Пять правил выдающейся эффективности: Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания

Квадрат 1 – необходимость

В квадрате 1 находится то, что одновременно и срочно, и важно. Он наполнен критически важными делами (такими как посещение врача), экстренными совещаниями, горящими проектами, неотложными проблемами и непредвиденными событиями. Всем этим необходимо заниматься сейчас, иначе неизбежны серьезные последствия. Именно поэтому мы называем данную часть матрицы квадратом необходимости. Такие дела и события сваливаются на вас неожиданно – звонок рассерженного клиента, сердечный приступ у родственника, выход из строя сервера, срочное требование босса или благоприятная возможность, которая, если срочно не заняться ею, просто исчезнет.

Пребывание в квадрате 1 может давать ощущение эффективности и энергичности, но слишком долгое пребывание в нем способно привести к выгоранию. Тот, кто отдает все время разрешению кризисов и неотложных проблем, постоянно испытывает сильный стресс и растрачивает ментальную и творческую энергию. Обстоятельства нередко загоняют нас в квадрат 1, но мы редко проявляем себя там наилучшим образом, действуем наиболее креативно и добиваемся наивысших результатов, хотя в дыму сражения это выглядит именно так.

С инвестиционной точки зрения вы обычно получаете то, что вкладываете. Этот квадрат, по существу, безубыточен в отношении внимания и энергии, которые в нем затрачиваются. Ваши героические усилия могут на какое-то время привлечь внимание окружающих, но если говорить в целом, то действия в данном квадрате не могут стать прочным основанием для долгосрочного успеха.

Квадрат 3 – отвлечение

Дела в квадрате 3 являются срочными, но не важными. Из-за срочности кажется, что ими надо заниматься немедленно, но в действительности, если этого не сделать, серьезных последствий не будет. В этой части матрицы находятся неоправданные отвлечения, ненужные отчеты, бесполезные совещания, незначительные проблемы других людей, несущественные электронные письма, задачи, телефонные звонки, размещение постов в социальных сетях и т. д.

Многие подолгу находятся в квадрате 3, полагая, что попали в квадрат 1. Однако они просто реагируют на все подряд и путают движение с прогрессом, а деятельность с достижением.

Тот, кто проводит много времени в этом квадрате, постоянно занят, но не испытывает удовлетворения. Плотное расписание и обширный список задач не обязательно дают ощущение полноты жизни. Постоянная занятость может служить лишь поверхностным оправданием. Квадрат 3 отнимает внимание и энергию, которые можно было бы потратить на действительно важные вещи, реально влияющие на нашу повседневную жизнь на работе и дома.

С точки зрения инвестирования времени и энергии здесь вы получаете меньше, чем вкладываете.

Квадрат 4 – бесполезная трата

В квадрате 4 находится то, что не относится ни к срочному, ни к важному. Мы называем его квадратом бесполезной траты. Попадать в него не стоит ни при каких условиях, но мы зачастую настолько выгораем, сражаясь с задачами в квадратах 1 и 3, что используем его как убежище. Именно там мы позволяем мозгу отключиться, а себе расслабиться, посмотреть телевизор, поиграть, побродить в Интернете, посплетничать и заняться прочей ерундой.

В квадрате 4 все доводится до абсурда. Например, перерывы для отдыха и восстановления сил очень важны и находятся в квадрате 2. (Мы еще немного поговорим здесь об этом квадрате.) Но если мы, не вылезая из пижамы, убиваем десять часов в выходные на просмотр повтора дурацкого реалити-шоу, то уходим от продуктивного отдыха и погружаемся в мрачные глубины квадрата 4.

У того, кто проводит много времени в квадрате 4, возникает ощущение апатии и бессмысленности. Если задержаться там надолго, то можно впасть в депрессию или даже в отчаяние. Мы можем чувствовать угрызения совести, понимая, что могли бы потратить время на более важные вещи, но для этого нам не хватает энергии. Конечно, от некоторых занятий можно получить сиюминутное удовольствие, но это – суррогат. Он ничего не дает для нашей жизни, отношений и самооценки.

