Согласно статье 313 НК РФ содержание данных налогового учета (в том числе данных первичных документов) является налоговой тайной. Лица, получившие доступ к данным налогового учета, обязаны хранить налоговую тайну. За разглашение информации они несут ответственность, установленную законодательством.
Налоговую тайну составляют любые полученные налоговым органом, органом внутренних дел, органом государственного внебюджетного фонда или таможенным органом сведения о налогоплательщике, за исключением сведений:
♦ разглашенных налогоплательщиком самостоятельно или с его согласия;
♦ об идентификационном номере налогоплательщика;
♦ о нарушениях законодательства о налогах и сборах и мерах ответственности за эти нарушения;
♦ предоставляемых налоговым (таможенным) или правоохранительным органам других государств в соответствии с международными договорами (соглашениями), одной из сторон которых является Российская Федерация, о сотрудничестве между налоговыми (таможенными или правоохранительными) органами (пункт 1 статьи 102 НК РФ).
Налоговая тайна не подлежит разглашению налоговыми органами, органами внутренних дел, органами государственных внебюджетных фондов и таможенными органами, их должностными лицами и привлекаемыми специалистами, экспертами, за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом. В частности, налоговые органы должны представлять в Пенсионный фонд Российской Федерации копии документов и сведения, необходимые для осуществления пенсионного страхования, включая сведения, составляющие тайну (статья 243 главы 24 НК РФ).
Разглашением налоговой тайны признается в том числе использование или передача другому лицу коммерческой тайны налогоплательщика, ставшей известной должностному лицу при исполнении им своих обязанностей (пункт 2 статьи 102 НК РФ). Поступившие в соответствующие органы сведения, составляющие налоговую тайну, имеют специальный режим хранения и доступа. Утрата документов, содержащих сведения, составляющие налоговую тайну, либо разглашение таких сведений влечет дисциплинарную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность, предусмотренную федеральными законами.
Согласно пункту 1 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Это первичные учетные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет. В соответствии со статьей 313 НК РФ данные документы служат также первичными документами, на основании которых ведется налоговый учет.
Документы бухгалтерского и налогового учета должны составляться на русском языке. В случае использования наряду с государственным языком иностранного языка тексты на обоих языках, если иное не установлено законодательством Российской Федерации, должны быть идентичными по содержанию (статья 3 Федерального закона «О государственном языке Российской Федерации»).
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах, должны содержать следующие реквизиты (статья 9 Закона «О бухгалтерском учете»):
♦ наименование документа;
♦ дату составления документа;
♦ наименование организации;
♦ содержание хозяйственной операции;
♦ измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
♦ наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
♦ личные подписи указанных лиц.
Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, правила документооборота и технология обработки учетной информации должны утверждаться при принятии учетной политики (статья 6 Закона «О бухгалтерском учете»).
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься только по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений (статья 9 Закона «О бухгалтерском учете»).
В качестве первичных учетных документов, подтверждающих налоговый учет, целесообразно рассматривать не только первичные учетные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет, но и сводные учетные документы (разработочные таблицы и другие документы, группирующие информацию об объектах налогообложения)[1]. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию контролирующих органов, суда и прокуратуры. При заключении гражданско-правовых договоров или оформлении иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен этими сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или ее аналогом в законодательном порядке, рассматривается как обмен документами (Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). Следует иметь в виду, что действие Федерального закона «Об электронной цифровой подписи» распространяется только на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок, а также в других предусмотренных законодательством случаях. Законодательство о налогах и сборах предусматривает представление налоговых деклараций только в электронном виде.