Клей. Стань незаменимым в любом проекте

Подумайте, так ли нужны совещания?

На Amazon продаются кружки с забавным слоганом: «Я пережил еще одно совещание, хотя было бы достаточно электронного письма!» У этого товара огромный покупательский рейтинг. Такие вещи пользуются спросом потому, что находят отклик у миллионов людей, чье время не ценят.

Чтобы ваши коллеги не дарили друг другу такие кружки, я советую вам всякий раз задавать себе вопрос, действительно ли совещание необходимо? И только если вы готовы ответить на него положительно, включайте мероприятие в рабочее расписание команды. Первое практическое правило: проводить совещание стоит лишь тогда, когда оно является наиболее эффективным инструментом для достижения цели. По моему опыту есть лишь три серьезных основания для его проведения:

• появились важные новости по проекту, и личное присутствие коллег необходимо;

• вы хотите понять, как продвигается работа, и совещание – самый эффективный для этого формат;

• важно быстро принять решение, поэтому требуется живое взаимодействие здесь и сейчас.

Если тема совещания не подпадает ни под одну из этих категорий, стоит поискать альтернативный путь. В наши дни есть множество средств коммуникации: электронная почта, Slack, общие и индивидуальные чаты, инструменты коллективной работы над документами, такие как Google Docs, – все они нашли широкое применение в деятельности компаний. Если обсуждение какого-то вопроса предположительно потребует менее 15 минут, возможно, получится скомбинировать его с другим, уже назначенным совещанием. Собирайте коллег лишь тогда, когда исчерпаны иные возможности коммуникации. Рациональное планирование рабочего расписания сбережет время вам и вашей команде.

Выберите емкое название для встречи и огласите повестку

Если собрание действительно необходимо, то следующий шаг в его планировании – это выбор названия и разработка повестки. Не стоит отправлять приглашение к участию в заседании с пространным названием и без какой-либо программы. Такие детали определяют, придут ли на совещание ключевые участники.

В своей книге «Офис в стиле фанк. Манифест удаленной работы» Кали Ресслер и Джоди Томпсон рекомендуют объявить сотрудникам, что посещение совещаний не является обязательным: это так называемая парадигма «исключительно результативной рабочей среды» (ROWE). Принципы ROWE приняты на вооружение многими компаниями в США, такими, например, как GAP, для поднятия духа сотрудников и повышения эффективности их труда.

Я наблюдала принципы ROWE в действии, когда интернет-компания Edmunds несколько лет назад приняла их. Главное, что Главная идея принципов ROWE: важен результат труда, а не время, проведенное на рабочем месте. ROWE, – это то, что важен результат труда, а не время, проведенное на рабочем месте. В таких условиях укрепляется моральное состояние коллектива, растет продуктивность. Люди вправе сами решать, как планировать свое время, профессиональную и личную жизнь, и, как правило, они принимают рациональные решения. Поскольку совещания отнимают значительную часть рабочего времени, сотрудникам разрешено отказываться от участия в них, когда это, по их мнению, не принесет никакой пользы ни им самим, ни коллегам. Совещание, цель которого не вполне ясна, в таких компаниях вряд ли соберет много участников.

Независимо от того, придерживается ли ваша компания этих принципов или нет, очень полезно следовать им при планировании графика совещаний. Думайте о каждой из ваших встреч как о книге на полке, соревнующейся за внимание потенциального читателя. Взгляд притягивают книги на интересную для него тему, с четким, лаконичным названием. Так же и с совещаниями – их название должно описывать суть вопроса, а повестка – подчеркивать важность задач. Это не просто забота о деталях. Этот подход позволит продуктивно потратить время и гарантирует участие в совещании нужных специалистов.

Позаботьтесь об организации встречи

Организацию совещаний я сравниваю с работой председателя совета домовладельцев в моем районе. Это неблагодарное дело. Если все проходит гладко, затраченные усилия остаются невидимыми, и никто за них спасибо вам не скажет. Однако если что-то пойдет не так, каждый это заметит и выразит свое недовольство.

Потратьте время на планирование, чтобы ваше собрание прошло гладко и участники могли сосредоточиться на обсуждении важных тем, а не отвлекаться на логистические вопросы. Планирование встречи включает в себя такие базовые моменты, как:

• организация аудио- и видеосвязи и презентаций, наличие стульев, расходных материалов и даже закусок, если необходимо;

• составление списка обязательных участников с получением от них подтверждения;

• предоставление участникам достаточного времени на подготовку к мероприятию.

