22 способа все успевать

Введение

Вы хотите все успевать? Отлично! Практики и теоретики тайм-менеджмента десятилетиями разрабатывали различные инструменты и техники, направленные на увеличение личной продуктивности. Но какой из них будет эффективен именно для вас? Вы не узнаете, пока не попробуете каждый из них на себе и не оцените, насколько он дает результат именно в вашей ситуации.

В этой книге собраны лучшие инструменты, чтобы вы смогли сформировать свой набор и начали успевать больше. После каждой главы есть упражнения, которые помогут вам внедрить в вашу жизнь понравившиеся вам инструменты.

Пробуйте новые инструменты, получайте новые результаты, успевайте жить!

Раздел 1. Как разгрести дела? Повышаем свою эффективность.

Глава 1. Насколько вас тормозит многозадачность?

Некоторое время назад многозадачность стала модной. И как только человек жаловался на то, что не может выполнить несколько дел одновременно, ему тут же припоминали Юлия Цезаря. Он-то делал и был вон как успешен, так давай и ты так же!

И тут уже становилось неловко ссылаться на свои трудности с многозадачностью, все начали учиться этому навыку… Ну или пытаться просто делать несколько дел одновременно.

Но давайте посмотрим правде в глаза – к каким результатам, помимо стресса, приводит многозадачность именно вас? Не Цезарю, и без того окруженному множеством мифов, а вам – она помогает или мешает? Она вас ускоряет или тормозит?

И для того чтобы вы получили точный и однозначный ответ по этому поводу, я предлагаю вам сделать одно короткое упражнение. Оно взято из курсов по МВА и проделано уже множеством руководителей среднего и крупного бизнеса. Присоединяйтесь к ним и вы.

Вам потребуется лист бумаги, ручка и секундомер. Будет более наглядно, если вам кто-то поможет засекать время. Но если таких добровольцев нет, вы спокойно можете справиться сами.

Итак, упражнение состоит из двух этапов.

Этап 1: Вам нужно максимально быстро написать два столбика: в одном русский алфавит от первой буквы до 15-й, во втором – английский алфавит, тоже от первой буквы до 15-й. Если вы не знаете английского алфавита, пишите римские цифры от первой до 15-й. НО! Писать надо по строкам! То есть сначала первую русскую букву, потом первую английскую, далее вторую русскую, затем вторую английскую… То есть вы все время переключаетесь между столбиками, моделируя таким образом, как вы уже, наверное, догадались, режим многозадачности.

Все понятно? Готовы? Помните – максимально быстро! Засекайте время и вперед.

Получилось? Отлично, запишите свой результат в секундах и переходите ко второму этапу.

Этап 2: Цель та же самая – вам нужно максимально быстро написать два столбика с русским и английским алфавитом. НО в этот раз вы сначала пишете все русские буквы от 1-й до 15-й, а потом все английские. Готовы? Тогда снова засекайте время и приступайте.

А теперь самое интересное – сравните свои результаты. Что получилось быстрее? Насколько? Допустим, что на выполнение первого этапа у вас ушло в полтора раза больше времени. О чем это говорит?

Объем работ не изменился. Оба раза у вас в итоге был один и тот же результат. Единственное, что отличало эти два процесса работы, это параллельное выполнение двух задач в первом варианте (та самая многозадачность) и фокусировка на одной задаче в одно время во втором варианте. А значит, что выполнение одного и того же объема работ при многозадачном режиме займет у вас в полтора раза больше времени. Не 1,5 часа, а два. Не полдня, а почти целый день.

При этом – вспомните – паузы при переключении от одного столбца к другому были у вас одинаковыми во время всего задания или как-то менялись со временем? Большинство людей отвечает, что если в начале они легко переключались и почти без пауз писали буквы, то чем ближе к концу столбцов, тем больше им требовалось времени, чтобы написать следующую букву, так как нужно было вспомнить, на чем они остановились до этого.

Это указывает на то, что чем сложнее задача, тем больше времени потребуется для того, чтобы вернуться в нее, если вы отвлеклись на что-то другое, даже на 5 секунд.

