Налоговый учет и отчетность. Краткий курс

Обеспечение тайны содержания данных налогового учета

Согласно статье 313 НК РФ содержание данных налогового учета (в том числе данных первичных документов) является налоговой тайной. Лица, получившие доступ к данным налогового учета, обязаны хранить налоговую тайну. За разглашение информации они несут ответственность, установленную законодательством.

Налоговую тайну составляют любые полученные налоговым органом, органом внутренних дел, органом государственного внебюджетного фонда или таможенным органом сведения о налогоплательщике, за исключением сведений:

♦ разглашенных налогоплательщиком самостоятельно или с его согласия;

♦ об идентификационном номере налогоплательщика;

♦ о нарушениях законодательства о налогах и сборах и мерах ответственности за эти нарушения;

♦ предоставляемых налоговым (таможенным) или правоохранительным органам других государств в соответствии с международными договорами (соглашениями), одной из сторон которых является Российская Федерация, о сотрудничестве между налоговыми (таможенными или правоохранительными) органами (пункт 1 статьи 102 НК РФ).

Налоговая тайна не подлежит разглашению налоговыми органами, органами внутренних дел, органами государственных внебюджетных фондов и таможенными органами, их должностными лицами и привлекаемыми специалистами, экспертами, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом. В частности, налоговые органы должны представлять в Пенсионный фонд Российской Федерации копии документов и сведения, необходимые для осуществления пенсионного страхования, включая сведения, составляющие тайну (статья 243 главы 24 НК РФ).

Разглашением налоговой тайны признается в том числе использование или передача другому лицу коммерческой тайны налогоплательщика, ставшей известной должностному лицу при исполнении им своих обязанностей (пункт 2 статьи 102 НК РФ). Поступившие в соответствующие органы сведения, составляющие налоговую тайну, имеют специальный режим хранения и доступа. Утрата документов, содержащих сведения, составляющие налоговую тайну, либо разглашение таких сведений влечет дисциплинарную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность, предусмотренную федеральными законами.

Документы налогового учета

Первичные учетные документы

Согласно пункту 1 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Это первичные учетные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет. В соответствии со статьей 313 НК РФ данные документы служат также первичными документами, на основании которых ведется налоговый учет.

Документы бухгалтерского и налогового учета должны составляться на русском языке. В случае использования наряду с государственным языком иностранного языка тексты на обоих языках, если иное не установлено законодательством Российской Федерации, должны быть идентичными по содержанию (статья 3 Федерального закона «О государственном языке Российской Федерации»).

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах, должны содержать следующие реквизиты (статья 9 Закона «О бухгалтерском учете»):

♦ наименование документа;

♦ дату составления документа;

♦ наименование организации;

♦ содержание хозяйственной операции;

♦ измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

♦ наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

♦ личные подписи указанных лиц.

Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, правила документооборота и технология обработки учетной информации должны утверждаться при принятии учетной политики (статья 6 Закона «О бухгалтерском учете»).

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься только по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений (статья 9 Закона «О бухгалтерском учете»).

В качестве первичных учетных документов, подтверждающих налоговый учет, целесообразно рассматривать не только первичные учетные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет, но и сводные учетные документы (разработочные таблицы и другие документы, группирующие информацию об объектах налогообложения)^[1]. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию контролирующих органов, суда и прокуратуры. При заключении гражданско-правовых договоров или оформлении иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен этими сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или ее аналогом в законодательном порядке, рассматривается как обмен документами (Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). Следует иметь в виду, что действие Федерального закона «Об электронной цифровой подписи» распространяется только на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок, а также в других предусмотренных законодательством случаях. Законодательство о налогах и сборах предусматривает представление налоговых деклараций только в электронном виде.

