Читать книгу: «Ассистент руководителя. Лайфхаки профессии. Книга-тренинг», страница 3

Уровни квалификации специалистов по ДОУ и их трудовые функции

Ступени профессионального стандарта

Профстандарт рассматривает функционал и необходимые знания для четырех уровней должностей: секретаря-администратора, делопроизводителя, секретаря руководителя и помощника руководителя.

У вас может возникнуть вопрос: «А при чем тут секретарь-администратор и делопроизводитель, если книга о профессии ассистента?» Друзья мои, вопрос резонный и показывает ваше умение критически оценивать информацию. Я отвечу: мы рассматриваем секретаря-администратора и делопроизводителя потому, что их функции выполняет и ассистент на своем рабочем месте. Вы же встречаете гостей и принимаете звонки, а это функция администратора. Составляете деловые письма, оформляете приказы на бланках – это функция делопроизводителя. То есть помощник руководителя = функции администратора + функции делопроизводителя + пул дополнительных, характерных только для помощника обязанностей. С секретаря-администратора проще всего начинать работать в крупных корпорациях и известных компаниях, чтобы потом выстроить карьеру.

Делопроизводственные функции (составление и оформление документов и писем, документооборот и др.) рассматривать в данной книге не будем, поскольку это обширная тема, по которой есть много специализированной литературы. Составлению и оформлению документов по ГОСТ Р 7.0.97-2016, организации документооборота учат эксперты по документационному обеспечению управления, изданы учебники и пособия.

Моя же задача – разобрать функционал помощника, не касающийся работы с документами. Поэтому мы будем рассматривать другие не менее важные темы и поднимать вопросы по работе ассистентов, по которым почти нет литературы.

Требования к образованию и опыту

Профессиональный стандарт формулирует требования к образованию и опыту работы для каждой должности: секретарь-администратор, делопроизводитель, секретарь руководителя, помощник руководителя. Они отличаются друг от друга по количеству и сложности функций.

Например, чтобы соответствовать должности секретаря-администратора, кандидат должен иметь среднее общее образование и пройти профессиональное обучение; для делопроизводителя – среднее профессиональное образование и обучение по программам подготовки квалифицированных рабочих, служащих.

Самые высокие требования предъявляются к образованию и опыту работы секретарей и помощников руководителя.

Секретарь руководителя должен:

• иметь высшее образование (бакалавриат или среднее профессиональное образование);

• иметь дополнительное профессиональное образование;

• не менее двух лет работать по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя при среднем профессиональном образовании. От помощника руководителя профессиональный стандарт требует:

• высшее образование (бакалавриат);

• дополнительное профессиональное образование;

• не менее трех лет практической работы по профилю организации.

Как «читать» и использовать профстандарт

Перед вами – иллюстрация того, как каждая трудовая функция в профстандарте делится на знания, умения и действия. Говоря простым языком, тот перечень функций, данный в таблице выше, раскрывается подробно. Профстандарт четко описывает каждую функцию из перечня с помощью действий, умений и знаний.

Действия – то, что вы делаете в рамках функции.

Знания – то, что вы должны знать для успешного выполнения функции.

Умения – то, что вы должны уметь, чтобы эффективно выполнять действия в рамках функции.

Давайте разберем на примере одну из функций – «организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий».

Для начала поясню: конферентные мероприятия – это собрания, совещания, переговоры и даже семинары, то, что вы как помощник организуете для своего руководителя.

Профстандарт поясняет, что подразумевается под организацией и подготовкой названных мероприятий, какие действия обычно совершает ассистент, что он должен знать и уметь.

Представим себе ситуацию. Вы открываете известный сайт по поиску работу HeadHunter и видите, что в вакансии ассистента указано требование: «должен уметь организовывать конферентные мероприятия». Согласитесь, под организацией конферентного мероприятия каждый понимает свое. Поэтому профстандарт и является подспорьем – в нем четко прописано, что значит эта функция: оповещение и информирование участников совещания, проверка технической оснащенности, выбор места и времени проведения и т. д.

Каждая функция описана знаниями, умениями и навыками, что позволяет не додумывать, что именно под ней подразумевать.

