Читать книгу: «Библия фасилитатора: модель, технологии, инструменты», страница 2

Системный подход к управлению рабочими встречами

Системный подход подразумевает взгляд на рабочую встречу как на целостное явление с видением его составляющих и пониманием того, как можно управлять ими, чтобы получить нужный результат.

Чтобы говорить о системе, нужно дать определение её ключевым понятиям.

Фасилитация берёт за основу латинское слово со значением «облегчать, помогать, способствовать».

• Фасилитировать – значит управлять процессом группового обсуждения и этим помогать участникам двигаться к запланированному результату рабочей встречи.

• Рабочая встреча – это коллективное обсуждение вопросов, направленных на выполнение бизнес-целей и достижения результата, ради которого и собрались участники.

• Модель управления рабочей встречей – это цепочка основных этапов рабочей встречи и их связь между собой. Модель даёт понимание сути алгоритма продвижения к результату рабочей встречи.

• Технология управления обсуждением – это пошаговый алгоритм управления обсуждением внутри каждого этапа от входа до выхода.

• Инструмент фасилитации – последовательность действий, рассчитанных по времени и обеспеченных всей необходимой подготовкой, для реализации конкретных технологических шагов на конкретной рабочей встрече.

• Ведущий встречи – человек, который знает структуру рабочей встречи, планирует основные этапы обсуждения и берёт на себя управление процессом во время обсуждения, чтобы каждый участник смог сделать максимальный вклад, а вся группа достигла максимального результата.

Знание сути каждого из этих понятий и их взаимосвязи лежат в основе системного подхода к пониманию основ планирования, реализации и анализа рабочих встреч.

Освоить системный подход к управлению рабочими встречами вне конкретной модели рабочей встречи, на основе только технологий и инструментов представляется крайне затруднительным.

Поэтому в основе подхода «Школы фасилитации» лежит модель «Путь к результату».

Модель «Путь к результату»

Моде́ль (лат. modulus – «мера, аналог, образец») по определению, данному в Википедии, есть абстрактное представление реальности в какой-либо форме (например, в математической, физической, графической и пр.), предназначенное для представления определённых аспектов этой реальности и позволяющее получить ответы на изучаемые вопросы.

• Модель рабочей встречи «Путь к результату» – это структура рабочей встречи, представляющая собой цепочку последовательных этапов обсуждения, технологичное управление каждым из которых приведёт к запланированному результату.

Модель «Путь к результату» стала итогом развития ряда идей из области фасилитации, соединённых с принципиально новым взглядом на структуру рабочей встречи как на бизнес-процесс. Она создавалась профессиональными фасилитаторами компании «Школа фасилитации» и совершенствуется уже на протяжении почти полутора десятилетий.

Все программы обучения «Школы фасилитации» для руководителей и профессионалов в области HR и проектного менеджмента создаются и развиваются на основе этой модели.

Знание модели «Путь к результату» даёт возможность ведущему встречи построить процесс управления взаимодействием участников на каждом этапе обсуждения с помощью специальных технологий и инструментов и за счёт этого обеспечить вовлечение и максимальный вклад каждого в запланированный результат встречи.

Этапы рабочей встречи:

1-й этап – открытие рабочей встречи.

2-й этап – общее понимание контекста и сути вопроса обсуждения.

3-й этап – поиск решений по «горячим» вопросам.

4-й этап – планирование действий для реализации найденных решений.

5-й этап – закрытие рабочей встречи.

Используя модель «Путь к результату», вы сможете:

1. Чётко сформулировать результат, который участники рабочей встречи должны сделать вместе.

2. Спланировать процесс взаимодействия участников обсуждения таким образом, чтобы путь продвижения к результату стал пошаговым, а значит, прозрачным и управляемым.

3. Определить роли и задачи ключевых участников рабочей встречи – инициатора / заказчика встречи, носителей ключевой экспертизы, со-модераторов.

Уникальность модели «Путь к результату» заключается в том, что она:

– Является универсальной. Любую рабочую встречу можно поделить на пять этапов, будь она длинная и короткая, оперативная или стратегическая, с большим или малым количеством участников.

Эта модель позволяет любую задачу на рабочей встрече решать, следуя алгоритму пяти шагов, который может гибко меняться в зависимости от особенностей задачи, количества и состава участников, продолжительности и пр.

– Обеспечивает надёжный контроль за процессом обсуждения. Зная цель, процесс, результат каждого этапа, ведущий сопровождает группу шаг за шагом, отдавая себе отчёт в любой момент времени, на каком этапе обсуждения группа находится и в какую точку идёт. Фасилитатор также делает этот процесс прозрачным. Участники понимают, что и зачем они делают, что станет результатом их обсуждения на каждом этапе.

Модель становится надёжным инструментом контроля за процессом взаимодействия участников на каждой стадии обсуждения, включая тайминг.

– Является прикладной. Опыт проведения десятков сессий по этой модели подтвердил её прикладной характер – уже больше 12 лет, развивая и совершенствуя её, удаётся решать самые разные запросы бизнеса из разных отраслей. Рабочие встречи неизменно получаются управляемыми и результативными!

Если кратко резюмировать суть модели управления рабочей встречей «Путь к результату», то можно сказать, что она основана на жёсткой схеме технологии процесса, дающей контроль за обсуждением, и на гибкой настройке этой схемы через подбор наиболее подходящих инструментов для каждого шага технологии, исходя из конкретной задачи, времени встречи и особенностей состава участников.

Этапы рабочей встречи

1. Каждый этап имеет структуру «Цель – Процесс – Результат», которая определяет ключевые задачи в начале этапа, конкретизирует результат на выходе и помогает с помощью подходящих инструментов выстраивать процесс продвижения от цели к результату внутри этапа.

2. Этапы связаны между собой и реализуются последовательно – выход из предыдущего этапа является входом в следующий.

3. 2-й, 3-й и 4-й этапы являются универсальной структурой обсуждения любого вопроса: для решения проблемной задачи сначала нужно построить общее понимание поля ключевых аспектов обсуждения и рейтинга «горячих» вопросов, которые нужно решить, чтобы достичь запланированного результата (контентного результата встречи).

Этап «ОТКРЫТИЕ РАБОЧЕЙ ВСТРЕЧИ»

Цель

На входе в этап открытия рабочей встречи ведущий должен решить две задачи: