Пожалуй, одним из первых способов ритмичной организации работы, была классно-урочная система обучения, утвержденная страсбургской школой И. Штурмы. В дальнейшем теорию этого обучения разработал Я. А. Коменский. К. Д. Ушинским этот метод обучения был развит и дополнен. Хотя эта система обучения в первую очередь была предназначена для выведения начального образования на массовый уровень (в противовес индивидуальному обучению), ее существенным признаком является четкое время начала и конца занятий, их количества, длительности и перерывов.

Разумное распределение режима работы и отдыха имеет критически важное значение для организации такой трудной деятельности как обучение. Такая регламентация является необходимостью для успешного проведения занятий и эффективности классно-урочной системы. Так что с методом ритмичной работы каждый из нас знаком с детства.

Кроме того, такая система обладает возможностью рационально использовать время дня для соответствующих задач. Для решения математических задач подходит одно время дня, когда абстрактное мышление работае продуктивно, а для физических упражнений – другое. Попытки оптимизировать школьное расписание в соответствии с этими положениями были, но все они заканчивались на стадии экспериментов, хотя эффективность была очевидна.

Такая долгая история метода ритмичной работы означает, что он эффективен. В большей или меньшей степени, но лучше него пока еще ничего не придумано. Особенно для интеллектуальной деятельности и для обучения.

Метод Помидора

Развитием классно-урочной системы стал метод Помидора, предложенный Франческо Чирилло в конце 1980-х. Его не устраивали возможности, предлагаемые существующими методами управления временем. Он понимал, что можно добиться большей продуктивности и меньшего стресса. И нашел способ сделать это.

Система Помидора делает явный упор на продуктивность. Она «заставляет» концентрироваться на задаче в течение фиксированного времени. Обязательным пунктом системы является «устранение отвлечений». Другими словами, система фокусирует внимание и заставляет погрузиться в работу. А это уже полпути к «потоку» и удовольствию от работы.

Тот факт, что Чирилло пришел к похожей схеме, как и классно-урочный подход (хотя и с другими изначальными целями и обстоятельствами), подтверждает, что система деятельности должна быть ритмичной. И что ритм должен быть меньше часа. В случае с методом Чирилло рабочий интервал составляет 25 минут.

Помимо собственно ритма работы, система Помидора так же выступает в роли системы управления временем и планирования. Разбиение работы на интервалы позволяет лучше планировать свою собственную продуктивность (количество интервалов в течение дня) и затраты времени на задачи (за счет статистических данных).

Хаотичная организация в офисе

Хотя школа и использует классно-урочную систему, ее основная задача в организации эффективного массового обучения. И она с этой задачей, особенно в аспекте массовости, справляется. Но ритмичность работы является скорее побочным продуктом, нежели самостоятельной целью. Очень жаль, что в современной школе не учат таким важным для жизни вещам, как организация творческой и продуктивной деятельности (частью которой могла бы быть организация ритма работы и отдыха).

Когда обучение заканчивается, мы приходим работать. Большая часть людей в современном мире работает в офисах с компьютерами. Это всевозможная интеллектуальная деятельность. Компьютер как универсальное средство обработки информации очень прочно вошел в нашу жизнь. Хотя, в последнее время, телефоны теснят его из-за удобства и переносимости, но компьютер все равно остается одним из главных инструментов офисного работника.

В таком офисе рабочий день оказывается организован не лучшим образом. Во-первых, произвольно выбран рабочий интервал в 8 часов. Считается, что идея восьмичасового рабочего дня принадлежит Генри Форду, но ее высказывали и до него. Основной посыл этой идеи состоял в том, чтобы сократить рабочий день (который составлял на тот момент 10—16 часов), повысив продуктивность рабочих. И ему это удалось. Сократив рабочий день с 9 часов до 8 и повысив зарплату с 3 долларов до 5 он добился увеличения производительности в два раза.