При этом сложность задачи определяется в данном случае по двум критериям:

– Объем информации, который нужно держать в голове для ее решения. Например, пересчет товаров, сравнение текстов, анализ таблиц и т.д. В упражнении на списки вам нужно было помнить всего лишь алфавит, и это уже было сложно для мозга и тормозило его работу. Вероятно, ваши обычные задачи гораздо труднее и требуют большего объема памяти, а значит, мозгу будет еще сложнее. И он будет или тормозить, или перегреваться.

– Степень творчества в задаче. Наверняка у вас было такое – вы что-то формулируете, накидываете варианты, еле успеваете записывать приходящие мысли и тут… Вас отвлекли. Вы, возможно, просто кратко кому-то что-то ответили, вернулись к своему делу… Но уже не помните, что хотели написать. И идей больше нет, и чтобы вернуть их, требуется очень много времени. Творчество – очень чувствительная вещь, оно часто не прощает остановок.

Итак, если задачи легкие, то многозадачность допустима. Если же работа требует творчества или удержания большого количества информации в голове, то многозадачность – зло, которое незаметно, но сильно увеличивает время выполнения дел. И в этом ее первый риск.

Второй риск – это качество выполнения задач. Вернитесь к своим спискам и проверьте их точность. Есть ли ошибки? Где их больше? Обычно многозадачность рождает ошибки, причем простые, которые вы с легкостью замечаете при проверке. Как гласит один из законов Мерфи: «Никогда нет времени выполнить задачу идеально, но всегда найдется время ее переделать». Насколько меньше времени занимала бы ваша работа, если бы вам удавалось выполнять большую часть работы без ошибок с первого раза? Если ваш ответ – намного, задумайтесь, не связаны ли ваши ошибки как раз с многозадачностью?

Я проводила это упражнение со списками с десятками людей. И у меня, и у них первый этап занимал больше времени. Конечно, вы можете заподозрить, что все дело в том, что ко второму этапу вы уже вспомнили алфавиты, поэтому при повторном выполнении вы справились быстрее. Это возможно. Для проверки этой гипотезы вы можете через некоторое время повторить это упражнение, поменяв местами этапы. Возможно, разница по времени немного уменьшится, но незначительно.

За все время проведения этого упражнения я встречала только двух людей, у которых результат был неожиданным. Один мужчина сделал оба этапа с равной скоростью, а второй утверждал, что с многозадачностью было быстрее. Что ж, возможно, миф про Цезаря – не совсем и миф, и есть люди, у которых эффективность растет при переключении с одной задачи на другую. НО важно не то, как другие реагируют на многозадачность, вам важно именно то, как она влияет на вас. И теперь вы это знаете. Что же с этим знанием делать?

Многозадачность вредит только тогда, когда вы незапланированно отвлекаетесь от одного дела, бросив его на середине. То есть, если вы сначала сварили суп, потом помыли окна, а потом стали писать отчет, то все нормально – это не многозадачность, а последовательное выполнение дел. А вот если вы поставили сковородку с зажаркой, потом залезли на подоконник и увлеклись отскабливанием засохшей грязи, и только через полчаса вспомнили про сковородку – вот это уже многозадачность. Так как вы, не закончив одно дело (хотя бы временно), стали делать другое.

Конечно, это не означает, что если у вас суп варится два часа, вы не можете в это время делать что-то другое. Но! Тут важно запланировать выполнение дела длительностью менее двух часов и поставить таймер. Тогда мозгу не нужно будет все время держать в голове суп как параллельное дело. Это будет уже контролируемая вами многозадачность. Но согласитесь, даже в таком варианте вероятность того, что вы забудете про суп, то есть вероятность ошибки, высока.

Итак, надеюсь, вы согласны, что минимизация многозадачности приведет и к увеличению скорости выполнения дел, и к улучшению качества их выполнения.

Тогда перейдем к практике.

Упражнение на минимизацию многозадачности:

1. Вспомните три ваших дела на грядущей неделе, отвлечения при которых наиболее критичны для вас. То есть это дела, которые либо требуют хранения в голове большого объема информации, либо творческие. Будет наиболее эффективно, если одно из этих дел будет запланировано на завтра, чтобы вы сразу смогли оценить эффект от отсутствия многозадачности.

