. 2.12).

Рис. 2.11. Добавление нового ярлыка на панель адресов

Рис. 2.12. Панель адресов после добавления папки

Чтобы удалить, переименовать ярлык, переместить его вверх или вниз, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите необходимую команду.

Примечание

Изменения, которые вы внесете в окно Открытие документа, коснутся и окна Сохранение документа (см. ниже).

Если папка с нужным документом содержит много файлов, то для облегчения поиска можно воспользоваться строкой Имя файла. Введите название документа или его часть. В результате в строке Имя файла появится полное имя находящегося в данной папке документа, название которого совпадает с введенными символами.

Можно сделать так, чтобы в окне открытия отображались только файлы нужного типа. Для этого воспользуйтесь списком Тип файлов (рис. 2.13). Если выбрать нужный формат, то все файлы с другим расширением отображаться не будут.

Рис. 2.13. Список Тип файлов в окне Открытие документа

После того как папка с нужным документом будет выбрана, для его открытия нужно дважды щелкнуть на его названии. Другой способ– выделить и воспользоваться кнопкой Открыть. Обратите внимание на стрелку рядом с данной кнопкой. Нажав на нее, можно выбрать вариант открытия документа из списка, среди которых следующие (рис. 2.14):

• Открыть – открывает документ в обычном режиме;

• Открыть для чтения – в открытый таким способом документ нельзя будет внести изменения;

• Открыть как копию – открывает копию существующего документа, чтобы исходный документ не был изменен;

• Открыть и восстановить – позволяет восстановить поврежденный файл.

Рис. 2.14. Список вариантов открытия файла

Открытие часто используемых файлов

Последние файлы, с которыми вы работали, можно открыть с помощью списка меню кнопки Office (см. рис. 1.30).

По умолчанию этот список может хранить до 17 названий последних файлов. Это количество можно увеличить до 50. В этом случае вы получите возможность открывать почти все рабочие документы одним щелчком кнопки мыши, а не при помощи окна Открытие документа.

Чтобы увеличить количество файлов, которые запоминает Word, сделайте следующее.

1. Щелкните на кнопке Office и в открывшемся меню нажмите кнопку Параметры Word (см. рис. 2.6).

2. В появившемся окне Параметры Word переключитесь в раздел Дополнительно.

3. Используя полосу прокрутки, перейдите в область Экран. В списке Число документов в списке последних файлов укажите нужное количество файлов в диапазоне от 0 до 50 (рис. 2.15).

Рис. 2.15. Параметр, задающий количество файлов, которые запоминает программа

4. Нажмите кнопку OK, чтобы подтвердить свой выбор.

5. Поочередно откройте и закройте несколько разных файлов. Убедитесь, что Word запоминает все открываемые вами файлы, посмотрев список Последние документы меню кнопки Office.

При достижении заданного количества файлов в списке имена файлов, с которыми работали позже, начинают вытеснять названия файлов, которые открывались ранее. Однако вы можете закрепить название файла в данном списке. Для этого щелкните на кнопке

которая расположена справа от имени файла. В результате кнопка изменит свой вид на

и файл будет закреплен в списке.

Если вы не хотите, чтобы кто-то видел, с какими файлами вы работаете, можно отключить запоминание программой последних открываемых файлов. Для этого достаточно задать параметру Число документов в списке последних файлов значение 0. В этом случае Word не будет запоминать названия открываемых файлов.