Допустим, в рамках рассматриваемой нами функции ассистент должен уметь сервировать чайный/кофейный стол. Вы прочитали это в профстандарте и поняли, что есть трудности: офисное гостеприимство – не ваша сильная сторона. Значит вы пойдете искать статьи на эту тему, скачивать пособие по деловому этикету или запишитесь на практические курсы. Вот он, ваш вектор развития, позволяющий развиваться целенаправленно, сопоставлять реальные знания и навыки с теми, которые в идеале требуются от ассистента.

Далее в отдельной главе мы рассмотрим организационные аспекты подготовки мероприятий.

ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ

1. Скачайте профессиональный стандарт помощника и изучите его. Было бы неплохо уметь в нем разбираться и правильно читать. Посмотрите все трудовые функции, которые там описаны.

2. Воспользовавшись профстандартом, выберите хотя бы три знания/навыка или функции целиком, в которых вам нужно совершенствоваться в первую очередь. Подумайте, почему есть такая необходимость (зачем вам это), и напишите краткий план действий, что будете делать.

Пример:

Глава 2
Делу время. Тайм-менеджмент в работе ассистента

Одна из основных задач ассистента – ведение графика руководителя. Поэтому я решила посвятить целую главу тайм-менеджменту. Мы на примерах разберем его принципы и правила, определим, когда нужно делегировать, изучим возможности современных планировщиков времени и некоторые лайфхаки.

Хочу начать с одного важного наблюдения. По-моему, обязанности ассистента по ведению графика шефа изменились. Это произошло в связи с изменением бизнес-среды и ритма жизни. Если раньше требовалось просто заносить мероприятия в календарь руководителя и оповещать его об их приближении, то сейчас ассистенту нужно еще и думать о том, действительно ли это собрание/совещание/встреча необходимы шефу, приведут ли они его к цели? Или все вопросы можно решить другими способами – двухминутным звонком/письмом, не тратя время на личные встречи? По сути эффективный ассистент ограждает шефа от встреч для проформы и бесполезных собраний, постоянно думает о его эффективности. Он и нужен, чтобы освободить время для решения стратегических задач.

Мы уже знаем, что написано в профстандарте: помощник должен знать принципы и правила планирования рабочего времени. Предлагаю с них и начать. Хочу поделиться десятью наиболее важными и применимыми правилами планирования времени, которые могут вам пригодиться.

10 золотых правил планирования времени

1. Присмотритесь к утреннему времени.

Считается, что наиболее работоспособное время у большинства между 10 и 12 часами дня. Понаблюдайте за своим шефом. Если по утрам он бодр, готов к труду и обороне, ставьте на этот период самые важные собрания и встречи.

2. Двигайтесь против потока.

Это касается перемещений в городах с интенсивным дорожным движением.

Москва, как известно, входит в десятку городов с наиболее затрудненным движением. За год москвичи тратят на стояние в пробках в среднем девять дней. Представьте, сколько это времени! Поэтому старайтесь организовывать выездные встречи или выбирать рейсы руководителю вне часа пик. Это раз. И второе: если говорить о командировках, то рейсы лучше выбирать не в семь вечера – в это время весь поток движется в сторону области, а значит трата нервов вам и руководителю обеспечена.

3. Объединяйте однотипную работу в блоки.

Допустим, вы знаете, что на первую половину дня запланировано:

• написать письмо партнеру, напомнить о встрече 21.03.2020;

• позвонить в ресторан и забронировать столик на вечер понедельника;

• написать письмо клиенту и поздравить с юбилеем (35 лет);

• позвонить в салон и записать жену шефа на ламинирование ресниц;

• написать в службу АХУ (административно-хозяйственное управление) по поводу технического оснащения ежегодной стратегической сессии.

В этом списке есть два блока – письма и звонки, и его будет гораздо проще и быстрее выполнить, если совершать звонок за звонком и писать письмо за письмом. Так не нужно тратить время на переключение между активностями. А мозгу человека в среднем нужно две минуты, чтобы переключиться с одной деятельности на другую. Попробуйте объединять дела в однотипные блоки, это правда работает!

4. Устанавливайте напоминания шефу о личных делах и стратегических задачах.

Например, вы работаете в производственной компании, и один бизнес-журнал хочет взять интервью у вашего шефа. Список вопросов лежит у него в почте. Если вы об этом знаете, обсудите с руководителем, что неплохо бы поставить в календарь напоминалку.

