Schnelleinstieg in die SAP-S/4HANA-Vertriebsprozesse (SD)

Frank Bechly

Schnelleinstieg in die S/4HANA^®-Vertriebsprozesse (SD)

Frank Bechly

Schnelleinstieg in die SAP-S/4HANA®-Vertriebsprozesse (SD)

ISBN:978-3-96012-732-1 (E-Book)

Lektorat:Christine Weber

Korrektorat: Bernhard Edlmann Verlagsdienstleistungen, Raubling

Coverdesign: Philip Esch

Coverfoto: © wragg | ID 168718196 – istockphoto.com

Satz & Layout: Johann-Christian Hanke

1. Auflage 2021

© Espresso Tutorials GmbH, Gleichen 2021

URL: www.espresso-tutorials.de

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Inhaltsverzeichnis

Cover

Titelseite

Copyright/Impressum

Vorwort

1 SAP Fiori und SAP GUI – ein Vergleich der SAP-S4/HANA-Oberflächen

1.1 Bedienung und Einstellungen der SAP GUI

1.2 Genereller Hinweis zu den Abbildungsbeschreibungen

1.3 Bedienung und Einstellungen der Fiori-Oberfläche

1.4 Zusammenfassung

2 Vertriebsprozesse in SAP S/4HANA

2.1 Aufbau der Auftragserfassungsmaske

2.2 Kundenauftrag erfassen

2.3 Kundenaufträge bearbeiten

2.4 Folgeprozesse mit SAP GUI

2.5 Folgeprozesse mit dem Fiori Launchpad

2.6 Zusammenfassung

3 Stammdaten in SAP S/4HANA

3.1 Geschäftspartner anlegen

3.2 Materialstammdaten – Vertriebssichten

3.3 Kundeninformationen im Materialstamm hinterlegen

3.4 Konditionen für den Vertrieb

4 Besondere Prozesse im Vertrieb

4.1 Angebote anlegen

4.2 Angebot in Auftrag umwandeln mit SAP Fiori

4.3 Angebot in Auftrag umwandeln mit SAP GUI

4.4 Auftragserfassung für Serviceprodukte

4.5 Rahmenverträge

5 Reklamationsabwicklung

5.1 Kundenreklamationen

5.2 Kundenreklamation mit Gutschrift

5.3 Gutschriften und Lastschriften

5.4 Rechnungskorrekturanforderungen

5.5 Fakturen stornieren

5.6 Kostenlose Lieferung

5.7 Retourenvorgänge mit der Fiori-Maske

5.8 Zusammenfassung Retourenprozesse

6 Sammelverarbeitung

6.1 Arbeitsvorräte als Basis für die Sammelverarbeitung

6.2 Auslieferungen als Sammelverarbeitung anlegen

6.3 Transportaufträge als Sammelverarbeitung anlegen

6.4 Warenausgang buchen

6.5 Fakturen

6.6 Sammelverarbeitungen in der Fiori-Oberfläche

6.7 Zusammenfassung Sammelverarbeitung

7 Auswertungen im Vertrieb

7.1 Verwendung von klassischen Listen und Reports

7.2 Reporting mit S/4HANA Embedded Analytics

7.3 Zusammenfassung

8 Integration mit anderen SAP-Modulen

8.1 Materialwirtschaft

8.2 Rechnungswesen

8.3 Zusammenfassung

9 Zusammenfassung und Ausblick

A Der Autor

B Disclaimer

Willkommen bei Espresso Tutorials!

Unser Ziel ist es, SAP-Wissen wie einen Espresso zu servieren: Auf das Wesentliche verdichtete Informationen anstelle langatmiger Kompendien – für ein effektives Lernen an konkreten Fallbeispielen. Viele unserer Bücher enthalten zusätzlich Videos, mit denen Sie Schritt für Schritt die vermittelten Inhalte nachvollziehen können. Besuchen Sie unseren YouTube-Kanal mit einer umfangreichen Auswahl frei zugänglicher Videos: https://www.youtube.com/user/EspressoTutorials.

Kennen Sie schon unser Forum? Hier erhalten Sie stets aktuelle Informationen zu Entwicklungen der SAP-Software, Hilfe zu Ihren Fragen und die Gelegenheit, mit anderen Anwendern zu diskutieren: http://www.fico-forum.de.

