Читать книгу: «Kind Regards. Деловая переписка на английском языке», страница 3

Глава вторая
Обмен информацией

К вашему сведению

Jenn,

Предмет обсуждения

This is just to tell you that I sent the budget to Lumina. Sue signed off on it yesterday. In the cover letter we made it clear that we want written confirmation of the variance limits.

Первое следствие

If they don’t send it, I will inform them in writing that our projections will be used in future negotiations.

Второе следствие

Based on our discussions, I think they’ll send the variance report. But we’ll see.

Подтверждение доброй воли

I’ll keep you informed.

Regards,

Michelle Nollebaum

Assistant Budget Analyst

Vector, Inc.

michellenollebaum@vector.com

Инструменты

В первой же фразе дайте понять: ваша цель – проинформировать получателя. Иначе вы рискуете вывести его из себя.

Держать людей в курсе событий – благое дело, но не стоит заставлять их читать письма, которые не требуют срочного внимания. Если вы не укажете в первой строке, что просто сообщаете свежую информацию, вы невольно введете адресата в заблуждение. Мало написать это в теме письма. Если у человека много дел, он открывает письма одно за другим, не глядя на темы. Предупредите его, о чем пойдет речь, в начале текста.

Помните, электронное письмо – синоним действия

Деловые люди открывают e-mail, чтобы выяснить, что нужно сделать: принять решение, ответить на вопрос, исправить положение, назначить встречу, проанализировать план и так далее. Это значит, что получатель ищет призыв к действию.

Информационное письмо не требует принятия мер. Если отправитель не обозначил свою цель в теме письма и в первой фразе, он сбивает людей с толку. Читая ваше письмо, они не должны ломать голову, пытаясь понять, что нужно сделать.

Семь раз отмерь

Информационное письмо чем-то похоже на «письмо счастья», которое требует, чтобы человек немедленно разослал его десятку адресатов. Если вы получили такое письмо, подумайте, нужно ли пересылать его дальше. Иногда в этом нет ни малейшей необходимости.

Скорость электронной почты побуждает нас транслировать слишком много информации. Заваливая ящики коллег ненужными письмами, вы выглядите незрелым юнцом. Опытный сотрудник умеет различать сведения, необходимые боссу, и те, которые попросту отнимают время.

Ваше письмо могут удалить, не читая

Человек, который каждый день получает пару сотен писем, может удалить информационное письмо, пробежав первую строку, или отложить его на потом. Такие сообщения читают только по доброй воле.

Варианты

FYI… To make sure we’re on the same page…

Heads up… This is just to tell you…

This is to inform you… For your information/files…

Just so you know… I wanted to let you know that…

Входящие

Нередко приходится слышать, как люди жалуются на информационные письма.

• У меня полно дел! Если бы я хотел это знать, я задал бы вопрос сам!

• Я убил на это проклятое письмо уйму времени, а толку – ноль!

• Как меня бесят письма «к вашему сведению», где тема не названа сразу!

Сопроводительное письмо к документу

Laura,

Предмет обсуждения

I am pleased to attach the new HR final report, “Spark Commitment: IT and Vector Employees.”

Краткое содержание документа

Authored by Lanten and Associates, the report explains how IT can strengthen the link between employee motivation and productivity in every function. Information bonds, for example, are often overlooked in our business culture. Viewing the employee’s intellectual property in emotive as well as rational terms enhances dedication. And dedication to the company leads to results.

Рекомендации для направленного чтения

I would specifically like to draw your attention to the section on Vector E-mail Policy (VEP). As you know, policy discussions are heating up in the next quarter. I will be interested in hearing your thoughts about the report’s findings at the next VEP meeting.

Подтверждение доброй воли

Please let me know what you think when you get a chance.

Regards,

Frances Ventoux

HR Associate

Vector Affiliate Action Group

francesventoux@vector.com

Инструменты

Объясните, почему вложенный документ важен

Написать «please find attached» недостаточно! Иногда ваш коллега с нетерпением ждет вложенный файл и сразу погружается в чтение. Однако в других случаях вам приходится убеждать адресата просмотреть или внимательно изучить вложение.

Заинтересуйте получателя

Человеку нужно понимать, для чего он выполняет ту или иную работу: с какой целью он читает e-mail, зачем открывать вложение и почему оно заслуживает внимания. Дайте адресату понять, что это в его интересах. Объясните, что даст ему чтение документа. Постарайтесь внушить, что это пойдет ему на пользу: «if you read this attachment thoroughly, you’ll look good at the meeting» – «внимательно изучи этот файл, это позволит тебе блеснуть на совещании».