5. Определите день и час для подписи важных документов.

Каждый сотрудник организации может искренне полагать, что его договор/акт самый важный и получение подписи шефа не терпит отлагательств. Но представьте, какой будет проходной двор, если приносить документы на подпись бессистемно: так вы и сами отвлекаетесь, и у руководителя нет возможности нормально работать. Полезно завести папку с понятным буквенным указателем – пусть сотрудники сами кладут в нее документы, а вы будете их проверять и относить руководителю на подпись.

Еще сделайте email-рассылку по компании с информацией, что отныне документы подписываются ежедневно в 17:00. Постепенно сотрудники привыкнут к дисциплине.

6. Не откладывайте неприятные дела.

Допустим, вам нужно позвонить партнеру и отказать в запланированной встрече, а этот партнер – мужчина со сложным характером и вспыльчивый. Вы не можете спрогнозировать, как он отнесется к известию, тем более что встречу уже переносили. Находитесь в неприятном предвкушении от предстоящего звонка.

Не откладывайте его на потом! Все равно будете держать в голове эту мысль. Лучше «съешьте лягушку» в начале дня.

7. Крупные задания делите на части.

Еще Альберт Эйнштейн заметил, что люди любят колоть дрова, потому что сразу виден результат. А бывает, есть большая задача – и вы не понимаете, как к ней подступиться.

Это как диплом – большая проектная работа. Но вспомните, вы ее сдавали не целиком. Я думаю, смысл написания диплома по частям в следующем:

• вы написали главу 1 и показали научному руководителю;

• получили одобрение и рекомендации для корректировки по написанию следующей главы;

• будучи замотивированы, продолжили работать над дипломом. Так и большие поручения логичнее делить на части и ставить себе дедлайны. Части диплома ведь тоже сдавали к конкретному числу.

8. Уточняйте для себя мероприятия в календаре руководителя.

Шеф в своем планировщике видит только встречу: когда, с кем и где. Ее организацией он не занимается. А вы как помощник всякий раз распечатываете необходимые материалы, готовите помещение. Поэтому архиважно помечать для себя, чем эта встреча уникальна и что нужно не забыть сделать. Для этого подойдет чек-лист организации совещаний. Об этом мы подробно поговорим в главе 6.

9. Планируйте день с вечера.

Вечером вы находитесь в активном состоянии. Только что закончился рабочий день, и вы способны адекватно оценить, что осталось на завтра. Поэтому пишите для себя подсказки. А с шефом можно выработать ритуал: каждый вечер обсуждать сделанное/несделанное и приходить к выводу, почему что-то не удалось. Это, кстати, распространенная практика во многих компаниях.

10. Создайте полноценный офис в своем телефоне.

Сейчас на рынке мобильных приложений огромное разнообразие программ для работы. Это и планировщики, и мобильные сканеры, и умные заметки, и трекеры. Выбрав и скачав нужные приложения, часть работы вы сможете выполнять с телефона/планшета (например, в метро по пути на работу). Это сэкономит время.

Постановка задач

От помощника руководителя требуется знание основ целеполагания. Это прописано в профессиональном стандарте, к которому мы уже не раз апеллировали и еще будем обращаться.

Грамотное целеполагание для помощника необходимо в двух ракурсах:

1) уметь ставить цели на день/неделю/год себе. Это про личную продуктивность;

2) уметь оказывать помощь в постановке цели (поручения) руководителю.

Грамотный ассистент должен умными вопросами направлять шефа. Это делается, чтобы получить исчерпывающую информацию для выполнения поручения. Важно понимать: руководители – очень занятые люди, им часто некогда давать подробные объяснения, а конкретными вопросами вы помогаете не только себе, но и шефу.

Предлагаю рассмотреть самую известную типологию постановки целей по SMART. С английского это название переводится как «умный». Данная типология годится для постановки не только рабочих целей, но и личных. Она включает в себя пять важных критериев. Если хотя бы один из них у цели отсутствует, это уже не цель, а скорее мечта.

Итак, какие критерии целей предполагает SMART?

1. S (specific) – конкретность.

Любая цель должна быть конкретной, а не абстрактной. Если непонятно, чего хочет босс, как это поручение выполнить? Тут нам на помощь приходят вопросы. Не бойтесь их задавать! Большинство руководителей оценят ваш грамотный подход: задавая вопросы, вы показываете заинтересованность и вовлеченность.

