38 приемов тайм-менеджмента

4 квадрат неважно и не срочно

Это самый последний список дел к которому следует приступать, ведь к нему относятся самые ненужные задачи.

Но даже самые ненужные дела тоже можно разделить на 2 части:

1. Жизненная мелочь, такие дела все-таки имеют ценность, но только если вы сделали все остальные более важные задачи из 3 квадратов. А в чем же ценность? К примеру, разобрать завал на антресолях – вроде мелочь, а приятно, или сменить подтекающий кран на кухне, укрепить стол, чтобы не шатался. В общем, такого рода задачи создают ваш уют, повышают настроение, поэтому до 4 квадрата нужно стараться добираться, чтобы жить более гармонично и полноценно.

Но если заниматься этими мелочами до того, как сделаны более важные задачи из прошлых 3 квадратов, то это не принесет должного удовлетворения.

2. Занятия фигней. Компьютерные игры, соц. сети, просмотр телевизора, алкоголь – все это только отнимает драгоценное время. Многие скажут, но ведь это помогает отдохнуть? Да, бесспорно, любое занятие фигней расслабляет, но не так качественно как здоровый отдых. Компьютер, телевизор не могут передать таких сильных эмоций, тактильных чувств, запахов и других ощущений, как в реальной жизни. Так как компьютер и телевизор задействуют меньше органов чувств, то скорость восстановления, т. е. отдыха снижается. Алкоголь тоже неэффективный способ отдохнуть, т. к. помимо отрицательного влияния на здоровье, после такого отдыха в кавычках – отходняк, головная боль и прочие неприятности.

В общем, все вредные привычки – это пустое проведение времени и от них следует отказаться полностью, но это идеальный случай. В реальности у каждого человека найдутся вредные привычки, т. к. борьба с ними требует времени, поэтому всю такую фигню, как компьютерные игры, телевизор, алкоголь и т. д. заносим в квадрат неважно и не срочно в самый низ списка дел.

Практика применения матрицы Эйзенхауэра Дуайта Дэвида

Нарисуем 4 вадрата Эйзенхаура, обозначим каждый кввдрат буквами:

А. Важно и срочно(красный);

Б. Важно и не срочно(зеленый);

В. Неважно и срочно(синий);

Г. Неважно и не срочно(белый).

Начинаем выполнение всех дел по алфавиту, т. е. сначала задачи пункта «А», затем «Б», «В» и в конце «Г». Пока не выполним дела квадрата «А», не приступаем к «Б». Затем пока не сделаем пункт «Б» не начинаем задачи из «В» и т. д. В общем, работаем последовательно шаг за шагом, не меняя порядка.

Напишите список дел на бумаге и напротив каждого пункта укажите букву(«А», «Б», «В», «Г» ) приоритет, тогда вам будет наглядно понятно, с чего начинать.

Еще можно переписать список в квадраты для наглядности, особенно, как только начнете применять метод Эйзенхауэра, но это необязательно.

Как вы уже понимаете,– суть работы с принципом Эйзенхауэра: разделение задач и концентрация на первых двух квадратах.

Работа в соответствии с принципом Эйзенхауэра поможет уменьшить количество авралов на работе и вы станете больше успевать.

11 способов расставить приоритеты дел

Наверное, каждый составлял себе план на день, подробно расписанный по времени. И все было бы хорошо, но часто происходят непредвиденные обстоятельства, которые вносят серьезные коррективы в жизнь. Именно из-за этих обстоятельств не всегда получается выполнить задуманное.

Чтобы сохранить свою продуктивность нужно уметь расставлять приоритеты в делах. Нужно знать, что делать если внезапно вам позвонят, зайдет коллега, придет электронная почта или произойдут другие ситуации. От вашей умения расставлять приоритеты в делах сильно зависит успех в любой сфере деятельности.

1. Начинайте работу с самых важных дел

Переходите к менее важным делам, только когда будут сделаны более значимые. Как же оценить важность задачи? Для этого нужно оценить последствия, которые будут вас ждать при невыполнении различных задач. Просто задайте себе вопрос: «Какие будут последствия если это не сделать?» Чем хуже последствия тем важнее задача и тем выше у нее приоритет. У неважных дел последствия от их невыполнения минимальны.

К примеру, регулярная профилактика болезни крайне важна, т. к. без нее могут быть серьезные проблемы с самочувствием, что отрицательно скажется на всей вашей жизни. Значит, профилактика болезни имеет высокий приоритет и приступать к этому делу следует как к одному из первых.