Вложенные сюда время и энергия не приносят никакой отдачи.

Квадрат 2 – выдающаяся эффективность

Дела в квадрате 2 являются важными, но не срочными. Это квадрат выдающейся эффективности, поскольку именно здесь вы принимаете ответственность за свою жизнь и делаете то, что действительно имеет значение с точки зрения удовлетворенности и результатов. В квадрате 2 находятся проактивная работа, высокоэффективные цели, творческое мышление, планирование, предупреждение проблем, выстраивание отношений, обучение и восстановление сил. В отличие от других квадратов, где дела сами находят вас, в квадрате 2 необходимо делать осознанный выбор. Вам приходится использовать логическую часть мозга, чтобы выделить наиболее важные вещи и заниматься ими.

В этом месте люди обычно говорят: «Квадрат 2 – это прекрасное, идеальное место, но для меня оно недоступно. У меня нет времени на вещи из квадрата 2».

Действительно ли это так?

На деле, если вы хотите прекрасно выполнять свою работу и чувствовать каждый день, что делаете максимальный вклад, то у вас не будет времени на другие квадраты, кроме квадрата 2. Да, это не всегда легко. Это требует энергии и обдуманных решений и скорее всего повлечет за собой изменение ваших навыков и отношений с другими людьми, что может показаться противоречащим здравому смыслу. Но такие усилия принесут поразительные результаты.

Время, проведенное в квадрате 2, сокращает число кризисов и проблем в квадрате 1, поскольку вы целенаправленно занимаетесь планированием, подготовительной работой и предотвращением нежелательных событий. Пребывание в квадрате 2 делает ваши отношения с окружающими более здоровыми, поскольку вы совершенствуете их до того, как наступит катастрофа или критический момент. Вы обретаете уверенность и эффективность, потому что не оттягиваете до последней минуты работу над ключевым проектом. Вы понижаете уровень стресса, поскольку целенаправленно сокращаете время, проведенное в квадратах 1, 3 и 4. Вы дольше сохраняете работоспособность, поскольку заботитесь о здоровье и силах. А главное – вы каждый день продвигаетесь в делах, которые действительно важны для вашей работы и жизни. В квадрате 2 выполняется наиболее содержательная, творческая и проактивная работа, которая реально влияет на ситуацию.

Подведем итог: время и энергия, которые вы инвестируете в квадрат 2, приносят отдачу, которая намного, экспоненциально, превышает вложения. Вот почему это квадрат выдающейся эффективности.

Какую отдачу вы получаете в настоящий момент?

Во введении упоминалось глобальное шестилетнее исследование, посвященное тому, как люди тратят время. Ниже приводится статистика по каждому квадрату матрицы управления временем.

Если бы речь шла об инвестировании времени и энергии, то куда бы вы их вложили? А как вы смотрите на увеличение количества времени, проводимого в квадрате 2, хотя бы на несколько процентов?

Не пожалейте сил на анализ. Представьте, что речь идет об инвестициях, и задайте вопрос: «Какую отдачу я получаю в настоящее время?»

• Квадрат 1 – отдача равна затратам

• Квадрат 3 – отдача меньше затрат

• Квадрат 4 – отдача отсутствует

• Квадрат 2 – экспоненциальная отдача

Ключ к выдающейся эффективности – осознанное использование матрицы управления временем для оценки того, что происходит в вашей жизни. Это инвестиционный подход к распределению времени, внимания и энергии. Где получается выигрыш?

Вернемся к Киве. Если она занята на работе, а ей сообщат, что ее брат попал в серьезную автомобильную аварию, и попросят немедленно приехать в больницу, то это будет одновременно срочное и важное событие. Такое событие требует немедленных действий, иначе могут быть серьезные последствия. Для Кивы это событие из квадрата 1. Она отложит все дела и поедет на помощь к брату.

Если Кива во время напряженной работы получит электронное письмо, то оно может показаться срочным (из-за ощущения, что на него необходимо ответить), но в действительности это не так, поскольку в нем просто анекдот (ничего серьезного не произойдет, если оставить письмо на время без ответа). Это событие из квадрата 3. Кива любит анекдоты, и если она потеряет бдительность, то может переключиться на это письмо. Но если она взглянет на это письмо через призму матрицы управления временем, то поймет, что ее текущий проект куда более важен, останется в квадрате 2 и не будет отвлекаться.

