Sofern Sie innerhalb einer Abteilung weitere Untergruppen einfügen wollen (etwa unterschiedliche Fachredaktionen), können Sie dies entweder durch weitere Kostenstellen (bspw. durch Aufteilung der Printredaktion in 4020100 SAP, 4020200 Office, 4020300 Internet) erreichen oder zusätzliche Untergruppen anlegen, und zwar neben der Bearbeitung in der Standardhierarchie (Transaktion OKEON) auch direkt über die Gruppenpflege der entsprechenden Kostenstellengruppe. Hierzu können Sie über den Menüpfad Rechnungswesen • Controlling • Kostenstellenrechnung • Stammdaten • Kostenstellengruppe • Ändern (Transaktion KSH2) einzelne Knoten der Standardhierarchie bearbeiten und dort weitere Knoten einfügen (siehe Abbildung 1.13).

Abbildung 1.13: Kostenstellengruppe ändern (Transaktion KSH2)

Entsprechend der Stammdaten-Hierarchiepflege lassen sich über die Schaltflächen weitere Gruppen auf gleicher Ebene oder eine Ebene darunter bzw. über die Schaltfläche weitere Kostenstellen anlegen. Neben der Pflege von Gruppen innerhalb der Standardhierarchie können Sie über den SAP-Menüpfad Rechnungswesen • Controlling • Kostenstellenrechnung • Stammdaten • Kostenstellengruppe • Anlegen (Transaktion KSH1) auch Gruppen außerhalb anlegen.

Hier ermöglicht die Schaltfläche das Eintragen von Kostenstellen als Intervalle in einer Gruppe. Diese Funktion ist vergleichbar mit den von Ihnen am Anfang des Kapitels gepflegten Kostenartengruppen. Eine mögliche Alternativgruppe wäre z.B. die in Abbildung 1.14 dargestellte NEWMEDIA.

Abbildung 1.14: Kostenstellengruppe NEWMEDIA (Transaktion KSH1)

In dieser Kostenstellengruppe sind unterschiedliche Abteilungen bzw. Kostenstellenintervalle zu neuen Bereichen zusammengestellt. Sie stellt eine alternative Verdichtung zur Standardhierarchie dar und ermöglicht u.a. eine Auswertung aller Kostenstellen, die mit der direkten Produktion in Verbindung stehen.

Bedeutung von Kostenstellengruppen

Solche Kostenstellengruppen können, ebenso wie die Kostenartengruppen, sowohl für das Berichtswesen als auch für die Verrechnung von Kosten von Bedeutung sein. Eine konkrete Verwendung von Kostenstellen- und Kostenartengruppe ist im Abschnitt 3.2 beschrieben.

1.3 Schnittstelle zwischen Finanzbuchhaltung und Controlling

Nun haben Felix und Herr Fuchs einzelne Kostenarten, Kostenstellen und verschiedene Stammdatengruppen erfolgreich angelegt. Jetzt stellt sich die abschließende Frage, wie die Kostenstellen seitens der Finanzbuchhaltung genutzt werden können.

Probeweise nimmt Erwin Fuchs eine Rechnung und bucht diese in FI ein. Dabei handelt es sich um die Erfassung einer Weiterbildungsveranstaltung auf die Kostenstelle der Geschäftsleitung. Wie in Abbildung 1.15 zu sehen, können Sie hier Kostenstellen als Kontierungsobjekte bei der Belegerfassung angeben.

Abbildung 1.15: Kreditorenrechnung mit Kostenstelle kontieren

Plötzlich befürchtet der Buchhalter, dass sich durch die neue Rechnung möglicherweise das Ergebnis der GuV verändern könnte, da ja neue Belege gebucht werden und ggf. ein Beleg dann doppelt erfasst werden würde.

Einführung in Finanzbuchhaltung

Dieses Buch soll nicht weiter auf die Belegerfassung in der Finanzbuchhaltung eingehen. Bei Interesse möchten wir auf das ebenfalls im Verlag Espresso Tutorials erschienene Buch »Schnelleinstieg in das SAP-Finanzwesen (FI)« von Peter Niemeier und Jörg Siebert verweisen.