В начале карьеры у меня была прекрасная женщина-руководитель – очень позитивная, человечная, деятельная, энергичная. Ее было сложно поймать в кабинете, так как весь день расписан по минутам: большую часть времени она проводила на встречах с руководителями других подразделений. А в те редкие минуты, когда она появлялась на пороге приемной, могла сказать: «Ань, нам, кстати, нужно сделать презентацию для ТОП-менеджмента по проекту с языковой школой. Займись, пожалуйста!» И, не договорив, разворачивалась и шагала к лифту. Я бежала ее провожать и по пути задавала нужные мне вопросы. Не для проформы! А такие, ответы на которые направят. Например: «Екатерина (корпоративная культура позволяла общаться только по имени, без отчества), правильно ли я понимаю, что презентацию делаю в корпоративном стиле с использованием инфографики, как в прошлом году?» И так далее. Она отвечала, и в моей голове ее поручение обрастало конкретикой.

Задавая вопросы, мы снижаем риск того, что придется переделывать что-либо (документ, отчет, презентацию). Приближаем свое понимание поручения к ожиданиям шефа.

2. M (measurable) – измеримость.

Любые поручения и цели должны быть измеримы. Например, в виде процентов или цифр. И даже если у вас их нет, понять, что цель достигнута, можно с помощью согласования у руководства – оно станет вашим измерителем.

Допустим, вам поручили вместе с агентством продумать концепцию новогоднего корпоратива. Как вы поймете, что цель (создание концепции) достигнута? Здесь нет цифр (кроме выделенного бюджета). Это пример того, когда в силу вступает утверждение у руководства: с концепцией мы идем к шефу и рассказываем, к чему пришли. Он утверждает либо корректирует и отдает на доработку.

3. A (achievable) – достижимость.

Достижимость – это про ресурсы и компетентность. Обладаете ли вы необходимым опытом для выполнения поручения или достижения цели? Какие у вас есть материальные ресурсы и инструменты, достаточно ли их?

Например, создать макет сайта для нового продукта не сможет даже опытный бизнес-ассистент, если не обладает дизайнерским мышлением и определенными компетенциями в данной сфере.

4. R (realistic/relevant) – реалистичность/релевантность.

Здесь скрываются два критерия – реалистичность и релевантность. Разберемся с каждым.

Реалистичность – это про то, насколько цель реальна для вас.

Допустим, в шесть вечера пятницы в конце года руководитель вдруг вспомнил о необходимости отчета по курьерским отправлениям подразделения за год. Сделать его быстро вряд ли получится.

Значит можно предложить руководителю временную альтернативу – отчет будет лежать на его столе в понедельник до 12 дня.

Релевантность – это про значимость. Помните, я говорила о важном вопросе «зачем?»… Мы снова к нему возвращаемся. Ассистенту важно понимать, зачем руководитель дает ему то или иное поручение.

Представим ситуацию: вечером к вам подходит шеф и просит навести порядок с документами на вашем столе. Вы разложили документы по ящикам и довольные собой ушли домой. А руководитель хотел, чтобы у него была возможность при необходимости найти любой документ самостоятельно (планировалась встреча после завершения рабочего дня), зная вашу систему хранения. По сути, вы не поняли цель поручения и зачем от вас чего-то хотят.

5. T (time-bounded) – ограниченность по времени.

Любое поручение и цель – как поезд, который уходит и приходит на вокзал в определенное время по расписанию. Если вы не ставите себе дедлайны, то из-за постоянных авралов есть риск, что важные дела придется откладывать.

Не зря существует огромное количество календарей, где мы ставим себе задачи. И при их постановке всегда есть поле «Срок исполнения».

Уточняйте у руководителя срок сдачи документа или исполнения поручения, если он сам об этом не говорит.

Я надеюсь, что мне удалось показать важность и суть каждого критерия постановки целей.

ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ

1. Приведите примеры целей по SMART из деятельности ассистента.

2. Распишите подробно каждый критерий вашей цели. Цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, релевантной и ограниченной по времени.

Научившись ставить «умные» цели, вы сможете избежать срыва сроков и невыполнения обещаний, а также будете знать, как понять, достигли ли вы намеченной цели.