Я не буду подробно расписывать эти моменты, но в разделе практических советов в конце главы вы найдете чек-лист, который поможет вам планировать совещания.

Задайте встрече нужный тон

Как-то ко мне обратился один руководитель отдела с просьбой дать отзыв об отчете, который он только что представил. Я сначала колебалась, но затем предложила ему самому оценить ту энергию, которую он вложил в свое выступление. Конечно, оно было информативным, но тон и стиль подачи были такими серьезными и безрадостными, что это ощущение тоски передалось присутствующим. Он вежливо выслушал меня и согласился: «Я всегда забываю, что у меня есть такое свойство».

В опубликованной на сайте Forbes.com статье «15 приемов эффективного оратора» Эрика Куото, входящая в Совет тренеров Forbes, называет тональность выступления одним из важнейших инструментов для привлечения слушателя на свою сторону. Она пишет: «Как оратор, вы должны следить за языком своего тела и сигналами, которые посылает ваш голос. Хороший и эффективный оратор, выступая с речью, непрерывно и активно заботится о языке тела и интонациях. Практикуйтесь в том, чтобы тональность вашей речи вызывала эмоциональный отклик у аудитории».

Считаете ли вы себя оратором или нет, совещание – это трибуна публичных выступлений. То, каким вы предстанете перед людьми, в конечном итоге бумерангом вернется к вам. Если вы хотите, чтобы ваши встречи проходили продуктивно, вселяли в коллег энергию и радость, сделайте их такими. Вы способны задать мероприятию нужный тон, подобрать правильные слова и продемонстрировать уверенность.

Тон выступления имеет особенное значение при проведении удаленного совещания: аудитория должна поймать нужный настрой, не находясь физически в общем для всех пространстве. Если во время видеоконференции ваша камера выключена, если вы молчаливы и замкнуты, то такой же закрытой останется и аудитория. Напротив, улыбка и шутка способны разрядить обстановку, поднять настроение, вовлечь участников в обсуждение. Какой из этих сценариев вам нравится больше?

Обозначьте контекст совещаний

В девяностые, во времена моей учебы в университете, самыми ожидаемыми событиями недели были почти ритуальные собрания с просмотром любимых телешоу и особенно четверговой подборки лучших телепередач NBC. Если бы в эти моменты вы прошлись по коридору нашего общежития, вы бы увидели в каждой комнатке сгрудившихся перед телевизором студентов, собравшихся с закусками и напитками посмотреть любимые передачи. Именно в те годы появились такие культовые телевизионные сериалы, как «Сайнфелд», «Друзья», «Скорая помощь» и – для такой странной публики, как я, – «Баффи – истребительница вампиров». Поскольку телешоу шли одно за другим, каждое обычно начиналось с краткого пересказа ключевых сцен из прошлых эпизодов. Я до сих пор помню волнение и предвкушение, которые я испытывала, когда слышала голос Энтони Стюарта Хэда, произносившего: «Ранее в сериале “Баффи – истребительница вампиров”…»

Благодаря цифровым видеорекордерам (DVR) и сервисам вроде Netflix сегодня мы можем посмотреть за один раз сразу все серии и не ждать неделю до появления очередной в эфире. Когда смотришь серии подряд, краткое содержание в начале каждой кажется избыточным, но для того, кто смотрел сериал по телевизору, это было большим подспорьем, напоминанием о том, что произошло в предыдущем эпизоде.

Ощущения руководителя, который участвует то в одном совещании, то в другом, можно сравнить с тем, что возникает при просмотре подряд нескольких серий из разных сериалов. Если начать с серии из «Скорой помощи», думая лишь о событиях из последней серии «Друзей», то, в конце концов, совершенно запутаешься. Вот почему каждое совещание следует начинать с обозначения контекста.

В начале каждого собрания посвятите 2–3 минуты тому, чтобы напомнить присутствующим, что представляет собой проект, какие конкретно события послужили поводом к встрече, чего вы надеетесь достичь на ней. Обрисовав контекст, быстро пройдитесь по повестке, чтобы понять, нет ли дополнительных тем, которые необходимо добавить, прежде чем приступить к работе. Такое «превью» не даст отклониться от темы посередине совещания и поможет сосредоточиться на самых важных для аудитории вопросах в отведенное на это время.