Дайте понять, что ждете отклика

Если вежливо намекнуть получателю, что вы ждете его реакции, он отнесется к полученной информации более ответственно. Если вы назначите точный срок для такого отклика – например, ближайшее совещание, – вашу просьбу воспримут еще серьезнее. Таким образом, вы не просто отправляете документ, но побуждаете адресата изучить его и прокомментировать прочитанное. Тот, кто завален работой, честно скажет, что не успел выполнить вашу просьбу, а копуша либо придумает отговорку, чтобы сохранить лицо, либо найдет время прочесть документ.

Высшее образование не означает, что вы умеете писать письма

Диплом престижного университета не гарантирует умения внятно излагать свои мысли. Иногда люди, не получившие хорошего образования, справляются с этой задачей куда лучше. Не каждому повезло встретить преподавателя, который учит хорошо писать.

Подскажите, какие части документа заслуживают особого внимания

Облегчите задачу адресата: подскажите, на какие фрагменты следует обратить внимание. Тогда ему не придется изучать текст от начала до конца. Давая такие рекомендации в сопроводительном письме, вы показываете, что цените чужое время.

Сетевой этикет

Не забывайте, что прочесть ваше письмо может кто угодно. Цифровая информация долговечна, и дальнейшая судьба отправленного сообщения не в вашей власти. Неизвестно, в чьи руки оно попадет. Его могут переслать тому, кого вы не знаете и с кем никогда не встретитесь. Кто-то может заглянуть в письмо чисто случайно. Мораль: невозможно гарантировать соблюдение конфиденциальности. Если вы считаете, что ваше письмо не предназначено для чужих глаз, подумайте, стоит ли его отправлять.

Выбирайте выражения

Тот, кто владеет словом, хорошо чувствует нюансы. Одно дело – сказать подчиненному «ты неправ (wrong)», другое – «ты ошибаешься (mistaken)». Важно научиться выбирать слова и выражения, которые отвечают поставленной цели.

Тот, кто плохо выражает свои мысли на письме, может нечаянно обидеть адресата, выбрав неверное слово. Причина не в том, что отправитель не видит разницы между «ты неправ» и «ты ошибаешься». Он просто не дает себе труда задуматься об этом.

Умение хорошо писать письма в первую очередь зависит от внимания, которое вы уделяете тексту. Кто-то обдумывает каждое слово, а кто-то старается побыстрее разделаться с этой работой. Результаты говорят сами за себя.

Резюме сетевой конференции

Zara, Norm, Carla,

Предмет обсуждения

The April 18, 2007 conference call on the LITE deal included: one Lumina partner, one Rawls partner, and the Vector team (Langston from Corporate Tax, Duncan from Operations Management and myself).

Декларация

We agreed to the following:

Основные договоренности

Corporate Structure

1. Vector will sell its shares in LITE Consulting directly to Lumina on the day of closing.

2. Audit partners will receive their consideration in cash.

3. Consulting Partners will receive deferred consideration consisting of three yearly installments paid in Lumina shares.

Сопутствующие обстоятельства

Further Observations

1. Because Lumina owns the shares upon closing, the new company can integrate immediately.

2. Although state law prohibits acquisition of the parent company’s shares, in this case, we’re not infringing on restrictions since shares will be used as a payment for the transaction.

Подтверждение доброй воли

We have another phone call scheduled with LITE tomorrow. Let me know if I can supply additional information.

Regards,

Ron Kocik

Mergers and Acquisitions Associate

Vector, Inc.

ronkocik@vector.com

Инструменты

Организуйте материал как можно проще

Никому не хочется разбираться в многоуровневых списках с множеством пунктов и подпунктов. Не усложняйте их вид мешаниной арабских и римских цифр, строчных и прописных букв. На экране монитора это выглядит запутанным и громоздким. Традиционные принципы оформления документов теперь применяются лишь в контрактах, полисах и прочих юридических документах, которые прилагаются к письму в виде отдельных файлов. Но даже здесь подход к нумерации упрощается.

Не усложняйте нумерацию

Нумерация пунктов или тезисов – не украшение. Она помогает организовать информацию. Старайтесь, чтобы цифры делали текст более простым и понятным. Избегайте сложной многоуровневой нумерации, которая отвлекает адресата.

От текста цифры отделяют скобками или точками: «1)», «2)» или «1.», «2.», «3.».