Aus Sicht der Finanzbuchhaltung hat sich allerdings bis auf die Angabe einer Kostenstelle kaum eine Veränderung gegenüber den bisher erfassten Rechnungen ergeben. Trotzdem wirft Erwin Fuchs einen Blick in die relevanten Belege der Finanzbuchhaltung. Wie bisher werden in der Nebenbuchhaltung (Kreditorenbuchhaltung) die Verbindlichkeiten gegenüber dem Kreditorenkonto im Erfolgskonto der GuV dargestellt (siehe Abbildung 1.16).

Abbildung 1.16: Belegansicht (FB03) Kreditorenbuchhaltung

Innerhalb der Hauptbuchhaltung wird der Beleg am Bestandskonto 440000 (für die Bilanz) und Erfolgskonto 664000 (für die GuV) ausgewiesen (siehe Abbildung 1.17).

Abbildung 1.17: Belegansicht (FB03) Hauptbuch

Nachdem Herr Fuchs sich die Belegansichten der Kreditorenrechnung und des Hauptbuchs angeschaut hat, stellt er beruhigt fest, dass beide wie bisher dargestellt werden und er problemlos weiterhin Bilanz und GuV erstellen kann. Aus der Belegansicht (Transaktion FB03) kann über den Menüpfad Umfeld • Belegumfeld • Rechnungswesenbelege auf den Kostenrechnungsbeleg gewechselt werden (siehe Abbildung 1.18).

Abbildung 1.18: Belegansicht (KB5) Kostenrechnungsbeleg

Sobald eine Buchung auf ein CO-Objekt (im oberen Beispiel eine Kostenstelle) erfolgt, wird tatsächlich ein weiterer Beleg in SAP erzeugt. Die Belege der Finanzbuchhaltung werden hier als Buchhaltungsbelege (siehe Abbildungen 1.18 und 1.19) und im Controlling als Kostenrechnungsbelege (Abbildung 1.18) dargestellt. In unserem Beispiel hat der Kostenrechnungsbeleg nur eine Position, in der die Aufwandskostenart »Fort-Weiterbild« und die entsprechende Kostenstelle »Unternehmensleitung« aufgeführt sind.

Mitbuchtechnik/Überleitung FI nach CO

Während man in der Finanzbuchhaltung zwischen Haupt- (mit Bestands/Erfolgskonten) und Nebenbuchhaltung unterscheidet, werden durch die sogenannte Mitbuchtechnik Buchungen in der Nebenbuchhaltung zeitgleich im Hauptbuch mitgeführt (auf sogenannten Abstimmkonten). Aufgrund des Mitbuchprinzips weisen Haupt- und Nebenbücher den gleichen Stand auf, sodass jederzeit eine Bilanz und/oder eine GuV-Rechnung erstellt werden kann. Durch Verknüpfung der primären Kostenarten mit den Sachkonten der Finanzbuchhaltung werden alle dort angefallenen Kosten nicht direkt in CO erfasst, sondern auf primäre Kostenarten fortgeschrieben (»mitgebucht«), sofern ein kostenrelevantes Aufwands- oder Ertragskonto betroffen ist. Hier wird ergänzend zum Beleg der Finanzbuchhaltung ein zweiter Beleg (siehe Abbildung 1.18) erstellt. Dieses ist auch der Grund, warum der CO-Beleg keine Gegenposition hat, sondern »nur« auf der Kostenstelle ausgewiesen ist.