Eine Auswahl weiterer Bücher von Espresso Tutorials:

 Ilona Bauer: Preisfindung und Konditionstechniken in SAP S/4HANA® – 2., erweiterte Auflage

 Jörg Weißmann: Praxishandbuch Vertrieb (SD) in SAP S/4HANA®

 Robin Schneider: Praxishandbuch SAP® CVI (Customer-Vendor-Integration)

 Paul-Werner Neiss: Schnelleinstieg in SAP S/4HANA® EAM – Anlagenmanagement

 Robin Schneider: Praxishandbuch SAP®-Geschäftspartner (Business Partner) – Funktionen und Integration in SAP S/4HANA® (2., erweiterte Auflage)

 Simone Bär, Andreas Wunsch: Abrechnungsmanagement in SAP S/4HANA® – Konditionskontraktabrechnung (2., eweiterte Auflage)

Vorwort

Der Mensch lernt sein ganzes Leben lang. Wie oft hat man diesen Satz gehört oder selbst seinen Kindern immer wieder aufgesagt? Dabei wird das Lernen für uns Erwachsene auf keinen Fall leichter, aber umso notwendiger. Keine Branche entwickelt sich so rasant wie die IT-Branche. Unternehmen werden ständig vor neue Herausforderungen gestellt, um Hard- und Software sowie die Möglichkeiten, die das Internet in der heutigen Zeit bietet, zu vereinen. Die SAP hat seit Beginn ihrer Unternehmensgeschichte diese Entwicklung nie aus den Augen verloren. Nur so ist u.a. zu erklären, was den Erfolg ihrer Software ausmacht. Sie vereint nicht nur alle wesentlichen Bereiche eines Unternehmens in einem Programm, sondern bietet auch deren Integration. Mit der Einführung des Systems SAP S/4HANA hat die SAP neue Maßstäbe gesetzt. Zudem wurde mit SAP Fiori eine moderne Oberfläche entwickelt, die auch auf mobilen Endgeräten läuft. Anwender könnten also künftig ihre Materialbestände über das Handy abrufen.

Für die Endanwender bedeutet dies aber auch, sich umzustellen, zu lernen und die neue Herausforderung anzunehmen. Dieses Buch soll den Mitarbeitern im Vertrieb helfen, SAP S/4HANA schnell zu verstehen und die Vertriebsfunktionen anwenden zu können. Als langjähriger Trainer habe ich hier meine Erfahrungen aus Schulungen und Dokumentationen mit eingebracht.

Zielgruppe

Das Buch richtet sich grundsätzlich an Endanwender, welche bereits SAP-Erfahrungen gesammelt haben, aber auch an SAP-Neueinsteiger. Erfahrungsgemäß sind diese Mitarbeiter im Verkaufsinnendienst tätig. Technische Abhandlungen und ausführliche Beschreibungen aus dem Customizing wird man in diesem Buch nicht finden. Es soll dem Leser einen Einblick in die Bedienung wesentlicher Vertriebsprozesse in SAP S/4HANA geben. Es ist so konzipiert, dass die beschriebenen Prozesse leicht nachvollziehbar und an einem SAP-S/4HANA-System sofort umsetzbar sind.

Das Buch ersetzt keine individuelle Schulung. Es dient als Ergänzung und Hilfestellung, um wesentliche Schritte im System durchführen zu können. Mit kurzen Erläuterungen zu Prozessen und der Erklärung zentraler SAP-Begriffe wird versucht, dem Anwender ein grundlegendes Verständnis für die Zusammenhänge im Vertrieb zu vermitteln. Die Erläuterungen im Buch beziehen sich auf die Bedienung der SAP GUI und der Fiori-Oberfläche. Anwender, die bereits über langjährige SAP-Erfahrungen verfügen, können dank praxisnaher Erläuterungen den Umstieg auf das SAP-S/4HANA-System leicht nachvollziehen. Mit der Umstellung von SAP ERP auf SAP S/4HANA hat sich bei SAP auch die Modulbezeichnung geändert. Haben wir früher über das Modul SD (Sales and Distribution) gesprochen, so wird dieses heute nur noch »Sales« genannt. Für den Anwender spielt die neue Bezeichnung jedoch keine Rolle.