Такой осознанный и осмотрительный подход к принятию решений с помощью матрицы управления временем коренным образом изменяет каждый день и позволяет получать более высокую отдачу от вложенных времени, внимания и энергии.

Взгляд в зеркало

Возможно, в этот момент вы скажете: «Да, звучит чудесно, но тот, кому следовало бы это прочитать, – мой босс! Будь моя воля, я бы все время находился в квадрате 2, но слишком многое в моей работе от меня не зависит. Если я мгновенно не отвечу боссу, да и остальным, то меня просто выгонят! В каком квадрате я тогда окажусь? У меня всегда срочная работа, и ничего тут не поделаешь».

Иногда кажется, будто наша работа срочная по своей сути и что иначе быть не может. Да, мы согласны с тем, что от босса и рабочей обстановки очень сильно зависит то, как вы используете время. Но если мы хотим быть реалистами, то давайте посмотрим на реальность. Скорее всего, немало из того, что вы делаете самостоятельно и что никак не связано с другими людьми, попадает в квадрат 3, 1 и даже 4. Наши исследования и опыт показывают, что даже люди с большим количеством должностных обязанностей, и даже те, чья работа имеет экстренный характер, например работники отделения скорой помощи или центра обслуживания клиентов, могут в определенной мере сберечь время, внимание и энергию и перенаправить их на дела квадрата 2.

Подведем итоги: возможно, вам и не удастся изменить босса, но вы можете изменить себя. А когда вы приведете в порядок собственную жизнь, влияние на босса станет реальным. Даже если и не так, то ваша жизнь все равно станет лучше в результате более продолжительного пребывания в квадрате 2.

Поглядим, что же мешает нам попасть в квадрат 2. Для этого вернемся к нашему мозгу.

Зависимость от срочных дел

Выше мы говорили о двух основных частях мозга – логической и реактивной. Мы также говорили о том, что реактивный мозг отвечает за реакцию на раздражители и чувство удовольствия. Оказывается, что наша склонность к срочным делам, граничащая иногда с зависимостью, связана с нейронными цепочками, отвечающими за чувство удовольствия.

Большинство пристрастий вызывает один и тот же нейромедиатор – дофамин^{5}. Так, кокаин препятствует удалению дофамина из мозга, поэтому он оказывается в переизбытке и вызывает нездоровую эйфорию, которая не может возникать естественным образом.

В нормальных условиях выделение дофамина помогает нам наслаждаться радостями жизни^{6}. Он дает нам силы, чтобы вставать утром и браться за дело, он также помогает концентрироваться на важных вещах. Уровень дофамина в мозге возрастает, когда мы прекрасно делаем работу, добиваемся чего-то важного, достигаем чего-то в жизни. Вместе с тем, поскольку дофамин связан с получением удовольствия, а это состояние нравится мозгу, мы иногда начинаем делать что-то независимо от пользы или результата просто потому, что это приводит к выработке дофамина^{7}.

Так, мы можем наделить задачу воображаемой срочностью, чтобы с головой уйти в нее, поставить галочку и почувствовать удовлетворение от выполнения, не задаваясь вопросом, надо ли вообще заниматься ею! Приходилось ли вам повторно включать в план задачу, которая уже сделана, ради простой возможности лишний раз поставить галочку? (Будьте честными! Признайтесь, что вы хотели получить дозу дофамина!)

Пристрастие к срочным делам объясняется тем, что нам нравится возбуждение, возникающее, когда мы за что-то беремся, а потом ставим галочку о выполнении. Мы подсознательно ищем дела, которые можно отметить как сделанные, даже если они не являются важными. Некоторые даже испытывают дискомфорт и тревогу при отсутствии текучки или возможности поставить галочку. Иногда мы настолько погружаемся в мелкие дела, что не можем остановиться и осмыслить ситуацию.