So langsam erkennt Felix durchaus Vorteile im Controlling. Durch die Mitgabe einer Kostenstelle ist eindeutig ersichtlich, dass die Geschäftsleitung die Kosten dieses Vortrags verursacht und sie zu verantworten hat. Aber je mehr er über das Thema »verursachungsgerechte Verteilung von Kosten« nachdenkt, umso überzeugter ist er, dass doch eigentlich die Abteilung »Controlling« die Kosten zumindest zum Teil mittragen müsste. Zum einen war das Thema der Veranstaltung »CO«, und zum anderen nahm auch diese Abteilung an der Schulung teil. Nach kurzer Rücksprache mit Kirsten Lotse (der neu eingestellten Controllerin) ist man sich einig, dass 500 € dieser Veranstaltung von der Kostenstelle 1040000 »Controlling« zu übernehmen sind. Erwin Fuchs ist nicht wirklich erfreut über dieses Vorhaben und befürchtet, alle Buchungen stornieren und dann mit mehreren Positionen und Kostenstellen erneut buchen zu müssen. Insbesondere wenn so etwas öfter vorkommen sollte, raubt ihm allein der Gedanke an die Diskussion mit den Wirtschaftsprüfern den Schlaf. Glücklicherweise weist Kirsten Lotse darauf hin, dass Umbuchungen auch direkt im Controlling möglich sind, ohne dass der eigentliche Beleg der Finanzbuchhaltung angepasst werden muss.

1.4 Manuelle Kostenumbuchung in CO

Eine CO-Umbuchung können Sie innerhalb des SAP-Menüs unter Rechnungswesen • Controlling • Kostenstellenrechnung • Istbuchungen • Manuelle Umbuchung Kosten • Erfassen (Transaktion KB11N) veranlassen. Wie in Abbildung 1.19 zu sehen, kann hier von der Kostenstelle 1010000 (KostSt Alt) auf die Kostenstelle 1040000 (Kostst Neu) ein entsprechender Betrag umgebucht werden.

Abbildung 1.19: Manuelle Umbuchung von Primärkosten (KB11N)

Die Kostenart ist bei beiden Kostenstellen identisch. Insgesamt können im Rahmen der Listerfassung (welche als Eingabetyp direkt ausgewählt ist) auch mehrere Positionen erfasst werden. Auf diese Weise ist es z.B. möglich, mit nur einem Beleg die Kosten auf mehrere Kostenstellen umzubuchen. Somit könnte ein Teil der Kosten auch auf die Kostenstelle der Finanzbuchhaltung gebucht werden.

Kleiner Praxistipp

Nach Erfassung einer Position kann mittels der Taste Enter eine Prüfung der einzelnen Daten erfolgen (gleichzeitig wird die Belegposition durchnummeriert). Hierdurch ist bei mehreren Positionen direkt ersichtlich, ob eine Kostenart/Kostenstelle vorhanden und bebuchbar ist. Während der Belegtext im Belegkopf identisch ist, können auf der Belegposition unterschiedliche Texte mitgegeben werden. Sofern eine Rechnung auf mehrere Kostenstellen aufgeteilt werden soll, ist hier z.B. ein erläuternder Hinweis möglich. Auch auf diese Weise könnte die Umbuchung der Kosten »Weiterbildung« mit Anteil Controlling, Anteil Finanzbuchhaltung etc. auf unterschiedliche Kostenstellen verteilt und über den Text darauf hingewiesen werden.

Zur Beruhigung der Finanzbuchhaltung sei hier nochmals erwähnt, dass der Saldo der Kostenart stets gleich bleibt, sodass keine Veränderung des Erfolgskonto verursacht wird. Wurden alle Positionen korrekt angegeben, kann der Beleg über die Schaltfläche direkt gebucht werden. Sofern alle Daten richtig sind, ist nun ein CO-Beleg erzeugt. Die CO-Belege lassen sich im SAP-Menü unter Rechnungswesen • Controlling • Kostenstellenrechnung • Infosystem • Berichte zur Kostenstellenrechnung • Einzelposten • Kostenstellen Einzelposten Ist (Transaktion KSB1) anzeigen. Wie in Abbildung 1.20 zu sehen, können hier die Positionen Kostenstelle (oder Kostenstellengruppe), Kostenart (oder Kostenartengruppe) sowie das Buchungsdatum eingeschränkt werden.