Современному миру требуется все больше интеллектуального продукта (хотя рабочие профессии никто не отменял). Для создания такого продукта требуется навык концентрации, который мы, к сожалению, теряем. Но тот, кто сможет производить качественный интеллектуальный продукт в современном мире (благодаря навыку концентрации, без него никуда), будет востребованным специалистом.

Вторая проблема офиса – хаотичная организация рабочего дня. Обычно нет никаких существенных ориентиров, кроме начала рабочего дня и его окончания. Заседания, планерки и совещания назначаются в произвольное время и длятся непредсказуемо. Все это делает организацию офисной работы хаотичной. А хаос порождает стресс. В то же время производственный процесс в офисе легче всего поддается организации ритмами.

Но что же я слышу от руководства? «Если мы будем устраивать перерывы на пять минут каждые полчаса, то производительность труда упадет ниже плинтуса». Хотя без такой организации работник спокойно может полчаса ходить с кружкой по офису и пить чай. Сократите такое бесполезное времяпрепровождение и вы увеличите производительность. Но это же контринтуитивные вещи.

Этот хаос в офисе препятствует росту производительности труда. Но чтобы от него избавиться, нужно работать меньше и более ритмично. Если вам удается работать удаленно, это отличный вариант. Вы можете сами попробовать эту систему. Или если вы работаете самостоятельно – например, в сфере фриланса.

В работу с головой

В своей книге «В работу с головой» Кэл Ньюпорт пропагандирует идею концентрации и приводит не только бесчисленные доводы в пользу того, что он называет «глубокой работой», но и некоторые конкретные шаги по реализации этой затеи. Важность концентрации подтверждается не только его собственным опытом, но и бесчисленными примерами, которые он приводит в своей книге.

Главная проблема, с которой мы сталкиваемся – трудность в измерении производительности интеллектуального труда. С конвейером все было понятно – количество деталей, сделанных за единицу времени. Но как оценить результативность интеллектуальных усилий? Например, газетной или научной статьи? Было придумано множество разных метрик, но все они даже близко не подходили к цели.

С одной стороны, наиболее очевидные метрики – количество слов в статье или количество строк кода программы. В то же время подход по измерению производительности труда таким способом приводит к «разбавлению водой» как статей, так и кода. Вместо компактного и простого кода мы получаем очень длинную программу, которая потребляет лишние ресурсы. А статья при всех своих страницах содержит только два предложения полезной информации. Но как оценить, скольких людей статья сделала неравнодушными к проблеме?

Книга Ньюпорта посвящена концентрации на задаче. Он явно не говорит о необходимости перерывов в ходе периода концентрации. Вся книга посвящена скорее необходимости убрать лишнее, чтобы полностью сконцентрироваться на важном. Вместе с тем, невозможно отрицать пользу от таких перерывов. Здесь в игру вступает метод ритмичной работы.

Обязательные перерывы на производстве

Если мы посмотрим на организацию физически тяжелого труда, то увидим, что в нем тоже есть регулярные перерывы. Они могут быть систематическими или хаотичными. Они могут быть связаны с отдельной бригадой или целым цехом. Но они есть. Любой вид тяжелой физической активности в том или ином виде использует регулярные перерывы.

Законодательно закреплены обязательные перерывы для работников при погрузочных работах, в холодных или горячих помещения. Соблюдение норм законодательства в области охраны труда, особенно в той ее части, которая не влечет за собой непосредственных проблем, оставляет желать лучшего.

Эти перерывы лучше всего показывают, что во всякой работе есть ритм. Просто этот ритм очень хорошо виден на примере физической работы. В случае же с интеллектуальной работой такой ритм выявить довольно трудно. Но если мы будем внимательно относиться к своему состоянию, то заметим, что по мере истощения ресурса концентрации результаты становятся все менее качественными.

Примеры выдающихся музыкантов и писателей

В берлинском университете искусств скрипачи обучаются в среднем по 3,5 часа в день, разбитых на два интервала. При этом более опытные скрипачи проводят в состоянии высокой концентрации больше времени, а менее опытные – меньше. Из этого следует несколько важных выводов в пользу концентрации и ритмичной работы.