Это верный путь в квадрат 3, где мы занимаемся тем, что не имеет реальной ценности, но получаем дофамин. В сегодняшней рабочей среде, основанной на знаниях, где все зависит от принятия решений высокой ценности, квадрат 3 – не самое лучшее место.

Как и любые другие пристрастия, срочные дела могут поднимать настроение, но стоит отступить назад и осмыслить, что мы делаем, как самочувствие ухудшается. Иногда мы просто не желаем признаваться в этом и стремимся все время быть занятыми. Это избавляет от необходимости ломать голову над тем, важно ли то, что мы делаем. Это избавляет от вопроса, на что уходят наше время, внимание и энергия.

По выражению популярной писательницы Брене Браун, «Мы принадлежим к культуре, в которой люди считают, что если оставаться постоянно занятыми, то правда жизни нас не достанет»^{8}. Ни больше ни меньше!

Культура вечно занятых людей

Реальность еще ужаснее – занятость стала социальным и психологическим мерилом нашей ценности. Подойдите к работающему человеку и поинтересуйтесь, как у него дела. Чаще всего он скажет что-нибудь вроде: «Дел по горло. Ну а у вас?» Ваш ответ, скорее всего, будет таким: «Да. Я совсем зашиваюсь». А потом вы кивнете друг другу в знак понимания – в нашей культуре этот ритуал подтверждает вашу ценность как работника и человека.

Иначе говоря, если вы заняты и понадобились еще кому-нибудь, то это свидетельствует о вашей ценности. Чем больше вы заняты, тем больше на вас спрос. Экзистенциальный девиз XXI в. звучит так: «Я испытываю стресс, следовательно, я существую». Как-то раз нас спросили: «А если я не занят, то кто я?» Действительно важный вопрос!

Когда мы подходим друг к другу именно так в наших организациях, мы формируем культуру занятости и срочности, а не культуру успешности и выдающейся эффективности. Социальная среда заставляет нас думать, что все нужно исполнять немедленно, однако это заблуждение.

Плохо ли быть занятым?

Мы не утверждаем, что занятым быть плохо. В квадрате 2 занятость может быть очень высокой, поскольку этот квадрат наполнен захватывающей, чрезвычайно важной и ценной работой. Занятие выдающимися вещами не является проблемой. В действительности это одно из удовольствий полноценной жизни. Проблемы начинаются, когда не достижения, а занятость становится целью.

Естественной функцией центров удовольствия нашего мозга является вознаграждение за занятие чем-то полезным и продуктивным. Именно для этого они и существуют. Впрочем, они работают должным образом только под руководством логического мозга. Это логический мозг помогает определять, что действительно заслуживает нашего внимания и сил. Когда мы не пользуемся логическим мозгом для принятия решений, реактивный мозг быстро приводит нас в такие места, где не создается никакой ценности и даже наносится ущерб.

Доверяясь реактивному мозгу, мы делаем вещи, которые уводят от высокой эффективности квадрата 2, и дрейфуем в квадраты 1, 3 и 4.

Какие действия ведут в квадрат 1 или 3

Пристрастие к срочным делам быстро и незаметно приводит нас в квадрат 1 или 3. Нередко это проявляется таким образом:

• Мы говорим: «Лучше всего я работаю в стрессовой ситуации!» В действительности это заявление о том, что для поддержания концентрации нам требуется адреналин, иначе ничего не получается. Поскольку такой образ мышления ведет к зависимости от внешнего давления, которое замещает внутреннюю мотивацию, у нас появляется склонность работать в псевдоавральном режиме под угрозой срыва сроков работ, получая дозу соответствующего нейромедиатора.

Проблема в том, что в действительности мы редко достигаем наилучших результатов в стрессовой ситуации. Мы можем упорно работать и в конечном итоге выполнить работу. Но под угрозой срыва сроков качество мышления, необходимое для получения выдающихся результатов, зачастую недостижимо. Альтернатива – научиться естественным образом и сознательно концентрировать внимание, когда в распоряжении еще достаточно времени.