Abbildung 1.20: Kostenstellen Einzelposten Istkosten (KSB1)

Im Beispiel haben wir die Kostenstellengruppe 1 (»Verwaltung«) gewählt. Alternativ wäre es aber auch möglich, über die Schaltfläche mehrere Kostenstellen (im Beispiel 1010000 und 1040000) zu verwenden. Als Anzeigevariante wird im Beispiel 1SAP »Primärkostenbuchung« angegeben, die im Standard innerhalb des SAP-Systems schon vorhanden ist. Es können daneben auch eigene Varianten angelegt werden. Diese Anzeigevariante birgt die Möglichkeit, die einzelnen Felder der Belege darzustellen. Wenn wir nun die Auswertung starten, erhalten wir alle Belege, die auf den jeweiligen Kostenstellen gebucht sind. Diese sind in Abbildung 1.21 dargestellt.

Abbildung 1.21: KSB1 – Belegdarstellung Umbuchung

Der Beleg 200000000 stammt dabei aus der Finanzbuchhaltung (Gegenkonto K = Kreditorenbuchhaltung), wohingegen der Beleg 200000001 ein reiner CO-Beleg ist. Im Beispiel sind die Belege nach den einzelnen Kostenstellen gruppiert. Der Saldo der Kostenstellen weist jeweils 500 € aus. Die Ursprungsrechnung in Höhe von 1.000 € wurde durch die Umbuchung zu gleichen Teilen auf die einzelnen Kostenstellen umgebucht. Betrachten wir die Belege einzeln (nach Belegnummer), so sehen wir direkt, dass sich der Saldo durch die CO-Umbuchung nicht verändert hat (siehe Abbildung 1.22).

Abbildung 1.22: Darstellung nach Belegnummer

Hiermit endet unsere kurze Darstellung der Zusammenhänge zwischen Finanzbuchhaltung, Kostenartenrechnung und Kostenstellenrechnung. Gemeinsam mit Kirsten Lotse wollen wir uns im folgenden Abschnitt noch einer weiteren wichtigen Aufgabe innerhalb des Controllings widmen: den Möglichkeiten des Berichtswesens bzw. des Informationssystems in SAP.

1.5 Informationssystem der Kostenstellenrechnung

Neben der Darstellung der Einzelposten (Transaktion KSB1, siehe Abschnitt 1.4) gibt es in jeder Komponente auch ein Informationssystem. Gesammelt finden Sie die einzelnen Berichte innerhalb des SAP-Menüs unter Infosysteme (z.B. unter Infosysteme • Rechnungswesen • Controlling). Daneben enthält aber auch jede Komponente der einzelnen SAP-Module einen Ordner Infosystem (als Teil des Berichtswesens), etwa im Kontext der Einzelkomponenten des Controllings – u.a. unterhalb von Rechnungswesen • Controlling in Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung oder auch Innenaufträge. Neben den Einzelpostenberichten möchten wir Ihnen hier einen Summenbericht im Bereich der Kostenstellenrechnung vorstellen. Da sich die Handhabung von Berichten grundsätzlich sehr ähnelt, soll sie anhand dieses Berichtes gezeigt werden.

Technischer Hintergrund

Im Wesentlichen handelt es sich bei den Berichten im Controlling um Report Painter- oder Recherche-Berichte. Auf deren Erstellung soll nicht weiter eingegangen werden, aber durch die Art der Handhabung können Sie später vorhandene bzw. selbst entwickelte Berichte besser verstehen. Eine Übersicht über die diversen Auswertungsmöglichkeiten jenseits von Standardberichten ist z.B. auf der Seite http://fico-forum.de/auswertung.php zu finden.

Nachdem Kostenstellen und Kostenarten angelegt und teilweise auch schon Buchungen im CO erfolgt sind, möchte Kirsten Lotse einen aktuellen Bericht über die aufgelaufenen Kosten und den Ort ihrer Entstehung angezeigt bekommen. Hierzu startet sie im SAP-Menü unter Rechnungswesen • Controlling • Kostenstellenrechnung • Infosystem • Berichte zur Kostenstellenrechnung • Plan/Ist-Vergleiche • Kostenstellen: Ist/Plan/Abweichung (Transaktion S_ALR_87013611) einen entsprechenden Summenbericht (siehe Abbildung 1.23).

