Руководство для модератора групповой работы

Составитель Алексей Яцына

Корректор Елена Зорина

ISBN 978-5-4490-3352-9

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Введение

Модератор – это лоцман тех, кто сел в одну лодку, к берегу, который еще предстоит насыпать из вод.

Цель составления данного Руководства – фиксация накопленного опыта, ускорение распространения применяемых практик и инструментов.

Ожидаемые результаты:

• расширение числа людей, применяющих инструменты модерации в работе;

• упрощение коммуникации в наших проектах за счет общения на одном языке;

• наличие методических основ для школ подготовки модераторов;

• снижение издержек на подготовку и проведение сессий.

Это руководство я составил на основе опыта партнерства «Конструкторы сообществ практики»¹ приобретенного в совместной деятельности с 2013 года. Большая часть нашей практики – это работа в ситуации множественности участников групповой коммуникации, что нашло отражение в структуре и содержании документа. Организационно руководство представляет собой свод и структурирование заметок по модерации, сделанных мною и моими коллегами с 2014 года и по н. в.

Под модерацией² в данном руководстве понимаются процесс создания и поддержки групповой коммуникации, направленной на решение какой-либо задачи, и помощь участникам в переводе этого решения в действие.

Модератор – человек, реализующий модерацию. Для нас это означает, что модератор ответственен не только за процесс обсуждения, но и за генерацию содержания, его упаковку и провокацию на дальнейшее действие.

Что важно в этом определении:

• текущие деятельности не могут продолжаться привычными способами;

• есть или может быть определен единый контекст, в котором можно рассматривать все эти виды деятельности;

• обсуждение и коллективная работа являются способом преодоления осознанного барьера;

• результатом обсуждения определяется новая деятельность, согласованная между участниками обсуждения.

Рисунок 1. Базовая схема модерации

Поэтому в модерацию кроме проведения собственно сессии входит:

• проектирование сессии – подготовка тематики обсуждения, определение контекста и ситуации, в которой обсуждение проводится, разработка схемы представлений о предмете обсуждений, форм промежуточного и финального представления результатов обсуждения, подбор участников обсуждения и способа разделения на группы и решение многих других вопросов;

• создание среды обсуждения – организация пространства и условий, максимально способствующих генерации содержания, появлению у людей ощущения сопричастности к решению и необходимости действия;

• сборка результатов обсуждения – фиксация первичных материалов, структурирование информации, упаковка в представления, с которыми участники сессии могут совершать дальнейшие действия, в развитие и реализацию договоренностей, достигнутых в ходе обсуждения.

В этом Руководстве я стараюсь больше внимания уделить именно этим вопросам, что пока мало отражено как в нашей текущей практике подготовки модераторов, так и в доступной литературе по теме.

В основе нашей работы и, соответственно, подходов, представленных в документе, заложено несколько ценностных предпосылок.

1. Обсуждение – лучший способ разных людей быстрее и эффективнее достигать своих целей за счет демонстрации друг другу своих картин мира, декларации своих намерений, прояснения противоречий.

2. Заинтересованность – в обсуждении принимают участие только те, кому это действительно надо, а остальные или не пришли, или не находятся в обсуждении ни секунды дольше, чем им необходимо.

3. Взгляд через объективность – формирование безоценочного образа (ситуации) того, что мы обсуждаем, чтобы затем можно было увидеть отношение разных участников к этому образу.

4. Взгляд через будущее – определение преобразований, которые произойдут с обсуждаемым образом (ситуацией) в будущем, как это может повлиять на участников обсуждения, чтобы затем можно было заявить свои интересы.

5. Консенсус – определение такого подхода к решению вопроса, разрешению противоречий между интересами участников, который позволяет всем получить выгоду.

6. Качество – нахождение такого решения, которое позволяет получить максимум выгод при минимуме затрат или в минимальное время, которое не создает новых противоречий на следующем шаге.

7. Коллективность и командность – поиск таких инструментов действия, которые вовлекают максимальное количество участников обсуждения и других людей, так как реализацию получают только идеи, поддержанные максимальным числом людей.

Это также необходимо учитывать, когда вы знакомитесь с этим Руководством.