Придерживайтесь повестки, но без фанатизма

Когда повестка наконец согласована, ваша задача – направлять обсуждение, переходить от темы к теме, не давая аудитории потерять нить. Следовать повестке от пункта к пункту довольно просто, однако далеко не всегда совещание идет по плану. Что же может заставить отклониться от плана и как вести себя в этом случае? Рассмотрим самые распространенные сценарии.

Сценарий 1. Ключевой участник либо не может присутствовать, либо сильно опаздывает. В этом случае у вас есть выбор – или продолжать без него, или переносить совещание, но в любом случае не следует вести себя как ни в чем не бывало. Лучше обратиться к присутствующим: «Похоже, Мейсон [ключевой докладчик] не сможет участвовать сегодня в совещании. Мы планировали обсудить следующие пункты повестки [перечислите их]. Можем мы обсудить их без него или перенесем обсуждение?» Пускай участники помогут вам решить, стоит ли продолжать. Проявите уважение к их мнению.

Сценарий 2. Вы замечаете, что участники совещания, не закончив с предыдущим вопросом, перешли к обсуждению следующего. В этом случае ваш долг – действовать решительно, но уважительно по отношению к коллегам: «Прежде чем мы перейдем к этому вопросу, давайте закроем предыдущий. Каково будет окончательное решение и какие последующие шаги следует предпринять?» Простое замечание поможет избежать ситуации, когда, просидев на совещании битый час и обсудив кучу вопросов, вы не договорились ни до чего существенного.

Сценарий 3. Участники переходят к другому пункту повестки, но не в указанном порядке обсуждения. В этом случае не следует прерывать течение разговора, если только пропущенная тема не влияет на обсуждаемую. Если дискуссия развивается продуктивно, не следует останавливать ее, однако необходимо следить, чтобы пропущенная тема не осталась без внимания.

Сценарий 4. Участники совещания предлагают обсудить вопрос, которого нет в повестке. Так же уважительно заметьте: «Извините, у нас еще несколько вопросов в повестке. Должны ли мы продолжить обсуждать эту тему дальше или временно “припаркуем” ее?»

«Парковка» – это виртуальное временное хранилище тем, которые, возможно, потребуют развернутого обсуждения, но позже: или в конце совещания, или в следующий раз. Если совещание проходит в физическом пространстве, вы можете заранее обозначить на доске или флипчарте «парковочное место» для вопросов, которые могут возникнуть в ходе обсуждения. Если вы работаете удаленно, такое место следует вывести на экран, чтобы участники убедились, что вы фиксируете возникающие по ходу дела вопросы. Тактика «парковки» незапланированных тем позволяет двигаться по основной повестке; при этом участники, поднявшие другие вопросы, понимают, что они услышаны.

Помните главное: ваша роль лидера заключается в том, чтобы проект двигался вперед, поэтому не всегда обязательно следовать букве повестки. Гибкость означает готовность обсудить наиболее важные темы, независимо от того, включены они в повестку или нет. Также следует уважать мнение участников. Если они считают, что тему ни в коем случае нельзя откладывать в долгий ящик, то следует «сменить тактику». Просто отслеживайте пропущенные темы, чтобы вернуться к ним позже.

Заканчивайте вовремя или даже раньше

Помните, какую огромную долю рабочего графика занимают совещания? Шестьдесят два часа в месяц! Никто не хочет тратить больше времени, чем это действительно необходимо. Но бывает, что встречи длятся дольше, чем ожидалось. Это происходит, когда люди недостаточно модерируют свое поведение.

Во время совещания ваша роль заключается в том, чтобы обсуждение не стояло на месте. Двигаясь по повестке от пункта к пункту, следите за часами. Как только повестка будет закрыта, сразу же заканчивайте совещание. Пусть люди сами распорядятся оставшимся временем. Если на совещание отведен час, это вовсе не означает, что вы обязаны отсидеть на нем все 60 минут. Если затянулось обсуждение одного-единственного пункта, укажите на часы или перенесите вопрос в «парковочную зону». Предложите назначить дополнительное заседание для обсуждения тем, тормозящих процесс. Время – ценнейший ресурс, и ваша репутация лидера зависит от того, как вы этим ресурсом распоряжаетесь.