Abbildung 1.23: Transaktion S_ALR_87013611 (Selektion)

Dessen Ziel ist eine Auswertung der Kostenstellengruppe NEWMEDIA und der Kostenartengruppe IKR, die wir in den vorherigen Abschnitten angelegt haben. Hierdurch werden alle primären Kostenarten (entsprechend der GuV-Konten und gemäß Kontenplan IKR, siehe Abschnitt 1.1.2) und die entsprechend aufgeteilten Kostenstellen (über die Kostenstellengruppe NEWMEDIA, siehe Abschnitt 1.2.4) ausgewertet. Als Zeitraum haben Sie dabei das Geschäftsjahr 2019 innerhalb der Perioden 1 bis 12 und der Planversion »0« ausgewertet. Letztere wird später bei der Erfassung von Plankosten im Abschnitt 3.1.5 erläutert. Der fertige Bericht ist in Abbildung 1.24 ersichtlich.

Abbildung 1.24: Kostenstellenbericht NEWMEDIA

Bei der Auswertung sind im rechten Teil (Kostenstellen: Ist/Plan/Abweichung) die einzelnen Kostenarten (Konten innerhalb der Kostenartengruppe IKR) ausgegeben. Dabei werden auf Ebene der einzelnen Kostenartengruppen (z.B. Löhne) Zwischensummen gebildet. Die einzelnen Hierarchien der Kontengruppe können auch zugeklappt werden, sodass nur die Gruppe und nicht die einzelnen Kostenarten angezeigt werden. In den Spalten Istkosten und Plankosten werden die Summen je Kostenart dargestellt. Sobald Sie per Doppelklick hierauf klicken, bekommen Sie die Möglichkeit, auf einen Einzelpostenbericht zum jeweiligen Saldo zu springen, um dadurch die einzelnen Buchungen hinter diesen Werten dargestellt zu bekommen.

Neben der reinen Datendarstellung ist in der linken Spalte im Abschnitt Variation: Kostenstelle eine Auswahl einzelner Kostenstellen innerhalb der Gruppe NEWMEDIA möglich. So können hier neben der gesamten Gruppe auch einzelne Kostenstellen ausgewertet werden (siehe Abbildung 1.25).

Abbildung 1.25: Variation Kostenstelle Controlling

Für unser Beispiel ist hier die Kostenstelle von Kirsten Lotse (1040000 Controlling) dargestellt, die nun weitere Informationen wie bspw. die Verantwortliche im Kopf des Berichtes sowie die von Ihnen veranlasste Umbuchungen der Kosten für die Weiterbildung ausweist.

Darstellung von Erlösen im Controlling

Bei Auswertungen ist darauf zu achten, dass Erlöse im Controlling mit negativen Vorzeichen dargestellt werden. Im Berichtswesen kann somit über eine Auswertung aller Kostenarten ein Saldo von Kosten und Erlösen gebildet werden. Erlöse selbst werden auf Erlösarten (primäre Kostenarten des Kostenartentyps 11 »Erlöse«) abgebildet, könnten aber grundsätzlich auch auf Kostenstellen gebucht werden. Hierbei ist jedoch darauf zu achten, dass der Wertausweis nur statistisch (als Information) erfolgt. Sofern es sich bei der Buchung um eine Gutschrift handelt, die auch auf der Kostenstelle berücksichtigt werden soll, wäre hier die Kostenart 01 für kostenmindernde Erlöse zu wählen. Eine entsprechende Gutschrift wird dann als negative Kosten behandelt. Innerhalb dieses Buches werden wir uns dem Thema »Erlöse« jedoch erst im Kapitel 5 widmen und uns im Folgenden mit den tatsächlichen Kosten beschäftigen.

Damit können Sie nun sowohl die Frage beantworten, welche Kosten im Verlag entstanden sind, als auch, wer diese Kosten verursacht hat. Es ist nur noch zu klären, wofür die ganzen Kosten angefallen sind. Darauf soll Kapitel 2 zur Innenauftragsrechnung eine mögliche Antwort geben.