В деловых письмах лучше всего использовать арабские цифры. Римские уместны в более официальных документах. В обычной электронной переписке они выглядят архаизмом.

Порядок превыше всего

Часто самый важный пункт идет первым. В других случаях есть смысл расположить пункты в хронологическом порядке, чтобы отразить последовательность событий. Если вы составляете протокол совещания, логично использовать хронологию. Но если вы подводите итоги обсуждения и хотите выделить главное, лучше расположить материал с учетом значимости.

Уведомление о собрании

Derik, Vaughne, Margie,

Предмет обсуждения

I’m setting up a meeting at 10h00 on Feb. 3, 2007, in the Marketing Management Center to discuss progress on Poetics 5.9. Ranya Perkins from R&D will be joining us, along with Stan Hicks, our new Product Development Analyst.

Тема совещания

We will be reviewing – and evaluating – the performance of the brand against Sillicon Valley/Alley competitors. Toward that end, please be prepared to discuss the Q3 results in terms of our Q4 projections. And Derik, please prepare the revised Vivek 12 adoption graph.

Предполагаемый результат

We’ll use this meeting as preparation for the second analyst hire next month.

Подтверждение доброй воли

Please be in touch with your questions and concerns.

Regards,

Alfred Bonnefoy

Chief Brand Analyst

Vector, Inc.

alfredbonnefoy@vector.com

Инструменты

Не забудьте про логистику!

Казалось бы, что может быть проще, чем объявить о собрании? Тем не менее многие составители подобных писем забывают ответить на элементарные вопросы: кто, где, когда, что и почему. Адресатам приходится запрашивать эту информацию, а отправителю – писать новые письма, чтобы прояснить и дополнить исходное сообщение.

Если вы регулярно упускаете из виду очевидные моменты, значит, вы неорганизованный человек. Вы слишком рассеянны, чтобы сосредоточиться на выполняемой задаче. Или попросту не даете себе труда перечитать и отредактировать готовое письмо.

Подумайте о проблемах участников

Если люди приезжают на собрание издалека, первым делом нужно ответить на вопрос «где». Если участники часто работают за пределами офиса, главное – вопрос «в какой день». Если они обычно находятся на своих рабочих местах, в первую очередь им важно знать «в котором часу».

Поскольку в английском языке принято начинать с главного, подумайте, какие вопросы имеют первостепенное значение для получателей вашего письма.

Как указать время дня

Помните, что в разных компаниях и разных ситуациях время дня указывают по-разному.

• Is it a ten o’clock meeting? (Длинно и старомодно.)

• 10 am? (Не годится, «am» напоминает глагол.)

• Ten? (Нет. Обозначать время словами не принято.)

• 10 a.m.? (Приемлемо.)

• 10? (Возможный вариант, но немного легкомысленный для некоторых компаний или должностей.)

• 10:00 GMT? (Упоминать часовые пояса есть смысл, лишь когда эта информация значима для участников.)

• 10:00? (Годится, если люди не перепутают вечер и утро.)

• 10h00? (Приемлемо, если компания использует 24-часовую шкалу.)

Как указать дату

Здесь тоже важны традиции компании и контекст.

• 3 Feb. 2006? (Да, если вы живете не в США и работаете не в американской компании.)

• February 3, 2006? (Сомнительно. В официальных документах принято сокращать длинные названия месяцев.)

• 2/3/06? (Да, если участники переписки не перепутают день и месяц.)

• Feb. 3? (Неплохо, но в официальной переписке желательно указывать год.)

Проверьте, как принято указывать дату и время в вашей компании

Часто люди мучаются над вопросами, которые давно решены. Загляните в годовой отчет, последнее заявление главы компании или документы в корпоративной сети, и все прояснится. Если босс указывает время по 24-часовой шкале, следуйте его примеру.

Входящие

Участникам собрания нужно знать, что оно принесет пользу. Иначе они будут воспринимать его как очередную повинность, которая не сулит ничего кроме скуки. Чтобы стимулировать работу в команде, дайте людям конкретные поручения по подготовке. В двух словах опишите желаемый результат и, если возможно, помогите понять его связь с перспективой. Так вы укрепите мотивацию и направите усилия людей в нужное русло.

Постарайтесь убедить участников собрания, что их встреча важна и своевременна, – так вы подготовите почву для общего успеха.

Резюме совещания

George,

Предмет обсуждения

Here are the notes from the March 8, 2007 Business Unit meeting at Vector HQ with Roberto, Kathy, Mateo, Mei and Ana.