А теперь представьте как влияют на вашу жизнь: компьютерные игры, сидение в интернете, алкоголь и др.? Если их влияние на ваше будущее небольшое, то и приоритет будет соответствующий, если от них отказаться, то ничего страшного не случится, а наоборот, вы получите дополнительное время, которое можно провести с пользой.

Поэтому заходим в соц. сети или идем в ресторан только тогда, когда более важные дела будут сделаны.

2. Начинайте свой день с планирования

Прежде чем приступить к работе, задайте себе вопросы: «Какие самые важные задачи необходимо сегодня сделать? Какие дела второстепенные и к ним можно приступить только после завершения главного?» Если у вас дел более 4 на день, то напишите их на листке т. к. наш мозг не может эффективно оперировать и расставлять приоритеты в уме, когда задач больше чем 7+-2. Вспомните сколько времени вам потребуется, чтобы запомнить обычный городской 7– значный? А сколько времени чтобы записать? Поэтому намного эффективнее планировать на бумаге, а не в уме.

3. Скажите нет второстепенным делам

Второстепенные задачи можно сделать не полностью или, вообще, отказаться от них. Когда времени не хватает, лучше хорошо выполнить главное , чем стараться успеть все.

Если времени достаточно, то успеть все – самый лучший результат, это бесспорно. Но в условиях ограниченного времени можно самые неважные дела из конца списка даже не начинать или сделать не полностью. Это как в шахматах – жертва фигурой ради победы. Также и в делах научитесь жертвовать второстепенным для работы с главным.

На практике бывает тяжело отказаться от всего запланированного и вы начинаете жертвовать временем на отдых, профилактикой своей болезни и т. д. В общем, делаете дела срочные вместо важных. Чтобы искоренить эту привычку, каждый день утром пишите список дел на день и напротив каждого пункта указывайте приоритет от 0 до 10. В этом списке на день последнее дело, у которого самый низкий приоритет – не делайте, т. к. оно самое неважное для вас. Таким образом, вы научитесь говорить нет второстепенным задачам, от которых мало что зависит и будете чувствовать себя значительно свободнее.

4. Не делайте пока не запишите

Каждое новое дело сначала записывайте и только потом решайте, когда приступить. Когда появляется новое дело, то оно кажется важнее, чем есть на самом деле и все по той же причине, что наш мозг не может работать в уме с более чем 7+-2 задач. Поэтому остальное просто забывается и не получается хорошо сравнить степень важности нескольких задач. Также эффект важности могут усилить эмоции, которые неизбежно появляются при всем новом. Когда вы запишите новую задачу, то по соседству сможете обнаружить более важные дела и методом сравнения вы лучше сможете оценить, время работы над ней.

Часто бывает, что вы чем-то заняты и вам звонят и просят: ответить по email, найти информацию и т. д. Часто подобные просьбы кажутся более важными и срочными, чем есть на самом деле из-за эмоциональной составляющей, которая присутствует в любом человеческом общении.

Научитесь не приступать к просьбе сиюминутно, чтобы эмоции не отвлекли от важного на второстепенное. Скажите, что сейчас очень заняты, но освободитесь через несколько часов и сможете помочь с этой просьбой. Даже если вы сейчас не заняты, скажите, что перезвоните через несколько минут, этого времени может хватить, для оценки, в какое время лучше помочь, чтобы не сбивать свой график.

Бывают случаи, когда ответ желательно дать сразу, тогда говорите: «Я сейчас посмотрю свой ежедневник и скажу, смогу ли помочь сейчас». В любом случае, это будет лучше, т. к. у вас появляется возможность сравнить степень важности дела с запланированными ранее и сделать более взвешенное решение.

Во многих случаях можно даже не отвечать на телефонные звонки. А перезвонить можно, когда освободитесь.

5. Отделите важное от срочного

Срочные задачи не всегда являются важными. Также как важные задачи необязательно могут быть срочными. Начинать нужно с важных задач и только потом переходить к срочным. Важные задачи, часто являются стратегическими и не требуют большой срочности выполнения, например, выучить английский для повышения по работе, бросить вредные привычки, сбросить вес. и т. д.

Срочные дела, которые надо сделать прямо сейчас, как правило, появляются в результате внешних сил, это может быть телефонный звонок, просьба коллег и т. д. Часто срочные дела не являются важными, поэтому не следует к ним приступать если можете не успеть сделать важное.