Aufbau des Buches

Zunächst wird der Vertriebsprozess vorgestellt, der als Standardprozess im SAP-System definiert ist. Dabei werden die Schritte von der Erfassung des Vertriebsauftrags über die Lieferung bis hin zur Fakturierung im Detail beschrieben. Sie bilden die Basis für alle weiteren dargestellten Prozesse, so z.B. die Anlage eines Angebots und dessen Umwandlung in einen Auftrag.

Natürlich dürfen die Stammdaten nicht fehlen. Alles, worauf im Vertrieb typischerweise zurückgegriffen wird – von den Kunden- und Materialstammsätzen bis hin zur Preispflege und kundenindividuellen Informationen – wird in Kapitel 3 behandelt.

Ein wichtiges Thema in jedem Unternehmen ist die Reklamationsabwicklung. In Kapitel 5 erfahren Sie, wie Retourenprozesse mithilfe der SAP-Software abgebildet werden, was auch Lösungsansätze für die Praxis beinhaltet. Gutschriften und Ersatzlieferungen sind wesentliche Bestandteile dieser Erläuterungen.

Neben der Einzelbearbeitung eines Belegs werden in Kapitel 6 auch die Sammelverarbeitung und die Verwendung von Arbeitsvorräten von der Lieferung bis zur Faktura veranschaulicht.

Bei der Skizzierung einiger Reports und von deren Verwendung in Kapitel 7 liegt der Fokus auf der Bearbeitung entsprechender Listen.

Zum Schluss sollen einige Schnittstellen zwischen der Materialwirtschaft und dem Rechnungswesen erläutert werden – ein nicht ganz unwichtiger Aspekt in der Praxis. Bei der anschaulichen Beschreibung sämtlicher Vorgänge steht der Vergleich zwischen der SAP-GUI- und der Fiori-Oberfläche im Vordergrund.

Persönliche Widmung

Als SAP-Trainer bin ich in den letzten Jahren vielen Menschen begegnet – immer mit dem Ziel, Wissen zu vermitteln, Lösungsvorschläge für die kleinen und großen Sorgen mit SAP vorzustellen oder Ansätze für eine effizientere Handhabung mit dem System zu zeigen. Oft werde ich dann gefragt, woher ich mein Wissen habe, wie ich mich weiterbilde. Die Antwort liegt auf der Hand: beim Kunden, in Einführungsprojekten, Trainings oder Workshops. Daher gilt zunächst mein Dank allen Kunden und Geschäftspartnern, die mir ihr Vertrauen entgegengebracht haben, indem ich für sie arbeiten durfte. Jedes Training und jedes Projekt sind eine neue Herausforderung, bei der nicht nur die Anwender dazulernen, sondern immer wieder auch ich. Ganz nach dem Motto: Wir wachsen im Austausch mit anderen Menschen.

Mein herzlicher Dank gilt dem Verlag Espresso Tutorials. Ohne das Vertrauen und die hilfreichen Ideen wäre das Buch nicht möglich gewesen. Besonders meinen Lektorinnen Anja Achilles und Christine Weber möchte ich danken. Sie haben einiges wieder geradegerückt und mit ihren konstruktiven Anmerkungen einen erheblichen Anteil am guten Gelingen dieses Buches gehabt.

Mein innigster Dank gebührt meiner Familie, die mich bei der einen oder anderen Formulierung unterstützte und mir auch immer wieder Mut machte, wenn gar nichts mehr ging. Ganz besonders möchte ich mich bei meiner Frau bedanken. Sie musste mich so einige Abende und Wochenenden entbehren. Danke für deine Hilfe und dein Verständnis.

In den Text sind Kästen eingefügt, um wichtige Informationen besonders hervorzuheben. Jeder Kasten ist zusätzlich mit einem Piktogramm versehen, das diesen genauer klassifiziert:

Hinweis

Hinweise bieten praktische Tipps zum Umgang mit dem jeweiligen Thema.

Beispiel

Beispiele dienen dazu, ein Thema besser zu illustrieren.