1.6 Fragen zum Verständnis

Dieses Kapitel hat sich intensiv mit der Kostenarten- und Kostenstellenrechnung sowie mit Kostenbuchungen innerhalb des Gemeinkostencontrollings beschäftigt. Die folgenden Fragen sollen Ihnen dabei helfen, die angesprochenen Themen noch einmal in Erinnerung zu rufen, und können dabei zugleich als Lernkontrolle dienen. Wir haben dabei bewusst nur Fragen formuliert und denken, dass Sie die Antworten beim Nachblättern in den vorherigen Abschnitten leicht finden.

Was ist SAP?

Welche Funktionen können über eine ERP-Software angeboten werden?

Was ist unter einer »Dreisystemlandschaft« zu verstehen?

Über welche grundsätzlichen Transportaufträge werden Customizingeinstellungen zwischen Entwicklungs-, Test- und Produktivsystemen ausgetauscht?

Fragen rund um das Gemeinkostencontrolling

Welches sind die drei Grundfragen des Gemeinkostencontrollings, und in welchem SAP-Modul werden diese bearbeitet?

Kostenartenrechnung

Wie unterscheiden sich primäre von sekundären Kostenarten?

Welches sind die zentralen Organisationseinheiten im Controlling und in der Finanzbuchhaltung?

Welche Ziele sind mit Kostenarten zu erfüllen, und wie lassen sich Kostenarten bei der Steuerung eines Unternehmens verwenden?

Fragen zur Kostenstellenrechnung

Wie kann der Anspruch auf »Eindeutigkeit und Vollständigkeit« in der Kostenstellenhierarchie gewahrt werden?

Welche Aspekte können bei der Gestaltung der Kostenstellen relevant sein, und welche Gesichtspunkte sollen damit abgebildet werden?

Was ist unter einer »alternativen Kostenstellenhierarchie« zu verstehen?

Mitbuchtechnik/ Unterschiede zwischen FI- und reinen CO-Buchungen

Was ist unter der Mitbuchtechnik innerhalb des SAP-Systems zu verstehen, und inwieweit erfolgt darüber eine Verbindung zwischen FI und CO?

Wie unterscheidet sich eine FI-Buchung auf Kostenstellen von einer reinen CO-Buchung?

2 Von der Kostenstelle zum Auftrag

Wir geben Ihnen im folgenden Kapitel eine kurze Einführung in die Innenauftragsrechnung, die uns eine noch genauere Betrachtung der einzelnen Kosten ermöglicht. Zum Schluss des Kapitels möchten wir einen kurzen Blick auf das Thema »Berichtswesen in der Innenauftragsrechnung« werfen.

Kirsten Lotse kontrolliert regelmäßig die einzelnen Buchungen auf den Kostenstellen. Soweit sie sehen kann, wird inzwischen tatsächlich darauf geachtet, bei jeder Buchung eine passende Kostenstelle mit anzugeben, sodass die einzelnen Buchungen verursachungsgerecht zugewiesen werden. Immerhin sind damit die einzelnen Abteilungen klar voneinander abgetrennt. In ihren Augen fehlt es jedoch noch an einer Kostentransparenz für die einzelnen Buchprojekte. Der spontane Gedanke, für jedes Buchprojekt eine eigene Kostenstelle anzulegen, erscheint ihr allerdings nicht sehr zielführend, da nach einiger Zeit das Buch geschrieben und gedruckt ist, in den Läden steht und das Projekt damit idealerweise abgeschlossen ist. Irgendwann würden dann so viele (überflüssige) Kostenstellen angelegt sein, dass hier keine wirkliche Übersicht mehr vorhanden wäre. Entsprechend sinnvoll wäre es in ihren Augen, ein Kontierungsobjekt zu verwenden, das für eine zeitlich beschränkte Laufzeit gültig ist, unabhängig von den Kostenstellen auswertbar wäre und dennoch Transparenz böte.

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