Отведите 5–10 минут в конце совещания на обобщение всего сказанного. Надо убедиться, что все высказались и поняли друг друга. Возвращаясь к аналогии с телесериалами: аудитория должна узнать, «чем закончилось» и «когда следующая серия». У совещания должен быть результат, а у участников – определенность в том, чего следует ожидать дальше.

Чек-лист для совещания

Определитесь, действительно ли это совещание необходимо.

• Планируйте совещание только в том случае, если это наиболее эффективный путь решения задачи.

Продумайте название.

• Отражает ли название совещания его тематику?

Составьте повестку, включающую важнейшие вопросы для обсуждения.

• Какова цель совещания?

• Какие темы вы планируете обсудить? Участники должны точно представлять себе, что их ожидает.

Получите подтверждение присутствия от потенциальных участников.

• Все ли нужные специалисты будут на совещании? Если нет, отложите встречу.

Выберите подходящее время и длительность совещания.

• Сколько времени займет встреча? Достаточно ли его, чтобы охватить всю повестку?

• Правильно ли выбрано время? Если дискуссия обещает быть жаркой, возможно, стоит назначить совещание на более ранний час, когда люди еще не устали. Если участники находятся в разных часовых поясах, какой временной промежуток позволит собрать всех?

Спланируйте логистику совещания (она не должна мешать его проведению).

• Проработаны ли все организационные моменты совещания (виртуального или очного)?

 Для виртуального совещания:

• Виртуальное или частично виртуальное совещание должно проводиться из такого помещения, чтобы удаленные участники могли слышать каждого выступающего.

• Будет ли записано совещание? Если да, нужна ли предварительная подготовка к записи (оборудование, программы и пр.)?

• Получили ли участники инструкции по применению программного обеспечения для виртуального совещания (если это необходимо)?

• Для очного совещания:

• Подготовлено ли помещение?

• Подготовлены ли раздаточные и иные материалы?

• Хватит ли стульев для всех участников?

• Готов ли проектор и необходимое аудиооборудование (для масштабных совещаний)?

Сделайте рассылку подготовительных материалов заранее.

• Понадобится ли участникам предварительная подготовка к совещанию? Если да, то заранее разошлите им нужные материалы и предоставьте достаточно времени для ознакомления.

Как провести продуктивное совещание

До начала любого совещания выполните две важных задачи.

 Дважды проверьте список участников.

• Если вы надеетесь найти решение по определенному вопросу, а тот, от кого оно зависит, пока не подтвердил своего участия, следует связаться с ним, прежде чем продолжить подготовку.

 Убедитесь, что все готовы к совещанию.

• Если встреча требует определенной подготовительной работы, убедитесь, что участники проделали ее. Например, если вы планируете выслушать перезентацию ответственного за разработку продукта, а он к ней не готов, отложите совещание.

Задайте настроение.

• Улыбайтесь и говорите уверенно. Зарядите присутствующих своей энергией.

Обозначьте контекст.

• Начните повестку с освещения следующих моментов.

• По какому проекту назначена встреча?

• Какие события или обсуждения привели к необходимости данного совещания? Кто его собрал и для чего?

• Какие задачи вы предполагаете решить на совещании?

• Охватывает ли объявленная повестка все вопросы, которые следует обсудить?

Управляйте повесткой на протяжении всего совещания.

• Объявляйте каждую тему и каждый вопрос и только затем переходите к их обсуждению.

• В конце обсуждения каждого из вопросов необходимо сделать вывод о том, каким должно быть решение или последующие шаги.

• Сформулируйте заключение по рассмотренному вопросу и приступайте к обсуждению следующего.

• При отклонении от плана постарайтесь «припарковать» незапланированный вопрос или получите от участников согласие на изменение повестки.

Заканчивайте совещание вовремя или чуть раньше.

• Следите за часами и останавливайте затянувшуюся дискуссию, когда нужно двигаться дальше по повестке. Не следует проявлять жесткость, просто напоминайте людям о времени и удостоверьтесь, что все согласны с отклонением от повестки.

• Отведите пять – десять минут в конце совещания на то, чтобы зачитать план действий, назначить ответственных и обозначить следующие шаги.

В течение суток разошлите отчет по итогам совещания.

• Ознакомьте с итогами совещания всех приглашенных (включая тех, кто не смог присутствовать): отчет должен включать результаты встречи и намеченные шаги.

• Советы по ведению заметок смотрите в главе 4.