Во-первых, для успеха не нужно прилагать «чрезмерных усилий». Под «чрезмерными усилиями» я понимаю работу по 12 часов ежедневно. Нужно использовать максимум из возможностей, которые предоставляет нам наш организм, но так же очень важно заботиться об отдыхе. Поскольку успех не является результатом одного «титанического» усилия, нужно следовать шаг за шагом. А для этого нужен своевременный отдых.

Во-вторых, выдающихся успехов можно добиться, если соразмерить ритм следования с возможностями своего организма. Так, менее опытные музыканты могут проводить в состоянии высокой концентрации меньше времени, и они действительно проводят меньше времени. Они не гонятся за профессионалами. Они постепенно тренируют свой организм и увеличивают свое рабочее время в состоянии высокой концентрации.

В-третьих, концентрация в эти периоды работы должна быть максимальной. Чем ниже уровень концентрации, тем хуже результаты. И тем больше времени требуется на достижение того же уровня. Но даже небольшое снижение уровня концентрации значительно увеличивает требуемое количество времени. Поэтому за концентрацию стоит сражаться гораздо сильнее, чем за количество времени. Полное погружение в задачу нельзя заменить ничем.

Шестичасовой рабочий день

Есть европейские страны, которые на государственном уровне переходят на шестичасовой рабочий день. Пока они находятся на начальном этапе, потому что трудно быстро развернуть такую машину как государство. Но многие частные компании и стартапы экспериментируют с сокращением рабочего дня. Некоторые даже до 4—5 часов в день.

Бизнес, особенно небольшой, обладает маленькой инерцией и способен быстро перестраиваться в случае рыночных изменений. В малом бизнесе легко проводить масштабные (по меркам компании) эксперименты, например, внедрение пятичасового рабочего дня. Результаты заметны гораздо быстрее, а перестройка занимает меньше времени. Именно поэтому малый бизнес способен оперативно реагировать на рыночные изменения.

Удивительные результаты начинаются тогда, когда компании открыто заявляют о таком переходе. Поначалу руководство компании испытывает страх, что уменьшение количества рабочего времени приведет к сокращению результативности, а работники боятся уменьшения заработной платы. Но оказывается совершенно другая история. Когда сотрудники оказываются в таких «стестенных условиях», они начинают оптимизировать свою работу. Количество бессмысленных совещаний уменьшается, производительность труда увеличивается.

Когда человек понимает, что может без обвинений уйти с работы днем, а не вечером, он старается потратить рабочее время эффективно. И результаты оказываются даже гораздо выше, чем можно было ожидать. Когда «у меня еще полно времени, поэтому сейчас я буду пить чай» сменяется на «сейчас я закончу отчет и через два часа (после обеда) пойду домой», бездельничать становится некогда.

Работа перестает быть каторгой. И тогда в дело вступают все те творческие инициативы, которые до этого были похоронены под слоем «традиций работы». Теперь мы знаем о собственной работоспособности гораздо больше чем сто или двести лет назад. Не использовать это знание – кощунственно. Мы знаем, что для продуктивной работы в любой сфере в первую очередь нужно быть счастливым. А для этого работа не должна быть единственной частью жизни.

О Любищеве

Хотя Александр Александрович Любищев использовал свою систему только для себя, нельзя не отметить колоссальный вклад, который он сделал в современный тайм-менеджмент. В свою систему он никого не посвящал, видимо, не считал необходимым. Но в своей статье «Такая добровольная каторга» он описывает некоторые аспекты своей системы.

Его система поразительно проста, но требует очень строгой дисциплины. По его словам, необходимость в ней возникла из-за того, что он сам себе поставил «очень большую задачу» и для успешной ее реализации понадобилось спланировать время на годы (а в действительности – на десятки лет) вперед. Любой сейчас может сказать, что его идея современном мире выглядит утопической, но я думаю, что это совсем не так. Хотя и очень непросто.