Achtung

Warnungen weisen auf mögliche Fehlerquellen oder Stolpersteine im Zusammenhang mit einem Thema hin.

Die Form der Anrede

Um den Lesefluss nicht zu beeinträchtigen, verwenden wir im vorliegenden Buch bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen zwar nur die gewohnte männliche Sprachform, meinen aber gleichermaßen Personen weiblichen und diversen Geschlechts.

Hinweis zum Urheberrecht

Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP SE. Alle Rechte an den Screenshots hält die SAP SE. Der Einfachheit halber haben wir im Rest des Buches darauf verzichtet, dies unter jedem Screenshot gesondert auszuweisen.

1 SAP Fiori und SAP GUI – ein Vergleich der SAP-S/4HANA-Oberflächen

Die Anwendungsbeschreibungen in diesem Buch beziehen sich sowohl auf die neue SAP-Fiori- als auch auf die SAP-GUI-Oberfläche. Bevor ich Sie in die Welt der Vertriebsprozesse mitnehme, möchte ich diese beiden in S/4HANA potenziell verwendbaren Oberflächen einem kleinen Vergleich unterziehen und ihre grundsätzliche Bedienung veranschaulichen.

1.1 Bedienung und Einstellungen der SAP GUI

In vielen Unternehmen wird die SAP GUI von den Endanwendern und SAP-Beratern weiterhin genutzt, da die jahrelangen Erfahrungen hiermit für viele von ihnen unersetzlich sind. Auch für Neueinsteiger kann die Bedienung unter der SAP GUI ein guter Anfang sein, um schnell die wichtigsten Funktionen kennenzulernen. Durch die Einführung von S/4HANA und der damit verbundenen Fiori-Oberfläche mit ihren Apps werden die Funktionen aus der SAP GUI nach und nach ersetzt.

Die Einrichtung der SAP-GUI-Oberfläche kann individuell erfolgen. Sicher haben Sie schon feststellen können, dass der Bildschirm bei einem Kollegen anders aussieht als bei Ihnen, und dennoch sind Sie alle im selben System unterwegs. Die Layouteinstellungen können Sie in der SAP-Logon-Maske vornehmen.

Klicken Sie dazu, wie in Abbildung 1.1 zu sehen, links in der Ecke das Menüsymbol an und wählen Sie dann den Eintrag Optionen… aus.

Abbildung 1.1: Menü im SAP Logon für »Optionen«

Wie Abbildung 1.2 zeigt, wurde hier das Thema SAP Signature Theme ausgewählt. In der Ansicht Theme-Vorschau/-Einstellungen ist zusätzlich in den Detaildaten der Haken bei SAP-Fiori-Theme annehmen gesetzt. Dies bedeutet, dass die Maske der SAP-GUI-Oberfläche identisch ist mit jener der Fiori-Oberfläche.

Abbildung 1.2: Layouteinstellung für die SAP-GUI-Oberfläche

Tipp für erfahrene SAP-Anwender

Setzen Sie den Haken nicht, so erhalten Sie Ihre gewohnte Oberfläche. Das Design entspricht dann den Einstellungen aus dem Vorgängersystem SAP ECC 6.0.

Haben Sie Änderungen für das Layout vorgenommen, müssen Sie diese mit Klick auf den Übernehmen-Button annehmen, alle Fenster im Programm SAP schließen, auch das SAP Logon, und sich anschließend neu anmelden.

In diesem Buch wurde die Einstellung verwendet, die in Abbildung 1.2 zu sehen ist. Der Vorteil hierbei besteht darin, dass viele Anwendungen auf der Fiori-Oberfläche sogenannte transaktionale Anwendungen (Apps) sind (siehe auch Abschnitt 1.3). Diese sind hinsichtlich Optik und Bedienung identisch mit den dazugehörigen Transaktionen aus der SAP GUI.

Nachteilig ist, dass z.B. gewohnte Symbole nun nicht mehr abgebildet werden und der Aufruf der Funktionen aus der Menüleiste umständlicher ist.

In Abbildung 1.3, dem SAP-Easy-Access-Menü mit der Einstellung für die Fiori-Themenanzeige, ist die gesamte Symbolleiste verschwunden. Die gewohnten Funktionen finden Sie nun unter dem Menü Mehr .