2. Спланируйте выполнение этих дел так, чтобы вас в это время никто и ничто не отвлекало. Здесь мы говорим и о людях (дети, коллеги, муж), и о почте/мессенджерах/звонках.

Для этого вы можете найти наиболее спокойное время среди рабочего дня (часто это бывает либо утро, либо час сразу после обеда), или дать себе слово не отвлекаться на внешние раздражители и не проверять почту (здесь вам может помочь правило помидора из главы 15). Вы также можете договориться с другими людьми, что будете давать им какой-то знак, что вас нельзя отвлекать (о вариантах создания таких правил общения читайте в главе 9).

3. Постарайтесь выполнить данные дела в режиме монозадачности и оцените для себя результат. Для этого ответьте на вопросы:

– Изменилось ли среднее время выполнения данного дела? Насколько существенно это изменение?

– Улучшилось ли качество выполнения? Стало ли меньше ошибок? К каким последствиям это привело?

– Изменились ли ваши ощущения в процессе и после выполнения задач? Было ли вам проще? Интереснее? Изменился ли уровень стресса? Легче ли было выкинуть задачу из головы после ее завершения?

Глава 2. Как бороться с ощущением тучи дел над головой?

Иногда бывает ощущение, что дела нависли над вами и давят всей своей массой. Часто к этому чувству прибавляется навязчивое опасение, что вы что-то забыли или вот-вот забудете сделать. При этом вы можете выполнять некоторые дела, быть вполне загруженным, но ощущение тучи и ее давления не проходит.

Если вы осознали, что находитесь в такой ситуации, первое, что нужно сделать… Выписать на листок все дела, которые над вами нависли. Даже если вам кажется, что вы все знаете и на листке не увидите ничего нового, попробуйте – это принесет эмоциональное облегчение.

Когда вы выписали все, что вам предстоит сделать, во-первых, уйдет чувство, что что-то выпало из вашего фокуса внимания и, возможно, будет забыто или сделано не вовремя.

Во-вторых, вы увидите реальный объем предстоящей работы. Ощущение «тучи» обычно возникает, когда к уже намеченному плану все прибавляется и прибавляется задач, часто мелких, часто от других людей, и ваш мозг не успевает их все зафиксировать и внести в свой внутренний план. Поэтому он держит в памяти всю информацию и подает вам сигналы тревоги в виде ощущения тучи.

Как только вы создали список, вы выгрузили из памяти всю информацию, и у мозга освободилось много ресурсов на решение этих задач.

Если ваш список оказался действительно большим и само его создание не принесло чувства облегчения, то попробуйте расставить последовательность выполнения дел и определить, какой минимум необходимо и достаточно сделать сегодня.

Если дел снова осталось много, вспомните, что сделать нереальное нереально. Вы должны либо приготовиться к напряженному спринту (но помните, что после него ваш организм потребует долгий отдых), либо расставить приоритеты, держа в голове главную цель, либо обратиться за помощью к другим.

Если вы перегружены работой, рассмотрите вариант сообщить об этом своему руководителю и определиться в расстановке приоритетов. Одно время много работала с руководителями в качестве консультанта, и они часто недоумевают, почему сотрудники не приходят к ним с трудностями, пока эти трудности не превратятся уже в катастрофу. Начальники – тоже люди, и они могут не заметить, что накидывают задачи только одному сотруднику, или могут забыть, что перед вами уже стоит времязатратная, большая задача. Покажите начальнику ваш список дел на день с прописанным объемом времени, необходимым на их выполнение, и обсудите приоритетность задач, возможность переноса сроков или уменьшение требований к качеству какой-то работы.

Резюме: если над вами нависла куча дел, срочно бросайте все и выписывайте все дела на лист. Все, что нужно сделать. Все-все-все. Освободите мозг от этой информации и посмотрите на результат – это действительно туча? Как вы будете «есть ее по частям» (по аналогии со слоном, которого «есть надо по кускам»)? Что из этого объема действительно важно и необходимо сделать именно сегодня?