6. Научитесь говорить нет

С делами просто – т. к. они сами по себе не вызывают у вас эмоций. А когда кто-нибудь просит у вас помощи, вы испытываете эмоции, чувство жалости, все это может сбить ваши планы и вместо важного вы начнете делать срочное, которое может быть совсем неважно.

Бывают ситуации, когда вы можете своей помощью навредить, это называется оказать медвежью услугу. Например, наркоман просит деньги на новую дозу, от которой может умереть. Бывают случаи, когда нами манипулируют или просят поучаствовать в незаконных делах. В таких случаях нужно научиться говорить нет. Например:

– «Извините, я сейчас не могу».

– «Почему?»

– «Извините, личная причина, не могу сказать. Желаю успешного разрешения ситуации».

– «Может, поможешь по дружбе?»

– «-/– Повторяем то же самое».

– «Ну пожалуйста».

– «-/– Повторяем то же самое».

При необходимости можно использовать прием «Заезженная пластинка», т. е. повторять одно и тоже, в данном случае последнюю фразу.

Выучите наизусть это диалог или составьте свой и тогда вы сможете сказать нет более мягко, что, согласитесь важно.

Обращаю внимание, когда у вас нет веских причин или вы понимаете, что можете обидеть другого человека, если скажете истинную причину, то говорите: «не можете по личной причине». Личная причина – на то и личная, что не всегда ее следует говорить и это встретит куда больше понимания, чем просто слово «нет» или причина, которая может показаться собеседнику не такой уж и веской.

Слово «Извините»

Важно: Когда вы отказываете в чем, то всегда говорите «извините», это простое слово непросто этикет любого современного человека, слово «извините», показывает ваш дружелюбный настрой, и главное позволяет легче принять ваш отказ, что уменьшает время разговора. Также слово «извините» – снижает вероятность грубого ответа собеседника, что для вас будет дополнительным плюсом.

Заканчивайте позитивом

В конце разговора обязательно сделайте хорошее пожелание, не так важно какое, главное сделайте и желательно искренне. Хорошее пожелание нужно и тому кто с вами говорит, чтобы легче принять отказ и вам также. Я объясню почему: «Вспомните, как вы себя чувствовали после сильного спора с кем-то? Было ли у вас такое, что из-за неприятных мыслей вы не могли делать повседневную работу?»

Любое разногласие ухудшает эмоциональное состояние. Когда мы отказываем по телефону, то отказ ухудшает эмоциональное состояние, появляется больше негатива, поэтому, чтобы не потерять эффективность, нивелируйте негив (т. е. ваш отказ) положительными мыслями. Вообще все разговоры в жизни очень желательно заканчивать позитивом, это будет хорошо для вас и для собеседника, т. к. позитив вызывает радость, а негатив – огорчение.

Если вместо личной причины сказать другую, то можно втянуться в долгий разговор, который приведет к потере времени у вас и у собеседника. Личная причина – один из самых веских аргументов, чтобы сократить время бессмысленного разговора в большинстве случаев.

Личный опыт

Расскажу о своем опыте: Я с 2005 г. стал предпринимателем и мне часто звонят и предлагают различные услуги для бизнеса: Раскрутка сайта, бухгалтерские программы и много всего прочего. 99% таких звонков для меня не актуальны. Бывает в день по несколько звонков, поэтому моя цель сэкономить и свое и чужое время. Когда я на 100% уверен, что не воспользуюсь предлагаемой услугой, я стараюсь уменьшить время разговора и в то же время тактично отказаться от ненужных товаров и услуг.

Сейчас я приведу пример моего диалога:

– «Здравствуйте, вы играете на фондовом рынке?»

– «Здравствуйте, нет».

– «Почему?»

– «Извините, не могу сказать по личной причине».

– «Я хотел предложить вам».

– «[Перебиваю] Извините, в ближайшее время я не готов разговаривать на эту тему по личной причине, благодарю вас за звонок, желаю удачного дня».

При необходимости использую прием «Заезженная пластинка», т. е. повторяю последнюю фразу несколько раз.

Если бы я начал объяснять, почему я не играю на фондовом рынке, то собеседник стал бы приводить ряд доводов, чтобы меня убедить. В итоге много потерянного времени, на бессмысленный разговор. К фразе «личная причина» сложнее всего, а в большинстве случаев невозможно, найти контраргумент.