Abbildung 1.3: SAP-Easy-Access-Menü mit Fiori-Thema

SAP Easy Access

Haben Sie sich über die SAP-Logon-Maske angemeldet, gelangen Sie in das Menü von SAP Easy Access. Dies ist die Oberfläche mit den Hauptmenüordnern. Von hier starten Sie Ihre Transaktionen.

Die in Abbildung 1.4 dargestellte Oberfläche wurde ohne den Fiori-Haken aus Abbildung 1.2 erzeugt. Es handelt sich hierbei um das gleiche System wie in Abbildung 1.3, also auch ein SAP-S/4HANA-System. Die Oberfläche dürfte Nutzern, die mit SAP-Programmen schon länger vertraut sind, bekannt vorkommen.

Abbildung 1.4: SAP-Easy-Access-Menü ohne Fiori-Thema

In allen Abschnitten, in denen eine Beschreibung zu einer SAP-GUI-Oberfläche zu finden ist, wird der Transaktionscode zum Aufrufen der Maske angegeben.

Transaktionscode

Der Transaktionscode ist ein technischer Code, der eine spezifische Anwendung in der SAP-GUI-Oberfläche beschreibt. Er ist daher diesbezüglich stets eindeutig und in allen SAP-Systemen gleich. Individuell eingerichtete Transaktionen in Unternehmen fangen in der Regel mit »Z« oder »Y« an.

Der schnellste Weg, eine Transaktion aufzurufen, ist die Verwendung des Kommandofeldes (siehe Abbildung 1.5). Tragen Sie auf der Ebene von SAP EasyAccess den gewünschten Code ein und bestätigen Sie dann mit Enter. In diesem Beispiel wurde der Transaktionscode VA01 im Kommandofeld eingetragen. Dies bedeutet, dass damit die Einstiegsmaske zur Erfassung eines Vertriebsauftrags geöffnet werden kann.

Abbildung 1.5: Eingabe eines Transaktionscodes im Kommandofeld

Eine andere Möglichkeit bestünde darin, die Transaktion über das SAP Menü aufzurufen. Häufig stehen dem Anwender aber nur Benutzermenüs mit individuellen Unterordnern zur Verfügung. Dort wäre dann der Menüpfad ein anderer.

In Abbildung 1.6 ist als Alternative der Menüpfad aufgezeigt, der zur Transaktion VA01 – Auftrag anlegen führt. Die einzelnen Ordner öffnen oder schließen Sie mit Doppelklick auf den Ordner oder einem einfachen Klick auf den Pfeil vor dem Ordner.

Abbildung 1.6: Menüpfad für Transaktion VA01

1.2 Genereller Hinweis zu den Abbildungsbeschreibungen

Häufig werden Sie bei Klickanweisungen in diesem Buch aufgefordert, zu speichern, auszuführen, auf eine Weiter-Schaltfläche zu klicken oder einfach nur mit Enter Ihre Eingaben zu bestätigen. Aus Gründen der besseren Darstellung der Abbildungen wurden die entsprechenden Buttons nicht immer mit abgebildet. Sie befinden sich meist unten rechts in den gerade geöffneten Fenstern. Abbildung 1.7 zeigt Ihnen ein Beispiel mit einer Auswahl an möglichen Befehlen.

Abbildung 1.7: Befehle rechts unten im Bild

Für den Abschluss einer Transaktion sollten Sie daher immer die Statusleiste im unteren Bereich des Bildes im Blick haben.

1.3 Bedienung und Einstellungen der Fiori-Oberfläche

Mit SAP S/4HANA stellt die SAP eine neue Benutzeroberfläche in den Vordergrund. Das SAP Fiori Launchpad soll dem Anwender eine vereinfachte und übersichtlichere Oberfläche bieten und ihm so ermöglichen, seine Arbeitsweise zu optimieren. Um SAP Fiori nutzen zu können, benötigen Sie einen Internetbrowser auf Ihrem Rechner oder den mobilen Endgeräten wie Tablets oder Smartphones.

Die Anmeldemaske für das Fiori Launchpad, siehe Abbildung 1.8, enthält alle Felder zur Anmeldung, die Sie auch aus der SAP GUI kennen.

