Besprechungen situationsbezogen steuern

Besprechungen situationsbezogen steuern

Band 1: Gründe, Voraussetzungen, Bewertungsverfahren, Zusammenarbeit

Inhaltsverzeichnis Band1

Aufteilung des Gesamtthemas

Einleitung zum Schmunzeln

Diese Situationen werden besprochen

Gründe für eine konventionelle Besprechung

Voraussetzungen für Routinebesprechungen

Ausstattung des Besprechungsraumes

Bewertungsverfahren

Teamarbeitsregeln

Verhalten bei einer Besprechung

Kritik, Manipulationen, Killerphrasen

Die visualisierte Diskussion

Merkblätter für Besprechungsleiter und Besprechungsteilnehmer

Übersicht über verschiedene Situationen - Lösungen

Sprachregelungen:

Wenn bei den einzelnen Situationen vom Besprechungsleiter, von Teilnehmern, Chefs usw. die Rede ist, dann sind immer auch Besprechungsleiterinnen, Teilnehmerinnen, Chefinnen gemeint. Sie sind nur wegen der schlechteren Lesbarkeit von BesprechungsleiterIn, TeilnehmerInen, ChefInnen, ProtokollantInnen, BerichterstatterInnen nicht explizit aufgeführt.

Auch die neutrale Sprachregelung „Jemand, der eine Besprechung leitet“ oder „Jemand, der an einer Besprechung teilnimmt“, oder „Jemand, der protokolliert“ erschien mir zu sperrig.

Deshalb verwende ich in aller Regel die bisher gebräuchlichen maskulinen Benennungen.

Imprint

Besprechungen situationsbezogen steuern

Band 1: Gründe, Voraussetzungen, Bewertungsverfahren, Zusammenarbeit

Autor: Klaus Palme

Copyright:© 2013 Palme Klaus, Prof. Dr. techn., Dipl. Ing

Published by: epubli GmbH, Berlin

www.epubli.de

ISBN 978-3-8442-6375-6

Aufteilung des Gesamtthemas

Das Gesamtthema ist in zwei eigenständige Bände aufgeteilt, damit man im E-Book schneller zu den entsprechenden Informationen durchblättern kann.

Band 1: Gründe, Voraussetzungen, Bewertungsverfahren, Zusammenarbeit

Übersicht über verschiedene Situationen, Voraussetzungen für Routinebesprechungen, Ausstattung des Besprechungsraumes, Bewertungsmöglichkeiten, Teamarbeitsregeln, Verhalten bei einer Besprechung, Diskussionsführung, Kritik, Manipulationen, Killerphrasen, Einladung, Aufgaben Besprechungsleiter und Besprechungsteilnehmer

Band 2: Umsetzung zu konkretem Handeln

Kosten-/Nutzen-Rechnung, Übersicht über verschiedene Situationen, Problemphase, Lösungsphase, Entschlussphase, Entscheidungsfindung, Ziele, Protokoll, Maßnahmenkatalog.

Beide Bände sind situationsbezogen beschrieben. Sie können deshalb so vorgehen, dass Sie zunächst mit der Situation anfangen, die Sie am meisten stört. Ist die Situation erfolgreich bewältigt worden, können Sie mit der nächsten wichtigen Situation weitermachen.

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Band 1: Gründe, Voraussetzungen, Bewertungsverfahren, Zusammenarbeit

Einleitung zum Schmunzeln

Warum ich gerne zu einer Besprechung gehe:

Weil ich

- es leid bin, alleine und einsam zu arbeiten,

- zwei Stunden meine Ruhe habe vor Telefonanrufen, Emails und Chefwünschen,

- nette Menschen treffe zum Unterhalten,

- gelegentlich Einwände geltend machen kann ohne nennenswerte Folgen,

- Kaffee und Gebäck in Ruhe essen kann,

- mich wichtig fühlen kann,

- meine Kollegen beeindrucken will,

- heimlich unter dem Tisch mit meinem Smartphone googeln kann,

- per Laptop an meine Freunde eine Einladung zum Kartenspielen verabreden kann,

- bei der Vorführung von Powerpoint-Darstellungen ein wenig dösen kann,

- die Ausführungen des Besprechungsleiters schon vorher kannte und deshalb nichts mehr verpassen kann,

- für ein mögliches Ergebnis keine Verantwortung übernehmen muss,

- auf meinem Laptop Skat spielen kann,

- endlich einmal Ruhe habe, weil jeder Teilnehmer auf sein eigenes Smartphone starrt.

Warum ich gerne Besprechungen leite:

Weil ich

- das Sagen habe,

- wichtige eigene Überlegungen dem Besprechungsteam mitteilen kann,

- die Vorgaben meines Chefs delegieren kann

- meine Bedeutung für die Abteilung darstellen kann,

- am liebsten gegen Abend Besprechungen ansetze, um reguläre Arbeitszeit einzusparen,

- die einzelnen Besprechungspunkte bestimmen kann,

- verhindern kann, dass meiner Ansicht nach falsche Beschlüsse gefasst werden,

- Besprechungen beliebig lange dauern lassen kann,

- einigen Wichtigtuern klar machen kann, dass ich noch genügend Detailkenntnisse besitze.

Außerdem ist mir auch bekannt, dass (Zitat Werner Fink, Kabarettist)

„Eine Besprechung/Konferenz/Meeting/ ist eine Sitzung, bei der viele hineingehen und wenig herauskommt.“

Wenn Sie den meisten dieser Aussagen zustimmen, dann war der Kauf dieses E-Books eine Fehlinvestition.

Wenn Sie allerdings anderer Meinung sind und ihre Besprechungen erfolgreicher, zeitlich enger und zielorientierter gestalten wollen, dann sollten Sie weiterlesen.

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Diese Situationen werden besprochen:

o Eine Besprechung erscheint einigen Teilnehmern unnötig.

Warum brauche ich eine Besprechung und wann ist sie unnötig?

o Besprechungen funktionieren nicht richtig.

Worauf muss ich bei den Voraussetzungen für eine Routinebesprechung achten?

o Ergebnisse bewerten

Es liegen mehrere, teilweise widersprechende Lösungsvorschläge vor. Welche Bewertungsmethoden gibt es?

o Die Besprechung dauert länger als erwartet.

Wie kann ich das als Besprechungsleiter verhindern?

o Streitereien

Bei den Besprechungen kommt es häufig zu Streitereien. Was kann ich als Besprechungsleiter tun?

o Persönliches Verhalten

Was mache ich, wenn Aussagen sofort „gekillt“, „manipuliert“ oder „verdreht“ werden?

o Vielredner

Wie kann ich als Besprechungsleiter Vielredner stoppen, ohne sie auszuschließen?

o Teilnehmer verlassen vorzeitig die Besprechung

Wie kann man das als Besprechungsleiter verhindern?

o Machtstrukturen in der Teilnehmerrunde

Was kann man tun, wenn ein hoher Chef dabei ist, der nur durch seine Anwesenheit jede Diskussion verhindert?

o hektische Diskussionen

Was kann man tun?

Gründe für eine konventionelle Besprechung

Das erste wesentliche Kriterium einer Besprechung ist die Frage, ob wir für dieses Thema eigentlich eine Besprechung überhaupt brauchen. Kann dieses Thema nicht vielleicht besser anders bearbeitet werden, vielleicht schriftlich, per E-Mail oder durch ein Gespräch mit nur einem Kollegen?