Вопрос 1

1. Mateo questioned the date when the 35/45 arrangement will expire. Vector needs to clarify. Action: Roberto.

Вопрос 2

2. Mateo also asked whether Vector has any other clients in the same boat. If so, what plans are in place for them? Action: Roberto.

Вопрос 3

3. Lumina needs to confirm plans/progress on the Poetics upgrade at de Bracy. Action: Mei.

Вопрос 4

4. M&G Corp will propose dates for Rony and Anders to visit the Steiner Center. Action: Ana to contact.

Вопрос 5

5. We all agreed that the technical issues associated with migration from BJH suggested a disruption risk to Vector business. The migration timeline could exacerbate the situation. Action: All will investigate minimizing risk.

Regards,

Michael Palter

Business Unit Assistant

Vector, Inc.

michaelpalter@vector.com

Инструменты

Не забудьте про дату

Подводя итоги собрания или сетевой конференции, некоторые пишут «yesterday’s call» или «last week’s meeting». Зачем думать про даты, ведь в e-mail они ставятся автоматически? Неужели этого недостаточно? Представьте себе, нет. Получатель может не обратить внимания на строчку с датой и будет искать ее в письме.

Кроме того, если письмо пересылают другому человеку, распечатывают или копируют текст, дата меняется. Такая путаница нежелательна, если понадобится восстановить последовательность событий. Дата в теле письма застрахует вас от подобных проблем.

Составьте список участников

Мало написать Finance Department. Состав сотрудников со временем меняется, а кто-то мог попросту отсутствовать. Запишите имена всех, кто был на собрании. Если в компании принят более официальный стиль переписки, укажите их должности.

Время может сыграть с вами злую шутку – вам кажется, что вы никогда не забудете главного, но в самый ответственный момент память подводит вас. Воспоминания быстро тускнеют. Не поленитесь зафиксировать имена участников – это поможет вам или кому-то еще не попасть в неловкое положение.

Обозначьте точки действия по каждому вопросу

Список намеченных мер помогает довести дело до конца. В худшем случае он покажет, кто не выполнил поручение.

Обязательно укажите, кто отвечает за принятие мер, и опишите порядок работы. Выделите каждую позицию жирным шрифтом, курсивом или подчеркиванием.

Точки действия как средство мотивации

Если человек видит свое имя рядом с конкретной задачей в электронном письме, которое разослано его коллегам, скорей всего он выполнит порученную работу. Если же поручение дано в устной форме, он всегда может сказать, что попросту не понял задачу.

Список поручений и тех, кто отвечает за их выполнение, выглядит внушительно. Почему? Сам факт того, что информация зафиксирована письменно, придает ей официальный вид. Хотя не каждый письменный протокол имеет силу закона, само существование документа делает его содержание более весомым.

Варианты

Here are my notes…

Please find below the notes…

I hope you’ll take time to review the notes…

Please take time to consider the notes…

Would you take a moment to look over the notes…

The notes from the March 8 Business Unit meeting include…

I wanted to get the March 8 Business Unit notes to you as soon as possible…

Кто такой профессиональный писатель?

Обычно к этой категории относят всех, кто зарабатывает на жизнь созданием текстов: журналистов, авторов романов, сценариев, кулинарных книг, а также составителей всевозможных брошюр и буклетов. Но есть и еще одна разновидность профессиональных писателей – это деловые люди, которые каждый день пишут и читают десятки и сотни электронных писем.

Если профессиональный писатель – это тот, кто пишет по несколько часов в день, на это звание может претендовать масса людей в самых разных сферах бизнеса. Они не могут позволить себе действовать наобум – умение писать электронные письма для них насущная необходимость. Они должны владеть простыми и эффективными стратегиями создания текста.

Подтверждение устных договоренностей

Jo, Don,

Предмет обсуждения

This is to confirm that I have understood our Sept. 8, 2007 conversation.

Факт

Due to uptake problems in the forward quadrants, the rollout schedule for Poetics 5.9 has been revised. Follow-up testing is scheduled at weekly intervals throughout the fall. R&D is working with the Poetics team to resolve manufacturing problems, but there won’t be a hard update until all the data is in.

Мнение

In my opinion, we need to contact C&N about renegotiating outsourcing in the event of further delay.

Подтверждение доброй воли

Let me know if this is right, and I’ll organize a meeting for the week of Sept. 12.

Regards,

Kitty Okamurra

Assistant Director of Manufacturing

Vector, Inc.

kittyokamurra@vector.com