Abbildung 1.8: Fiori Launchpad, Anmeldemaske

Sind Sie im Fiori Launchpad angemeldet, erinnern die angezeigten Kacheln an die Darstellung von Apps auf Smartphones oder Tablets. Die korrekte Bezeichnung des Symbols für eine App ist hier Kachel.

Kachel oder App?

Über das Fiori Launchpad greifen Sie auf Apps zu. Diese werden mithilfe von Kacheln angezeigt. Der Zugriff auf die einzelnen Apps erfolgt also über Kacheln. Ich verwende in den Anleitungen den Begriff App, da er in der Praxis gebräuchlicher ist.

Mehrere Kacheln können zu einer Kachelgruppe zusammengefasst werden. In Abbildung 1.9 sehen Sie einige Kachelgruppen aus dem Einkauf, z.B. Lieferantenrechnungsbearbeitung, Einkaufsboni oder Einkaufsbonusabwicklung.

Abbildung 1.9: Fiori Launchpad, Startseite

Die Kachelgruppe Meine Startseite könnte man mit dem Favoritenordner in der SAP GUI vergleichen. Sie können hier die Kacheln einordnen, die Sie am häufigsten verwenden. Die Standardgruppen werden aufgrund Ihrer persönlichen Rollenzuordnung angezeigt.

Rollenzuordnung

Der SAP-Administrator weist Ihrem User eine Rolle zu. In dieser sind die Autorisierungen festgelegt, die Sie in einem SAP-System haben, und ebenso mögliche Kacheln, welche Sie aufrufen können und welche in vordefinierten Kachelgruppen zusammengefasst sind.

Die App Kundenaufträge anlegen VA01 ist eine transaktionale App. Die hinterlegte Funktionsweise entspricht der Transaktion VA01 in der SAP GUI. Die App Kundenaufträge verwalten ist eine Fact-Sheet-App, die Ihnen Auswertungen zu bestimmten Themen liefert. Aber auch Anwendungen können von hier aus gestartet werden.

Persönliche Einstellungen zum Layout und weitere nützliche anwendergebundene Einstellungen nehmen Sie über das Symbol rechts oben in der Ecke vor .

Die in diesem Buch vorgestellten Apps sind Standardanwendungen, die von der SAP entwickelt wurden. In den nachfolgenden Kapiteln ist immer angegeben, welche App für die jeweils vorgestellte Anwendung verwendet wird.

Sollten Sie eine App nicht in den Kachelgruppen finden, wird der App Finder empfohlen. Diesen starten Sie mit Klick auf rechts oben in Ihrem Benutzermenü und dann auf .

App Finder

Nicht alle Apps, die dem Benutzer durch die Rolle zugeordnet wurden, sind in Kachelgruppen zusammengefasst. Um sie dennoch zu nutzen, können Sie die Funktion des App Finder verwenden und gezielt nach Apps suchen.

Abbildung 1.10: App Finder im Fiori Launchpad

Geben Sie im Suchfeld des App Finder (siehe Abbildung 1.10) einen Begriff ein, der in der Bezeichnung der zu suchenden App auftreten kann , und bestätigen Sie mit Enter. Es ist auch möglich, nur einen Teil eines Wortes in das Suchfeld einzugeben. Ihnen werden nach dem Bestätigen alle Apps angezeigt, in deren Bezeichnung dieser Begriff oder die Wortteile vorkommen. Voraussetzung ist, dass Sie berechtigt sind, diese App zu verwenden.

Kachelbearbeitung

Damit Sie nicht immer wieder die gleiche App suchen müssen, können Sie mithilfe der Pinn-Nadel die gewünschte App einer Gruppe, z.B. der Gruppe Meine Startseite, zuordnen.

Die dargestellte Bedienung der SAP-GUI- und Fiori-Oberfläche kann lediglich einen Einstieg bieten, um die in den folgenden Kapiteln skizzierten Schritte nachzuvollziehen. Möchten Sie tiefer in die Bedienung und Möglichkeiten der Fiori-Oberfläche einsteigen, empfehle ich das Buch »Schnelleinstieg in SAP S/4HANA« (Reichhardt/Munzel/Brunner, Espresso Tutorials, 2021).