Управление проектами в стиле ДРАЙВ

Это непростой стиль жизни – когда ты действуешь в соответствии с этими правилами, но по-другому не стать сильным руководителем проекта.

Чем больше берешь на себя ответственности, тем больше дают задач и тем быстрее растешь. Только так. На маленьких задачках нельзя вырасти в большого руководителя проектов. А чтобы получать большие задачки, нужно успешно решать маленькие, постепенно создавая к себе доверие.

Поэтому одно из главных правил РП – брать ОТВЕТСТВЕННОСТЬ и понимать, что только РП отвечает за все, что происходит в проекте.

Задание для продвинутых – придумайте, какую дополнительную ответственность Вы на себя можете взять, что будет для Вас новым вызовом и будет Вас драйвить.

2. Планирование проекта

От того, как эффективно запланирован проект, на 90% зависит успех. Поэтому стандарты рекомендуют тратить до 30% времени проекта на планирование. И я с ними согласен. Планирование очень важно.

Этапы проекта

Выделяют 4 основных этапа жизненного цикла проекта:

• Инициация – проект формально начинает существовать.

• Планирование – планируем, как проект будет выполняться и как мы им будем управлять.

• Исполнение – непосредственная реализация проекта.

• Завершение – точное и аккуратное закрытие проекта.

Планирование осуществляется по определенному алгоритму, в котором важно идти последовательно, не перескакивая между шагами.

И далее в книге мы будем последовательно идти по этому алгоритму.

Планирование в классике проектного управления начинается с устава и определения границ проекта. И тут я вижу очень большое упущение.

Нигде в классике не дается ответа на то, как запустить энергию проекта, как сделать так, чтобы все участники проекта с самого начала понимали свою мотивацию. Для этого важно перед началом проекта найти ответ на главный проектный вопрос – ЗАЧЕМ?

Поэтому перед написанием устава я рекомендую провести 2 глубоких исследования, которые как раз закладывают фундамент эффективного проекта: 4 вопроса коучинга и базовый план проекта. Этих тем нет в классике проектного управления, но они очень важны, для исследования применяются коучинговые инструменты.

2.1 Постановка цели/целей проекта

С чего начинается планирование?

Оно начинается с определения целей проекта: чего конкретно мы хотим добиться в проекте, что мы хотим получить по итогам проекта.

Цель отвечает на вопрос «ЧТО?». ЧТО мы хотим получить в итоге проекта? На что мы хотим потратить кучу ресурсов и месяцы/годы своей жизни?

Чего мы хотим достичь?

Цели должны быть четкими, рекомендую для постановки цели использовать подход SMART.

Цели проекта

SMART

S – Specific – конкретные

M – Measurable – измеримые

A – Achievable – достижимые

R – Relevant – уместные

T – Time-bounded – определенные во времени

Целей может быть несколько, но всегда, как правило, есть главная цель и есть второстепенные (или побочные).

Тут также важно понимать, что есть больша́я цель, которая может быть бо́льше, чем цель, которую мы достигаем в проекте. И тут важно четко понять, что мы делаем именно в данном проекте, а что нет.

ЗАДАНИЕ

Напишите цель (цели) вашего проекта по SMART.

Мысли вслух

Про цели сейчас не говорит только ленивый. Но почему-то мало кто ставит цели и еще меньше людей их достигает. Почему? Потому что ставить цели – это про ответственность. Пока цель не поставлена, вроде как я ни за что не отвечаю. Как только поставил, то вроде как ее теперь нужно достигать. Поэтому многие очень охотно живут с размытыми целями (как каждый в своей жизни, так и компании и корпорации живут с размытыми целями), потому что боятся взять ответственность за свою жизнь. Руководителям компаний комфортно жить без четких целей, потому что они боятся взять ответственность за свою жизнь и жизнь своей компании.

И этот момент нужно осознать и четко понять, что пока нет четких целей, любая деятельность обречена на поражение. Особенно это относится к проектам: пока нет четкой цели, проект движется вяло и, скорее всего, вряд ли придет к планируемому финишу.

Проектный спецназ

В сложных проектах особенно важно уделить внимание точности целей, чтобы не получить проблем при сдаче проекта. Большое количество проблем при сдаче проекта заказчику в конце возникает по причине разного понимания целей заказчиками и исполнителями. Четкая фиксация целей с максимальной детализацией в начале проекта выравнивает ожидания и позволяет уже на старте снять много потенциальных проблем.

Задание для продвинутых – попробуйте описать цели 10 разными предложениями и выберите наиболее оптимальные формулировки.

2.2 Энергия проекта

Тема энергии очень важна для реализации проекта. Если нет энергии к изменениям у руководителя проекта, команды, заказчика, то проект, скорее всего, не пойдет, потеряет динамику и «сдуется».

Энергия нужна для того, чтобы проект стартовал, энергия нужна для того, чтобы поддерживать мотивацию всех участников на протяжении всего проекта, и энергия нужна, чтобы успешно зафиналить проект и найти силы на следующий.

Поэтому, прежде чем говорить о технических аспектах управления проектами, нужно определиться с ответами на глубинные вопросы.

Первый вопрос – как Ваш проект связан с миссией и видением компании (если это проект в рамках компании), нас в целом (если это наш личный проект). Не противоречит ли проект этим базовым концепциям и нашим глобальным мыслям? Если противоречит, то это будет вызывать внутренний конфликт, и проект будет буксовать.

ЗАДАНИЕ

Отложите книгу и подумайте, насколько Ваш проект соответствует целям, ценностям, миссии, видению Вашему и вашей компании?

Второй важный вопрос, на который нужно себе ответить, – как вектор (цель) проекта связан с Вашим личным вектором по жизни? У нас у каждого есть свой стержень, свой вектор, свой Путь (если пока нет четкого осознания Пути, предназначения и т.д., то наверняка есть понимание как минимум направления движения по жизни и некое понимание целей). И если то, что мы делаем в проекте, сильно расходится с нашим Путем, то у нас будет внутренний конфликт, который будет нас разрывать и тормозить проект. И с этим лучше разобраться до начала проекта.

ЗАДАНИЕ

Подумайте, как связаны вектор проекта и Ваш вектор по жизни, есть ли между ними напряжение?

Далее, продолжая тему энергии, нам нужно ответить на крайне важный вопрос проекта – вопрос ЗАЧЕМ?

ЗАЧЕМ этот проект руководителю проекта?

ЗАЧЕМ этот проект команде?

ЗАЧЕМ этот проект заказчику?

ЗАЧЕМ этот проект остальным участникам проекта?

ЗАЧЕМ этот проект компании?

Как он помогает достичь целей компании?

Начиная это исследование, мы начинаем с вопросов себе.

Зачем я в этом проекте, что мне этот проект даст, что я хочу от этого проекта? И т. д.

ЗАДАНИЕ

Отложите книгу и подумайте, зачем Вам этот проект? Что Вы – именно Вы – хотите в рамках этого проекта?

Для более глубокой работы дальше мы используем коучинговый инструмент – 4 базовых вопроса коучинга.

Здесь мы применяем технологии, которые дает один из основоположников коучинга Мэрилин Аткинсон.

Честный ответ себе на эти вопросы архиважен для успеха проекта.

Можно это сделать самостоятельно, а можно с помощь коуча, помощника. Коуч задает последовательно эти 4 вопроса и записывает все, что нам приходит в голову, и то, что мы проговариваем. С коучем можно достать из себя гораздо больше глубоких мыслей и инсайтов и понять себя гораздо глубже.