Сегодня модерация активно применяется:

• при генерации идей;

• при проведении совместных обсуждений с участием множества разных участников со своими интересами, проблемами, взглядами, подходами к решениям (это и форсайт-сессии, и сессии обсуждения развития регионов, отраслей/индустрий, и сессии о деятельности сообществ);

• при проведении стратегических сессий компаний и корпораций, общественных объединений и других организаций;

•в проектном управлении;

– в ведении панельных дискуссий, круглых столов, других коллективных форм обсуждения, где стоит задача целостно осветить проблему;

– в обучающем процессе, где введены коллективные формы работы.

Под каждую ситуацию необходим свой вид модерации, нужны свои инструменты, подготовка, подготовленность.

Будущее пространство модерации: рабочие совещания в регулярном управлении от собраний советов директоров и правлений до еженедельных текущих планерок (в т. ч. планирование, координация работ, подведение итогов) – только начинает осваиваться модерационным сопровождением. И этот перечень станет шире, так как с каждым днем растет число видов и форм коллективных активностей, подразумевающих обмен мнениями, декларирование позиций, поиск совместного решения, генерацию новых идей и т. д.

В какой-то момент модерация станет одним из навыков, присущих большому количеству профессий. Везде, где возникает необходимость координации усилий или согласование представлений. Например, система бережливого производства. Вот пост, состоящий из бригады работников, четырех-пяти станков, десятка видов обработки. Вот их место регулярных сборов для обсуждения рабочего процесса и его улучшений. Значит, кто-то из них или каждый из бригады должен обладать навыками модерации, чтобы эти обсуждения были и быстрыми, и полезными. Примерно та же ситуация в образовании, в политике, в социуме. Полицейские, работники ЖЭКа в перспективе становятся модераторами. Мы до этого будем идти долго. Но дойдем.

Это Руководство – маленький вклад в этом направлении.

Польза

Любое обсуждение – это время. Чем масштабнее сессия, чем дольше её продолжительность и чем больше вовлечено участников, тем больше времени было израсходовано.

Необходимо сделать так, чтобы это время стало полезной инвестицией, а не пустыми затратами.

Польза может определяться по-разному, но в общем случае выгода каждого участника обсуждения, равно как и совокупная выгода, должна превышать такую же, полученную участниками, если бы они не отвлекались на обсуждение от своей текущей деятельности. Это означает, что любая сессия должна давать участникам новое качество, новый уровень производительности.

Конструирование и подготовка сессии

Что такое конструирование сессии?

Конструирование сессии – это определение, что, как, как долго, в каком составе, каким способом, в какой последовательности будет обсуждаться. Фактически при конструировании сессии закладываются условия, которые позволят достичь желаемой пользы.

Подготовка сессии – это проведение работ, которые позволяют реализовать условия, заложенные в конструкции сессии.

Видимым результатом конструирования и подготовки сессии являются:

• программа сессии;

• организационный райдер;

• требования к составу участников сессии;

• требования к предварительной подготовке участников сессии;

• список команды модераторов;

• список ожидаемых результатов.

Самым важным результатом является постановка для модераторов сессии (устная или письменная): детальное описание, как сессию проводить.

Контекст

Каждое обсуждение должно проводиться в одном контексте.

Без определения контекста участники не просто не поймут друг друга (формально может показаться, что понимание достигнуто), а предположат самое разное. Значит, и действовать потом будут рассогласованно.

Даже обсуждая вроде бы единую для всех участников тему, во вроде бы однородной по составу группе (например, руководство предприятия обсуждает способы совершенствования процессов), контекст необходимо предварительно обсуждать и задавать. Тем более если участники обсуждения представляют разные заинтересованные стороны, разные виды деятельности (например, при обсуждении перспектив развития региона, отрасли, городской среды, образовательного учреждения).

Самым понятным примером является яблоко. Его можно рассматривать как сельскохозяйственную культуру, а можно как культурный феномен. А обсуждая сельскохозяйственную культуру, можно концентрироваться на агротехнике, можно на организации садов, а можно на производственных цепочках переработки и сбыта.

До и после

Любое обсуждение может быть полезным, только если оно является элементом деятельности и направлено на его качественное изменение.

Конструируя обсуждение, необходимо максимально полно представлять себе текущую ситуацию:

• кто является заинтересованными сторонами;

• как организована текущая деятельность;

• какие проекты реализуются или не были реализованы;

• что в текущей ситуации не позволяет двигаться вперед.

Также следует заранее определить, кто и в какой деятельности будет применять те итоги обсуждения, которые были достигнуты в ходе сессии.