Сам Любищев утверждает, что, возможно, люди, работающие по 15 часов в день и существуют, но он сам бывает доволен если ему удается отработать в течение дня 7 часов. Но это семь «идеально чистых часов», из которых исключены любые отвлечения. В действительности полностью концентрированной работы в среднем выходило по 5—6 часов в день. Знакомая цифра?

Но какой смысл оценивать систему только по ее внутреннему содержанию? Главное – цель, ради которой она создавалась. А продуктивность Любищева была просто феноменальной. За 56 лет использования системы он написал более 12,5 тысяч страниц статей по самым разным областям науки, начиная от математики и заканчивая энтомологией.

Многие (если не все) его работы были широко признаны за рубежом и переведены на иностранные языки. В среднем за день он писал по 0,61 страницы текста. Для авторского листа это составляет примерно полторы тысячи знаков. Но результат – пятьдесят книг по 250 страниц каждая. Почти каждый год. И это только научная деятельность, на которую уходило по 6 часов в день. А еще он изучал языки и даже каждую неделю посещал театр (это тоже отражалось в его записях).

Пожалуй, именно постановка цели помогла ему создать эту систему, которая поддерживала его работу. И именно постановка цели и приверженность ей служит ключевым фактором, который определяет успех или неудачу. Сама система вторична.

Преимущества

Начни с главного

Подобно тому, как Любищев поставил себе цель, другие современные авторы тоже утверждают, что первое и самое важное – определить точку приложения усилий. В условиях ограниченного времени (тех самых пяти часов в день, разбитых на два интервала), приходится браться только за самое важное. Любищев в своем роде был гением, поскольку мог очень продуктивно работать по 6—7 часов в день. Это доступно не каждому. Но 4—5 часов в день – доступно всем.

В книге «Начни с главного» авторы делают упор на том, что нужно заниматься именно той деятельностью, необходимость которой очевидна и которая должна быть сделана сейчас. Фокус внимания на только одном деле, на деле, которое имеет первостепенное значение – позволяет добиться феноменальных результатов. Задолго до выхода этой книги это доказал Любищев.

Первый интервал ритмичной работы в течение дня я обычно посвящаю планированию. Что сегодня имеет значение, что нужно сделать и как я распределю нагрузку на сегодня? Что ожидает меня завтра, через неделю, к чему нужно подготовиться и к каким долгосрочным целям я собираюсь прийти? Все это фокусирует внимание на узком круге задач. Самых важных задач.

Меньше стресса

Когда нам каждый день приходится прикладывать волю чтобы делать работу, которая нам не нравится, мы истощаем свои запасы воли. Хорошо отдохнув ночью, мы восстанавливаем свои резервы воли, но не все оказывается так просто. Если день за днем истощать волю, то со временем ее потенциал уменьшается. Нам все труднее становится делать то, что раньше не вызывало у нас особых трудностей. Поэтому нам необходим длинный отпуск.

По мере накопления усталости воли и стресса, все системы организма начинают работать хуже, начинается разлад. Он проявляется в разных видах: раздражительность, усталость, снижение иммунинета, лень, апатия, «отсутствие дисциплины» – все это может быть последствием истощения воли. Но чтобы эти последствия появились, необходимо время. Мы не сразу увидим, что слишком сильно истощали свои волевые ресурсы.

Обратное тоже имеет место. Несмотря на то, что выход в отпуск сопровождается эйфорией, она длится только первые несколько дней. Дальше все возвращается к привычному кругу, только в гораздо более легкой форме. И только к концу отпуска мы можем в полной мере ощутить результат – настоящий отдых, который восстанавливает наши волевые резервы.

Своевременный отдых и снижение количества стресса в течение каждого дня имеет ключевое значение для успеха всей кампании ритмичной работы. Нужно как можно сильнее снижать уровень стресса ежедневно, и не позволять ему накапливаться. Чем больше стресса накопится, тем больше времени понадобится, чтобы от него избавиться (иногда даже требуется длительная реабилитация).