Задумайтесь над этим. Часто ли вы говорите, что лучше всего работаете в условиях стресса? Почему вы так говорите? Как это влияет на вашу жизнь и качество результатов?

• Мы откладываем выполнение работы. Откладывание в долгий ящик – еще один распространенный рукотворный поглотитель времени из квадрата 2. Иногда мы откладываем работу из-за недостатка внутренней мотивации и дожидаемся крайнего срока. Бывает, что работа откладывается из-за боязни неудачи или незнания, с чего начать. И мы ждем, когда появится более сильный страх сорвать сроки или нарваться на неприятности, который заставит действовать. Иногда мы на годы и десятилетия откладываем заботу о важных вещах (таких как здоровье или занятия спортом), пока не возникнет реальная проблема, заставляющая изменить подход.

Если вы проживаете в США, то когда платите налоги? У вас могут быть благие намерения сдать декларацию заранее – 15 февраля. Это важное дело, но не срочное – прекрасный пример деятельности из квадрата 2. Статистика, однако, показывает, что почти половина налогоплательщиков (41 %) дотягивает до четырех недель перед последним сроком подачи деклараций, а 27 % ждут, пока до последнего срока подачи деклараций не останется две недели. Немало таких, кто фактически ждет до последнего дня, а потом стоит в очереди в почтовом отделении до полуночи 14 апреля!

Если вы откладываете дела, то берете нормальную задачу из квадрата 2 и превращаете ее в полномасштабную критическую ситуацию из квадрата 1. Вы собственными руками раздуваете квадрат 1 больше необходимого, создаете ненужные стрессы и лишаете себя спокойного сна.

Задумайтесь над этим. Откладываете ли вы важные вещи до последнего? Это сознательный выбор или неосознанное избегание дел? Как это влияет на качество ваших результатов? Настраиваясь на действие, пока дело еще находится в квадрате 2, и вы повысите качество результатов и сократите масштабы крайне трудных задач из квадрата 1.

• Мы становимся добровольными помощниками. Иногда в стремлении помогать другим мы формируем у людей зависимость от поддержки и заставляем их каждый раз просить сделать за них то, что они должны делать сами. Такое поведение приводит нас прямиком в квадрат 3.

Представим, что в офисе новые корпоративные стандарты выкладываются на общий сетевой диск. Допустим, они нужны Бобу, но он не знает, где их взять. Ему известно, что Стив хорошо ориентируется в сети, поэтому он идет к нему и спрашивает, как найти стандарты. «Они лежат на общем диске, – отвечает Стив и, поскольку не хочет заморачиваться, добавляет: – Я отправлю тебе ссылку по электронной почте». «Отлично», – говорит Боб и возвращается на свое место. По дороге его останавливает Джанет и спрашивает, знает ли он, как найти новые стандарты. Боб отвечает Джанет: «Конечно! Они где-то на общем диске, но проще спросить у Стива. Он пришлет тебе путь к файлу по электронке». Очень скоро Стив становится авторитетом, к которому все обращаются, если надо найти что-нибудь на общем диске.

Теперь представим, что Стиву эта ситуация нравится. Она позволяет чувствовать собственную полезность и значимость (приводит к выбросу дофамина!). Но в итоге значительная часть его времени начинает уходить на то, что другие должны делать сами. Но главное – это то, что данное занятие отнимает время, предназначенное для эффективного выполнения его собственной работы.

Мы не хотим сказать, что помогать другим или быть активным членом команды – плохо, но, выполняя что-то за других, вы порождаете в людях слабость и зависимость. Лучше, если бы Стив сказал: «Они на общем диске, в папке под названием "Внутренние нормативные документы"». И все. При возникновении у Боба проблем с поиском Стив может сказать: «Давай я покажу тебе, как их найти, чтобы ты мог это запросто сделать в следующий раз». Это позволит Стиву не брать на себя лишних забот и не попасть в квадрат 3.

Задумайтесь над этим. Случалось ли вам помогать другим, когда этого не следовало делать? Почему вы так поступали? Можно ли профессионально и тактично помогать другим научиться самим удовлетворять собственные потребности? Пока вы помогаете им, какие дела из квадрата 2 начинают перемещаться в квадрат 1?

• Мы боимся сказать «нет». Иногда мы оказываемся в квадрате 3 или 1 потому, что нам трудно отказать другим, даже если это было бы правильно. Возможно, это происходит из-за боязни показаться слабым или некомпетентным или из-за желания угодить кому-то. Причиной может быть боязнь изоляции, желание избежать конфликта или простая нехватка ментальной энергии для последующих объяснений. Какой бы ни была причина, эти чувства и эмоции возникают в реактивном мозге.

Наверняка вам встречались люди, которые так сильно хотели поладить с другими или избежать конфликта, что соглашались почти на все. Это касалось и множества мелких отвлекающих факторов, которые наполняли их жизнь, и крупных проектов, в которые не следовало влезать. Те, кто слишком стремится потрафить кому-то или избежать конфликта, могут переоценивать свои способности. По иронии судьбы это нередко ведет к еще большему разочарованию или конфликту.

Еще хуже, когда эти люди работают на руководящих должностях. Они могут бросать целые коллективы на реализацию непродуманных проектов из квадрата 3, которые отнимают время, но мало что дают в плане значимых результатов.

Отказывать без риска увольнения и попадания в чей-нибудь черный список намного легче, если сначала навести порядок в собственном доме. Держите календарь на виду или под рукой, чтобы использовать его в качестве навигатора в течение дня при принятии решений о том, чему посвятить свое время и энергию. Тогда, если вам придется отказывать кому-либо, попробуйте сказать следующее:

– Сейчас у меня очень важное дело, но я освобожусь часа через два. Приходите попозже.

– Я всегда готов помочь, но сегодня вечером у меня с супругой / лучшим другом очень важное мероприятие, давайте поищем другое время для этой задачи.

– На мой взгляд, я совсем не нужен на этом заседании. Ничего, если я вычеркну его из своего графика?

– Давайте внесем ясность в нашу электронную переписку и обмен сообщениями. Мне просто хотелось бы знать, чего от меня ждут, когда присылают письма и СМС ночью. Уверяю, что отвечу на них утром сразу же. Вы не возражаете?

– Да, раньше я участвовал в таких проектах, но, возможно, это не лучшее мое применение, а кроме того, они мешают мне концентрироваться на других приоритетных задачах. Давайте посмотрим, как использовать мое время наиболее эффективно.

Эти примеры не обязательно в вашем стиле и могут не подходить к конкретной ситуации, однако не повредят при случае. Можно даже заранее попрактиковаться в их использовании, чтобы чувствовать себя увереннее, когда наступит момент. Главное – не стесняйтесь вежливо, но твердо отвергать ненужные дела из квадратов 1 и 3, отвлекающие от того, что более всего влияет на результаты.

Посмотрим правде в глаза. Время от времени приходится заниматься делами из квадрата 1 или из квадрата 3 просто потому, что так сказал босс. Выполняя их, вы должны понимать, что начальство не просыпается утром с готовым планом отвлечения вас от прямых обязанностей – у него тоже бывают цейтноты. Скорее всего, оно видит в вас способного и компетентного специалиста, которому можно доверить дело. Хотя это хорошо и внушает оптимизм, попробуйте разговаривать уверенно, профессионально и уважительно, и, глядишь, часть дел из квадратов 1 и 3 минует вас. Попутно вы поможете коллегам более осознанно смотреть на то, что они делают, и какой вклад вносят (или не вносят) в реальный результат. От такого подхода выигрывают все!

Задумайтесь над этим. Способны ли вы сказать «нет», когда нужно? Не наполняете ли вы свою работу и жизнь делами из квадрата 3 во избежание конфликтов в ущерб более важным вещам?

Это лишь наиболее накатанные дороги в квадраты 1 и 3. Помните, что, независимо от причины попадания туда – получение удовольствия, страх, стресс или стремление уйти от конфликта, – все дело в выделении химического стимулятора в реактивном мозге. Если мы не будем действовать сознательно и рационально, то скатимся к получению кратковременного химического удовольствия и уйдем от важнейших приоритетов квадрата 2.