Номенклатура дел организации. Практическое пособие для секретарей, делопроизводителей, специалистов службы ДОУ, руководителей организаций и учреждений

1)Разработка классификационной схемы. Проще говоря, необходимо начать с разделов, из которых будет состоять номенклатура. Их названия и последовательность расположения формируются исходя из штатного расписания организации. Т. е. названия разделов номенклатуры соответствуют названиям структурных подразделений в штатном расписании. Также можно использовать для разработки структуры номенклатуры дел классификатор структурных подразделений при наличии такового. Названием первого раздела является название того отдела или службы, где находится документация руководства организации, нормативно-правовые документы. Это может быть служба документационного обеспечения управления, отдел делопроизводства и т. п. Если в организации нет структурных подразделений, то разделы формируются в соответствии с управленческими функциями или по направлениям деятельности. Например, организационно-распорядительная деятельность, управление персоналом, группа дел по бухгалтерскому учету, охрана труда и др. 2) Определение состава документов для включения в номенклатуру. Чтобы составить номенклатуру дел, необходимо изучить содержание и состав документов в структурных подразделениях организации, её совещательных, коллегиальных, временно и постоянно действующих органах (например, экспертных, методических комиссиях, и др.) На данном этапе целесообразно воспользоваться примерной номенклатурой дел либо руководствоваться типовой при наличии. В номенклатуру дел включаются названия всех дел, которые формируются в организации на документированных участках работы. Также вносятся названия дел, которые ведутся лишь в электронной форме (при наличии таких дел). На практике разработку номенклатуры поручают секретарю или делопроизводителю, но один человек не может знать досконально все участки работы в организации, а следовательно, не обладает необходимой информацией обо всех документах. Это и не входит в его обязанности. Поэтому в данной ситуации необходимо взаимодействовать со специалистами из каждого структурного подразделения и запросить у них информацию о документах, формирующихся в их отделах. Если Ваша организация вновь создана или является правопреемником ликвидированной, то в номенклатуру включаются наименования незавершенных дел ликвидированной организации. Заголовки печатных