Унифицированные формы первичной учетной документации

В настоящее время существуют следующие унифицированные формы первичной учетной документации:

♦ по учету труда и его оплаты:

• по учету кадров;

• по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;

♦ по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ;

♦ по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения;

♦ по учету торговых операций;

♦ по учету кассовых операций, результатов инвентаризации;

♦ по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте;

♦ по учету основных средств;

♦ по учету нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, а также работ в капитальном строительстве;

♦ по учету сельскохозяйственной продукции и сырья.

Рассматривая унифицированные формы первичной учетной документации, следует упомянуть об установленных Банком России формах расчетных документов, таких как платежное поручение (приложение 1); аккредитив (приложение 5); платежное требование (приложение 9); инкассовое поручение (приложение 13); платежный ордер (приложение 17); реестр счетов (приложение 21); реестр переданных на инкассо расчетных документов (приложение 22); заявление об акцепте, отказе от акцепта (приложение 24).

Бланки строгой отчетности

На территории Российской Федерации всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг в обязательном порядке применяется контрольно-кассовая техника, включенная в государственный реестр (статья 2 Федерального закона от 22 мая 2003 года «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»). Организации и индивидуальные предприниматели могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи соответствующих бланков строгой отчетности. К ним относятся квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и др.

Документы, оформленные на бланках строгой отчетности, являются первичными учетными документами. Данное правило не распространяется на бланки строгой отчетности, предназначенные для осуществления денежных расчетов за проезд наземным пассажирским транспортом общего пользования.

Формами бланков строгой отчетности, применяемыми при оказании услуг ломбарда населению, являются залоговый билет, сохраненная квитанция. Формой бланка строгой отчетности в случае оказания населению услуг по страхованию выступает квитанция на получение страховой премии (взноса) (приказ Минфина России от 17 мая 2006 года № 80н).

Справка бухгалтера – это один из первичных учетных документов, являющихся подтверждением данных налогового учета (статья 313 НК РФ). Справка бухгалтера при ведении налогового учета выполняет функцию уточнения данных бухгалтерского учета. При этом можно выделить три типа корректировок данных бухгалтерского учета посредством справки бухгалтера.

1. Обосновывает необходимость внесения исправительных записей в бухгалтерские учетные регистры в случае выявления ошибок.

2. При недостаточности информации, содержащейся в первичных учетных документах, служит основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета. В этих случаях справка бухгалтера является первичным учетным документом.

3. Применяется для обобщения или группировки некоторых данных бухгалтерского учета в случаях, когда для этих целей не могут быть использованы регистры бухгалтерского учета. При этом справка бухгалтера используется в качестве специальной разработочной таблицы как вспомогательный регистр бухгалтерского учета.

Особое значение среди документов налогового учета имеют первичные документы.

Первичные документы налогового учета

Законодательство о налогах и сборах предусматривает оформление следующих первичных документов налогового учета:

♦ счета-фактуры – для плательщиков налога на добавленную стоимость и акцизов;

♦ налоговой карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц – для налоговых агентов на доходы физических лиц;

♦ карточек учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм начисленного единого социального налога, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (налогового вычета) – для налогоплательщиков единого социального налога и плательщиков страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.

Обязанность по выставлению счетов-фактур возложена на налогоплательщиков налога на добавленную стоимость. Согласно статье 168 главы 2 части второй НК РФ при реализации товаров (работ, услуг) выставляются соответствующие счета-фактуры не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг). При реализации товаров (работ, услуг), операции по которым не подлежат налогообложению, а также при освобождении налогоплательщика от исполнения обязанностей налогоплательщика расчетные и первичные учетные документы оформляются и счета-фактуры выставляются без выделения соответствующих сумм налога. При этом на указанных документах делается соответствующая надпись или ставится штамп «Без налога (НДС)». В случае реализации товаров за наличный расчет организациями и индивидуальными предпринимателями розничной торговли и общественного питания (или предоставляющими платные услуги непосредственно населению) требования по оформлению документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или другой документ установленной формы.

В соответствии со статьей 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (включая комиссионера, агента, которые осуществляют реализацию товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени), сумм НДС к вычету в порядке, который предусмотрен главой 21 НК РФ.

Налогоплательщик должен составить счет-фактуру, вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и продаж, если иное не предусмотрено:

♦ при совершении операций, признаваемых объектом налогообложения, в том числе не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения);

♦ в иных случаях, определенных в установленном порядке.

Счета-фактуры не составляются налогоплательщиками по операциям реализации ценных бумаг (за исключением брокерских и посреднических услуг), а также банками, страховыми организациями и негосударственными пенсионными фондами по операциям, не подлежащим налогообложению.

В счете-фактуре должны быть указаны (пункт 5 статьи 169 НК РФ):

♦ порядковый номер и дата выписки счета-фактуры;

♦ наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;

♦ наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;

♦ номер платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг);

♦ наименование поставляемых (отгруженных) товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания);

♦ количество (объем) поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (работ, услуг) исходя из принятых по нему единиц измерения (при возможности их указания);

♦ цена (тариф) за единицу измерения (при возможности ее указания) по договору (контракту) без учета налога, а в случае применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя налог, – с учетом сумм налога;

♦ стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав за все количество поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав без налога;

♦ сумма акциза по подакцизным товарам;

♦ налоговая ставка;

♦ сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), имущественных прав, определяемая исходя из применяемых налоговых ставок;

♦ стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав с учетом суммы налога;

♦ страна происхождения товара;

♦ номер таможенной декларации.

Сведения по пунктам 13 и 14 указываются в отношении товаров, страной происхождения которых не является Российская Федерация. Налогоплательщик, реализующий такие товары, несет ответственность только за соответствие указанных сведений в предъявляемых им счетах-фактурах сведениям, которые содержатся в полученных им счетах-фактурах и товаросопроводительных документах.

Аналитические регистры налогового и бухгалтерского учета

Общие понятия об аналитических регистрах

Согласно статье 313 НК РФ налогоплательщик вправе самостоятельно дополнять применяемые регистры бухгалтерского учета дополнительными реквизитами, формируя регистры налогового учета, или вести самостоятельные регистры налогового учета.

Формы аналитических регистров налогового учета для определения налоговой базы в обязательном порядке должны содержать реквизиты:

♦ наименование регистра;

♦ период (базу) составления;

♦ измерители операции в натуральном (если возможно) и денежном выражении;

♦ наименование хозяйственных операций;

♦ подпись (расшифровку подписи) лица, ответственного за составление регистров.

Налоговым и иным органам запрещено устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета.

Аналитические регистры налогового учета – это сводные формы систематизации данных налогового учета за отчетный (налоговый) период, сгруппированных без распределения (отражения) по счетам бухгалтерского учета. Данные налогового учета – данные, которые учитываются в разработочных таблицах, справках налогоплательщика, группирующих информацию об объектах налогообложения (статья 314 НК РФ).

Формирование данных налогового учета предполагает непрерывность отражения в хронологическом порядке объектов учета для целей налогообложения (в том числе операций, результаты которых учитываются в нескольких отчетных периодах либо переносятся на ряд лет). Аналитический учет данных налогового учета должен быть организован налогоплательщиком таким образом, чтобы он раскрывал порядок формирования налоговой базы. Аналитические регистры налогового учета служат для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, аналитических данных налогового учета для отражения в расчете налоговой базы.

Наиболее существенным отличием аналитических регистров налогового учета от регистров бухгалтерского учета является отсутствие двойной записи. Дополнительные реквизиты, которыми налогоплательщик может самостоятельно дополнять применяемые регистры бухгалтерского учета для формирования регистров налогового учета, не должны предусматривать двойной записи. Формально аналитические регистры налогового учета отличаются от регистров бухгалтерского учета источниками ведения. В регистрах налогового учета систематизируются данные, содержащиеся в разработанных таблицах, справках бухгалтера и иных документах налогоплательщика, группирующих информацию об объектах налогообложения, в регистрах бухгалтерского учета – данные принятых к учету первичных документов.