Если мы каждый день истощаем свою волю «до дна», нечего и говорить о переменах в жизни. На них просто не остается сил. Всякие перемены в жизни, какими бы полезными и перспективными они ни были, на начальном этапе требуют волевых усилий. Именно поэтому так легко застрять в состоянии высокого стресса. Чтобы измениться нужна воля, а ее полностью потребляет окружающий мир. Чтобы разорвать этот круг, сначала нужно высвободить волю на перемены и расходовать ее с умом.

Не всегда применение этого метода приводит к снижению количества стресса. Часто количество стресса повышается. Это происходит следующим образом. Когда человек начинает работать по методу ритмичной работы, он должен записывать количество проработанных часов. И оказывается, что проект занимает гораздо больше времени, чем «казалось» раньше. Это одна из причин, по которой бросают метод ритмичной работы.

Проблема не в том, что количество времени на составление отчета увеличивается, в действительности оно даже уменьшается, но «кажется», что потребовалось больше времени и больше концентрации. Это вопрос персонального выбора – жить в иллюзии что требуется меньше времени (и тратить его гораздо больше чем необходимо), или узнать сколько же его требуется на самом деле, даже если это число будет больше наших ожиданий (но меньше предыдущих трат).

Прогнозирование времени

Прогнозирование времени становится критическим фактором в современном мире, который ускоряется все больше и больше. И чем лучше можно оценить затраты времени (включая все непредвиденные), тем выше шансы проекта на успех. Если вы точно знаете, сколько работы можете выполнить за месяц, вы точно знаете, сколько человек нужно на тот или иной проект. Вы точно можете назвать дату завершения. Все это очень важно в бизнесе.

Одно из преимуществ этой системы в том, что оценки времени становятся все более точными. И наши возможности становятся все более определенными. Мы узнаем, сколько работы реально можем выполнить в день, неделю, месяц, сколько требует знакомый нам проект и можем прогнозировать сроки с удивительной точностью. Но оценки могут сыграть и злую шутку.

В экспериментальных исследованиях подтверждено, что люди всегда недооценивают затраты времени. Если задача нам незнакома, мы склонны делать большой разброс в оценке времени. Если задача нам знакома, мы можем точнее оценить время на нее, но все равно остается очень сильная тенденция к тому, чтобы уменьшить это время.

Независимо от наших навыков оценки времени, мы все равно занижаем эту величину. Поэтому есть такой совет: после того, как оцените время на задачу (даже если оно кажется «очень точным»), умножьте его на два. Поверьте, вы найдете куда деть оставшееся время. Хуже будет если его не хватит.

Больше творчества

На первый взгляд, система ритмичной работы кажется довольно механической. Но она не превращает людей в роботов, даже наоборот – стимулирует проявление творческих способностей. Когда мы целенаправленно нагружаем мозг работой, а потом «отключаемся» от нее во время перерыва, информация обрабатывается подсознанием. На своем собственном опыте я убедился в том, что после пятиминутного перерыва у меня очень часто появляются отличные идеи.

Когда мы снижаем стресс тем, что перестаем «пробивать стену головой», и даем себе время отойти от этой стены и осмотреться, «найти трещины в этой стене», мы находим совершенно неожиданные сюрпризы в нашей работе. Связи, очевидность которых становится видна только тогда, когда мы перестаем напрягаться сверх наших сил и даем себе время на отдых.

Эта система работает в ладу с нашими биологическими ритмами, которые мы не можем отрицать. И эффекта мы можем достичь только тогда, когда работаем вместе с нашими ритмами, а не когда сражаемся с ними. Если сражаться против себя самого, творческой энергии на продуктивное решение задач уже не останется. Но если работать в гармонии со своими ритмами, результаты превосходят все мыслимые и немыслимые ожидания. Проблема только в том, что никто не учит нас работать в гармонии со своими ритмами. Почти никогда больше работы не означает больше результата.