Читать книгу: «Как создать настоящую команду», страница 3

Начните формировать команду с разговора о команде

Сплошные неизвестные – так мы воспринимаем друг друга в первый момент. Мы, как водится, сидим за столом, пьем кто кофе, кто чай, но эти горячие напитки не могут унять нашу внутреннюю дрожь. Что это за люди? Как с ними работать? И как им нужно работать со мной? Если не ответить на эти вопросы сразу, мы начинаем строить домыслы о том, что лучше для нас и для других, и обычно попадаем пальцем в небо.

Поэтому мы предлагаем перед началом проекта выполнить один из приведенных ниже алгоритмов. Воспользовавшись этими алгоритмами еще до официального начала проекта, члены команды смогут лучше узнать друг друга в человеческом плане, найти точки соприкосновения и начать вырабатывать правила совместной работы до того, как начнется производственная гонка.

Поскольку эти алгоритмы выполняются в самом начале, нужно ясно объяснить всем, зачем тратить время на их реализацию. После их выполнения, но перед подготовкой к запуску проекта обязательно проведите дополнительное обсуждение.

Алгоритм
«Что мы привносим в команду?»

Правила – это общее понимание того, что является приемлемым, а что нет для команды в плане поведения. Общекомандные правила определяют, например, время прихода на работу и формы общения членов команды друг с другом. Правила составляют часть нашего повседневного взаимодействия с коллегами, а кроме того, они помогают формировать принципы выполнения работ.

В самом начале проекта многие правила и соответствующие им принципы работы остаются подразумеваемыми. Они просто не проявляются, пока команда не начнет работать вместе. Важно как можно быстрее формализовать эти пока негласные правила и позволить людям выбрать те из них, которые будут использоваться в команде. Вы не всегда сможете контролировать культурные нормы и ценности, определяющие атмосферу на рабочем месте, но вы можете сделать так, чтобы члены команды договорились, как именно они хотят работать вместе.

Этот алгоритм должен помочь команде сформировать общее представление об имеющихся навыках, интересах и увлечениях. Он также помогает определить области, в которых сотрудники хотели бы поддерживать друг друга в ходе реализации проекта. Но самой важной частью этого алгоритма является первое обсуждение общекомандных правил работы.

 Алгоритм представляет собой вольную адаптацию процесса обмена знаниями и навыками в рамках обучающей платформы Skill Share из руководства по организации коллективной деятельности Collective Action Toolkit от компании frog Design (в разработке которого мы оба принимали участие) и программы Team Leap (созданной Таней Хакбаз) от frog Design. Мы рекомендуем использовать этот алгоритм в командах, которые будут работать вместе не более трех месяцев. Если вам предстоит работать вместе дольше, то, возможно, потребностям вашей команды в большей мере будет соответствовать другой алгоритм – «Что мы ценим как команда?».

1. Вопросы, предлагаемые команде

Попросите членов команды самостоятельно ответить на приведенные ниже вопросы. Вопросы можно предложить в начале выполнения алгоритма или заранее перед совещанием, чтобы было время подумать.

Как вас зовут и какова ваша роль?

Расскажите, как вы хотите, чтобы вас называли другие члены команды, а также о том, как вы представляете себе свою роль и название своей должности (если раньше мы не работали вместе).

Каковы ваши личные интересы и увлечения?

Поделитесь тем, что вы можете сообщить о себе команде. В некоторых организациях разговоры о личной жизни не поощряются. Команды используют этот вопрос либо для выработки новых моделей поведения в отношении таких разговоров, либо для сохранения существующих моделей, касаясь лишь продуктов или программ компании. Команда может сама решить, какого подхода придерживаться.

Какие навыки вы привносите в команду?

Опишите, что вы умеете и используете в работе, а также то, чем хотели бы поделиться, даже если не всегда используете это в работе. Именно здесь могут выявляться индивидуальные способности. У многих профессиональная эффективность определяется опытом и знаниями, полученными «не на работе». У нас редко есть возможность активно использовать эти знания. Не упускайте шанс сделать это сейчас.

Когда вы предпочитаете работать самостоятельно?

Какая-то часть работы по проекту выполняется индивидуально, а остальное делается сообща. Какие рабочие задания или ситуации вы предпочитаете прорабатывать самостоятельно?

Когда вы предпочитаете работать вместе с другими членами команды?

Будьте честны перед собой и другими. Один из возможных вариантов ответа на этот вопрос – просто привести один-два примера ситуаций, когда вы работали в других командах.

Чему вы хотите научиться, работая в этой команде?

Нам предстоит совместная работа, это также шанс научиться чему-нибудь друг у друга. Это может быть личная или профессиональная цель, но учиться у коллег можно и просто из любопытства.

Если вы захотите добавить в этот список другие вопросы, обратите внимание на те, что касаются личного опыта и знаний ваших товарищей по команде в отношении проекта. Например, если цель проекта состоит в оказании помощи в управлении личными финансами, можно спросить что-нибудь вроде «Какой совет друзей в отношении денег вы считаете лучшим?».

2. Ознакомьте с ответами всю команду

Разместите схему этого алгоритма так, чтобы все могли ее видеть. Попросите, чтобы каждый прочитал написанное им вслух. По мере того, как участники делятся информацией о себе, записывайте их интересы и увлечения в первой колонке, навыки – во второй, а то, чему они хотят научиться, – в третьей. Не указывайте имен. Если окажется, что у нескольких сотрудников одинаковые навыки или интересы, отметьте соответствующую информацию звездочками.

После того, как все выскажутся, расскажите команде, что вы узнали о навыках и интересах, отмечая уникальные навыки и интересы отдельных членов команды, а также пересечения навыков или интересов. Можно также определить, каких навыков, необходимых для реализации проекта, не хватает, и учесть это при планировании проекта.

3. Сформулируйте свои предпочтения в отношении совместной работы

Теперь, когда все имеют представление о навыках и интересах других членов команды, попросите членов команды составить список правил, которые, на их взгляд, должны действовать в команде. Эти правила можно разбить на следующие категории:

● Когда вы хотите работать?

● Где вы хотите работать?

● Как вы хотите работать?

● Чему вы хотите научиться в процессе работы?

Члены команды должны записать свое мнение о каждом из этих правил на отдельном стикере. В качестве отправной точки можно использовать свои ответы на первый набор вопросов, особенно если много времени ушло на обсуждение того, когда лучше работать совместно, а когда индивидуально. Важно напомнить всем, что это пожелания, идеальные сценарии, а не варианты типа «хочу сказать, что я нацелен именно на это» или «с этим я согласен мириться». Реалистичность индивидуальных запросов в разных культурах различна, но если вы не объясните членам команды, чего именно хотите, то заведомо не сможете договориться об этом.

4. Обнародуйте индивидуальные предпочтения

Попросите каждого сотрудника сформулировать собственные, индивидуальные правила. Когда все сделают это, разместите полученные предложения на пояснительной схеме (по категориям).

5. Сформулируйте правила работы команды

Теперь, когда все члены команды имеют представление о предпочтениях коллег в отношении организации работы, нужно трансформировать эти предпочтения в общие правила. Прочтите предложения по организации работы по категориям. Теперь уже сообща решите, какие индивидуальные предпочтения должны стать общими правилами. Определите зоны совпадения предпочтений и зоны конфликтов, где могут потребоваться компромиссные решения.

Вопросы, которые помогают командам выработать правила

При выполнении этого алгоритма обычно просят привести примеры типичных правил. Перечисленные ниже вопросы могут помочь вашей команде сформулировать правила.

Когда вы хотите работать?

● Сколько времени вы хотите работать ежедневно? В какие именно дни?

● В какое время вы хотите делать перерывы, в частности перерыв на обед?

● Какое время, по-вашему, лучше всего подходит для совместной работы команды?

● Как вы собираетесь информировать коллег о своей доступности или, наоборот, о потребности отстраниться?

Где вы хотите работать?

● Где вы предпочитаете работать: в офисе, дистанционно или хотели бы совмещать то и другое?

● Какой должна быть рабочая обстановка в команде?

Как вы хотите работать?

● Сколько времени вам требуется на ежедневную индивидуальную работу? Сколько времени должна занимать совместная работа? Как лучше всего информировать об этом коллег?

● Как вы хотели бы сообщать о возникающих проблемах?

● Как, на ваш взгляд, следует отмечать успехи команды?

● Как, на ваш взгляд, следует поступать при обнаружении ошибок, допущенных командой, и планировать их устранение?

Чему вы хотите научиться в процессе работы?

● Какие навыки и знания вы хотели бы получить в ходе данного проекта?

● Каких личных целей вы хотели бы достичь в ходе данного проекта?

Формулируйте правила максимально точно

Вот несколько примеров, показывающих разницу между индивидуальными рабочими правилами и идеальным уровнем конкретизации для общекомандных рабочих правил. То, что меняется при переходе от утверждений «Я» слева к утверждениям «Команда» справа, видят все члены команды. Это позволяет каждому понимать, как личные предпочтения учитываются в коллективных решениях, принимаемых от имени команды.

Мы рекомендуем следующее: ограничьтесь шестью-восемью общекомандными правилами и сформулируйте их максимально точно. Чем точнее правила, тем легче обмениваться информацией в рамках обратной связи и распределять ответственность (см. примеры во врезке).

В завершение этого алгоритма кратко перечислите членам команды принятые решения. Очень полезно представить краткую сводку в такой же наглядной форме, что и результат этого алгоритма. Это позволит членам команды понимать, что именно обсуждалось и о каких общих правилах договорились.

Процедура «Однократное выполнение алгоритма, но многократное использование информации»

Используйте информацию по предпочтениям членов команды, когда в команду приходят новые люди, а также в новых проектах. Убедитесь, что каждый просматривает свои ответы и обновляет их. Предпочтения и приоритеты сотрудников могут изменяться под влиянием жизненных обстоятельств, в частности вследствие профессионального роста.

Процедура «Пересмотр правил после запуска проекта»

Чтобы узнать, способна ли команда придерживаться общих правил, которые она установила, требуется неделя или две. Используйте алгоритм «Что мы должны изменить?», описанный в части III «Финишный рывок», для пересмотра правил в зависимости от фактической ситуации.